OPTIMIZAREA STRUCTURII ORGANIZATORICE A UNEI SOCIETATI COMERCIALE DE CERCETARE

OPTIMIZAREA STRUCTURII ORGANIZATORICE A UNEI SOCIETATI COMERCIALE DE CERCETARE

1.1. OPTIMIZAREA STRUCTURII ORGANIZATORICE

Conducerea tactica

Procesul de organizare are drept punct de plecare obiectivele ce trebuie indeplinite, iar ca un rezultat final structura organizationala formala. Intre aceste doua repere procesul de organizare presupune:

- stabilirea proceselor de munca necesare pentru realizarea obiectivelor previzionate si componentele acestor procese de munca;

- stabilirea cantitatilor de munca si a timpilor de munca necesari pentru a constitui posturi de munca care pot fi ocupate de persoane cu anumite calificari;

- gruparea posturilor de munca in compartimente de la cele mai simple (formatie de lucru, echipa, birou) pana la ansamblul firmei;

- atribuirea acestor compartimente, spre a fi coordonate, unor manageri.

Analizand procesul de organizare astfel detaliat rezulta ca are doua componente principale. Prima dintre acestea este componenta procesuala care este analitica si presupune divizarea proceselor de munca pana la nivelul de detaliere necesar pentru realizarea obiectivelor previzionate (fundamentale, derivate, specifice si individuale). Cea de-a doua este componenta compartimentala, care este de sinteza si presupune gruparea componentelor de munca pentru a constitui posturi si compartimente.

Rezultatul final al procesului de organizare il reprezinta structura organizationala formala a firmei care se prezinta prin intermediul unor documente consacrate, respectiv "fisa postului", "organigrama" si "regulamentul de organizare si functionare" in cazul firmelor cu capital de stat si "contractul de societate" sau "statutul societatii" in cazul firmelor cu capital privat.

Organizarea procesuala

In cadrul functiei de previziune a managementului se stabilesc obiectivele firmei care reprezinta caracterizari cantitative si calitative ale scopurilor sau telurilor urmarite de aceasta, atat in ansamblu cat si de fiecare dintre componentele sale. Dupa importanta, sfera de cuprindere, personalul antrenat pentru indeplinirea lor, perioada de timp la care se refera obiectivele previzionate sunt diferentiate in: obiective generale, derivate I, derivate II, specifice si individuale.

Pentru indeplinirea obiectivelor generale stabilite pentru ansamblul firmei pentru perioade lungi de timp, trebuie antrenat intreg personalul firmei sa desfasoare procese complexe de munca si sa utilizeze rational celelalte resurse disponibile.

Componentele proceselor complexe de munca cu care opereaza organizarea procesuala sunt: functiunile, activitatile, atributiile, sarcinile, operatiile, chiar daca diviziunea ar putea continua evidentiind in continuare componente care fac obiectul studiului metodelor de munca si al normarii muncii. Schematic corespondenta dintre diferitele categorii de obiective si componentele proceselor de munca se prezinta in figura 1.1.

1 2 3 1 2 3

Obiective generale  _{* * *} . . . . . . Procese complexe

de munca

Obiective derivate I _{* * *} . . . . . . Functiuni

Obiective derivate II _{* * *} . . . . . . Activitati

Obiective specifice  _{* * *} . . . . . . Atributii

Obiective individuale _{* *} . . . . . . Sarcini 2 Operatii

Figura 1.1. Corespondenta Obiective - Componente ale proceselor de munca

Functiunea este data de ansamblul proceselor de munca omogene, asemanatoare sau complementare care se desfasoara pentru realizarea aceluiasi sau acelorasi obiective derivate de gradul I.

Realizarea unor obiective derivate de gradul I necesita derularea unor procese de munca din diferite domenii (tehnic, financiar, contabil, comercial) si subdomenii de catre angajati care au nivele de pregatire diferite (muncitori, maistri, ingineri).

Activitatea cuprinde categorii de munca mai omogene decat functiunea si este constituita din ansamblul de atributii care conduc la realizarea obiectivelor derivate de gradul II. Aceasta presupune procese de munca cu un grad mai mare de omogenitate ce necesita cunostinte din domenii bine determinate. Concretizand, activitatea de aprovizionare a unei firme reuneste ansamblul atributiilor prin care se asigura procurarea resurselor fizice necesare realizarii obiectivelor.

Atributia este componenta activitatii care incumba responsabilitate, necesita competenta si este data de ansamblul de sarcini identice sau omogene ce permit realizarea unor obiective specifice. Definitia evidentiaza ca atributia are trei laturi: actionala, atitudinala si formala (sau profesionala) care se concretizeaza in sarcinile ce trebuie indeplinite, responsabilitatile pe care incumba si competentele necesare. Cele trei laturi ale atributiei alcatuiesc ceea ce este cunoscut sub denumirea de "triunghi de aur" al organizarii si este prezentat in figura 1.2.

Fig. 1.2. Triunghiul de aur al organizarii

Sarcina este o unitate de munca individuala care reprezinta o actiune clar formulata si desfasurata dupa o procedura stabilita pentru realizarea unui obiectiv individual bine realizat.

Sarcinile sunt stabilite pentru angajatii care actioneaza fie individual, fie in grup pentru realizarea obiectivelor.

Operatia este componenta unei sarcini de munca care din perspectiva organizarii este indivizibila ea putand fi realizata in acelasi timp si in cadrul aceluiasi loc de munca de un singur executant.

Responsabilitatea concretizeaza latura atitudinala si reprezinta obligatia de a indeplini anumite sarcini de munca, implicand totodata si raspunderea pentru rezultatele obtinute in urma indeplinirii lor. La repartizarea sarcinilor de munca si implicit a responsabilitatilor trebuie sa se urmareasca individualizarea precisa a acestora pentru ca numai asa se poate crea un cadru organizat al activitatilor.

Competenta concretizeaza latura formala a atributiei si este data de capacitatea unui angajat de a indeplini corespunzator sarcina. Competenta are doua componente principale. Prima dintre ele, considerata competenta intrinseca, este data de nivelul de cunostinte teoretice si practice si de experienta acumulata, iar cea de-a doua este componenta atribuita prin decizii ale superiorilor si se concretizeaza prin nivelul ierarhic si pozitia ocupata intr-o structura organizationala.

Organizarea structurala

Organizarea structurala presupune organizarea dupa criterii manageriale cantitative si calitative a tuturor posturilor de lucru intr-o ordine ierarhica rezultatul acestei organizari fiind functiunile, activitatile, atributiile, sarcinile si operatiile.

Organizarea structurala reprezinta o asezare a tuturor acestor functiuni, activitati, atributii in compartimente asezate pe mai multe nivele ierarhice.

Ansamblul posturilor de lucru de acelasi fel care urmaresc aceleasi obiective formeaza functiunea.

Principalele functiuni ale unei firme sunt: comerciala, financiara, cercetare-dezvoltare, resurse umane sau de personal, productie si functiunea logistica.

Activitatea reprezinta un ansamblu de posturi de lucru inrudite mult mai mult intre ele decat functiunea si amandoua urmaresc acelasi lucru. Exemplu de activitati: activitatea de marketing.

Rezultatul organizarii structurale il reprezinta structura organizatorica (organigrama firmei).

Factorii de influenta luati in considerare la proiectarea structurii organizationale optime sunt:

tehnologia;

mediul organizatoric;

dimensiunea si ciclul de viata al organizatiei.

Luand in considerare acesti factori si avand la baza principiile organizarii procesuale si structurale am realizat documentele de exprimare a structurii organizationale. In subcapitolul urmator este prezentata o societate comerciala de cercetare in domeniul utilajului petrolier avand o structura organizationala optima.

1.2. PREZENTAREA SOCIETATII

1.2.1. STATUTUL JURIDIC AL SOCIETATII

Denumire:  S.C. Cercetare Utilaj Petrolier S.R.L.

Forma societatii:  Societate cu raspundere limitata

Sediul: Str. Turnu Magurele nr. 58, sector 4, Bucuresti

Inregistrare: J 7480 / 1687 / 1998

Obiectul de activitate: Cercetari stiintifice si dezvoltare tehnologica in domeniul utilajului petrolier

Durata societatii: Nedeterminata

1.2.2. SCOPUL SI OBIECTUL DE ACTIVITATE

Societatea este infiintata in scopul desfasurarii activitatii de cercetare stiintifica si de dezvoltare tehnologica in domeniul utilajului petrolier.

Obiectul de activitate al societatii cuprinde:

A. Activitati de cercetare-dezvoltare

In acest scop societatea efectueaza:

cercetari fundamentale de baza si orientate pentru dezvoltarea mecanicii constructiilor de masini si ingineriei instalatiilor si echipamentelor de foraj-extractie

cercetari aplicative pentru crearea de produse capabile sa promoveze noile tehnici si tehnologii in domeniul activitatii de foraj-extractie precum si dezvoltarea si perfectionarea tehnicilor si echipamentelor specifice utilajului petrolier incluzand si realizarea de modele experimentale, standuri si prototipuri

B. Activitate de transfer tehnologic al rezultatelor cercetarii din domeniul utilajului petrolier

C. Valorificarea rezultatelor cercetarilor din domeniul utilajului petrolier.

D. Activitatea de executie de unicate si serii mici de produse in domeniul microproductiei precum si expozitii de profil.

1.2.3. STRUCTURA ORGANIZATORICA SI FUNCTIONALA

Societatea are in structura sa organizatorica departamente si compartimente fara personalitate juridica. In functie de specificul activitatii se pot organiza colective specializate sau colective interdisciplinare. Modificarile in structura organizatorica si functionala a societatii se propun de directorul general, cu avizul consiliului de administratie si se aproba de catre Ministrul Industriei si Comertului.

Directorul general stabileste relatiile dintre subunitatile aflate in structura societatii, precum si relatiile acestora cu tertii si poate acorda conducatorilor acestora imputerniciri de reprezentare in numele societatii, cu avizul consiliului de administratie.

Fig. 1.3 Organigrama societatii

1.2.4. ATRIBUTIILE COMPARTIMENTELOR DIN ACTIVITATEA DE CERCETARE-DEZVOLTARE

Structura sectorului de cercetare-dezvoltare poate fi centralizata, descentralizata sau mixta.

O structura centralizata permite:

exploatarea judicioasa a bazei materiale;

o structura echilibrata a echipelor formate, adaptata temei abordate, se coopteaza in echipe cate un membru al unitatii beneficiare;

schimb rapid de idei intre echipele formate, acestea lucrand in acelasi spatiu;

posibilitatea de abordare atat a temelor de cercetare fundamentala-aplicativa cat si a celor de dezvoltare.

Compartimentul de cercetare stiintifica are urmatoarele atributii:

a. Lucrari de cercetare si elaborarea de documentatii pentru:

- instalatii de foraj de mica adancime

- unitati de pompare cu balansier pentru extractie

b. Studii si analize tehnico-economice pentru echipamentele mentionate mai sus

c. Expertize tehnice pentru:

- structurile de rezistenta ale instalatiilor de foraj

- echipamente ale instalatiilor de foraj

Compartimentul proiectare produse noi are urmatoarele atributii:

lucrari de cercetare si elaborare de documentatie pentru diverse echipamente din componenta sondelor de extractie a titeiului si a gazelor

lucrari de cercetare si elaborarea de documentatii pentru pompe de extractie

Obiectivul final al activitatii de cercetare-dezvoltare este maximizarea activitatii economice a sistemului de productie prin crearea de produse sau tehnologii pentru realizarea productiei.

Rezultatele se pot aprecia prin succesul pe piata al produselor si ca urmare este nevoie sa existe o interactiune permanenta intre sectorul de cercetare-dezvoltare si cel de marketing care sa permita perceperea corecta a influentei externe si interne la care este supus sistemul de productie. Astfel tendintele de evolutie a tehnologiilor si produselor sunt corect percepute de sectorul cercetare-dezvoltare, iar cele ale evolutiei economice, de sectorul de marketing.

1.2.5. ATRIBUTIILE DEPARTAMENTULUI DIN ACTIVITATEA INDUSTRIALA

Departamentul de microproductie are urmatoarele atributii:

executarea diferitelor modele functionale si prototipurilor de utilaje si instalatii cu preponderenta pentru industria petroliera pe baza documentatiilor tehnice de executie intocmite prin activitatile de cercetare, proiectare ale societatii

mobilizarea si punerea in valoare cu maxima eficienta a tuturor resurselor materiale puse la dispozitie

programarea si urmarirea operativa, organizarea microproductiei si a muncii in departament, evidenta si controlul consumului real de manopera, aplicarea tehnologiilor prescrise, asigurarea masurilor de tehnica securitatii muncii

controlul calitatii produselor in toate fazele de fabricatie si la livrarea produselor, cu respectarea stricta a prescriptiilor standardelor, documentatiilor tehnice si normelor interne

organizarea si desfasurarea activitatii de intretinere si reparatii a masinilor si utilajelor

1.2.6. ATRIBUTIILE COMPARTIMENTELOR DIN ACTIVITATEA COMERCIALA

Compartimentul aprovizionare are urmatoarele atributii:

asigura aprovizionarea cu materii prime si materiale necesare pentru elaborarea, redactarea si multiplicarea documentatiilor tehnice realizate, precum si a productiei industriale;

urmareste acoperirea necesarului de materiale specifice activitatii, avand in vedere si reducerea cheltuielilor cu procurarea acestora, prin utilizarea lor la maxima eficienta;

asigura aprovizionarea cu materiale si piese din activitatea de multiplicare a documentatiilor tehnice, sau pentru intretinerea copiatoarelor din dotare.

Compartimentul vanzare are urmatoarele atributii:

asigura descarcarea pe comenzi atat a microproductiei marfa cat si a manoperei consumate/ramase;

propune noi tarife in activitatea de proiectare si asistenta tehnica in functie de majorarile de preturi practicate de furnizori.

Compartimentul marketing are urmatoarele atributii:

determinarea principalelor aspecte legate de politica de piata a societatii;

cercetarea pietii si adaptarea microproductiei la cerintele acesteia;

asigurarea unui sistem de activitati interconditionate cuprinzand programarea, stabilirea preturilor, promovarea si distribuirea produselor pentru satisfacerea nevoilor beneficiarilor actuali sau potentiali;

utilizarea rezultatelor practice si a cercetarilor stiintifice in ceea ce priveste activitatea de productie/desfacere pentru dirijarea in conditii optime a produselor catre consumatorii finali.

1.2.7. ATRIBUTIILE DEPARTAMENTELOR DIN ACTIVITATEA ECONOMICA

Departamentul financiar are urmatoarele atributii:

a. Programarea indicatorilor financiari:

Asigura prin programarea financiara fondurile necesare desfasurarii normale a programului de activitate in cercetare-dezvoltare si microproductie;

Efectueaza calcule de fundamentare a indicatorilor economico-financiari pentru produsele vandute, venituri, profit, rentabilitate impozite si taxe;

Asigura incadrarea in nivelul anual al indicatorilor aprobati prin BVC si corelarea acestora cu ceilalti indicatori economici;

Efectueaza calcule pentru determinarea necesarului de credite in anumite situatii, pe care le depune la bancile finantatoare;

Intocmeste programul de finantare-creditare a investitiilor pe baza analizelor proprii si a elementelor de fundamentare primite din partea compartimentelor interesate.

Departamentul contabil are urmatoarele atributii:

tine evidenta contabila generala sintetica si a produselor finite;

tine evidenta mijloacelor fixe, a investitiilor si a altor decontari prin asigurarea efectuarii corecte si la timp a inregistrarilor contabile privind mijloacele fixe si calculul amortizarii acestora;

tine evidenta costurilor de productie;

tine evidenta contabila a materialelor si obiectelor de inventar.

1.2.8. ATRIBUTIILE DEPARTAMENTELOR DIN ACTIVITATEA DE DESERVIRE

Departamentul relatii de munca are urmatoarele atributii:

intocmeste periodic regulamentul de organizare si functionare a societatii, pe care il aproba consiliul de administratie si pe care il aplica in consecinta;

asigura intocmirea, completarea si pastrarea la zi a cartilor de munca in conformitate cu prevederile legale;

asigura aplicarea legislatiei in vigoare privind formele de salarizare prin urmarirea cresterii eficientei economice a activitatii si a productivitatii muncii.

Departamentul personal are urmatoarele atributii:

intocmeste lunar statul de functiuni pentru cunoasterea exacta a numarului de salariati si a fondului de salarii aferent;

intocmeste lunar structura de personal pentru cunoasterea exacta a numarului de salariati pe funtii si grade profesionale;

intocmeste dosarele de pensionare ale salariatilor in conditiile impuse de lege;

intocmeste periodic dari de seama privind numarul de personal si fondul de salarii, pe activitati.

1.2.9. INTERDEPENDENTA DEPARTAMENTELOR

In practica toate departamentele societatii se afla intr-o stransa interdependenta, se intrepatrund si se completeaza reciproc. Astfel, manifestarea corecta a unui departament permite manifestarea corecta si a celorlalte, in timp ce aparitia unor dereglari in cadrul departamentului poate produce unele perturbatii in cadrul celorlalte departamente.

Interdependenta departamentelor societatii este ilustrata in schema urmatoare:

Unul dintre exemplele cele mai concludente il constituie situatia in care nu-ti este platita la timp contravaloarea proiectelor livrate. Aceasta determina o serie de perturbari in lant si a inceput cu imposibilitatea aprovizionarii cu materiale. Acest fapt a dus la scaderea vanzarilor dar si la diminuarea investitiilor pentru activitatile de marketing si cercetare-dezvoltare. Automat acest lucru a dus la intarzierea platii salariilor si a impozitelor.