4.1/4.1 CERINTE GENERALE

In SC ZE VIRA SRL functioneaza un sistem de management integrat al calitatii si al sigurantei alimentului (SMI) planificat si documentat in conformitate cu cerintele standardelor SR EN ISO 9001 :2001 si SR EN ISO 22000 :2005.

Sistemul de management al integrat cuprinde:

identificarea proceselor necesare SMI (procesele de management al activitatilor, de asigurare a resurselor, de realizare a produsului si de masurare a lui, analiza si imbunatatire cat si succesiunea si interactiunea acestora);

determinarea criteriilor si a metodelor necesare prin care se asigura ca atat executia cat si masurarea si monitorizarea acestor procese sunt eficace;

asigurarea disponibilitatii resurselor si informatiilor nescesare in vederea executiei si monitorizarii acestor procese;

implementarea de actiuni necesare in vederea realizarii rezultatelor planificate si imbunatatirea continua a acestor procese; aceste procese sunt conduse in conformitate cu cerintele documentelor de referinta.

identificarea prioritatilor si fixarea obiectivelor generale si a obiectivelor specifice calitatii corespunzatoare;

stabilirea structurii si a programelor pentru a pune in practica politica in domeniul calitatii si sigurantei alimentului.

facilitarea activitatilor de planificare, control, monitorizare, actiuni corective, audit si analiza pentru a se asigura ca politica este respectata si SMI ramane corespunzator.

Procesele identificate in SC ZE VIRA SRL sunt clasificate in trei categorii :

a) Procese de baza (de realizare a produsului) - care adauga valoare: elaborarea ofertei si a contractului, realizare de produse, servicii post-livrare; (prestare servicii de aprovizionarea; productia (depozitare, preparare, ambalare); servire preparate alimentare)

b) Procese suport: aprovizionare, depozitare, mentenanta echipamentelor, instruirea personalului, comunicarea interna, comunicarea externa, comunicarea cu clientul, cerintele de reglementare, monitorizarea lucrarilor; monitorizarea proceselor, verificarea metrologica a DMM; controlul documentelor, controlul inregistrarilor;

c) Procesele manageriale desfasurate sunt: auditurile interne, monitorizarea satisfactiei clientilor, actiunile corective, actiunile preventive, controlul neconformitatilor, monitorizarea proceselor SMI a performantelor,analiza datelor, analiza efectuata de management si imbunatatirea continua.

Succesiunea si interactiunea acestor procese identificate este prezentata in harta proceselor (Anexa 3).

Pentru procesele enumerate mai sus sunt asigurate resurse si informatii necesare in vederea operarii si monitorizarii acestora.

In afara de acestea, la baza SMI stau si legile din Romania privind problemele de calitate a produselor alimentare; aceste reglementari legale si norme sunt prezentate in cap. 2 al prezentului manual.

In cazul in care in executia unor lucrari se apeleaza la colaborarea cu alte firme, SC ZE VIRA SRL asigura identificarea controlului activitatii acestora in cadrul sistemului propriu de management integrat, prin contracte, intelegeri, conform prevederilor standardului de referinta.

Sistemul de management integrat (SMI) adoptat este imbunatatit continuu pentru a fi apt sa realizeze efectiv politica si obiectivele stabilite si adoptate de conducerea societati ; se pune accentul mai mult pe prevenire decat pe solutionarea neconformitatilor si a incidentelor /accidentelor dupa aparitia lor. SMI este astfel organizat incat exercita (prin auditurile interne) un control exigent si continuu al tuturor activitatilor cu efect asupra calitatii.

4.2/4.2 CERINTE REFERITOARE LA DOCUMENTATIA SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT

4.2.1. /4.2.1Generalitati

Documentatia SMI elaborata pe suport de hartie si/sau pe suport informatic:

descrie elementele esentiale ale SMI si evidentiaza interactiunea lor;

indica accesul la documentatia conexa.

Documentatia SMI este conceputa astfel incat sa furnizeze informatii adecvate, sa demonstreze conformitatatea acestuia cu cerintele referentialului si sa conserve experienta acumulata.

Documentatia sistemului de management integrat din SC ZE VIRA SRL cuprinde:

Manualul Managementului Integrat , cod MICSA;

Angajamentul managerului societatii privind politica si obiectivele in domeniul calitatii si sigurantei alimentului;

Procedurile sistemului de management integrat - cod PS - a caror documentare este ceruta explicit de standardele de referinta SR EN ISO 9001 :2001;

Procedurile specifie sistemului de management al sigurantei alimentului a caror documentare este ceruta explicit de standardul de referinta SR EN ISO 22000 :2005;

Proceduri operationale ale SMI stabilite pentru a se asigura de planificarea ,

operarea si tinerea sub control a proceselor care se desfasoara in SC ZE VIRA SRL (lista procedurilor elaborate si aplicate in SC ZE VIRA SRL se prezinta in anexa 2)

Documente utilizate in activitatea curenta desfasurata de SC ZE VIRA SRL.

Planurile HACCP, care identifica, evalueaza si controleaza pericolele la siguranta alimentului ; totodata prin aceste Planuri se reglementeaza modul de lucru in fiecare etapa tehnologica si masurile aplicate in fiecare etapa.

Programele Preliminare, prin care se aplica masuri pentru mentinerea unui mediu igienic de lucru in toate sectoarele de activitate ale organizatiei;

Specificatii prin care se precizeaza cerinte ( fise de post, caiete de sarcini, norme interne);

Iinstructiunile de lucru / verificare care prezinta codul IL / IV care furnizeaza informatii asupra modului in care se realizeaza /verifica activitati si procese).

Legi, Hotarari ale guvernului Romaniei, standarde, prescriptii si normative tehnice aplicabile in activitatea societati, caiete de sarcini, documentatii de executie, fise tehnologice etc.

Documente pastrate si conservate in scop juridic.

Documente organizatorice : ROI, organigrama societatii, fisa postului;

Inregistrari (acestea reprezinta o categorie aparte de documente si sunt tratate in procedura cod PS-4.2.4) cerute de standardele de referinta, necesare SMI pentru a furniza dovezi ale implementarii si mentinerii SMI; elaborarea, difuzarea si gestiunea acestora sunt prezentate in procedura cod PS-4.2.4.

Elaborarea, difuzarea si gestiunea, modul in care acestea sunt tinute sub control documentele sunt prezentate in procedura cod PS-4.2.3;

4.2.2. Manualul Managementului Integrat

In Manualul Managementului Integrat (MCSA) sunt definite obiectivele SMI si sunt descrise urmatoarele:

politica in domeniul calitatii si sigurantei alimentului, structura si schema organizatorica a societatii, responsabilitatile pentru asigurarea calitatii si sigurantei alimentului, procesele tinute sub control in organizatie precum si masuri si reguli pentru documentarea si supravegherea SMI;

domeniul sistemului de management integrat ;

procedurile documentate (de sistem integrat) stabilite pentru sistemul de management al integrat ;

descrierea interactiunilor dintre procesele sistemului de management integrat calitate-siguranta alimentului;

Elaborarea MICSA este realizata de reprezentantul managementului integrat.

MICSA este structurat pe cerintele SR EN ISO 9001:2001 iar corespondenta acestora cu cerintele SR ISO 22000:2005 este marcata prin semnul "/".

Reprezentantul managementului integrat (RMI) are sarcina difuzarii si mentinerii sub control a acestuia. Exemplarul martor al MICSA (exemplarul "0") este detinut de RMI care mai detine si o copie de lucru pentru efectuarea actualizarilor.

MICSA poate fi pus la dispozitia clientilor, la solicitarea acestora, pentru informare, pentru a cunoaste obiectivele Sistemului de Management Integrat si masurile luate pentru planificarea acestuia.

Copiile difuzate in afara societatii vor fi inregistrate tot in lista de difuzare, dar vor fi inscriptionate cu "copie necontrolata" (cu exceptia copiilor difuzate organismelor de certificare).

MICSA este verificat si aprobat de Administratorul societatii care prin angajamentul asumat, raspunde de stabilirea si asigurarea resurselor necesare pentru realizarea obiectivelor calitatii si sigurantei alimentului.

MICSA este actualizat de RMI in urmatoarele situatii:

a)     schimbari organizatorice sau de alta natura in cadrul societati;

b)     modificari ale politicii in domeniul calitatii si sigurantei alimentului si a obiectivelor din aceste domenii ;

c)      aspecte neconcordante ale documentelor, identificate in urma analizelor efectuate;

d)     modificari ale documentelor de referinta/ legislatiei in domeniu;

e)     imbunatatiri aduse SMI rezultate in urma auditurilor interne sau rezultate din masurarea/monitorizarea proceselor.

Reeditarea MICSA se face prin trecerea la o noua editie a acestuia, iar evidentierea editiei se face pe pagina frontala iar a actualizarilor in  Lista de control a actualizarilor . O noua editie se realizeaza in cazul unor modificari importante ale MICSA sau dupa maximum cinci actualizari si este decisa de catre managerul societatii.

Prevederile Manualului Managementului Integrat se aplica in toate compartimentele SC ZE VIRA SRL atat in relatii contractuale cat si in relatii necontractuale in domeniile de activitate mentionate la pct.1.2. Prevederile MICSA, procedurile documentate cat si procedurile operationale si de lucru prezentate in acest manual sunt obligatorii de a fi aplicate de catre toti salariatii SC ZE VIRA SRL de la data aprobarii acestora.

Variante in limbi straine.

MICSA al SC ZE VIRA SRL poate fi editat si in limbi straine utilizand pentru traducerea lui un traducator atestat, cunoscator al terminologieii ISO. Verificarea traducerii se va face de un alt traducator. In cazuri discutabile, editia in limba romana este hotaratoare.

4.2.3 /4.2.2 Controlul documentelor

Coordonarea gestionarii documentelor SMI este asigurata de RMI iar gestionarea propriu zisa revine detinatorilor documentatiei conform paginei de difuzare-retragere ; aceasta gestionare consta in elaborarea si actualizarea documentelor SMI, implementarea, supravegherea, mentinerea si imbunatatirea prevederilor SMI.

MICSA, procedurile de sistem, procedurile operationale si procedurile de lucru aferente, in vigoare (ultima editie si ultima actualizare) sunt stocate pe hard - discul calculatorului aflat la dispozitia RMI; acestea pot fi consultate de orice utilizator prin utilizarea unei parole. MICSA si procedurile aferente sunt pastrate si pe dischete, acestea fiind reinregistrate la 6 luni.

Aprobarea si emiterea documentelor

Documentele sunt analizate si aprobate de personal autorizat, inainte de emitere, pentru a confirma ca sunt adecvate.

Pentru a preveni utilizarea unor documente nevalabile si / sau perimate exista procedura de sistem integrat "Controlul documentelor" cod PS-4.2.3, care prevede ca documentele emise intern sunt:

analizate si aprobate inaintea de emitere sau difuzare;

editiile valabile sunt disponibile la punctele de lucru;

documentele raman lizibile si identificabile cu usurinta ;

documentele perimate sunt retrase prompt;

documentele perimate pastrate din motive de istoric sunt identificate ca atare;

se mentine o lista a documentelor in vigoare .

Distribuirea documentele in vigoare in cadrul societati este controlata prin lista de difuzare-retragere (formular cod F-02/PS-4.2.3). Documentele de provenienta externa sunt identificate si distributia lor controlata.

Modificarile documentelor

In cadrul SC ZE VIRA SRL este stabilita o modalitate pentru controlul permanent al modificarilor documentatiei, care are drept scop:

sa asigure controlul, indiferent de suportul documentatiei;

sa analizeze, actualizeze si re-aprobe documentele daca este cazul ;

sa asigure identificarea stadiului modificarilor si reactualizarilor curente ale documentelor ;

sa asigure disponibilitatea la punctele de utilizare a versiunilor relevante ale documentelor aplicabile ;

sa respecte procedurile referitoare la documentatie;

sa asigure precizia actualizarii documentelor;

sa asigure utilizarea exclusiva a documentelor autorizate, atunci cand se realizeaza modificari si sa previna utilizarea neintentionata a documentelor perimate respectiv sa le aplice o identificare adecvata daca sunt pastrate pentru orice alt scop;

sa previna confuziile, in special in cazurile in care exista o multitudine de surse de autorizare a modificarilor si de lansare a documentelor.

Modificarile documentelor sunt analizate si aprobate de aceleasi functii / organizatii care au analizat si aprobat documentele initiale, daca nu se specifica altfel; dupa un anumit numar de modificari, documentele sunt reeditate.

Sunt stabilite liste de referinta care identifica actualizarea sau modificarea in vigoare a documentelor, in scopul prevenirii utilizarii de documente neaplicabile (formular cod F-).

4.2.3.3 Arhivare

Arhivarea documentelor se face in locuri special amenajate, care asigura un mediu adecvat pentru prevenirea deteriorarii, distrugerii si pierderii lor, in conformitate cu procedura de sistem "Controlul documentelor". cod PS-4.2.3.

4.2.3.4 Durata de pastrare

Durata pastrarii documentelor si datelor este reglementata intern, in functie de tipul documentului, prin procedura de sistem integrat "Controlul documentelor". cod PS-4.2.3

4.2.4/4.2.3 Controlul inregistrarilor

Pentru a verifica functionarea eficienta a SMI si pentru a demonstra realizarea calitatii cerute lucrarilor prin inspectii, incercari, supravegheri, audituri, analize etc., se pastreaza inregistrari care sunt gestionate si conservate conform procedurii de sistem integrat "Controlul inregistrarilor" , cod PS-4.2.4.

Toate inregistrarile sunt pastrate in scopul de a dovedi ca:

lucrarile executate sunt conforme cerintelor specificate;

ofera dovezi obiective asupra faptului ca cerintele SMI au fost implementate corespunzator, iar daca nu, au fost intreprinse masuri pentru corectarea deficientelor.

evaluarea si supravegherea furnizorilor este efectuata in conformitate cu cerintele prevazute.

Personalul compartimentelor care completeaza si manipuleaza inregistrari raspunde de indexarea, arhivarea corespunzatoare in vederea prevenirii deteriorarii acestora astfel incat la cerere sa fie usor regasibile.

Tipurile de inregistrari elaborate de SC ZE VIRA SRL, durata si locul de pastrare sunt prezentate in procedura enuntata mai sus.

Masurile intreprinse de SC ZE VIRA SRL pentru tinerea sub control a inregistrarilor, detaliate in procedura de sistem integrat cod PS-4.2.4 "Controlul inregistrarilor", sunt:

pastrarea unor inregistrari valabile, lizibile si identificabile si regasibile in raport cu un produs specificat sau cu un element al SMI;

desemnarea personalului responsabil cu identificarea, colectarea, indexarea, indosarierea si arhivarea inregistrarilor;

asigurarea unor amenajari care sa permita regasirea individuala prompta,

pastrarea intr-un mediu adecvat, pentru a preveni deteriorarea, distrugerea sau

pierderea inregistrarilor, precum si accesul neautorizat;

stabilirea si documentarea duratelor de pastrare a inregistrarilor SMI; daca acestea nu sunt prescrise prin legislatie sau contract, se stabilesc in functie de durata estimata de viata a produsului;

determinarea autoritatii responsabile cu distrugerea inregistrarilor nevalabile.

Cand s-a convenit prin contract, inregistrarile sunt disponibile pe o perioada stabilita, pentru evaluare de catre client sau de catre reprezentantul acestuia.

5.1/5.1 ANGAJAMENTUL ADMINISTRATORULUI

Prin sistemul de management integrat calitate-siguranta alimentului, SC ZE VIRA SRL asigura ca toate activitatile de executie a produselor contractate cu clientii, precum si cele functionale si de control necesare realizarii acestora, se desfasoara controlat, in conformitate cu prevederile reglementarilor tehnice in vigoare si cu cerintele specificatiilor contractuale.

Administratorul SC ZE VIRA SRL comunica in cadrul societatii importanta satisfacerii cerintelor clientilor, precum si a cerintelor legale si de reglementare.

Administratorul stabileste:

politicile referitoare la calitate si siguranta alimentului, asigurandu-se ca sunt stabilite obiectivele generale si specifice in acord cu aceste politici si conduce analizele efectuate de management, asigurandu-se de disponibilitatea resurselor pentru realizarea obiectivelor planificate;

- asigurarea faptului ca obiectivele si politica privind calitatea si siguranta alimentului este inteleasa, implementata si sustinuta la toate nivelurile SC ZE VIRA SRL.

Angajamentul Administratorului (prezentat in Anexa 4) se constituie intr-un document distinct, public, care este difuzat in totalitate in SC ZE VIRA SRL si care pentru a fi accesibil clientilor si celorlalte parti interesate este afisat in spatiile de lucru cat si in cele in care au acces clientii.

5.2/5.7 ORIENTAREA CATRE CLIENT

PREGATIRE SI RASPUNS IN SITUATII DE URGENTA

Obiectivul principal al politicii SC ZE VIRA SRL in domeniul calitatii si al sigurantei alimentului este de a identifica si satisface cerintele clientului cu privire la realizarea de produse conforme pentru a creste gradul de satisfactie al acestuia. Determinarea si analiza cerintelor specificate sau nespecificate dar necesare pentru utilizarea specificata de client referitoare la produs si comunicarea cu clientul sunt identificate in procedura operationala cod PO-7.2 " Relatia cu clientul", asigurandu-se de urmatoarele:

conditiile sunt definite si documentate in mod adecvat;

sunt solutionate diferentele aparute pe parcurs intre conditiile comenzii si conditiile initiale formulate la oferta;

SC ZE VIRA SRL are capabilitatea de a satisface cerintele clientului formulate in comanda ;

Prin controlul proceselor ulterioare SC ZE VIRA SRL inregistreaza si analizeaza orice observatie, reclamatie, sugestie privind produsele/ serviciile formulate de catre clienti, parteneri, comunitate. In urma analizei celor de mai sus, SC ZE VIRA SRL stabileste masuri necesare pentru a veni in intampinarea necesitatilor clientilor.

Managementul de varf a luat in considerare situatiile de urgenta potentiale si accidentele care pot avea un impact relevant asupra sigurantei alimentului pentru firma iar modul cum le gestioneaza este procedurat in procedura PS-5.7 "Pregatirea si raspunsul in caz de urgenta".

5.3/5.2 POLITICA IN DOMENIUL CALITATII SI SIGURANTEI ALIMENTULUI

Conducerea cu responsabilitate executiva a SC ZE VIRA SRL are definita si documentata politica in domeniul managementului calitatii si a sigurantei alimentului; aceasta este implementata si aplicata la toate nivelurile structurii organizatorice ale societatii respectand cerintele prevazute in standardele de referinta si a cerintelor formulate de clienti.

Obiectivele referitoare la calitate si la siguranta alimentului sunt clar definite si stabilite in angajamentul managerului SC ZE VIRA SRL si au alocate toate resursele necesare pentru indeplinire.

Obiectivul strategic al politicii SC ZE VIRA SRL in domeniul calitatii il reprezinta imbunatatirea continua an de an a calitatii produselor executate si a satisfacerii cerintelor clientilor; in acest sens SMI propriu prezinta metode de tinere sub control al neconformitatilor in vederea urmaririi rezolvarii acestora.

Sistemul de management integrat reprezinta un element esential in actiunile intreprinse de societate pentru a atinge si mentine nivelul de calitate solicitat.In scopul mentinerii constante a unui nivel inalt calitativ al produselor si serviciilor oferite ; SC ZE VIRA SRL a stabilit si aplicat in mod permanent un sistem propriu de management al calitatii si sigurantei alimentare, prevederile acestuia fiind obligatorii pentru intregul personal.

Politica in domeniul calitatii si sigurantei alimentului este elementul motor al implementarii si imbunatatirii managementului calitatii si sigurantei alimentului; aceasta reflecta angajamentul conducerii executive a SC ZE VIRA SRL de a se conforma legilor in vigoare si de a urmari imbunatatirea continua a performantei calitatii si sigurantei alimentului. Pe baza acestei politici sunt stabilite, in continuare, obiectivele si sunt evaluate resursele necesare pentru realizarea lor, sunt definite responsabilitatile asigurandu-se aplicarea acestor masuri, astfel incat sa fie posibila imbunatatirea continua a managementului calitatii societati noastre.

Desfasurarea activitatilor SC ZE VIRA SRL respecta cerintele formulate de standardele SR EN ISO 9001: 2001 si SR EN ISO 22000 :2005 cat si alte documente, normative specifice domeniilor de activitate care se impun sau sunt solicitate de clienti.Totodata, personalul cu responsabilitate in domeniul managementului calitatii si sigurantei alimentului are libertate deplina pentru a sesiza si a initia actiuni corective conform prevederilor standardului de referinta, in vederea cresterii gradului de implementare a prevederilor acestuia.

Administratorul SC ZE VIRA SRL asigura conditiile adecvate pentru ca reprezentantul managementului integrat (RMI), investit cu autoritatea si responsabilitatile necesare, sa isi poata exercita atributiile privind implementarea si mentinerea aplicarii cerintelor SMI, precum si sarcina elaborarii si actualizarii documentelor aferente.

Administratorul SC ZE VIRA SRL detine autoritatea deplina pentru managementul calitatii si sigurantei alimentului in domeniul de activitate corespunzator profilului firmei si in acest sens, pornind de la obiectivele precizate atat prin angajamentul de politica si strategie a calitatii raspunde, potrivit legislatiei in vigoare, de stabilirea si aplicarea SMI in realizarea solicitarilor clientilor. Administratorul are obligatia de a analiza starea SMI cel putin anual, nivelul de implementare a acestuia inclusiv stadiul de realizare al obiectivelor calitatii si sigurantei alimentului, urmand ca atunci cand este cazul sa se ia masurile corective necesare.

Administratorul SC ZE VIRA SRL garanteaza ca va lua toate masurile necesare ca toate prevederile ce sunt cuprinse in prezentul Manual al Managementului Integrat, sa fie respectate

si toti angajatii SC ZE VIRA SRL vor da toata atentia cuvenita indeplinirii sarcinilor in totala concordanta cu prevederile prezentului manual.

Administratorul SC ZE VIRA SRL garanteaza calitatea si siguranta produselor efectuate in conformitate cu legile in vigoare ; de asemenea, conducerea firmei este direct implicata in politica de calitate si va duce la indeplinire orice solicitare venita conform solicitarilor clientilor, urmand ca eventualele probleme ivite sa fie rezolvate si aduse la cunostinta conducerii firmei.

SMI descris in prezentul manual, stabileste un ansamblu de masuri si hotarari care asigura mentinerea nivelului de calitate impus in urma aplicarii tuturor standardelor la nivelul tuturor etapelor de desfasurare a proceselor tehnologice de preparare a produselor solicitate de clienti. Politica SC ZE VIRA SRL in domeniul calitatii si sigurantei alimentului este cunoscuta si insusita de fiecare angajat.

Managementul de varf se asigura ca politica calitatii si sigurantei alimentului:

• este pusa in legatura cu rolul SC ZE VIRA SRL in lantul alimentar,
• este in conformitate atat cu cerintele autoritatii de reglementare cat si cu cerintele de siguranta a alimentului agreate mutual de clienti si
• este sustinuta de obiective masurabile.

Sefii de compartimente promoveaza in randul subordonatilor, sentimentul responsabilitatii pentru a-i determina sa:

respecte procedurile scrise;

foloseasca materialele si echipamentele in mod corect si in conformitate cu instructiunile aplicabile;

fie constienti de problemele existente sau potentiale in domeniul calitatii;

raporteze toate erorile, defectele, pierderile, etc.;

propuna metode de reducere a riscului de aparitie a unor probleme in domeniul calitatii ;

sprijine instruirea noilor angajati, oferindu-le un bun exemplu propriu.

Reprezentantul managementului integrat are obligatia de a raporta conducerii starea SMI.

5.4 PLANIFICARE

Planificarea SMI se face in scopul realizarii obiectivelor stabilite, a asigurarii imbunatatirii continue.

Planificarea urmareste asigurarea stabilitatii sistemului de management atunci cand au loc schimbari majore, datorate modificarilor structurale ale societatii, schimbarii cerintelor legale si de reglementare sau ale documentelor de referinta. Planificarea are in vedere si stabilirea de obiective atat pentru intreaga societate cat si obiective pentru functiile si nivelurile relevante ale societatii in acord cu politicile stabilite.;pentru toate procesele sunt definite etapele din ciclul P.E.V.A. pentru fiecare dintre ele fiind stabilite activitatile de planificare si responsabilitatile aferente; de asemenea planificarea are in vedere stabilirea de obiective pentru fiecare proces si planificarea etapelor de monitorizare si analiza a performantelor proceselor. 

P = planifica; stabileste obiectivele necesare obtinerii rezultatelor in concordanta cu cerintele clientilor si cu politicile societatii;

E = efectueaza; implementeaza procesele;

V = verifica; monitorizeaza si masoara procesele si produsul fata de politicile, obiectivele si cerintele pentru produs si raporteaza rezultatele;

A = actioneaza; intreprinde actiuni pentru imbunatatirea performantelor procesului.

In cadrul SMI, SC ZE VIRA SRL planifica :

identificarea proceselor necesare sistemului de management ;

functionarea acestor procese si asigurarea corelarii proceselor in interactiunea dintre ele ;

stabilirea criteriilor de evaluare a bunei functionari a proceselor, eficienta si eficacitatea acestora ;

masurarea si monitorizarea proceselor si asigurarea resurselor si informatiilor necesare pentru a sustine operarea si monitorizarea ;

stabilirea si implementarea de actiuni pentru realizarea actiunilor planificate si imbunatatirea continua ;

Planificarea se face pe baza de programe aprobate de Administratorul firmei. Anual, in cadrul analizelor efectuate de management sunt stabilite directiile si obiectivele pe termen mediu si lung privind implementarea, mentinerea si imbunatatirea SMI ;aceasta planificare este documentata prin programe de management, coordonate si monitorizate de Reprezentantul managementului Integrat (RMI) pentru fiecare actiune planificata fiind stabilite termene, responsabili si dupa caz resursele alocate. In cazul producerii unor schimbari privind sistemul de management, RMI urmareste ca prin programul stabilit sa se asigure continuitatea functionarii sistemului si sa se asigure coerenta dintre elementele sistemului.

5.4.1 Obiective

Obiectivele Sistemului de management Integrat Calitate-siguranta alimentului, reflecta preocuparea constanta a SC ZE VIRA SRL in cresterea calitatii executiei produselor, in primul rand prin implicarea tuturor angajatilor la imbunatatirea si supravegherea continua a calitatii activitatilor societatii; aceste obiective sunt periodic analizate si actualizate in cadrul sedintelor de analiza efectuate de management prin care se stabilesc si obiectivele generale ; pentru functiile si nivelurile relevante ale firmei sunt stabilite obiective specifice, prin acestea urmarindu-se sprijinirea realizarii obiectivelor generale.

Structura obiectivelor specifice urmareste structura organizatorica, obiectivele nivelului superior fiind sprijinite prin obiectivele nivelurior ierarhice subordonate ; in acest sens in cadrul societatii sunt stabilite urmatoarele niveluri si functii relevante :

-Administrator;

-Director Productie si Director Tehnic ;

-responsabil intretinere ;

Compartimente subordonate Directorului Tehnic:

-cele doua ferme de productie;

La stabilirea obiectivelor se aplica modelul " SMART" adica acestea sunt Specifice, Masurabile, Acceptabile si Realizabile, definite in Timp.

Pentru realizarea obiectivelor au fost definite responsabilitati competente, termene corespunzatoare pentru toate compartimentele societati.

La stabilirea si revizuirea obiectivelor LOCATIA ia in considerare:

asigurarea resurselor pentru buna functionare a proceselor si functionarea SMI;

cresterea eficientei si eficacitatii functionarii proceselor si a SMI;

asigurarea controlului asupra proceselor externe care influenteaza calitatea produsului si performantele restaurantului;

asigurarea infrastructurii necesare functionarii proceselor;

eliminarea cauzelor generatoare sau potential generatoare de neconformitati;

rezultatele identificarii riscurilor, aprecierii si controlului lor;

politicile adoptate;

cerintele legale si de reglementare;

cerintele clientilor si ale partilor interesate;

optiuni tehnologice;

cerinte financiare, operationale si de afaceri;

analiza performantei in comparatie cu obiectivele SMI stabilite anterior;

inregistrari anterioare ale neconformitatilor (accidente, incidente si pagube);

rezultatele auditurilor interne, a auditurilor efectuate de organismele de certificare si a auditurilor efectuate de partile interesate;

rezultate ale analizelor managementului;

riscurile profesionale;

conventiile si intelegerile cu partile interesate.

5.4.2./5.3 Planificarea Sistemului de Management Integrat Calitatii/ Sigurantei alimentului

Planificarea SMI este efectuata in scopul indeplinirii cerintelor standardelor de referinta, precum si a realizarii obiectivelor calitatii si sigurantei alimentului. Planificarea asigura ca SMI este mentinut si atunci cand se implementeaza schimbari ale sistemului de management sau noi dezvoltari de activitati, produse sau servicii ale LOCATIA. Pentru realizarea obiectivelor calitatii LOCATIA elaboreaza programe de management care documenteaza:

responsabilitatea si autoritatea desemnate pentru realizarea obiectivelor la functiile si nivelurile relevante ale restaurantului;

resursele si termenele prin care obiectivele urmeaza a fi realizate.

Elementele de intrare utilizate in cadrul LOCATIA pentru o planificare eficace sunt:

politica si obiectivele societatii;

cerintele si asteptarile clientilor;

evaluarea cerintelor legale si de reglementare;

cerintele partilor interesate;

evaluarea datelor referitoare la performanta proceselor (examinarea tuturor proceselor societatii in scopul evaluarii performantelor};

feed-back-ul experientelor anterioare;

analiza previzionala (se evalueaza evolutia probabila a performantelor societatii in conditiile preconizate);

analize ale celor mai bune tehnologii de executie disponibile in limita rentabilitatii economice, a conditiilor de calitate si oportunitatile de imbunatatire.;

disponibilitatea resurselor necesare pentru realizarea obiectivelor.

Elementul de iesire il reprezinta programul de management al calitatii si a sigurantei alimentare aprobat de Managerul societatii.

Stadiul realizarii programelor de management se analizeaza cu ocazia analizelor efectuate de management; cand este cazul programul se revizueste pentru a lua in considerare schimbarile survenite in activitatile, produsele, serviciile sau conditiile de functionare ale societatii.

5.5/5.6 RESPONSABILITATE, AUTORITATE SI COMUNICARE

5.5.1/5.4/5.5 Responsabilitate si autoritate

Structura organizatorica a LOCATIA este elaborata in baza planului strategic si a obiectivelor societatii.

Structura organizatorica este documentata in Regulamentul de Organizare Interna (R.O.I.) si in organigrama, precum si in fisele de post difuzate individual sub semnatura.

Structura organizatorica (organigrama) aprobata de managerul societatii este prezentata in Anexa 1.

Responsabilitatile in domeniul managementului calitatii si a sigurantei alimentului a entitatilor organizatorice prevazute in organigrama sunt urmatoarele:

5.5.1.1 Administrator

Asigura conducerea curenta a societatii:

a)     Stabileste si dezvolta politica societatii in domeniul calitatii si sigurantei alimentului;

b)     Identifica necesarul de resurse umane, materiale si financiare pentru implementarea si mentinerea SMI.;

c)      Asigura toate conditiile tehnice, materiale si organizatorice pentru ca prin desfasurarea activitatii societatii sa se realizeze obiectivele politicii in domeniul calitatii si sigurantei alimentului;

d)     Numeste prin decizie interna Reprezentantul Managementului Integrat (RMI);

e)     Aproba Manualul Managementului Integrat, procedurile de sistem si operationale cu aplicabilitate in intreaga societate si alte documente ale SMI precum si modificarile acestora;

f)       Aloca resursele necesare implementarii si mentinerii SMI;

g)     Analizeaza periodic stadiul de implementare a SMI si decide in consecinta;

h)  Dispune conformarea dispozitiilor organelor de control in domeniul managementului calitatii si a sigurantei alimentare, inlaturarea neconformitatilor sesizate si a cauzelor care le-au generat, pentru prevenirea repetarii acestora;

i)     Semneaza contractele pe care restaurantul le incheie cu clientii/ furnizorii de produse;

j)     Stabileste politica si obiectivele in domeniul calitatii si si sigurantei alimentului;

k)   Aproba fisele de post.

l)     Asigura efectuarea controlului tehnic de conformitate pentru lucrarile efectuate de societate ;.

m)Numeste prin decizie comisia de receptie a materialelor, produselor si serviciilor aprovizionate;

n)  Asigura angajarea personalului necesar in stricta dependenta de planul de productie al societati;

o)  Aproba programul anual de instruire pentru personalul restaurantului

p)     Aproba R.O.F. al restaurantului ;

q)     Aproba programul anual de audit intern si componenta echipei de audit intern;

r)       Asigura analiza reclamatiilor primite din partea clientilor;

s)      Analizeaza periodic rapoartele de audit si dispune masurile necesare pentru a asigura eficienta SMI.

Manager restaurant

-studiaza piata si defineste produsul;

-analizeaza costurile si stabileste preturile atat pe baza informatiilor primite de la compartimente cat si a propiilor analize;

-selectioneaza furnizorii si dirijeaza gestiunea depozitelor (magaziilor) in care se pastreaza materiile prime, marfurile si materialele necesare;

-controleaza calitatea sarviciilor si a preparatelor oferite, inclusive rotatia (diversificarea acestora);

-controleaza si deleaga competente privind starea de curatenie, intretinere si modul in care se asigura functionarea echipamentelor tehmice din dotare;

-ia masuri si participa la comercializarea si marketingul restaurantului;

-coordoneaza direct activitatile de productie culinara, serviciul banchete, economatul, sectorul de preturi si contabilitate operativa

-deleaga competente in sarcina sefului de sala pentru activitatile din saloane, bar si in sarcina bucatarului sef pentru activitatile din bucatarie. Efectueaza control sistematic pentru buna desfasurare a muncii in aceste sectoare

-elaboreaza reguli minimale (standarde) privind efectuarea prestatiilor in toate compartimentele restaurantului si controleaza respectarea acestora;

- estimeaza volumul activitatilor pe o perioada determinata;

- identifica necesarul de marfuri alimentare si bauturi utilizate pe o perioada determinata si asigura procurarea acestora;

- identifica necesarul de utilaje, mobilier si inventar de serviciu specific si asigura procurarea lor;

- controleaza utilizarea rationala a materialolor consumabile;

- coordoneaza activitatea de aprovizionare, controleaza respectarea termenelor de aprovizionare si gestionarea corespunzatoare a stocurilor;

- comunica serviciului financiar-contabil conditiile contractuale si termenele de plata privind furnizorii;

- gestioneaza eficient timpul prin programarea si planificarea activitatilor in vederea realizarii obiectivelor;

- organizeaza activitatea pe departamente si sectoare de activitate delegand, dupa caz, competente specifice;

- controleaza eficientizarea activitatii prin diminuarea consumurilor specifice;

- colaboreaza cu toate departamentele hotelului pentru realizarea sarcinirol pe care le primeste pe linie ierarhica;

- verifica (colecteaza) incasarile zilnice si le depune la sfarsitul programului pe baza de borderou de incasari la casieria centrala (din cadrul receptiei);

- se incadreaza in bugetul aprobat.

5.5.1.3 Contabilul sef

a. Raspunde de incheierea contractelor de prestari servicii cu laboratoare autorizate;

b. Aproba lista furnizorilor acceptati;

c.      Coordoneaza activitatea de aprovizionare,desfacere si depozitare a materialelor si produselor;

d. Intocmeste fisele de post pentru sefii compartimentelor din subordine;

e.           Raspunde de incheierea contractelor numai cu furnizorii acceptati in vederea procurarii materialelor si produselor necesare;

f.        Aproba procedurile operationale si instructiunile de lucru elaborate de personalul din subordine;

g.      Raspunde de organizarea si aprovizionarea locurilor de munca cu materialele si echipamentele prevazute in documentatia de executie;

h.     coordoneaza activitatile de evidentiere si centralizare a costurilor calitatii, urmareste si analizeaza tendinta acestora;

i.        urmareste alocarea resurselor financiare corespunzatoare pentru functionarea in conditii corespunzatoare a SMI.

5.5.1.5 Responsabilul de Resurse Umane

a)       Intocmeste si tine evidenta deciziilor de numire a personalului angajat si transmiterea acestora personalului din cadrul societati;

b)       Intocmeste Programul anual de instruire a personalului ;

c)        Asigura specializarea si instruirea personalului implicat in activitati determinante pentru realizarea calitatii produselor si serviciilor;

d)       Pastreaza inregistrarile si documentele privind calificarea si autorizarea personalului;

e)       Asigura elaborarea, actualizarea si gestionarea R.O.F.

f)         Intocmeste fisele de post cadru ale societati;

g)       Intocmeste fisele de post ale personalului din subordine;

h)       Gestioneaza fisele de post din societat.

Entitati organizatorice din subordinea contabilului sef

5.5.1.9 Sef compartiment Aprovizionare-Depozite-Comercial-Magazine

a)     Asigura intocmirea comenzilor/ contractelor de aprovizionare in baza documentatiei tehnice de executie si a necesarelor de materiale primite de la sectii/sectoare;

b)     Urmareste derularea contractelor de aprovizionare;

c)      Asigura aprovizionarea cu materiale/ produse numai de la furnizorii cuprinsi in lista furnizorilor acceptati;

d)     Participa la receptia produselor/ materialelor aprovizionate;

e)     Colaboreaza cu seful compartimentului calitate la intocmirea listei furnizorilor  acceptati;

f)       Asigura pastrarea si conservarea in depozite (magazii) a materialelor si echipamentelor conform prevederilor din procedura de sistem aplicabila;

g)     Asigura depozitarea corespunzatoare a produsului pus la dispozitie de client;

h)     Asigura identificarea materialelor si echipamentelor atat a celor eliberate cat si a celor ramase in depozit;

i)        Prin seful (responsabilul) de magazie elibereaza produsele si echipamentele numai pe  baza bonului de consum semnat de seful de lot;

j)        Verifica periodic starea produselor depozitate.

Responsabilul Intretinere

-asigura intretinerea tehnica si igienica a echipamentelor ;

-intretine sistemul de aprovizionare cu utilitati ;

-participa la realizarea planurilor de igienizare;

-sesizeaza conducerea in legatura cu lucrarile de intretinere-igiena suplimentare care apar.

Reprezentantul Managementului Integrat (conducatorul echipei de siguranta alimentului)

a)      Raspunde de elaborarea, difuzarea, actualizarea si gestionarea documentelor SMI;

b)      Elaboreaza programul anual de audit intern;

c)       Avizeaza toate contractele incheiate din punct de vedere al cerintelor de calitate ce trebuie prevazute in acestea;

d)      Raspunde de realizarea masurilor dispuse urmare a auditurilor interne si externe;

e)      Defineste si asigura obtinerea nivelului de calitate necesar produselor si serviciilor;.

f)        Stabileste operatiunile de control care sa garanteze conformitatea cu prevederile retetarelor,

g)      Verifica si confirma implementarea actiunilor corective/preventive;

h)      Organizeaza activitatea de instruire a personalului societati in domeniul managementului calitatii, a sigurantei alimentare.

RMI, in calitate de conducator al echipei HACCP, fara a tine seama de alte responsabilitati, are responsabilitatea si autoritatea de a:

-organiza activitatea echipei de siguranta alimentului;

-asigura ca sistemul de management al sigurantei alimentului este stabilit, implementat, intretinut si actualizat in conformitate cu standardul de referinta;

-raporta direct managementului de varf asupra eficientei si a gradului de adecvare al sistemului de management al sigurantei alimentului;

-realiza pregatirea si instruirea membrilor echipei de siguranta a alimentului;

-selecta, coordona si imparti sarcinile in cadrul echipei HACCP;

-asigura aplicarea si implementarea conceptului HACCP;

-intocmi impreuna cu echipa si consultantii documentele sistemului HACCP;

-aviza din punct de vedere al sigurantei alimentului orice produs nou;

-realiza pregatirea si instruirea membrilor echipei de siguranta alimentului

-avea relatii cu partile externe (autoritatile) asupra problemelor referitoare la sistemul de management al sigurantei alimentului.

5.5.3/5.6.2 Comunicare interna

Structura organizatorica a LOCATIA, Regulamentul de Ordine Interioara, si Fisele posturilor sunt elementele care definesc responsabilitatile, autoritatile si modul de comunicare a personalului.

Managerul LOCATIA a asigurat stabilirea relatiilor adecvate de comunicare si ca aceasta comunicare se refera la eficacitatea sistemului de management integrat pentru comunicarea interna intre diferitele niveluri si functii ale restaurantului. Comunicarea include stabilirea proceselor de raportare interna (daca se solicita inclusiv cea externa) privind activitatile legate de calitate si siguranta alimentara pentru:

demonstrarea angajamentului conducerii in probleme de calitate si siguranta alimentului ;

tratarea preocuparilor si problemelor referitoare la aspectele de calitate ale activitatilor, produselor si serviciilor restaurantului;

constientizarea importantei politicii, obiectivelor, tintelor si programelor de calitate ale firmei;

informarea partilor interesate interne (sau din exterior) cu privire la Sistemul de management integrat implementat si la performanta sa, atunci cand este cazul.;

cunoasterea responsabilitatilor de serviciu ale fiecarui salariat;

raspunsul de la angajatii restaurantului ;

informatii privind problemele comunicate de ex. rezultatele analizei neconformitatilor si alte analize si activitati de imbunatatire.

Deciziile conducerii, politica in domeniul managementului integrat, documente privind strategii si directive se transmit compartimentelor prin secretariatul societatii VANESSA S.R.L..Comunicarea de "jos in sus" este asigurata prin implicarea personalului salariat si comunicarea informatiilor relevante pentru functionarea SMI; periodic se desfasoara sedinte de informare asupra problemelor curente de productie

Structura organizatorica a societatii, Regulamentul de Ordine Interioara, si fisele posturilor sunt elementele care definesc responsabilitatile autoritatile si modul de comunicare a personalului. Managerul LOCATIA asigura ca sunt stabilite procesele adecvate de comunicare si ca aceasta comunicare se refera la eficacitatea sistemului de management integrat pentru comunicarea interna intre diferitele niveluri si functii ale societatii.

Comunicarea include stabilirea proceselor de raportare interna (si externa daca se solicita) privind activitatile LOCATIA legate de calitatea serviciului pentru:

demonstrarea angajamentului conducerii in probleme de calitate si siguranta

alimentului;

tratarea preocuparilor si problemelor referitoare la aspectele de calitate ale activitatilor, produselor, lucrarilor si serviciilor societatii;

constientizarea importantei politicii, obiectivelor, tintelor si programelor de calitate ale societati;

informarea partilor interesate interne (sau din exterior) cu privire la Sistemul de management al calitatii al LOCATIA si la performanta sa, atunci cand este cazul.

Rezultatele monitorizarii Sistemului de management integrat, auditurilor si analizelor efectuate de conducere sunt comunicate celor care sunt responsabili de realizarea lor.

Furnizarea unor informatii adecvate angajatilor societati noastre vizeaza motivarea angajatilor in intelegerea si acceptarea eforturilor LOCATIA pentru imbunatatirea performantei de calitate.

Pentru comunicarea si raportarea referitoare la calitate, este important:

sa se incurajeze comunicarea reciproca;

sa se prezinte adecvat informatia astfel incat sa fie pe intelesul tuturor;

informatia sa fie verificabila;

LOCATIA sa prezinte o imagine exacta a performantei sale;

informatia sa fie prezentata intr-o forma coerenta (de exemplu unitati de masura similare care sa permita compararea acestora in timp).

Managementul de varf are obligatia de a comunica echipei de siguranta a alimentului, prin intermediul conducatorului echipei de siguranta alimentului, toate schimbarile legate de :

produsele sau noile produse;

-materiile prime, ingredientele si serviciile;

-sistemele si echipamentele de productie;

-cladirile, locatia echipamentelor, mediul inconjurator;

-programele de salubritate si curatenie;

-sistemele de ambalare, depozitare si distributie;

-nivelul de calificare a personalului si/sau alocarea responsabilitatilor si a autoritatii;

-cerintele autoritatii de reglementare;

-cunostinte privind pericolele la siguranta alimentului si masurile de control;

-cerintele clientilor, sectorului de activitate si a altor parti, pe care le observa persoane responsabile din firma;

-intrebarile relevante din partea organizatiilor externe interesate;

-reclamatii indicand pericole asupra sanatatii asociate produsului;

-alte situatii care au un impact asupra sigurantei alimentului.

Comunicarea interna se realizeaza prin sedinte, intalniri de lucru, note interne si decizii scrise, documente difuzate, comunicatii telefonice, transmiterea adreselor, si afisarea informatiilor relevante etc. si este un proces continuu

Datele de intrare includ:

politicile si obiectivele SMI;

documentele relevante ale SMI, inclusuv proceduri de identificate;

rezultate ale consultarilor salariatilor si partilor interesate;

programe de instruire;

informatii privind functionarea proceselor;

date operative.

Datele de iesire includ urmatoarele:

consultarea oficiala a salariatilor si a partilor interesate de catre conducerea LOCATIA

raspunsul satisfactiei clientilor, a salariatilor si a altor parti interesate;

implicarea in investigatiile privind accidentele si incidentele de mediu si de munca;

informari ale salariatilor si partilor interesate privind respectarea cerintelor legale si de reglementare;

note interne de informare privind SMI;

Informatiile referitoare la calitate se comunica in interior in diferite moduri: prin aviziere, note interne,referate, reuniuni si mesaje trimise prin posta electronica.

5.6 / 5.8 ANALIZA EFECTUATA DE MANAGEMENT

5.6.1. / 5.8.1 Generalitati

Pentru asigurarea adecvarii si eficientei continue a sistemului de management al calitatii si satisfacerii cerintelor din SR EN ISO 9001:2001 si asigurarii obiectivelor organizatiei privind calitatea, Directorul general convoaca anual sau ori de cate ori este cazul reuniuni de analiza;reuniunile de analiza a SMI sunt organizate conform procedurii operationale cod PO-5.6.

Rezultatele analizelor efectuate de management sunt consemnate in procesele verbale de analiza si se pastreaza si arhiveaza la Arhiva MI.

5.6.2. / 5.8.2 Datele de intrare ale analizei

La reuniunile de analiza a SMI organizate conform procedurii cod PO - 5.6 se iau in consideratie toate rezultatele si informatiile privind:

a)     rezultatele auditurilor (interne si externe);

b)     modul de realizare a lucrarilor inclusiv rapoartele de neconformitate intocmite eventual pe parcurs;

c)      rapoartele de costuri calitate;

d)     rezultatele contactelor furnizor-client inclusiv eventualele reclamatii ale acestora;

e)     rapoarte privind rezultatele aplicarii masurilor corective si preventive;

f)       stadiul indeplinirii masurilor stabilite la analizele de management anterioare;

g)     stadiul indeplinirii obiectivelor referitoare la calitate;

h)     schimbari care ar putea sa influenteze sistemul de management al calitatii;

i)        evolutia costurilor calitatii .

j) modificari de situatie care pot afecta siguranta alimentului;

k)situatii de urgenta, accidente;

l)analiza reclamatiilor clientilor.

5.6.3. / 5.8.3 Datele de iesire ale analizei

Analizele efectuate de management se finalizeaza cu masuri (actiuni) eventual decizii interne care vizeaza :

a)     actiuni corective/preventive care se refera la imbunatatirea sistemului de management al calitatii si a proceselor sale;

b)     imbunatatirea executiei produselor astfel incat sa se asigure satisfacerea deplina a cerintelor clientilor.

c)      eventuale suplimentari de resurse.

d) asigurarea sigurantei alimentului;

e)revizuirea obiectivelor si politicii organizatiei privind siguranta alimentului.

Rezultatele analizei efectuate de management sunt consemnate in procese verbale de analiza distribuite participantilor precum si celor care au absentat de la reuniune. Procesele verbale si alte documente interne in legatura cu reuniunile de analiza a SMI sunt confidentiale si nu se pun la dispozitia nimanui cu exceptia organismului de certificare cu care S.C. ___________S.R.L a inheiat un contract. Pentru LOCATIA originalele proceselor verbale de analiza a SMI se pastreaza la Compartimentul MC, iar durata de pastrare si modul de arhivare sunt prezentate in procedura cod PS-4.2.4

Anexa 1

ORGANIGRAMA SC ZE VIRA SRL

ADMINISTRATOR Marketig

Aprobat,

Administrator

Gestiune

Logistica

Compartiment Economic

Compartiment Vinificatie -Director productie

Compartiment Viticultura - Director tehnic

Anexa 1

ORGANIGRAMA SC ZE VIRA SRL

ADMINISTRATOR Marketig

Aprobat,

Administrator

Compartiment Economic

Compartiment Vinificatie -Director productie

Compartiment Viticultura - Director tehnic

	Logistica		Gestiune