FUNCtIILE SI STRUCTURA SISTEMELOR INFORMATICE DE BIROU

Intreaga activitate de birotica se bazeaza pe exploatarea unor sisteme de echipamente, tehnici si programe adaptate la specificul activitatii de birou ale carei obiective trebuie sa le atinga. Acest ansamblu de mijloace care realizeaza functiile specifice activitatii de birou poarta numele de SISTEM INFORMATIC (pentru activitatea) DE BIROU sau SISTEM BIROTIC.

Functiile generale ale unui sistem informatic de birou

Functiile unui sistem birotic decurg atat din obiectivele pe care si le propune birotica, acelea de automatizare si informatizare a activitatii de birou si administrative, cat si din mijloacele pe care electronica, informatica si comunicatiile i le ofera in vederea realizarii acestor obiective.

Un sistem informatic de birou, indiferent de continutul concret al activitatii pe care o serveste, indeplineste urmatoarele functii generale:

functia de introducere a informatiei in sistem;

functia de memorare si regasire a informatiei;

functia de prelucrare a informatiei;

functia de iesire a informatiei din sistem;

functia de comanda-control a sistemului.

In imaginea din figura 1. sunt prezentate, in abordare cibernetica, functiile generale ale sistemelor informatice de birou si principalele corelatii dintre acestea.

Functia de introducere a informatiei in sistem se exercita intr-o varietate mare de modalitati, cum sunt:

preluarea informatiei provenite din retelele de comunicatii nationale sau internationale, publice sau private;

preluarea informatiei provenite din reteaua locala de date;

introducerea manuala a datelor si textelor sau inregistrarea cu echipament adecvat a convorbirilor, imaginii si sunetului.

De remarcat, ca informatia odata introdusa in sistem, fie se prelucreaza imadiat, in timp real, fie se memoreaza pentru prelucrari ulterioare, nefiind exclusa nici posibilitatea transferarii ei, la iesire, fara a fi memorata sau prelucrata de catre sistem.

Functia de memorare si regasire a informatiei joaca un rol important in functionarea unui sistem birotic, capacitatea de stocare a informatiei si viteza de acces la date constituind criterii fundamentale de apreciere a performantelor unui sistem informatic de birou. in raport de durata si volumul informatiei memorate, informatia se poate pastra in:

memoria interna, pentru datele in curs de prelucrare;

memoria externa, pentru datele care se consulta periodic;

arhiva electronica, pentru informatiile 'istorice' sau care se consulta foarte rar.

Informatia aflata in memoria unui sistem birotic, poate servi in procesul de prelucrare sau poate fi valorificata prin consultare locala ori comunicata solicitantilor prin intermediul retelelor de comunicatii.

Functia de prelucrare se refera la o mare varietate de operatii si procese, cum sunt:

conversia informatiei din forma analogica in forma digitala, necesara memorarii si procesarii ei cu mijloace informatice, precum si operatia inversa de conversie din digital in analogic, pentru a o face compatibila cu echipamentele electronice de tip analogic pentru redarea, inregistrarea sau transferul de informatie audio si vizuala.

transferul informatiei de pe un tip de suport (magnetic, optic, memorie, grafic etc.) pe altul, poarta numele de conversie de suport;

copierea informatiei pe acelasi tip de suport, denumita operatie de reproducere a informatiei si documentelor;

crearea si incarcarea bazei informationale a sistemului birotic, presupune un ansamblu de proceduri prin care se genereaza structura si modul de organizare a informatiei pe suportul tehnic, incarcarea bazelor de date, astfel create, cu informatia provenita din memoria externa sau introdusa din retelele de comunicatie ori manual, de la terminale;

actualizarea bazei informationale, presupune eliminarea informatilor devenite inutile, introducerea de informatii noi, modificarea valorilor celor existente pentru a le pune in acord cu realitatea pe care trebuie sa o reflecte sau cu nevoile beneficiarilor de informatii;

tratarea propriu-zisa a informatiei, consta in efectuarea celor mai variate operatii care privesc, fie forma in cazul prelucrarii textelor, documentelor si imaginilor, fie continutul indeosebi in cazul prelucrarii datelor. Au loc, deasemenea o multitudine de operatii logice (comparatii, ordonari) sau semantice, de recunoastere a formelor sau semnificatiei acestora;

consultarea in timp real a informatiei, se realizeaza cu ajutorul unor programe care permit cautarea selectarea si transmiterea informatiei solicitate, la un dispozitiv periferic de iesire (monitor, imprimanta, echipament de comunicatie in retea etc.). Consultarea bazei de informatii nu afecteaza continutul acesteia;

punerea in forma a informatiei solicitate la iesire, presupune operatii diferite in raport de natura informatiei solicitate. Astfel, in cazul prelucrarii datelor au loc operatii pentru obtinerea de rapoarte si situatii complexe, care, vor fi apoi transferate la dispozitivele de iesire in vederea imprimarii lor, afisarii la terminal sau a comunicarii locale, ori la distanta, prin intermediul retelelor de date. in cazul prelucrarii textelor, documentelor si imaginii, punerea in forma este una din operatiile principale la care, acest gen de informatii sunt supuse.

Functia de iesire a informatiei din sistem trebuie sa satisfaca mai multe cerinte avand in vedere mai multe aspecte, dupa cum urmeaza:

natura informatiei transferate la iesire: date, texte, documente, secvente sonore, secvente vizuale sau diferite combinatii ale acestora;

continutul efectiv al informatiilor solicitate la iesire;

natura suportului tehnic sau grafic, pe care urmeaza a fi transferata informatia la iesire;

forma, digitala sau analogica, a informatiei transmise;

destinatarul si mijlocul de comunicare adecvat. Comunicarea in interiorul sistemului se face prin consultare directa la terminal, consultarea documentelor obtinute la imprimanta, plotter sau dispozitive de fotocopiere, consultarea realizata la terminale video si audio ale retelei locale pentru transmiterea de date, documente, texte, sunet si imagine. Comunicarea catre memoria externa si arhiva electronica a sistemului birotic. Comunicarea in afara sistemului, catre partenerii de afaceri, institutii de stat, actionari, public etc., se realizeaza prin transmiterea digitala de date, texte, informatie vizuala si sonora cu ajutorul retelelor publice sau private (ale firmei) de telecomunicatii, nationale sau internationale: transmiteri de date si imagini, telex, telefon, telefax, teleconferinte, videoconferinte etc. in conditiile utilizarii tot mai largi a sistemelor birotice portabile si miniaturizate conectate prin radio, functia de comunicare, din cadrul functiei generale de iesire, tinde sa ocupe o pondere tot mai insemnata in economia si functionarea sistemelor informatice de birou.

Functia de comanda-control a sistemului birotic detine toate atributele necesare pentru dirijarea si reglarea functionarii intregului sistem, tuturor functiilor sale, alocarea optima a resurselor sistemului referitoare la echipament, memoria interna, baza de programe si baza informationala, controlul proceselor de intrare, prelucrare si iesire a informatiei in functie de natura lor, de specificul operatiilor care se executa, de destinatia si de modul de transmitere a rezultatelor.

DefiniTia Si structura unui sistem informatic de birou

Sistemul informatic de birou este un concept informatic ce semnifica un ansamblu interconectat de echipamente si programe, de mijloace hard si soft, avand ca obiectiv procesarea informatiei in activitatea de birou si care isi exercita functiile sale in interdependenta, atat cu sistemele informatice profesionale, cat si cu sistemele de telecomunicatii, intre care creaza un ansamblu de legaturi functionale.

Din definitie rezulta existenta a trei componente, suficiente pentru a putea explica structura si functiile sistemului birotic, organizarea si functionarea acestuia. Aceste elemente fundamentale sunt urmatoarele: echipamentul, programele si informatiile. Acestea au roluri diferite in economia sistemului birotic, astfel, daca echipamentul (componenta hard), constituie instrumentul fizic al activitatii birotice, programele (componenta soft), reprezinta instrumentul logic al acesteia, in timp ce baza de informatii ofera obiectul supus procesarii cu ajutorul mijloacelor amintite. Aceste elemente sunt prezentate grafic in figura

Componenta fizica a sistemului informatic de birou reprezinta ansamblul de echipamente format din urmatoarele trei subdiviziuni.

a)  Unitatea centrala a sistemului informatic este reprezentata de cele mai multe ori de unitatea centrala a unui calculator electronic compatibil PC dispunand de o memorie interna de minimum 4 Mo, microprocesor 80386 si superioare, viteza 33 MHz si peste, disc Winchester de minimum 80 Mo, interfata pentru comunicatii telefonice, telefax, telecopiator, interfata audio si video;

b)     Unitatile de intrare - iesire ale sistemului birotic contin, atat periferice comune cu sistemele informatice profesionale, cat si

periferice specifice tratarii textelor, documentelor, imaginii si sunetului.

Dintre perifericele de intrare necesare unui sistem birotic amintim:

scanner-ul pentru inregistrarea digitala a imaginilor aflate pe documente;

aparatul telefonic si interfata telefonica pentru receptarea si inregistrarea digitala a comunicatiilor analogice sau digitale, a mesajelor sonore sau teletransmisiilor de date;

aparatul telefax si interfata telefax pentru inregistrarea electronica si digitala a documentelor receptionate sau pentru scrierea lor directa la imprimanta fax;

interfata de intrare telecopiator pentru receptionarea, locala sau de la distanta a imaginilor tip document;

interfata video pentru receptionarea imaginilor si sunetului transmise prin retele locale de televiziune cu circuit inchis sau prin sistemele de comunicatie T.V. la distanta;

microfonul si interfata pentru sunet adecvata, constituie perifericul de introducere a sunetului captat direct din realitate: dispozitii si mesaje, comentarii si rapoarte, interviuri, tratative, conferinte etc;

camera de luat vederi si interfata audio-video necesara, reprezinta perifericul de intrare pentru sunet si imagine, inregistrate digital direct din realitate. Camera de luat vederi poate fi utilizata si pentru inregistrarea digitala a imaginilor de pe documente, avand o calitate mai redusa decat a scanner-ului dar cu o viteza incomparabil mai mare.

lectorul optic de microfilme si interfata specifica, transfera pe ecran sau monitor imaginile documentelor inregistrate optic pe pelicula sub forma de microfilm, documente aflate in arhiva ca parte a memoriei externe a sistemului birotic.

Perifericele de iesire ale unui sistem informatic de birou sunt:

imprimanta, pentru traspunerea pe hartie a datelor, textelor, documentelor sau desenelor. Imprimarea se poate realiza in alb-negru sau color.

plotter-ul, pentru trasarea de schite tehnice, planuri, desene de specialitate in alb-negru sau color;

aparatul telefonic si interfata sa cu sistemul informatic, pentru transmiterea de mesaje direct sau inregistrate digital sub forma fisierelor acustice aflate in memoria calculatorului electronic;

aparatul telefax si interfata sa specifica, pentru transmiterea la distanta a documentelor tip fax, in regim imediat, direct din document, sau in regim memorat, prin lectura documentului aflat in memoria interna sau externa a calculatorului electronic;

interfata de iesire telecopiator, pentru transmiterea imaginilor fixe (documente) memorate digital, fie local catre un copiator tip xerox, fie la distanta prin retele pentru comunicatii de date, catre un copiator;

imprimanta pentru microfilm si interfata sa, relizeaza transferul documentelor din memoria interna a sistemului informatic in memoria sa externa, sub numele de arhiva pe microfilm, cu avantajul inregistrarii unui volum mare de informatii pe unitatea de suport;

interfata video pentru transmiterea de imagine si sunet prin retele locale de televiziune cu circuit inchis sau prin sisteme de televiziune la distanta. De asemenea, aici se includ dispozitivele de consultare audiovizuala locala: monitoare, ecrane electronice, incinte acustice, amplificatoare de sunet etc.;

interfata audio, pentru transmiterea de sunet in retele locale, in retele pentru transmitere la distanta a sunetului si vocii sau pentru consultare locala a informatiei sonore (memorate sau in curs de receptie) cu dispozitive electronice de tipul amplificatoarelor de sunet, incinte acustice, speaker (difuzorul calculatorului) etc.;

Perifericele de intrare-iesire intalnite in configuratia unui sistem birotic sunt, in principal, urmatoarele:

terminalul informatic, compus din monitor alb-negru sau color si tastatura alfanumerica, serveste, atat pentru introducerea manuala a informatiei (date, texte, desene) si comenzilor, cat si pentru afisarea pe ecran a informatiei solicitate. Terminalul dispune de un speaker (difuzor) incorporat pentru emiterea de sunete mesaje si alte informatii sonore precum si de un dispozitiv numit MOUSE/SOURIS pentru transmiterea de comenzi bazate pe meniuri si pentru realizarea de grafica si desene.

unitatile digitale de disc magnetic (discuri fixe si discuri flexibile) folosite curent in microinformatica, permit memorarea digitala a informatiei de orice natura (date, texte, documente, sunete si imagini), manipularea ei sub forma unor fisiere cu diferite extensii, lectura si tratarea diferentiata a informatiei din aceste fisiere, folosind programe diferite, in functie de natura informatiei continute in aceste fisiere: procesoare de tabele, procesoare de texte si documente, procesoare de grafica, sunet si imagine.

unitatile audio-analogice de banda magnetica si interfata acestora sunt echipamentele electronice, uzuale sau profesionale, destinate inregistrarii, stocarii si redarii informatiei sonore sub forma analogica, pe caseta sau banda magnetica de tip: casetofon (inregistrare - redare), magnetofon, reportofon, dictafon.

unitati video-analogice de banda magnetica si interfata lor cu sistemul informatic sunt echipamentele electronice de tip video cu ajutorul carora se poate inregistra pe banda magnetica informatie audiovizuala, se poate prelucra si reda sub forma analogica informatia inregistrata utilizindu-se in acest scop sisteme electronice de tip videorecorder si interfata adecvata.

c)  Echipamentul pentru comunicatii include totalitatea dispozitivelor tehnice de conectare, codificare, decodificare, transmitere si receptie locala sau la distanta, a informatiei utilizate in activitatea de birou. Structura si functionalitatea acestuia depinde de mai multi factori: echipamentul informatic de birou utilizat, natura informatiei prelucrate, tipul de comunicatii practicate (locale sau la distanta), natura retelelor de telecomunicatii utilizate.

Indiferent de gradul de complexitate a configuratiei fizice a unui sistem birotic, acesta nu poate functiona fara existenta subsistemului de programe care constituie componenta logica a sistemului birotic. Software-ul pentru birotica este format din urmatoarele grupe mari de programe:

programele sistemului de operare si programele utilitare de uz general (NORTON etc.);

sistemul grafic de operare WINDOWS care ofera facilitati noi de dialog, pe baza de meniuri, intre sistemul birotic si utilizatorul uman al sistem de calcul;

accesoriile WINDOWS pentru birotica reprezinta un set de programe folosite uzual in munca de birou: ceas, calendar si agenda zilnica, saptamanala si lunara, repertoarul telefonic si de adrese, bloc-notes, calculator, accesorii pentru desen (PAINTBRUSH), procesare text (WRITE), accesorii pentru comunicatii (telefon, fax), accesorii pentru sunet si imagine etc.;

procesoare de text si imagine fixa, tip document: WORD, WORPERFECT, VENTURA, PAGEMAKER, MICROSOFT PUBLISHER;

procesoare pentru desen si reprezentari grafice: CORELDRAW, HARVARD GRAPHICS;

procesoare de tabele : LOTUS 1-2-3, EXCEL,QUATTRO;

procesoare integrate: WORKS, FRAMEWORK, OPEN ACCESS, SYMPHONY.

procesoare pentru comunicatii si retele de date.

Sistemul de informatii al sistemului birotic ofera obiectul supus prelucrarii (elemente de intrare) in activitatea de birou asistata de calculator si in acelasi timp, contine multitudinea de rezultate intermediare precum si rezultatele finale ale activitatii de birou (elemente de iesire).

Informatiile de intrare pot proveni din mai multe surse: direct din realitate, introduse prin tastare (date, texte), scanare (documente, faxuri), inregistrare audio (microfon) sau video (camera de luat vederi);

preluate din retelele de date si comunicatii, locale sau la distanta (date, texte, documente, sunet si imagine);

rezultate intermediare ale unor prelucrari anterioare sau in curs de desfasurare ;

memoria externa si arhiva electronica sau pe microfilm a sistemului birotic.

Informatiile de iesire ale sistemului birotic au mai multe destinatii:

consultare on-line, prin afisare imediata la terminal (date, grafice, texte, documente), desenare la plotter (desene, schite, planuri), redare audio (speaker), redare video (monitor, ecran);

transmitere, locala sau la distanta, prin sistemele de comunicatii locale si telecomunicatii de date, texte, sunet si imagine;

pastrare temporara in memoria interna sau externa in vederea unor prelucrari imediate;

pastrare pe termen mediu in memoria externa (disc magnetic) pentru consultari ulterioare;

pastrare pe termen indelungat, prin arhivare pe suport magnetic (disc flexibil) sau grafic (microfilm);

Din cele de mai sus se poate concluziona ca functionarea unui sistem informatic de birou este posibila numai prin functionarea sincrona si intercorelata a celor trei subsisteme ale acestuia: echipamentele, programele si informatiile.