Tehnici de comunicare scrisa

Tehnici de comunicare scrisa

1. Cultura scrisului

Cultura scrisa

p     o institutie sociala a comunicarii

Presupune

p     tehnologie

n      unealta de scris

n      suport pentru text

p     mijloace sociale

n      notatie recunoscuta ca alfabet,

n      mod de transmitere a textului

n      aptitudini si competente de a manui tehnologia si alfabetul

p     ideologie

n      cultura scrisa este vehiculul diseminarii practicilor si valorilor eficiente in reproducerea ordinii hegemonice a unei societati.

n      Textul poate fi folosit ca unealta de control sau de reglementare sociala.
[1] Tim O'Sulivan & co., Concepte fundamentale din stiintele comunicarii si studiile culturale, Editura Polirom, Iasi, 2001.

comunicarea scrisa utilizeaza

p     Canalul vizual

p     Canalul tactil

p     Canalul olfactiv.

Conteaza lizibilitatea textului, nu audibilitatea

Lizibilitatea este asigurata de:

n      suportul textului

n      forma si marimea caracterelor

n      formatul suportului

n      Spatierea

n      Contrastul

n      Culoarea

n      Stilul scrierii

n      Structura si lungimea propozitiilor.

Putem considera aceste elemente ca apartinand limbajului scris paraverbal.

2. Comunicarea scrisa in RP

Ce este un text?

p     Cuvantul "text" provine din latinescul textus conota "tesatura", "tesut", "textura"

p     o idee prima si esentiala asupra naturii textului:

n      artefact,

n      obiect ordonat,

n      contine reguli si coduri, puse acolo de catre o persoana umana in mod intentionat.

p     Insușiri esențiale

n      Estetica

n      Utilizare

n      Rezistenta la uzura

n      Permeabilitate

n      Opacitate

n      Transparenta

n      Valoare afectiva și simbolica

2.2. Scurta istorie a textului

p     Istoric, textul are acelasi statut cu comunicarea verbala

p     un simplu vehicul al comunicarii verbale.

p     Autoritatea textului provine din credibilitatea autorului

p     Textele clasice (Legile mozaice, Epistolele pauline, tratatele medievale, etc)

n      rol de vehicul al unui mesaj verbal:

p     Scrisori (epistole), adica mesaje verbale inregistrate, conservate

p     atitudine speciala fata de texte in culturile antice:

n      textul nu putea fi inteles decat cu ajutorul unui sacerdot sau maestru care detinea adevarul revelat pe alta cale decat cea textuala

p     textul clasic

n      nu avea autoritate in sine

n      vehicula un mesaj verbal, provenit de la un destinatar.

p     Autoritatea textului provenea de la

n      autoritatea emitatorului,

n      personalitatea si credibilitatea autorului mesajului verbal.

p     un text clasic era credibil deoarece

n      transmitea,

n      nu continea un mesaj.

p     autoritatea clasica a textelor

n      sensul de comanda umana sau divina.

p     tipurile de texte clasice nu sunt niciodata impersonale

n      textul sacru,

de exemplu Biblia sau cele zece porunci

n      textul de consacrare,

de obicei sub forma inscriptiilor

n      textul de comemorare (epitaful)

n      textul de consiliere (epistola).

2.3. Text și mesaj

p     Textul nu se confunda cu mesajul.

p     Textul are

n      existenta fizica

p     de sine statatoare

p     independenta de emitator si de receptor

p     compusa din coduri.

n      o retea de coduri

p     opereaza la mai multe niveluri

p     sunt capabile sa produca o varietate de intelesuri, in functie de experienta socio-culturala a cititorului.

2. Relatiile textului

p     Textul functioneaza numai in relatie cu:

n      autor

n      educația autorului

n      mesajul intentional

n      epoca redactarii

n      cititor (destinatar)

n      vehiculul sau suportul material

n      interpretul sau traducatorul

n      contextul redactarii (propozitional, istoric, cultural, social)

n      structura sau sintaxa, respectiv regulile de formare

p     dependente la randul lor de autor, epoca, educatie) si, in ultima instanta,

p     realitatea materiala a textului ramane neinteligibila atata timp cat ea nu este conectata la acesti factori.

mesajul unui text este intotdeauna ultimul pe care il intelegem

3. Elementele textului

p     Suportul material

n      (papirus, pergament, hartie, material plastic, ceara, ceramica, piatra, autobuz, usa, cana, cladire, cerul innorat, etc.);

p     Codul

n      Include un nivel gramatical, unul semiotic si unul logic;

p     Mijloacele sau instrumentele de scriere

n      stylus, cui, ac, pensula, pana, toc, creion, cerneala, praf de carbon, imprimanta, serigrafie, tipar digital etc.;

p     Conditionari culturale

n      stadiul gramaticii, stadiul grafiei si caligrafiei, tehnica scrierii, cultura, arta, conditionarile sociale si economice;

p     Mesajul,

n      descifrat in urma cunoasterii codului.

n      Codul este ascuns in spatele celorlalte elemente si se dezvaluie ultimul;

p     Autorul sau emitatorul

p     Cititorul (receptorul)

Tehnici ale suportului textului

p     Suportul textului este esential pentru interpretarea corecta a mesajului

p     la fel cum tonul, ritmul sau volumul ajuta la intelegerea comunicarii orale.

p     Suportul textului este un element de limbaj paraverbal.

Hartia de scris

p     parte integranta din activitatea de comunicare in relatiile publice

n      Influențeaza succesul atingerii obiectivului unui mesaj

p     suportul de text poate fi de mai multe feluri:

n      hartie de corespondenta

p     de obicei formatul A4

p     sistemul american foloseste un format specific, putin mai lat

n      hartie de fax

n      carton pentru carti de vizita si invitatii

n      plic

n      hartii speciale

p     (pentru scrisori promotionale, oferte, afise, brosuri, pliante, fluturasi, etichete, ambalaje, dar si pentru carti de vizita sau invitatii).

Cartonul

p     o hartie speciala, mai groasa, avand unele caracteristici suplimentare:

p     grosime mai mare, texturi speciale, culoare, dimensiuni variabile.

p     Utilizarea cartonului

n      invitatii, cartii de vizita, brosuri, pliante,

n      Permite realizarea unor produse de comunicare atractive, pentru ocazii speciale.

p     Insusirile principale ale unui carton sunt:

p     grosimea,

p     textura

p     suprafata (lucioasa sau mata, fina sau aspra)

p     culoarea

p     (uneori) mirosul

p     Alegerea cartonului in functie de destinatia mesajului

p     specialitatea designerului si a editorului

Plicul

p     folosit pentru expedierea corespondentei

p     confectionat din hartie de calitate.

p     Pe plic se fac urmatoarele mentiuni:

n      adresa destinatarului

p     sa fie completa, conform uzantelor postale in vigoare, chiar si cand el se livreaza prin intermediul unui angajat propriu;

n      indicatii de transmitere: "in atentia.", "domnului/doamnei.";

n      adresa expeditorului, plasata in coltul din stanga sus sau pe verso.

p     In unele cazuri organizatia isi personalizeaza plicurile

n      indicatii de atentionare: "personal", "confidential", "urgent", scrise in stanga;

n      indicatii pentru posta

p     "par avion", recomandata", post-restant"),

p     aplicate de obicei de catre serviciile postale.

p     tipuri de plicuri:

n      plicul standard de corespondenta - poate contine o coala de hartie A4 impaturita in doua;

n      plicul de cabinet (plicul lung), pentru coli indoite de trei ori pe latime;

n      plicul dosar, destinat colilor A4 neimpaturite.

n      plicul cu fereastra

Alte suporturi

p     suporturi neconventionale

n      mijloace de transport,

n      materiale plastice

n      tesaturi

n      cladiri

n      cer

p     de regula destinate comunicarii publicitare si de masa

Tehnici privind codul textului

p     Simetria paginii

n      data de

p     alinierea textului fata de margini (spatii)

p     corpul de litera.

p     Alinierea poate fi

simetrica

asimetrica (spatii mai late la stanga sau la dreapta).

p     Saturatia literei

n      exprima grosimea unei litere.

p     litere albe

p     Seminegre

p     negre

p     extranegre.

n      Utilizarea literelor negre atrage atentia

n      abuzul lor dauneaza lecturii.

Literele italice

p     literele inclinate si subtiri, destinate sublinierii unor cuvinte cheie.

n      aerisesc pagina

n      pun in valoare ilustratiile

n      ingreuneaza lectura.

n      Abuzul trebuie evitat.

p     se redacteaza cu litere italice: invitatii, prefete

p     spatiul dintre randuri trebuie sa fie mai mare.

Spatiile albe

n      dau ritmul paginii.

n      echivalente cu pauzele in muzica.

p     sunt suprafetele de hartie neocupate cu litere tiparite

n      spatii intre litere

n      intre cuvinte

n      intre randuri

n      Paragrafe

n      Pagini

n      spatii albe marginale

p     intre suprafata tiparita si spatiile albe se respecta proportia de 5/8 sau 3/

p     Campurile albe inferioare sunt mai mari decat cele superioare

p     centrarea verticala a textului este numai aparenta

n      (daca blocul de text de pe o pagina ar fi intr-adevar centrat vertical, el ar parea "tras in jos").

p     inestetisme

n      spatiile mari intre cuvinte creeaza "carari" in zig-zag pe verticala, asa-numita "scara a pisicii";

n      spatiile prea mici intre cuvinte creeaza impresia de litere lipite una de alta;

n      spatiile prea mari intre randuri dau un efect de "risipa";

n      spatiile mici intre randuri creeaza efectul vizual numit "caramida", adica blocul de text este prea dens si ostil lecturii.

Alineatul

p     continental

n      spatiul alb dinaintea primului rand al fiecarui paragraf

n      echivalent cu doua pana la cinci litere

p     anglo-saxon.

n      randul liber dinaintea fiecarui paragraf.

n      primul rand al paragrafului nu se mai aliniaza.

implinirea textului

p     lizibilitate optima

n      permite lectura integrala a unui rand, dintr-o singura privire

n      permite vizualizarea de ansamblu a unei pagini

p     lungimea randurilor unui text trebuie sa fie optima

p     lungimea optima aproximativ 16 cuvinte pe rand

n      randurile prea scurte

p     dau o lectura cu sincope

p     genereaza fragmentari dizgratioase (despartiri in silabe prea dese si spatii mari intre cuvinte)

n      randurile prea lungi ingreuneaza lectura

Evidentierea.

p     Sublinierea

n      trasarea unei linii orizontale sub cuvantul sau randul care trebuie evidentiat

n      Este nerecomandabil abuzul de sublinieri intrucat astfel se anuleaza efectul scontat

p     Folosirea majusculelor

n      scrierea unor cuvinte sau fraze cu litere mari (MAJUSCULE)

n      folosita in general la

p     titluri

p     mentionarea unor acte normative in scrisori oficiale si in anunturi.

p     excesul de majuscule ingreuneaza lectura

p     spatierea literelor

n      forma de evidentiere a unor cuvinte importante

n      consta in lasarea, intre litere, a cate unui spatiu suplimentar.

p     trebuie sa fim atenti sa lasam un spatiu dublu intre cuvantul spatiat si cuvintele cu care acesta se invecineaza

p     centrarea paragrafului

n      amplasarea unei fraze in centrul paginii, la distante egale de ambele margini

n      se foloseste la titluri si pentru evidentierea unor citate

p     retragerea paragrafului

n      alinierea la stanga a unui paragraf la o distanta mai mare decat restul textului.

n      Se utilizeaza pentru a evidentia enumerarile, citatele

p     Letrina

n      o initiala mai mare decat restul literelor unui text

n      se foloseste la inceput de capitol sau de paragraf.

n      creeaza un efect estetic, o ruptura fericita de ritm.

p     Colontitlul

n      indicatiile ce apar deasupra textului fiecarei pagini (numele documentului, numele autorului, titlul operei, titlul capitolului etc.).

n      poate fi diferit pe paginile pare fata de paginile impare.

n      In cazul dictionarelor, colontitlul contine primele trei litere ale primului si ultimului cuvant de pe pagina.

p     Notele

n      explicatii sau referinte suplimentare la anumite idei din text

n      plasate fie la subsolul paginii, fie la sfarsitul capitolului sau cartii

n      Uneori notele se amplaseaza pe marginile textului (numite in acest caz marginalia).

6. Tipuri de documente

A se consulta documentul suplimentar distribuit la curs

p     Corespondenta

n      neoficiala

n      oficiala

n      Elementele componente ale hartiei de scris

p     Scrisoarea

p     Cererea

p     Memoriul

p     Oferta

p     Cererea de oferta

p     Curriculum vitae

p     Scrisoarea de intentie

p     Invitatia

p     Cartea de vizita

p     Scrisoarea de felicitare

p     Felicitarea

p     Lucrarea stiintifica

Hartia de scris