Organizarea activitatilor in managementul resurselor umane

1.Natura activitatilor si tipurile de specialisti in managementul resurselor umane

a) Natura si tipurile de activitati in domeniul resurselor umane

Departamentul de resurse umane a fost considerat ca fiind unul functional. Rolul acestuia a fost de a sustine si a oferi informatii conducerii si nu de a lua decizii. Activitatea desfasurata de acest departament o putem considera ca o activitate de deservire. Aceasta nici nu fabrica, nici nu comercializeaza, dar deserveste pe cei ce executa aceste activitati in conformitate cu necesitatile respective. Desi activitatea de management nu este noua, pana in prezent, in firmele romanesti nu s-a acordat decat in mod tangential importanta acestei probleme. Situatia aceasta este cauzata atat de lipsa cunostintelor si experientei manageriale in acest domeniu cat si de mentalitatile ce mai persista din perioada sistemului economic de comanda

Managementul resurselor umane poate avea o importanta contributie la realizarea obiectivelor firmei, in primul rand prin cresterea profitului si micsorarea riscurilor . Acesta acorda asistenta fiecarui nivel de conducere, orientand si dezvoltand planuri de activitate care vor permite folosirea eficienta a resurselor umane.

Astazi conceptia conform careia activitatea de resurse umane este doar de consultanta a inceput sa se schimbe, deoarece specialistii in acest domeniu au si responsabilitatea de a impune respectarea legislatiei muncii. In tot mai multe firme departamentul de resurse umane capata autoritate urmand ca deciziile din acest domeniu sa corespunda prevederilor legale. Activitatile de conducere efectiva a resurselor umane necesita experinta specialistilor. Pe masura ce aceste activitati devin din ce in ce mai importante, cerintele impuse persoanelor care vor alege drept cariera domeniul resurselor umane vor creste.Astfel, activitatile desfasurate in domeniul resurselor umane intra in sfera de competenta a unui numar mare de persoane, de la executiv la personalul de birou, putand fi grupate pe urmatoarele nivele:

~ executiv (vicepresedintele cu resursele umane , directorul de personal);

~ functional (seful departamentului salarizare);

~ specialisti ( salariatii ce se ocupa cu analiza muncii);

~ birotica (functionarii, secretariat);

In cadrul departamentului de resurse umane poate fi indeplinita o gama variata de activitati. Oricare ar fi natura acestora, specialistii din acest domeniu trebuie sa respecte in activitatea lor o serie de principii specifice ca: solutionarea problemelor in functie de conjunctura, actiunea la toate nivelurile de conducere, consultanta pentru celelalte departamente, abordarea adaptiva a metodelor si tehnicilor specifice.

b) Categorii de specialisti in cadrul domeniului resurselor umane:

Specialistii in probleme generate de resurse umane se numesc "generalisti". Acestia pot fi persoane care au fost angajate in departamentul de personal la inceputul infiintarii firmei si au venit o data cu acesta sau pot fi cei care s-au transferat din alte sectoare (productiv, comercial). Indiferent de pregatirea de baza, generalistii din departamentul de personal trebuie sa fie la zi cu problemele resurselor umane. Ei trebuie sa stie cum sa obtina informatiile necesare, cum sa le foloseasca, cum sa utilizeze calculatorul, cum sa gaseasca si sa aplice soltii. Rolul generalistilor este esential in rezolvarea problemelor interdisciplinare in domeniul resurselor umane, insa gradul de generalizare difera de la o persoana la alta.Specialistii intr-un anumit domeniu al resurselor umane sunt persoane care au cunostinte si experianta intr-o anumita ramura a resurselor umane precum: recrutarea, selectia, salarizarea. Atat generalistii cat si specialistii au locul lor in departamentul de resurse umane, seful acestui departament avand rolul de a asigura o corelare a competettelor individuale in scopul realizarii obiectivelor.Una din caracteristicile unei profesiuni este sa aiba mijloace pentru atestarea cunostintelor si a competentelor celor care nu au aceasta profesie.

c) Instruirea, experienta si salariile specialistilor in domeniul resurselor umane:

Diversitatea problemelor si activitatilor cu care se confrunta profesionistii in domeniul resurselor umane face ca acestia sa fie pregatiti pe o arie larga.Expertii sustin o impartire a cunostintelor in trei domenii : educatie generala (limbi straine, matematica, psihologie, stiinte sociale), cunostinte fundamentale din domeniul afacerilor (management, contabilitate, finante, statistica), managementul resurselor umane incluzand si cunostinte generale privind legislatia muncii, comportamentul uman, administratia salariilor, negocieri colective, psihologie industriala.Nivelul salariilor pentru departamentul de resurse umane difera in functie de ramura, nivel de educatie si experienta. Cei din firme dezvoltate sunt bine platiti, dar si responsabilitatile lor in domeniul resurselor umane sunt mai complexe. Salariul este influentat si de nivelul de educatie al specialistului.

d) Calitatile managerului in domeniul resurselor umane

Un bun manager tebuie sa asigure funtionarea eficienta a managementului resurselor umane. In acest scop el trebuie sa fie un promoter de know-haw in resurse umane, un mijlocitor al informarii profesionale, un controlor al tuturor actiunilor desfasurate in managementul resurselor umane.

Pe langa cunostintele manageriale, seful departamentului de resurse umane mai trebuie sa intruneasca urmatoarele calitati[2]:

~ sa fie perseverent in urmarirea aplicarii solutiilor corecte;

~ sa fie rabdator si intelegator fata de opiniile si punctele de vedere ale celorlalti;

~ sa depuna eforturi pentru a imbunatatii si dezvolta metodele folosite in munca sa si pentru a sensibiliza pe ceilalti in problema resurselor umane;

~ sa stie sa obtina rapid solutii la problemele ivite;

~ sa utilizeze informatiile din studiile anterioare pentru a reduce munca inutila

~ sa cunoasca oamenii, sa se inteleaga cu ei, sa fie un cercetator al naturii umane si sa aiba spirit de echipa

~ sa posede un puternic sentiment de loialitate fata de oamenii cu care lucreaza si fata de firma, sa fie un bun negociator;

~ sa aibe simtul umorului si sa genereze entuziasm pentru munca sa;

Succesul individual al managerului de personal va depinde de felul in care se va folosi de aceste calitati in activitatea pe care o desfasoara, avand deasemenea si datoria de a fi la curent cu noutatile aparute din specialitatea sa.

2.Organizarea propriu-zisa

Managementul resurselor umane vizeaza asigurarea tuturor posturilor din structura unei organizatii cu oameni potriviti. Aceasta presupune identificarea necesarului, recrutarea personalului, selectarea, angajarea, aprecierea, salarizarea, promovarea si perfectionarea personalului.

a)      Firma ca sistem si subsistem al resurselor umane

Analiza unei firme ca sistem pune in evidenta functia de personal si subsistemul resurselor umane precum si relatiile acestuia cu toate celelalte subsisteme. Realizarea obiectivelor este conditionata de existenta unui echilibru intre performantele si cerintele subsistemelor tehnice, pe de o parte, iar pe de alta parte performantele si caracteristicile subsistemului resurselor umane. Studiul relatiilor pe care le implica existenta subsistemului resurselor umane are in vedere :

a.1.    relatiile subsistemului resurselor umane si celelalte subsisteme;

a.2.    relatiile din cadrul subsistemului resurselor umane;

Descrierea relatiilor de tip a.1. exprima cerintele subsistemelor tehnice orientate catre subsistemul resurselor umane (descrierea posturilor) si determina modul de raspuns optim (maxima compatibilitate) a factorului uman (recrutare si selectie).

Relatiile de tip a.2. se definesc in plan organizatoric in cadrul relatiilor ierarhice (structurate vertical) si colaborare (structurate orizontal). Aceste relatii sunt specifice subsistemului resurselor umane si ele vor contribui la eficienta utilizare a resurselor umane prin comunicare, motivare, dezvoltarea carierelor, conducerea conflictelor si altel , in masura sa stimuleze comportamentul participativ al factorului uman in procesul muncii. Subsistemul resurselor umane poate fi descris prin urmatoarele caracteristici:

~ dimensionale, care include marimea sau extinderea subsistemului, structura sociologica, structura pe profesii, gradul de calificare, structura aptitudinala si costul pentru constructia initiala a subsistemului;

~ functionale, care vizeaza productivitatea, fiabilitatea, calitatea, fluctuatia si gradul de participare la proces.

b)      Etapele realizarii subsistemului resurselor umane

Plecandu-se de la profitul si structura de productie a firmei, managementul resurselor umane se orienteaza catre plasarea omului in sistem astfel incat sa fie optim utilizat. Managementul resurselor umane vizeaza deopotriva cerintele factorului uman, determinate de caracteristicile psihologice cat si cerintele generate de productie, de posibilitatile tehnice si tehnologice.

Functia de personal cuprinde toate activitatile orientate spre factorul uman avand drept obiective principale[3]:

~ conceperea, care cuprinde urmatoarele activitati: obiectivele firmei, planificare strategica, performantele individuale    perspectiva globalizarii, motivarea si participarea;

~ proiectarea, care cuprinde: descrierea si analiza posturilor, dimensionarea necesarului de personal, echitatea si discriminarea, proiectarea comunicatiilor, drepturile si obligatiile, sistemul informational;

~ realizarea, cuprinde: recrutarea, selectia, instruirea, integrarea;

~ utilizarea optima a subsistemului resurselor umane cuprinde: formarea personalului, dezvoltarea angajatilor si a carierelor, evaluarea personalului, compensatiile si stimulentele, echitatea si discriminarile, protectia si securitatea muncii, eficienta utilizarii resurselor umane, relatiile cu sindicatele;

intretinerea si functionarea cuprinde: evaluarea posturilor, formarea personalului, protectia si securitatea muncii, echitatea si discriminarile;

~ dezvoltarea subsistemului resurselor umane cuprinde: formarea personalului, costurile dezvoltarii, eficienta utilizarii resurselor umane;

c) Organizarea interna a departamentului de resurse umane

Desfaturarea normala a activitatii unei firme necesita organizarea unor compartimente de specialitate, constituite sub forma de servicii sau birouri, in functie de volumul si profilul de activitate, forma de organizare si marime. Modalitatile concrete de organizare a departamentului de resurse umane se caracterizeaza prin continutul si modul de repartizare a obiectivelor proprii.Prin organizarea interna se stabilesc domeniile de actiune, atributiile si responsabilitatile pentru fiecare persoana si grup de munca.

Departamentul poate desfasura activitati in urmatoarele domenii:

~ personal (incluzand recrutarea, selectia, incadrarea si promovarea, gestionarea cartilor de munca, evidenta salariatilor);

~ invatamant (cuprinzand pregatirea personalului, specializarea si perfectionarea acestuia);

~ salarizare (stabilirea drepturilor salariale, motivare si promovare);

~ normarea muncii ( elaborarea si revizuirea normelor de munca locale, evaluarea performantelor);

d) Atributiile departamentului de resurse umane

Principalele atributii ale departamentului de resurse umane sistematizate pe domenii de activitate sunt:

~ in domeniul recrutare, selectie, angajare avem atributiile: stabilirea criteriilor de recrutare si selectie, elaborarea si aplicarea testelor pentru selectie, angajarea si repartizarea de posturi, negocierea contractelor de munca, controlul respectarii disciplinei muncii, evidenta personalului;

~ in domeniile motivare si salarizare atributele sunt: stabilirea criteriilor si metodelor de evaluare, evaluarea performantelor fiecarui angajat, studierea, experimentarea si aplicarea unor forme adecvate de salarizare, conceperea de stimulente nefinanciare, asigurarea unor corelatii intre cresterea productiei, a productivitatii muncii, a fondului de salarii si a salariului individual;

~ in domeniile de calificare si perfectionare profesionala gasim atributiile: stabilirea nevoilor de pregatire si de perfectionare a calitatii profesionale, elaborarea programelor de pregatire si de perfectionare, precum si urmarirea aplicarii lor, organizarea cursurilor de pregatire si de perfectionare, asigurarea conditiilor pentru participarea salariatilor ;

~ in domeniul pregatirii personalului atributiile sunt: elaborarea criteriilor de promovare, folosirea unor metode evoluate de promovare, elaborarea unui plan de promovare, organizarea cursurilor de promovare;

~ in domeniul stabilirii necesarului de personal atributiile sunt: elaborarea criteriilor de stabilire a necesarului de personal, normarea muncii, dimensionarea formatiilor de lucru, analiza si descrierea posturilor, elaborarea regulamentului de organizare si functionare si respectiv a regulamentului de ordine interna, elaborarea planului de munca

~ in domeniul strategiei si politicilor de personal atributiile sunt: crearea unei baze de date in domeniu, elaborarea strategiei si politicii de personal, intocmirea programului de asigurare pe termen lung al personalului    pe categorii si profesii cu precizarea surselor de recrutare si stimulare, elaborerea programului de imbunatatire a conditiilor de munca;

~ in domeniul asigurarii unor conditii bune de munca atributiile sunt: elaborarea contractului colectiv de munca, negocierea si urmarirea realizarii prevederilor acestuia, identificarea posibilitatilor de imbunatatire a protectiei si igienei muncii, organizarea si prestarea unor servicii socio-culturale.

e) Tipuri de structuri in organizarea departamentului de resurse umane :

Organizarea matriciala a departamentului de resurse umane consta in gruparea activitatilor de personal pe principalele activitati componente, in functie de natura, gradul de complexitate sau de omogenitate al acestora.

Organizarea matriciala consta in combinarea structurii functionale pe proiecte cumuland avantajele si diminuand dezavantajele modelelor respective. In cadrul acestui tip de structura, exista diviziuni functionale care formeaza structura verticala si diviziuni orizontale constituite din echipe de proiect provenite din membrii ai diviziunilor functionale.

Odata ce proiectul este realizat, echipa respectiva se dizolva, membrii acesteia revenind in compartimentele de origine . Fiecare membru al echipei ce realizeaza proiectul este subordonat atat sefului de proiect cat si sefului ierarhic din departamentul din care face parte. Acest tip de structura asigura flexibilitatea necesara activitatilor creative si inovative. Principiul de functionare al structurii matriciale consta in stabilirea unor manageri pentru fiecare proiect si functie, care dispun de autoritate autentica pentru indeplinirea atributiilor. Oricare ar fi forma sau sistemul de organizare, este necesar ca activitatea din cadrul departamentului sa asigure realizarea obiectivelor organizationale. Dupa alegerea sistemului de organizare se trece la repartizarea pe posturi a atributiilor si a responsabilitatilor specifice.

Centralizarea si descentralizarea activitatii de personal rezida in modul in care activitatile de personal sunt coordonate si structurate, difera de la o firma la alta. In unele firme activitatea este centralizata, in altele-descentralizata. Centralizarea si decentralizarea sunt puncte finale ale unui intreg. Masura in care autoritatea de a lua decizii in domeniul resurselor umane este concentrata sau dispersata determina nivelul de descentralizare. Prin centralizare responsabilitatea luarii deciziilor este concentrata la managerii de varf, in timp ce prin descentralizare competentele sunt distribuite spre persoanele aflate in intreaga organizare structurala. Cat de mare este sau ar trebui sa fie nivelul centralizarii sau descentralizarii luarii deciziilor in domeniul resurselor umane este determinat de o serie de factori cum ar fi: marimea firmei, stilul de management sau dispersarea geografica