METODE SI TEHNICI DE ANALIZA A POSTURILOR

METODE SI TEHNICI DE ANALIZA A POSTURILOR

Analiza posturilor se poate realiza folosind un numar relativ mare sau o gama variata de metode si tehnici specifice acestui domeniu de activitate.

In alegerea uneia sau mai multor metode de analiza a posturilor, trebuie avute in vedere o serie de aspecte deosebit de importante ca, de exemplu:

scopul analizei sau acela pentru care sunt folosite datele si informatiile obtinute;

tipurile de date si informati necesare;

gradul de detaliere si de precizie cerut;

consumul de timp necesar pentru efectuarea analizelor;

informatiile disponibile in mod curent, deoarece, daca acestea nu exista, timpul si costurile pentru crearea lor sunt relativ mari;

eficacitatea metodelor in obtinerea, prelucrarea si analiza datelor si informatiilor necesare;

Folosirea diferitelor metode si tehnici de analiza a posturilor depinde de avantajele si dezavantajele fiecarei metode, precum si de posibilitatile de utilizare combinata sau convergenta a mai multor metode si tehnici. Aceasta cu atat mai mult cu cat nici una din metodele si tehnicile specifice acestui domeniu de activitate nu poate furniza singura toate datele si informatiile necesare analizei posturilor.

Metodele si tehnicile de analiza a posturilor cele mai frecvent folosite sunt:

analiza documentelor existente;

observarea;

interviul;

chestionarul pentru analiza postului;

ANALIZA DOCUMENTELOR EXISTENTE

Aceasta metoda permite conturarea unei imagini formale oficiale privind cadrul organizatoric de desfasurare a activitatii. De asemenea, permite analistului cunoasterea si intelegerea naturii postului sau a specificului sarcinilor de munca.

Pregatirea si experienta celor care culeg, prelucreaza, analizeaza si interpreteaza anumite date si informatii sunt deosebit de importante, deoarece analistii respectivi trebuie sa sesizeze si retina din numeroasele informatii ce se gasesc in diferite documente pe acelea care au importanta pentru analiza posturilor. Metoda este cu atat mai importanta cu cat sunt numeroase situatii in care documentele existente nu contin cele mai importante date si informatii privind posturile sau acestea nu sunt exacte, sunt incomplete sau depasite.

Se mai poate constata deasemenea lipsa sau execesul de date si informatii in diverse documente dar mai ales lipsa unor evidente sistematice privind problemele de personal, deoarece exista tendinta de a consemna mai mult aspecte de ordin economico-financiare, pierzand din verdere aspectele social-umane.

OSERVAREA SI INTERVIUL

Observarea este o metoda de analiza a posturilor derivata din tehnicile studiului muncii fiind utilizata, in special, in organizarea stiintifica a muncii pentru analiza posturilor manuale cu sarcini repetitive. Aceasta metoda presupune ca unul sau mai multi experti in domeniu sa observe pur si simplu un executant individual sau colectiv si sa inregistreze, fara a interveni, ce, de ce, cand, unde si cum se efectueaza activitatea.

Datele si informatiile obtinute sunt inregistrate, de obicei, intr-un formular standard care permite ca unele informatii cheie sa nu fie omise.

Observarea este directa, imediata, premeditata si dirijata, precum si suficient de indelungata pentru a permite inregistrarea tuturor elementelor sau aspectelor avute in vedere. Observarea ca metoda de analiza a posturilor, are o serie de inconveniente ca, de exemplu:

consuma mult timp, iar uneori timpul alocat se poate dovedi insuficient;

este limitata la analiza posturilor care contin cicluri de munca scurte si repetitive;

suscita ezitarile persoanei observate sau rezistenta acesteia din cauza temerii ca observarea ar putea sa-i pericliteze postul;

daca activitatea este preponderent mentala, observarea poate dezvalui putine informatii relevante;

cerintele critice ale postului sau evenimentele mai rare nu pot fi, intotdeauna, observate;

absenta acelor elemente sau variabile pe care numai detinatorul postului le poate evidentia;

tentatia analistului de a folosi in observarile curente elemente extrase din observarile anterioare.

Interviul, ca metoda de analiza a posturilor, consta intr-o discutie libera si pertinenta, de unde si denumirea de metoda discutiilor- interviu, sub forma unor intrebari - raspunsuri intre analistul postului si detinatorul acestuia, avand drept obiective culegerea datelor, constatarea reala a faptelor, obtinerea unor opinii si chiar a unor solutii in problemele analizate.

Pentru atingerea obiectivelor mentionate, precum si pentru obtinerea unor informatii complete, relevante si impartiale, in cadrul interviului, ca metoda de analiza a posturilor, este necesar sa fie indeplinite urmatoarele cerinte:

formularea unui numar rational de intrebari ( maximum 20 ) scurte si clare care sa ajute detinatorul postului sa-si exprime gandurile sau opiniile despre post;

retinerea faptelor si nu a impresiilor, opiniilor sau parerilor insuficient fundamentate; concentrarea pe ceea ce exista sau se executa in fapt, in momentul interviului, si nu pe ceea ce ar trebui sa existe;

evitarea intrebarilor care, in mod evident, duc la raspunsul asteptat sau evitarea pretinderii unor raspunsuri premeditate;

asigurarea sau garantarea faptului ca detinatorul postului nu are posibilitatea unor descrieri vagi sau exagerate;

evitarea, pe cat posibil, a inregistrarii raspunsurilor pentru a favoriza comunicarea fara retinere din partea detinatorului postului;

abtinerea de a face aprecieri de orice natura;

cand raspunsurile persoanei intervievate sunt mai ample, este necesar ca intervievatorul sa le sintetizeze si sa intrebe daca au fost intelese corect;

creare unei atmosfere de incredere care sa permita exprimarea opiniilor;

este de preferat ca interviul sa se realizeze la locul de munca studiat;

inainte ca interviul sa se incheie, este necesar sa i se ofere persoanei intervievate posibilitatea sa adauge orice considera ca a omis in timpul interviului;

3. CHESTIONARUL PENTRU ANALIZA

Chestionarul: este un mijloc general de inregistrare a informatiilor despre postul de munca analizat, constand din intrebari, deschise sau inchise, incluse intr-un formular. Acesta se inmaneaza ocupantilor posturilor analizate, si managerilor directi pentru a fi completat cu raspunsurile cerute (in mod independent de catre titularii postului si sefii acestora). Acesta poate avea urmatoarea structura:

titlul postului, departamentul, organizatia;

descrierea continutului muncii;

atributii si responsabilitati ce revin ocupantului postului;

masini si echipamente utilizate;

programul de lucru;

mediul de activitate (conditii de munca);

aptitudini fizice si psihice necesare;

cerinte educationale si de pregatire profesionala;

Chestionarul pentru analiza postului trebuie astfel conceput si elaborat incat sa dea posibilitate detinatorului postului analizat sa-si exprime in intregime opiniile privind problematica abordata, iar raspunsurile la intrebari sa fie masurabile, prelucrabile si utilizabile.

Un model de chestionar folosit in analiza postului, desi nu reprezinta singura forma si poate fi completat sau redus in functie de obiectivele urmarite, este si cel din tabelul nr.1:

Tabel 1.

Metode de obtinere a informatiilor necesare analizei postului