Corespondenta

Redactarea corespondentei

Corespondenta este relatia dintre doua sau mai multe persoane (publice sau private) sau organizatii, exprimata in forma scrisa. Scrisoarea este termenul general prin care desemnam aceasta forma a relatiilor. In relatiile cu persoane fizice corespondenta este privata, iar intre persoanele juridice are loc o corespondenta oficiala. In acest sens, toate actele emise de catre o persoana juridica sau autoritate sunt acte oficiale.

Scrisoarea este o forma de comunicare scrisa adresata unei persoane si se deosebeste de act prin faptul ca acesta din urma constituie o dovada in favoarea unui fapt pe care-l constata, in timp ce scrisoarea nu constituie o dovada pentru fapte ci doar pentru existenta unui mesaj. O alta deosebire consta in faptul ca, spre deosebire de scrisori, actele sunt tipizate. In al treilea rand, scrisorile pot fi scrise si semnate de catre orice functionar cu delegatie de corespondent, in timp ce actele nu pot fi intocmite decat de functionarii investiti, printr-un act normativ, cu anumite drepturi. Mai mult, transmiterea unei scrisori este un fapt liber de comunicare, nefiind necesara predarea sub semnatura sau inregistrarea ei. In schimb, actele sunt predate destinatarului numai prin luare de semnatura sau cu scrisoare insotitoare[1].

Actele oficiale au, de regula, un caracter normativ (in sensul ca reglementeaza relatiile sociale si economice), repetitiv (aplicabilitatea lor este repetata), avand forta coercitiva garantata de autoritatea statului. Se vorbeste apoi despre faptul ca actele produc efecte juridice, fie ca sunt emise de organele statului, fie ca sunt emise de organizatii. Chiar si actele cu caracter organizatoric sau tehnico-functional sunt producatoare de asemenea efecte intrucat prescriu obligatii si competente ce trebuie asumate.

Activitatea de corespondenta este un element de baza in stabilirea relatiilor intre organizatii, intre persoanele fizice si cele juridice. Ea ofera posibilitatea consemnarii scriptice a unei activitati, serveste ca proba in justitie, permite documentarea ulterioara asupra succesiunii activitatilor, vocabularului si relatiilor.

Corespondenta se clasifica dupa mai multe criterii astfel:

a)        in functie de criteriul de circumscriere: corespondenta interna si externa;

b)        dupa domeniul de activitate: corespondenta juridica (contestatia, intampinarea, notificarea, plangerea, cererea de chemare in justitie), administrativa (referatul, raportul, darea de seama, procesul verbal, decizia, ordinul, dispozitia), protocolara (invitatia, scrisoarea de felicitare), comerciala (cererea de oferta, oferta, reclamatia, avizul de insotire a marfii, scrisoarea de garantie), diplomatica (nota diplomatica, scrisorile de acreditare, protestul diplomatic, minuta, nota verbala);

c)        dupa scopul ei: corespondenta de solicitare (cererea), de informare (oferta, reclama, raportul, darea de seama), de constatare (procesul verbal), de decizie, indrumare si control (ordinul, decizia), corespondenta de reclamatie (reclamatia) si de insotire de acte;

d)        dupa criteriul accesibilitatii: corespondenta secreta si deschisa;

e)        dupa initiativa (scrisoarea initiala, de raspuns sau de revenire),

f)  dupa criteriul suportului (corespondenta clasica, telegrafica, electronica),

g)        dupa modul de intocmire (documente tipizate sau netipizate),

h)        dupa natura si destinatia exemplarelor: original (primul exemplar trimis destinatarului), copia simpla (este scrisa odata cu originalul la indigo si este destinata arhivarii sau indosarierii), duplicatul (este un exemplar identic cu originalul, avand puterea originalului, eliberat numai dupa publicarea pierderii originalului de catre destinatar in Monitorul oficial), copia dupa original (este o copie exacta a textului de pe original, avand trei mentiuni: "copie", "LS" adica "locul sigiliului" si "SS" adica "s-a semnat"). Copia dupa original poate fi copie certificata (se foloseste pentru pastrarea originalului si se elibereaza de catre secretariatul care pastreaza originalul, copia avand semnatura si stampila), copie legalizata (eliberata de notariat, contine reproducerea exacta a originalului, in "sir indian" sau fotocopie, precum si incheierea de legalizare a notarului), fotocopie (reproducerea foto a originalului) si extras (copia unei parti din original, valabila numai prin legalizare).

Tehnici generale ale elaborarii corespondentei

Fiecare tip de corespondenta presupune tehnici specifice. Inainte de acestea, insa, este necesar sa discutam cateva tehnici general valabile pentru otice tip de scrisoare, cum ar fi de exemplu cateva norme de conduita si de eficientizare.

Promptitudinea raspunsurilor este o cerinta esentiala care daca nu este indeplinita viciaza corespondenta. Promptitudinea presupune transmiterea unui raspuns in cel mai scurt timp posibil, precum si operativitate in rezolvarea problemelor. Daca rezolvarea problemei este de durata nu trebuie sa intarziem elaborarea raspunsului. Destinatarul va fi informat prompt ca problema sa este una de durata si ca organizatia a inceput sa se ocupe de etapele rezolvarii ei.

Costurile transmiterii corespondentei sunt foarte importante pentru organizatie. Factorii care contribuie la reducerea costului corespondentei sunt:

folosirea modelelor de scrisori, a sabloanelor;

utilizarea propozitiilor scurte si clare;

redactarea corecta si completa, atat a scrisorii cat si a datelor destinatarului si expeditorului.

Stabilirea obiectivului in functie de scopul corespondentei. Acesta poate fi: a informa, a motiva sau influenta, a cere scuze, a solicita sau oferi ceva, a exprima accept sau un refuz, a felicita.

Adecvarea la nivelul ierarhic, adica limitarea si diferentierea corespondentei pe niveluri ierarhice. Astfel, corespondenta poate fi:

de la un nivel ierarhic superior la unul inferior, cum sunt: decizia, ordinul, normele, circularele etc. Este o corespondenta care solicita diplomatie sporita in care aroganta, intimidarea, impolitetea sunt factorii perturbatori principali. De asemenea, trebuie tinut cont de claritatea scopului deoarece subordonatul are nevoie de toate elementele explicative pentru insusirea mesajului. Nu in ultimul rand, este esentiala motivarea, constand in explicatii si mai ales evidentierea avantajelor aplicarii unei dispozitii.

de la un nivel ierarhic inferior la unul superior. De aici fac parte raportul, darea de seama, referatul, felicitarile. Intr-o asemenea corespondenta trebuie sa se indeplineasca urmatoarele cerinte: tactul (insemnand adoptarea unui ton potrivit si politicos in argumentatie), nivelul de detaliu (furnizarea unei cantitati suficiente si bine alese de detalii si justificari ale concluziilor), exprimarea de opinii (este necesar ca superiorilor sa li se arate ca angajatii poseda cunostinte si abilitati de a interpreta faptele, dar delimitarea intre relatare si opinie trebuie sa fie facuta clar), atitudinea (trebuie evitat servilismul, teama, exagerarile si nesiguranta).

Intre niveluri ierarhice egale. Aici sunt cuprinse schimbul de informatii, corespondenta protocolara.

Credibilitatea este sustinuta de promptitudine, precizie, completitudine si continuitate. De asemenea, informarea permanenta a partenerilor cu privire la produse si servicii noi garanteaza o credibilitate sporita. Promisiunile neverosimile, informatiile nefondate si neverificabile, scuzele si aruncarea vinovatiei pe o terta parte sunt elemente care scad credibilitatea.

Credibilitatea corespondentei depinde si de corectitudinea si aspectul intocmirii acesteia. Corectitudinea se refera la punctuatie si gramatica iar aspectul la alegerea stilului potrivit, a formatului adecvat al paginii si suportului textului.

Efectul psihologic al corespondentei este efectul produs de text asupra destinatarului. Unele texte produc satisfactie sau dau incredere, altele motiveaza cititorul, dupa cum exista texte care au efect manipulativ. Destinatarul trebuie cunoscut de catre expeditor in vederea evitarii unui efect psihologic nedorit.

Exprimarea unei atitudini pozitive in cadrul corespondentei este esentiala pentru atingerea obiectivelor. O scrisoare prin care anuntam pe cineva ca nu a fost selectat in urma unui interviu sau concurs trebuie sa exprime aprecierea fata de eforturile si competentele candidatului, in ciuda faptului ca i se aduce o veste neplacuta. In general este recomandabila evitarea propozitiilor negative, astfel incat, de exemplu, nu informam pe cineva ca nu i se va aproba cererea inainte de intrunirea comisiei de specialitate, ci ca aceasta va fi supusa discutiei comisiei care se va intruni la o anumita data. Este esential sa spunem ceea ce vom face sau putem face, nu ceea ce "nu se poate".

In cazurile in care destinatarul poarta o vina cu privire la aparitia unei situatii, corespondenta cu acesta se va concentra asupra rezolvarii problemei si nu va contine admonestari.

Tehnici ale corespondentei oficiale

In corespondenta oficiala se practica stilul oficial administrativ, intalnit in toate textele administrative, juridice, diplomatice si economice. Are un caracter sobru, conservator, monologal, rareori dialogal, luand forma actelor normative (legi, decrete, hotarari, ordonante, instructiuni, circulare etc.), documentelor (proces verbal, memoriu, protocol, rezolutie, contract), actelor de informare (anuntul, declaratia, instiintarea, notificarea, formularul, telegrama), actelor de serviciu (tabel nominal, inventar, factura, diploma) sau corespondentei (scrisoarea, oferta etc.).

Particularitati ale stilului corespondentei oficiale

Particularitatile lexicale ale stilului corespondentei oficiale cuprind mai multe elemente. Alegerea vocabularului este o conditie de baza pentru ca scrisoarea sau actul oficial sa poata fi inteles. Astfel, se evita utilizarea cuvintelor arhaice, regionale, elementelor de argou si jargon. De asemenea, vocabularul unui astfel de text este cat se poate de apropiat de fondul de notiuni continut.

Cuvintele polisemantice si sinonimele introduc de multe ori dificultati de intelegere ale textelor oficiale. Cea mai importanta masura de precautie este alegerea sensului cel mai larg folosit si a cuvantului care exprima sensul cel mai comun.

Pleonasmul si tautologia sunt alte pericole ce pandesc majoritatea textelor oficiale datorita caracterului lor formal si limbajului "de lemn". Expresii ca "va reamintim inca o data" sau "intarzierea se datoreaza unei amanari" se pot strecura foarte usor in textele oficiale si de aceea este nevoie de o atentie sporita pentru a le evita.

Neologismele sunt din ce in ce mai intrebuintate, mai ales in vocabularul specific instrumentarului tehnic si electronic. Utilizarea lor in exces nu este insa permisa. Este nevoie, in plus, de cunoasterea exacta a grafiei lor si mai ales a felului in care au fost, unele dintre ele, modificate sau traduse conform normelor limbii romane (de exemplu se accepta folosirea unor termeni ca feed-back sau fast-food, dar se spune piata in loc de market, respectiv, a actualiza in loc de "a updata").

Terminologia de specialitate face parte din elementele de baza ale corespondentei oficiale si ea trebuie insusita corect. Uneori suntem pusi in situatia de a folosi termeni de specialitate specifici activitatii unor organizatii partenere (uneori foarte tehnici, cum este cazul termenilor din domeniile bancar, contabil, transporturi etc.); desi nu fac parte din vocabularul propriei organizatii, eu trebuie folositi corect in scrisori si documente.

In general, acest tip de corespondenta trebuie sa evite folosirea cuvintelor pretentioase si savante, care nu fac in nici un caz impresie buna.

Particularitatile morfologice ale corespondentei oficiale se refera la folosirea unor formule speciale care lipsesc din limbajul obisnuit dar care in textele oficiale denota respectul, politetea si confera precizie. Astfel:

la persoana intai, se foloseste pluralul in loc de singular: "Va rugam sa."

la persoana a doua, se foloseste forma de politete a pronumelui personal ("Dumneavoastra"), care se acorda cu predicatul la plural: "Dumneavoastra sunteti"

pentru actiunile la timpul viitor se foloseste cel mai adesea timpul prezent gramatical, mai ales atunci cand momentul actiunii viitoare este cunoscut. De exemplu, se spune: "Actiunea se organizeaza la data de.", in loc de: "Actiunea se va organiza la data de.".

In locul diatezei pasive se foloseste reflexivul pasiv, pentru a sugera autoritatea institutionala si nu implicarea persoanelor. De exemplu, spunem: "Actiunea s-a incheiat", in loc de "Actiunea a fost incheiata".

Verbele la modul imperativ sunt inlocuite cu infinitivul si viitorul. Astfel, se spune: "a se urmari aplicarea recomandarilor" sau "Se va duce la indeplinire de catre Serviciul Personal".

Se neutralizeaza opozitia de gen la unele substantive comune. Astfel, nu se spune "inculpata.", "Directoarea", "Primarita" etc., ci se adopta genul masculin.

Particularitatile sintactice se refera la adoptarea unor constructii rigide care au menirea de a asigura precizie si de a scurta textul. De exemplu, nu se spune "marfa comandata de dumneavoastra, prin comanda nr., se livreaza .", ci: "marfa din comanda dvs. nr. se livreaza.".    Propozitiile sunt in general scurte si au o topica fixa. Nu se imprumuta topica stilului literar (adjectivul inaintea substantivului) si se evita termenii generali.

Particularitatile stilistice se refera la corectitudine, claritate, concizie, precizie, impersonalitate, politete, demnitate, naturalete si simplitate.

Corectitudinea textului inseamna atat respectarea normelor gramaticale si a celor de fonetica, ortografie, punctuatie, cat si a datelor la care se face referire (cifre, notatii, abrevieri etc.).

Claritatea este obligatorie pentru textele oficiale. Ea se asigura prin concretete si prin evitarea tuturor expresiilor si cuvintelor care nu au circulatie generala sau au un sens aproximativ, nesigur, sau multiplu.

Concizia este particularitatea cea mai vizibila a textelor oficiale. Ea asigura economia textului prin fixarea ideilor in propozitii scurte, gruparea logica in paragrafe si folosirea terminologiei de specialitate.

Precizia este absolut necesara si se asigura prin utilizarea unitatilor de masura, a cifrelor, abrevierilor recunoscute si a terminologiei de specialitate.

Impersonalitatea este impusa de caracterul oficial si sobru al corespondentei, lipsit de referiri la persoane si mai ales fara conotatii afective.

Politetea si demnitatea sunt asigurate prin folosirea formulelor de politete si evitarea limbajului polemic, evitarea exprimarii indignarii si altor stari afective negative.

Naturaletea si simplitatea sunt conditii de baza, asigurate de stilul direct si firesc, folosirea cuvintelor simple si nepretentioase.

Elaborarea corespondentei oficiale

Scrisoarea oficiala este rezultatul unei activitati de comunicare si documentare. Ea nu se elaboreaza "pe loc", existand riscuri majore in ceea ce priveste nerespectarea particularitatilor de stil. Se recomanda astfel parcurgerea unor etape ale intocmirii scrisorilor oficiale.

Stabilirea scopului. Este o etapa de proiectare si gandire asupra rezultatului pe care dorim sa-l obtinem prin intermediul scrisorii.

2. Documentarea inseamna adunarea informatiilor necesare abordarii subiectului. Vom consulta corespondenta anterioara, documentatia interna si externa (acte normative, anunturi, publicatii de specialitate, etc.), agenda si calendarul organizatiei.

3. Sistematizarea materialului. Se noteaza, sub forma unui conspect, informatia rezultata in urma documentarii.

4. Scrierea ciornei. Se incepe scrierea continutului scrisorii. In mod traditional scrierea se facea de mana iar dactilografierea se efectua abia la final. Actualmente insa se foloseste computerul incepand cu aceasta etapa, toate corecturile si ajustarile ulterioare avand loc direct pe monitor. Se acorda o atentie sporita organizarii ideilor si paragrafelor scrisorii, formularii introducerii, cuprinsului si incheierii. Aceasta va fi structura de baza in interiorul careia vom putea aduce modificari la revizuire si corectare.

5. Revizuirea si corectarea. Reprezinta o succesiune de lecturi critice ale textului in care se urmaresc organizarea textului, greselile gramaticale, stilul si mai ales adecvarea continutului la scop.

6. Editarea. Este etapa finala, in care textului scris si cules initial i se aduc ajustari vizuale cu ajutorului unui program PC de editare. Se urmaresc asezarea in pagina, spatierea, caracterele. In final se tipareste la imprimanta.

Elementele componente ale scrisorii

Campurile spatiale ale hartiei de scris

Elementele componente ale unei scrisori se aseaza in pagina in zone speciale care constituie campurile sau elementele spatiale ale hartiei de scris. Iata un model de asezare in pagina (elemente spatiale) pentru alcatuirea unei scrisori.

Campul 0: camp liber destinat indosarierii, capsarii, legarii etc.

Campul 1: antet. Contine sigla, logotipul, denumirea, adresa, e-mail, numarul de telefon si fax.

Campul 2: numele destinatarului.

Campul 3: numele organizatiei si adresa destinatarului.

Campul 4: spatiu pentru insemnari de registratura: intrare-iesire, corespondenta etc.

Campul 5 (optional): camp pentru referinta la tema scrisorii (titlul scrisorii). De exemplu: "Ref. la reclamatia nr. ".

Campul 6: informatii comerciale: cont bancar, forma juridica, numarul de inregistrare al firmei, capital social, cod fiscal, sediu social.

Campul 7: spatiul destinat corpului scrisorii.

Antetul

Antetul (campul 1) este un text scurt, gravat sau imprimat in partea de sus a hartiei. Reprezinta primul act de design al companiei, un cap de pod in strategia de comunicare vizuala. Antetul contine atat denumirea institutiei sau companiei, cat si logotipul. Uneori antetul si logotipul coincid.

Forma si grafica antetelor este variata, regula generala fiind simplitatea. El indeplineste doua functii, cea de identificare si cea de publicitate. Ambele functii sunt asigurate de combinatia intre informatia continuta si prezentarea grafica a acesteia. De obicei se folosesc urmatoarele elemente:

logotipul, care reprezinta numele companiei, prezentat intr-o caligrafie specifica, inconfundabila, care apare in toate mesajele scrise si pe toate produsele sale, insotit sau nu de elemente grafice suplimentare (emblema, sigla, blazon). Logotipul semnalizeaza identitatea companiei dar nu se confunda cu imaginea produselor sale, aceasta la randul ei putand fi exprimata separat, prin marca sau brand;

sigla, care poate coincide uneori cu logotipul dar in multe cazuri este un element separat. Ea reprezinta un grup de litere initiale care constituie o abreviere a denumirii. Sigla este o prezentare grafica abreviata a logotipului, daca acesta contine numele neabreviat;

sloganul poate fi un text scurt, asemanator unui motto, care transmite un mesaj pozitiv despre identitatea companiei. Poate fi prezentat pe toata papetaria sau numai pe o parte din ea (scrisori, carti de vizita, pliante)[2];

blazonul este o constructie grafica ce reuneste logotipul, sloganul si alte elementele vizuale care identifica simbolic compania. Stiinta blazoanelor se numeste heraldica.

Informatiile comerciale

Informatiile comerciale (campul 6) sunt uneori continute total sau partial in antet. Acestea sunt: denumirea societatii, forma juridica, adresa si sediul central (strada, numarul, localitatea, codul postal, tara), numarul de inregistrare la Registrul Comertului, codul fiscal, contul bancar si banca, numarul de telefon si fax, adresa de e-mail si adresa web.

Insemnari de registratura

Numarul si data inregistrarii scrisorii (campul 4) sunt foarte importante deoarece determina momentul din care decurg obligatiile pe care le creeaza scrisoarea (obligatia de a raspunde, de a rezolva o problema, etc.), precum si criteriile de clasificare a acesteia. Uneori se mentioneaza si locul expedierii, daca acesta este diferit de sediul central indicat in antet.

Referintele

Referintele (campul 5) au scopul de a identifica tema sau titlul scrisorii, persoana si/sau numarul de inregistrare ale scrisorii sau actului carora li se da raspuns, un numar de contract in legatura cu care se redacteaza scrisoarea etc. Uneori se folosesc doua referinte diferite, ale firmei expeditoare si ale firmei destinatare, pentru facilitarea identificarii corespondentei anterioare.

Adresa destinatarului

Adresa destinatarului (campurile 2 si 3) contine datele postale de identificare ale destinatarului: numele si prenumele persoanei careia i se adreseaza scrisoarea, denumirea organizatiei, adresa.

Formula de adresare

Formula de adresare este amplasata pe rand separat, la inceputul corpului scrisorii. Este urmata de virgula si nu contine abrevieri. De obicei mentioneaza numele persoanei careia i se adreseaza scrisoarea ("Domnule.") dar daca aceasta persoana este contactata in calitatea sa oficiala sau profesionala atunci se mentioneaza functia (de exemplu: "Domnule primar,"). Daca destinatarul detine mai multe responsabilitati, se alege cea care justifica scrisoarea. Este o impolitete sa scriem numele daca ne adresam functiei

Continutul scrisorii

Continutul scrisorii[3] va avea un paragraf de introducere, un cuprins si o incheiere, scrise cu alineat si eventual separate prin cate un rand liber.

Introducerea este de cele mai multe ori o formula standard de tipul: "Prin prezenta va informam ca", "va aducem la cunostinta ca" "Pentru confirmarea dumneavoastra va comunicam ca", "Avem placerea de a va informa ca", "va aducem la cunostinta ca", "Suntem incantati/bucurosi/fericiti sa va informam ca", "Ne folosim de acest prilej pentru", "Obiectul scrisorii noastre este". In scrisorile de raspuns se folosesc formule de tipul urmator: "Ca raspuns la scrisoare dumneavoastra nr. . din data de.", "Ne-a facut placere sa primim scrisoarea dumneavoastra din .", "Referitor la scrisoarea dumneavoastra nr. . din data de .", "Folosim acest prilej pentru a va multumi pentru scrisoarea dumneavoastra nr. . din data de .".

Cuprinsul scrisorii contine punctul de vedere al expeditorului iar ideile trebuie exprimate cat mai clar si organizate logic, folosind particularitatile de vocabular mentionate. Este necesar    ca fiecare paragraf sa contina o singura idee.

Structura scrisorii contine de obicei o motivare a punctului de vedere al expeditorului si o concluzie (punctul de vedere insusi). Ordinea redactarii acestora nu este indiferenta intrucat depinde de impactul concluziei asupra destinatarului.

Astfel, ordinea motivare-concluzie este numita metoda directa si se foloseste cu precadere atunci cand destinatarului i se aduce la cunostinta o informatie cu un impact negativ. Acesta trebuie pregatit pentru acceptarea concluziei si prin urmare se ofera mai intai motivatiile (adesea insotite de cateva ganduri pozitive si aprecieri). Un exemplu de organizare dupa metoda directa este: "Intrucat scrisoarea dumneavoastra de intentie nu argumenteaza suficient interesul pe care-l aveti pentru organizatia noastra, nu va putem selecta in vederea ocuparii postului de .".

Ordinea concluzie-motivare sau metoda indirecta este cea recomandata atunci cand informatia din concluzie nu are un efect negativ asupra destinatarului, adica atunci cand mesajul contine vesti neutre sau pozitive. Structura ei este de tipul: "Candidatura dumneavoastra a fost acceptata datorita experientei pe care ati acumulat-o in domeniul obiectului nostru de activitate .". Avantajul acestei metode consta in faptul ca destinatarul cunoaste de la inceput ideea principala a scrisorii, ceea ce il determina sa analizeze mai atent motivarea.

Incheierea scrisorii este in acelasi timp o concluzie si o exprimare a relatiilor cu destinatarul. Ea poate avea forma unei promisiuni, a unei dorinte de continuare sau consolidare a relatiilor, a unei multumiri sau scuze pentru anumite erori. Tot in incheiere se fac si referirile la eventualele documente care se anexeaza scrisorii.

Formula de salut care incheie corpul scrisorii se amplaseaza la o distanta de 2-3 randuri sub text, inaintea semnaturii. Se folosesc formule standard si se armonizeaza cu formula de adresare. Exemple: "Va rog sa acceptati expresia distinselor mele sentimente", "Va rog sa agreati, Domnule Ministru, expresia inaltei mele consideratii.", "Va rog sa primiti, Domnule Procuror, cele mai respectuoase sentimente.", "Va rog sa primiti, Excelenta Voastra, asigurarea intregii noastre stime.", "Cu stima", "Cu respect", "Cu cele mai bune sentimente", "Cu sentimente alese", "Cu sinceritate", "Al dumneavoastra", "Cu cele mai alese ganduri.".

Semnatura este cea care da autenticitate scrisorii. Se scrie clar functia expeditorului, se lasa spatiu suficient pentru semnatura olografa, apoi se scrie clar numele si prenumele semnatarului.

Stampila da scrisorii apartenenta institutionala. Fara stampila, destinatarul este indreptatit sa creada ca scrisoarea nu este trimisa din partea institutiei ci in nume personal. Ea se aplica peste semnatura conducatorului institutiei iar in formatele tipizate in locul marcat cu initialele L.S.

Cererea

Cererea reprezinta o scrisoare de initiativa prin care se solicita un drept legal[4]. Ea poate fi redactata atat de persoane juridice (cererea oficiala) cat si de persoane fizice (cererea personala).

Cererea oficiala se poate adresa unei organizatii de care depinde rezolvarea unor activitati sau beneficierea de un drept legal. De cele mai multe ori ele se adreseaza institutiilor administrative (cereri de aprobare, cereri de eliberare a unor autorizatii, cereri de avizare, de remitere de acte etc.). Cererea trebuie sa fie clara si fundamentata, iar metoda de abordare este cea indirecta deoarece destinatarul trebuie sa cunoasca de la inceput care este obiectul cererii. Uneori nu este necesara motivarea.

Cererea oficiala este unul din mijloacele de interactiune cu autoritatile, de aceea rolul ei de tehnica de comunicare este esential. Antetul, hartia personalizata, intocmirea corecta a cererii reprezinta tot atatea instrumente de obtinere a bunavointei din partea institutiilor carora ne adresam.

Cererea personala este redactata de catre o persoana fizica, atunci cand solicita din partea institutiilor administrative sau organizatiei unde este angajat anumite drepturi legale (eliberari de acte, cereri de concediu, de transfer, de recomandare, de angajare, de pensionare, de punere in posesie a unei proprietati, etc.). Structura unei cereri personale este asemanatoare cu cea a unei scrisori, continand o formula de apelare, continutul, incheierea, semnatura si data. Poate avea anexe reprezentand memorii sau alte acte care justifica formularea cererii.

Memoriul

Memoriul este un document prin care o persoana fizica (angajat al unei institutii sau solicitant al unui post) expune documentat o problema legata de activitatea sa trecuta intr-un anumit domeniu. Scopul memoriului este acela de a justifica o cerere sau solicitarea unor anumite facilitati din partea institutiei.

Sunt utilizate doua tipuri de memorii: memoriul de activitate si memoriul justificativ. Memoriul de activitate este redactat atunci cand persoana in cauza doreste promovarea sau obtinerea unor grade. Este asemanator cu cererea personala si are un scop determinat, documentat prin date si fapte care sustin solicitarea.

Memoriul justificativ este folosit pentru a motiva sau explica o actiune, in vederea obtinerii aprobarii de a folosi anumite resurse. Memoriul justificativ are ca scop demonstrarea oportunitatii sau eficientei folosirii resurselor in cadrul unei activitati.

In relatiile publice memoriul se foloseste in comunicarea cu publicul intern sau comunicarea intrainstitutionala. Reprezinta o sursa valida de cunoastere a propriilor angajati si a felului in care acestia receptioneaza mesajele organizatiei.

Oferta si cererea de oferta

Cererea de oferta

Cererea de oferta este o scrisoare initiala redactata de o organizatie atunci cand doreste procurarea unor produse sau beneficierea de servicii. Prin cererea de oferta se initiaza un proces de comunicare precontractuala intre doua organizatii.

Prin cererea de oferta se poate solicita fie trimiterea de cataloage, mostre si brosuri (caz in care cererea este scurta), fie o oferta completa, continand detalii cu privire la pret, conditii de livrare si plata, termene de executie (caz in care cererea trebuie sa fie mai explicita si sa indice caracteristici, cantitati, preturi agreate).

De asemenea, cererea de oferta se poate trimite fie mai multor ofertanti (cererea "circulara"), in vederea obtinerii unor conditii mai avantajoase si a posibilitatii de a sonda piata, fie unui singur ofertant (cerere de oferta speciala), destinata obtinerii unor informatii cu privire la un produs agreat deja. Se mai poate trimite si cererea de oferta generala, prin care nu se solicita detalii cu privire la un produs sau serviciu ci se doreste cunoasterea obiectului de activitate al destinatarului.

Cateva dintre tehnicile cererii de oferta sunt:

destinatarul nu trebuie sa aiba impresia ca este un client sigur deoarece nu mai este dispus sa faca eforturi pentru oferirea de facilitati;

se poate sugera speranta unor comenzi mari sau repetate, pentru a da cererii un caracter atragator si a obtine astfel conditii mai avantajoase;

este recomandabil sa oferim cateva elemente de identificare a propriei organizatii, pentru ca ofertantul sa isi creeze o imagine despre aceasta;

se vor oferi indicii asupra felului in care am aflat de activitatea ofertantului (referiri la reclama, la o organizatie care l-a recomandat sau la un alt produs pe care il    apreciem);

se va mentiona si existenta unei documentari prealabile in propria organizatie, pentru a sugera ofertantului ca nu ne este total necunoscut;

scopul scrisorii trebuie sa fie cat mai clar iar formula de incheiere va motiva ofertantul sa raspunda cat mai prompt. De asemenea, va exprima speranta in inceputul unor relatii de lunga durata.

In practica relatiilor publice trimiterea de cereri de oferta reprezinta in sine o tehnica excelenta de a ne plasa organizatia in atentia unui public extern. Organizatiile care au primit cereri de oferta din partea noastra devin interesate de noi si ne vor avea in vedere atunci cand vor trimite oferte din proprie initiativa. De asemenea este foarte probabil ca, daca cererea de oferta le-a trezit interes, sa adreseze si invitatii la anumite evenimente publice pe care le organizeaza.

Oferta

Oferta este o scrisoare de initiativa sau de raspuns la o cerere de oferta, prin care ofertantul face cunoscut clientilor sai potentiali ca le pune la dispozitie marfuri sau servicii in anumite conditii [5]. Ofertele se pot trimite fie sub forma unor scrisori, prin posta, fax, e-mail, fie ca reclama comerciala, prin mass-media, afisaj sau alte mijloace.

Conform definitiei de mai sus, orice mesaj public care comunica punerea la dispozitie a unei marfi sau a unui serviciu este oferta, ceea ce inseamna ca inclusiv un chiosc de ziare, in masura in care indeplineste si functia de informare asupra punerii la dispozitie, reprezinta o oferta. Aceasta inseamna ca oferta nu are obligatoriu o forma scrisa. Ea poate fi verbala sau grafica.

Pe de alta parte, trebuie sa distingem intre oferta si reclama, in sensul ca reclama nu ofera detalii cu privire la pret, conditii de plata si de livrare, caracteristici tehnice etc. Din acest punct de vedere, oferta atrage obligatii juridice, in timp ce reclama nu. Din punctul de vedere al obligatiilor juridice pe care le presupune, oferta poate fi ferma, fara clauze speciale, cu termen si neconditionata.

Oferta ferma este cea care contine precizari privind termenele, conditiile de livrare si alte obligatii, asupra carora ofertantul nu mai poate reveni si are prin urmare o valoare contractuala. Oferta fara clauze speciale este cea care nu include precizari privind termene sau alte conditionari. Oferta cu termen este oferta care isi asuma anumite conditii tehnice sau de livrare numai pe parcursul unui interval de timp, dincolo de care isi pierde valabilitatea. Oferta neconditionata este cea care nu asuma nici un angajament si mentioneaza explicit acest lucru.

Structura generala a unei oferte este asemanatoare cu cea a scrisorii oficiale, dar pentru a fi completa ea trebuie sa contina:

elementele de identificare ale ofertantului

denumirea exacta a produselor sau serviciilor

descrierea caracteristicilor marfii sau serviciilor (poate fi insotita de mostre)

volumul care poate fi livrat si calitatea ce se poate asigura

pretul, exprimat analitic (cat reprezinta cheltuieli de transport, TVA, rabat, bonus, discount)

termen si conditii de livrare

conditii de plata

durata de valabilitate a ofertei si data intocmirii ei

semnatura ofertantului

In relatiile publice, formularea si trimiterea de oferte are un rol esential. De obicei continutul lor este stabilit de catre departamentul de marketing, cu acordul tuturor factorilor de raspundere implicati. Dupa ce continutul acesteia, din punct de vedere tehnic si juridic, a fost fixat, Departamentul de relatii publice trebuie sa analizeze si concordanta acestuia cu planul de PR al organizatiei. Astfel, se va verifica daca mesajul este adecvat categoriilor de public care vor primi sau pot citi intamplator oferta, daca aceasta contine afirmatii despre organizatie, daca implica obligatii protocolare, etc.

Aceasta analiza are doua roluri fundamentale: cel de documentare (departamentul PR trebuie sa fie informat asupra relatiilor organizatiei cu clientii) si cel de planificare (orice relatie cu clientii trebuie sa se afle in atentia departamentului de PR pentru planificarea si structurarea activitatii de comunicare).

Raspunsul la oferta poate fi afirmativ, daca conditiile formulate de aceasta convin destinatarului, sau negativ, in caz ca aceste conditii sunt nefavorabile. Raspunsul negativ este propriu-zis un produs de relatii publice. El poate avea mai multe forme:

tacerea, adica lipsa oricarui raspuns. Aceasta inseamna implicit refuzul la oferta, insa reprezinta o atitudine rareori recomandata in PR, deoarece determina scaderea atentiei si bunavointei din partea ofertantului pentru organizatie.

refuzul telefonic este o modalitate rapida de a "scapa" de o oferta neconvenabila. Este practicat insa numai in situatiile in care consideram ca nu avem nevoie de reformularea ofertei si prezinta dezavantajul ca ofertantul va avea ocazia sa preseze cu intrebari suplimentare. De obicei refuzam telefonic acele oferte despre care stim ca sunt necompetitive si ne putem permite consecintele caracterului mai ferm pe care il are refuzul telefonic. In cazul exprimarii telefonice a unui refuz, trebuie sa fim fermi si sa avem raspunsuri pregatite.

refuzul scris, prin fax, scrisoare sau e-mail. Este forma cea mai indicata deoarece permite structurarea strategica a mesajului, sub forma unei scrisori. Se practica in toate cazurile in care ne dorim si exista posibilitatea ca ofertantul sa revina asupra ofertei sau sa formuleze alte oferte in viitor.

Raspunsul afirmativ la o oferta se obiectiveaza de regula intr-o comanda, adica exprimarea expresa a dorintei de a achizitiona produsul sau serviciile oferite. De regula exista formulare tip pentru comenzi, dar ea poate avea si forma unei scrisori inregistrate. Comanda reprezinta o obligatie legala si de aceea trebuie sa cuprinda toate elementele unei scrisori oficiale, inclusiv detalii privind termenele si alte conditii specifice. Comanda insoteste un contract. Exprimarea ulterioara a dezacordului fata de nerespectarea contractului se constituie in reclamatie.

Scrisoarea promotionala

Scrisoarea promotionala este o tehnica de comunicare scrisa utilizata mai ales in marketing prin posta (mailmarketing), prin urmare se adreseaza unui numar mare de destinatari. Scopul ei poate fi imbunatatit in activitatea de relatii publice. Astfel, se pot adauga sigle si mesaje, informatii utile, sfaturi de diverse naturi care pot transforma scrisoarea intr-o piesa de colectie.

Avantajele utilizarii scrisorii promotionale sunt:

asigura o selectie precisa a segmentelor inguste (destinatarii)

poate fi stopata sau modificata imediat;

este personalizata si asigura un contact direct cu publicul;

elimina intermediarii comunicarii (mass-media, agentii de vanzari etc.).

asigura confidentialitatea mesajului, sporind increderea publicului;

poate fi insotita de materiale promotionale (catalog, oferta);

poate contine date tehnice;

este mai greu de ignorat de catre destinatar;

incita la lectura, motiveaza la parcurgerea altor materiale;

poate avea atasat un formular de raspuns sau un talon de comanda, acestea reprezentand un instrument de control al feed-back-ului;

De asemenea, o scrisoare promotionala poate contine produse comerciale in scopul promovarii (spre deosebire de alte tehnici care nu permit acest lucru). Se dovedeste utila si in promovarea de candidaturi electorale sau in transmiterea informatiilor pentru clienti (schimbari in relatia cu publicul, modificari de facturare etc.).

Curriculum vitae

Un curriculum vitae (CV) este o descriere biografica schitata, intocmita la cerere, de catre un candidat care solicita angajarea pe un post, avansarea pe o pozitie ierarhica, acordarea unei burse. Redactarea unui CV este, din acest motiv, prima carte de vizita pe care candidatul o ofera angajatorului sau institutiei de la care solicita ceva. Informatia continuta in CV trebuie atent selectata si organizata, astfel incat sa fie relevanta pentru scopul CV-ului.

Selectarea informatiei oferite este o operatie dificila pentru foarte multi candidati care spera ca incluzand mai multe date, CV-ul va atrage atentia. De fapt lucrurile stau intocmai invers: un CV care contine mai multa informatie decat este necesara va sfarsi de cele mai multe ori in dosarul cu "respinsi". Organizarea informatiei este la randul ei vitala, in functie de ea destinatarul CV-ului putand lua decizii esentiale.

Un CV nu este un document obisnuit ci reprezinta un material promotional, prin urmare va trebui sa indeplineasca conditii specifice: sa fie convingator, persuasiv, placut, decisiv. Claritatea exprimarii trebuie sa fie fara cusur iar calitatea grafica maxima. Unii angajatori sau firme de recrutare introduc informatiile din CV-uri in baze de date electronice (fie solicitand CV-ul in forma electronica, fie prin scanare), de aceea este necesar sa avem pregatit fisierul electronic, iar forma lui tiparita sa aiba o calitate corespunzatoare (este o greseala sa tiparim un CV de exemplu regland imprimanta pe modul "economic").

Conceperea unui CV

Conceperea unui CV are loc in functie de obiectivul pe care il urmarim (post, bursa, avansare). De obicei CV-urile trimise trec printr-un proces de preselectie, motiv pentru care este important si aspectul lor, modul general de prezentare (hartia, asezarea in pagina, lizibilitatea etc.). Primele operatiuni pe care trebuie sa le indeplinim chiar inainte de redactarea propriu-zisa sunt:

sa ne asiguram ca cunoastem cat mai bine posibil cerintele angajatorului (varsta, pregatire, personalitate, experienta, abilitati);

sa alcatuim o lista cu toate calitatile si punctele forte, in functie de aceste cerinte, tinand cont si de ceea ce ar putea oferi posibilii contracandidati;

sa optam pentru un tip de CV care ne reprezinta cel mai bine si sa fie adecvat;

sa operam o selectie cat mai eficienta a informatiilor rezultate, astfel incat lungimea CV-ului sa nu depaseasca doua pagini (nu uitam ca putem redacta si o scrisoare de intentie, unde vom putea dezvolta si lega cateva argumente);

sa nu folosim o grafica si fonturi prea variate. Este recomandabila o tehnoredactare sobra, rezervand literele ingrosate titlurilor de sectiuni;

sa evitam folosirea unei hartii de proasta calitate sau colorata (se foloseste hartie alba);

sa redactam CV-ul pe calculator, pentru a-l putea structura mai bine si pentru a-i sigura o lizibilitate adecvata.

Daca toate aceste conditii sunt asigurate, putem incepe redactarea.

Redactarea unui CV

Redactarea CV-ului trebuie sa tina cont de faptul ca este posibil ca destinatarul sa-l scaneze, sa introduca informatiile intr-o baza de date electronica, sa-l indosarieze, sa faca adnotari pe marginea lui. Toate aceste lucruri presupun o atentie sporita din partea noastra la redactare. Ar trebui respectate in principiu urmatoarele cerinte[6]:

redactarea pe o singura coloana, folosind un font standard, cu o singura dimensiune, fara linii, grafice, buline sau alte marcaje;

explicitarea acronimelor folosite pentru a putea fi detectate la o eventuala cautare electronica;

scrierea cu majuscule a numelui si, daca conceptia grafica permite, chiar si a titlurilor de sectiuni;

inceperea documentului cu numele, urmat de adresa, pe randul urmator, iar numele de telefon si fax pe un rand separat;

este recomandabila mentionarea numelui pe antetul fiecarei pagini (eventual sub forma de colontitlu), alaturi de numarul curent al paginii respective.

Continutul unui CV

Continutul standard al unui CV are urmatoarele elemente:

date personale: nume, adresa, numar de telefon, fax, e-mail (numai daca il verificati frecvent); precizarea datei de nastere sau a starii civile nu este obligatorie;

obiectivul profesional: o fraza scurta care sa se refere la aspiratiile pe linie profesionala (domeniul de interes, posturi pentru care va considerati calificat). Aceasta sectiune se recomanda mai ales atunci cand nu stim dinainte posturile pentru care dorim sa candidam sau atunci cand ne depunem CV-ul in banci de date. Precizarea obiectivului este urmata de cateva cuvinte cheie;

studiile: vor fi prezentate in ordine cronologica inversa institutiile de invatamant absolvite, precum si alte cursuri sau specializari urmate. Se poate evidentia si participarea la anumite proiecte de cercetare realizate pe durata studiilor, mai ales daca sunteti proaspat absolvent si daca acestea au legatura cu pozitia solicitata;

experienta profesionala: se mentioneaza in ordine cronologica inversa posturile detinute, stagiile de pregatire si documentare efectuate, impreuna cu numele institutiei si profilul de activitate al acesteia. Se poate insista si asupra responsabilitatilor si realizarilor concrete;

informatii suplimentare: hobby, alte activitati care v-au folosit in dezvoltarea deprinderilor necesare ocuparii postului vizat, experiente de voluntariat, nivelul de cunoastere a limbilor straine, cunostintele de operare sau programare PC, permis de conducere. Nu se vor furniza informatii de natura religioasa, politica sau alte tipuri de informatii controversate.

publicatii: in cazul candidaturilor pentru posturi in invatamant, cercetare, presa, sau anumite posturi manageriale, se pot oferi informatii cu privire la activitatea publicistica, o lista de publicatii. Daca sunteti la inceputul carierei si numarul titlurilor este de oua sau trei, se pot trece in CV; daca este vorba despre o lista mai lunga, aceasta se redacteaza separat si se anexeaza;

referinte: numele celor care pot oferi referinte despre dumneavoastra. Acestea se pot trece in CV, dar este mult mai indicat sa fie redactate pe o pagina separata anexata, unde se pot oferi informatii mai detaliate despre persoanele respective (numele, titlurile si datele complete de contact. Aceste persoane trebuie sa fie persoane care va cunosc si v-au indrumat activitatea (profesori, coordonatori de proiecte, sefi de departament) si carora le-ati cerut permisiunea de a fi inclusi in lista dumneavoastra.

Tipuri de CV-uri.

Exista trei tipuri de CV-uri: functional, cronologic si combinat.

Formatul functional pune accentul pe abilitatile personale, organizatorice, de comunicare, profesionale, precum si pe realizarile obtinute. Formatul functional este extrem de util mai ales candidatilor care nu au o experienta indelungata (deci nu pot oferi o lista convingatoare de locuri de munca sau pozitii), caz in care o lista de abilitati poate dobandi dimensiuni acceptabile daca stiu sa le scoata in evidenta.

Din punctul de vedere al angajatorului, acest tip de CV prezinta dezavantajul ca anumiti candidati stiu sa ascunda lipsa de experienta sau alte neajunsuri privind pregatirea in spatele unui CV functional bine exploatat.

Formatul cronologic este cel care ofera o lista suficient de convingatoare de locuri de munca si deci mizeaza pe experienta. Locurile de munca se vor ordona in ordine cronologica inversa, asa incat pozitia cea mai recenta este amplasata in capul listei. La fiecare pozitie este recomandabila existenta unei scurte descrieri a responsabilitatilor detinute, a rezultatelor si abilitatilor formate.

Daca lista locurilor de munca este prea lunga, se poate opta pentru o lista selectiva, care sa contina numai locurile de munca relevante pentru scopul CV-ului (ceea ce poate determina angajatorul sa ceara lamuriri suplimentare la interviu).

Formatul combinat. Exista cazuri cand candidatii trebuie sa acopere doua tipuri de neajunsuri: fie au avut o perioada mai lunga de inactivitate, fie au avut mai multe locuri de munca detinute pe perioade scurte de timp. In ambele cazuri, angajatorul va considera ca sunt necesare explicatii si isi va construi mai greu increderea in candidat. Pentru a compensa, candidatul poate opta pentru formatul de CV combinat, adica o forma mixta intre cel cronologic si cel functional. De exemplu, se poate redacta o lista ampla a abilitatilor si realizarilor, urmata de una mai succinta a pozitiilor detinute.

Formatul combinat este deci destinat candidatilor cu o experienta moderata sau precara. Este foarte util si celor care decid sa-si schimbe profesia sau sa candideze pe un post colateral celui din care provin.

Structura celor doua tipuri principale de CV pot fi prezentate comparativ.

Din aceasta comparatie schematica se vede ca structura lor este foarte asemanatoare, cu diferenta majora data de inlocuirea experientei profesionale cu abilitatile, in cazul CV-ului functional.

CV si Rsum.

Un rsum este un CV rezumat, obtinut in urma revizuirii, selectarii si reorganizarii informatiilor continute in CV. Este utilizat in special de candidatii pentru posturi unde numarul de solicitanti este atat de mare incat angajatorul prefera versiuni prescurtate, uneori chiar tipizate de CV (posturi productie, relatii cu publicul, vanzari etc.). Rsum-ul are o singura pagina, un format condensat si presupune o selectie maxima a informatiilor. Se vor oferi studiile cele mai recente, experienta profesionala si cateva abilitati. Nu mai sunt incluse referintele, listele de publicatii sau cursurile de specializare si calificare.

Rsum-ul nu se recomanda candidatilor pentru posturi in invatamant si cercetare, adica acolo unde este importanta activitatea stiintifica si lista de publicatii.

Scrisoarea de intentie

Scrisoarea de intentie sau de motivatie mai este cunoscuta si ca scrisoare de prezentare sau de insotire a unui CV. Reprezinta un instrument de comunicare scrisa pe care angajatorii de obicei il solicita, dar care poate fi redactat si in cazul in care nu se cere in mod explicit. Ea ofera posibilitatea candidatului de a-si prezenta argumentele puternice, favorabile, de a construi fraze argumentative care in CV nu pot fi introduse.

Redactarea scrisorii este bazata pe o motivatie reala privind postul sau bursa solicitata si necesita o articulare rationala a motivarii pornind de la calificarile si aptitudinile detinute. De asemenea, trebuie sa exprime disponibilitatea fata de angajator. In timp ce CV-ul poate fi folosit cu mai multe ocazii, scrisoarea de intentie se redacteaza special pentru ocazia si pentru organizatia careia candidatul i se adreseaza.

Continutul unei scrisori de intentie trebuie organizat in maximum trei sau patru paragrafe si va cuprinde solicitarea explicita a postului, respectand urmatoarea structura[7]:

antetul, continand si adresa destinatarului (persoana care se ocupa de angajari, eventual managerul daca este vorba despre o firma mica, departamentul de resurse umane, firma de resurse umane care efectueaza selectia);

mentionarea postului vizat;

mentionarea sursei din care ati aflat de oferta respectiva (anunt publicitar, prieteni etc.);

motivul alegerii ofertei;

principalele calitati si calificari care va recomanda pentru ocuparea pozitiei respective; trebuie subliniate domeniile in care aveti experienta si in care v-ati remarcat anterior, precum si performantele deosebite, in asa fel incat sa va diferentiati de contracandidati;

ce doriti sa realizati in cadrul firmei;

ce anume din activitatea firmei v-a determinat sa solicitati postul respectiv;

exprimarea increderii ca angajarea dumneavoastra va fi benefica pentru ambele parti, aratand cum calitatile si competentele dumneavoastra pot fi puse in folosul angajatorului;

exprimarea clara a dorintei de a obtine postul; in unele cazuri se dovedeste utila si mentionarea motivelor pentru care parasiti postul actual, fara aluzii sarcastice si mai ales fara a critica locul de munca actual;

o fraza de incheiere in care multumiti pentru timpul acordat lecturii, va exprimati disponibilitatea de a participa la un interviu si eventual indicati modul in care puteti fi contactat cel mai rapid; pentru a arata ca sunteti o persoana deschisa spre comunicarea interpersonala, nu omiteti date de contact si mai ales nu limitati perioada in care puteti fi sunat.

Este o strategie utila a pune intr-o lumina favorabila acele detalii din CV care constituie puncte forte si sa evidentiati calitatile si performantele care se potrivesc cel mai bine postului vizat. Regulile de baza ale redactarii unei scrisori de intentie sunt urmatoarele:

exprimare clara si la obiect, fara erori gramaticale si de argumentare;

personalizarea continutului, in functie de competentele candidatului si cerintele firmei;

nu se mentioneaza nici in scrisoare nici in CV nivelul salariului solicitat;

scrisoarea trebuie sa aiba un ton personal, exprimarea fiind la persoana intai;

se foloseste hartie alba de buna calitate precum si o imprimanta care nu lasa pete, spatii neclare sau omisiuni;

se folosesc caractere lizibile si sobre, alegand un font curent, alineat la stanga si spatii de un rand;

fiecare paragraf trebuie sa fie cat mai scurt, concis, unitar din punct de vedere tematic;

este o practica buna aceea de a ruga o alta persoana sa va citeasca scrisoarea inainte de a o trimite, pentru a obtine sugestii si corecturi.

Invitatia

In functie de caracterul evenimentului, exista doua tipuri de invitatii:

invitatia personala sau familiala, are un stil personal si presupune un numar mic de invitati;

invitatia oficiala sau de companie, are un stil sobru si se adreseaza unui numar mare de invitati. Aceasta din urma poate fi de afaceri sau diplomatica. Invitatia de afaceri se adreseaza unor parteneri de afaceri, avand rolul de a intretine relatiile existente si de a crea altele noi. Invitatia diplomatica sau la nivel inalt este o invitatie speciala, adresata intre persoane de acelasi rang, se trimite prin curier si se tipareste pe hartie personalizata, cu antet.

Redactarea unei invitatii are rolul de a oferi un "bilet de intrare", plasand destinatarul in grupul unor persoane favorizate. In acelasi timp, invitatia este si o "carte de vizita" a gazdei, vorbind despre prestigiu si incredere. Invitatia oficiala se adreseaza din partea unei persoane din conducerea organizatiei.

Continutul invitatiei transmite persoanei invitate certitudinea ca este dorita, apreciata, importanta. Prin urmare vom confirma aceste impresii si la intalnirea de inmanare a invitatiei, si pe parcursul evenimentului.

Este necesara tiparirea cuvantului "Invitatie" inaintea formulei de adresare. Alte elemente prezente pe invitatie sunt:

numele si functia celui care lanseaza invitatia;

formularea invitatiei;

detalii despre evenimentul propriu-zis, inclusiv scopul acestuia;

instructiuni speciale

forma in care se poate raspunde sau confirma acceptarea invitatiei.

O invitatie are statutul unui text publicat care raspunde la urmatoarele intrebari:

Cine? Cine invita (numele, identitatea si calitatea gazdei). Cine e invitat: identitatea si calitatea invitatilor. Daca invitatul vine singur sau insotit; daca invitatii sunt mai multi (un grup, o echipa etc.), se tiparesc numele tuturor in ordine alfabetica. In cazul in care invitam o familie, numele sotiei il precede pe cel al sotului.

Ce? Ce eveniment are loc. Trebuie precizat neaparat intrucat invitatii vor trebui sa se pregateasca in functie de natura evenimentului (nunta, inmormantare, celebrare, aniversare, inaugurare etc.).

Cand? Data, ziua, ora. Se va comunica de asemenea si gradul de punctualitate solicitat, desigur intr-o forma diplomatica. De pilda, o invitatie la masa pentru ora 19,00 poate insemna ca musafirii se vor aseza la masa la ora 20,00. Daca evenimentul are o durata mai mare, se va preciza si programul.

Unde? Adresa exacta, dar si repere de orientare precum si indicatii despre parcarea masinii (intr-o zona aglomerata gazda trebuie sa pregateasca si acest aspect) sau informatii privind statia de tramvai, metrou etc.

Cum? Indicatii despre modul de desfasurare a evenimentului: program complet, tinuta obligatorie, de seara, sport, etc. De asemenea, este recomandabil ca invitatia sa contina si o "promisiune" de final, cum ar fi "cocktail", bufet, masa festiva etc.

Expedierea invitatiei va avea loc cu minim doua saptamani inaintea evenimentului si se va solicita confirmarea participarii. Confirmarea se va solicita printr-o formula diplomatica, de tipul RSVP (din franceza: "Respondez s'il vous plait") sau alt fel, evitandu-se formulele explicite. In nici un caz nu se ataseaza cupon postal de raspuns, chiar pretimbrat. Numele persoanei invitate trebuie sa apara pe plic.

O invitatie este un prim contact intre cel ce invita si cel invitat, astfel incat este absolut necesara o hartie de calitate. De regula, invitatia se inmaneaza direct (nu prin intermediari sau posta). Daca persoana invitata locuieste in alt oras, atunci se invita telefonic si prin posta, niciodata numai postal. Invitatia se poate trimite si prin fax sau e-mail, dar numai in forma ingrijita, dublata oricum de una tiparita.

Pentru preluarea confirmarii se va mai telefona cu doua sau trei zile inainte de eveniment.

Cu ce ocazii trimitem invitatii:

aniversari, jubilee;

evenimente de PR ("ziua portilor deschise", strangeri de fonduri etc.);

lansari de carte sau disc, vernisaje;

inaugurari, lansari de servicii si produse;

targuri, expozitii;

demonstratii, mitinguri;

simpozion, masa rotunda, forum, conferinta, congres, seminar;

nunta, botez, inmormantare;

pensionare;

dineu, cocktail, receptie, dejun;

Nu se trimit invitatii pentru evenimente curente, intalniri de lucru (in aceste cazuri se foloseste convocatorul) si in general evenimente care nu au un caracter ceremonial (pescuit, iarba verde, etc.).

Din punctul de vedere al relatiilor publice, invitatia indeplineste rolul de a face cunoscut evenimentul cu public, intr-un cerc mai mult sau mai putin restrans, dar inchis. Ea transmite atitudinea si sentimentele gazdei sau organizatorului fata de persoanele invitate, transmite rugamintea de a participa la eveniment, confera dreptul (nu obligatia) de acces in perimetrul sau incinta in care se desfasoara evenimentul si constituie o carte de vizita onoranta pentru organizator, fiind in acelasi timp un material promotional.

Cartea de vizita

Cartea de vizita este un intermediar, un sustinator comunicational, un memo. Imaginea pe care o promoveaza trebuie sa fie sincera, clara si convingatoare. Rolul ei functional este acela de a putea oferi partenerului de comunicare datele de contact, intr-un mod rapid si estetic. In nici un caz ea nu se rezuma insa la acest rol functional. Cartea de vizita este simbolul identitatii celui care o ofera, prin urmare prezentarea grafica, suportul, sunt esentiale.

Continutul informational obligatoriu pentru o carte de vizita este urmatorul:

identitate: nume, prenume

ocupatie, functie, grad profesional

numele institutiei, organizatiei, companiei

informatii de contact: adresa, telefon, fax, e-mail.

Elemente grafice: logo, design.

In general, cartea de vizita trebuie interpretata ca un mesaj scris care raspunde la intrebarile:

Cine?

Ce face?

De unde este?

Cum il gasesc?

Cartea de vizita comunica si modul de viata respectiv gusturile:

profesionalism, distinctie, seriozitate - profilul profesionistului;

preocupari serioase ale unei persoane placute, fara responsabilitati profesionale - profilul pasionatului;

profil clasic, cum e cazul cartilor de vizita academice.

Organizarea unei carti de vizita poate fi orizontala sau verticala.

Indiferent de asezare, trebuie sa se respecte urmatoarele reguli:

Logo-ul si antetul trebuie sa ocupe aproximativ jumatate din suprafata

Identitatea cartii de vizita trebuie sa fie clara (profesionala sau individuala). Este nerecomandabila cartea de vizita mixta, care indica profesia si hobby-ul, sau doua activitati total diferite.

Datele de contact trebuie sa fie lizibile. Se va evita textul ingrosat, stilul compozit si aglomerat, datele "ingropate" in text.

Exista mai multe tipuri de carti de vizita:

de companie: au o grafica unitara pentru toti angajatii;

de departament: au o grafica specifica pentru departamente, dar cu acelasi logo al companiei;

individuala;

tip carte postala. Are aceleasi elemente dar marimea permite lasarea unui spatiu pentru mesaje scrise;

mixte: au atat elemente institutionale cat si date individuale, cum ar fi adresa de la birou si cea de acasa.

Nu se combina pe aceeasi carte de vizita doua preocupari diferite (de tipul agricultor si publicist). Nu se pun pe cartea de vizita date intime sau numere de telefon pe care nu dorim sa fim sunati.

Reversul cartii de vizita. Spatiul de pe verso se poate exploata numai pentru:

transpunerea intr-o limba sau alfabet diferite, cu un context socio-cultural greu accesibil (de exemplu pentru limbi cu grafie diferita de cea latina)

mentionarea unei game de servicii oferite

fotografie, harta, alt element ce faciliteaza comunicarea

mesaje de personalizare a relatiei ("cu drag")

Scrisoarea de felicitare

Scrisoarea de felicitare se trimite colaboratorilor, furnizorilor, politicienilor, reprezentantilor unor institutii, omologilor, cu ocazia unor aniversari personale (ziua de nastere, ziua onomastica, promovare, pensionare) sau generale (sarbatorile de iarna, aniversarea organizatiei, castigarea unui concurs sau a unei distinctii). Ea are un caracter personal si reflecta calitatea relatiei dintre cele doua persoane.

Uzantele spun ca scrisoarea de felicitare se scrie de mana, iar in caz ca se tipareste, formula de adresare si de incheiere se scriu de mana. Este obligatorie prezenta semnaturii olografe. Structura scrisorii de felicitare este asemanatoare cu cea a oricarei scrisori, acordandu-se o atentie deosebita calitatii hartiei, caracterelor, plicului.

Felicitarea

Felicitarea are caracterul unui format tipizat si inlocuieste scrisoarea de felicitare. Se alege in cazul relatiilor mai putin stranse, prin urmare cantitatea de felicitari pretiparite pe care le expediaza o organizatie este mai mare. Toti reprezentantii importanti ai publicurilor, prezenti in baza de date cu contacte a organizatiei, vor primi asemenea felicitari, uneori insotite de cadouri simbolice. Este subinteles faptul ca aceasta operatiune necesita pregatiri din timp; de exemplu, pentru felicitarile de Anul nou, pregatirile incep cu o luna inainte si se expediaza astfel incat sa ajunga la destinatar cu cateva zile inainte de intrarea in vacanta.

Un lucru important in acest context este faptul ca, in ultimul timp, au dobandit o mare popularitate felicitarile prin e-mail. Ele sunt foarte usor de trimis in cantitate mare. Se va evita trimiterea, catre persoanele importante, a unor felicitari electronice care contin fotografii de proasta calitate sau care necesita inregistrarea pe site-uri terte pentru a fi vizualizate. In orice caz, aceste felicitari trebuie sa aiba un text personalizat (daca este posibil chiar si elementele grafice pot fi personalizate). Felicitarile electronice au un puternic caracter personal si nu se trimit in numele institutiei; cel mult, pot fi trimise in numele unui grup de persoane.

Lucrarea stiintifica

Lucrarea stiintifica este un gen de comunicare scrisa folosit in cadrul comunitatilor stiintifice si academice, dar se utilizeaza forme ale ei si in alte activitati in care este necesara redactarea unor prezentari documentate si argumentate. De exemplu, o firma care presteaza servicii de sondare a opiniei publice, va utiliza multe din criteriile de redactare a lucrarii stiintifice in rapoartele sale. Pe de alta parte, specialistul in relatii publice este un profesionist a carui activitate necesita documentare permanenta si de aceea sunt necesare competente in ceea ce priveste redactarea si utilizarea unei lucrari stiintifice.

Este, pe de alta parte, un lucru cunoscut faptul ca marile companii utilizeaza stilul stiintific    in redactarea anumitor texte publicate in Newsletter-uri, cu scopul de a-si spori credibilitatea in fata partenerilor sau de a-i fideliza. De exemplu, un mare producator de produse cosmetice va publica, din cand in cand, in cadrul unui Newsletter, un text cu caracter cvasi-stiintific abordand masura in care anumite categorii de populatie utilizeaza sapunul. Rolul acestor texte poate fi acela de a crea impresia ca exista segmente de piata neacoperite (deci partenerii trebuie sa aiba incredere in extinderea afacerii), sau a transmite un mesaj de autoritate. Specialistii in relatii publice sunt cei ce editeaza asemenea texte si tot ei stiu sa interpreteze adevaratul lor mesaj.

Stilul lucrarii stiintifice este unul riguros, analitic, mult departat atat de "limbajul de lemn" al actelor oficiale cat si de limbajul colocvial al scrisorilor personale sau, uneori, al presei. Normele de redactare ale unei asemenea lucrari nu permit formularea niciunei afirmatii care nu poate fi argumentata, dovedita empiric sau argumentata logic.

Indicarea surselor de informare, a dovezilor sau argumentelor existente in alte lucrari, se face folosind notele de subsol dar si alte instrumente cum sunt lista bibliografica, lista de abrevieri, indexul si anexa.

Notele de subsol

Notele de subsol se plaseaza de obicei la subsolul paginii, dar exista si variantele asezarii lor la sfarsit de capitol sau de lucrare, integrarea lor in text, sau pe marginea paginii (marginalia). Asezarea lor pe aceeasi pagina cu textul faciliteaza lectura lor concomitent cu parcurgerea lucrarii. Rolul notelor de subsol este de a oferi cititorului informatiile necesare pentru a identifica sursa din care s-a documentat autorul textului (referinta). Uneori notele de subsol pot contine extensii ale textului, explicatii suplimentare, discutii sau justificari, a caror prezenta in textul propriu-zis ar intrerupe sau ingreuna lectura.

Structura unei referinte este:

Prenume, Nume, Titlul lucrarii, numele si prenumele traducatorului (daca este cazul), Editura, Locul aparitiei, anul publicarii, pagina.

Notele de text

In locul notelor de subsol se mai pot folosi notele de text, adica oferirea datelor referintei in text, pus intre paranteze. Acest procedeu necesita folosirea abrevierilor pentru ca parantezele sa nu intrerupa textul intr-un mod care sa ingreuneze lectura. Intre paranteze se indica referinta cu urmatoarea structura:

Nume, prenume (prescurtate), titlul cartii sau articolului, (prescurtat) anul.

In acest caz, la sfarsitul lucrarii se intocmeste o lista de abrevieri, in care se indica semnificatia tuturor prescurtarilor folosite.

Uneori, acest sistem de note contine numai numele autorului si anul, iar lista bibliografica finala este aranjata alfabetic si cronologic, astfel incat sa ofere informatiile complete.

Abrevieri

In redactarea notelor de text se folosesc de regula urmatoarele abrevieri:

Lista bibliografica

Bibliografia este o lista care contine ordonarea tuturor lucrarilor folosite pentru realizarea unei lucrari. Ea contine prin urmare toate lucrarile la care s-a facut trimitere in notele de subsol dar si lucrari suplimentare, care nu se regasesc neaparat in note dar care au fost consultate.

Lista bibliografica ordoneaza titlurile lucrarilor alfabetic de obicei dupa numele autorilor, avand o structura care contine informatiile de pe pagina de titlu a oricarei lucrari publicate:

- Nume, Prenume, Titlul lucrarii, Numele si prenumele traducatorilor (daca este cazul), Editura, Locul publicarii, anul publicarii.

In lista bibliografica nu se mai indica paginile citate si nici nu se abreviaza prenumele autorilor. Pe pagina de titlu a unor lucrari mai apar numele si prenumele semnatarilor prefetei, postfetei, studiului introductiv, numarul volumului, tomului, sectiunii sau partii, etc. Toate aceste date, daca sunt inscrise pe pagina de titlu, se adauga la lista bibliografica, in ordinea in care apar.

Stiluri de intocmire a notelor si listelor bibliografice

Cele mai cunoscute stiluri de redactare a notelor si listelor bibliografice sunt stilul MLA si stilul APA[8].

Stilul MLA (Modern Language Association) este folosit mai mult de umanisti si este construit dupa schema discutata pana acum:

- Nume, Prenume, Titlul publicatiei, locul publicarii, editura, anul publicarii.

Stilul APA (American Psychological Association) este folosit mai ales de ingineri si ofera posibilitatea ordonarii listei de lucrari dupa doua criterii concomitent, numele autorilor si anul publicarii. Stilul este util mai ales atunci cand, in lucrare, in locul notelor de subsol sunt folosite note de text, care fac trimitere la nume si anul aparitiei. Stilul APA are urmatoarea structura:

- Nume, prenume, (anul publicarii), Titlul lucrarii, Locul publicarii, Editura.

In cazul in care trimiterile contin si texte publicate pe internet, cele doua stiluri recomanda urmatoarele structuri:

Stilul MLA:

- Numele autorului, Prenumele. "Titlul documentului". Titlul complet al lucrarii. Versiunea sau numarul fisierului. Data publicarii sau revizuirii documentului. Protocolul si adresa, calea de acces sau directoare (data accesarii).

Stilul APA:

- Numele autorului, Initiala/Initialele Prenumelui. (Data publicarii documentului). Titlul documentului. Titlul complet al lucrarii. Versiunea sau numarul fisierului. Editia sau revizuirea. Protocolul si adresa, calea de acces sau directoare (data accesarii).

Indexul

Indexul este o lista alfabetica, plasata la sfarsitul lucrarii, care contine toate cuvintele si expresiile importante (Index de termeni), discutate sau explicate in lucrare. Mai exista si Index de autori citati si Index de materii. Aceasta lista indica si numarul paginilor din lucrare in care se gasesc termenii mentionati.

Rolul indexului este acela de a facilita cititorului identificarea rapida a locurilor in care lucrarea trateaza anumite probleme.

Anexa sau apendicele

In cazul lucrarilor mai ample care utilizeaza tabele, fotografii, texte selectate, date statistice, scheme tehnice, acestea se amplaseaza la sfarsit, intr-o sectiune speciala numita Anexe sau Apendice. Daca ar fi inserate in text, acestea ar intrerupe firul expunerii si argumentarii.