TEHNICA COMUNICATIEI IN ACTIVITATEA DE BIROU

Tehnica utilizarii computerelor nu mai poate fi disociata de birouri. Programele de prelucrare a textelor, de calcul tabelar si cele grafice au devenit de la sine intelese, cerintele de profesionalizare si noile versiuni solicitand o permanenta adaptare. Utilizarea doar izolata a acestor programe nu este insa suficienta pentru a face fata cerintelor practice, prezente si viitoare, fiind necesara folosirea complementara a pachetelor de programe birotice si a retelelor de computere, ca si a formelor moderne de comunicare birotica.

Cand se discuta despre modernizarea muncii in secretariate si birouri, se foloseste des notiunea de comunicatie birotica. Prin aceasta se intelege toate actiunile care au ca obiectiv asiguraea unui sprijin corespunzator tuturor activititatilor de birou, prin utilizarea unor tehnologii noi. Comunicatia birotica a avut in ultimul timp o evolutie extrem de rapida prin aparitia unor noi medii. O data cu evolutia spre computerele multimedia, conectarea acestora in retelele locale si publice, ca si prin tehnologia Internetului s-a creat posibilitatea ca tehnologii odinioara separate (ca: telefonia, tehnologia informatica, cea a comunicatiilor, prelucraea imaginilor) sa fie interconectate si sa deschida domenii complet noi de aplicatii, care au o insemnatate deosebita si in birourile secretarelor si ale asistentelor manageriale.

1. Tendinte actuale de dezvoltare

In realizarea solutiilor de comunicare birotica joaca un rol deosebit infrastructura tehnologica informatica si conlucrarea componentelor tehnice, in prezent cristalizandu-se urmatoerele tendinte:

● Sistemele client/server formeaza platforme. Intr-un mediu client/server, clientii (adica computerele de la locurile de munca) comunica cu modulele-server centrale (adica cu sistemele de computere centrale). Clientii preiau comanda aplicatiilor, efectueaza anumite etape de prelucrare si transmit, daca este necesar, cereri: de pilda solicita pregatirea anumitor date si documente. Componenta de infrastructura a sistemelor de programe client/server transmite aceste cereri serverelor corespunzatoare. Acestea executa comenzile si transmit raspunsurile, care ajung ulterior la clientul solicitat.

● Gestiunea distribuita a datelor si a documentelor este indispensabila. Memorarea datelor si documentelor se poate efectua atat centralizat, cat si descentralizat. Sistemele de comunicatie birotica ofera posibilitatea accesului directionat la materialul informational arhivat centralizat.

● Comunicatia sistemelor este posibila atat prin intermediul echipamentelor (hardware), cat si prin cel al sistemelor de programe (software).Intrucat procesele de munca (mai ales in secretariat) decurg in mod tipic prin implicarea mai multor persoane, ca si prin comunicarea cu furnizorii, clientii si restul mediului, componenta comunicationala castiga mult in importanta. Aceasta comunicatie este posibila independent de felul sistemelor de computere instalate.

● Deservirea aplicatiilor este in continuare simplificata si standardizata. Conceptiile moderne privitoare la deservire si la formele de dialogare pot contribui substantial la marirea gradului de adaptare la necesitatile utilizatorilor si la facilitatea deservirii solutionarii aplicatiilor bazate pe calculatoarele electronice. Tocmai in ultimul timp au aparut aici progrese importante: multimedia, hipermedia si prelucrarea vocala-ca sa numim doar pe cele esentiale.

Cerintele secretariatului fata de comunicatia birotica

Secretariatul se transforma tot mai mult intr-o centrala de comutatie a informatiilor, unde acestea converg din toate partile intreprinderii si din exterior. Munca de secretariat si cea de asistenta manageriala pot avea success. In prezent numai daca exista posibilitatea utilizarii eficiente a cunostintelor interne si externe si cea a prelucrarii si distribuirii directionate a acestora, atunci munca de secretariat si cea de asistenta manageriala sunt incununate cu succes. De aceea este atat de importanta gestiunea profesionala a informatiilor in secretariat si ameliorarea proceselor informationale si comunicationale, folosindu-se tehnica moderna de comunicatie birotica.

Urmatoarea trecere in revista confera orientarea privind desfasurarea generala a proceselor informationale si comunicationale; reprezentarea clarifica impartirea in doua moduri a proceselor de munca din birouri si secretariate:

● dobandirea, prelucraea si memorarea informatiilor reprezinta asa numitele procese informationale;

● schimbul de informatii in interiorul firmelor si intre organizatii, in scopul realizarii sarcinilor, este denumit comunicatie.

Procesele comunicationale cuprind fazele de predare, transmitere si primire a informatiilor.

3. Servicii de comunicatii

Retele de comunicatie asigura utilizatorilor anumite servicii. Un serviciu include multimea mijloacelor si facilitatilor oferite utilizatorilor pentru comentarii. Serviciul are atribute tehnice, operationale si administrative.

Clasificarea serviciilor se poate face tinand seama de tipurile de comunicatii si semnalele utilizate:

a)     dupa modul cum are loc schimbul de informatii:

dialog interactiv intre doua terminale; exemplu de servicii: telefonie, telegrafie, facsimil, videotelefonie.

comunicatii distributive (difuziune) care se realizeaza prin existenta unui emitator si a mai multor receptoare.

comunicatii de regasire (retrieve) la care informatiile sunt anterior stocate in centre de informatii.

Informatiile se livreaza doar la cererea utilizatorului. Exemple de servicii: videotext, teletext difuzat. Tipurile de comunicatii determina si clasele de servicii asociate.

b)     Dupa natura medie a sesiunii de comunicatie:

serviciul vocal cu banda de 64 Kb/s;

telemetria cu viteza de transmitere de 102 b/s;

transmisii de date cu viteza mica de 102-105 b/s;

transmisii de date cu viteza mare 105-109 b/s;

video ce necesita banda larga si durata mare (>1,5 Mb/s);

facsimil 103-105 b/s.

Durata medie are implicatii asupra metodei folosite pentru transferul prin retea a informatiei in mod circuit/pachet. Modul circuit se foloseste pentru transferul prin retea a informatiei intre sursa si receptor, fiind utilizata in cazul unor sesiuni lungi si in timp real. Modul pachet (memorare si transmitere in nodurile retelei) este folosit in tranzactii scurte si dese.

Servicii si retele de comunicatii conversationale

Prin serviciul "conversational" intelegem serviciul oferit de retelele actuale. In reteau telefonica serviciul de baza este serviciul telefonic. Reteaua analogica a fost dezvoltata pentru acest serviciu. Ea asigura functia de transport pentru alte servicii ca: facsimil, videotext, date, teleactionari. Reteaua telex este dedicata pentru serviciul telegrafic (transmisia de texte cu viteza mica). Reteau de date permite schimburi de date folosind comutatia de circuite si/sau pachete. Pentru faza de transmisie nu exista specificatii fixe privind cidurile si protocoalele de comunicatie. Sunt circuite dedicate pentru voce, date, texte cu proceduri si caractere speciale.

Servicii ISDN

Standardele privind retelele ISDN si serviciile corespunzatoare au fast elaborate intre anii 1980-1990. ISDN asigura o mare varietate de servicii utilizator (voce/date/grafice/imagini).

ISDN se bazeaza pe digitalizarea retelei clasice care a trecut la IDN (retea digitala integrata). Integrarea serviciilor da posibilitatea accesului utilizatorilor la aceasta printr-un numar redus de interfete standard.

Prima faza este NAROWBAND, pentru serviciile de date/voce/texte/imagini fixe sau lent variabile din punct de vedere al complexitatii functionale. Trecerea la reteaua de banda larga B-ISDN bazata pe transmisii prin fibre optice cu comutatoare rapide va oferi prilejul unor servicii extrem de performante.

Din punct de vedere al complexitatii functionale serviciile se impart in servicii de transport propriu-zis al informatiei si teleservicii.

Servicii de transport

Serviciile implica numai functii de nivel inferior al arhitecturii functionale. Serviciul realizeaza numai transmiterea informatiei prin retea.

Functiile implicate in realizarea acestor servicii sunt:

nivelul 1 (fizic)- transportul sirurilor de biti intre sursa si receptor;

nivelul 2 (legaturi date) - realizarea la nivel logic a unei legaturi de date intre utilizatori (pentru recunoasterea blocului de date, crearea de erori, control flux)

nivel 3 (retea) - determinarea rutelor si comanda selectarii pentru dirijarea informatiilor prin retea de la sursa de destinatie.

Teleserviciile implica functiile de transport dar si functiile de nivel inalt. Exemple de teleservicii: telefonia, teletext, telefax, videotext. Un alt criterui de clasificare a serviciilor il reprezinta formele de comunicare si resursele de retea implicate.