APROVIZIONAREA SI CONTROLUL STOCURILOR IN MICILE AFACERI

Obiectivele capitolului

Profitabilitatea unei firme depinde in mare masura de aprovizionarea corespunzatoare si controlul eficient al stocurilor. Cei mai multi intreprinzatori au la dispozitie o mare varietate de surse de aprovizionare. Fiecare dintre acestea necesita o analiza atenta pentru a asigura aprovizionarea firmei cu stocuri de calitate, in cantitatea necesara, la momentul potrivit, cu preturi rezonabile si serviciile solicitate.

In acest capitol ne vom referi la procedurile necesare unei bune aprovizionari si la controlul eficient al stocurilor.

Obiectivele specifice ale capitolului sunt:

definirea conceptului de aprovizionare;

prezentarea elementelor procesului de aprovizionare;

identificarea categoriilor de bonificatii acordate in procesul aprovizionarii;

determinarea cantitatii economice de comandat;

identificarea surselor si criteriilor de alegere a furnizorilor;

identificarea tipurilor de stocuri existente in micile afaceri;

prezentarea metodelor de gestiune a stocurilor in micile afaceri.

1.Aprovizionarea

1.1 Definirea si importanta aprovizionarii

Aprovizionarea reprezinta procesul de achizitionare a bunurilor si serviciilor necesare firmei, in forma, cantitatea si calitatea dorita, la locul si timpul potrivit si preturi acceptabile. Aprovizionarea identifica nevoile firmei, negociaza conditiile de achizitie si asigura transportul bunurilor. Pretul si calitatea bunurilor achizitionate influenteaza profitabilitatea firmei pe termen lung. De asemenea, calitatea bunurilor produse depinde si ea de pretul si calitatea materialelor cumparate. Data fiind importanta aprovizionarii, de cele mai multe ori intreprinzatorul se ocupa personal de aceasta activitate. De altfel, cercetarile arata ca exista o legatura directa intre numarul de ore afectate de intreprinzator activitatii de aprovizionare si profitabilitate.

1.2. Elementele procesului de aprovizionare

Aprovizionarea nu este doar un simplu proces de cumparare bazat in exclusivitate pe cost si calitate. Ea presupune achizitionarea bunurilor in cantitatea necesara, la timpul potrivit si cu servicii convenabile. Deci aprovizionarea are in vedere cinci elemente: pret corect, cantitate necesara, calitate corespunzatoare, moment potrivit, servicii convenabile.

1. Pretul corect nu inseamna ca el este neaparat si cel mai mic, ci trebuie sa fie unul competitiv. Un pret mai mic poate insemna si o calitate mai slaba. Pretul nu este deci singurul criteriu care trebuie luat in considerare in decizia de cumparare.

Pentru intreprinzator pretul este intotdeauna un factor esential in procesul de aprovizionare. In multe cazuri intreprinzatorul poate negocia pretul cu furnizorii potentiali, in special la comenzile mari de articole aprovizionate in mod frecvent.

In general, micile firme cerceteaza piata din jurul lor si apoi comanda la acei furnizori care ofera pretul cel mai bun. Cel mai bun pret este pretul cel mai mic la care proprietarul afacerii poate obtine bunuri si servicii de calitate acceptabila.

In tabelul 1 sunt prezentate cateva motive pentru care ar putea sa nu se aleaga cel mai scazut pret de cumparare.

Situatii cand nu se alege cel mai mic pret

Tabel 1

Intreprinzatorul trebuie sa evite cumpararile speculative, aprovizionandu-se cu mari cantitati de materiale si furnituri datorita escaladarii preturilor. Daca preturile cresc, castiga profit din stocurile sale, insa daca ele scad, firma poate suferi o pierdere substantiala care-i poate ameninta supravietuirea.

Bonificatii in aprovizionare. Multi vanzatori ofera clientilor lor diferite tipuri de bonificatii de aprovizionare care, in cele mai multe cazuri, reduc substantial pretul stocurilor si furniturilor micilor firme.

Furnizorii ofera in mod obisnuit trei tipuri de bonificatii: de comert, cantitative, de numerar si sezoniere (tabel 2)

Tipuri de bonificatii

Tabel 2

a. Bonificatiile comerciale sunt stabilite pe o scara graduala si in functie de pozitia micii firme in canalul de distributie. Cu alte cuvinte, bonificatiile comerciale recunosc faptul ca producatorii, comerciantii cu ridicata si cei cu amanuntul realizeaza o serie de functii vitale la diferite stadii in canalele de distributie si ii compenseaza pentru realizarea acestor activitati necesare. O structura obisnuita bonificatiilor comerciale este redata in figura urmatoare.

^a Bonificatia comerciantului cu ridicata = 43% din pretul cu amanuntul sugerat

^b Bonificatia comerciantului cu amanuntul = 37,5% din pretul cu amanuntul sugerat.

Fig. 1 Structura bonificatiei comerciale

b. Bonificatiile cantitative au scopul de a incuraja comandarea unei cantitati mai mari de marfuri. Furnizorii sunt capabili sa ofere un pret mai scazut pe volumul achizitionat deoarece costul unitar al producerii si prelucrarii comenzilor mari este mai mic decat costul unitar al manipularii unor comenzi mai mici. Bonificatiile cantitative pot fi necumulative si cumulative.

Bonificatiile necumulative sunt acordate numai daca este achizitionat un volum suficient de marfuri la o singura comanda. In tabelul 3 este prezentat un exemplu de bonificatie cantitativa necumulativa.

Bonificatia cantitativa necumulativa

Tabel 3

Bonificatiile cantitative cumulative se acorda atunci cand achizitiile de la un anumit furnizor depasesc o cantitate sau valoare specificata intr-o perioada predeterminata de timp. Orizontul temporal difera, insa cea mai obisnuita baza este cea anuala. De exemplu, un producator poate oferi unei mici firme o bonificatie de 2% la comenzile urmatoare, daca aprovizionarile depasesc 1 milion de lei anual.

c. Bonificatiile in numerar sunt oferite ca un stimulent pentru plata prompta a marfurilor. Pentru a incuraja plata prompta a facturilor, multi furnizori permit clientilor sa deduca un procent din valoarea aprovizionarilor, daca plata este efectuata intr-un interval de timp determinat. De exemplu, daca factura este scadenta in 30 de zile de la data cumpararii, insa se plateste dupa zece zile, cumparatorul poate deduce 2% din total (prescurtat 2/10, net 30). Banii economisiti in acest fel pot fi utilizati in alte scopuri. Daca insa nu se beneficiaza de avantajele acestei bonificatii, se va plati o dobanda pentru perioada de credit ramasa. De exemplu, sa presupunem ca un magazin primeste o factura de 100.000 lei de la un furnizor ce ofera o bonificatie de numerar de 2/10 net 30. In figura nr. 2 se prezinta aceasta situatie si se arata cum se calculeaza costul omiterii bonificatiei in numerar.

Expira Costul a 20 zile Expira

bonificatia suplimentare creditul comercial

in numerar 100000-98000 Plata:

Plata98000 = 2000 lei 100000

Bani

ziua 10 ziua 30

T 20 zile

0

Fig. 2 Bonificatia in numerar

In realitate, daca nu se va plati in 10 zile, magazinul va plati cu 2000 lei mai mult. Translatand acest lucru in rata anuala a dobanzii (r), se obtine:

D = K * r * T si

in care:

D - dobanda in lei;

T - factorul timp (360 zile);

K - marimea capitalului.

Inlocuind cu datele din exemplul dat, vom avea:

Deci, costul omiterii bonificatiei in numerar este de 36,735% pe an. Daca sunt disponibili cei 98.000 lei dupa 10 zile de la data inceperii termenului de credit, intreprinzatorul trebuie sa plateasca factura, daca nu este capabil sa castige un venit mai mare de 36,735% pe an din acesti bani. Daca nu sunt disponibili cei 98.000 dupa 10 zile, insa pot fi imprumutati la mai putin de 36,735%, imprumutul trebuie realizat pentru a obtine avantaj din bonificatia in numerar.

d. Bonificatia sezoniera se acorda, asa dupa cum arata si numele, intr-un anumit sezon pentru unele produse specifice.

2.Cantitatea necesara presupune ca furnizorul are capacitatea de a livra cantitatea ceruta din bunul sau materialul vandut. In dorinta de a obtine comanda, unii furnizori pot promite mai mult decat au posibilitatea de livrare. Pentru un comerciant cu amanuntul aceasta poate sa insemne pierderea clientilor din cauza lipsei marfurilor necesare.

Obiectivul principal in aprovizionarea unei anumite cantitati dintr-o marfa este asigurarea unei rotatii corespunzatoare a marfurilor prin achizitionarea unei cantitati adecvate. Achizitionarea unei cantitati prea mari de stocuri limiteaza capitalul circulant al firmei si exercita presiune asupra fluxului de numerar. In plus, exista pericolul distrugerii si invechirii stocurilor - problema extrem de serioasa pentru multe mici afaceri. De asemenea, stocurile in exces ocupa spatii de inmagazinare sau comercializare care ar putea fi folosite pentru articole cu o viteza de rotatie mai mare si cu un profit potential mai ridicat. Pe de alta parte, mentinerea unui stoc prea mic poate fi extrem de costisitoare. Intreprinzatorul va fi fortat in acest caz sa faca dese comenzi de reaprovizionare, marind costurile totale ale stocurilor. De asemenea, se pot produce rupturi de stocuri daca exista cereri suplimentare ale clientilor, ceea ce va influenta negativ perceperea imaginii firmei de catre consumatori, care vor pleca in alta parte, daca exista frecvente rupturi de stoc.

Prin urmare, pentru ca un intreprinzator sa poata mentine un nivel al stocurilor care sa satisfaca cerintele si in acelasi timp sa nu mareasca prea mult costurile de depozitare si investitiile excesive in stocuri, este necesar sa calculeze cantitatea economica de comandat (C.E.C.). Pentru a realiza acest lucru intreprinzatorul va trebui sa determine mai intai cele trei elemente principale ale costurilor totale ale stocului: costul unitatilor, costul de depozitare (transport), costul (limitarii) lansarii comenzii.

a. Costul unitatilor (C) este determinat in functie de cererea anuala (D) si costul unitar (C):

C = D * c

b. Costul depozitarii (transportului) (C_d) cuprinde costul inmagazinarii, asigurarii, taxe, dobanzi, amortizari, sustrageri, demodari si distrugeri. De asemenea, se pot efectua cheltuieli cu transportul stocului in diferite locuri. Relatia de calcul a acestui cost este urmatoarea:

Q - cantitatea de stoc comandata

Cd_a - costul de depozitare unitar anual

Q_/2 - stoc mediu

c. Costurile de emitere (lansare) a comenzii (C_e) cuprind cheltuielile de pregatire a comenzii de aprovizionare, analiza si alegerea furnizorilor, elaborarea, expedierea comenzii, receptia si verificarea articolelor, realizarea tuturor lucrarilor de birou aferente. De regula , aceste costuri sunt relativ fixe in raport de cantitatile comandate. Aceste costuri se determina astfel:

unde:

S - costul emiterii (lansarii) pentru o singura emitere (comanda ),

Costul total al stocurilor (CT) se determina prin insumarea celor trei elemente:

Reprezentarea grafica este redata in fig. 3.

Dupa cum reiese din figura, punctul minim al curbei costurilor totale se realizeaza atunci cand costul transportului stocului ( ) este egal cu costul comandarii stocului

Rezolvand aceasta ecuatie in raport cu Q, vom obtine:

In perioade de inflatie este mai indicat sa se calculeze cantitatea economica de comandat in unitati fizice (C_ef), deoarece preturile sunt supuse unor cresteri anormale. In acest sens se va folosi pretul curent in momentul lansariii unei noi comenzi (p), utilizand relatia:

	Cost stoc
					Costul unitatilor
					Costuri lansare

Fig. 3 Cantitatea economica de comandat

Aceste cantitati se bazeaza pe estimarea costurilor si cererii si pot servi ca orientari in luarea deciziilor. Un intreprinzator intelept va lua aceste rezultate doar ca puncte de plecare in luarea deciziilor si apoi va lua decizie finala in functie de judecatile ulterioare.

3.Calitatea corespunzatoare inseamna ca produsul sau serviciul este in concordanta cu intentia de utilizare. Calitate corespunzatoare nu inseamna calitatea cea mai buna. Multi solicitanti nu au nevoie sau nu doresc calitatea cea mai buna. Unii prefera chiar produsele de "mana a doua".

Obiectivul esential in aprovizionarea unor marfuri de calitate il constituie achizitionarea produsului sau serviciului care deserveste in modul cel mai eficient scopul pentru care a fost cumparat. Achizitionarea unui bun sau serviciu la un pret mai mic, dar care nu satisface scopul pentru care a fost cumparat, nu poate fi considerat un chilipir. De asemenea, achizitionarea de produse sau servicii care depasesc, fara justificare, specificatiile de calitate este o irosire de fonduri. Prin urmare, daca functia de aprovizionare este condusa corespunzator, pot fi economisite mari sume de bani.

4. Momentul potrivit inseamna ca produsul sau materialul va sosi la termenul solicitat de cumparator. Produsele sosite in avans ocupa inutil spatiile de depozitare, iar cele sosite mai tarziu pot sa nu mai aiba nici o valoare, in special in ramurile supuse capriciilor modei sau invechirii rapide.

Intreprinzatorul trebuie sa programeze datele de livrare in asa fel incat firma sa sa nu piarda goodwill-ul clientului datorita epuizarii stocurilor. De asemenea, el trebuie sa se concentreze asupra mentinerii unui control corespunzator asupra investitiilor in stocurile firmei, fara a imobiliza un volum excesiv de capital de lucru. In elaborarea programului de livrari de stocuri si furnituri, intreprinzatorul trebuie sa ia in considerare decalajul de timp dintre expedierea comenzii si receptia ei. In general, nu se fac livrari instantanee de marfuri. In consecinta, intreprinzatorul trebuie sa planifice puncte de reaprovizionare pentru articole din stoc la anumite intervale prestabilite.

Pentru a determina cand sa comande marfa din stoc, intreprinzatorul trebuie sa calculeze nivelul de reaprovizionare pentru articole principale din stoc. Elaborarea unui model al nivelului de reaprovizionare presupune determinarea timpului total al comenzii, ritmul de folosire a articolului, nivelul minim al stocului disponibil si cantitatea economica comandata. Timpul total pentru o comanda este decalajul de timp dintre trimiterea comenzii la furnizor si primirea efectiva a bunurilor. El poate fi de cateva ore sau de cateva saptamani. Ritmul de folosire a articolului pentru un anumit produs (R_f) poate fi determinat pe baza stocurilor precedente sau a registrelor contabile. Intreprinzatorul trebuie sa estimeze viteza cu care se epuizeaza marfurile intr-un anumit interval de timp. Ritmul de folosire anticipat pentru un anumit produs determina cat timp va ajunge stocul aprovizionat. De exemplu, intreprinzatorul proiecteaza ca 900 unitati vor fi folosite in urmatoarele 3 luni, ritmul de folosire este de 10 unitati pe zi (900 unitati: 90 zile). Cel mai simplu model al nivelului de reaprovizionare presupune ca firma sa foloseasca un ritm de folosire liniar, adica epuizarea stocului firmei se face intr-un ritm constant in timp.

Intreprinzatorul trebuie sa determine si nivelul minim al stocului posibil (S_s). Pentru a evita epuizarea stocurilor, multe firme stabilesc un nivel minim al stocului mai mare ca zero. Cu alte cuvinte, ele isi constituie un stoc de siguranta care va fi folosit in situatia in care reaprovizionarea nu se face la momentul stabilit.

Pentru calculul nivelului de reaprovizionare (NR) pentru un articol trebuie combinate aceste informatii cu cantitatea economica de comandat, folosind relatia:

NR = (T_c * R_f) +S_s

De exemplu, daca T_c = 5 zile, R_f 10 unitati pe zi si S_s 50 unitati iar Ce_c 500, atunci NR = (5 * 10) + 50 = 100 unitati. Astfel, se vor comanda alte 500 unitati de stoc, atunci cand stocul coboara la 100 unitati. In fig. 4 este prezentat nivelul de reaprovizionare pentru exemplul acestei mici afaceri.

		Cantitate

 

Nivel stoc minim

 

Timp (zile)

 

Fig. 4 Model simplu de reaprovizionare

Acest model simplu poate folosi ca orientare in luarea deciziilor privind stocurile intr-o mica afacere, desi face unele ipoteze care pot sa nu corespunda anumitor situatii particulare.

5. Servicii convenabile sunt acelea care ofera avantaje cumparatorului. Creditul comercial este unul dintre acestea. Acordarea de credite comerciale avantajoase poate reduce povara financiara a intreprinzatorului in mod semnificativ. De asemenea, repararea bunurilor livrate poate fi un alt serviciu prestat de furnizor.

Cele cinci elemente ale procesului de aprovizionare au o importanta cruciala in faza initiala a afacerii. Totusi, putini intreprinzatori incepatori au timpul sa caute surse alternative de aprovizionare si sa negocieze preturi mai acceptabile. Din aceste motive ei sunt dependenti intr-o foarte mare masura de furnizorii lor. Aceasta dependenta poate fi si o capcana pentru ca intreprinzatorii pot depinde in asa de mare masura de furnizori incat nu devin constienti de calitatea mai buna a produselor, preturile mai scazute sau serviciile mai bune. Prin urmare, intreprinzatorii potentiali trebuie sa nu deprinda obisnuinta de a cumpara doar de la un singur furnizor, fara a mai cauta si alte surse alternative. De asemenea, intreprinzatorii incepatori trebuie sa fie constienti ca furnizorii incearca sa convinga potentialii cumparatori de calitatea superioara a produselor lor. Cunoasterea caracteristicilor produselor si controlarea calitatii acestora, comparativ cu ale altor furnizori este deci esentiala.

1.3 Furnizorii.

Un intreprinzator cu experienta cauta sa gaseasca cel mai corespunzator furnizor. Desi multe articole sunt standardizate si nu are importanta de unde sunt achizitionate, unele au preturi si caracteristici de calitate foarte diferite de la un furnizor la altul. Pretul este, desigur, un element important pentru intreprinzator, insa in unele cazuri predomina alte considerente cum sunt increderea, apropierea, serviciile si calitatea.

1.3.1. Identificarea furnizorilor

Unii intreprinzatori cunosc deja furnizorii locali la initierea afacerii si contactarea lor este usoara. Totusi, majoritatea intreprinzatorilor trebuie sa identifice si aleaga cel putin o parte din furnizori pentru a dezvolta relatii de colaborare cu acestia.

Furnizorii pot fi identificati prin intermediul urmatoarelor surse:

1.Experienta precedenta. Multi intreprinzatori sau membri ai familiilor lor au experienta de munca in ramura in care initiaza afaceri. Prin contactele de serviciu ei au devenit familiari cu multi furnizori ai produselor sau serviciilor firmei. Totusi, acest fapt ar putea sa impiedice gasirea altor furnizori mai convenabili.

2.Camerele de comert. In mod normal, Camera de comert poate furniza intreprinzatorului incepator o lista a furnizorilor locali, membrii ai Camerei. De regula, nu toti furnizorii posibili sunt membrii ai Camerei de comert.

3.Pagini aurii. Paginile aurii sunt un excelent loc in care pot fi gasiti furnizori ai produselor sau serviciilor necesare.

4.Publicatii de afaceri. Aproape fiecare publicatie de afaceri ofera informatii cu privire la posibilii furnizori.

5.Expozitii si targuri. In multe ramuri se organizeaza targuri si expozitii, unde se pot cumpara produsele si serviciile si face direct comenzi.

6.Cataloage de marfuri. Unele ramuri publica diferite cataloage care descriu produsele sau serviciile oferite.

1.3.2. Alegerea furnizorilor.

Dupa identificarea posibililor furnizori se va trece la selectarea acestora. Intreprinzatorul poate opta pentru un singur furnizor sau pentru furnizori multipli. Folosirea unui furnizorul unic are avantajul ca duce la o colaborare mai apropiata dintre vanzator si cumparator insa se pot pierde oportunitati importante. In plus, o criza in furnizarea bunurilor poate avea implicatii dezastruoase asupra cumparatorului. Folosirea de furnizori multipli duce la reducerea preturilor si servicii mai bune, datorita concurentei. De asemenea, daca livrarea nu poate fi facuta, se poate apela la un alt furnizor. In plus, calitatea poate fi mai buna si produsele mai variate.

In alegerea furnizorilor trebuie sa se tina cont de urmatoarele criterii:

1. Localizare. Proximitatea locului este un factor important in alegerea furnizorului. Furnizorii aflati mai aproape de firma pot livra mai repede bunurile si la costuri mai reduse decat cei aflati la distanta. Sansa de a oferi servicii este mai mare la furnizorii apropiati deoarece ii cunosc pe detinatorii acestora. In plus, intreprinzatorul este capabil intr-o mai mare masura de a coordona problemele de aprovizionare cu furnizorii apropiati decat ar face-o cu cei de la distanta

2. Rezerve de capacitate. In cazul cresterii rapide furnizorii trebuie sa fie capabili sa ofere suficiente bunuri intreprinzatorului. Cei aflati la limita de capacitate nu vor putea face acest lucru.

3. Relatii de munca. Daca furnizorul nu are relatii bune cu salariatii sindicalizati se vor produce greve care vor afecta posibilitatea de livrare a produselor.

4. Garantii. Furnizorii trebuie sa garanteze calitatea bunurilor livrate si sa le inlocuiasca pe cele care nu corespund standardelor. De asemenea, ei trebuie sa garanteze livrarea la timp, in cantitatile specificate si in locul solicitat.

5. Situatie financiara. Daca furnizorii nu au o situatie financiara buna va fi dificil de stabilit o relatie de perspectiva cu ei.

6. Reputatie generala. Reputatia furnizorului este data de posibilitatile sale si serviciile care le ofera.

7. Increderea. Intreprinzatorul trebuie sa evalueze capacitatea furnizorului potential de a livra cantitati suficiente si de calitate corespunzatoare atunci cand are nevoie. Livrarile intarziate sau crizele de stocuri determina pierderea vanzarilor si creeaza o imagine nefavorabila clientului.

8. Numarul de furnizori. Una din intrebarile la care trebuie sa raspunda intreprinzatorul este daca sa se aprovizioneze de la un singur furnizor sau de la mai multi. Aprovizionarea de la un singur furnizor ofera cateva avantaje. Primul este ca intreprinzatorului i se va acorda atentie deosebita, in special daca sunt comandate cantitati mari. Al doilea il reprezinta bonificatiile cantitative care i se acorda, daca va comanda cantitati suficient de mari. In sfarsit, firma va fi capabila sa cultive relatii mai cooperante cu furnizorul care doreste sa ajute firmele pe care le considera consumatorii lui.

Sunt, desigur, si dezavantaje daca exista un singur furnizor. In cazul cand furnizorul sufera o catastrofa (foc, greva, faliment), va fi greu de gasit o sursa alternativa de aprovizionare. Daca se va apela la mai multi furnizori, se va reduce acest risc, insa nu se va primi o atentie speciala si bonificatii cantitative.

Serviciile. Intreprinzatorul trebuie sa evalueze si paleta de servicii pe care o ofera furnizorii. Se fac livrarile la timp? Se fac reparatii la echipamente dupa instalare? Se dau sfaturi la cumparare?

1.3.3. Stabilirea relatiilor cu furnizorii

Succesul celor mai multi intreprinzatori depinde in mare masura de relatiile pe care le au cu furnizorii. Ca si furnizorii, intreprinzatorii sunt in afacerea vanzarii bunurilor si/sau serviciilor. Singura diferenta este ca furnizorul vinde altor afaceri, in timp ce intreprinzatorul vinde, de regula, unui numar mai mare de consumatori individuali. In orice caz, ei sunt dependenti unul de altul. Intreprinzatorii depind de furnizori in ce priveste livrarea la timp si in cantitatea si calitatea necesara, in timp ce furnizorii depind de intreprinzatori in ce priveste plata la timp a bunurilor livrate.

Evaluarea furnizorilor

Odata ce s-au stabilit relatii cu furnizorii, ei trebuie evaluati periodic, pentru a se constata daca relatia trebuie continuata. In evaluare pot fi folositi urmatorii indicatori: livrarea la timp, numar de intarzieri, procentul comenzilor expediate, defecte de calitate, servicii tehnice, expeditii, situatie financiara, costul livrarii.

Evaluarea furnizorului se poate realiza prin elaborarea unei scale de evaluare pentru fiecare furnizor, in functie de variantele de aprovizionare. Prima etapa consta in determinarea criteriilor cele mai importante de selectie a furnizorilor (pret, calitate etc.). Urmatoarea etapa o constituie atribuirea de 'ponderi' fiecarui criteriu, pentru a reflecta importanta lui relativa. A treia etapa presupune elaborarea unei scale gradate pentru compararea furnizorilor in functie de criteriile alese. In final, trebuie calculat scorul total pentru fiecare furnizor si alegerea furnizorului care are scorul cel mai mare. Un exemplu de evaluare a unui mic producator este redat in tabelul 4.

Evaluarea furnizorilor

Tabel 4

2.Controlul stocurilor

Controlul stocurilor reprezinta sistemul formal si informal de evidenta care asigura disponibilitatea materialelor si/sau marfurilor in cantitatile necesare desfasurarii profitabile a activitatilor firmei. Cele mai multe materiale si accesorii de aprovizionat in activitatile de prelucrare se achizitioneaza in mod repetat, asa ca pot fi previzionate. Comerciantii cu amanuntul fac mai mult o aprovizionare sezoniera in marea lor majoritate si au prin urmare dificultati in a realiza previziunea vanzarilor. De asemenea, aprovizionarile la comanda, speciale sau in cantitati unice se fac in functie de fiecare caz in parte. In toate cazurile insa scopul il constituie obtinerea cantitatii necesare atunci cand este nevoie, fara a avea prea multe stocuri.

2.1 Obiectivele controlului stocurilor

Desi atat aprovizionarea cat si controlul stocurilor au acelasi obiectiv - obtinerea bunurilor in cantitatile necesare, de calitatea dorita si la momentul potrivit, controlul stocurilor are unele obiective mai specifice.

Asigurarea continuitatii activitatii. Firmele eficiente lucreaza in mod continuu. O intrerupere a procesului de productie sau in comercializarea anumitor bunuri cauzeaza pierderi substantiale. Pierderea clientilor este consecinta cea mai grava.

Maximizarea vanzarilor. In conditiile unei cereri suficiente, vanzarile vor fi mult mai mari, daca bunurile sunt furnizate la timp si in cantitatile solicitate.

Protejarea activelor. Una din functiile esentiale ale controlului stocurilor o constituie protejarea stocurilor impotriva furturilor, risipei sau deteriorarilor. Eficienta masurilor de paza, prelucrare si depozitare afecteaza cantitatea si calitatea stocurilor utilizabile.

Investitii minime in stocuri. Controlul eficient al stocurilor permite determinarea unui nivel mai scazut al stocurilor fara a cauza deservicii clientilor sau productiei. Prin urmare si investitia facuta va fi mai mica. Costurile depozitarii si ale asigurarii vor fi si ele diminuate, pericolul deteriorarii si invechirii fiind mai redus.

Furnizarea de informatii conducerii. Informatiile obtinute in urma controlului stocurilor servesc pentru determinarea cantitatii optime de aprovizionat si stabilirea momentului de reaprovizionare. De asemenea, rata de rotatie a stocurilor poate fi un indicator in evaluarea performantelor manageriale. In sfarsit, prea multe erori in documentele privind stocurile denota o munca de birou ineficienta.

2.2 Tipuri de stocuri

Stocurile pot avea trei forme, in functie de gradul lor de prelucrare: materii prime, semifabricate, produse finite.

1. Produse finite. Multa lume isi inchipuie ca stocurile sunt doar marfurile care le vad pe rafturi in magazine. Acestea sunt intr-adevar stocuri, insa doar de produse finite. Ele se numesc produse finite intrucat sunt disponibile pentru vanzare consumatorului sau utilizatorului final. Toate firmele au produse finite.

2. Materiile prime. Toate stocurile incep ca materii prime. Ele reprezinta bunurile din primul stadiu de prelucrare. Exista o mare diversitate de materii prime. Ele pot fi marfuri de baza, ca minereu de fier, petrol, cherestea, carbune, bumbac. Acestea pot fi transformate in otel, benzina, scanduri, cocs, ata, care la randul lor pot fi materii prime pentru alte ramuri care le pot transforma in alte materii prime pentru alte ramuri. Materii prime sunt si motoarele, ceasurile, difuzoarele etc. ce sunt doar componentele unui produs complex pentru unele intreprinderi, in timp ce pentru altele sunt produse finite. Deci ceea ce pentru o firma este produs finit pentru o alta poate fi doar materie prima.

3.Semifabricate. Semifabricatele sunt materii prime care au parcurs unele stadii de productie, insa nu si-au terminat in intregime procesul de prelucrare.

2.3.Costul stocurilor

Indiferent de tipul stocurilor, acestea presupun realizarea unor costuri legate de gestiunea lor cum sunt: finantarea, invechirea, diminuarea, manipularea, imobilizarea, asigurarea , comanda stocurilor.

1. Costul achizitiei. Costul achizitiei este cel mai evident dintre costurile stocurilor. Stocul este un element de activ care trebuie sa fie compensat de un element de pasiv - costul imprumutului banilor necesari achizitionarii stocurilor sau al schimbarii modului de utilizare a numerarului propriu. Numai in cazul fericit in care se poate vinde stocul inainte de termenul de plata al acestuia nu este nevoie de finantarea achizitiei.

2.Costul invechirii. Schimbarile tehnologice rapide si modificarea continua a preferintelor consumatorilor pot duce la invechirea stocurilor. Acestea vor mai putea fi vandute doar la preturi reduse, uneori chiar sub costuri.

3.Costul diminuarii. Stocurile pot fi deteriorate sau chiar furate. In primul caz, stocurile vor putea fi vandute la un pret mai redus, iar furtul se transforma intr-un stoc nevandut. In industria alimentara costul diminuarii este destul de ridicat din cauza pierderii calitatii bunurilor.

4.Costul manipularii. In mod normal, atunci cand este cumparat stocul este livrat. El trebuie receptionat, manipulat, depozitat.

5.Costul imobilizarii. Stocurile depozitate presupun imobilizari ale capitalului de lucru, care ar putea fi folosit in alte domenii. Stocurile suplimentare atrag dupa ele marirea cheltuielilor de depozitare, asigurare etc.

6.Costul asigurarii. Pentru evitarea riscurilor legate de furtul stocurilor sau pericole cum sunt focul, apa, stocurile trebuie asigurate.

Prin insumarea costurilor de mai sus se obtine costul total al stocurilor. Pe langa acesta mai exista si costul comenzii, care cuprinde cheltuielile legate de lansarea si prelucrarea comenzilor de aprovizionare si care tinde sa devina constant.

2.4 Gestiunea stocurilor

Gestiunea stocurilor reprezinta procesul cumpararii bunurilor si/sau serviciilor in cantitatile necesare, de calitate corespunzatoare si la momentul potrivit. Intreprinzatorii trebuie sa fie constienti de importanta determinarii unui nivel optim al stocurilor. Un stoc prea mic va duce la ruptura stocurilor si discontinuitate in productie sau livrare, iar un stoc prea mare imobilizeaza bani care ar putea fi folositi mai eficient in alte scopuri. Gestiunea stocurilor are o importanta deosebita intrucat stocurile reprezinta cca. 20% din capitalul unei firme de productie si pana la 80% din cel al unei firme comerciale cu amanuntul. Stocurile reprezinta o investitie de capital importanta si, de aceea, ele trebuie sa aiba o eficienta corespunzatoare.

Determinarea necesarului de stocuri se poate face dupa diferite metode. In functie de caracterul lor, ele pot fi simple sau informale si continue sau formale, situatie in care se tine evidenta permanenta a articolelor stocate.

a. Sistemele informale cele mai obisnuite sunt: controlul vizual, sistemul celor doua cutii, metoda ABC, comenzi deschise.

Controlul vizual consta in verificarea vizuala zilnica a tuturor stocurilor si retinerea articolelor care trebuie reaprovizionate. Metoda are eficienta in special in cazul firmei mici, in care intreprinzatorul este si vanzator sau implicat direct in productie si cunoaste ceea ce doresc clientii sau care sunt necesitatile productiei, de unde pot fi procurate aceste articole si timpul lor de livrare.

Sistemul celor doua cutii presupune existenta a doua cutii sau lazi pentru fiecare articol. De regula, cutiile sunt puse una peste alta, insa pot fi si alaturate. Cand articolele din prima cutie sunt vandute, se deschide cea de-a doua cutie si se face comanda pentru o alta cutie. Metoda se poate folosi cu succes la magazinele metalo-chimice.

Metoda ABC pleaca de la premisa ca din numarul total de articole un procent mic din acestea au costurile cele mai mari, in timp ce o un procent mai mare de articole au un cost mai redus. In felul acesta, articolele firmei sunt impartite in trei grupe, in functie de impactul lor asupra costurilor: grupa A, care este formata din articolele ce detin o pondere de 70% din valoarea stocurilor; grupa B, care este formata din articole ce detin o pondere de 20% din valoarea stocurilor; grupa C, care este formata din restul stocurilor. Dupa stabilirea acestor grupe se va determina tipul de control cerut de fiecare grupa. Astfel, grupa A poate cere un control formal dupa fiecare vanzare sau la sfarsitul zilei, cu o reaprovizionare dupa criterii de eficienta, grupa B cere un control mai rar, cu o aprovizionare in loturi, iar grupa C, cu articole necostisitoare, poate folosi un control informal, cu o aprovizionare cand este nevoie. De asemenea, articolele din grupa A trebuie stocate in cele mai accesibile zone, cele din grupa B in zone mai putin accesibile, iar cele din grupa C in zonele relativ inaccesibile.

Comenzile deschise sunt acorduri generale incheiate intre cumparator si furnizor in care se prevad descrierea articolelor solicitate, pretul si perioada pentru care este valabil acordul. Ele se folosesc pentru articolele frecvent achizitionate, ca sampon, aparate de barbierit, dulciuri etc.

b. Sistemele formale ce pot fi utilizate in gestiunea stocurilor sunt: fise de evidenta a stocurilor, cantitatea economica de comandat, sistemele automate.

Fisele de evidenta a stocurilor presupun inregistrarea fiecarei vanzari din stoc. Prin estimarea consumului pe o anumita perioada si a timpului de transport, se determina intervalul de reaprovizionare.

Cantitatea economica de comandat pleaca de le premisa minimizarii costului total al stocurilor, in conditiile echilibrarii costurilor anuale ale lansarii comenzilor si a costurilor de stocare. Costurile lansarii comenzilor sunt invers proportionale cu marimea comenzilor. Costurile de stocare sunt direct proportionale cu marimea comenzilor. Costul total este o functie aditiva a acestor doua costuri. Prin calcului cantitatii economice de comandat se determina costul total minim.

Sistemele automate de gestiune a stocurilor sunt sistemele automate de la locul vanzarii, care inregistreaza automat articolul vandut si sistemul codificarii prin intermediul barelor, care are aceeasi menire, fiind mult mai rar.