NEGOCIERI IN AFACERI

I. NEGOCIEREA, NECESITATE A LUMII CONTEMPORANE

1. Negocierea este o activitate care presupune interactiunea mai multor actori care, confruntati in acelasi timp cu divergente si cu interdependente, aleg cautarea voluntara a unor solutii reciproc acceptabile.

2. Negocierea este forma principala de comunicare, un complex de procese, de activitati, constand in contacte, intalniri, consultari, tratative desfasurate intre doi sau mai multi parteneri, in vederea realizarii unei intelegeri.

Principalele caracteristici ale negocierii sunt: procesul de negociere este un fenomen social ce presupune existenta unei comunicari intre oameni; negocierea este un proces organizat, in care se doreste evitarea confruntarilor si care presupune o permanenta competitie; negocierea este un proces ce presupune armonizarea intereselor.

4. Calitatile unui negociator sunt: capacitatea de a defini o serie de obiective si totodata de a fi flexibil cu privire la unele dintre ele; capacitatea de a explora o gama larga de optiuni; capacitatea de a se pregati si informa foarte bine; competenta interactiva: capacitatea de a-l asculta pe celalalt si de a-i pune intrebari; capacitatea de a formula limpede prioritatile.

5. Functiile negocierii sunt: reglementarea sistemelor complexe prin realizarea echilibrului intre nevoile de schimbare si nevoile de stabilitate; schimbul, modalitate care priveste domeniul tranzactiilor ce guverneaza activitatile economice; decizia, fondata pe interactivitate si intelegere; rezolvarea conflictelor in care apar antagonisme deschise.

6. Elementele fundamentale ale negocierii: obiectul, contextul, miza, asimetria de putere (raportul de forte), negociatorii priviti din perspectiva confruntarii lor comportamentele.

7. Tipologia negocierilor difera in functie de:

a) felul tranzactiei: de vanzare - cumparare, de cooperare, de service, de transport, asigurari, arbitraj valutar, turism, de bursa;

b) obiect: de bunuri de consum, mijloace de productie, materii prime, masini si utilaje, alimente;

c) nivel: intre grupari economice, intre grupari economice si guvern, interguvernamentale, intre guverne si firme, intre firme;

d) scop: pentru noi tranzactii, de prelungire, de modificare, de normalizare:

e) numarul de participanti: bilaterale, triunghiulare, multilaterale;

f) modul cum se poarta: directe (fata in fata, prin corespondenta, prin telefon), indirecte (prin intermediar), in timp /succesive, simultane);

e) orientare: negocieri predominant cooperative (integrative), negocieri predominant conflictuale (distributive);

8. Tipologia negociatorilor:

a) negociatorul integrativ este caracterizat prin fermitate si suplete in cautarea solutiilor reciproc acceptabile;

b) negociatorul distributiv da dovada de rigiditate in cautarea solutiilor;

c) negociatorul cooperant se bazeaza pe vointa reala de a reusi si pe respectul fata de parteneri si fata de obiectivele sale;

d) negociatorul afectiv negociaza potrivit sentimentelor si emotiilor sale de moment;

e) negociatorul conflictual acorda prioritate fortei si nu diplomatiei;

f) negociatorul demagog se refugiaza in spatele minciunilor, manipularilor, simularilor si duplicitatii.

II. ORGANIZAREA NEGOCIERII

1. Etapele procesului de negociere sunt:

a) prenegocierea care cuprinde: activitati de pregatire si organizarea negocierilor; culegerea si prelucrarea unor informatii; pregatirea variantelor si dosarelor de negociere; intocmirea si aprobarea mandatului de negociere; elaborarea proiectului de contract, simularea negocierilor;

b) negocierea propriu-zisa care cuprinde: prezentarea ofertelor si contraofertelor; prezentarea argumentelor si contraargumentelor; utilizarea unor strategii de contracarare; perioada de reflectie pentru redefinirea pozitiei; acordarea de concesii pentru apropierea punctelor de vedere; convenirea unor solutii de compromis; semnarea documentelor;

c) postnegocierea care urmareste depasirea unor greutati datorate unor aspecte necunoscute in timpul negocierii si la semnarea contractului; negocieri privind modificarea, prelungirea sau completarea clauzelor contractului; rezolvarea pe cale amiabila a litigiilor aparute; solutionarea litigiilor si neintelegerilor in justitie sau prin arbitraj.

2. Pregatirea negocierii are in vedere:

a) constituirea echipei de negociere si numirea conducatorului acesteia;

b) stabilirea locului si datei negocierii, asigurarea conditiilor de transport, masa si cazare;

c) stabilirea momentului de incepere a negocierii, dupa crearea conditiilor necesare unei negocieri eficiente;

d) rezolvarea formalitatilor de deplasare, alegerea si pregatirea cadourilor etc.;

e) invitarea partenerului de negociere si stabilirea de comun acord a programului social, rezolvarea unor cerinte ale partenerului de negociere.

3. Locul si data desfasurarii negocierii sunt importante pentru reusita acesteia, avand in vedere: incaperea propriu-zisa unde urmeaza a se purta discutiile, mobile, sonorizarea, iluminatului, ambianta in general, serviciile de protocol.

Se impune respectarea datei inceperii negocierilor, a eventualelor uzante si obiceiuri, durate reprizei de negociere, intre 15 si 90 de minute si programarea cu 1-2 ore inainte de masa de pranz sau cu 1-2 ore inainte de terminarea programului.

4. Stabilirea ordinii de zi prin mandat reprezinta o sansa de a pastra initiativa si de a-ti atinge scopul stabilit. Ordinea de zi se poate negocia si ca un contract, analizand consecintele propunerilor facute de partener, programarea sa asigure timp suficient de gandire si pauzele necesare.

5. Pregatirea documentelor si dosarelor negocierii reflecta seriozitatea firmei.

Planul de negociere trebuie sa contina: definirea si sustinerea scopului negocierii, obiectivele maxime si minime ale negocierii, modelul si pozitiile de tratare, variantele de oferte de negociere, variantele de argumente si contraargumente, posibilitati de compromis, responsabilitati si limite ale echipei de negociere.

La intrarea in negociere, fiecare echipa trebuie sa fie in posesia urmatoarelor dosare: tehnic, comercial, privind conjunctura pietei, concurentei partenerului de negociere, economico-financiar.

Echipa trebuie sa cunoasca: agenda de lucru, calendarul negocierii, bugetul tranzactiei.

Pregatirea variantelor de negociere presupune: stabilirea elementelor ce urmeaza sa fie negociate, calcularea costurilor comisiei si a valorilor pentru fiecare problema de negociat, calcularea limitelor inferioare si superioare, in functie de prevederile mandatului de negociere, elaborarea strategiei si tacticii de negociere in functie de pozitia si solicitarile partenerului.

7. Simularea negocierii consta intr-un dialog dintre conducatorul echipei si membrii acesteia, de pe pozitii cat mai diferite. Simularea negocierilor reprezinta o analiza temeinica a contractelor imaginare, la care participa specialisti pe probleme tehnice, economice, financiare, juridice etc. Se vor utiliza metodele moderne de calcul pentru a se ajunge la varianta optima de negociere.

III. ECHIPA SI MANDATUL DE NEGOCIERE

1. Complexitatea negocierilor impune alcatuirea unei echipe din specialisti in diverse domenii (intre 2-3 si 10-12 persoane).

2. Toti membrii echipei trebuie sa cunoasca si sa se implice in rezolvarea problemelor specifice, intr-o activitate bine coordonata, fiindu-i asigurata continuitatea si elasticitatea (marirea sau micsorarea numarului de membri).

3. La numirea conducatorului echipei se va tine seama de: intrunirea calitatilor cerute tuturor membrilor echipei sale, capacitatea de a organiza si conduce echipa, pozitia sa in cadrul organizatiei, gradul de responsabilitate si de decizie pe care si-l poate asuma, sudura psihologica a membrilor echipe sale.

4. Conducatorul echipei va avea de realizat urmatoarele sarcini: selectionarea si pregatirea membrilor echipei, pregatirea planului de negociere si a proiectului de contract, organizarea si conducerea efectiva a negocierilor, finalizarea contractului, intocmirea raportului asupra negocierii, mentinerea moralului echipei, obtinerea contributiei maxime a fiecarui membru.

5. Atributiile echipei de negociatori se refera la: elaborarea materialului tehnic si comercial, fixarea legaturilor de comunicatie, elaborarea planului de negociere, elaborarea mandatului si a proiectului de contract, elaborarea si lansarea ofertei sau a cererii de oferta, participarea la dezbateri, atributii care vor fi transmise in procesul de instruire a echipei.

6. Comportamentul echipei de negociere conditioneaza reusita in succesul negocierii. Fiecare membru trebuie sa participe la dezbateri, la analiza problemelor, dovedind elasticitate in gandire, prezenta de spirit, abilitate in cooperare.

7. Regulile unui comportament eficient au in vedere: abandonarea ideilor preconcepute cu privire la comportamentul partenerilor, educarea vointei si stapaniri de sine, pastrarea stimei, respectului fata de parteneri si a demnitatii, educarea vointei de a asculta, exprimarea retinuta a bucuriei generate de reusita negocierii, coordonarea interventiilor de catre lider, intreruperea sau amanarea eleganta a negocierilor, ocrotirea echipei partenere de negociere.

8. Mandatul echipei de negociere, precizeaza limite maxime si minime in interiorul carora negociatorul poate lua decizii, fiind stabilit in colaborare cu echipa si aprobat de conducatorul institutiei.

9. Mandatul de negociere poate oferi negociatorului: autoritate deplina, totala, autoritate ascendenta sau limitata.

10. Se recomanda ca negocierile sa se desfasoare la nivelul celor care detin o autoritate limitata, care ii permite sa amane luarea unor decizii sau sa refuze elegant, in numele conducatorului organizatiei.

11. Personalitatea negociatorului se formeaza prin slefuirea si innobilarea aptitudinilor sale, prin perseverenta si vointa.

12. Pregatirea practica incepe cu pozitia de observator, apoi prin antrenarea in pregatirea materialelor, participarea la simularea negocierilor si apoi la luarea deciziilor de mai mica importanta.

13. Calitatile necesare unui negociator se refera la cultura generala vasta, usurinta in expunere, minte clara si mari rezerve de energie; o profunda si solida pregatire profesionala, cunoasterea tehnicilor de negociere, cunoasterea perfecta si in detaliu a problematicii negociate, capacitatea de analiza, de a asculta, de a negocia sub presiunea timpului, de a se integra intr-o echipa, sa fie diplomat si convingator, ferm si flexibil, sa se poata autocontrola permanent, sa aiba simtul oportunitatii in luarea deciziilor majore.

13. Puterea de a negocia depinde de integritatea, cinstea si credibilitatea negociatorului.

14. Tipurile de negociatori in domeniul afacerilor sunt: autoritar, cooperant, permisiv, creativ.

15. Atitudinile intalnite in procesul de negociere sunt: cooperarea, ostilitatea, dominatia, pasivitatea, creativitatea, rationalitatea.

16. Stilurile de negociere sunt determinate de diferentele de cultura nationala, traditii, deprinderi colective, obiceiuri.

17. In cadrul stilului european se individualizeaza stilul nemtesc, francez, englez, italian, nord-european, alaturi de care exista stilurile: american, asiatic, arab.

IV MANAGEMENTUL NEGOCIERII

1. Reusita negocierilor este asigurata de un sistem informational adecvat.

2. Clasificarea informatiilor in functie de sursa obtinerii: interne sau externe si dupa obiectul informatiilor se refera la: situatia economica, la piata externa, la piata produsului, la partenerul de negociere si la organizatia pe care o reprezinta.

3. Informatiile se obtin din prospecte, cataloage, presa, dar mai greu se obtin informatiile voalate, confidentiale si secrete, uneori pe cai mai putin corecte.

4. Informatiile trebuie protejate, respectand cateva reguli: negocierile sa nu poate fi ascultate de catre alte persoane, sa nu se lase documente la vedere, in sala de negocieri sau in camera de hotel.

5. Negocierile sunt precedate de formularea propriilor prezumtii cu privire la ce si cat poate partenerul de negociere, ce riscuri isi poate asuma, ce criterii de luarea deciziei sunt mai importante pentru acesta. Prezumtiile verificate vor fi luate in seama.

6. Puterea de convingere a negociatorilor este sustinuta de argumentatia logica, judicioasa, bazata pe probe si demonstratii pertinente, formulate prin vin grai, in negocieri directe.

7. In negocieri, nivelul aspiratiilor trebuie corelat cu cel al realizarilor integrand si nivelul riscului asumat.

8. In practica negocierilor principala problema o reprezinta armonizarea cererii cu oferta, deoarece vanzatorii obtin rezultate bune cand cer preturi ridicate, in timp ce cumparatorii trebuie sa ofere preturi mici.

9. Argumentatia urmareste obtinerea adeziunii partenerului de negociere la ideea prezentata si sustinuta, prin explicatii, analogii, inductii, deductii, ipoteze, alternative, motivatii, paradoxuri.

10. Succesul argumentarii este asigurat de respectarea regulilor tehnice cum ar fi: regula stabilizarii, continuarii, abandonarii unor aspecte divergente, limitarii solicitarilor unor justificari, intelegerii, redistribuirii argumentelor, a substituirii argumentelor globale.

11. In negocieri, expertii sunt eficienti prin profesionalism, reputatie si modul in care acestia actioneaza.

12. Intrebarile joaca un rol deosebit de important pentru obtinerea de informatii, o angajare mai activa si conturarea unei decizii cat mai eficiente.

13. In negocieri, trebuie stapanita tehnica intrebarilor si raspunsurilor, pentru obtinerea rezultatului scontat.

14. Impasul este o tactica de negociere eficienta si uzitata pentru testarea pozitiei argumentelor si puterii partenerului de negociere.

15. Pentru iesirea din impas trebuie exploatat timpul de negociere si folosita tactica intelegerilor pas cu pas.

16. Rabdarea este unicul mod de a patrunde problema negocierii, iar promisiunea da speranta si perspective favorabile negocierii.

17. Printre modalitatile de iesire din impas se numara substituirea negociatorului in rolul partenerului sau, stapanirea interesului si mandriei echipei partenere, a stirbi demnitatea propriei echipe.

18. In negocieri se fac concesii. Concesia reprezinta o modificare a propriei pozitii de negociere in directia acceptarii propunerilor partenerului, cu incadrarea insa in limitele mandatul primit.

19. Finalizarea negocierii presupune depasirea obiectiunilor partenerului pentru a evita riscul ratarii afacerii.

20. Modul in care este tratat partenerul de afaceri are o mare insemnatate in reusita negocierilor (mancare buna, o seara placuta, micile cadouri).

V. STRATEGII, TACTICI SI TEHNICI DE NEGOCIERE

. Strategia este partea stiintei comerciale care priveste conducerea generala a negocierii si reprezinta modul de combinare si dirijare a ansamblului de decizii pentru realizarea obiectivelor proiectate. Elementele strategiei sunt: obiectivele urmarite, modalitatile folosite pentru atingerea obiectivelor si mijloacele disponibile si utilizate pentru realizarea obiectivelor propuse.

. In functie de modul de elaborare si acceptare a ofertelor, exista strategia deciziei rapide, adoptate de exportatorul care domina piata, si strategia deciziei de asteptare, utilizate de importatorul care se afla in situatie de dominare.

Tactica de negociere este acea parte a strategiei menita sa stabileasca metodele, mijloacele si formele de actiune ce urmeaza sa fie folosite in vederea realizarii obiectivelor propuse. In stabilirea tacticii se va tine seama de contextul negocierii, de scopul urmarit si de resursele disponibile, de actiunile partenerului si de tehnicile folosite.

Tehnicile de negociere reprezinta totalitatea procedeelor ce urmeaza sa fie utilizate in desfasurarea procesului de negociere.

Tacticile ofensive sunt folosite de negociatorul dinamic, cooperant si plin de initiativa, pentru a-l determina pe partener sa treaca in defensiva: Tacticile defensive il determina pe partener sa repete expunerea, sa vorbeasca mai mult, sa "se dea de gol". 

In tacticile de asociere trebuie obtinute informatii despre cine negociaza cu furnizorul, daca exista posibilitatea combinarii cererilor, exista probleme in legatura cu comenzile existente si daca are sens un acord de cumparare intre firme, avand la baza cantitatile estimate. Teoria balantei cognitive recomanda grija in alegerea partenerului de asociere, pentru a evita compromiterea.

In negocieri se folosesc deseori tactici si tehnici neloiale sau imorale. Oferta falsa urmareste inlaturarea concurentei, lasand cumparatorului terenul deschis. Exista modalitati de contracarare a ofertei false prin stabilirea clauzelor de siguranta, retinerea mai multor oferte si semnarea ofertei primite de cat mai multe persoane.

In negocieri trebuie sa se aiba in vedere si riscul coruptiei, al mituirii, care poate fi diminuata prin rotatia negociatorilor, printr-o politica in stare sa asigure raportarea oricarei incercari de mituire, sanctionarea celor care incalca legea, promovarea unei inalte tinute morale, investigatii oficiale interne continue si limitarea gratuitatilor numai la pranzuri. 9. Neglijenta in redactarea contractului ofera partenerului posibilitatea de a profita de ambiguitati, neclaritati si omisiuni, neglijente care pot fi prevenite prin includerea in contract a intelegerilor si procedurilor.

Tactica faptului implinit consta in initierea unei actiuni surpriza, care il plaseaza pe initiator intr-o pozitie favorabila in cadrul negocierii. Evitarea acestei tactici se realizeaza prin introducerea unor penalizari atat de mari care sa descurajeze.  11. Erorile deliberate strecurate de partenerul de negocieri, pot fi depistate si eliminate in timpul negocierii, dar daca nu pot fi observate devin obligatorii dupa semnarea contractului. 12. Tactica "omul care lipseste" este utilizata cand, in absenta omului-cheie, se incheie o alta tranzactie, mai buna. Contracararea se realizeaza prin cautarea si convingerea omului-cheie, dar si luarea in considerare a renuntarii. 13. Tactica ostatecului presupune "capturarea" si "tinerea" unor ostatici ca banii, bunuri proprietate personala, dar mai ales reputatia unui om, pana se plateste o recompensa. Contramasurile recomanda procurarea unui ostatic propriu si prevederea in contract a unor sanctiuni severe in cazul folosirii acestei tactici.  14 .Printre tacticile neloiale se mai inscriu mistificarea, prefacatoriile, minciuna deliberata, tehnica opozantului, actul personal.

Printre tacticile si tehnicile de hartuire a partenerului se numara tactica "asta-i tot ce am" (bogey), simpla, eficienta si etica, care poate fi utila ambilor parteneri, daca e folosita in cunostinta de cauza.

Tactica "ultima oferta" poate da rezultate in negocieri si poate fi contracarata prin amanarea raspunsului, simularea nesurprinderii, schimbarea subiectului de discutie, parasirea salii de discutie sau enervarea.

17. Tactica schimbati negociatorul favorizeaza noul negociator, dar poate salva si discutiile. Exista masuri de contracarare cum ar fi: cunoasterea in particular a noului partener, modificarea atitudinii in raport cu a noului negociator atc. 

18 .Schimbarea tacticii de negociere trebuie realizata la timpul operatiunii, deoarece fiind o tactica de "hartuiala" poate enerva si poate determina retragerea ofertei ce trebuia negociata. 19. Evitarea partenerului de afaceri este o tactica folosita cand se urmareste amanarea unei actiuni, indezirabile sau blocarea deciziei si da rezultate bune. Se pot lua masuri dure pentru descurajarea folosirii de catre partener a unei asemenea tactici pe viitor. 20. Tactica "baiat bun - baiat rau functioneaza foarte bine in negocierea salariilor in cadrul unei societati comerciale.  21. Tactica "tipi de treaba" si "tipi de treaba pe care te poti baza" se refera la parteneri care sunt aparent sau real de treaba, manifestand buna-vointa sau chiar compasiune cand lucrurile nu merg indeajuns de bine. Negocierea cu un partener de treaba pe care te poti baza da, de regula, rezultate bune pentru ambele parti.

Printre alte tactici de negociere se inscriu: escaladarea, "ai putea mai mult decat atat", cumparati acum, negociati mai tarziu, tactica optimizatorului, tactica invinovatirii reciproce (big - pot), confesiunea, tactici de rezistenta ca tactica "de angajare a fiecaruia" sau tactica "razboiului sfant", limbajul corpului, solutii simple oferte bogate, daca nu poti obtine un pranz, sa iei cel putin un sandvis. 23. Unele negocieri se desfasoara in conditii speciale: negocieri si decizii in conditii emotionale, negocieri in conditii diferite ale pietei.

Bibliogarfie:

Grama, Izabella, negocieri si uzante de protocol. Ed. Europolis

Pistol, Gh. M.,Negocieri si uzante de protocol, Ed. FRM, Bucuresti, 1999

Soproni, Luminita, Comunicare si negociere in afaceri, Ed. Universitatii din Oradea, 2002

Cohen, Herb, Arta de a negocia, Editura Humanitas, Bucuresti, 2006.