NEGOCIERI COMERCIALE INTERNATIONALE - MECANISMUL NEGOCIERII INTERNATIONALE, TACTICI DE NEGOCIERE

NEGOCIERI COMERCIALE INTERNATIONALE - MECANISMUL NEGOCIERII INTERNATIONALE, TACTICI DE NEGOCIERE

CUPRINS

Scurta introducere privind tema aleasa.

CAP.I. Negocierea in afaceri

Definirea, caracteristicile, principiile si notiunile de baza ale negocierilor

Tipologia negocierilor si formele acestora

Mecanismul procesului de negociere

Negocierea comerciala internationala -; pregatire, desfasurare, finalizare

CAP.II. Etapele negocierii

Pregatirea negocierii

Elaborarea strategiei

Incheierea negocierii

INTRODUCERE

Clipa de clipa, ceas de ceas, fiecare dintre noi are o dorinta, un interes sau macar un punct de vedere numai "al sau". Fiecare convinge sau se lasa convins. Fiecare are ceva de schimbat cu altcineva si trebuie sa ajunga la o intelegere cu el/ea. Totusi, dupa cum bine stii si dumneata, mai inainte de a ajunge la un acord, oamenii trec, aproape inevitabil, printr-o stare de dezacord mai mult sau mai putin conflictual. Aceasta se intampla, indiferent daca schimba emotii, sentimente, idei, opinii, bani sau produse.

Arta de a te intelege cu partenerul de schimb, evitand conflictele si represaliile, ar putea purta numele de negociere. Pentru aceasta, nu-i destul ca partenerul sa gandeasca si sa simta ca tine, mai trebuie ca si tu sa gandesti si sa simti ca el.

Poti negocia cu nevasta lista invitatilor de sambata seara. Poti negocia cu amicii asupra celui care va plati nota, la restaurant. Poti negocia cu seful o majorare de salariu. Poti negocia cu teroristii, care au sechestrat pasagerii unui avion, asupra conditiilor eliberarii lor. Poti negocia cu clientul conditiile in care se incheie un acord comercial. Poti negocia cu sindicatele, cu puterea politica, cu opozitia sau cu delegatia unui alt stat. Poti negocia oricand, orice, aproape cu oricine. Negocierea este prezenta in toate ipostazele existentei umane.

Daca stapanesti arta negocierii, ai o sansa in plus sa eviti "NU"-ul partenerului tau. Inseamna ca stii sa orientezi, sa influientezi si sa manipulezi comportamentul sau pentru a-l face sa spuna "DA". Reusesti sa-l atragi in jocul de-a "Facio ut facias!".

Peste tot si in toate timpurile, oamenii rezonabili au inteles ca nu-si pot impune vointa in mod unilateral si au cautat solutii in comun, adica solutii negociate. Iulius Caesar sau Marco Polo, de exemplu, au fost negociatori straluciti.

In viata de zi cu zi, acasa, la slujba, pe strada, dar mai ales in diplomatie si in lumea afacerilor contemporane, negocierea si negociatorul au dobandit o importanta incredibila, greu de evaluat. Nici odata in istorie tranzactiile comerciale nu au fost mai multe si nu s-au purtat in valori mai mari. Pentru o companie moderna, un negociator bun aduce, in trei ceasuri, cat aduc zeci sau sute de executanti, timp de mai multe luni. Un negociator slab pierde la fel de mult. O marja de cateva procente, la pret, la salariu, la termenul de garantie sau chiar o marja de cateva promile, la comision si dobanda, este intotdeauna negociabila. In marile tranzactii, pe piata industriala, unde se negociaza contracte de miliarde, aceasta marja negociabila poate atinge sume de zeci sau de sute de milioane. De pe pozitia fiecareia dintre parti, acestea pot fi pierdute sau castigate.

In afaceri, daca stapanesti arta negocierii, ai o sansa in plus sa castigi mai mult si sa mai si pastrezi o relatie buna cu partenerul. Cand negociezi bine, poti sa orientezi, sa influientezi si sa manipulezi partenerul pentru a-l face sa coopereze.

Secretul consta in a reusi sa-l antrenezi intr-un joc de-a "Hai sa castigam impreuna!".

Oamenii rezonabili inteleg repede ca nu-si pot impune vointa in mod unilateral si cauta solutii in comun, adica solutii negociate.

Indiferent unde si intre cine sunt purtate, negocierele apeleaza la retorica, la logica si la elemente de teoria argumentarii. Uneori, folosesc tehnici de comunicare si manipulare performante, precum Analiza Tranzactionala, Programarea Neuro-Lingvistica, narcoanaliza etc. Notiuni precum oferta, cerere, pozitie, pretentie, obiectie, compromis, concesie, argument, tranzactie, argumentatie, proba etc. pot interveni frecvent in procesul de negociere. Totodata, elementele de comunicare non-verbala, precum fizionomia, mimica, gestica, postura, imbracamintea, aspectul general etc. pot avea o importanta care nu trebuie neglijata. Cultura partenerilor si puterea de negociere a partilor negociatoare sunt alte elemente de care trebuie sa se tina seama. Elementele de tactica si strategie, capcanele si trucurile retorice ca si cunostintele de psihologie a perceptiei pot juca un rol decisiv in obtinerea de avantaje mari in schimbul unor concesii mici.

In lumea afacerilor contemporane, negocierea si negociatorul dobandesc o importanta considerabila. Niciodata in istorie, tranzactiile comerciale nu au fost mai multe si nu s-au purtat in valori mai mari. Pentru producator, importator sau distribuitor en-gros, un negociator bun poate face in trei ceasuri tot atat cat fac zece sau o suta de executanti, in cateva saptamani sau luni. Un negociator slab poate pierde la fel de mult. O marja de cateva procente la pret, la termenul de garantie, la conditiile de livrare si transport, la termenul de plata etc. sau o marja de doar cateva promile, la comision sau dobanda, raman oricand negociabile. In marile tranzactii, pe piata industriala, unde se negociaza contracte cu valori de miliarde de lei, aceasta marja negociabila poate insemna sume de zeci sau de sute de milioane. De pe pozitia fiecareia dintre parti, acestea pot fi pierdute sau castigate.

Negocierea este un talent, un har innascut, dar si o abilitate dobandita prin experienta, formare si invatare. Meseria de negociator este una "de elita", in afaceri, in diplomatie, in politica.

CAP.I. Negocierea in afaceri

Complexitatea vietii social-economice si politice contemporane, diversitatea relatiilor si activitatilor de toate felurile pe care le deruleaza oamenii fac ca negocierea sa se impuna drept unul din cele mai pretioase atribute ale vietii cotidiene. in aceste context, negocierile sunt chemate sa raspunda problemelor complexe ce deriva din nevoia obiectiva a dezvoltarii continue a relatiilor interumane in general, a celor diplomatice,economice,in special. l8e5ef
In viata omul este un negociator continuu, fara insa a realiza efectiv acest lucru. Zilnic omul se implica intr-o confruntare continua cu motivatiile semenilor, ale societatii si, de ce nu, chiar cu ale lui insusi.
Negocierea inseamna comunicare intre parti, esteo forma principala de comunicare in relatiile interumane si presupune transferul reciproc de informatii (mesaje) prin intermediul limbajului.
Negocierea, ca metoda de dialog, ca mod de armonizare a vietii oamenilor, in cele mai diverse domenii are radacini in vremuri foarte indepartate. Ea a fost folosita fie in scopul rezolvarii unor diferende aparute intre indivizi sau grupe de indivizi, fie in scopul incheierii unor contracte de casatorie sau cu caracter comercial, fie in scopul crearii unor conditii prielnice pentru o mai stransa colaborare in variate domenii intre tari si popoare (stiinta, cultura, arta, sport, etc.).

1.1.Definirea, caracteristicile, principiile si notiunile de baza ale negocierilor

Marea diversitate a directiilor si domeniilor in care poate fi folosita negocierea duce la dificultati in a defini acest fenomen. Exista deosebiri intre parerile specialistilor care abordeaza aceste activitati functie de domeniul in care isi desfasoara activitatea.
In sens larg prin negociere se intelege actiunea de a purta discutii in scopul de a se ajunge la o intelegere. DICTIONARUL EXPLICATIV AL LIMBII ROMANE priveste negocierea drept 'o actiune prin care se trateaza cu cineva incheierea unei conventii economice, politice, culturale, etc.' , sau 'o actiune de intermediere, de mijlocire a unei afaceri'. Alte lucrari includ in conceptul de negociere 'orice forme de intalniri, discutii, consultari sau alte legaturi directe sau indirecte'.
Termenul, provenit din latina (negotiari), trimite la ideea de comert, de tranzactie intre parti care au interese distincte sau chiar conflictuale; in general se negociaza pentru a acomoda interese sau a solutiona un conflict.
Negocierea se poate defini ca fiind o forma principala de comunicare, un complex de procese, de activitati, constand in contacte, intalniri, consultari, tratative desfasurate intre doi sau mai multi parteneri in vederea realizarii unei intelegeri.

In sens restrans, negocierea diplomatica este definita ca 'managementul relatiilor internationale prin negociere' sau 'procesul de abordare a unei dispute sau situatii internationale prin mijloace pasnice, altele decat cele juridice sau de arbitraj, cu scopul de a promova sau realiza o anumita intelegere, imbunatatire, aplanare sau reglementare a disputei sau a situatiei dintre partile interesate'; negocierea comerciala este un proces organizat de comunicare intre doi sau mai multi parteneri care isi propun     adaptarea progresiva a pozitiilor lor in scopul realizarii unei intelegeri de afaceri reciproc acceptabila, materializata in contractul international privind schimbul de marfuri sau prestatii de servicii, sau efectuarea unor lucrari de investii, sau privind schimburi valutare etc.

Indiferent de modul in care este definit conceptul de negociere, de pozitia de pe care este abordat, o aanaliza pertinenta a acestuia trebuie sa aiba in vedere, in principal urmatoarele caracteristici:
In primul rand, procesul de negociere este un fenomen social ce presupune existenta unei comunicari intre oameni in general, intre cele doua parti in particular.
Procesul de negociere poarta amprenta distincta a comportamentului uman, fiind un proces realizat de oameni. La baza teoriei negocierilor stau comportamentul uman si mai ales perceperea acestuia, de fapt acest comportament determinand rezultatul negocierii.
Negocierea se refera la o situatie in care doua sau mai multe parti interactioneaza in dorinta de a ajunge la o solutie acceptabila in una sau mai multe probleme aflate in dezacord.
In acelasi timp nu trebuie ignorat contextul social in care se plaseaza negocierile. Indiferent de natura acestora, negociatorul nu reprezinta o insula izolata intr-un ocean.
In al doilea rand negocierea este un proces organizat in care se doreste evitarea confruntarilor si care presupune o permanenta competitie.
In general, negocierea se desfasoara intr-un cadru format pe baza unor proceduri si tehnici specifice; chiar si atunci cand negocierea se realizeaza in afara unui cadru formal, partile trebuie sa respecte anumite cerinte de ordin procedural si deontologic.
Pe de alta parte negocierea este prin excelenta un proces competitiv intrucat partenerii urmaresc satisfacearea atat a unor interese comune cat si a unora contradictorii. Competitia va permite infruntarea competentelor individuale in realizarea scopului social.
In al treilea rand, negocierea este un proces cu finalitate precisa, ce presupune armonizarea intereselor. Negocierea are drept obiectiv realizarea unui acord de vointa a unui consens si nu neaparat a unei victorii; ambii parteneri trebuie sa incheie procesul de negociere cu sentimentul ca au realizat maximum posibil din ceea ce si-au propus. Altfel spus, negocierea se considera incununata de succes atunci cand toate partile considera ca au invins. Masura succesului in negociere este data asadar de finalizarea acesteia, prin acordul de vointa al participantilor. Principala dificultate in atingerea finalitatii propuse este aceea ca adeseori negociatorii nu sunt convinsi de faptul ca interesele divergente trebuie transformate in scopuri comune.
In pofida faptului ca dincolo de caracterul competitiv al negocierii procesul ca atare urmareste afirmarea elementelor de interes reciproc, in practica sunt foarte rare cazurile in care negocierile se deruleaza usor, fara convulsii.

Comparativ cu piata interna negocierile comerciale purtate cu partenerii straini se caracterizeaza printr-o mai mare complexitate intrucat confruntarea cererii cu oferta pe piata externa este mai complicata, fiind determinata de o multime de factori: uzante internationale, norme de drept comercial international, legislatii nationale ale partilor ce intra in afacere, diversitatea cursurilor valutare de schimb, niveluri diferite de preturi interne si internationale, diversitatea partenerilor si a produselor, exigenta marita fata de nivelul tehnico-calitativ, un grad mai ridicat de risc si incertitudine.
Negocierile intre parteneri comerciali pornesc de la necesitatea stabilirii pretului de contract pe baza preturilor mondiale caracteristice, impuse in mod obiectiv de actiunea legii valorii pe plan international.

Pretul mondial devine astfel etalonul de referinta in negocierile care se duc pentru determinarea pretului contractual. Nici un partener nu-si poate impune preturile bazate pe costurile de productie proprii sau pe conditiile de calitate si nivel tehnic pe care le poate obtine, adica este necesara depunerea unor eforturi pentru adaptarea productiei la cerintele pietei externe.
Situatia conflictuala ce apare din dorinta partilor ca respectivul contract sa cada sub aspect juridic sub incicednta normelor de drept comercial proprii tarii careia respectiva parte ii apartine poate fi rezolvata prin aplicarea normelor uniforme de drept comercial international si a uzantelor internationale acceptate de statele participante la comertul international si stabilite prin INCOTERMS 90. (Reguli privind conditiile de livrare, contractele tip, reguli privind transporturile si expeditiile internationale de marfuri, reguli privind protejarea marcilor de fabrica, etc.)
In orice tranzactie de afaceri fiecare partener doreste sa castige, sa aiba un avantaj, mai mic sau mai mare, in functie de imprejurari, de natura marfii, de pregatirea si abilitatea echipei de negociere. Tendinta si obiectivul fiecarui partener sunt indreptate catre obtinerea beneficiului maximal, iar in final se ajunge, prin concesii si compromisuri, la o intelegere ce asigura avantajul reciproc.
In comertul international nimic nu se da gratuit si aceasta are la baza principiul DO UT DES (dau daca imi dai). Acest principiu functioneaza in stransa legatura cu modul in care fiecare negociator reuseste sa-si valorifice propria pricepere, putere de negociere.
Puterea de negociere constituie totalitatea mijloacelor pe care negociatorul le poate folosi in vederea obtinerii unei solutii convenite cat mai apropiata de pozitia echipei de negociere.

Notiunile de baza utilizate in cadrul procesului de negociere sunt urmatoarele:
1. Strategia - ansamblul de decizii care urmeaza sa fie luate in vederea indeplinirii obiectivelor urmarite si care tin seama de un mare numar de factori interni si externi cu un grad inalt de variabilitate si complexitate.
2. Tactica - acea parte a strategiei menita sa stabileasca mijloacele si formele de actiune ce urmeaza sa fie folosite in vederea realizarii obiectivelor urmarite.
3. Tehnica - totalitatea procedeelor ce urmeaza sa fie folosite in desfasurarea discutiilor intre parteneri cu scopul de a se ajunge la incheierea contractului.
Alte notiuni utilizate in cadrul conceptului de negociere sunt :interesul - manifestarea unor necesitati sau trebuinte ale participantilor, pozitia reala - cuprinde obiectivele pe care o parte urmareste sa le atinga, pentru satisfacerea intereselor sale, pozitia de negociere - totalitatea intereselor uneia din parti, pozitia declarata initial, spatiul de negociere - prin exagerarea intr-o anumita masura a intereselor proprii.

1.2. Tipologia negocierilor si formele acestora

Practica vietii internationale pune in lumina o mare varietate de tipuri de negocieri, varietate determinata de o multitudine de factori, cei mai importanti dintre acestia fiind: domeniul social-economic in care se circumscrie procesul de negociere, obiectivele avute in vedere, scopul negocierii, nivelul de desfasurare a acesteia, numarul participantilor, modul, respectiv etapele de desfasurare a negocierilor, etc.
Circumscrise in cadrul unor domenii specifice, negocierile pot avea in vedere obiective economice, politice, militare, cultural-sportive, etc.
Daca se are in vedere domeniul economic, cele mai multe si importante negocieri sunt cele comerciale, iar in cadrul acestora, negocierile privitoare la afacerile economice internationale. Astfel de negocieri, materializate sub forma acordurilor, conventiilor sau a contractelor internationale, au in vedere pretul, modalitatile de plata, cantitatea si calitatea marfurilor, termenele si conditiile de livrare, alte asemenea elemente.
In domeniul politic, negocierile avute in vedere sunt atat cele diplomatice, desfasurate in vederea perfectarii si incheierii unor acorduri sau intelegeri inclusiv reglementarea unor diferende dintre state, cat si cele politice interne, purtate intre fortele politice vizand diferite obiective.

In realizarea unei tranzitii la economia de piata o mare importanta este acordata negocierilor intre sindicate si patronat, in cadrul carora se incearca sa se gaseasca solutiile pentru rezolvarea problemelor aflate in divergenta, cele mai multe dintre acestea referindu-se la contractul colectiv de munca si, mai ales la salarii.

Pornind de la scopul pentru care se desfasoara, negocierile urmaresc fie incheierea unei tranzactii noi (conventie, acord, contract), fie adaptarea, actualizarea sau modificarea unei tranzactii existente, incheiate anterior si aflata in curs de derulare, sau prelungirea valabilitatii acesteia.
In functie de nivelul de desfasurare negocierile pot fi guvernamentale (interstatale) sau neguvernamentale. in general, negocierile desfasurate la nivel guvernamental urmaresc incheierea de acorduri, conventii sau alte intelegeri economice, politice ce vizeaza in esenta crearea cadrului institutional de desfasurare a relatiilor dintre state, in timp ce la nivel neguvernamental negocierile au in vedere incheierea de diferite contracte.
Luand drept criteriu numarul participantilor, negocierile pot fi bilaterale si multilaterale. Aceasta pare a fi o clasificare de bun simt, realitatea fiind totusi alta. Intr-o negociere alaturi de partenerii activi pot exista atat observatori cat si experti. Partenerii activi pot fi independenti sau aliati, in timp ce observatorii pot fi asociati sau neutri. Fiecare dintre cele doua parti are tendinta, devenita regula in negocieri, de a mari numarul partenerilor, antrenandu-si aliatii si invocand observatorii asociati care sa depuna marturie in favoarea lor. De aici " escaladarea " fiecarei negocieri.
Exista si alti factori in functie de care se poate face clasificarea negocierilor. Astfel, daca este vorba de comportamentul uman si de grupurile de interese care se au in vedere, exista doua mari categorii de negocieri: personale si colective. Un anumit comportament il are negociatorul care trateaza vanzarea casei sale si altul atunci cand negociaza un contract de vanzare al produselor firmei la care este angajat. Comportamentul diferit va influenta in mod direct rezultatul negocierii.
In orice caz in cadrul negocierilor se pot identifica patru forme, sisteme sau categorii:
. negocierea distributiva -; resursele sunt limitate si castiguluneia dintre parti se va reflecta in pierderea celeilalte; o astfel de negociere se desfasoara in tensiune si lasa un gust amar;
. negocierea integrativa -; se cere rezolvarea problemelor si se cauta sa se identifice punctele de contact convenabile ambelor parti;
. negocierea structurala -; se urmareste modificarea atitudinilor de baza ale partilor, nici una dintre acestea neputand reusi fara cooperarea celeilalte;
. negocierea interna -; specifica relatiilor sindicate -; patronat, in care negociatorii se straduiesc sa aiba acordul unanim al organizatiei din care provin.
Este de remarcat ca o asemenea impartire are mai ales un caracter teoretic, intrucat in practica aceste categorii se intrepatrund.

1.3. Mecanismul procesului de negociere

Analiza procesului complex care este negocierea evidentiaza existenta unor etape distincte, cu eventuale intreruperi si perioade de definire a punctelor de vedere ale partenerilor la negociere.
1. Prenegocierea are ca punct de plecare prima discutie sau comunicare, cand ambii parteneri lasa sa se inteleaga ca ar fi interesati in abordarea uneia sau mai multor probleme. Cuprinde activitatea de pregatire si organizare a negocierii prin culegerea de informatii si apoi prelucrarea acestora, alegerea locului si momentului negocierii, avizarea si aprobarea mandatului de negociere, organizarea sedintelor de negocieri, a unor sedinte de protocol, etc. Se incheie atunci cand se consemneaza oficial interesul partilor in abordarea problemei in discutie.
2. Negocierea propriu-zisa demareaza odata cu declararea oficiala a interesului partilor in solutionarea in comun a problemei, pentru a realiza unele obiective. Se concretizeaza in adoptarea unei intelegeri, de cele mai multe ori scrise, ce contine masurile ce trebuie indeplinite pentru realizarea obiectivului in cauza. Este etapa dialogului intre partile participante, dialog ce se desfasoara la masa tratativelor, fiecare parte cunoscand interesele fata de obiectul negocierii.

Acum se prezinta cereri si se fac oferte, se fac presupuneri, se aduc argumente urmate de contraargumente, apar schimburi de concesii pentru apropierea pozitiilor partilor, se convine asupra unor solutii de compromis, se semneaza documente. Un bun negociator este acela care, in acesta etapa, da dovada de prezenta de spirit, de clarviziune, de simt al oportunitatii pentru a sesiza corect momentul concluziei si pentru a evita prelungirea inutila a discutiilor.
3. Postnegocierea incepe in momentul adoptarii intelegerii, incluzand obiectivele ce vizeaza punerea in aplicare a prevederilor acesteia. in aceasta faza se rezolva unele probleme ca greutatile aparute in derularea contractului, cum ar fi necesitatea de a modifica , completa sau prelungi contractul, de reclamatii, litigii.
In paralel cu aceste trei faze se deruleaza o alta:
4 Protonegocierea are menirea de a crea un climat adecvat negocierii, de a usura tratativele si de a stimula partenerii. Constituie o activitate sustinuta si permanenta de armonizare tacita a punctelor de vedere, a atitudinilor, a intereselor. Intreg acest cadru, care constituie acesta etapa are un rol deosebit in finalizarea sau eventual in blocarea tranzactiei, el neputandu-se insa substitui procesului de negociere propriu-zisa. Analiza atenta a cadrului, a fundalului, a contextului, fie cel specific, fie cel general, in care se desfasoara procesul de negociere este nu numai necesara ci si obligatorie, pentru crearea si mentinerea posibilitatilor de reusita a tranzactiei.

1.4. Negocierea comerciala internationala -; pregatire, desfasurare, finalizare

Pregatirea riguroasa a negocierilor comerciale internationale, respectiv crearea premiselor pentru prezentarea pozitiilor partilor, pentru comunicarea deschisa dintre parteneri, pentru finalizarea avantajoasa a tratativelor reprezinta o conditie esentiala pentru succesul acestora. Alegerea locului de desfasurare a acestora, stabilirea unei ordini de zi adecvate, crearea premiselor pentru prezentarea ofertelor si primirea cererilor sunt probleme de mare importanta in obtinerea rezultatelor dorite.
Inca inainte de a fi facuta propunerea de incepere a unor negocieri este necesara o intensa activitate de documentare, de culegere de informatii, de analiza, de elaborare de documente, proiecte sau propuneri concrete pentru a se asigura sau a se obtine rezultatele scontate.
De cele mai multe ori procesul de negociere este previzibil, astfel ca exista posibilitatea de a se pregati din timp anumite aspecte cum ar if de exemplu modul de abordare a partenerilor. in acest context se impune analiza cadrului general si specific al negocierii al contextului in care se desfasoara negocierea.
Pentru a contura cadrul general al negocierii un negciator trebuie sa cunoasca bine legislatia si uzantele comerciale, reglementarile de politica comerciala, cele financiar -; valutare si incidentele acestora, capacitatea pietei si delimitarea segmentului de piata caruia i se adreseaza produsele exportate sau de la care urmeaza sa provina importurile, posibilitatile de distributie, conditiile de promovare a vanzarilor, modalitatile de comercializare, de transport, etc. De asemenea trebuie sa se documenteze asupra concurentei potentiale, atat in ideea unor eventuale cooperari, cat si pentru combaterea unor actiuni de concurenta neloiala.
in analiza cadrului specific al negocierii o mare importanta revine cunoasterii starii economice si financiare a partenerului, a solvabilitatii si reputatiei comerciale a acestuia, identificarii surseor de finantare, stabilirii cat mai exacte a pozitiei de negociere a partenerului.
Nu mai putin importanta este studierea conditiilor si regulilor impuse in cazul negocierilor respective intrucat cunoasterea acestor reguli va permite actionarea pe parcursul negocierilor in sensul dorit, fara riscul anularii rezultatelor negocierii datorita unor vicii de procedura.
Inca din etapa pregatirii negocierilor este necesara stabilirea obiectivelor proprii si anticiparea obiectivelor partenerului. in legatura cu obiectivele proprii este necesar ca negociatorii sa nu se limiteze la scopuri generale, ci sa detalieze problemele de afaceri a caror realizare se urmareste prin negocieri. Astfel, daca obiectul negocierii il constituie o vanzare comerciala internationala, trebuie avute in vedere aspecte ca: volumul vanzarilor (cumpararilor), calitatea marfurilor si a serviciilor solicitate, pretul, conditiile de livrare, cele de finantare si de plata, riscurile posibile, metodele si caile de asigurare, modalitatile de rezolvare a eventualelor litigii, rata maxima si minima a rentabilitatii urmarite, etc.,

precum si mijloacele necesare in vederea atingerii acestor scopuri. in paralel cu stabilirea obiectivelor proprii trebuie anticipate, pe cat posibil, obiectivele partenerului, anticipare ce trebuie folosita pentru apropierea, concertarea pozitiilor.
Dintre diversele metode de anticipare a desfasurarii tratativelor poate fi mentionata simularea negocierii, recomandabila in general in vederea pregatirii negocierilor, in special cand este vorba de operatiuni cu un grad ridicat de complexitate. Prin simulari se face o verificare, de regula foarte eficace, a programului de desfasurare a negocierii, evidentiindu-se posibilele aspecte ale acestui program.

In raport cu obiectivele propuse se stabileste echipa de negociatori a carei componenta este determinata de natura si de complexitatea tranzactiei , de conditiile generale in care urmeaza sa aiba loc tratativele.
Reusita unei echipe de negociere depinde in mare masura atat de capacitatea individuala a fiecarui membru cat mai ales de felul in care ei functioneaza impreuna. Marimea si structura echipei de negociere se realizeaza in functie de domeniile in care se deruleaza negocierea.
O echipa de negociere poate fi constituita din membri permanenti si din specialisti atrasi pe masura ce se ivesc probleme deosebite. Pentru negocieri de importanta mai mica, un negociator va tine locul altuia si va acoperi mai multe domenii sau zone dupa ce in prealabil s-a documentat si a fost informat asupra subiectelor cu care era mai putin familiarizat. Astfel, negociatorul comercial poate acoperi si zona juridica, tehnicul, pe cea financiara, etc.
In cazul negocierilor de importanta mai mica echipa ar putea fi redusa la doi negociatori. Este bine ca ea sa nu fie redusa la un singur om oricat de calificat ar fi acest negociator. Este putin probabil ca un singur om sa-si prezinte cat mai complet sau convingator argumentatia, sa studieze in acelasi timp reactiile oponentului, sa asculte si sa noteze, sa pregateasca replicile la raspunsul partenerului, sa evalueze corect evolutia la un moment dat al negocirilor, sa dezvolte in continuare o strategie eficienta si sa aplice tehnici si tactici adecvate, sa finalizeze afacerea si sa ia masuri pentru derularea ei corespunzatoare, sa intocmeasca raportul privind negocierile purtate, etc..
Activitatea de negociere comerciala presupune existenta unor negociatori cu anumite trasaturi si calitati de personalitate, dotati cu temeinice cunostinte de cultura generala si de specialitate

CAP.II. ETAPELE NEGOCIERII

In functie de negociatori si de experienta lor, etapele unei negocieri pot sa fie mai numeroase sau mai putin numeroase. De regula, chiar daca procesul suporta si abordarea pe secvente de mai mare intindere, se considera ca sase sint etapele importante, care trebuie marcate in desfasurarea unei negocieri:

● pregatirea - etapa in care negociatorii identifica subiectul, obiectul, interesele si obiectivele negocierii;

● elaborarea strategiei - in aceasta etapa fiecare membru al echipei de negociere isi expune proiectul in legatura cu desfasurarea negocierii, isi insuseste sarcinile stabilite si pregateste partea ce ii revine din logistica negocierii;

● inceperea negocierii - reprezinta prima intilnire intre negociatori, cind acestia prezinta interesele partii pe care o reprezinta si isi exprima pozitia fata de subiectul negocierii si solicitarile initiale ale celeilalte parti;

● clarificarea pozitiilor - etapa in care negociatorii isi justifica pozitiile si incearca sa aprecieze pozitia oponentilor, ajustindu‑si obiectivele si strategia;

● negocierea propriu‑zisa - este etapa hotaritoare a negocierii in care se confrunta cererile si ofertele, se prezinta si se sustin argumentele, se fac concesii si se incearca obtinerea de concesii;

● incheierea - faza finala a procesului caracterizata de ajungerea la o intelegere finala, acordul de principiu, sau la blocarea discutiilor fara nici un acord.

2.1Pregatirea negocierii

Este etapa cea mai importanta din intregul proces. Orice negociere presupune o pregatire serioasa, pentru ca negociatorii trebuie sa poata conduce discutiile si sa aiba variante si alternative pentru orice directie pe care ar urma‑o acestea.

Culegerea de informatii

In acest scop foarte importanta este activitatea de culegere de informatii cu privire la subiectul negocierii si prelucrarea lor. Drept surse de informatii pot fi consultate diferite statistici, studii de caz, studii de specialitate cu referire la domeniul in care are loc negocierea. Astfel de surse trebuie folosite cu masura, o abundenta de date statistice putind sa provoace deruta si dificultati in manevrarea datelor. Nu de putine ori, excesul de informatii statistice deschide drumul argumentelor partii adverse, care le poate folosi mult mai bine. Alte surse de informatii pot fi agentiile de relatii publice si agentiile de stiri. Acestea poseda date si arhive publice pe anumite probleme si tematici puse la dispozitie de partea adversa si chiar de catre terti.

Din biblioteci, din bazele de date de pe Internet, din arhive pot fi aflate date importante despre evenimente anterioare similare si despre modul de rezolvare a lor.

Acestea sint sursele de informare oficiale. In plus, in procesul de stringere a datelor si informatiilor se recurge si la surse neoficiale. Avantajul acestora consta in faptul ca ele pot furniza date de mare importanta pentru negociatori, dar dezavantajul lor consta in aceea ca datele oferite de astfel de surse nu pot fi verificate decit indirect si nu pot fi invocate in procesul de negociere.

Stabilirea obiectivelor

Tot in aceasta etapa se are in vedere identificarea si stabilirea precisa a intereselor pe care le urmareste partea pe care o reprezinta negociatorii, precum si identificarea intereselor partii adverse. Chiar daca obiectul negocierii este cu exactitate precizat, interesele care se pot construi si care se pot manifesta in jurul lui sint intotdeauna multiple. De aceea, negociatorii trebuie sa aiba in vedere mai mult decit un singur interes pentru partea pe care o reprezinta, chiar este recomandabil sa se stabileasca categorii de interese.     Acestor categorii de interese, manifestate de catre partile interesate, li se vor asocia, de regula, trei categorii de obiective trebuie stabilite in vederea satisfacerii intereselor partii reprezentate si in functie de acestea se vor elabora si strategiile de abordare a discutiilor:

- obiective dezirabile;

- obiective acceptabile;

- obiective efective.

● Obiectivele dezirabile reprezinta expresia celor mai bune rezultate care pot fi obtinute in cursul negocierii si sint cele care vor intra de la bun inceput in discutiile dintre negociatori. Aceste obiective nu depasesc insa interesul pe care il manifesta partea ce le sustine, pentru ca in cazul in care ar fi o exagerare vadita sau ar reprezenta o depasire a subiectului negocierii, partea adversa va sanctiona sustinerea lor, declarindu‑le, pe buna dreptate, in afara subiectului. Si avind in vedere ca exagerarea intereselor unei parti este un bun argument pe care partea adversa il va folosi in folosul sau, e recomadabil ca obiectivele dezirabile sa se circumscrie subiectului negocierii. Altfel exista riscul ca partea adversa sa declare si alte obiective ca fiind exagerate. Experienta arata ca nu se pot satisface si atinge multe obiective dezirabile, pentru fiecare parte, intr‑o negociere, in baza carora sa se poata incheia un acord. Trebuie tinut cont de acest fapt, pentru ca o eventuala insistenta pe astfel de obiective poate duce la blocarea si chiar la esecul negocierii, ratindu‑se obiective care ar putea da satisfactie ambelor parti.

● Obiectivele acceptabile reprezinta expresia intereselor minime a caror acceptare de partea opusa poate duce la incheierea acordului de principiu, a intelegerii finale. Pentru a nu iesi perdant dintr‑o negociere, aceste interese trebuie sa fie riguros si precis stabilite de catre fiecare parte si atent urmarite de catre negociatori. Daca obiectivele considerate acceptabile de fiecare parte nu se suprapun cu obiective ale celeilalte parti - fara sa insemne ca trebuie sa fi fost considerate acceptabile si de partea adversa, pentru ca s‑ar putea ca un obiectiv considerat de unii acceptabil, pentru ceilalti sa apartina domeniului obiectivelor dezirabile - negocierea are putine sanse de a se incheia. Obiectivele acceptabile nu vor fi declarate la inceputul negocierii, iar o data discutate, nu se va mai reveni asupra lor, in caz contrar se va da semnalul acceptarii unei limite inferioare mai coborite, situatie care va fi exploatata fara intirziere de catre partea adversa.

● Obiectivele efective desemneaza acel domeniu al intereselor care implica partile in negociere si pe care acestea se asteapta in mod rezonabil sa le atinga. Ceea ce inseamna ca aceste obiective se stabilesc evaluind si pozitia si interesele partii adverse. Obiectivele efective sint in buna masura un compromis intre obiectivele dezirabile si cele acceptabile, fara sa insemne insa ca ele definesc "media" acestora. Domeniul obiectivelor efective depinde mai mult de capacitatea de negociere si forta argumentelor pentru sustinerea unor pozitii, decit de "distanta" dintre obiectivele dezirabile si cele acceptabile.

Dosarul de negociere

Dosarul de negociere se intocmeste pe baza sistematizarii informatiilor culese in perioada de pregatire. El trebuie sa cuprinda:-date despre partener;

-date despre obiectul si subiectul negocierii ;

-mandatul negocierii.

Mandatul negocierii este documentul confidential - uneori chiar secret - prin care partea interesata transfera competenta de sustinere si promovare a intereselor catre un negociator sau o echipa de negociatori. In acest document sint specificate persoanele care fac parte din echipa, problemele pe care trebuie sa le discute echipa, scopul negocierii, obiective non-negociabile, spatiul de negociere, perioada de negociere. Mandatarii pretind, de obicei, ca obiectivele negocierii sa fie cit mai ample, apropiate de limita initiala a subiectului negocierii, pe cind mandatatii au tendinta de a cere mandate care ii situeaza cit mai aproape de obiectivele finale. De aceea, mandatul de negociere trebuie sa fie elastic, astfel incit sa permita negociatorului posibilitati de manevra.

Evaluarea partii adverse

Un aspect important care nu trebuie scapat din vedere de catre negociatori este evaluarea situatiei celeilalte parti. O data stabilit subiectul negocierii, se pot emite ipoteze cu privire la interesele pe care le va urmari cu cea mai mare probabilitate partea adversa. Este de dorit ca ipotezele sa fie verificate, daca exista aceasta posibilitate. In acelasi timp, trebuie sa i se conceada partii adverse manifestarea de interese in legatura cu obiectul negocierii, dincolo de faptul ca acestea sunt legitime sau nu. Daca nu se are in vedere acest aspect, s‑ar putea ca negociatorii sa aloce prea mult timp si prea multa energie pentru a se pregati sau pentru a opune rezistenta la anumite aspecte care nu prezinta interes prea mare pentru cealalta parte sau care nu vor fi solicitate de catre aceasta.

Stabilirea echipei de negociatori

Este foarte important ca inca din aceasta faza, a pregatirii, negociatorii fiecarei parti sa isi stabileasca stilul de negociere si sa caute sa anticipeze stilul partii adverse. Iar daca e vorba de echipe de negociatori, este absolut necesar ca membrii acestora sa isi stabileasca, sa‑si cunoasca si sa recunoasca stilurile de abordare a negocierii, pentru a evita riscul declansarii unor dispute interne, in urma suprapunerii rolurilor, pe timpul pregatirii strategiilor si mai ales pe timpul desfasurarii negocierilor.

Caracteristici necesare unui negociator
. o solida pregatire profesionala (economica, tehnica, juridica);
. o bogata experienta in purtarea negocierilor si cunoasterea tacticilor si tehnicilor de negociere;
. sa aiba trasaturi complexe de personalitate;
. sa aiba o cultura generala, sa cunoasca in special cat mai multe despre tara partenerului;
. sa cunoasca perfect problema pusa in discutie;
. sa aiba calitatea de a se integra intr-o echipa si disciplina de a fi colaborator;
. sa prezinte , la momentul cel mai potrivit si in mod cat mai explicit, argumente concrete si cu eficienta maxima;
. sa aiba un sistem nervos echilibrat, sa aiba capacitatea de a se stapani chiar atunci cand este supus la presiuni mari;
. sa aiba calitati de transpatrundere (empatie), respectiv sa stie sa se transpuna in situatia partenerului si sa inteleaga modul de a gandi al acestuia;

. sa aiba claritate in gandire: mobilitate de spirit, adaptabilitate la situatii complexe, spirit de cooperare, loialitate, curtoazie, modestie, maniere elegante;
. sa aiba cunostinte de psihologie, imaginatie si putere de previziune, capacitate de simulare, sa fie prezentabil, cu farmec personal si simt al umorului;
. sa aiba in vedere faptul ca forta sa de negociere este influentata uneori de asocierea cu indivizi loiali puternici si autoritati, etc. .

De regula, echipa de negociatori este structurata pe cinci roluri: liderul, baiatul rau, baiatul bun, durul, observatorul.

Liderul: el conduce negocierile si se adreseaza celorlalti membrii ai echipei cind e nevoie; tot el decide, in conformitate cu mandatul de negociere asupra propunerilor sau concesiilor ce trebuie facute; el valideaza intelegerile si enunta propunerile importante.

Baiatul rau: el este cel care intrerupe negocierile atunci cind situatia o impune (impasuri, surprinderea unor pozitii neacoperite, avansarea unor propuneri sub asteptari, adoptarea unor atitudini

neasteptate din partea echipei adverse, camufleaza greselile coechipierilor); intirzie negocierile prin crearea de blocaje; intimideaza partea adversa incercind sa‑i submineze punctele slabe; atrage asupra sa nemultumirile partii adverse, incercind sa introduca in subiectul negocierii si pozitia sa (uneori chiar prezenta).

Baiatul bun: cauta sa inteleaga pozitia partii adverse, exprimind intelegere si disponibilitate pentru cerintele acesteia; incearca sa confere adversarilor senzatia de siguranta si sa le arate ca in buna masura pozitiile pe care le sustin se armonizeaza; manifesta empatie in raport cu interesele partii adverse si o incurajeaza sa le prezinte cit mai complet; incearca sa fie considerat de catre partea advers ca indispensabil pentru desfasurarea negocierilor.

Durul: este responsabil cu subminarea si contracararea argumentelor partii adverse, carora le gaseste viciile de intemeiere; respinge toate erorile de argumentare ale adversarilor; incearca sa impuna partii adverse acceptarea ofertei in varianta cea mai avantajoasa pentru partea pe care o reprezinta.

Observatorul: urmareste expunerile partii adverse si semnaleaza momentele e inconsecventa; sugereaza solutii pentru depasirea impasurilor; are sarcina de a mentine fluxul discutiilor in interiorul subiectului negocierii; semnaleaza liderului si celorlalti membrii ai echipei momentul in care se considera ca pozitiile celor doua parti s‑au armonizat.

Unele dintre calitatile ce se cer membrilor unei echipe de negociatori sint:

● o foarte buna pregatire profesionala in domeniu;

● capacitatea de a surprinde aspectele practice ale problemelor;

● o cultura generala bogata;

● sa aiba spirit de cooperare, mobilitate in abordarea problemelor;

● sa se integreze in spiritul de echipa;

● sa fie un bun comunicator.

Elaborarea strategiei

Planificarea strategiei negocierii este o etapa importanta a procesului, pentru ca acum si aici e locul in care se anticipeaza interesele partii adverse si concesiile ce se pot face in diferite etape ale negocierii. Elaborarea unor posibile scenarii privind cursul negocierilor este de real folos pentru negociatori. Testarea acestor scenarii, atunci cind este posibil, reprezinta o confirmare a validitatii strategiei propuse.

In etapa stringerii de informatii, in dosarul negociatorilor se vor afla si date cu referire la punctele tari si punctele slabe ale partii adverse. Ele vor constitui, alaturi de obiectivele stabilite, repere importante ale elaborarii strategiilor de abordare a discutiilor. In functie de punctele tari pe care se poate presupune ca isi va construi argumentatia partea adversa se poate estima care este limita initiala a pretentiilor acesteia si cunoscind limita finala pe care o acceptata de propria echipa se poate aproxima spatiul de negociere.

Pentru a reduce cit mai mult spatiul de negociere trebuie bine instrumentate punctele slabe ale pozitiei partii adverse.

Un bun reper pentru stabilirea si elaborarea strategiei de negociere il reprezinta studiul unor alte procese similare parcurse de parte adversa, dar si ale celor conduse de propria echipa de negociatori.

Alegerea strategiilor

Nu exista formule garantate pentru abordarea unor negocieri. Fiecare negociere are strategia ei, care se stabileste in functie de tipul de negociere.

Cu toate acestea, strategiile sint particularizate de ierarhia si ordinea in care se aseaza obiectivele de atins, interesele de etapa. Din aceasta perspectiva, este important stilul de negociere adoptat si informatiile pe care le are fiecare negociator despre ierarhia si ordinea intereselor si obiectivelor celeilalte parti. Strategia aleasa nu reprezinta altceva decit scenariul dupa care isi propune negociatorul sa‑si desfasoare si sa‑si prezinte argumentele pentru a cistiga pozitii care sa il apropie de scopul final. In acest scenariu el pune in practica tacticile, tehnicile si procedeele de negociere.

Alegerea strategiei presupune o flexibilitate deosebita, pentru ca intotdeauna evolutia acesteia este supusa jocului strategic adoptat de partea adversa. Strategia reprezinta, din acest punct de vedere, o alegere a cailor si directiilor pe care le va urma strategia proprie si modul in care se ajunge la realizarea obiectivelor proprii.

Toate tacticile folosite in procesul de negociere au scopul de a cistiga concesii. Obtinerea de concesii reprezinta de fapt o apropiere de obiectivele pe care le are de atins echipa de negociatori si o apropiere de momentul intelegerii. Chiar daca toate tacticile par a avea conotatii negative, ele nu sint singurele pe care trebuie sa se bazeze echipele de negociatori.

Pe timpul negocierii, derogarea tolerabila de la reguli, gestica fireasca, gesturile autentice si expresive pot fi sursele unei binevenite destinderi in actul negocierii. In aceeasi masura pot fi exploatate chiar si propriile slabiciuni, micile defecte, care pot deveni de folos in negocieri. In unele imprejurari e nevoie ca negociatorii sa‑si expuna punctele slabe, sa arate ca sint sau pot fi vulnerabili, pentru a‑si manifesta latura fireasca, omeneasca, pentru a provoca o atitudine empatica de cealalta parte.

Negocierea e bine sa fie marcata de maximum de flexibilitate si de dorinta de a valorifica, strategic, sinceritatea proprie. Capacitatea de a minti tenace si de a refuza cu cerbicie propunerile partii adverse nu reprezinta semnele celei mai bune vocatii de negociator. Sinceritatea - chiar daca este caracterizata ca fiind o atitudine suspecta de catre cei ce sint adeptii negocierilor dure, de catre "super-tehnicieni" - poate fi, in anumite situatii, factorul de eficienta si vectorul succesului unei negocieri.

A nu ceda niciodata inseamna, in fond, a nu negocia nimic. Cei care practica stereotipiile, eschivele, desconsiderarea partii adverse nu vor realiza nici o negociere. Ceea ce se pierde prin adoptarea unor astfel de atitudini in negociere este chiar punctul de echilibru al lor, care le face posibile: credibilitatea! Daca cineva nu este convins ca o negociere este posibila, ca exista suficiente ratiuni care o fac posibila, atunci nu se angajeaza in negociere.

Verificarea planului de negociere

O data planul elaborat, el trebuie supus verificarii si discutarii membrilor echipei si celui care mandateaza echipa. Aceasta actiune vizeaza cistigarea unui sprijin cit mai larg si mai eficient pentru realizarea obiectivelor stabilite in mandat si integrarea fiecarui membru al echipei intr‑un plan de gindire colectiva.

Este recomandabil ca, cel putin in cazul unor echipe mai putin experimentate sau in cazul unor negocieri ce se anunta a fi dificile, sa se procedeze la o simulare a strategiei de negociere. Cu aceasta ocazie se va armoniza lucrul in echipa si se vor verifica temeiurile unor argumentari. O modalitate de simulare ar fi aceea in care liderul echipei ii verifica pe ceilalti membrii in exercitiul rolului lor. Mai eficienta este modalitatea de a exersa efectiv negocierea cu o alta echipa de antrenament, care se pliaza pe interesele partii adverse.

Inceperea negocierii

Pentru demararea negocierilor trebuie luate in seama doua momente importante: inceperea negocierilor si stabilirea ordinii de zi.

Obiectivele principale ale primei intilniri constau in determinarea spatiului de negociere si a distantei care separa interesele initiale ale celor doua parti. Tot acum mai este urmarita identificarea punctelor de dezacord, cunoasterea unor dorinte manifestate de parti sau de catre negociatori in legatura cu procesul de negociere.

Intilnirea initiala

Momentul de incepere al negocierilor reprezinta ultima verificare a supozitiilor strategice. Locul efectiv in care se desfasoara negocierile poate influenta strategia de abordare a procesului. Pentru ca in nici un proces de negociere nu trebuie neglijate locul si atmosfera in care se va desfasura negocierea. Dispunerea celor doua parti la negocieri este foarte importanta. De regula negociatorii sint dispusi fata in fata, dar pot exista si alte dispuneri. In cazul echipelor de negociatori, liderul trebuie sa poata avea contact vizual cu toti membrii echipei. Mentinerea unui contact vizual permanent intre membrii echipei este foarte important, deoarece le permite negociatorilor sa‑si transmita foarte rapid informatii referitoare la starea si evolutia negocierii, sa‑si transmita evaluarile perceptive asupra partii adverse si asupra obiectivelor pe care le urmareste aceasta. Daca locurile au fost dinainte stabilite, trebuie descifrata logica dupa care s‑a facut aceasta distributie si eventualele avantaje sau dezavantaje ale situatiei. Daca la discutii participa negociatori care reprezinta mai multe parti interesate este de preferat ca acestia sa fie asezati la o masa rotunda.

Indiferent daca este vorba de un negociator, de o echipa de negociatori sau de mai multe, trebuie avut in vedere faptul ca si dispunerea pe pozitii poate fi negociata. In orice caz, chiar daca pozitia nu este convenabila, dupa ce a fost solicitata schimbarea, indiferent daca a fost sau nu a fost obtinuta o pozitie mai buna, subiectul unei astfel de cereri trebuie incheiat, pentru a nu arata nici satisfactia obtinerii unei pozitii mai bune, nici indispozitia provocata de dispunerea la masa negocierilor.

Primele declaratii de la inceputul negocierii au o importanta foarte mare, deoarece ele transmit informatii de natura sa influenteze climatul negocierii. Aceste informatii se refera la aspectele non-verbale sau de paralimbaj ale participantilor si vizeaza: atitudinea generala, aspiratiile, pozitia adoptata pentru negociere, modul de raportare la propriile intentii precum si la cele ale partii adverse. De retinut ca timpul in care se prefigureaza intreaga aceasta atmosfera de lucru este foarte scurt, fiind cuprins intre citeva secunde si cel mult citeva minute.

Un moment important al inceperii negocierilor este prezentarea membrilor echipei. Membrii echipei de negociere sint prezentati de catre liderul echipei, evocindu‑se calificarile si competentele lor profesionale, insa nu si rolul pe care il joaca in echipa de negociere.

O data incheiata explorarea partii adverse, se decide asupra propriei atitudini ce va fi adoptata pe timpul activitatii de negociere propriu‑zise.

Primele declaratii vor viza, de regula, stabilirea unei agende de lucru. Daca ea a fost stabilita dinainte, se va conveni asupra respectarii ei sau se vor aduce la cunostinta modificarile obiective, justificate, de ultim moment.

Agenda negocierii

Pentru a fi eficienti, negociatorii trebuie sa inteleaga pe deplin ce trebuie discutat si de ce. De la bun inceput trebuie circumscrise si precizate obiectul negocierii si timpul maxim alocat discutiei.

Ordinea de zi trebuie redactata in scris, astfel incit ambele parti sa aiba aceeasi agenda. Daca fiecare parte propune ordini de zi diferite, devine necesara o runda de negociere asupra acestei probleme. Modificarile din ordinea de zi, prin introducerea unor noi puncte de discutat, trebuie analizate pentru a descoperi eventualele repercusiuni asupra strategiei de negocieri si a timpului la dispozitie.

Timpul destinat negocierilor trebuie sa tina seama de contextul in care se produc ele, de locul unde are loc negocierea si de ziua din saptamina in care se desfasoara sau de sarbatorile care pot fi cuprinse in acest interval.

Clarificarea pozitiilor

Dupa ce a fost stabilita agenda de lucru si s‑a convenit asupra locului de desfasurare a negocierii, se trece la clarificarea pozitiei partilor in raport cu obiectul negocierii. Aceasta presupune schimbul de informatii cu referire la obiectul supus negocierii, verificarea pozitiei si a argumentelor partii adverse, corectarea pozitiei si a argumentelor proprii in urma confruntarii cu cele ale partii adverse.

Schimbul de informatii

Desi informatiile care vizeaza interesele partilor fata de obiectul implicat in negociere reprezinta o reala sursa de putere de care depinde deznodamintul acestui proces, totusi, partile vor face un schimb informativ preliminar si general asupra intentiilor lor. Pentru a obtine informatii, fiecare negociator trebuie sa le ceara. Calitatea, cantitatea si importanta informatiilor obtinute depinde in mod direct de felul in care se pun intrebarile ce vizeaza aceste informatii

intrebari deschise: in care este exprimata direct informatia ceruta; acest tip de intrebari vizeaza informatiile generale cu privire la subiectul in discutie sau cu privire la unele aspecte legate nemijlocit de acest subiect; ele permit un raspuns general, care poate fi efectiv sau evaziv.

Informatiile oferite prin raspunsurile date sau primite in urma acestor intrebari reprezinta elemente de sprijin pentru verificarea pozitiilor si argumentelor proprii dar si ale celeilalte parti. Prin confruntarea lor cu informatiile in baza carora s‑a elaborat strategia de negociere se valideaza sau se invalideaza strategia. Transparenta si sinceritatea lor nu pot vi verificate decit printr‑un sistem de intrebari incrucisate, puse sub diferite forme si de diferiti membrii ai echipei in momente diferite ale negocierii. Daca intrebarile le pune,

de regula, "baiatul rau" si "durul" echipei, raspunsurile le dau liderul si "baiatul bun". Observatorului ii revine sarcina sa mentina discutia in limitele subiectului, sa semnaleze inconsistentele sau inconsecventele din raspunsurile primite, precum si sa aduca aceste informatii la cunostinta liderului echipei sale.

Aminarea discutiilor

Daca in urma schimbului de informatii se constata ca strategia anticipata a fost invalidata si ca schimbarea ei a devenit imperioasa sau ca argumentele la dispozitie sint prea slabe in raport cu cele ale partii adverse, se poate cere o intrerupere a discutiilor si aminarea lor, timp in care se aduc corecturile necesare propriei strategii.

Daca e vorba de a pune in discutie anumite momente sau puncte ale strategiei, aceasta discutie nu se va face in nici un caz in sala de negocieri si in prezenta celeilalte parti. Intreruperea discutiilor devine in astfel de cazuri inevitabila.

La fel se intimpla si daca persoana abilitata cu stabilirea strategiei lipseste. Se va cere o aminare care va fi respectata si care se va inscrie in agenda negocierii.

Intreruperea discutiilor nu este negociabila, insa trebuie stabilit exact momentul intoarcerii la masa de negocieri.

Negocierea propriu‑zisa

De fapt, negocierea incepe de la prima intilnire a membrilor echipei de negociere sau a negociatorilor. Ei nu vor intra insa de la bun inceput in problematica negocierii, rezervindu‑si un timp de tatonare, de cunoastere. Acest timp este totusi destul de scurt. Asa ca dupa ce echipele si‑au format o idee despre obiectivele care le anima, vor trece la exprimarea intentiilor si confruntarea argumentelor cu privire la obiectul negocierii.

Doua sint actiunile vizate in faza negocierii propriu‑zise: obtinerea de concesii si depasirea impasurilor.

Obtinerea de concesii

Concesia reprezinta temeiul negocierii. Angajarea in negociere este posibila pentru ca ambele parti prognozeaza un comportament rezonabil din partea opusa si pentru ca sint convinse de posibilitatea si de capacitatea lor de a stinge conflictul de interese sau de drepturi cu privire la anumite aspecte legate de obiectul negociat. Negociatorii cred in faptul ca nu exista o diferenta ireconciliabila intre interesele, opiniile, credintele, dorintele, aspiratiile, principiile si valorile celeilalte parti. Daca aceste dorinte sint ireconciliabile, negocierea nu poate avea loc.

Concesia reprezinta procesul consimtit de ajustare a acestor diferente de interese printr‑un schimb reciproc. Ea se deosebeste de cedare tocmai prin faptul ca presupune un schimb eficient, o oferta conditionata de oferta celeilalte parti. Cedarea nu presupune un schimb eficient. Concesia trebuie sa fie insotita de conditii si garantii din partea opusa. Concesia presupune doua efecte : pe de o parte, cel care face concesia se plaseaza mai aproape de pozitia oponentului, reusind sa‑l inteleaga mai bine, pe de alta, partea adversa va aprecia negativ capacitatea lui de negociere si fermitatea pe care o angajeaza in sustinerea obiectivelor.

Propunerile de concesii au titlu ipotetic, de aceea ele se prezinta ca propuneri-binom, pentru a testa intentiile partii adverse, fara insa a confirma concesia. Ea este acceptata abia dupa ce partea adversa declara ca este de acord sau dupa ce aceasta a facut o contra-propunere convenabila.

Concesiile nu trebuie facute inainte de a evalua consecintele pe care le produc pe termen lung. In acelasi timp, nu este rezonabila negocierea in care nu se ofera satisfactia unei concesii acordate partii adverse. Nu de putine ori, o concesie facuta inteligent, in chestiunile la care oponentii par ca tin foarte mult, poate conduce la cistiguri importante pe ansamblul negocierii. Teoria concesiei ca "ultima sansa evidenta" presupune ca cel care se hotaraste sa faca concesia gaseste ca aceasta este singura sansa ca opozitia de interese sa nu distruga obiectul interesului comun.

Depasirea impasurilor

Impasurile apar acolo unde este vorba despre un conflict de interese si de drepturi. Acest lucru se intimpla atunci cind partile au pareri diferite privind relatia dintre ele si obiectul negocierii sau despre conditiile in care decurg negocierile, cind una dintre parti contesta aplicarea unei proceduri agreate anterior.

Negocierea insasi este o consecinta a impasului provocat de dezacordul cu privire la un bun, un serviciu, o informatie. Asa ca cea mai buna metoda de iesire dintr‑un impas este o discutie pe fondul dezacordului si inlaturarea acestuia. Depasirea unui impas impune o oferta, in baza careia se face un schimb, al carei rezultat este acordul. Impasul apare mai frecvent acolo unde sint putine articole de negociat, pentru ca dispozitia la concesii este intotdeauna scazuta cind exista perspectiva unor renuntari proportionale importante.

2.3.Incheierea negocierii

Scopul negocierii este ajungerea la un acord de principiu, sau incheierea unui contract. Acordul de principiu se incheie atunci cind partile au cazut la intelegere in legatura cu obiectul negocierii. Dar el nu trebuie incheiat inainte de a fi parcurs toate punctele de pe agenda de negociere. De regula, atunci cind negocierile se incheie rapid, acordul stabilit prezinta un avantaj disproportionat in favoarea celui mai experimentat negociator.

Acordul de principiu este documentul convenit de ambele parti implicate in negociere, in care sint consemnate intelegerile la care s‑a ajuns si care defineste actiunile ce se cer intreprinse de fiecare parte pentru realizarea acestuia.

Acordurile de principiu sint incheiate in timpul si la locul negocierii si se bazeaza pe increderea reciproca a celor doua parti. Acordurile de principiu nu au putere juridica.

Acordurile cu putere juridica sint acele documente care stabilesc obligatii contractuale ce revin partilor si care fac trimitere la acordul de principiu si la sisteme de norme, la legi.. Contractele sint acte care implica, in ce priveste punerea in practica, si parti care nu au luat parte efectiva la negocieri, dar carora le revin obligatii ce decurg din intelegerea stabilita. In contract sint lamurite sensurile tuturor conditiilor, clauzelor si concesiilor facute pe timpul negocierii. Daca contractele sint incheiate intre parteneri care vorbesc limbi diferite, pentru a evita interpretarile ce pot aparea din aceasta cauza se convine si pentru o a treia limba in care se redacteaza documentele, iar acest exemplar va fi exemplarul de referinta pentru sensurile implicate de anumite formulari.

Documentele unui acord de principiu si ale contractului se semneaza dupa ce au fost redactate si verificate de fiecare echipa in parte. Acest moment face parte din agenda negocierii, prin urmare actele se semneaza la locul convenit de incheiere a negocierii, unde sint prezente ambele parti.

Tactici care sa satisfaca ambele parti, insa insistand asupra propriului avantaj

Exista multe motive pentru care un negociator poate cauta sa obtina o afacere buna pentru el insusi. Pe de o parte, aceasta abordare ii poate aduce satisfactia maxima, iar pe de alta parte, modul in care negociaza partenerii il poate conduce la o astfel de negociere.
Satisfactia celorlalti nu este absoluta, ci depinde de modul in care evolueaza situatia. Subliniem ca, negociind in avantaj propriu, nu inseamna ca negociem in dezavantajul celorlalti: vom cauta sa gasim cea mai buna solutie pentru noi, si in acelasi timp satisfactia celorlalti sa fie maxim posibila.
Un negociator experimentat ce trateaza in avantaj propriu va cauta in primul rand sa influenteze modul in care ceilalti evalueaza lucrurile; metoda utilizata de un astfel de negociator presupune sa-i convinga pe ceilalti ca vor fi satisfacuti daca vor obtine ceea ce li se ofera. Apeland la o metafora, am putea spune ca nu se incearca marirea "prajiturii" ce va fi impartita, ci partitionarea ei astfel incat satisfactia obtinuta sa fie maxima. Poate nu este corect ca una din parti sa obtina mai mult de jumatate din prajitura. Dar poate ca se prafera fructele din prajitura in locul unei bucati mai mari. Astfel, ambele parti isi pot maximiza satisfactia - una din parti cu o bucata mai mare, iar cealalta cu o bucata mai mica, dar cu mai multe fructe, si care poate oferi chiar 60% din satisfactia pe care ar da-o intreaga prajitura.
Pentru ca o astfel de negociere sa aiba rezultatele scontate este necesar ca inainte de derularea acesteia
. sa se determine dorintele, interesele si necesitatile partenerilor; unii negociatori cu mare experienta nu incep negocierile inainte de a intelege care este sistemul de evaluare a partenerilor si care sunt calitatile apreciate de ei: un ambalaj frumos, un pret bun, respectarea intocmai a conditiilor de livrare etc.;
. sa se analizeze situatia si sa se decida cum va trebui ea abordata;
. sa se pregateasca succesivele runde de negociere;
. sa se influenteze partenerii fara a-i umili, ajutandu-i sa fie cat mai satisfacuti, etc;
. se va utiliza blufful (o oferta nerealizabila, dar de acest fapt partenerii nu sunt informati) si mersul pe marginea prapastiei chiar daca sunt riscante; concesiile se vor face intr-un ritm controlat si doar in paralel cu cele facute de parteneri;
. negocierile sa fie conduse intr-o maniera generala si sa se aacorde mare atentie formei si fluiditatii acestora;
In scopul atingerii acestui obiectiv de a realiza o afacere care sa satisfaca ambele parti, insa inistand asupra propriului avantaj pot fi folosite o serie de tactici care pot fi utilizate fie separat, fie impreuna, conjugat.

Tactica cum sa te prefaci. Aceasta tactica reflecta modul in care trebuie actionat in privinta problemelor care nu sunt esentiale pentru noi in scopul de a da satisfactie partenerilor.
Este una din cele mai importante tactici in armonia unei negocieri in avantaj propriu. Este in avantajul nostru sa dam satisfactie - in unele privinte - partenerilor si sa incercam sa intretinem relatii bune cu ei, dar continund sa negociem in avantajul nostru.
Denumita si "focus and down plan", o astfel de tactica consta in identificarea nevoilor reale ale partii adverse si inducerea in eroare a acesteia cu privire la propriile nevoi si obiective reale. De exemplu, daca am constata ca obiectivul principal urmarit de ei este pretul, in timp ce pentru noi esential este termenul de livrare, atunci se va insista pe termenii de plata pentru inceput, distragand atentia lor de la problemele esentiale (pentru noi) ale negocierii.
Utilizata cu pricepere, aceasta tactica este foarte greu de descoperit si deci si de contracarat de catre ceilalti, astfel ca poate avea o influenta pozitiva fara riscul dezavantajelor.

Tactica "lipsa de imputernicire". Atunci cand negociatorul isi da seama ca este fortat sa cedeza mai mult dacat ar dori, se poate argumenta ca nu are imputernicirea de a semna un acord in termenii care au fost discutati.

O astfel de tactica este nelipsita din repertoriul oricarui negociator, fiind cunocuta ca facand parte din maniera normala cu care se joaca acest joc si cat timp va fi utilizata rational nu va aduce prejudicii sau dezavantaje pe parcursul tratativelor de negociere.
Totusi, poate fi dezavantajos sa se introduca tactica lipsei de imputernicire intr-un mod direct. Conducerea negocierilor cere ca ambele parti sa se deplaseze catre punctul potential al unui acord prin negocieri comune, primind satisfactie in cazul unor puncte si cedand in cazul altora. O problema diferita apare atunci cand una din parti nu are imputernicirea de a incheia acordul. Cealalta parte poate fi pusa in fata situatiei ca acordul incheiat prin negociere sa nu fie acceptat de o autoritate superioara cerandu-se ulterior alte concesii.

Schelling, Thomas C.  - Strategia conflictului, trad. Elena Burlacu & Ruxandra Toma, ed. Integral, Bucuresti, 2000, p. 47