CONTABILITATE DECONTARILOR CU PERSONALUL

CONTABILITATE DECONTARILOR CU PERSONALUL

Operatiile de decontare ce se creeaza in legatura cu peersonalul sunt generate de munca pe care o presteaza in cadrul unitatii patrimoniale si care este remunerate sub forma drepturilor salariale individuale.

Datoriile totale de aceasta natura, stabilite la nivelul agentului economic, sunt determinate in cadrul fondului de asalarii si cuprind urmatoarele elemente componente :

drepturile salariale propriu-zise;

sporurile ;

adaosurile ;

premiile din fondul de salarii ;

indemnizatiile pentru concediile de odihna;

drepturile pentru incapacitatea temporara de munca platite din fondul de salarii ;

alte drepturi in bani si/ sau in natura cuvenite pentru munca prestata si care se suporta, potrivit reglementarilor in vigoare, din fondul de salarii.

Marimea fondului de salarii se stabileste in corelatie cu productivitatea muncii si in functie de posibilitatile financiare ale unitatii patrimoniale in scopul asigurarii premiselor pentru plata drepturilor salariale din veniturile ce se realizeaza.

In urma negocierilor se incheie contracte colective si individuale de munca prin care personalul se obliga sa efectueze activitatile prevazute in contract, iar entitatea in calitate de angajator, se obliga sa-i remunereze pentru munca prestata. Nivelul salariului de incadrare al unui angajat nu poate fi mai mic decat salariul de baza minim brut pe tara garantat in plata ( pentru anul 2009, acesta a fost stabilit la nivelul sumei de 600 Ron).

Sporuri se acorda angajatilor in diferite situatii, dintre care se retin :

- pentru conditiile deosebite de munca (10% din salariul de baza, pentru conditiile grele, periculoase, izolare, nocive, etc.) ;

- pentru orele suplimantare si pentru orele lucrate in zilele de repaus saptamanal sau in zilele de sarbatori legale (sporul este de 100% din salariul de baza) ;

pentru lucrul in timpul noptii (se acorda un spor de 25% din salariul de baza) ;

pentru vechime in munca (minim 5%, pentru 3 ani vechime si maximum 25%, pentru o vechime de peste 20 de ani).

Unele entitati includ in salariul de baza al angajatilor anumite sporuri cu caracter permanent (ca de exemplu, sporul de fidelitate, sporul de stres, etc.).

Adaosurile la salariul de baza se refera la adaosul de acod, primele de vacanta si de sarbatori.

In categoria decontarilor cu personalul se includ, fara a fi suportate din fondul de salarii, in baza prevederilor contractului colectiv de munca sau altor reglementari legale, si alte drepturi si avantaje, cum sunt cele privind masa calda, alimentele antidot, precum si stimulentele de natura primelor reprezentand participarea personalului la profit ce se acorda dupa aprobarea situatiilor financiare anuale.

Decontarile cu personalul ocazioneaza, totodata, o categorie distincta de operatii denumita retineri din salarii, cum sunt:

impozitul pe venituri de natura salariilor ;

avansul chenzinal ;

contributia de 5,5% pentru asigurarile sociale de sanatate ;

contributia de 0,5% pentru fondul de somaj ;

datorii sau alte debite fata de entitate, provenite din lipsuri in gestiune, rebuturi, degradari sau distrugeri de bunuri ;

datorii sau debite fata de terti, precum chiriile, ratele pentru cumparari de bunuri, pensiile alimentare.

Marimea salariilor si a celor care nu se includ in fondul de salarii, precum si a retinerilor din salarii se determina pe baza documentelor primare adecvate, inclusiv titluri executorii sau contracte, atunci cand este cazul, fiind inscrise in statele de plata ce se intocmesc in acest scop.

Organizarea contabilitatii operatiilor de decontare cu personalul se realizeaza cu ajutorul conturilor sintetice de gradul I, care constituie grupa 42 ,,Personal si conturi asimilate din cadrul Planului general de conturi si anume :

● 421 ,,Personal - salarii datorate

● 423 ,,Personal - ajutoare materiale datorate

● 424 ,,Prime reprezentand participarea personalului la profit

● 425 ,,Avansuri acordate personalului

● 426 ,,Drepturi de personal neridicate

● 427 ,,Retineri din salarii datorate tertilor

● 428 ,,Alte datorii si creante in legatura cu personalul

Conturile de mai sus, cu exceptia celor privind avansurile acordate personalului (425) si alte creante si datorii in legatura cu personalul (428) au unele trasaturi comune,dintre care se prezinta cele mai semnificative :

- sunt conturi de obligatii, cu functia de pasiv ;

- oglindesc in credit datoriile entitatii fata de angajati ;

- reflecta in debit sumele platite angajatilor, in vederea stingerii obligatiilor de natura salariala ;

- sunt conturi de bilant si pot acvea solduri creditoare care prezinta datoriile salariale nedecontate de entitate ;

- soldurile creditoare existente la sfarasitul anului cumulate cu soldurile,de asemenea, creditoare ale altor conturi de obligatii se inscriu in pasivul bilantului la grupa D ,,Datorii ce trebuie platite pana la un an.

Contul 425 ,,Avansuri acordate personalului este de creante , de activ, iar contul 428 ,,Alte datorii si creante in legatura cu personalul" este bifunctional.

Conturile de obligatii privind decontarile cu personalul, pe langa trasaturile comune amintite, prezinta si aspecte specifice care se reliefeaza prin intermediul redarii metodologoiei de utilizare a lor.

Contul 421 ,,Personal - salarii datorate" asigura inregistrarea in credit a decontarilor cu personalul pentru drepturile salariale cuvenite acestuia in bani sau in natura, inclusiv a sporurilor, adaosurilor, premiilor din fondul de salarii in corespondenta cu deditul contului 641 ,,Cheltuieli cu salariile personalului". Creditul acestui cont ofera, la sfarsitul lunii, informatii privind veniturile salariale si asimilate acestora, care constituie o cheltuiala de exploatare pentru entitate.

In debitul contului 421 ,,Personal - salarii datorate" se reflecta informatii privind:

- retinerile din salarii reprezentand contributia individuala pentru asigurarile sociale (9,5%), contributia pentru fondul de somaj (0,5%), contributia pentru asigurarile de sanatate (5,5%), impozitul pe salarii datorat statului (16% stabilit dupa o procedura specifica), avansuri acordate personalului, sume impozabile salariatilor datorate tertilor, precum si alte retineri datorate, care potrivit conturilor corespondente creditoare si a exemplelor ulterioare(4312, 4372, 4314, 444, 425, 427, 4282) sunt delimitate pe naturi de retineri.Tot in categoria retinerilor este reflectata si valoarea la pret de inregistrare a produselor acordate salariatilor ca plata in natura, potrivit legislatiei (345).

- salariile nete ce se achita personalului, in numerar sau pe cardul fiecarui angajat, salariile neredicate in termen legal (numai in situatia in care salariile sunt platite prin casierie), prin creditul conurilor 5311 ,,Casa in lei", 5121 ,,Conturi la banci in lei" si, respectiv, 426 ,,Drepturi de personal neridicate",

La sfarsitul lunii, soldul contului prezentat este creditor si prezinta sumele cuvenite personalului si nedecontate, angajatilor, sold care se lichideaza , in luna uramtoare o data cu achitarea salariilor nete.

Contul 423 ,,Personal - ajutoare materiale" reflecta in credit ajutoarele de boala pentru incapacitate temporara de munca, a celor pentru ingrijirea copilului, ajutoarele de deces si a alte ajutoare acordate personalului, prin debitul contului 4311 ,,Contributia unitatii la asigurarile sociale" si 6458 ,,Alte cheltuieli privind asigurarile si protectia sociala, dupa cum sunt suportate din fondul national unic de asigurari sociale de sanatate (constituit din contributia unitatii pentru concedii si indemnizatii) si, respectiv prin includerea in cheltuieli privind protectia sociala.

In debitul contului 423 ,,Personal - ajutoare materiale" se oglindesc retinerile ce se efectueaza din ajutoarele materiale datorate si care privesc contributia pentru asigurari sociale, contributia pentru asigurari de sanatate si pentru ajutorul de somaj, impozitul datorat statului, sumele datorate unitatii sau tertilor si avansurile acordate anterior, prin creditul conturilor corespunzatoare naturii retinerilor in cauza (4312, 4314, 4372, 444, 427, 4282, 425). De asemenea, in debitul contului analizat se reflecta sumele efectiv platite, precum si cele neridicate in termen legal prin creditul conturilor 5311 ,,Casa in lei" si, respectiv 426 ,,Drepturi de personal neridicate".

Soldul acestui cont este creditor si reprezinta ajutoarele materiale datorate si nedecontate.

Contul 424 "Prime reprezentand participarea personalului la profit" se utilizeaza atunci cand exista baza legala pentru acordarea unor asemenea sume, in sensul ca au fost prevazute in bugetul de venituri si cheltuieli, si oglindeste in credit informatii privind stimulentele cuvenite personalului din profitul efectiv realizat de entitate, in corespondenta cu debitul contului 641 ,,Cheltuieli cu salariile personalului".

Este foarte important de retinut ca in legatura cu asemenea prime trebuie constituit un provizion, inregistrat in creditul contului 1518 ,,Alte provizioane", pe seama cheltuielilor de exploatare la nivelul sumelor brute estimate ca fiind astfel cuvenite personalului propriu, provizion care in exercitiul financiar urmator se reia la venituri, aspecte asupra caruia se va reveni cu prilejul reapartizarii profitului.

In debitul contului 424 "Prime reprezentand participarea personalului la profit" sunt inscrise informatii privind retinerile din asemenea stimulente care, potrivit conturilor corespondente creditoare 444 ,,Impozitul pe venituri de natura salariilor", 425 ,,Avansuri acordate personalului", 427 ,,Retineri din salarii datorate tertilor", 428 ,,Alte datorii si creante in ;egatura cu personalul" reprezinta impozitul datorat statului, avansuri, sume datorate unitatii si tertilor, precum si stimulentele neridicate in termen legal si, respectiv, sumele nete ce se platesc personalului, prin creditul conturilor 426 ,,Drepturi de personal neridicate", 5311 ,,Casa in lei", 5121 ,,Conturi la banci in lei".

Soldul contului analizat este creditor in cazul in care exista stimulente cuvenite si nedecontate personalului.

Contul 425 ,,Avansuri acordate personalului" reflecta in debit, in cursul exercitiului, drepturi de creanta ale entitatii fata de angajati provenite din avansuri platite acestora atat din drepturile salariale, cat si din ajutoarele materiale, prin creditarea conturilor 5311 ,,Casa in lei" si, respectiv 5121 ,,Conturi la banci in lei", in functie de modalitatea de plata, pentru sumele platite si 426 ,, Drepturi de personal neridicate", cu avansurile neridicate in termen legal de catre salariati.

In creditul contului analizat se reflecta, la sfarsitul lunii, informatii referitoare la sumele retinute pe statetele de salarii sau de ajutoare materiale reprezentand avansuri acordate 421 ,, Personal - salarii datorate", 423,,Personal - ajutoare materiale datorate", 424 ,,Prime reprezentand participarea personalului la profit", pentru salarii, ajutoare materiale sau premii.

Soldul contului in cauza poate fi debitor pentru avansurile acordate de entitate si neretinute de la salariati.

Contul 426 ,,Drepturi de personal neridicate"asigura urmarirea drepturilor de personal neridicate in termen legal. In creditul sau se identificainformatii ce privesc sumele datorate personalului reprezentand salarii, sporuri, adaosuri, ajutoare de boala, prime si alte drepturi, neridicate in termen, prin debitul conturilor 421 ,,Personal - salarii datorate", 423 ,,Personal - ajutoare materiale datorate", 424 ,,Prime reprezentand participarea personalului la profit" si 425 ,,Avansuri acordate personalului".

In debitul contului reprezentat se identifica informatii ce privesc sumele achitate personalului, in numerar sau pe card, prin creditul conturilo 5311 ,,Casa in lei" si, respectiv 5121 ,,Conturi la banci in lei", precum si drepturile de personal neridicate, aferente exercitiilor financiare anterioare prescrise care se cuvin bugetului statului sau se inregistreaza ca venituri exceptionale prin creditul conturilor 4481 ,,Alte datorii fata de bugetul statului" si, respectiv, 7718 ,,Alte venituri exceptionale din operatii de gestiune".

Soldul contului analizat este creditor in cazul in care exista drepturi de personal neridicate (salarii, ajutoare materiale si prime) datorate si nedecontate.

Contul 427 ,,Retineri din salarii datorate tertilor" se utilizeaza pentru evidenta retinerilor efectuate in favoarea tertilor, cum sunt cele privind chiriile, ratele pentru cumparari de bunuri, sumele retinute personalului, pensiile alimentare si alte obligatii ale personalului, creditandu-se prin debitul conturilor 421 ,,Personal - salarii datorate", 423 ,,Personal - ajutoare materiale" si, respectiv 424 ,,Prime reprezentand participarea personalului la profit".

In debit