Contabilitatea si sistemul informational economic

Contabilitatea si sistemul informational economic

Sistemul informational economic

Organizarea si conducerea oricarei activitati economice necesita cunoasterea cat mai completa a datelor, reglementarilor si a contextului in care se desfasoara acea activitate, adica detinerea cat mai multor informatii referitoare la acea activitate.

Informatia reprezinta o stire, o comunicare despre o persoana, un obiect, o activitate, un fenomen, etc. Informatia se concretizeaza in imagini, simboluri, propozitii, cifre, formule, etc. Informatiile reprezinta elemente noi in comparatie cu cunostintele anterioare ale celui care le primeste.

Sistemul informational economic reprezinta ansamblul principiilor, metodelor si mijloacelor utilizate intr-o unitate pentru culegerea, prelucrarea, analizarea si valorificarea informatilor economice necesare conducerii unitatii pentru luarea deciziilor.

Datele despre procesele economice consemnate in documente scrise sau pe alti suporti sunt transmise si prelucrate in cadrul unitatii spre a putea fi utilizate de conducere la diverse niveluri. Aceasta utilizare consta in analiza informatilor primite si luarea deciziilor corespunzatoare care devin la randul lor informatii si sunt transmise celor insarcinati cu executarea lor.

Principala sursa de informatii a sistemului informational economic o reprezinta evidenta economica. Aceasta este un sistem de inregistrare, urmarire si control conform unor principii prestabilite, a mijloacelor economice si a surselor de provenienta a acestora, a proceselor economice si a rezultatelor obtinute. Principalele sarcini ale evidentei economice sunt:

inregistrarea tuturor elementelor din patrimoniul societatii;

reflectarea modificarii acestor elemente ca urmare a proceselor economice;

reflectarea rezultatelor activitatii economice si anume: costul produselor, nivelul veniturilor, profitul sau pierderea realizata;

urmarirea respectarii legislatiei din domeniul de activitate;

furnizarea informatilor necesare analizei economice a activitatii desfasurate.

Evidenta economica are trei forme: a) Evidenta operativa; b) Evidenta statistica; c) Evidenta contabila.

a)      Evidenta operativa are ca obiect inregistrarea operatilor si proceselor economice in momentul si la locul producerii lor. Exemple de evidenta operativa: - inregistrarea consumurilor de energie electrica, gaz metan, apa cu ajutorul contoarelor; - prezenta la lucru a angajatilor prin intermediul fiselor de pontaj, jetoanelor sau condicilor de prezenta.

b)      Evidenta statistica utilizeaza mijloace specifice pentru inregistrarea, prelucrarea si prezentarea informatilor economice sub forma de tabele, reprezentari grafice, indici, etc. Obiectivul statisticii este mai amplu depasind cadrul unitatii economice, cuprinzand fenomene demografice, naturale, culturale, sociale.

c)      Evidenta contabila inregistreaza cronologic si sistematic procesele economice referitoare la elementele patrimoniale ale unitatii economice. Inregistrarea informatilor in evidenta contabila se face numai pe baza de documente scrise si numai in etalon monetar. De aceea evidenta contabila e considerata prin excelenta o evidenta valorica.

Functiile contabilitatii

Evidenta contabila a unitatilor patrimoniale are patru functii principale:

Functia de inregistrare care consta in inscrierea in documente a informatilor referitoare la patrimoniul unitatii si la modificarile acestuia. Toate intrarile si iesirile de valori materiale si banesti trebuie inregistrate fidel la data producerii lor fara nici o exceptie.

Functia de informare se realizeaza prin prelucrarea dupa principii si reguli proprii contabilitatii a informatilor inregistrate obtinandu-se informatii despre existenta si miscarea mijloacelor materiale si banesti, despre valoarea productiei obtinute, despre nivelul cheltuielilor efectuate si despre profitul sau pierderea realizata intr-o perioada de unitatea economica.

Functia de control este asigurata de contabilitate prin faptul ca informatiile inregistrate si prelucrate ofera o imagine clara a fiecarui element patrimonial si a miscarilor acestuia asigurand astfel posibilitatea unui control permanent a modului de gestionare a patrimoniului. De asemenea ofera posibilitatea verificarii termenelor de achitare a obligatiilor de plata fata de bugetul statului, bugetele locale, etc. Documentele inregistrate in contabilitate pot servi ca proba in justitie pentru a dovedi realitatea unei operatii.

Functia de previziune. Informatiile de sinteza din contabilitate se utilizeaza la elaborarea bugetelor de venituri si cheltuieli, la fundamentarea programelor de dezvoltare, la motivarea deciziilor privind activitatea de perspectiva a unei unitati.