Domeniul contabilitatii publice si modul de organizare si conducere a contabilitatii patrimoniului institutiilor publice

Domeniul contabilitatii publice si modul de organizare si conducere a contabilitatii patrimoniului institutiilor publice

1. Arie de cuprindere si precizari metodologice privind contabilitatea finantelor publice

Spatiul de cunoastere si actiune al contabilitatii si calitatea acesteia de stiinta a evidentei calculului analizei si controlului valorilor economice au generat in decursul timpului o activitate specializata in cunoasterea, gestionarea si controlul activelor, datoriilor, capitalurilor si rezultatelor obtinute din activitatea personalor juridice.

Toate aceste premize au fost realizate prin asigurarea inregistrarii cronologice si sistematice a informatiilor referitoare la pozitia financiara si performanta economica a fiecarei persoane juridice.

In vederea cunoasterii de catre toti utilizatorii (creditori financiari, clienti, institutii publice) a rezultatelor obtinute din activitatea persoanelor juridice, se impune prelucrarea, publicarea si pastrarea informatiilor cu privire la pozitia financiara, performanta financiara si fluxurile de trezorerie a unitatilor patrimoniale.

Potrivit prevederilor Legii finantelor publice nr. 500/2002, in denumirea generica de institutii publice sunt incluse: Parlamentul, administratia prezidentiala, ministrele, celelalte organe de specialitate ale administratiei publice, alte autoritati publice, institutiile publice autonome, precum si institutiile din subordinea lor, indiferent de modul de finantare.

Contabilitatea institutiilor publice fiind organizata ca activitate specializata de cunoastere, gestiune si control a elementelor patrimoniale si a rezultatelor obtinute, furnizeaza informatii ordonatorilor de credite cu privire la:

executia bugetelor de venituri si cheltuieli;

patrimoniul aflat in administrare;

intocmirea contului general anual de executie a bugetului de stat;

intocmirea contului anual de executie a bugetului asigurarilor sociale de stat;

intocmirea contului anual de executie a bugetului fondurilor speciale;

intocmirea contului anual de executie a bugetelor locale;

Aria de cuprindere a contabilitatii publice a fost stabilita prin articolul 74 din aceeasi lege si anume:

contabilitatea veniturilor si cheltuielilor bugetare, cu ajutorul caruia sa se evidentieze modul de incasare a veniturilor si de plata a cheltuielilor aferente unui exercitiu bugetar;

contabilitatea trezoreriei statului;

contabilitatea generala bazata pe principiul constatarii drepturilor si obligatiilor prin care sa se evidentieze evolutia situatiei financiare si patrimoniale si excedentul sau deficitul patrimonial;

contabilitatea destinata analizei costurilor programelor aprobate si finantate din bugetul statulu

In afara clarificarilor aduse de Legea finantelor publice nr. 500/2002 referitor la restructurarea contabilitatii bugetare, in Romania s-a deschis reforma contabilitatii publice ca obiectiv al programului de guvernare pentru perioada 2001-2004.

Ca o concretizare a acestui obiectiv, ministrul finantelor publice a emis Ordinul nr. 1746 din 17 decembrie 2002 prin care au fost aprobate Normele Metodologice privind organizarea si conducerea contabilitatii patrimoniului institutiilor public, planul de conturi pentru institutii publice si monografia privind inregistrarea in contabilitate a principalelor operatiun

In primul semestru al anului 2003 in paralel cu reglementarile existente au fost alese 13 institutii publice (ordonatori principali de credite) pentru implementarea in mod experimental a prevederilor acestui ordin.

Pentru realizarea cerintelor impuse de organizarea contabilitatii pe baza drepturilor constatate si constituirea sistemului de reglementari contabile nationale armonizate cu reglementarile europene si internationale in cadrul proiectului "imbunatatirea organizarii si performantei sistemului de contabilitate publica" s-au formulat propuneri de imbunatatire a legislatiei in domeniu.

Derularea acestui proiect s-a facut cu asistenta externa acordata de experti din Marea Britanie ce au formulat propuneri cu privire la reflectarea in contabilitate a operatiunilor privind reevaluarea si amortizarea activelor institutiilor publice, constituirea de provizioane pentru deprecier

Nevoia de modificare a legislatiei in domeniu a impus emiterea Ordinului 520 al Ministerului Finantelor Publice din 25 aprilie 2003 privind organizarea contabilitatii veniturilor bugetare[1] prin care s-a stabilit obligatia organizarii si conducerii contabilitatii drepturilor constatate de catre ministere si celelalte organe de specialitate ale administratiei publice centrale si locale care gestioneaza veniturile bugetului de stat, bugetului asigurarilor sociale de stat, bugetelor locale si Fondului National Unic de Asigurari Sociale de Sanatate.

Astfel, contabilitatea veniturilor bugetare se conduce pe categorii de venituri potrivit clasificatiei indicatorilor privind finantele publice pentru partea de venitur

Incepand cu 1 ianuarie 2004, in cadrul contabilitatii veniturilor bugetului de stat se va organiza contabilitatea analitica pe fiecare contribuabil si pe categorii de venituri din structura clasificatiei bugetului de stat.

Unitatile teritoriale ale finantelor publice care administreaza venituri ale bugetului de stat trebuie, de asemenea, sa conduca contabilitatea analitica pe platitor

In cazul primariilor comunale, in situatia in care nu s-a optat pentru conducerea contabilitatii in partida dubla, contabilitatea creantelor bugetare va fi condusa in partida simpla si se vor deschide partizi corespunzatoare conturilor contabile precizate in normele amintite mai sus.

Potrivit acestor norme metodologice, in planul de conturi pentru institutii publice au fost introduse noi conturi in vederea inregistrarii in contabilitate a operatiunilor privind constatarea si incasarea veniturilor bugetare.

Modificarea si completarea Ordinului M.F.P. nr. 520/2003 prin Ordinul M.F.P. 1577/2003 au vizat inregistrarea in contabilitatea institutiilor publice a actiunilor detinute la unele societati comerciale ca urmare a conversiei in actiuni a creantelor bugetului de stat.

S-a impus precizarea in prezenta reglementare a tuturor operatiunilor ce trebuiesc inregistrate in contabilitatea institutiilor publice privind incasarea si virarea dividendelor aferente actiunilor dobandite ca urmare a conversei in actiunea creantelor bugetare la bugetul caruia i se cuvin, respectand structura clasificatiei bugetare.

De asemenea, a fost elaborata Ordonanta 81/2003 privind reevaluarea si amortizarea activelor fixe aflate in patrimoniul institutiilor publice prin care s-a stabilit obligatia ca toate institutiile publice indiferent de sursa de finantare a cheltuielilor si de subordonre sa inventarieze si sa reevalueze activele fixe corporale si cele in curs aflate in patrimoniu la 30 septembrie 2003.

Aceasta are ca efect raportarea in bilantul intocmit la 31 decembrie 2003, a rezultatelor reevaluari

Toate reglementarile privind:

coeficientii de actualizare valabili la 31-2002 comunicati de Institutul national de statistica;

activele supuse reevaluarii si cele care nu se supun reevaluarii;

modul de corectare a duratelor normale de utilizare aprobate prin hotararea Guvernului;

regimul de amortizare si calculul amortizarii;

scoaterea din functiune a activelor fixe

si altele, au fost preluate si detaliate in normele metodologice privind reevaluarea si amortizarea activelor fixe aflate in patrimoniul institutiilor publice si al persoanelor juridice fara scop patrimonial aprobate prin Ordinul M.F.P. nr. 1487/2003[3].

In prezentele norme sunt precizate noile conturi introduse in planul de conturi pentru institutiile publice si modul de inregistrare a principalelor operatiuni pivind diferentele rezultate din reevaluarea activelor corporale in curs la 31 decembrie 2003.

De asemenea, se precizeaza modul de inregistrare in contabilitate, incepand cu 1 ianuarie 2004 a cheltuielilor aferente amortizarii activelor corporale si necorporale.

Referitor la contabilitatea veniturilor si cheltuielilor bugetare se urmareste realizarea unor clase de conturi distincte in afara bilantului deschise pe structura clasificatiei bugetare, respectiv clasa 10 "Venituri" si clasa 11 "Cheltuieli", pentru a se asigura inregistrarea veniturilor incasate si a cheltuielilor efectuate, pe subdiviziunile clasificatiei bugetare, potrivit bugetului aprobat si furnizarea informatiilor necesare in vederea intocmirii contului de executie (situatia fluxului de numerar- cash-flow).

Totodata, pentru inregistarea operatiunilor economico-financiare in momentul generarii drepturilor de creanta sau de obligatii (principiul accrual), in conformitate cu cerintele europene, institutiile publice au obligatia sa conduca contabilitatea in partida dubla, cu ajutorul conturilor prevazute in planul de conturi general aprobat prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1746/2002.

2. Reguli de baza privind organizarea si conducerea contabilitatii

Conform prevederilor articolului 11 alin. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991 republicata[4], raspunderea organizarii si conducerii contabilitatii ii revin administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii respective.

In baza prevederilor articolului 33 alin. 1 din aceeasi lege, Ministerul finantelor publice este autorizat sa organizeze contabilitatea trezoreriei finantelor publice prin executia de casa a bugetului de stat, bugetelor locale, bugetului asigurarilor sociale de stat, a fondurilor cu destinatie speciala si gestiunea datoriei publice interne si externe.

Contabilitatea trezoreriei se organizeaza in cadrul directiei de specialitate din cadrul Ministerului Finantelor, precum si in cadrul trezoreriilor judetene si a Muncipiului Bucuresti, trezoreriilor municipale orasenesti si ale perceptiilor din cadrul directiilor generale ale finantelor publice si controlului financiar de stat judetene si a municipiului Bucuresti, respectiv administratiilor financiare, circumscriptiilor fiscale si perceptiilor rurale.

Totodata, contabilitatea trezoreriei asigura evidenta depozitelor constituite, a imprumuturilor de stat, a utilizarii si rambursarii lor, a dobanzilor aferente, precum si plasamentelor si a altor operatiuni financiare efectuate.

Contabilitatea veniturilor incasate prin trezorerie se tine distinct pe bugete si in cadrul acestora pe surse de venituri, conform clasificatiei bugetare, precum si pe platitor

De asemenea, contabilitatea creditelor bugetare si a platilor efectuate prin trezorerie se organizeaza distinct pe bugete, creditele deschise pe seama ordonatorilor de credite finantati pe bugete se inregistreaza in contabilitatea trezoreriei la toate nivelurile, pe baza cererii de deschidere de credite in conturi in afara bilantului pe structura clasificatiei bugetare.

Conturile in afara bilantului reflecta creditele repartizate de catre ordonatorii principali de credite institutiilor publice subordonate.

Contabilitatea trezoreriei finantelor publice si a institutiilor publice este baza sistemului informational cu ajutorul caruia la nivel national se urmareste derularea executiei financiare a sectorului public.

Astfel, Ministerul Finantelor Publice intocmeste anual bilantul pe ansamblul economiei nationale pe baza bilantelor contabile ale unitatilor patrimoniale care desfasoara activitati economice, institutiilor publice si celorlalte persoane juridice care au obligatia sa depuna bilant contabil pe care il prezinta Guvernului o data cu contul general anual de executie a bugetului de stat.

Pentru organizarea si conducerea contabilitatii, institutiile publice trebuie sa asigure prin persoanele ce raspund de aceasta, conditiile necesare pentru:

intocmirea documentelor justificative privind peratiile economice;

organizarea si conducerea corecta si la zi a contabilitatii;

organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de activ si pasiv, precum si valorificarea rezultatelor acesteia;

respectarea regulilor de intocmire a situatiilor financiare, depunere la termen a acestora la organele in drept;

pastrarea documentelor justificative a registrelor si situatiilor financiare;

organizarea contabilitatii de gestiune adaptata la specificul persoanei juridice.

Pentru realizarea acestor cerinte persoanele juridice de orice natura, indiferent de marime sau obiect de activitate, au obligatia sa asigure dupa o procedura unica:

inregistrarea cronologica, prelucrarea, publicarea si pastrarea informatiilor cu privire la situatia patrimoniala proprie;

relatiile cu clientii furnizori, bancile, organele fiscale si alte persoane juridice sau fizice;

controlul operatiunilor patrimoniale efectuate si exactitatea datelor contabile precum si a proceselor de prelucrare a lor;

furnizarea informatiilor necesare stabilirii patrimoniului national executiei bugetului public national,precum si intocmirii balantelor financiare si a bilantului necesar pe ansamblul economiei nationale.

In reprezentarea prevederilor Legii finantelor publice nr. 500/2002, structura organizatorica din cadrul institutiei publice in care este organizata executia bugetara, este compartimentul financiar-contabil al carui sef raspunde de activitatea de incasare a veniturilor si de plata a cheltuielilor.

Numirea directorului economic, al contabilului sef sau a altei persoane imputernicite sa indeplineasca aceasta functie in cadrul ministerelor si a celorlalte organe de specialitate ale administratiei publice centrale se face cu avizul Ministerului Finantelor Publice.

In situatia institutiilor subordonate ministerelor si a celorlalte organe de specialitate ale administratiei publice centrale, numirea conducatorului compartimentului financiar-contabil se face pe baza propunerii ordonatorului de credit al institutiei respective cu avizul conducatorului compartimentului financiar-contabil din cadrul ministerului sau organului central respectiv.

La consiliile locale municipale ale sectoarelor Municipiului Bucuresti, orasenesti si comunale, este nevoie de avizul directiilor gnerale ale finantelor publice judetene si a Municipiului Bucuresti pentru numirea conducatorilor compartimentelor financiar-contabile.

In cazul institutiilor publice finantate din bugetele consiliilor locale, municipale ale sectoarelor Municipiului Bucuresti, orasenesti si comunale, se va solicita avizul conducatorului compartimentului financiar-contabil al consiliului local respectiv pentru numirea conducatorilor compartimentelor financiar-contabile din cadrul acestor instituti

Legislatia prevede ca in situatia in care contabilitatea nu este organizata si condusa in compartimente distincte, sau care nu are personal incadrat cu contract individual de munca sa se poata incheia contracte de prestari servicii pentru conducerea contabilitatii si intocmirea situatiilor financiare trimestriale si anuale, sa se poata incheia contracte de prestari servici cu societati comerciale de expertiza contabila, sau cu persoane fizice autorizate, cu respectarea reglementarilor privind achizitiile publice de bunuri si servici

Procedurile interne privind organizarea si conducerea contabilitatii trebuie sa raspunda urmatoarelor cerinte:

-intocmirea si aprobarea de catre organele competente a organigramei unitatii, cu detalierea activitatii financiar-contabile;

-elaborarea fisei postului atat pentru personalul din compartimentul financiar-contabil, cat si pentru salariatii din alte compartimente care intocmesc, potrivit diagramei de circulatie, documente justificative care se inregistreaza in contabilitate;

-asigurarea personalului calificat de specialitate, a legislatiei financiar-contabile si fiscale, a normelor metodologice referitoare la activitatea desfasurata de salariatii implicati in intocmirea, utilizarea si controlul documentelor justificative;

-stabilirea procedurilor de lucru privind intocmirea, prelucrarea si utilizarea documentelor justificative si contabile si a formelor de inregistrare in contabilitate a acestora, manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul;

-intocmirea diagramei de circulatie a documentelor justificative si contabile, adaptate de fiecare unitate patrimoniala la specificul acesteia;

-stabilirea procedurilor de tinere a registrelor de contabilitate obligatorii ,cu precizarea tuturor elementelor referitoare la intocmirea,completarea, pastrarea si arhivarea acestora cu respectarea prevederilor legale specifice;

-precizarea competentelor privind intocmirea, verificarea, aprobarea si depunerea la organele legale competente a bilantului contabil si a anexelor respective;

-organizarea contabilitatii patrimoniului cu precizarea modului de organizare si conducere a contabilitatii de gestiune si financiare si a procedurilor distincte pe fiecare gestiune (de imobilizari,de stocuri, casa,efectuarea inventarierii pstrimoniului, etc. );

-delimitarea problemelor legate de contabilitatea manageriala( tabloul de bord, tabloul fluxurilor de trezorerie, bugetul propriu);

-elaborarea procedurilor unitare de control privind controlul financiar preventiv si controlul intern.

Respectand aceste reguli, in vederea aducerii la indeplinire a obiectivelor de baza ale contabilitatii, conceptia organizarii contabile trebuie sa aibe in vedere organizarea contabilitatii generale sau financiare si a contabilitatii analitice sau interne de gestiune.

Contabilitatea generala sau financiara are drept obiectiv circuitul patrimonial al unitatii in totalitatea si structura sa, cu scopul de a determina periodic situatia patrimoniului, concomitent cu rezultatul global,informatii ce le ordoneaza periodic sub forma bilantului contabil, a contului de executie si a diverselor anexe la bilant.

Contabiliatea analitica sau interna de gestiune are menirea de a evidentia calculul, analiza si controlul costurilor si al rezultatelor analitice pe subdiviziuni organizatorice interne componente ale unitati

Documentul de evidenta analitica pentru institutiile publice este "Fisa pentru operatiuni bugetare" al carui model caracteristic este prezentat in anexa 1b la Ordinul ministrului de stat, ministrului finantelor nr. 1801/1995, in care sunt precizate si modul de utilizare, difuzare si pastrare.

Cu ajutorul acestei fise se asigura evidenta creditelor bugetare aprobate, a platilor de casa si a cheltuielilor efective la institutiile publice finantate de la bugetul de stat si evidenta prevederilor din bugetul aprobat, a platilor de casa si a cheltuielilor efective la institutiile publice finantate din venituri propri

Contabilitatea analitica ramane la dispozitia organizatorica a fiecarei entitati patrimoniale, cu respectarea urmatoarelor cerinte:

-contabilitatea mijloacelor fixe se tine pe categorii si pe fiecare obiect de evidenta in parte;

-contabilitatea valorilor materiale se tine cantitativ si valoric sau numai valoric(si implicit pe gestiuni);

-contabilitatea cheltuielilor se tine pe feluri de cheltuieli dupa natura lor;

-contabilitatea veniturilor se tine pe feluri de venituri, dupa natura lor, compatibile cu cheltuielile care le-au generat;

-contabilitatea clientilor, furnizorilor, a celorlalte creante si obligatii se tine pe categorii precum si pe fiecare persoana fizica sau juridica in parte.

Toate informatiile financiar-contabile ce fac obiectul contabilitatii generale sau contabilitatii interne de gestiune, contin operatiuni care in momentul efectuarii se consemneaza intr-un inscris ce capata calitatea de document justificativ, care sta la baza inregistrarilor in contabilitate

Acestea angajeaza, potrivit prevederilor din legea contabilitatii, raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate.

Legea contabilitatii interzice detinerea, cu orice titlu, de bunuri materiale, titluri de valoare, numerar si alte drepturi si obligatii, precum si efectuarea de operatiuni economice, fara a fi inregistrate in contabilitate.

Asa cum s-a precizat si in prima parte, fiecare document justificativ trebuie sa cuprinda elementele principale prin care probeaza legal o operatiune si anume:

denumirea documentului;

denumirea si sediul persoanei juridice care intocmeste documentu;

numarul si data intocmirii acestuia;

denumirea, cand este cazul, a partilor care participa la efectuarea operatiunii;

continutul operatiunii economice si daca este cazul, temeiul legal al efectuarii acesteia;

datele cantitative si valorice aferente operatiunii efectuate;

numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care le-au intocmit,vizat si aprobat, dupa caz;

alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate.

Referitor la registrele de contabilitate obligatorii, institutiile publice potrivit legii contabilitatii sunt obligate sa utilizeze in stricta concordanta cu destinatia lor urmatoarele registre: registrul jurnal, registrul inventar si registrul cartea mare care trebuiesc astfel completate si conduse pentru a permite in orice moment identificarea si controlul operatiunilor contabile efectuate.

Registrul jurnal este documentul contabil obligatoriu in care se inregistreaza cronologic operatiunile patrimoniale, se intocmeste pentru fiecare institutie si de fiecare subunitate a acesteia cu contabilitate proprie, zilnic sau lunar, dupa caz, prin inregistrarea cronologica fara stersaturi si spatii libere a documentelor in care se reflecta miscarea elementelor de activ si pasiv.

In situatia conducerii contabilitatii cu ajutorul tehnicii de calcul, registrul jurnal se editeaza lunar prin preluarea totalurilor din registrul jurnal obtinut cu ajutorul tehnicii de calcul.

In functie de necesitatile institutiei, pot fi utilizate si registrele jurnal auxiliare privind aprovizionarile, vanzarile, trezoreria si operatiunile diverse.

Periodic, de regula lunar, totalurile jrunalelor auxiliare se centralizeaza in registrul jurnal general.

Registrul-inventar este acel document obligatoriu in care se inregistreaza toate elementele de activ si pasiv, avand la baza listele de inventariere sau alte documente care justifica continutul fiecarui post din bilantul contabil.

Se intocmeste la infiintarea institutiei, anual si la inchidera exercitiului cu ocazia incetarii activitatii fara stersaturi si spatii libere pe baza datelor cuprinse in listele de inventariere si procesele verbale de inventariere, prin gruparea elementelor de activ si pasiv pe baza inventarierii faptice.

In situatia inventarierii pe parcursul anului, in registrul inventar se trec soldurile existente la data inventarierii la care se adauga intrarile si se scad iesirile de la data inventarierii pana la data incheierii exercitiulu

Registrul cartea mare este acel document contabil obligatoriu in care se inscriu lunar direct sau prin regrupare pe conturi corespondente inregistrarile efectuate in registrul jurnal,stabilindu-se situatia fiecarui cont, respectiv soldul initial, rulajele debitoare, rulajele creditoare si soldurile finale.

Se intocmeste de fiecare institutie si fiecare subunitate a acesteia cu contabilitate proprie, si sta la baza intocmirii balantei de verificare.

La inchiderea conturilor registrele se bareaza si nu sunt admise inregistrari ulterioare.

Pentru verificarea inregistrarii corecte in contabilitatea operatiunilor patrimoniale se intocmeste lunar balanta de verificare.

Balanta de verificare cuprinde pentru toate conturile institutiei urmatoarele elemente:

simbolul si denumirea conturilor in ordinea din planul de conturi;

totalul sumelor debitoare si creditoare ale lunii precedente;

rulajele curente debitoare si creditoare;

totalul sumelor debitoare si creditoare;

soldurile finale debitoare si creditoare;

Balanta de verificare are drept scop verificarea:

corelatiei lor dintre egalitatile generate de dubla inregistrare a operatiunilor patrimoniale in contabilitate;

concordantei dintre totalul inregistrarilor din registrul jurnal si totalul rulajelor debitoate si totalul rulajelor creditoare din balanta;

concordantei dintre totalul soldurilor finale debitoare si creditoare din cartea mare si totalul soldurilor debitoare si creditoare din balanta.

La institutii publice, contabilitatea sintetica a operatiunilor economice si financiare in situatia in care forma de inregistrare contabila utilizata este maestru-sah se tine cu ajutorul registrului cartea mare.

In general, la institutii publice se foloseste forma de inregistrare in contabilitate "maestru-sah simplificat" si in acest caz, contabilitatea sintetica se tine pe fise de cont pentru operatiuni diverse deschise pentru fiecare cont sintetic in Cartea mare (sah).

Pentru a crea o imagine mai clara asupra documentelor si registrelor de contabilitate ce trebuiesc utilizate in activitatea financiar-contabila a institutiilor publice si a se cunoaste utilitatea acestora, vom prezenta un extras din nomenclatorul privind registrele si formularele tipizate comune aprobate prin Ordinul ministrului de stat, ministrului finantelor nr. 1801/1995 si Ordinul ministrului finantelor publice nr. 425/1998 cu completarile ulterioare.

Balanta de verificare la 1 ianuarie se completeaza cu soldurile finale debitoare si creditoare ale lunii decembrie;

Balanta de verificare se intocmeste atat pentru conturile sintetice, cat si pentru conturile analitice (pentru care se poate intocmi numai situatia soldurilor).

Cu ajutorul balantei de verificare analitice se verifica concordanta dintre conturile sintetice si conturile lor analitice.

NOMENCLATORUL

PRIVIND REGISTRELE SI FORMULARELE TIPIZATE COMUNE PRIVIND ACTIVITATEA FINANCIARA SI CONTABILA

Nr. crt. Denumirea si codul formularului Unitatea

0 1 2

REGISTRELE DE CONTABILITATE

1. Registrul-jurnal 14.1.1- Inregistrarea cronologica

- registrul- jurnal de incasari si plati 14.1.1./a- Inregistrarea operativa a

incasarilor si platilor

2.Registrul-inventar 14.1.2. - Inventarierea anuala a

patrimoniului

3.Cartea mare 14.1.3 -Inregistrarea sistematici

- Cartea mare (sah) 14.1.3/a proprie contului

IMIJLOACE FIXE

4.Registrul numerar de inventar    14.2.1. - Atribuirea numerelor de

inventar

-Registrul pentru

evidenta mijloacelor fixe 14.2.1/a -Atribuierea numerelor de

inventar si contabilitatea

analitica a mijloacelor fixe

5.Fisa mijlocului fix 14.2.2 -Contabilitatea analitica

6.Bon de miscare a mijloacelor fixe 14.2.3. -Document justificativ de

predare-primire sau de

insotire-transport dupa caz

-Proces-verba de scoatere 14.2.3/a -Document justificativ de

din functiune a mijloacelor constatare si scoatere din

fixe de declansare a unor functune a mijloacelor

bunuri materiale fixe

IIMATERIALE

7.Nota de receptie si constatare    14.3.1/a -Document de receptie a

de diferente bunurilor naturale de

natura activelor circulante

-Nota de receptie si

constatare de diferente 14.3.1./b

8.Bon de primire (consignatie)    14.3.2 -Document justificativ

privind primirea in

consignatie a bunurilor

9.Bon de predare-transfer

restituire 14.3.3/a -Document justificativ

privind produsele finite

obtinute din productia

proprie si transferul de

produse

10.Bon de consum 14.3.4/a -Document justificativ

-Bon de consum(colectiv) 14.3.4/aA privind consumul de

-Fisa limita de consum 14.3.4/bA materii prime si materiale

-Fisa limita de consum(colectiva)    14.3.4/cA

-Lista zilnica de alimente 14.3.4/dA

11.Dispozitii de livrare 14.3.5 -Document de eliberare

din magazie a bunurilor

pentru vanzarea lor la terti

12.Aviz de insotire a marfii 14.3.6 -Document de insotire

pe timpul transportului

13.Borderou de predare a 14.3.7. -Predarea documentelor

documentelor de la gestiuni la contabilitate

14.Fisa de magazie 14.3.8 -Evidenta operativa a

-Fisa de magazie 14.3.8/a stocurilor la locurile de

(cu doua unitati de masura) depozitare

-Fisa de magazie a formularelor    14.3.8/b

cu regim special

-Fisa de magazie cu repartizarea 14.3.8/c

iesirilor

15.Fisa de evidenta a obiectelor    14.3.9 -evidenta analitica si

de inventar in folosinta operativa a obiectelor de

inventar in folosinta

-Fisa de evidenta a materialelor    14.3.9/a

de inventar pe locuri de folosinta

16.Fisa de cont analitic pentru valori 14.3.10 -Contabilitatea analitica

materiale a stocurilor

17.Registrul stocurilor 14.3.11 -Evaluarea si contabilitatea

-Registrul stocurilor 14.3.11/a analitica a stocurilor

18.Lista de inventariere 14.3.12 -Inventarierea stocurilor

-Lista de inventariere 14.3.12/a aflate in gestiunea unitatii

(pentru gestiuni global valorice)

IV.MIJLOACE BANESTI SI DECONTARI

19.Chitanta 14.4.1 -Incasari in numerar la

-Chitanta (pentru operatii in 14.4.1/a la casieria unitatii

valuta)

20.Chitanta fiscala 14.4.2 -Incasari, impozite la fiscalitate

21.Proces-verbal de plati 14.4.3 -Predarea, justificarea de

casierul unitatii,casierului

platitor

22.Dispozitia de plata-incasare    14.4.4 -Dispozitia catre casierie pentru

catre casierie    plata-incasare in numerar a unor sume

-Dispozitie de plata-incasare 14.4.4/a

catre casierie (colectivta)

23.Imputernicire 14.4.5 -Imputernicire pentru incasarea

unor drepturi banesti cand

titularul nu se poate prezenta

24.Borderoul documentelor 14.4.6 -Listing a documentelor platite

achitate cu cecuri de decontare    cu cecuri de decontare, carnete

de cecuri

25.Registrul de casa 14.4.7/A -Evidenta operativa a incasarilor

-registrul de casa (in valuta) 14.4.7/aA si platilor in numerar

26.Dispozitie bugetara 14.4.8 -Repartizarea, retragerea si

restituirea creditelor bugetare, dupa caz

27.Decont privind impozitul 14.4.9/A -Calculul si decontarea

pe circulatia marfurilor impozitului pe circulatia

marfurilor

28.Factura 14.4.10/A -Facturarea si decontarea

bunurilor materiale, lucrarilor

si serviciilor

V.SALARII SI ALTE DREPTURI DE PERSONAL

29.Stat de salarii 14.5.1 -Calculul si plata remuneratiei

-Stat de salarii 14.5.1/a curente a salariilor

-Stat de salarii (fara 14.5.1/b

elementele componente

ale salariului total)

-Stat de salarii (fara 14.5.1/c

elementele componente

ale salariului total)

-Lista de avans chenzinat 14.5.1/d

-Lista de avans chenzinat 14.5.1/e

-Lista de indemnizatii pentru 14.5.1/f

concediul de odihna

-Desfasuratorul indemnizatiilor 14.5.1/g

platite in contul asigurarilor

sociale de stat

-Drepturi banesti - Chenzina I 14.5.1/h

(extras)

-Drepturi banesti - Chenzina II    14.5.1/I

(extras)

30.Fisa de evidenta a salariilor 14.5.2 -Evidenta timpului lucrat

-Fisa de evidenta a salariilor 14.5.2/a efectiv si a remuneratiilor,

(cu elementele componente precum si a retinerilor in rate

ale salariului total)

31.Stat de pensii 14.5.3 -Stabilirea drepturilor de pensie

cuvenite pensionarilor incadrati

in munca

32.Ordin de deplasare 14.5.4 -Dispozitii pentru deplasarea

(delegatie) si decontarea cheltuielilor

-Ordin de deplasare(delegatie) 14.5.4/a efectuate de titularul de avans

in strainatate (transporturi

internationale)

33.Decont de cheltuieli 14.5.5 -Decontarea cheltuielilor

(pentru deplasari externe) efectuate in valuta si in lei cu

-Decont de cheltuieli valutare 14.5.5/a ocazia deplasarii in strainatate

(transporturi internationale)

VCONTABILITATEA GENERALA

34.Note de debitare-creditare 14.6.1/A -Comunicarea operatiilor de

decontare in cadrul

intreprinderilor de grup

35.Nota de contabilitate 14.6.2/A -Registre de inregistrare

-Nota de contabilitate 14.6.2/a cronologica a documentelor

justificative sau document justificativ de inregistrare a operatiilor fara acte justificative (stornari, viramente)

36.Extras de cont 14.6.3 -Solicitarea si confirmarea de

debitor a sumelor neachitate

37.Jurnal-situatie privind 14.6.4 -Sunt registre contabile

operatiile contabile utilizate pentru inregistrarea

cronologica si sistematica

opozabile in cadrul formei de

contabilitate pe jurnale

38.Jurnal-situatie privind 14.6.5

operatiile de casa si banca

-Jurnal situatie privind operatiile 14.6.5/a

de casa si banca

39.Jurnal privind decontarile cu    14.6.6

furnizorii

40.Situatia incasarii-achitarii 14.6.7

facturilor

41.Jurnal privind consumurile

si alte iesiri de materiale

-Jurnal privind consumurile 14.6.8/a

si alte iesiri de materiale

42.Situatia privind miscarea 14.6.9

materialelor si cheltuielilor

de transport-aprovizionare

43.Jurnal privind salariile si 14.6.10

contributia la asigurarile

sociale

44.Jurnal privind repartizarea 14.6.11

si decontarea cheltuielilor

de productie

-Jurnal privind repartizarea 14.6.11/a

si decontarea cheltuielilor de

productie

45.Jurnal privind vanzarea 14.6.12

produselor si alte iesiri

-Jurnal pentru vanzari (TVA) 14.6.12/a

46.Jurnal privind vanzarea 14.6.13

marfurilor si alte iesiri

47.Borderou de primire a 14.6.14 -Evidenta obiectelor primite in

obiectelor in consignatie in consignatie

ziua de.200.

48.Borderou de iesire a 14.6.15 -Evidenta obiectelor iesite din

obiectelor din consignatie in     consignatie

ziua de .200.

--Borderou de vanzare (incasare) 14.6.15/a

in ziua de .

49.Borderoul programarii la plata 14.6.16 -Programarea platilor

din ziua de.200.

50.Jurnal privind operatiile 14.6.17 -Inregistrarea cronologica

diverse si sistematica

-Jurnal privind operatiile 14.6.17/a

diverse

-Jurnal pentru cumparari (TVA) 14.6.17/b

51.Situatie privind avansurile 14.6.18 -Contabilitatea analitica a

spre decontare avansurilor spre decontare

52.Registrul pentru evidenta 14.6.19 -Evidenta analitica a veniturilor

veniturilor

53.Registrul pentru evidenta 14.6.20 -Evidenta analitica a cheltuielilor

cheltuielilor si altor operatii

54.Fisa de cont analitic 14.6.21 -Registrul Cartea mare pentru

pentru costuri efective contabilitatea analitica a

-Fisa de cont analitic 14.6.21/a costurilor si a cheltuielilor

pentru cheltuielile indirecte

indirecte

55.Fisa de cont pentru 14.6.22 -Registrul Cartea mare pentru

operatii diverse contabilitatea creditelor

bugetare, a platilor de casa

si cheltuilelilor efective

56.Fisa pentru operatii 14.6.23 -Registrul Cartea mare pentru

bugetare contabilitatea creditelor bugetare

a platilor de casa si cheltuielilor efective

57.Document cumulativ 14.6.24 -Documentul de centralizare

-Document cumulativ 14.6.24/a a datelor si in unele cazuri

-Document cumulativ 14.6.24/b pentru evidenta analitica

-Document cumulativ 14.6.24/c

58.Scadentul cheltuielilor 14.6.25 -Document de etalare si

anticipare evidenta a ratelor scadente

privind cheltuielile anticipate

59.Balanta de verificare 14.6.30 -Document de centralizare si

-Balanta de verificare 14.6.30/a verificare a datelor inregistrate

(cu trei egalitati) in conturi

-Balanta de verificare 14.6.30/b

(cu doua egalitati)

-Balanta analitica a 14.6.30/c

valorilor materiale

VIBILANTUL CONTABIL

VIIALTE SUBACTIVITATI

60.Declaratie de inventar 14.8.1 -Declaratie scrisa a gestionarului

inainte de inventariere

61.Decizie de imputernicire 14.8.2 -Imputernicirea retinerii valorii

-Angajament de plata 14.8.2/a pagubei produse de persoanele

incadrate in munca

62.Contract de garantie 14.8.3 -Constituirea garantiei pentru

in numerar acoperirea eventualelor pagube

-Contract de garantie 14.8.3/a aduse unitatilor patrimoniale

suplimentara

Registrele de contabilitate si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza potrivit prevederilor legii contabilitatii timp de 10 ani cu incepere de la data incheierii exerctiului financiar in cursul caruia au fost intocmite cu exceptia statelor de salarii care se pastreaza timp de 50 de an

Pastrarea si arhivarea registrelor de contabilitate si a documentelor contabile se face in forma lor originala, grupate intr-o ordine cronologica a operatiunilor ce au avut loc in cadrul exercitiului financiar la care se refera.

In situatia in care se pierd, sunt sustrase sau distruse unele documente contabile in termen de maxim 30 de zile de la constatare, trebuiesc reconstituite.

3. Cerinte obligatorii privind conducerea evidentei financiar-contabile cu ajutorul sistemului de prelucrare automata a datelor

Institutiile publice care opteaza pentru utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor trebuie sa asigure respectarea normelor contabile si conditile necesare efectuarii controlului si pastrarii datelor inregistrate in contabilitate pe suporturi tehnice.

Potrivit prevederilor din Ordinul ministrului finantelor nr. 425/1998 pentru aprobarea normelor metodologice de intocmire si utilizare a formularelor tipizate comune pe economie care nu au un regim special privind activitatea financiar contabila, precum si modelele acestora la elaborarea si adaptarea programelor informatice, trebuiesc respectate criteriile considerate minimale pentru asigurarea controlului intern, controlului extern si respectarea actelor normative ce reglementeaza activitatea financiar-contabila.

Unitatile de informatica sau persoanele care efectueaza lurari cu ajutorul tehnicii de calcul poarta raspunderea prelucrarii informatiilor din documente, iar beneficiarii raspund pentru exactitatea si realitatea datelor pe care le transmit spre prelucrare.

Prin regulamentele interne in cadrul fiecarei institutii trebuiesc prevazute responsabilitatile cu privire la utilizarea tehnici de calcul.

Sistemele de prelucrare automata a datelor trebuie sa permita in orice moment reconstituirea elementelor si continutului conturilor, a listelor si informatiilor supuse verificarii, pornind fie de la date de intrare, fie in ordine inversa de la continutul sintetic al conturilor listelor sau alte informatii pentru a ajunge la datele de intrare.

Pentru efectuarea corespunzatoare a testelor necesare, organele de control ce efectueaza verificari la institutiile publice care prelucreaza in sistem automat datele din evidenta contabila, au drept de acces la documentatia de analiza, programare si utilizare a tehnicii de calcul.

Toate formele de control intern din cadrul unei institutii publice, in situatia utilizarii sistemul de prelucrare automata a datelor din evidenta contabila trebuie sa ia toate masurile ce se impun privind:

modificarile ce pot interveni in legislatia financiar-contabila sa poata fi cuprinse in procedurile de prelucrare a reglementarilor in vigoare si sa existe posibilitati de actualizare;

cunoasterea adecvata a functiilor sistemului de prelucrare automata datelor de catre personalul implicat si respectarea acestora;

gestionarea pachetelor de produse program, asigurarea protectiei lor impotriva unor accese neautorizate, realizarea confidentialitatii datelor prin sistemul informatic;

stabilirea tipului de suport pentru pastrarea datelor de intrare intermediare, sau de iesire;

solutionarea eventualelor erori care pot sa apara in functionarea sistemului;

Pentru organele de audit intern, control financiar si audit extern, institutiile publice in situatia utilizarii sistemului de prelucrare automata a datelor contabile trebuie sa asigure posibilitatea de:

verificare totala sau prin sondaj a modului de functionare a procedurilor de prelucrare prevazute de sistemul informatic;

verificarea totala sau prin sondaj a operatiunilor economico-financiare inregistate in contabilitate in concordanta cu prevederile actelor normative ce le reglementeaza.

verificarea programului informatic utilizat prin diverse teste de control.

Criteriile minimale pivind programele informatice utilizate in domeniul financiar-contabil in cadrul institutiilor publice potrivit prevederilor legale amintite mai sus sunt:

precizarea tipului de suport ce asigura prelucrarea datelor in conditii de siguranta;

arhivele pe suport magnetic trebuiesc improspatate periodic pentru a se asigura lizibilitatea, accesibilitatea;

fiecare data inregistrata in contabilitate trebuie sa se regaseasca in continutul unui document scris la care sa poata avea acces beneficiarii si organele de control;

sistemele de prelucrare automata a datelor trebuie sa asigure concordanta stricta a rezultatelor prelucrarilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementeaza;

sa existe posibilitatea extragerii listelor de operatiuni efectuate in evidenta contabila pe baza de documente justificative care sa fie numerotate in ordine cronologica, interzicandu-se orice eliminari sau adaugiri ulterioare;

sa se asigure conservarea datelor pe perioade de timp care sa respecte prevederile legii contabilitatii in acest sens;

sa se asigure reluarea automata in calcul a soldurilor conturilor obtinute anterior;

sa se asigure confidentialitate si protectia informatiilor si a programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informatii, copii de siguranta pentru programe si informatii;

sa se asigure posibilitatea listarilor clare, complete care sa contina pentru fiecare pagina elementele de identificare;

sa se asigure listarea ansamblurilor de situatii financiare si documente de sinteza necesare conducerii operative a unitatii;

sa se permita in orice moment reconstituirea continutului conturilor, listelor si informatiilor supuse verificarii;

sa se permita culegerea unui numar nelimitat de inregistrari pentru operatiunile contabile;

sa posede documentatia tehnica de utilizare a programelor informatice necesare exploatarii optime a acestora;

sa se depuna la sediul utilizatorului pe perioada neprescrisa manualul de utilizare complet si actualizat al fiecarui produs program utilizat;

sa se respecte reglementarile referitoare la securitatea datelor si fiabilitatea sistemului de prelucrare.