Formele de inregistrare in contabilitate

Formele de inregistrare in contabilitate

Formele de inregistrare in contabilitate reprezinta sistemul de registre formulare si documente contabile corelate intre ele, care servesc la inregistrarea cronologica si sistematica in contabilitate a operatiilor economice si financiare ce au loc in unitatile patrimoniale in cursul unui exercitiu financiar, precum si la prelucrarea dupa anumite reguli a datelor respective.

Sistemul de formulare este format din:

documente justificative;

registre contabile;

date stocate pe suport magnetic;

balanta de verificare a conturilor;

registrul inventar;

situatiile financiar-contabile.

In contabilitatea tarilor occidentale formele de inregistrare in contabilitate reprezinta sistemul contabil care este definit prin ansamblul de tehnici de prelucrare a datelor si documente contabile corelate intre ele.

In cazul unitatilor patrimoniale ce conduc contabilitatea in partida dubla, principalele forme de inregistrare in contabilitate sunt:

forma de contabilitate clasica sau jurnal unic;

forma de contabilitate pe jurnale multiple;

forma de contabilitate maestru sah;

forma combinata maestru sah cu jurnale.

Fiecare forma de contabilitate difera dupa modul de prelucrare a datelor si structura registrelor folosite pentru inregistarea cronologica si sistematica a operatiilor.

In cadrul tuturor formelor de contabilitate se folosesc in principal aceleasi genuri de registre de contabilitate si anume: registrul jurnal, registrul inventar, cartea mare si balanta conturilor.

Forma de contabilitate clasica sau jurnal unic

Se aplica in cazul unitatilor patrimoniale care au un volum mic de operatii care pot fi inregistrate zilnic.

Se utilizeaza intr-o forma corelata urmatoarele registre:

jurnalul unic pentru inregistrarea cronologica;

cartea mare pentru evidenta sistematica si analitica;

registrul inventar pentru inventarierea patrimoniului;

balanta conturilor pentru centralizarea si verificarea periodica a exactitatii datelor;

situatiile fiunanciare pentru sistematizarea informatiilor privind situatia patrimoniului si rezultatele obtinute.

Schematic forma de contabilitate se prezinta astfel:

INVENTARIEREA    DOCUMENTE JUSTIFICATIVE

PATRIMONIULUI

LISTELE DE    INREGISTRAREA

INVENTARIERE    CRONOLOGICA

(JURNALIZARE)

INREGISTRARE    REGISTRUL JURNAL

INREGISTRARE

SISTEMATICA

CARTEA MARE CENTRALIZARE

SI VERIFICARE

CENTRALIZARE BALANTA

SI VERIFICARE PROVIZORIE

BALANTA

DEFINITIVA

SINTETIZARE

BILANTUL CONTABIL

Forma de contabilitate centralizata sau pe jurnale multiple

In acest caz, modul de prelucrare a datelor se face cu ajutorul unui sistem de jurnale si carte mare adaptate la volumul de operatii utilizandu-se jurnale analitice (auxiliare) structurate pe tipuri de operatii.

Astfel, fiecare tip de jurnal trebuie sa corespunda unui singur cont care se debiteaza sau se crediteaza prin debitul sau creditul a o serie de alte conturi.

In tara noastra, sistemul de contabilitate centralizata se regaseste prin formele de contabilitate denumita pe jurnale si cea maestru sah.

Forma de contabilitate pe jurnale se caracterizeaza prin folosirea jurnalelor multiple pentru inregistrarea cronologica si sistematica numai in creditul conturilor dezvoltat pe conturi corespondente debitoare.

Pe baza datelor centralizate si cumulate in debitul fiecarui cont ce se regaseste in diferite jurnale in functie de conturile creditoare cu care are corespondenta se procedeaza la inregistrarea sistematica in cartea mare la sfarsitul lunii pentru rulajul debitor al contului respectiv.

Formularele utilizate in cadrul acestei forme de contabilitate sunt:

jurnalele multiple care servesc la inregistrarea cronologica si sistematica a operatiilor in creditul conturilor sintetice si in unele cazuri si in conturile analitice;

situatiile pentru debitul unor conturi (exemplu debitul conturilor casa si banca);

cartea mare utilizata pentru stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor pe conturi sintetice;

jurnale pentru unele conturi si fise de cont analitice pentru valori materiale sau pentru operatiuni diverse, pentru organizarea contabilitatii analitice;

registrul jurnal general intocmit pe baza jurnalelor multiple in care sunt inscrise formulele contabile centralizatoare;

cartea mare sah sau fisa de cont pentru operatiuni diverse unde se fac inregistrari pe baza datelor din jurnalul general.

Ciclul acestor operatiuni poate fi prezentat schematic astfel:

DOCUMENTE

JUSTIFICATIVE

PRELUCRARE,

VERIFICARE,

CONTARE

INREGISTRAREA

CRONOLOGICA

SI SISTEMATICA

FISE SI SITUATII SITUATII PT JURNALE PENTRU

PENTRU EVIDENTA    DEBITUL UNOR EVIDENTA SINTETICA,

ANALITICA    CONTURI UNEORI SI ANALITICA

CENTRALIZARE SI CENTRALIZARE SI

VERIFICARE    INREGISTRARE

CENTRALIZARE CARTEA MARE

SI

VERIFICARE

BALANTA

CONTURILOR

GRUPARE SI

SINTETIZARE

BILANT CONTABIL

Forma de contabilitate Maestru - sah sau pe conturi corespondente

In cazul acestei forme de contabilitate se procedeaza la dezvoltarea pe conturi corespondente atat a rulajului debitor, cat si a celui creditor a conturilor sintetice.

Contabilitatea analitica pentru evidenta activelor si pasivelor se utilizeaza diverse metode.

Daca pentru aceleasi operatii exista mai multe documente justificative, acestea se totalizeaza zilnic sau pe perioade mai scurte cu ajutorul unor documente cumulative intocmite fie pentru debitul fie pentru creditul contului ce reflecta respectivele operatii.

In cazul in care nu se intocmesc documentele cumulative se intocmesc documentele de contabilitate.

Principalele formulare utilizate sunt:

registrul jurnal utilizat pentru inregistrarea cronologica a operatiilor economice si financiare si stabilirea rulajului lunar al acestora;

cartea mare- sah cu conturi corespondente pentru evidentierea sintetica a operatiilor economice si financiare atat pentru debitul cat si pentru creditul fiecarui cont sintetic;

registrele de contabilitate analitica sub forma fiselor de cont analitic pentru valori materiale si a fiselor de cont pentru operatiuni diverse a situatiilor si a altor formulare specifice;

balanta conturilor care se intocmeste lunar pe baza fiselor sintetice sah, prin care se stabilesc soldurile si rulajele cumulate de la inceputul anului pentru fiecare cont sintetic in parte;

balante lunare pentru conturile analitice;

Ciclul de prelucrare a datelor in cadrul acestei forme se prezinta schematic astfel:

DOCUMENTE BALANTA CONTURILOR

JUSTIFICATIVE PERIOADA PRECEDENTA

INREGISTRAREA SE TRANSCRIU

CRONOLOGICA SOLDURI INITIALE

INREGISTRARE INREGISTRARE

SISTEMATICA SISTEMATICA

FISE SAU SITUATII REGISTRUL FISA SINTETICA

EVIDENTA ANALITICA JURNAL SAH

SE CENTRALIZEAZA SE CENTRALIZEAZA

SOLDURI SI RULAJE RULAJE

BALANTA CONTURI SE CONFRUNTA BALANTA CONTURILOR

ANALITICE

GRUPAREA UNOR GRUPARE SOLDURI SI

SOLDURI SI BILANT CONTABIL RULAJE

RULAJE

In situatia utilizarii tehnicii de calcul, formele de contabilitate prezentate mai sus se vor adapta respectand continutul formei contabile inca de la introducerea datelor in calculator pe baza carora se cladeste intregul sistem de stocare si prelucrar a datelor.

Obligatoriu se editeaza ulterior registrul jurnal pentru realizarea evidentei cronologice si pentru verificarea si validarea datelor introduse in calculator.

In functie de sistemul utilizat editarea registrelor cartea mare poate fi obligatorie sau facultativa.

Obligatoriu este ca lunar sa fie editate balantele conturilor care de cele mai multe ori preiau si functii ale registrelor cartea mare.