Importanta informatizarii activitatii in domeniul financiar-contabil

Importanta informatizarii activitatii in domeniul financiar-contabil

1.1. Necesitatea informatizarii activitatii economice

Datorita cresterii    volumului si complexitatii activitatii economico-sociale, utilizarea calculatorului electronic a devenit o necesitate acuta, atat in activitatea decizionala cit si in cea executorie. Caracteristic oricarui sistem decizional este existenta unei baze informationale pe care decidentul sa se spijine in fundamentarea deciziilor. Aceasta este creata printr-un sistem informational, care va opera cu un mare volum de date si informatii. Pentru a prelucra o cantitate mare de date, in mod cit mai operativ, sistemul informational trebuie sa dispuna de mijloace tehnice de inregistrare, calcul si transmisie a datelor si informatiilor.

Dintre factorii care fac necesara prelucrarea automata a datelor in domeniul economic, se pot aminti:

a)       gradul inalt de mecanizare si automatizare a proceselor de productie.

Acest factor actioneaza pe doua laturi. Pe de o parte, mecanizarea si automatizarea proceselor de productie dau nastere la o avalansa de date si informatii, care trebuie urmarite sau prelucrate, operatii foarte greu de realizat in conditiile muncii manual-mintale. Pe de alta parte, apare o inechitate intre sectoarele de productie si cele de administratie, datorata faptului ca munca vie consumata in    administratie ar fi constanta sau in crestere, pe cind cea consumata in productie, pe unitatea de produs, ar fi in scadere. Se ajunge, astfel, la o disproportie numerica intre lucratorii direct productivi si cei ocupati in administratie si, implicit, la o crestere a cheltuielilor indirecte pe unitatea de produs.

b) ritmul sporit al productiei.

In aceste conditii, este necesar sa se afle in concordanta viteza de culegere a datelor initiale, de prelucrare a lor, de transmitere a informatiilor, timpul pentru adoptarea deciziilor si timpul pentru executarea acestora, astfel incit sa corespunda ritmului inalt al productiei. Optimizarea acestor parametri se poate realiza numai prin implicarea calculatorului electronic in activitatile informational-decizionale.

c) necesitatea cresterii productivitatii muncii administrative.

Aceasta este impusa, pe de o parte, de necesitatea de a nu ramine in urma altor sectoare de activitate din acest punct de vedere, iar, pe de alta parte, pentru a se usura munca lucratorilor din domeniul economic, prin efectuarea mai multor lucrari in unitatea de timp si descongestionarea lor in perioadele de virf. Posibilitatile si performantele calculatoarelor reprezinta un sprijin in realizarea acestui deziderat.

d) necesitatea obtinerii unei calitati superioare a informatiei economice.

Cresterea calitatii informatiilor trebuie sa se realizeze in paralel cu reducerea cheltuielilor pe unitatea de informatie. Munca manuala da nastere la aproximari si inexatitati, care deregleaza intregul sistem informational-decizional, pe cind informatiile obtinute cu ajutorul tehnicii de calcul, fiind mai valoroase, genereaza decizii mai valoroase, ceea ce duce la realizarea unei rentabilitati generale mai bune.

e) necesitatea crearii unor sisteme informationale integrate.

In cadrul acestor sisteme, datele de intrare sunt culese o singura data, cat mai aproape de locul si momentul in care au aparut, sunt prelucrate in toate modurile considerate utile, iar informatiile de iesire sunt furnizate in raport de cerintele si nivelul ierarhic al decidentului. Practic, satisfacerea acestor cerinte se poate realiza numai prin utilizarea metodelor si tehnicilor specifice prelucrarii automate a datelor.

f) necesitatea folosirii rationale a personalului cu pregatire superioara.

Prin utilizarea calculatoarelor, personalul, in general, va fi degrevat de lucrarile de rutina, obositoare. In cazul personalului cu pregatire superioara acest fapt va duce la reorientarea sa catre lucrarile de conceptie, de analiza economico - financiara, mai interesante si mai stimulative, in concordanta cu studiile urmate.

1.2. Influenta introducerii sistemelor informatice in domeniul  financiar-contabil

Introducerea prelucrarii automate a datelor in domeniul afacerilor trebuie sa tina seama de particularitatile acestuia. Astfel, datele economice au urmatoarele caracteristici:

sunt intr-un volum mare, ceea ce presupune o organizare prealabila prelucrarii lor;

au un grad mare de repetabilitate;

se bazeaza pe algoritmi relativ simpli de prelucrare a datelor.

Prin urmare, componentele informatice realizate pentru domeniul economic trebuie sa tina seama de specificul acestor date, care se vor deosebi astfel, de componentele informatice realizate pentru prelucrarea datelor din alte domenii: cele pentru domeniul ingineresc sunt apte sa prelucreze algoritmi complecsi, cele pentru domeniul matematic se bazeaza pe unicitatea datelor s.a.m.d..

Pe de alta parte, introducerea calculatoarelor in domeniul economic va aduce o serie de modificari si influente asupra activitatii din acest domeniu. Aceste influente pot fi:

de natura tehnica, determinand modificari formale asupra procesului de prelucrare a datelor si de luare a deciziilor;

de natura conceptuala, aducand schimbari ale principiilor de baza, care guverneaza activitatea respectiva.

Utilizarea calculatoarelor determina, mai ales, influente de natura tehnica si mai putin de natura conceptuala (nu se schimba principiul dublei inregistrari specific contabilitatii, nu se modifica metodele de analiza economico-financiara etc.), dar necesita adaptari ale metodelor si tehnicilor ce deriva din aceste principii de baza.

Introducerea prelucrarii automate a datelor in domeniul financiar-contabil determina urmatorele directii de perfectionare a activitatii:

a)      cresterea operativitatii in furnizarea informatiilor pe toate treptele ierarhice;

b)      cresterea exactitatii evidentelor prin folosirea mijloacelor moderne de prelucrare si evidenta (concomitent cu utilizarea unor proceduri specifice de testare a rezultatelor obtinute);

c)      simplificarea si rationalizarea documentelor primare si a circuitelor informationale;

d)      preintampinarea fenomenelor negative in gestionarea mijloacelor materiale si banesti (de exemplu, prin prelucrarea automata a datelor pentru valorile materiale si banesti se faciliteaza utilizarea metodei de evidenta cantitativ - valorica in defavoarea metodei global - valorica, cu avantajele ce decurg de aici);

e)      reducerea cheltuielilor neeconomicoase sau chiar eliminarea acestora (a dobanzilor pentru intarzieri la plata, a penalizarilor etc), prin realizarea unor evidente mai exacte si mai operative;

f)       dezvoltarea laturii previzionale a informatiilor economice (in special a celor financiar - contabile) in defavoarea caracterului istoric al acestora;

g)      reducerea costului informatiilor economice prin eliminarea paralelismelor intre evidentele tehnice - operative, financiar - contabile si statistice;

h)      adoptarea unor forme de contabilitate specifice (contabilitatea automatizata se apropie de contabilitatea pe jurnale) si dezvoltarea contabiltatii nationale;

i)        cresterea importantei contabilitatii analitice prin posibilitatea oferita de utilizare a unor grade de totaluri si implicit a unor analitice de gradul 1, 2, 3 s.a.m.d.;

j)       folosirea unor metode si instrumente moderne de decontare financiare intre parteneri, parteneri si banci etc. (transferul electronic de fonduri, card-uri, semnatura electronica etc.);

k)      aplicarea unor metode si instrumente moderne de analiza economico-financiara, de management (sisteme expert si multiexpert pentru analiza factoriala si multifactoriala, managementul prin exceptii, managementul prin obiective etc.);

l)        obtinerea unor indicatori sintetici sugestivi cu privire la starea firmei la un moment dat.