Inventarierea patrimoniului

Inventarierea patrimoniului

Inventarierea patrimoniului reprezinta ansamblul operatiunilor prin care se constata existenta tuturor elementelor de activ si de pasiv, cantitativ-valoric sau numai valoric, dupa caz, in patrimoniul unitatii la data la care aceasta se efectueaza.

Inventarierea are ca scop principal stabilirea situatiei reale a patrimoniului fiecarei unitati si cuprinde toate elementele patrimoniale, precum si bunurile si valorile detinute cu orice titlu, apartinand altor persoane juridice sau fizice, in vederea intocmirii bilantului contabil care trebuie sa asigure o imagine fidela, clara si completa a patrimoniului, a situatiei financiare si a rezultatelor

obtinute.

Unitatile patrimoniale au obligatia sa efectueze inventarierea generala a patrimoniului la inceputul activitatii, cel putin o data pe an, de regula la sfarsitul anului, pe parcursul functionarii sale, in cazul fuzionarii, divizarii sau incetarii activitatii, precum si in urmatoarele situatii:

a) in cazul modificarii preturilor;

b) la cererea organelor de control, cu prilejul efectuarii controlului, sau a altor organe prevazute de lege;

c) ori de cate ori sunt indicii ca exista lipsuri sau plusuri in gestiune care nu pot fi stabilite cert decat prin inventariere;

d) ori de cate ori intervine o predare-primire de gestiune;

e) cu prilejul reorganizarii gestiunilor;

f) ca urmare a calamitatilor naturale sau a unor cazuri de forta majora sau in alte cazuri prevazute de lege.

Inventarierea patrimoniului se efectueaza de catre comisii de inventariere, formate din cel putin doua persoane, numite prin decizie scrisa, emisa de persoanele autorizate prevazute la pct. 8 din prezentele norme. In decizia de numire se mentioneaza, in mod obligatoriu, componenta comisiei, numele responsabilului comisiei, modul de efectuare a inventarierii, gestiunile supuse inventarierii, data de incepere si terminare a operatiunilor. La unitatile mici, inventarierea poate fi efectuata de catre o singura persoana.

Principalele masuri organizatorice care trebuie luate de catre comisia de inventariere sunt urmatoarele:

a)inainte de inceperea operatiunii de inventariere, se ia de la gestionarul

raspunzator de gestiunea valorilor materiale o declaratie scrisa din care sa rezulte daca:

- gestioneaza valori materiale si in alte locuri de depozitare;

- in afara valorilor materiale ale unitatii patrimoniale respective, are in gestiune si altele apartinand tertilor, primite cu sau fara documente;

- are plusuri sau lipsuri in gestiune despre a caror cantitate sau valoare are cunostinta;

- are valori materiale nereceptionate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au intocmit documentele aferente;

- a primit sau a eliberat valori materiale fara documente legale;

- detine numerar sau alte hartii de valoare rezultate din vanzarea bunurilor aflate in gestiunea sa;

- are documente de primire-eliberare care nu au fost operate in evidenta gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate. De asemenea, gestionarul va mentiona in declaratia scrisa felul, numarul si data ultimului document de intrare si de iesire a bunurilor in/din gestiune;

b)sa identifice toate locurile (incaperile) in care exista valori materiale ce urmeaza a fi inventariate;

c)sa asigure inchiderea si sigilarea, in prezenta gestionarului, ori de cate ori se intrerup operatiunile de inventariere si se paraseste gestiunea.

Daca valorile materiale supuse inventarierii, gestionate de catre o singura persoana, sunt depozitate in locuri diferite sau cand gestiunea are mai multe cai de acces, membrii comisiei care efectueaza inventarierea trebuie sa sigileze toate aceste locuri si caile lor de acces, cu exceptia locului in care a inceput inventarierea, care se sigileaza numai in cazul cand inventarierea nu se termina intr-o singura zi. La reluarea lucrarilor se verifica daca sigiliul este intact; in caz contrar, acest fapt de va consemna intr-un proces-verbal de desigilare, care se semneaza de catre comisia de inventariere si de catre gestionar, luandu-se masurile corespunzatoare.

Documentele intocmite de comisia de inventariere raman in cadrul gestiunii inventariate, in fisete, casete, dulapuri etc., incuiate si sigilate. Sigiliul se pastreaza, pe durata inventarierii, de catre responsabilul comisiei de inventariere.

Declaratia se dateaza si se semneaza de catre gestionarul raspunzator de gestiunea valorilor materiale si de catre comisia de inventariere, care atesta ca a fost data in prezenta sa;

d)sa bareze si sa semneze, la ultima operatiune, fisele de magazie, mentionand data la care s-au inventariat valorile materiale, sa vizeze

documentele care privesc intrari sau iesiri de valori materiale, existente in gestiune dar neinregistrate, sa dispuna inregistrarea acestora in fisele de magazie si predarea lor la contabilitate, astfel incat situatia scriptica a gestiunii sa reflecte realitatea. La unitatile de desfacere cu amanuntul care folosesc metoda globalvalorica sa asigure intocmirea de catre gestionar, inainte de inceperea inventarierii, a raportului de gestiune in care sa se inscrie valoarea tuturor documentelor de intrare si de iesire a marfurilor, precum si cele privind numerarul depus la casierie, intocmite pana in momentul inceperii inventarierii, precum si depunerea acestui raport la contabilitate;

e)sa verifice numerarul din casa si sa stabileasca suma incasarilor din ziua curenta, solicitand intocmirea monetarului (la gestiunile cu vanzare cu amanuntul) si depunerea numerarului la casieria unitatii; sa ridice benzile de control de la aparatele de casa si stampila unitatii (acolo unde este cazul) si sa le pastreze in siguranta;

f)sa controleze daca toate instrumentele si aparatele de masura sau de cantarire au fost verificate si daca sunt in buna stare de functionare. In cazul in care gestionarul lipseste, comisia de inventariere aplica sigiliul si comunica aceasta conducerii unitatii patrimoniale. Conducerea unitatii are obligatia sa incunostinteze imediat in scris, pe gestionar, despre inventarierea ce trebuie sa se efectueze, indicand locul, ziua si ora fixate pentru inceperea lucrarilor.

Daca gestionarul sau reprezentantul sau legal nu se prezinta la locul, data si ora fixate, inventarierea se efectueaza de catre comisia de inventariere in prezenta altei persoane, numita prin decizie scrisa, care sa-l reprezinte pe gestionar. Inventarierea faptica a patrimoniului unitatilor se materializeaza prin inscrierea cu cerneala sau pix, fara spatii libere si fara stersaturi, a valorilor inventariate in formularul 'Lista de inventariere', in urma verificarii existentei fizice a fiecarui bun inventariat.

Lista de inventariere serveste ca document pentru stabilirea lipsurilor si a plusurilor de valori materiale constatate cu ocazia inventarierii prin preluarea din listele de inventariere numai a pozitiilor cu diferente. Pentru bunurile la care comisiile de inventariere au constatat deprecieri, se intocmesc liste de inventariere distincte. Lista de inventariere pentru gestiunile global-valorice are rolul de

stabilire a diferentelor valorice in plus sau in minus, cu deosebirea ca se foloseste la acele gestiuni la care evidenta analitica a valorilor materiale se tine dupa metoda global-valorica.

In cazul imobilizarilor corporale, cat si al celorlalte elemente patrimoniale pentru care au fost constituite provizioane pentru deprecieri, in listele de inventariere se va inscrie valoarea contabila neta a acestora, care se va compara cu valoarea lor actuala, stabilita cu ocazia inventarierii.

Pentru inventarierea elementelor patrimoniale ce nu reprezinta valori materiale, este suficienta prezentarea lor in situatii analitice distincte care sa fie totalizate si sa justifice soldul conturilor sintetice respective in care acestea sunt cuprinse, si care se preiau in centralizatorul listelor de inventariere.

Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic si inscrise in listele de inventariere cu cele din evidenta tehnico-operativa (fisele de magazie) si din contabilitate. Constatarile comisiei de inventariere privind stocurile, respectiv soldurile bunurilor materiale inventariate si stabilirea diferentelor, se consemneaza in listele de inventariere, potrivit prezentelor norme. In cazul modificarilor ulterioare facute unilateral in fisele de magazie, consemnarile vor fi precedate de o ancheta prealabila amanuntita.

Rezultatele inventarierii se inscriu de catre comisia de inventariere, dupa confirmarea de catre compartimentul de contabilitate a soldurilor scriptice, intr-un proces-verbal.

Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie sa contina, in principal, urmatoarele elemente: data intocmirii; numele si prenumele membrilor comisiei de inventariere; numarul si data actului de numire a comisiei de inventariere; gestiunea inventariata; data inceperii si terminarii operatiunii de inventariere; rezultatele inventarierii; concluziile si propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor si ale lipsurilor constatate si la persoanele vinovate, precum si propuneri de masuri in legatura cu acestea; volumul stocurilor depreciate, fara miscare, cu miscare lenta, greu vandabile, fara desfacere asigurata si propuneri de masuri in vederea reintegrarii lor in circuitul economic; propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar si declasare sau casare a unor stocuri; constatari privind pastrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integritatii bunurilor din gestiune, precum si alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.