| CATEGORII DOCUMENTE |
| Agricultura | Asigurari | Comert | Confectii | Contabilitate | Contracte | Economie |
| Transporturi | Turism | Zootehnie |
CONTABILITATE SI INFORMATICA DE GESTIUNE
1. Scurt istoric
In urma reorganizarii Societatii Nationale a Cailor Ferate Romane, conform H.G. nr. 582/10.09.1998, se infiinteaza Societatea Nationala de Transport Feroviar de Marfa "C.F.R Marfa"-SA persoana juridica romana cu capital social de stat, avand ca actionar unic Ministerul Transporturilor.
Dupa reorganizare se infiinteaza subunitati cu statut de sucursala,acestea urmand sa aiba acelasi obiect principal de activitate ca firma mama.In prezent CFR MARFA SA are 9 sucursale si anume:
Sucursala Marfa Bucuresti;
Sucursala Marfa Cluj;
Sucursala Marfa Timisoara;
Sucursala Marfa Brasov;
Sucursala Marfa Craiova;;
Sucursala Marfa Iasi;
Sucursala Marfa Galati;
Sucursala Marfa Constanta.
Sucursala Ferry Boat Constanta
Sucursala Marfa Cluj, denumita in continuare CFR MARFA SA, cu sediul in municipiul Cluj-Napoca, P-ta Avram Iancu nr.17, are Codul Unic de Inregistrare 11054537, fiind inregistrata la Registrul Comertului sub numarul J40/9775/1998. CFR Marfa Cluj functioneaza pe baza de gestiune economica si autoritate financiara.
2. Obiectul de activitate
CFR Marfa SA Sucursala Marfa Cluj desfasoara activitati de interes public national,in scopul realizarii transportului feroviar public de marfa ca obiect principal de activitate efectuarea transportului de marfuri in trafic intern si international. Astfel:
-utilizeaza infrastructura feroviara publica sau privata,pusa la dispozitie de catre Compania Nationala de Cai Ferate''CFR-SA ''in conditiile legii.
-este proprietarul patrimoniului,poseda autonomie in administrarea bunurilor sale si beneficiaza de rezultatele activitatii sale.
-poseda un parc de 987 locomotive(electrice,Diesel-electrice,Diesel-hidraulice) un parc de aproximativ 55000 de vagoane structurate pe 23 de serii diferite si este dotata cu doua ferryboat-uri avand un deplasament de 12000 tdw fiecare.
3. Structura capitalului social
Capitalul social initial al CFR Marfa SA este de 205.166.605 lei, impartit in 82.066.642 actiuni nominative, fiecare are o valoare nominala de 2,50 lei si se constituie prin preluarea unei parti din patrimoniul Societatii Nationale a Cailor Ferate Romane, in baza balantei de verificare si a situatiei patrimoniului, intocmite la data de 30 iunie 1998.
Capitalul social initial este in intregime subscris si integral varsat de statul roman, in calitate de actionar unic. Drepturile statului ca actionar unic, sunt exercitate de catre Ministerul Transporturilor.
4. Prezentarea structurii organizatorice si implicatiile acesteia asupra organizarii contabilitatii
Sucursala Marfa Cluj conduce, indruma si coordoneaza activitatea unitatilor din subordinea sa si raspunde in fata conducerii CFR Marfa Bucuresti de realizarea tuturor atributiilor si responsabilitatilor acordate. Coordonarea strategica a activitatilor Sucursala Marfa Cluj este asigurata de directorul regional care are si sarcini de control si reprezentare, fiind reprezentant al directorului general al companiei, CFR Marfa SA- Bucuresti.
Sucursala Marfa Cluj functioneaza conform structurii organizatorice proprii, intocmita pe baza organigramelor aprobate de catre directorul general.
Structura organizatorica a Sucursalei Marfa Cluj se prezinta in organigrama anexata (anexa 1) si este constituita pe mai multe nivele organizatorice: director regional, diviziile, serviciile si birourile direct subordonate directorului, serviciile, birourile, compartimentele subordonate diviziilor si subunitatile exterioare.
In sediul central al Sucursalei Marfa Cluj sunt cuprinse compartimente, birouri, servicii, divizii care asigura realizarea functiilor de: exploatare, intretinere, organizare, dezvoltare, aprovizionare, economico-financiar, control, juridic, protectie sociala, resurse umane, patrimoniu.
Subunitatile exterioare sunt organizate ca: regulatoare de circulatie, statii CF, halte, sectii de intretinere locomotive si vagoane.
Infiintarea si structura organizatorica a regionalei si a subunitatilor coordonate se aproba de adunarea generala a actionarilor. Sucursala Marfa Cluj poate sa deschida conturi bancare.
Toate subunitatile din structura Sucursalei Marfa Cluj raspund in fata conducerii regionalei de indeplinirea tuturor atributiilor si responsabilitatilor acordate.
5. Structura functionala si structura de productie
a Sucursalei Marfa Cluj
Structura functionala sau activitatea de conducere centrala se realizeaza prin urmatoarele compartimente:
Serviciul Resurse Umane
2. Serviciul Siguranta Circulatiei
3. Serviciul Tractiune
4. Serviciul Vagoane
5. Serviciul Tehnic
6. Serviciul Investitii RK, ME
7.Serviciul Sisteme Informatice
8. Serviciul Achizitii Aprovizionare Administrativ
9. Serviciul Financiar
10. Serviciul Contabilitate
11.Oficiul Juridic
12.Birou CFG
In cadrul Sucursalei Marfa Cluj, personalul este impartit in felul urmator:
Personal conducere, 16 angajati;
Personal Special Administrativ, 66 angajati;
Conducerea Regionalei este asigurata de :
Director regional este reprezentantul Directorului General al CFR Marfa SA si raspunde de organizarea activitatii Sucursalei Marfa Cluj, in conditii de siguranta circulatiei, protectia muncii, protectia mediului, calitate si eficienta economica; el aproba structura organizatorica a subunitatilor, cu avizul Serviciului Tehnic.
Sefi de divizie, care controleaza , coordoneaza si indruma activitatea specifica diviziei in legatura cu siguranta circulatiei;
Contabil sef, organizeaza si asigura conducerea corecta si conform legii a intregii contabilitati a regionalei;
Sef serviciu, coordoneaza activitatea specifica serviciului;
Structura de productie este reprezentata de 2 tipuri de unitati:
a) autogestionare
b) neautogestionare
a) unitatile autogestionare tin contabilitate proprie si intocmesc balanta financiara pe care lunar o trimit la sediul central al CFR Marfa- Sucursala Marfa Cluj. Aceste unitati sunt:
1. Depouri
Acestea sunt in numar de 2, si anume:
- Depoul Locomotive Dej
- Depoul Locomotive Oradea
2. Reviziile de vagoane
Acestea sunt in numar de 4 si anume:
- Revizia de Vagoane Oradea Est
- Revizia de Vagoane Satu Mare Sud
- Revizia de Vagoane Dej Triaj
- Revizia de Vagoane Turda
3. Centre de productie -sunt in numar de 3
Centrul comercial de productie Cluj
Centrul comercial de productie Dej
Centrul comercial de productie Oradea
La aceste centre sunt arondate statiile de cale ferate.
b) Unitatile neautogestionare apartin de sediul central al Sucursalei Marfa Cluj, contabilitatea fiind tinuta de catre angajatii Serviciului Financiar si Contabilitate. Aceste unitati sunt:
Depozitul Regional de materiale Cluj
Este subordonat Serviciului Aprovizionare Administrativ, avand ca obiect de activitate aprovizionarea cu materii si materiale necesare desfasurarii activitatii Sucursalei Marfa Cluj si a subunitatilor acestora.
6. Organizarea contabilitatii in cadrul Sucursalei Marfa Cluj
Contabilitatea in Sucursala Marfa Cluj se tine in cadrul Serviciului Contabilitate, aceasta fiind organizata pe servicii distincte avand in subordine birouri.
Personalul este format din sef contabil, sef serviciu, sef birou acesta din urma avand in subordine un anumit numar de angajati, economisti si contabili.
- Serviciul Contabilitate, condus de un sef serviciu, care are in subordine alte 2 birouri: contabilitate si Compartimentul urmarire contracte.
- Serviciul Financiar, coordonat de un sef serviciu;
7. Locul si rolul Serviciului Contabilitate in cadrul Sucursalei Marfa Cluj
In cadrul Serviciului Contabilitate se organizeaza si se asigura conducerea corecta si conform legii a intregii contabilitatii a Sucursalei Marfa Cluj.
Tot aici se centralizeaza balanta proprie centralului regionalei cu balantele financiare primite de subunitatile autogestionare, obtinandu-se balanta financiara pe intreaga Sucursala Marfa Cluj; aceasta, impreuna cu alte situatii contabile sunt trimise la CFR MARFA-SA; aici sunt centralizate balantele si alte situatii contabile pe toate cele 9 sucursale(sau regionale) obtinandu-se o balanta financiara pe intreaga CFR MARFA SA
Subunitatile autogestionare tin contabilitate proprie, intocmind note de contabilitate si situatii contabile pana la balanta financiara, inclusiv, fiind obligate sa le transmita lunar sediului central, impreuna cu alte situatii contabile( jurnalul de TVA, cererile de finantare, contributiile la bugetul de stat, decontul de TVA, FSR -ul(Foaia Salarii Retineri) si Total Resort Salarii, soldul la furnizori si clienti; subunitatile sunt obligate sa trimita balanta financiara in centralul regionalei pana cel tarziu in data de 12 a lunii urmatoare celei contabile, iar balanta centralizata pe Sucursala Marfa Cluj se transmite la Bucuresti pana cel tarziu in data de 16 a lunii urmatoare celei contabile.
In cadrul Serviciului Contabilitate se intocmeste decontul de venituri si cheltuieli ale sucursalei, decontului de TVA, se conduce evidenta mijloacelor fixe si a calculului amortizarii acestora, se tine contabilitatea operatiunilor privind lucrarile de RK(reparatii capitale),si a stocurilor, se tine evidenta creantelor si datoriilor; se intocmesc situatiile privind necesarul sumelor aferente drepturilor salariale pentru personalul intregii Sucursalei Marfa Cluj si, in functie de fondul de salarii se stabilesc toate obligatiile de plata la buget pentru intreaga sucursala.
Inregistrarile in contabilitate se fac cronologic, respectandu-se succesiunea documentelor justificative, dupa data de intocmire, si sistematic potrivit planurilor de conturi. Orice operatiune se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un inscris care sta la baza inregistrarii in contabilitate; se tine atat contabilitatea financiara cat si cea de gestiune; pe plan intern, contabilitatea financiara ofera informatii cu privire la gestionarea financiara a patrimoniului, iar pe plan extern, ofera informatii tertilor despre anumite aspecte finaciare ale unitatii. Contabilitatea de gestiune ofera posibilitatea intocmirii bugetului de venituri si cheltuieli pe feluri de activitati.
Forma de contabilitate folosita in cadrul Sucursalei Marfa Cluj este ''maestrul-sah'', principalele registre si formulare care se utilizeaza sunt:
registrul - jurnal
registrul - inventar
carte mare sah
balanta de verificare
1. Contabilitatea are sarcina de a urmarii, controla si inregistra situatia economica - financiara si activitatea societatilor
Nicio operatiune economica nu se poate inregistra in contabilitate fara un act scris in care sa fie consemnata operatia respectiva. Documentele justificative cuprind date cu privire la executarea operatiilor economice ele servesc ca baza pentru inregistrarea operatiilor economico financiare respective in contabilitate : factura, chitanta, avizul, bonul de consum, dispozitia de plata etc.
Modul de completare, utilizare , circulatie si arhivare a documentelor
2.1. Sistemul de documente privind organizarea contabilitatii imobilizarilor
Evidenta operativa a imobilizarilor corporale intrate si iesite din unitatea patrimoniala ,in functie de categoria din care fac parte si locul unde se afla, se tine cu ajutorul registrului numerelor de inventar. Fiecarui mijloc fix i se acorda un numar de inventar , in ordine cronologica, pe baza documentelor primite. Este intocmit de seviciul Financiar-Contabilitate , pe grupe de mijloace fixe, prin inregistrarea cronologica a mijloacelor fixe intrate in unitate.
a) Fisa mijlocului fix serveste ca document pentru evidenta analitica a mijloacelor fixe. Se intocmeste de serviciul Financiar-Contabilitate, intr-un exemplar, pentru fiecare mijloc fix.
b) Bonul de miscare a mijlocului fix serveste ca :
- Document justificativ de predare-primire a mijloacelor fixe intre doua locuri de folosinta ale unitatii (CP , DEPARTAMENT ; PUNCT DE LUCRU)
- Document de insotire a mijloacelor fixe pe timpul transportului de la o sectie sau subunitate (CP, DEPARTAMEN ; PUNCT DE LUCRU) la alta.
- Document justificativ de inregistrare in evidenta tinuta de responsabilul cu mijloacele fixe la locurile de folosinta si in contabilitate.
Circula la : persoana care aproba miscarea mijlocului fix in cadrul unitatii ; la CP, DEPARTAMENTUL , PUNCTUL DE LUCRU predator , pentru semnarea de predare de catre responsabilul cu mijloace fixe si pentru semnare de primire de catre delegatul CP-ului, DEPARTAMENTULUI, PUNCTULUI DE LUCRU, primitor. ; la serviciul Financiar-Contabilitate pentru inregistrarea miscarii mijlocului fix .
c) Procesul-verbal de punere in functiune a mijlocului fix se intocmeste pentru utilajele si instalatiile care necesita montaj si probe tehnologice, precum cladirile si constructiile speciale care deservesc procese tehnologice, acestea considerandu-se puse in functiune la terminarea probelor tehnologice. Se intocmeste de catre secretarul comisiei numite pentru receptionarea obiectivului de investitii, in prezenta membrilor comisiei care este formata din : presedinte, specialisti-consultanti, asistenti la receptie.
d) Procesul-verbal de scoatere din functiune a mijlocului fix serveste ca :
- Document de constatare a indeplinirii conditiilor scoaterii din functiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz .
- Document de consemnare a scoaterii efective din functiune a mijloacelor fixe.
- Document justificativ de inregistrare in evidenta magaziilor (depozitelor) si in contabilitate.
2.2. Sistemul de documente privind organizarea contabilitatii materialelor
a) N.R.C.D.-ul serveste ca : document pentru receptia bunurilor aprovizionate, document justificativ pentru incarcare in gestiune, act de proba in litigiile cu carausii si furnizorii, pentru diferentele constatate la receptie, document justificativ de inregistrare in contabilitate.
Circula la gestiune, pentru incarcarea in gestiune a bunurilor materiale receptionate, la compartimentul financiar-contabil, pentru intocmirea formelor privind reglementarea diferentelor constatate , precum si pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica, atasata la documentele de livrare (factura sau avizul de insotire a marfii). Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
b) Bonul de consum serveste ca:
- document de eliberare din magazie pentru consum a unui singur material, respectiv mai multor materiale, dupa caz;
- document justificativ de scadere din gestiune;
- document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in evidenta contabila in partida simpla.
Se intocmeste in doua exemplare, pe masura lansarii, respectiv eliberarii materialelor din magazie pentru consum.
Circula:
- la persoanele autorizate sa semneze pentru acordarea vizei de necesitate - CENTRELE DE PROFIT (ambele exemplare);
- la magazia de materiale, pentru eliberarea cantitatilor prevazute, semnandu-se de predare de catre gestionar si de primire de catre delegatul care primeste materialele (ambele exemplare);
- la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitatea sintetica si analitica (ambele exemplare).
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
c) Aviz de insotire a marfii :
Formular tipizat cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare, comun pe economie , executat pe hartie autocopiativa securizata.
Serveste ca :
Circula la :
o furnizor ;
o la delegatul unitatii care face transportul sau al clientului, pentru semnare de primire ;
o la compartimentul financiar-contabil , atasat la factura
o la comparator ;
o la magazie, pentru incarcarea de gestiune a produselor, marfurilor sau altor valori materiale primite, dupa efectuarea receptiei de catre comisia de receptie dupa consemnarea rezultatelor
o la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitate sintetica si analitica, atasat la factura
d) Dispozitie de livrare
Serveste ca :
Circula la :
o Magazie, pentru eliberarea produselor , marfurilor sau altor valori materiale pentru inregistrarea in evidenta magaziei, semnandu-se de catre gestionarul predator pentru cantitatile livrate .
Se arhiveaza la : magazie ; la departamentul vanzari
e) Fise de magazie, serveste ca:
- document de evidenta la locul de depozitare a intrarilor, iesirilor si stocurilor de valori materiale;
- sursa de informatii pentru controlul operativ curent si contabil al stocurilor de valori materiale.
Se intocmeste intr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material, si se completeaza de gestionar sau de persoana desemnata, care completeaza coloanele privitoare la intrari, la iesiri si stoc.
Fisele de magazie se tin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale ordonate pe grupe, eventual subgrupe, sau in ordine alfabetica.
Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la terti sau in custodie se intocmesc fise distincte care se tin separat de cele ale valorilor materiale proprii.
Inregistrarile in fisele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili dupa fiecare operatiune inregistrata, dar in mod obligatoriu zilnic.
f) Fise de magazie a formularelor cu regim special
Formular tipizat cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare, comun pe economie, executat pe carton securizat.
Serveste ca :
Document de evidenta a intrarilor , iesirilor si stocurilor de formulare, care au un regim special de inseriere, numerotare , evidenta si urmarire ;
Se intocmeste intr-un exemplar , separat pentru fiecare fel de formular cu regim special, de catre gestionar.
Nu circula, fiind document de inregistrare si se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
2.3. Sistemul de documente privind organizarea contabilitatii mijoacelor banesti
a) Foaia de varsamant (formular tipizat, specific fiecarei banci ,cu ajutorul caruia se depun la banca banii care depasesc plafonul zilnic stabilit de lege. Se intocmeste de casiera in doua exemplare, unul insoteste banii la banca iar celalalt (vizat de banca ) ramane la registrul de casa.
b) CEC-ul de numerar . Este CEC-ul cu ajutorul caruia se ridica banii din banca pentru efectuarea diferitelor plati (salarii, furnizori, avansuri de trezorerie etc.). Se completeaza de casiera si cu aprobarea (semnatura directorului economic si stampila unitatii) Directorului Economic se prezinta la banca pentru ridicarea de numerar.
c) Dispozitia de plata / incasare. Este un formular tipizat cu ajutorul caruia se ridica sau se depun banii in casierie. Se intocmeste de contabilul care tine evidenta Avansurilor de trezorerie pe baza unui REFERAT semnat in prealabil de directorul economic sau in urma decontului de cheltuieli (ordinului de deplasare) Se inregistreaza intr-un registru de numere (cu evidenta avansurilor de trezorerie) si se semneaza de contabilul care l-a intocmit, de contabilul sef si directorul economic. In baza documentului astfel intocmit casiera elibereaza - plateste sumele de bani (Dispozitia de plata) sau elibereaza chitanta pentru sumele de bani incasate (dispozitia de incasare) .Acestea raman la Registrul de casa ca documente justificative.
d) Chitanta . Se elibereaza de casiera in momentul in care incaseaza sume de bani , se semneaza de casiera si se stampileaza cu stampila casieriei . Cu ajutorul chitantei se platesc sume de bani catre furnizori (in acest caz chitanta este emisa de furnizor).
e) Registrul de casa lei si valuta. Este un formular tipizat cu ajutorul caruia se tine evidenta incasarilor si platilor zilnice, in numerar (lei sau valuta). Se intocmeste de casiera, zilnic, in doua exemplare : un exemplar ramane la casierie iar celalalt se arhiveaza in compartimentul financiar-contabil unde se si opereaza inregistrarile in evidenta contabila a unitatii.
2.4. Sistemul de documente privind organizarea contabilitatii drepturilor salariale
a) stat de salarii lichidare (sub forma de fluturas). Se semneaza de persoana care-l intocmeste si Directorul Economic si se arhiveaza 50 de ani. Acest fluturas se distribuie salariatilor .
b) lista de avans chenzinal (sub forma de fluturas) .Se semneaza de persoana care-l intocmeste si Directorul Economic si se arhiveaza 50 de ani.
c) stat de salarii -lichidare- cu toate datele conform legii (care se depune la ITM). Un exemplar se semneaza de persoana care-l intocmeste si Directorul Economic si se arhiveaza 50 de ani, iar alt exemplar semnat si stampilat cu stampila unitatii se depune la ITM .
d) stat de concedii de odihna. Se semneaza de persoana care-l intocmeste si Directorul Economic si se trimite la casieria unitatii pentru plata , unde ramane ca act justificativ pentru inregistrarea in registrul de casa.
e) fisa individuala. Este fisa care contine toate datele legate de salarii pe un an de zile . Pentru fiecare salariat se genereaza o fisa individuala care se arhiveaza la sfarsitul anului.
f) ordin de deplasare (delegatie), serveste ca :
Dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea,
Document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate,
Document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans,
Document justificativ de inregistrare in contabilitate.
Se intocmeste de persoana care urmeaza a efectua deplasarea, intr-un exemplar , se semneaza de seful departamentului (daca este nevoie de avans de deplasare se semneaza si de directorul economic care aproba eliberarea din casierie a respectivei sume). La justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale sau a deplasarii , ordinul de deplasare se semneaza si de catre directorul economic.
2.5. Sistemul de documente privind organizarea contabilitatii cheltuielilor si veniturilor
a) Jurnal de vanzari
Formulat tipizat fara regim special serveste ca :
Jurnal auxiliar pentru inregistrarea vanzarilor de valori materiale sau a prestarilor de servicii,
Document de stabilire lunara a taxei pe valoarea adaugata colectata,
Document de control a unor operatii de inregistrare in contabilitate,
Se intocmeste intr-un singur exemplar , in care se inregistreaza zilnic elementele necesare pentru determinarea TVA colectata datorata. Acest document se emite de programul de contabilitate si are la baza facturile emise si borderoul de vanzare zilnic, de la casele de marcat.
Circula la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea sumelor inscrise in conturi si a respectarii dispozitiilor legale referitoare la taxa pe valoarea adaugata . Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil si sta la baza intocmirii Decontului de TVA.
b) Jurnal de cumparari
Formulat tipizat fara regim special, serveste ca :
Jurnal auxiliar pentru inregistrarea cumpararilor de valori materiale sau a prestarilor de servicii,
Document de stabilire lunara a taxei pe valoarea adaugata deductibila,
Document de control a unor operatii de inregistrare in contabilitate,
Se intocmeste intr-un singur exemplar , in care se inregistreaza zilnic elementele necesare pentru determinarea TVA deductibila. Acest document se emite de programul de contabilitate si are la baza facturile de la furnizori (facturi cu care s-au achizitionat valori materiale sau prestari de servicii).
Circula la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea sumelor inscrise in conturi si a respectarii dispozitiilor legale referitoare la taxa pe valoarea adaugata . Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil si sta la baza intocmirii Decontului de TVA.
c) Factura (furnizor / client)
Este un formular tipizat cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare , comun pe economie, executat pe hartie autocopiativa securizata.
Serveste ca :
Document de baza caruia se intocmeste instrumentul de decontare a produselor si marfurilor , a lucrarilor executate sau a serviciilor prestate ;
Document de insotire a marfii pe timpul transportului ;
Document de incarcare in gestiunea primitorului ;
Document justificativ de inregistrare in contabilitatea furnizorului si a comparatorului.
Atunci cand factura nu se poate intocmi in momentul livrarii, datorita unor conditii obiective si cu totul exceptionale, produsele si marfurile livrate sunt insotite, pe timpul transportului de avizul de insotire a marfii. Pentru bunurile livrate cu aviz de insotire a marfii, factura fiscala trebuie emisa in termen de cel mult 5 zile lucratoare de la data livrarii, fara a depasi finele lunii in care a avut loc livrarea.
2.6. Sistemul de documente privind organizarea contabilitatii generale
a) Balanta de verificare
In cadrul firmei se foloseste balanta de verificare cu patru egalitatea , este emisa de programul de contabilitate si raspunde de exactitatea inregistrarilor seful contabil..
Serveste la :
Nu circula fiind document de sinteza.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
2.7. Sistemul de documente privind organizarea inventarierii patrimoniului
Inventarierea este un procedeu al metodei contabilitatii , comun si altor stiinte economice, care reprezinta ansamblul operatiunilor prin care se constata existenta cantitativa si valorica sau numai valorica , dupa caz , a elementelor de activ si de pasiv aflate in patrimoniul unitatii la data la care aceasta se efectueaza.
Principalele documente utilizate in activitatea de inventariere a elementelor patrimoniale de activ si de pasiv sunt :
a) Decizia de inventariere ;
Decizia de inventariere este emisa de seful contabil cu acordul scris al conducerii compartimentului financiar-contabil - Directorul Economic. Se emit astfel de decizii o singura data pe an pentru toate gestiunile (de regula la sfarsitul anului) , in cazul schimbarii gestionarului si ori de cate ori este nevoie in cursul anului.
b) Declaratia de inventar ;
Serveste ca declaratie scrisa a gestionarului raspunzator de gestionarea valorilor materiale si banesti, pe care o prezinta comisiei de inventariere. Se intocmeste intr-un exemplar, de gestionar, dupa sigilarea locurilor de pastrare a valorilor materiale si banesti de care raspunde gestionarul respectiv, sau, acolo unde este posibil acest lucru, inainte de inceperea operatiei de inventariere, si se semneaza de acesta
c) Lista de inventariere ;
Serveste ca :
document pentru inventarierea bunurilor aflate in gestiunile societatii,
document pentru stabilirea lipsurilor si plusurilor de bunuri,
document justificativ de intregisrare in evidenta magaziilor si in contabilitate a plusurilor si minusurilor constatate,
document pentru intocmirea registrului jurnal,
document centralizator al operatiunilor de inventariere
Se listeaza din programul de contabilitate , listele de inventariere fara cantitatea (doar cu simbolul si denumirea). Aceste liste se completeaza cu nr. De bucata gasite in timpul inventarului , faptic in gestiune si la sfarsit se constata plusurile si minusurile. Listele sunt semnate pe fiecare fila de catre gestionar si comisia de inventariere si impreuna cu Declaratia de inventar si Procesul verbal (intocmit de comisia de inventariere cu concluziile inventarului) se predau la compartimentul financiar-contabil pentru inregistrarea in contabilitate si arhivare.
d) Decizia de imputare ;
Serveste ca :
Se intocmeste de catre serviciul Personal , pe baza documentatiei prezentate de contabilul sef (in cazul lipsurilor in gestiune rezultate in urma inventarierii ). Se intocmeste in trei exemplare : exemplarul 1 pentru compartimentul financiar-contabil pentru punerea in aplicare (retinerea pe stat), exemplarul 2 pentru salariat si exemplarul 3 la dosarul de personal al salariatului.
e) Angajamentul de plata ;
Acest document serveste ca :
Se intocmeste intr-un exemplar, de persoana care isi ia angajamentul (in urma unui proces verbal sau a unui referat din care rezulta paguba adusa societatii) si se arhiveaza in compartimentul financiar-contabil. Acest angajament se da in fata juristului societatii , care are sarcina de a respecta legile si a-l semna.
f) Registrul-inventar :
Acest registru in cadrul firmei se completeaza odata pe an avand la baza liste de inventariere intocmite in fiecare gestiune (materii prime, materiale auxiliare, marfuri ti produse) ti in fiecare departament (mijloacele fixe si obiectele de inventar).
3. Organizarea interna a gestiunii documentelor, formularelor si imprimatelor cu regim special
In cadrul firmei , evidenta formularelor cu regim special se tine la gestiunea de materiale folosind pentru fiecare tip de formular o "Fise de magazie a formularelor cu regim special". De gestionarea si folosirea acestor formulare raspunde contabilul sef . Nu se elibereaza din gestiune asemenea formulare pana nu se prezinta contabilului sef un raport in care se consemneaza cum s-au folosit formularele ridicate anterior.
Datele consemnate in documentele justificative sunt inregistrate in ordine cronologica si grupate in registrele contabile. Acestea se prezinta sub forma unor registre legate, fise si situatii ale caror continut si forma corespund scopului pentru care se tin.
Principalele registre ce se folosesc, obligatoriu, in contabilitate sunt: Registrul-jurnal, Cartea-mare si Registrul-inventar.
a) Registrul-jurnal este documentul contabil obligatoriu in care se inregistreaza, prin articole contabile, in mod cronologic, operatiile patrimoniale, prin respectarea succesiunii documentelor, dupa data de intocmire sau intrare a acestora in unitate. In cadrul firmei acest jurnal este emis de programul de contabilitate ORACLE , pe baza inregistrarilor efectuate zilnic. Se listeaza la sfarsitul lunii , iar totalurile (rulajul) se inscrie in registrul jurnal (formularul tipizat) snuruit si inregistrat la Administratia finantelor publice.
b) Registrul "Cartea-mare" este un document contabil obligatoriu in care se inscriu lunar, direct sau prin regrupare pe conturi corespondente, inregistrarile efectuate in registrul-jurnal, stabilindu-se situatia fiecarui cont, respectiv soldul initial, rulajele debitoare, rulajele creditoare si soldurile finale. Formularele folosite drept registru "Cartea-mare" pot imbraca diverse forme, cum ar fi: fise de cont pentru operatiuni diverse, fise de cont sah sau pe conturi corespondente, forma "Cartea-mare" centralizatoare.
Forma folosita drept registru Cartea-mare de firma , este cea de fise de cont pentru operatiuni diverse. Aceasta fisa (cartea mare) este emisa din programul de contabilitate si se listeaza si arhiveze odata pe an - la sfarsitul anului.
c) Registrul-inventar este documentul contabil in care se inregistreaza toate elementele de activ si de pasiv, grupate in functie de natura lor, conform posturilor din bilantul contabil, inventariate potrivit normelor legale. Elementele patrimoniale inscrise in Registrul-inventar au la baza listele de inventariere sau alte documente care justifica continutul fiecarui post din bilantul contabil. Registrul-inventar cuprinde doua parti: listele de inventariere si recapitulatii inventarului. In cadrul recapitulatiei, datele preluate din listele de inventariere sunt grupate pe structurile patrimoniale de activ si pasiv.
Acest registru in cadrul firmei se completeaza odata pe an avand la baza inventarele intocmite in fiecare gestiune (materii prime , materiale auxiliare, marfuri si produse) si in fiecare departament (mijloacele fixe si obiectele de inventar).
d) Registrul general de evidenta a salariatilor. Se numeroteaza pe fiecare pagina si va purta obligatoriu pe toate paginile stampila inspectoratului teritorial de munca. Angajatorul are obligatia completarii registrului in ordinea incheierii contractelor individuale de munca.
Registrul cuprinde elementele de identificare a tuturor salariatilor, data incheierii contractului individual de munca,, data inceperii activitatii, modificarea si suspendarea contractului, durata acestuia , durata muncii in ore/zi, respectiv codul acesteia potrivit Clasificarii ocupatiilor din Romania (C.O.R.), salariul de baza la data incheierii contractului, data incetarii contractului si temeiul legal al incetarii acestuia, numele, prenumele si semnatura persoanei care face inscrierea.
Registrul se completeaza in format electronic si se transmite la ITM odata cu fiecare modificare facuta.
e) Registrul unic de control are ca scop evidentierea tuturor controalelor desfasurate la contribuabil de catre toate organele de control specializate, in domeniile : financiar-fiscal, inspectia muncii, sanitar, fitosanitar, urbanism, calitatea in constructii, protectia consumatorului, protectia impotriva incediilor, precum si in alte domenii prevazute de lege .
Cel de la sediul se afla in cadrul serviciului financiar-contabilitate.
f) Registrul de evidenta fiscala are ca scop inscrierea tuturor informatiilor care au stat la determinarea profitului impozabil si a calculului impozitului pe profit cuprins in declaratia privind obligatiile de plata la bugetul general consolidat.
Informatiile din Registrul de evidenta fiscala sunt inregistrate in ordine cronologica si corespund cu operatiunile fiscale si cu datele privind impozitul pe profit din declaratia privind obligatiile de plata la bugetul general consolidat. Registrul de evidenta fiscala se pastreaza la sediul fiscal al firmei, in cadrul serviciului Financiar-Contabilitate , unde se fac si inregistrarile in acesta.
1. Verificarea inregistrarii corecte in conturi a tranzactiilor si operatiilor economice
Aceasta prima etapa a lucrarilor preliminare asigura acuratetea informatiilor contabile care sunt prelucrate in continuare pentru intocmirea situatiilor financiare. Verificarea inregistrarii corecte in conturi se concretizeaza in urmatoarele etape: a) Se urmareste daca s-au intocmit documente justificative pentru toate tranzactiile si operatiile economice care au avut loc pe parcursul exercitiului financiar. Tot in acest context, se urmareste daca toate documentele justificative, atat cele intocmite de unitate cat si cele primite de la terti au fost inregistrate si incluse in circuitul contabil. In privinta modului de lucru a contabilului care face aceste verificari de firma, bazandu-se pe pe experienta sa, el parcurge prin sondaj situatia conturilor sintetice si analitice, in special soldurile initiale si rulajele lor, pe care apoi le coreleaza cu documentele justificative care trebuiau sa stea la baza acestor inregistrari.
b) Se controleaza conformitatea cu regulile contabile a datelor inregistrate in conturi. Aceasta verificare este una de fond, prin care se urmareste modul in care s-au respectat, atunci cand s-au facut inregistrarile in conturi, atat principiile contabile cat si, daca este cazul, regulile sau procedurile legate de natura economica-financiara cu incidenta asupra contabilitatii. Aceasta analiza nu e de natura juridico-formala ca si cea de la etapa precedenta ci de natura strict contabila. Daca aceste doua etape ale verificarii au fost parcurse, se poate constata sinceritatea informatiilor contabile care trebuie sa dea o descriere adecvata, loiala, clara si completa a tuturor tranzactiilor si operatiilor economice.
Verificarea concordantei dintre contabilitatea analitica si evidenta operativa, respectiv dintre contabilitatea sintetica si cea analitica
In conducerea evidentei operative, a contabilitatii analitice, respectiv a contabilitatii sintetice sau concomitent, in evidenta operativa si contabilitate, pot sa apara erori care conduc la discordante intre aceste trei nivele ale circuitului contabil. Remedierea eventualelor discordante este necesara pentru asigurarea unei baze unitare de pornire in elaborarea situatiilor financiare.
Modalitatile concrete de verificare a concordantei difera in functie nivelul circuitului contabil verificat de metoda de organizare a evidentei operative, precum si in functie de metoda de inventar aplicata in contabilitate.
Astfel etapele si modalitatilor de verificare sunt: a)Pentru asigurarea concordantei dintre evidenta operativa si contabilitatea analitica, verificarile se succed in ordinea inversa a pasilor de inregistrare.
b)Pentru asigurarea concordantei dintre contabilitatea analitica si cea sintetica, verificarile urmaresc totalul rulajelor si soldurilor pentru conturile analitice ale unui cont sintetic, care trebuie sa corespunda elementelor respectivului cont furnizate de contabilitatea sintetica.
Daca contabilitatea analitica si sintetica se tine cu ajutorul calculatorului corelatia dintre cele doua forme ale contabilitatii se realizeaza automat, in cadrul unor produse software care presupune ca datele din contabilitatea sintetica se obtin prin prelucrarea si totalizarea datelor privitoare la contabilitatea analitica. Verificarile dintre evidenta operativa si contabilitatea analitica, respectiv intre contabilitatea analitica si cea sintetica pot fi urmate, facultativ, de intocmirea balantei de verificare a conturilor sintetice.
Aceasta ar fi o balanta provizorie, avand in vedere ca nu s-au efectuat ajustarile anuale ale conturilor. Totusi, balanta de verificare provizorie pregateste datele contabile necesare compararii cu existentele faptice, putand fi numita , inventarul contabil al patrimoniului.
3. Operatii de regularizare
Operatiunile de regularizare reflecta una dintre ipotezele care stau la baza intocmirii situatiilor financiare-contabilitatea de angajamente si sunt cerute de principiile contabile ale independentei exercitiilor, respectiv conectarii cheltuielilor la venituri. Aceste trei cerinte contabile se refera la rezultatul exercitiului financiar.
4. Determinarea si inregistrarea cheltuielilor si veniturilor aferente exercitiului curent
In afara cheltuielilor si veniturilor inregistrate in cursul exercitiului curent si reflectate in contul de profit si pierdere, la sfarsitul acestuia trebuie analizate si alte operatii si tranzactii economice care fie au avut loc in cursul exercitiului curent dar privesc exercitiilor urmatoare, fie se vor face in exercitiile urmatoare dar privesc exercitiul curent. Concret, este vorba despre:
a) operatii si tranzactii care au loc in exercitiului curent dar privesc exercitiile viitoare. In aceasta categorie intra acele operatii si tranzactii care au generat incasari si plati in exercitiul curent desi se refera la exercitiile urmatoare. Ele trebuie contabilizate in exercitiul curent, insa fara a afecta rezultatul sau. Din acest considerent, ele vor fi inregistate in structuri ale bilantului, numite cheltuieli si venituri in avans.
b) operatii si tranzactii care vor avea loc in cursul exercitiului urmator dar privesc exercitiul curent
Aceste operatii si tranzactii se refera la anumite cheltuieli de plata si venituri de incasat care nu au fost contabilizate in cursul exercitiului curent dar privesc acest exercitiu. In categoria respectiva intra dobanzile datorate pentru sumele primite de la terti respectiv cuvenite pentru sumele acordate tertilor cu titlu de imprumut. Din acest considerent, ele vor fi inregistrate pe de o parte ca si cheltuieli/venituri ale exercitiului, fiind reflectate in contul de profit si pierderi, iar pe de alta parte in structuri de bilant provizorii, care reflecta datorii, respectiv creante.
5. Operatii de inventar
Asa dupa cum s-a prezentat in capitolul anterior ale acestei lucrari, inventarierea este in acelasi timp un procedeu al metodei contabilitatii si o operatie obligatorie (inventat), ceruta de normele contabile a se realiza cel putin odata pe an. Astfel operatiile de inventar se diferentiaza dupa tipul analizelor si aprecierilor pe care le presupune:
a) Inventarul de ordin cantitativ sau fizic verifica integritatea soldurilor faptice si scriptice in cazul activelor corporale si a lichiditatilor, precum si marimea creantelor si datoriilor.
b) Inventarul de ordin calitativ sau valoric analizeaza influenta evolutiei mediului economic asupra elementelor patrimoniale ale entitatii.
6. Operatii de stabilire si repartizare a rezultatului exercitiului
In ceea ce priveste operatii de stabilire a rezultatului exercitiului, ele urmaresc: a)Definitivarea cuantumului impozitului pe rezultatul exercitiului curent in vederea corectei imputari in conturile de cheltuieli si datorii corespunzatoare.
b)Inchiderea conturilor privind cheltuielile, inclusiv cheltuielii cu impozitul pe profit, respectiv veniturile exercitiului curent. Acesta se transfera in contul 121 "Profit si pierderi "care reflecta astfel rezultatul net sau dupa impozitare al exercitiului (daca exercitiul se incheie cu profit) sau pierderi (daca exercitiul se incheie cu un rezultat nefavorabil).
Operatiile de repartizare a rezultatului exercitiului decurg din obiectivul general contabil de a reflecta fidel pozitia financiara si performantele unei entitatea. Repartizare pe destinatii a profitului net, respectiv modalitatea de acoperire a pierderii este propusa de conducerea executiva, este prezentata in situatiile financiare si apoi, supusa aprobarii generale.
Destinatiile profitului net pot fi: crearea surselor proprii de finantare sub forma rezervelor, distribuirea difidentelor catre proprietari, distribuirea unor stimulente pentru salariati sau manageri. In toate aceste cazul se utilizeaza structuri ale capitalurilor proprii si anume rezerve sau rezultatul reportat pentru sumele care reprezinta destinatii externe ale profitului. Dupa aprobarea de catre adunarea generala, in exercitiul urmator, a repartizarilor profitului net, destinatiile externe ale acestuia sunt reflectate ca si datorii. Tot in exercitiul urmator se inchide contul 121 "Profit si pierderi", al carui profit a fost repartizat pe destinatii.
1. Lucrari de sinteza si raportare financiar-contabila. Situatii financiare.
Situatiile financiare in cadrul firmei se intocmesc de directorul economic si au la baza balanta de verificare si listele de inventariere. Firma aplica Reglementarile contabile armonizate cu directivele Comunitatii Economice Europene si cu Standardele Internationale de Contabilitate.
Situatiile financiare anuale se compun din :
bilant,
cont de profit si pierdere,
situatia modificarilor capitalului propriu,
situatia fluxurilor de trezorerie,
politici contabile
note explicative.
Situatiile financiare sunt supuse auditului financiar efectuat de catre auditori financiari, persoane juridice autorizate. Se depun la Directia Generala a Finantelor Publice in termen de 150 de zile de la incheierea exercitiului financiar.
Se publica dupa aprobare si se pastreaza timp de 50 de ani
3. Ajustarea anuala a conturilor
Ajustarea anuala a conturilor se concretizeaza in lucrari pregatitoare de intocmire a situatiilor financiare de natura strict contabila care presupun efectuarea unor analize si inregistrari contabile la sfarsitul exercitiului financiar.
Operatiile contabile in discutie sunt de trei feluri: a)Operatii de regularizare; b)Operatii de inventar; c)Operatii de stabilire si repartizare a rezultatului exercitiului.
ANEXA
1
|
Politica de confidentialitate | Termeni si conditii de utilizare |
Vizualizari: 1458
Importanta: 
Termeni si conditii de utilizare | Contact
© SCRIGROUP 2024 . All rights reserved
