Manual ContEXPERT4

Cuprins

Manual ContEXPERT4

Cuprins   

1. Prezentare generala

1.1. Descrierea programului

Ce informatie se introduce in program?

Ce informatie genereaza programul?

1.2. Descrierea elementelor de interfata

1.2.1. Operare in sistemul Windows

1.2.2. Elemente de interfata EXPERT

2. Pornirea rapida a lucrului - Quick Start

2.1. Crearea unei societati

2.1.1.Crearea societatii

2.1.2. Initializarea societatii

2.2. Introducerea informatiei contabile

Registrul Jurnal

2.3.Obtinerea informatiei operative, de sinteza si analiza

2.4 Exercitiul financiar si contabil

Trecerea la luna urmatoare

Inchiderea anului (exercitiului financiar)

3. Structura de Fisiere

3.1. Fisierul de date (*.CXF)

3.2. Fisierul de configurare (*.CCX)

In Concluzie

3.3. Fisierele de raport (*.RPT)

4. Modalitati de introducere a inregistrarilor contabile

4.1. Adaugare in Registrul Jurnal

4.2. Operatii pe Cont

4.3. Note Contabile

4.4. Monografie contabila

5. Prezentare ferestre de lucru

6. Elemente de programare

6.1. Machete de note contabile

Elaborare Machete

Utilizare Machete

6.2. Indicatori financiari

6.3. Plan de Conturi Sintetice

6.4. Setari functionare

6.5. Rapoarte

6.5.1. Mecanism raportare -Report Manager

6.5.2. Setari listare

1. Prezentare generala

Descrierea programului

ContEXPERT4 este un program care prelucreaza informatie financiar contabila (global valorica) pornind de la inregistrarea contabila (Registrul Jurnal) pana la Balanta de Verificare si dincolo de aceasta (Bilant, Declaratie de impunere, analiza si diagnostic financiar, Raport de Gestiune, Evidenta datorii si creante pe document restant, Registru de Casa, Jurnale de TVA).

Ce informatie se introduce in program?

- Nota contabila

Ce informatie genereaza programul?

Informatie de sinteza contabila:

- Registrul Jurnal

- Fise de Cont LEI si Valuta

- Cartea Mare LEI si Valuta

- Balanta de Verificare Analitica si Sintetica

Informatie operativa:

- Jurnale de TVA (Vanzari si Cumparari)

- Evidenta decontari si terti:

Evidenta datoriilor si creantelor pe document restant, scadenta, agent comercial in 3 monede: LEI, moneda de import/export, valuta de referinta.

Istoricul decontarilor la operatiuni de vanzare si cumparare

- Calculul automat al diferentelor de curs la decontari externe si contarea acestora

- Registrul de Casa

- Raportul de Gestiune

Informatie financiara de analiza:

- Bilant Contabil

- Calculul impozitului pe profit

- Analiza si diagnostic prin indicatori financiari

Programul prelucreaza sumele initiale pe fiecare cont din Planul de Conturi si inregistrarile contabile din Registrul Jurnal si genereaza automat toate infomatiile prezentate mai sus. Aceasta inseamna ca toate informatiile generate de program (operative, de sinteza si analiza) sunt obtinute pornind exclusiv de la informatia din Registrul Jurnal si Planul de Conturi. Deci este suficient sa introduceti inregistrari contabile in Registrul Jurnal si veti avea automat toate informatiile de analiza si sinteza.

De asemenea, programul este capabil si sa genereze el automat inregistrari contabile in Registrul Jurnal:

Inregistrari pentru inchiderea exercitiului :

Inchidere Cont Profit si Pierdere

Decontare TVA

Descarcarea Gestiunii

Note contabile programate prin machete interactive programabile (machete de note contabile capabile sa calculeze sume si sa determine conturi)

Diverse tipuri de Cumparari cu generarea inregistrarilor de TVA

Diverse tipuri de Vanzari cu generarea inregistrarilor de TVA

Importuri cu calculul automat al sumelor

Salarii cu calculul automat al sumelor etc.

Inregistrarea diferentelor de curs la decontarile externe

Descrierea elementelor de interfata

Interfata este totalitatea obiectelor de pe ecran care cu ajutorul carora are loc comunicarea de informatie intre operator si calculator.

Elementele de interfata folosite in EXPERT4 sunt de 2 categorii: elemente proprii sistemului Windows si elemente specifice EXPERT4.

Operare in sistemul Windows

Sistemul de operare Windows (fie ca este vorba despre primele versiuni sau de cele mai noi), se caracterizeaza prin folosirea obiectelor ca si constituente ale aplicatiilor. Fiecare aplicatie de sub Windows este constituita din mai multe ferestre care la randul lor sunt formate dintr-o serie intreaga de alte obiecte numite controale (controls). Pentru a facilita acomodarea cu mediul Windows si implicit cu programul EXPERT4 vom prezenta pe scurt cateva dintre aceste controale, caracteristicile si modul lor de functionare.

Fereastra: orice program (aplicatie) isi va incepe rularea afisand pe ecran una sau mai multe ferestre.Aceste ferestre sunt portiuni distincte ale ecranului ce permit comunicarea cu aplicatia.

Elementele unei ferestre sunt:

Bara de titlu - element ce ne da informatii despre aplicatia care a activat acea fereastra. Pe langa acest rol informativ, cu ajutorul barei de titlu putem sa mutam fereastra intr-o alta portiune a ecranului actionand asupra ei un click cu mouse-ul si tragand fereastra in noul ei loc.

Bordurile - sunt granitele ferestrei, granite ce ne permit modificarea dimensiunilor ei. In momentul in care mouse-ul trece peste una din aceste granite el se va transforma (de fapt pointerul mouse-ului) intr-o sageata dubla in acest moment actionand un click vom putea trage de marginile ferestrei modificandu-i dimensiunile.

Barele de defilare - ne permit rularea unei ferestre (sau a altui control) in asa fel incat continutul ei sa fie afisat secvential (pe bucati).

Cursor - bara verticala care palpaie pe ecran in interiorul unui text, in stanga careia apar literele tastate.

Focus - dreptunghiul din linie punctata care apare deasupra unui buton atunci cand este activ. Cand un buton este activ, se apasa prin apasarea tastei Enter.

Lucrul cu tastatura

Daca doriti sa lurati sub Windows cu tastatura in loc sa lucrati cu mouse-ul, e bine sa stiti urmatoarele lucruri:

pentru a apasa un buton pe ecran apasati <ALT> si litera subliiata din textul scris pe buton. De exemplu, pt. a apasa "Iesire" tastati <ALT>+"I".

pentru a deschide sau inchide o lista combo, apasati F4

pentru a naviga intre controale, apasati <TAB> pana ajungeti la controlul dorit. <Shift>+<TAB> face deplasarea intre controale in ordine inversa.

pentru a selecta sau deselecta un text apasati F2.

pentru a inchide o fereastra , apasati <Alt>F4 sau <Ctrl>F4.

pentru a ajunge in meniu, apasati <ALT>

In general, in EXPERT exista combinatii de taste pentru a opera din tastatura (sau pentru a ajunge cu ajutorul tastaturii de la un control la altul) si ele apar scrise pe titlul gridurilor.

Elemente de interfata EXPERT

Tabelul (Gridul)

Utilizarea gridului:

Navigarea in interiorul gridului se face folosind sagetile de pe tastatura.

Introducerea unui rand nou:

Se face prin adaugare de randuri la sfarsitul tabelului astfel: navigati in jos pe grid pana la ultimul rand; va apare un rand gol pe al carui row label este o steluta; completati toate celulele din rand si apoi apasati SageataJos pentru salvarea randului. In timp ce introduceti informatia pe row label va fi desenat un creion; daca apasati ESC in acest timp se va reveni la situatia dinaintea introducerii textului in celula. Operatia este utila daca ati gresit si doriti sa reveniti. In celula unui grid poate exista un buton functional, care poate fi apasat apasand F4 (in imagine, coloana DatDoc are un buton prin apasarea caruia apare un calendar in care alegeti data care sa fie scrisa in celula).

Stergerea unui rand:

Se face prin selectarea randului si apasrea tastei DELETE. Selectarea randului se face cu un Click pe row label sau cu <Shift><SageataDreapta>.

Modificarea datelor dintr-un rand:

Se face prin pozitionarea pe randul dorit si suprascrierea textului din celula dorita.

Cautarea in grid

Pentru cautarea unui text sau numar in grid va pozitionati pe coloana pe care doriti sa faceti cautarea si apasati tasta F3; incepeti sa scrieti textul cautat.

Filtrul de selectie

Filtrul de selectie se foloseste pentru a afisa informatia intr-un grid in mod filtrat, dupa o conditie de selectie a valorilor din coloane. Aplicarea filtrului se face apasand butonul "Filtru" de langa grid.

Va apare fereastra de construire a filtrului. Aici urmeaza sa introduceti masca de selectie in dreptul fiecarei coloane pe care doriti sa aplicati filtrul.

Masca de selectie stabileste cum sa "arate" valorile coloanei respective; ea poate fi exact continutul coloanei sau poate contine "wildcards". Wildcardurile sunt caractere speciale , un fel de "Jolly Jocker", care introduse in masca de selectie indica faptul ca in acel loc pot sa fie, in locul caracterului wildcard, anumite caractere.

Selectorul de Raport

Este folosit pentru a obtine o listare din fereatra de lucru. Selectati raportul dorit si apoi apasati "Raport". Va apare o fereastra de "Print Preview" (previzualizare listare) pentru a verifica daca este ceea ce doriti sa listati. Mai departe, pentru a obtine lista la imprimanta apasati butonul pe care e desenata o imprimanta, pentru a exporta informatia in alt format (Word, Excel, Text etc.) apasati butonul pe care este desenat un geamantan.

Fereastra de cautare rapida

Este disponibila pentru aproape toate tabelele de afisare a informatiei (griduri) in EXPERT4, apasand F3. Este deosebit de utila pentru cautarea unei informatii intr-un tabel. Pentru a cauta o valoare intr-un tabel, va pozitionati cu cursorul pe coloana pe care doriti sa faceti cautarea si apasati F3. Scrieti textul dorit (puteti folosi WILDCARDS) si tabelul se va pozitiona automat pe randul care contine textul respectiv in coloana selectata. Apasand SageataJos, se va cauta urmatorul rand care contine textul tastat. Aceasta fereastra este compusa dintr-un textbox in care se scrie sirul de caractere cautat si un buton ?. care are ca si efect o fereastra cu explicatii in legatura cu modul de functionare al ferestrei de cautare.

Pornirea rapida a lucrului - Quick Start

In acest capitol este prezentata cea mai simpla si mai rapida modalitate de a obtine rezultate folosind programul ContEXPERT4. Este de retinut faptul ca modul de lucru prezentat in acest capitol nu exploateaza toate facilitatile oferite de program, este o abordare foarte simplista a lucrului in ContEXPERT4 dar este utila pentru acei utilizatori care vor sa obtina rezultate foarte urgent si nu au timpul necesar studiului tuturor facilitatilor de lucru ale programului sau vor sa invete "din mers" restul facilitatilor programului.

2.1. Crearea unei societati

2.1.1. Crearea societatii

Crearea fisierului de date pentru noua societate

Meniu: Fisiere > Deschidere Fisier

Fereastra: "Deschidere Fisier Contabil"

Buton: "Fisier Nou"

Introduceti numele fisierului care va contine datele noii societati

Selectati fisierul nou creat

Buton: "Deschide"

Introducerea informatiilor despre firma (denumire, cod fiscal etc.)

Meniu: Fisiere > Date Societate

Fereastra: "Caracteristici pentru firma"

2.1.2. Initializarea societatii

Stabilirea lunii operate:

Meniu: Configurare> Luna operata

Navigati prin calendar cu PgUp si PgDn pt. selectia lunii. In acest context nu conteaza ziua pe care o selectati, ci doar luna si anul.

Acest lucru se face si pentru trecerea la luna urmatoare, dupa ce ati inchis luna curent operata.

Introducerea sumelor de pornire pe conturi:

Reprezinta introducerea de Solduri Initiale sau Total Sume Precedente pe fiecare cont utilizat din Planul de Conturi conform ultimei balante precedente a societatii. Daca introduceti evidenta firmei de la 1 ianuarie sumele de pornire vor fi Solduri Initiale; in caz contrar vor fi Total Sume Precedente.

Completati coloanele SoldInit 1ian numai daca evidenta contabila nu va incepe de la 1ian. Daca introduceti evidenta contabila de la 1ian., introduceti soldurile initiale in coloanele Sume de Pornire -TSDb, TSCr (total sume precedente la 1ian = solduri initiale la 1ian).

Sumele introduse la TSDb si TSCr sunt sumele efective de pornire pe baza carora se fac prelucrarile de date (balanta, fise de cont, datorii si creante etc.); Sumele introduse la SoldInit 1ian sunt optionale si apar numai ca o egalitate in plus in Balanta de Verificare.

Meniu: Configurare> Conturi si Solduri

Introduceti sumele de pornire pe fiecare cont.

Planul de Conturi

Planul de Conturi contine doar conturi operationale, analitice, care se folosesc in inregistrari contabile. Daca va intereseaza conturile sintetice, consultati fereastra "Conturi Sintetice"

Daca in Planul de Conturi nu gasiti un cont pe care trebuie sa introduceti sume, apasati butonul "Adaugare Cont" sau navigati pana la sfarsitul tabelului si adaugati contul dorit.

Daca exista conturi in Planul de Conturi de care nu aveti nevoie, nu este necesar sa le stergeti, pentru ca in Balanta nu apar decat conturile cu sume.

Nu este necesar sa terminati introducerea de sume de pornire pentru a incepe introducerea notelor contabile. Puteti intrerupe introducerea de sume de pornire si sa continuati mai tarziu, dupa ce ati introdus note contabile. Tot asa, puteti corecta oricand sumele introduse (prin intrare in fereastra si editare/suprascriere in tabel) chiar daca ati introdus deja note contabile si chiar daca ati inchis o luna (cu mentiunea ca va trebui sa faceti si corectiile de rigoare pt. inregistrarile contabile de inchidere).

2.2. Introducerea informatiei contabile

Cel mai simplu mod de a introduce informatia contabila in program este introducerea directa in Registrul Jurnal exact ca si cum in loc sa faceti note contabile ati scrie direct in Registrul Jurnal toate inregistrarile contabile ale lunii.

Registrul Jurnal

Meniu: Operatii>Registrul Jurnal

Buton: Selectie

Navigati pana la sfarsitul tabelului si introduceti inregistrari contabile prin simpla adaugare in tabel; In final toate inregistrarile vor fi ordonate cronologic dupa DataDoc.

Aici puteti introduce toate tipurile de inregistrari contabile:

operatii in cursul lunii (cumparari, vanzari, decontari, alte operatii)

operatii de inchidere de luna (decontare TVA, inchidere cont 121, descarcare gestiune etc.)

Pentru detalii cu privire la operarea in aceasta fereastra, vezi descrierea ferestrei "Registrul Jurnal".

2.3. Obtinerea informatiei operative, de sinteza si analiza

Avand informatia introdusa in Planul de Conturi si Registrul Jurnal, aveti automat toate informatiile operative, de sinteza si analiza contabila:

Balanta de Verificare Analitica si Sintetica

Meniu: Situatii>Balanta de Verificare

>Alegeti intervalul de timp pe care doriti Balanta de Verificare

>Selectati tipul de balanta (Analitica / Sintetica)

>Apasati "Calcul"

>Apasati "Raport"

Fise de Cont si Cartea Mare in LEI si Valuta

Meniu: Situatii>Fise de Cont

>Alegeti intervalul de timp pe care doriti Fise de Cont

>Scrieti contul sau conturile (prin specificare de masca text; de ex. Daca doriti fise de cont pt. clasa 4 scrieti "4*" ) pentru care doriti Fise de Cont; Daca doriti Cartea Mare la cont scrieti "*" (o steluta = masca text = "orice")

>Apasati "Selectie"

>Apasati "Raport"

Jurnale de TVA (Vanzari si Cumparari)

Meniu: Situatii> Jurnale Vanzari - Cumparari

>Alegeti intervalul de timp pe care doriti Jurnalul

>Selectati tipul de Jurnal (Vanzari / Cumparari)

>Apasati "Selectie"

>Apasati "Raport"

Evidenta datorii si creante pe document restant si scadenta

Meniu: Situatii> Istoric Decontari

>Selectati tipul de situatie (cumparari pt. datorii / vanzari pt. creante)

>Apasati "Calcul"

>Consultati decontarile pe document restant apasand Enter cand sunteti pe o inregistrare din Istoric Decontari

>Apasati "Raport"

Registrul de Casa si Raportul de Gestiune

Meniu: Situatii> Registre cu sold

>Selectati tipul de Situatie astfel:

-pt. Registrul de Casa: Cont Debitat=5311 ; Cont Creditat=5311

-pt. Raportul de Gestiune: Cont Debitat=371* ; Cont Creditat=707*

>Apasati "Selectie"

>Apasati "Raport"

2.4. Exercitiul financiar si contabil

Exercitiul financiar in ContEXPERT este, de regula, un an (1 ian - 31 dec) si este continut in intregime in fisierul de date (CXF) al societatii. Cu alte cuvinte, in fisierul de date exista un registru jurnal care contine toata informatia contabila (inregistrari contabile) pe un an si mai exista un plan de conturi care contine toate conturile operationale (analitice) ale societatii avand atasate sumele de pornire (solduri initiale sau total sume precedente) de la inceputul exercitiului.

Prin schimbarea lunii operate nu se fac nici un fel de operatii cu cele doua tabele (Registrul Jurnal si Planul de Conturi). Schimbarea lunii operate nu are de fapt nici o consecinta asupra datelor introduse sau structurii acestor date; luna operata are doar un rol informativ (de referinta) si stabileste doar intervalul de timp implicit de selectie a informatiei contabile in tabelele de consultare a datelor (Reg. Jurnal, Balanta etc.). Consecinta acestui fapt este ca se poate lucra in avans sau devans fata de luna operata.

Trecerea la luna urmatoare

Dupa ce s-au introdus toate inregistrarile contabile (inclusiv decontare TVA, inchidere cont 121 etc.) ale unei luni se poate trece la luna urmatoare prin stabilirea lunii operate ca fiind luna urmatoare. (Meniu: Configurare> Luna operata)

Daca se doreste consultarea sau modificare de inregistrari contabile pe alte luna decat cea operata, puteti stabili ca luna operata luna respectiva , lucrati si apoi reveniti re-stabilind luna operata sau mai simplu, fara sa modificati luna operata, intrati in Registrul Jurnal, consultati/modificati inregistrari si daca este cazul, refaceti inchiderile de conturi.

Daca doriti sa nu mai aveti acces atat de facil la o luna anterioara, inchisa (pentru a evita modificarea din greseala a informatiei dintr-o luna inchisa) puteti opta pentru arhivarea datelor din luna inchisa prin mutarea lor in alt fisier, prin operatia "Arhivare Fisier", descrisa in acest manual. ( Meniu: Fisiere > Arhivare Fiser )

Inchiderea anului (exercitiului financiar)

Dupa ce s-au introdus toate inregistrarile contabile ale unui an este necesar sa arhivati fisierul prin operatia "Arhivare Fisier", descrisa in acest manual. ( Meniu: Fisiere > Arhivare Fiser ) si sa stabiliti apoi ca luna operata luna ianuarie.

Modul de generare al Balantei de Verificare

Pentru generarea unei balante de verificare pe intervalul de la 12-05-1999 pana la 14-07-1999, in conditiile in care s-au introdus solduri de pornire la 01-01-1999(solduri initiale) si exista inregistrari contabile de la 1 ian. pana la 30-08-1999, modul de generare este urmatorul:

Pentru fiecare cont care are sold de pornire sau cu care exista operatii pe intervalul de interes se calculeaza urmatoarele lucruri:

Rulajele debitoare si creditoare precedente datei de inceput (12-05-1999) - se calculeaza prin selectarea inregistrarilor din registrul jurnal cu conditia sa aiba in debit, respectiv credit contul cerut si cu conditia ca data operatiei sa fie anterioara datei de 12-05-1999; apoi se face total pe debit si credit la aceste inregistrari.

Rulajele debitoare si creditoare curente intervalului (12-05-1999 pana la 14-07-1999) - se calculeaza prin selectarea inregistrarilor din registrul jurnal cu conditia sa aiba in debit, respectiv credit contul cerut si cu conditia ca data operatiei sa fie cuprinsa intre 12-05-1999 si 14-07-1999 ; apoi se face total pe debit si credit la aceste inregistrari.

Balanta are 5 serii de egalitati:

Solduri initiale la 1 ian.

Total Sume Precedente D/C = Solduri de pornire + Rulajele debitoare si creditoare precedente

Rulajele Curente D/C si alte doua egalitati calculate din (2) si (3):

Total Sume Cumulate D/C = Total Sume Precedente D/C+ Rulajele Curente D/C

Solduri Finale D/C

Toate aceste 'prelucrari' se fac 'in bloc' , adica fara a se parcurge secvential o baza de date; in plus, pentru generarea acestei balante nu se scrie nimic pe disc , in asa-zise 'fisiere de manevra'. Rezultatul acestor prelucrari (balanta de verificare ceruta ) este ca o imagine virtuala, 'prin prisma' a datelor din planul de conturi si registrului jurnal.

Modul de generare al jurnalelor de TVA:

Sursa de informatie pt. construirea jurnalelor de TVA este Registrul Jurnal. Calculul se face cumulat pe fiecare document; aceasta inseamna ca chiar daca un document de cumparare sau vanzare are nota contabila compusa din mai multe inregistrari, el va apare in Jurnalul de TVA ca o singura inregistrare la o sigura cota de TVA. Pt. generarea unei inregistrari in Jurnalul de TVA se calculeaza doua valori: Baza de impozitare si Valoarea TVA. Pt. fiecare document, baza de impozitare calculata este suma valorilor articolelor contabile din Registrul Jurnal care au la TipOper "c" (de la cumparare) sau "v" (de la vanzare) care au acelasi Tip, Numar si Data de document; dupa ce s-au determinat bazele pt. fiecare document, se cauta in Registrul Jurnal pt. fiecare baza astfel determinata inregistrari cu acelasi tip, numar, data document care sunt de natura inregistrarii de taxa (folosesc conturile de TVA) si se determina valaorea taxei ca suma valorilor inregistrarilor gasite pt. fiecare document. Se face raportul intre taxa si baza si inregistrare din Jurnalul de TVA va figura la neimpozabil daca valoarea TVA=0, la cota de 11% daca raportul este intre 0 si 17% si la cota 22% daca raportul este > 17%.

In concluzie : pe acelasi numar de document nu se poate inregistra mai mult de o cota de TVA. Daca doriti ca in Jurnalul de TVA un document sa apara fragmentat la mai multe cote de TVA, va trebui sa faceti mai multe seturi de inregistrari contabile pt. acel document, dar la fiecare set sa difere numarul de document cu cel putin un caracter (".", " ' ,"*' etc.)

De exemplu, factura "123" doriti sa apara o parte la cota 0% si o parte la 22%:

3. Structura de Fisiere

ContEXPERT4 lucreaza , pentru evidenta unei societati, cu 3 categorii de fisiere:

Fisierul de date (CXF)

Fisierul de configurare (CCX)

Fisiere de raport (RPT)

Fisierul de date este containerul de stocare a informatiei contabile pentru o societate. Pentru fiecare societate pe care o aveti in evidenta trebuie sa aveti un fisier de date care contine toate informatiile care apartin societatii.

Fisierul de configurare contine informatii privitoare la sistemul contabil si informatii specifice de programare a lucrului cu o categorie de societati.

Fisierele de raport sunt machete de formatare in pagina a informatiei pentru diverse rapoarte (Balanta, Registrul Jurnal, Jurnale TVA etc.).

Pentru selectarea unei societati pentru prelucrare trebuie specificate cele doua fisiere: fisierul de date al firmei si fisierul de configurare folosit pt. prelucrarea datelor societatii.

3.1. Fisierul de date (*.CXF)

Informatia contabila este stocata in doua tabele: Registrul Jurnal si Planul de Conturi. Toate celelalte documente contabile - operative, de sinteza si analiza se genereaza virtual din Registrul Jurnal coroborat cu Planul de Conturi la apelarea acestora.

Alta caracteristica a acestui program este ca ofera libertate deplina in ceea ce priveste intervalul de timp pentru analize. Orice document de sinteza contabila se construieste pe un interval de timp de orice intindere.

Tabela 'Plan de conturi' (PlanCon) contine planul de conturi, sumele de pornire pe conturi, moneda si cursul monedei contului (LEI pt. toate conturile, cu exceptia conturilor de disponibil in valuta).

Tabela 'Registru Jurnal' (NoteCon) contine inregistrarile contabile ale firmei, indiferent de natura lor , generate de program sau operate de Dvs., de la inceputul utilizarii programului pana la zi, deci nu numai pe luna curenta. Pentru generarea Registrului Jurnal pe luna curenta, se selecteaza din aceasta tabela toate inregistrarile cu conditia ca data documentului sa fie cuprinsa in luna curent operata.

Pornind de la cele 2 tabele se genereaza 'virtual' toate celelalte situatii si informatii financiar-contabile, pe orice interval de timp definit de utilizator (poate fi o zi, cateva zile, o luna, mai multe luni sau orice alt interval de timp).

Prin aceasta structura de date, s-a eliminat complet redondanta datelor, in sensul ca nici o informatie sau parte de informatie nu se repeta, nu apare scrisa fizic in doua sau mai multe locuri.

Acest mod de organizare a datelor are urmatoarele avantaje:

Libertatea utilizatorului in prelucrarea datelor

Imposibilitatea pierderii consistentei datelor sau aparitiei de inadvertente

Spatiul necesar de stocare a informatiei este redus la minimum

Prelucrarea informatiilor contabile se face mai rapid; Aceasta pentru ca de fapt nu se 'prelucreaza' nimic, ci doar se 'privesc' datele din alt punct de vedere, fenomen posibil doar intr-o structura de date relationala.

Exemple ale modului de prelucrare

O fisa de cont este combinatia de date intre soldurile de pornire ale contului (din Planul de conturi) si toate operatiile din Registrul Jurnal cu conditia ca sa aiba in debit sau credit contul cerut.

Consecinte ale acestui mod de prelucrare a datelor in evidenta contabila :

Nu pot exista nici teoretic, nici practic neconcordante sau inconsistente intre fisiere sau situatii sintetice. Orice modificare intr-un punct se 'vede' automat peste tot.

Orice cautare de operatie in vederea modificarii se face doar in registrul jurnal , acesta fiind singurul loc in care exista 'in mod fizic, modificabil', operatiile contabile ale firmei. In acest fel, se faciliteaza foarte mult accesul direct al utilizatorului la datele contabile.

Exercitiul financiar poate avea orice durata, nefiind limitat doar la 'Luna operata'. Exercitiul financiar asupra caruia se fac lucrarile de sinteza este de fapt intervalul de timp ales de utilizator pentru fiecare sinteza. In acest fel, se pot genera foarte facil situatii contabile de raportare semestriala, de exemplu, alegandu-se ca interval de referinta pentru situatiile cotabile intervalul 01.ianuarie-30.iunie.

Trecerea la luna urmatoare nu are nici un efect restrictiv asupra posibilitatii de acces asupra situatiilor contabile, avand in vedere ca acestea se genereaza pe orice interval specificat, indiferent daca se intinde inaintea, in timpul sau ulterior lunii operate.

Se pot opera inregistrari contabile in avans sau devans, fara sa afecteze negativ sintezele contabile; acestea se 're-genereaza' conform adaugarilor sau modificarilor survenite in Registrul Jurnal.

3.2. Fisierul de configurare (*.CCX)

Fisierul de configurare contine informatii privitoare la sistemul contabil si informatii specifice de programare a lucrului cu o categorie de societati.

Informatiile de definire a sistemului contabile sunt :

Corespondentele de conturi la operatiuni de vanzare/cumparare (necesare construirii jurnalelor de TVA si generarii inregistrarilor de TVA)

Tipurile de documente folosite

Corespondenta conturilor care participa la decontarile cu tertii (necesare evidentei datoriilor si creantelor analitice pe document)

Conturile de diferente de curs etc.

Informatiile de programare a lucrului sunt:

Descrierea machetelor de note contabile

Descrierea indicatorilor financiari (formulele pt. Bilant, decontare TVA, descarcare gestiune, indicatori de analiza etc.)

Tipurile de rapoarte folosite si modul de generare al lor.

In Concluzie

Informatiile contabile (Notele Contabile si Planul de Conturi) se salveaza in fisierul de date.

Machetele de note contabile, Indicatorii financiari si Rapoartele se salveaza in fisierul de configurare.

3.3. Fisierele de raport (*.RPT)

Fisierele de raport sunt machete de formatare in pagina a informatiei listate. Ele sunt fisiere Crystal Reports si se pot edita folosind editorul de rapoarte CRW.EXE in scopul modificarii design-ului raportului (tipuri si dimensiuni de caractere folosite , margini, totaluri, subtotaluri ,culori etc.). Folosind editorul de rapoarte se pot crea noi fisiere de raport pt. obtinerea de noi tipuri de rapoarte in program.

Pentru a obtine un raport in EXPERT4, acel raport trebuie sa fie inregistrat la "Report Manager" ca sa apara in lista combo de rapoarte disponibile pe o fereastra. La apasarea butonului "Raport" dintr-o fereastra se lanseaza in executie raportul selectat in lista combo. Lansarea in executie inseamna construirea sursei de date pentru raport prin diverse prelucrari si apoi apelarea fisierului de raport (macheta - RPT) pentru formatarea in pagina a informatiei din sursa de date si prezentarea ei sub forma de listare.

Aceasta inseamna ca rapoartele in EXPERT4 sunt entitati programabile in afara programului EXPERT si se pot modifica sau crea oricand noi rapoarte fara a modifica programul.

Deci, pentru ca un raport sa functioneze, e necesar ca raportul sa fie programat in "Report Manager" (informatia aferenta programarii raportului se afla stocata in fisierul de configurare) si sa existe fisierul de raport valid specificat in Report Manager.

Programul este livrat cu un set standard de rapoarte uzuale, iar daca utilizatorul are nevoie de noi rapoarte poate sa le conceapa singur sau sa se adreseze unui EXPERT Solution Provider (dealer) sau producatorului.

4. Modalitati de introducere a inregistrarilor contabile

4.1. Adaugare in Registrul Jurnal

Dupa cum s-a prezentat anterior, cea mai simpla modalitate de introducere a informatiei contabile este adaugarea de inregistrari contabile in Registrul Jurnal. Aceasta varianta are avantajul ca este foarte usor de insusit si utilizat dar exista si moduri mai "inteligente" de a introduce informatia contabila, in sensul ca ofera facilitati si asistenta la operare suplimentare. In general, este recomandat sa introduceti in Registrul Jurnal notele contabile simple, formate din max 2 inregistrari.

Indiferent insa de modul de introducere a informatiei contabile (inregistrari contabile), toate inregistrarile se vor regasi in Registrul Jurnal, unde ele sunt stocate de fapt. Deci celelalte moduri de introducere a datelor sunt diferite numai d.p.v. al modului de introducere, rezultatul final fiind in toate cazurile inregistrari contabile in Registrul Jurnal.

Tot asa, indiferent de modul in care s-a introdus o inregistrare contabila, daca se doreste modificarea sau stergerea ei acest lucru se face doar in Registrul Jurnal, de unde va trebui cautata si selectata printre toate celelate inregistrari contabile.

4.2. Operatii pe Cont

Meniu: Operatii > Operatii pe Cont

Fereastra : "Operatii pe Cont"

Caracteristici:

Este o fereastra specializata de introducere de note contabile in stil "fisa de cont" : se introduc rulaje pe debitul si creditul unui cont selectat, specificandu-se un cont corespondent pentru fiecare rulaj introdus.

Facilitati:

In timpul introducerii operatiilor se vede balanta contului selectat in LEI si valuta, pentru verificarea rulajelor si soldului.

Daca contul selectat este un cont in valuta, se poate urmari balanta lui in valuta concomitent cu introducerea sumelor direct in valuta.

La decontari cu tertii, se poate alege documentul decontat dintr-o lista cu datoriile/creantele aferente contului corespondent.

La decontari externe, calculeaza diferentele de curs si genereaza inregistrarile contabile corespunzatoare.

La operatii de vanzare/cumparare, genereaza inregistrarea TVA.

La ce tip de operatii se utilizeaza:

Operatii cu trezoreria (casa, banca)

Incasari de la clienti si plati la furnizori (decontari in LEI si decontari externe)

Cumparari diverse (consumabile, carburanti etc.) contate direct pe cheltuieli in corespondenta cu casa

4.3. Note Contabile

Meniu: Operatii > Note Contabile

Fereastra : "Note Contabile"

Caracteristici:

Introducere de note contabile in stil Cont Debitor = % , % = Cont Creditor

Introducere de note contabile generate de program pe baza machetelor

Facilitati:

Construirea notei contabile pe baza unei machete definite anterior, macheta care poate sa contina parametri cu ajutorul carora programul poate determina singur ce sa introduca la explicatie, cont debitor, cont creditor, suma, scadenta, agent, moneda, curs. Daca macheta are parametri, la apelarea acesteia programul va cere operatorului valorile parametrilor sau le va calcula valoarea (daca parametrii sunt indicatori financiari - valori calculate cu ajutorul formulelor indicatorilor specificati pe baza balantei sau registrului jurnal ) si folosind acele valori va determina conturile, sumele etc. pentru nota contabile. In acest fel se poate automatiza introducerea informatiei contabile de rutina sau standardizata , economisindu-se mult timp si efort.

La decontari cu tertii, se poate alege documentul decontat dintr-o lista cu datoriile/creantele aferente contului corespondent.

La operatii de vanzare/cumparare, genereaza inregistrarea TVA.

La ce tip de operatii se utilizeaza:

Fereastra se poate utiliza la orice tip de operatii, dar in special se utilizeaza la inregistrari standardizate, cum ar fi:

Inregistrarile de inchidere a exercitiului (decontare TVA, descarcare gestiune amanunt)

Calcul si inregistrare salarii

Cumparari cu amanuntul, din import, Vanzari la care se cunoaste dor valoarea inclusiv TVA etc.

4.4. Monografie contabila

Modalitatile recomandate de introducere a datelor, in functie de natura operatiei:

5. Prezentare ferestre de lucru

Fereastra principala (MDI Window)

Fereastra principala a programului ContExpert4 este compusa din patru arii semnificative: meniul, bara cu butoane, zona de lucru si aria de informatii.

Cu ajutorul meniului se poate ajunge in oricare fereastra de lucru prin activarea intrarii de meniu corespunzatoare. Bara cu butoane se foloseste pentru a accesa mai rapid ferestrele de lucru cele mai uzual folosite (Registrul Jurnal, Fise de Cont, etc.). Zona de lucru este zona in care vor aparea ferestrele de lucru, zona utila a programului. Pe aria de informatii programul afiseaza o serie de informatii utile cum ar fi: fisierul deschis, firma continuta de fisier, numele operatorului curent, etc.

Meniul:

Exista patru intrari principale de meniu: Fisiere, Configurare, Operatii, Situatii, fiecare din ele avand subintrari (submeniuri).

Deschidere Fisier

Prin aceasta intrare de meniuse ajunge la dialogul de deschidere de fisier:

Acest dialog este impartit in trei arii principale: prima arie este rezervata cautarii si selectarii fisierelor dorite (fisiere de date cu extensia *.cxf si fisiere de configurare cu extensia *.ccx).

Aceasta prima arie este compusa dintr-un combolist (drivelistbox) pentru selectarea drive-ului pe care se afla fisierul o lisat de directoare (directorylist) pentru a selecta directorul in care este continut fisierul dorit si o lista cu fisiere (filelist) in care se vad doar fisierele care au extensia corespunzatoare (in cazul de fata extensia este .cxf), din doua textbox-uri in care se poate vedea calea completa catre fisierul de date selectat (*.cxf) precum si calea completa catre fisierul de configurare curent (*.ccx). Tot in aceasta arie se gasesc si trei butoane: Import SRV, Save As si .. Import SRV este folosit pentru a importa un fisier de date din versiunea Expert 3.6 (fisier cu extensia *.srv). Prin apelerea acestui buton se va ajunge la un dialog de cautare si selectie a fisierului .srv ce se doreste a fi convertit la versiunea Expert 4. Save As se foloseste pentru a salva fisierul de configurare selectat sub o alta denumire si sau locatie. Butonul . se foloseste pentru a deschide un dialog in care se poate selecta un alt fisier de configurare (.ccx)

A doua arie este o arie ce cuprinde informatii despre fisierul selectat: dimensiune in biti, numele firmei continute in fisierul selectat si prin apasarea butonului Detalii . se afiseaza informatii despre numarul de inregistrari si intervalul pe acre sunt facute aceste inregistrari. Ultima parte a acestei arii este formata dintr-un textbox care contine descrierea fisierului de configurare.

A treia si ultima arie a acestui dialog este formata din trei butoane Deschide, Fisier Nou, Iesire. Butnul Deschide se va apasa dupa ce a fost selectat fisierul de date si cel de configurare dorite pentru a le deschide. Fisier Nou este folosit pentru apelarea unui dialog de creare de fisier nou (gol) iar butonul Iesire este folosit pentru abandonarea dialogului fara a opera nici o schimbare asupra fisierelor deschise curent.

Arhivare Fisier:

Rolul acestei ferestre este de a selecta fisierul care se doreste a fi inchis si numele fisierului care va prelua setarile vechiului fisier precum si soldurile lui finale ca si solduri initiale. In prima parte a ferestrei se gaseste un textbox in care sunt explicatii referitoare la functia pe care o are fereastra si la modul in care functioneaza.

Cele doua textboxuri se folosesc pentru a selecta fisierul in care se va face arhivarea (butonul Selectie.) iar al doilea textbox contine numele fisierului de arhivat (fisierul curent deschis). Casuta de data este folosita pentru a se selecta prima zi care va incepe noul server de date (a se vedea capitolul arhivarea fisierelor). Butonul Arhivare se apasa dupa ce au fost verificate toate toate setarile de pe fereastra si va incepe arhivarea fisierului selectat. Prin butonul Iesire se poate abandona fereastra fara a se proceda la arhivarea fisierului de date.

Date Societate:

Aceasta este o fereastra in care se vor configura datele de identificare a societatii continute in fiecare fisier: numele societatii, codul fiscal, adresa, etc. Prin activarea butonului Salvare datele introduse vor fi salvate in fisier, prin activarea butonului Iesire se va abandona fereastra fara a salva modificarile.

Foaia de Calculatie:

Aceasta fereastra se apeleaza din orice loc al programului cu ajutorul tastei F₈ si are ca rol efectuarea de calcule matematice. Aceasta fereastra are implementate cele patru operatii matematice adunare (+), scadere (-), inmultire (*) si impartire (/) precum si ridicare la putere (^) si extragerea radicalului (vezi nota). Fereastra evalueaza expresii matematice complexe (siruri de operatii si paranteze). Modul de lucru cu fereastra este facil: se va scrie expresia matematica ce se doreste a fi evaluata si se apasa tasta Enter rezultatul va fi afisat in casuta Rezultat.

Nota: Pentru extragerea radacinilor se vor folosi expresii de genul 8^(1/3)

in loc de ³

Registration (Licentiere)

Cu ajutorul acestei ferestre se va face licentierea programului. Se vor selecta optiunile de licentiere dorite ContExpert 4, StocExpert 4 si ConfigExpert 4 (DesignExpert 4), in momentul in care se selecteaza optiunile programul va scrie un numar serial in casuta Numar Serial. Cheia de autorizare se obtine sunand la sediul firmei producatoare

RO&CO soft SRL (059-418021)

Dupa obtinerea ei cheia de autorizare se va trece in casuta Cheie de autorizare Operatiile continute de pachetul de configurare se vor licentia separat prin apasarea butonului Operatii .moment in care va apare fereastra, care fereastra are un mod de functionare asemanator cu cel al ferestrei de licentiere principale: se va selecta fisierul pachet de configurare (*.csx), se va introduce cheia de autorizare alta decat cea de la fereastra principala. In dreapta textbox-ului care contine calea catre fisierul pachet de configurare se afla inscris numarul maxim de operatii ce pot fi continute de fisierul pachet de configurare.

Daca au fost introduse cheile de autorizare corect programul va afisa o fereastra de tipul care confirma faptul ca licentierea s-a efectuat cu succes.

Test Structura:

Aceasta fereastra a fost conceputa pentru a usura gasirea si corectarea erorilor de culegere a datelor. Dupa apelarea ferestrei se va alege din lista combo tipul testului dorit si se va apasa apoi butonul Analizare pentru ca sistemul sa efectueze testul ales. Dupa efectuarea testului in partea de jos a ferestrei va fi afisat rezultatul testului, adica inregistrarile din baza de date care au o eroare corespunzatoare celei cautate de test. Odata gasite aceste inregistrari fereastra va afisa pe langa inregistrare tipul erorii intalnite. Modificarea inregistrarilor se va face chiar in tabelul in care sunt afisate.

Alt Operator:

Aceeasi fereastra se va intalni si la intrarea in program. Ea se compune dintr-o lista combo cu toti utilizatorii inregistrati din care se va alege utilizatorul dorit. In textbox-ul Parola se va trece parola corespunzatoare (parola este case sensitiv) si se va apasa butonul Bine. Pentru schimbarea parolei se va trece parola veche in casuta Parola in casuta Parola Noua si Verificare parola se va trece noua parola si se va apasa butonul Schimbare Parola. Apasarea butonului Iesire are ca efect iesirea din program.

Setari Listare:

In acesta fereastra se vor configura preferintele de listare. Exista doua optiuni:

Listarea se face direct la imprimanta la generarea documentelor ceea ce are ca efect listarea imediata a documentuli odata cu terminarea lui;

Listarea se face in mod TEXT la imprimanta matriciala ceea ce are ca efect intrarea in actiune a motorului de imprimare in mod text pentru cersterea vitezei de printare la imprimantele matriciale.

Daca se doreste ca oricare din aceste optiuni sa fie active ele trebuie sa fie selectate adica sa aiba pipa in capat. Din lista combo Tip Caracter se poate selecta tipul caracterului cu care va scrie imprimanta (numai daca imprimanta este matriciala si este selectata optiunea de printare cu motorul mod TEXT. Nr. Linii / Pag. Este un textbox in care se va inscrie numarul de linii care se doreste a fi listat de imprimanta pe o pagina. Butonul Imprimanta . va afisa dialogul de setare al imprimantei specific Windows T. Cu ajutorul butonului Bine se vor salva modificarile facute iar cu ajutorul butonului Iesire se va parasi dialogul

Luna Operata

Aceasta intrare va afisa o fereastra calendar din care se poate alege luna care se doreste a fi luna curenta.

Pentru navigarea intre luni se vor folosi tastele PageUp pentru luna anterioara si PageDown pentru luna urmatoare. Cu ajutorul sagetilor de pe tastatura se navigheaza intre zilele aceleiasi luni. Apasand tasta Enter va fi selectata ziua si cursorul se va pozitiona pe butonul Bine. Navigarea se poate face si prin actionarea cu mouse-ul.

Conturi si Solduri

Aceasta feresatra se va folosi pentru initializarea planului de conturi analitice precum si pentru introducerea soldurilor initiale (sau total sume precedente). Modul de operare in fereastra este simplu: se cauta contul la care se doreste introducerea soldului initial (prin navigarea in grid), daca acest cont este gasit se vor introduce total sume precedente debitoare si creditoare precum si soldul initial debitor sau creditor la 1 Ianuarie optional, daca nu este gasit contul se va introduce cont nou prin navigarea la capatul gridului sau prin apasarea butonului Cont Nou care are ca rezultat pozitionarea la ultimul rand din grid. Pentru fiecare cont nou introdus este obligatorie completarea coloanelor Cont cu simbolul contului (maximul 50 de caractere), Denumire cu denumirea aleasa pentru noul cont si Func cu functia contului A, P sau B pentru activ, pasiv sau bifunctional. Pentru ca Balanta de Verificare si Decontarile cu partenerii sa fie corecte este necesar sa fie completate textboxurile Data SoldInit, Termen plata SoldInit si Curs ValReferinta la SoldInit.

Conturi Sintetice

Aceasta fereastra se va folosi pentru a introduce simbolul, denumirea si functia conturilor sintetice. Modul ei de utilizare este identic cu cel al ferestrei prezentate anterior. Va rog sa mai consultati cap. 7.3. "Plan de Conturi Sintetice"

Machete Contabile

Aceasta fereastra se va folosi pentru crearea si modificarea machetelor contabile folosite in fereastra Note Contabile. In lista combo Macheta Selectata se va introduce numele noi machete sau se va cauta macheta ce se doreste a fi modificata. In momentul in care a fost selectata macheta ea va apare in gridul Descriere Macheta si va fi posibila editarea ei prin modificarea campurilor TipDoc, Explicatie, ConDb, ConCr, Suma, sau altele.Pentru usurarea creeri de noi machete exista posibilitatea duplicarii machetelor. Se va alege o macheta care este asemanatoare cu cea care se doreste a fi creata, se apasa butonul Duplicare, se introduce in dialogul care apare numele noii machete dupa care se va alege noua macheta din lista combo Macheta Selectata macheta nou incarcata se va modifica in conformitate cu parametrii doriti. Pentru a verifica o macheta se poate apasa butonul Lista Param actiune ce va avea ca rezultatumplerea txtboxului alaturat cu parametrii machetei. Odata introdusa o macheta si completat gridul (salvat fiecate rand) macheta este automat salvata si se poate apasa butonul Iesire pentru a parasi fereastra.

Functionare

In aceasta fereastra se vor face configurarile contabile ale programului. In primele patru griduri se fac configurarile operatiilor de cumparare si vanzare. In primul grid se vor trece toate conturile care pot sa apara in debit la o operatie de cumparare (se trec doar radacinile conturilor -primele cifre semnificative urmate de o steluta), in la doilea grid se vor trece toate conturile care pot sa apara in credit la o operatiune de cumparare (tot radacinile), ordinea conturlor in grid nu este importanta ele se pot trece intr-o ordine aleatoare. Intr-un mod identic se va proceda si la operatiunile de vanzare (gridurile trei si patru). In gridul urmator Tip Documente se vor trece tipurile de documente care stau la baza notelor contabile. In gridul Configurari decontari comerciale se vor trece pe coloane radacinile conturilor de Furnizori, Clienti, conturile folosite in decontari, Furnizorii Debitori si Clientii Creditori. In ultimul grid se vor trece conturile de diferente de curs, tot pe coloane: in prima coloana cheltuielile cu diferentele de curs iar in a doua coloana veniturile din diferentele de curs.

Toate modificarile sunt salvate prin salvarea in grid deci nu mai este nevoie de a le salva intr-un mod special, dupa efectuarea modificarilor fiind posibila parasiea ferestrei cu ajutorul butonului Iesire.

Nota: Pentru a sterge un rand din oricare grid este suficient a se sterge continutul lui si a se parasi fereastra, la urmatoarea incarcare a ferestrei programul va elimina automat randurile ce nu au continut.

Registrul Jurnal

Principala fereastra de introducere a operatiilor este Registrul Jurnal. Dupa incarcarea ferestrei se va apasa butonul Selectie si inregistrarile conforme cu criteriile de selectie vor aparea in gridul Note Contabile. Fereastra Registrul Jurnal are mai multe functii: una dintre ele este consultarea iregistrarilor contabile efectuate, alta este modificarea inregistrarilor existente, alta este adaugarea de noi inregistrari contabile. Toate aceste operatiuni se efectueaza prin lucrul cu gridul. Butonul Cont Nou va muta cursorul la ultimul rand din gridul Note Contabile.

Butonul Total Selectie va face suma valorilor de pe coloana Suma si o va afisa in textbox-ul de sub buton. In grid exista cateva operatii speciale, care au shortcut-urile urmatoare: Ctrl+D pentru a duplica randul curent operatie ce are ca efect crearea unui nou rand la capatul gridului rand care preia din randul sursa data, tipul, numarul, explicatia documentului precum si contul debitor si creditor.

Tasta F₃ are ca efect apelarea unei ferestre de cautare pe coloana. Aceasta fereastra este compusa dintr-un textbox in care se scrie sirul de caractere cautat si un buton ?. care are ca si efect o fereastra cu explicatii in legatura cu modul de functionare al ferestrei de cautare. Apasand tasta Enter programul va evalua randul selectat si va decide in functie de setarile descrise la subcapitolul Functionare daca inregistrarea de pe randul selectat este o operatie de vanzare sau cumparare si va face o inregistrare de TVA corespunzatoare la care va trebui completata suma TVA.

Operatii pe cont

Aceasta fereastra are ca si functionalitati in plus fata de fereastra Registrul Jurnal afisarea unui extras de balanta pentru contul cu care se lucreaza si afisarea Total Debit si Total Credit pe operatiile introduse inainte de a fi trimise in Registrul Jurnal.

Dupa incarcarea ferestrei se va cauta contul dorit in lista combo Contul Selectat, se va apasa butonul Sumar acesta afisand extrasul de balanta pentru contul selectat. Se va selecta apoi moneda in care se face operatia, cursul ei fiind afisat automat langa numele monedei. Operatiile, respectiv inregistrarile contabile se vor introduce in cel de al doilea grid intr-un mod identic cu Registrul Jurnal. Dupa ce s-au introdus toate inregistrarile dorite se va apasa butonul Trimitere, pentru ca inregistrarile sa fie trimise in Registrul Jurnal.

Note Contabile

Aceasta fereastra functioneaza intr-un mod asemanator cu Registrul Jurnal si cu Operatii pe cont singura diferenta intre ele este faptul ca in aceasta fereastra exista posibilitatea apelarii machetelor definite in fereastra Machete Note Contabile.

Se va selecta macheta dorita din lista combo Macheta Selectata, se va apasa apoi butonul Incarca Macheta, programul va va interoga asupra valorii parametrilor machetei dupa care va incarca gridul de note contabile cu inregistrarile propuse. Acestea se pot modifica sau sterge urmand sa fie trimise prin apasarea butonului Trimitere intr-un mod asemanator cu fereastra Operatii pe cont.

Inchidere Cont 121

Are ca efect generarea de inregistrari contabile de inchidere a conturilor de venituri si cheltuieli pe luna specificata.

Balanta de Verificare

Dupa incarcarea ferestrei se va selecta balanta dorita Analitica sau Sintetica eventualele criterii de selectie si se va apasa pe butonul Calcul aceasta va avea ca rezultat calculul si afisarea in gridul Balanta de Verificare a balantei de verificare dorite. Se poate alege apoi raportul dorit si prin apasarea butonului Raport se poate lista balanta.

Fise de Cont

Se va alege contul dorit din lista combo Contul Selectat, se va apasa apoi pe butonul Selectie operatie ce va avea ca rezultat afisarea in primul grid a sumarului operatiilor cu contul selectat iar in al doilea grid operatiile cu contul selectat, corespondentele si sumele debitoare sau creditoare existente.

La Contul Selectat puteti folosi WILDCARDS; de ex., "3*" va genera fise de cont pentru toata clasa 3 si "*" va genera toate fisele de cont, adica Cartea Mare.

Istoric Decontari

Aceasta fereastra se va folosi pentru urmarirea datoriilor si creantelor la parteneri. Se va selecta in primul rand daca este vorba despre o operatie de vanzare sau cumparare, apoi din lista combo Cont Partener se va selecta partenerul dorit ( sau un tip de partener: toti furnizorii sau toti clientii, sau alte tipuri de selectii) si se va apasa butonul Calcul.

In acest moment se va umple gridul Istoric Decontari cu documentele corespunzatoare criteriilor. Printr-un dublu-click sau Enter pe un document se va umple gridul Decontari pt. documentul selectat cu toate decontarile aferente documentului selectat. Dupa ce au fost schimbate criteriile de selectie trebuie apasat din nou butonul Calcul.

Daca doriti sa operati decontarea unei datorii sau creante direct de aici, va pozitionati in tabelul de sus pe restanta care doriti sa o decontati, apasati Ctrl+D (sau clic dreapta) si apare dialogul de decontare cu calculul diferentelor de cirs valutar, daca e cazul. Puteti scrie suma decontata in LEI sau moneda operatiei si sumele se vor calcula automat. Pentru a opera decontarea, completati contul de trezorerie (casa, banca) si numarul si data documentului de decontare a restantei.

Jurnale de Vanzari-Cumparari

In aceasta fereastra se pot vizualiza si lista jurnalele de TVA, jurnalul de vanzari si cel de cumparari. Se va alege in primul rand intervalul de data pe care se doreste construirea jurnalului, apoi se va alege tipul jurnalului dorit, de vanzari sau de cumparari si se va apasa butonul Selectie. Dupa ce a fost afisat jurnalul dorit listarea lui se va face prin apasarea butonului Raport.

Registru de casa, Raport de Gestiune

Meniu > Situatii > Registre cu sold

Se va deschide Combo-listul prin actionarea butonului iar utilizatorul va alege tipul de situatie pe care o doreste. Pachetul standard contine mai multe tipuri de situatii, care pot fi adaptate in functie de particularitatile firmei. De asemenea, se pot configura mai multe registre de casa si rapoarte de gestiune in functie de analiticele conturilor.

Pentru vizualizarea acestor situatii, dupa alegerea lor din lista, se va actiona butonul selectie (de asemenea, utilizatorul are la dispozitie si butonul de filtru). Se alege tipul de raport si apoi se actioneaza butonul "Raport".

7. Elemente de programare

Exista doua mari categorii de aplicatii: programabile si fixate (rigide).

Aplicatiile fixate sunt predate la cheie, fara a necesita nici un fel de interventie din partea utilizatorului (practic utilizatorul este pus in fata unui aparat in care trebuie sa introduca un set de date bine definit care va fi prelucrat dupa niste algoritmi care nu pot fi modificati si vor rezulta niste date intr-un format prestabilit, fix si el).

Aplicatiile programabile ofera utilizatorului doar un cadru de lucru [framework] in care el poate sa controleze felul in care sunt prelucrate datele, felul operatiilor care se executa asupra lor si tipul si forma datelor care sunt prezentate ca si rezultat.

Programul ContEXPERT4 este o aplicatie semiprogramabila. Aceasta inseamna ca se poate utiliza direct, introducand doar datele contabile, dar prin programare se pot obtine rezultate superioare.

Programarea aplicatiei ContEXPERT se concretizeaza in:

Elaborare Machete de note contabile

Elaborare Indicatori financiari

Elaborare Rapoarte

Setari functionare si Conturi Sintetice

7.1. Machete de note contabile

Machetele sunt "sabloane" de introducere a mai multor inregistrari contabile simultan. O macheta se poate face in asa fel incat la apelarea ei programul sa-si determine singur conturile si valoarea pentru fiecare inregistrare, cu ajutorul unor parametri a caror valori sunt cerute operatorului la apelarea machetei.

Utilizarea machetelor presupune doua lucruri: elaborarea machetei si folosirea machetei. Elaborarea machetei se face in fereastra "Machete Note Contabile" si folosirea ei se face in fereastra "Note Contabile", prin selectarea machetei din lista de machete.

Elaborare Machete

Meniu:    Configurare > Machete Note Contabile

Selectati macheta dorita si in tabel apar sabloanele inregistrarilor machetei.

Machetele in EXPERT4 sunt programabile prin intermediul parametrilor specificati in textul (expresia) fiecarei celule din tabel.

Parametrii sunt cuvinte din expresia formulei incadrate de paranteze drepte (ex.: [ValFact], [cTVA]). Aceste cuvinte sunt substituite la apelarea machetei cu valoarea introdusa pt. parametrul respectiv. Toate coloanele permit folosirea de parametri.

La coloane de tip text (Explicatie, NrDoc etc.) expresia se construieste astfel: in textul coloanei incadrati in ghilimele textul fix (care nu depinde de parametri) si in paranteze drepte parametrii. Daca doriti sa concatenati un text fix cu un parametru, folositi semnul "&"

Exemplu: 'Cumparare ' & [Ce_se_cumpara] - se va procesa in felul urmator:

La apelarea machetei se va cere sa se introduca parametrul "Ce_se_cumpara" ; de ex., Ce_se_cumpara="paine"; Textul coloanei va fi: "Cumparare paine".

Apasati butonul "Lista Param" pentru obtinerea unei liste cu toti parametrii utilizati la macheta selectata.

Pentru fiecare inregistrare, pe fiecare coloana introduceti expresia de determinare a informatiei care va apare in nota contabila. Expresia (construita cu sintaxa SQL) este o expresie algebrica pentru coloanele de sume (Suma, Curs) si expresie de concatenare de text pentru coloanele de text Explicatie, ConDb, ConCr, Scadenta, Agent, Moneda).

Specificatii:

Pentru a specifica ca parametrul este un cont care va fi ales din Planul de Conturi (facilitate disponibila numai pt. coloanele ConDb si ConCr) , in celula respectiva nu se va scrie nimic altceva decat parametrul; textul coloanei va incepe cu [ si se va termina cu ] (ex. Figura: [ContFurnizor]). In acest fel , la utilizarea machetei , in loc de textbox va apare un combo din Planul de Conturi. Daca doriti sa specificati o valoare implicita pentru parametrul de tip cont scrieti aceasta valoare in paranteze rotunde (de ex. "[ContFurnizor(401)]"); aceasta va avea ca efect, pe langa sugerarea contului, pozitionarea listei combo pe contul specificat (401 in exemplul anterior), deci afisarea portiunii planului de conturi care contine furnizorii, nemaifiind necesara cautarea acesteia.

Utilizare Machete

Meniu: Operatii > Note Contabile

Fereastra : "Note Contabile"

Selectati macheta dorita > "Incarcare macheta" > Apare lista cu parametrii machetei carora trebuie sa le introduceti valoarea > "Salvare Parametri".

La apelarea machetei din "Note Contabile" programul va face urmatoarele:

Cauta in toate celulele toti parametrii folositi

Construieste o lista cu acesti parametri si prezinta acesti parametri operatorului ca sa introduca valoarea lor

Determina setul de date care trebuie incarcat in nota contabila prin procesarea expresiei din fiecare celula astfel: inlocuieste in expresie parametrii cu valoarea acestora introdusa de operator si evalueaza expresia astfel obtinuta.

Incarca in "Note Contabile" rezultatul prelucrarii expresiilor din fiecare celula.

7.2. Indicatori financiari

Meniu: >Situatii > Indicatori Financiari

Indicatorii sunt formule folosite pentru calculul unor sume pornind de la informatia din Registrul Jurnal sau Balanta de Verificare Analitica.

Indicatorii sunt utilizati pentru:

Situatii de raportare contabila (Bilant Contabil, Calculul impozitului pe profit, Decont de TVA etc.)

Situatii de analiza si diagnostic financiar

Determinare sume pentru inregistrari contabile (prin machete note contabile - decontare TVA, descarcare gestiune etc.)

Indicatorii au urmatoarele elemente:

Sectiune (proprietate dupa care indicatorii se pot grupa)

Indicator (numele indicatorului)

Expresie (modul de calcul al indicatorului)

Valoare (camp pe care il va completa programul la apasarea butonului "Calcul")

Explicatie (descrierea indicatorului)

Expresia indicatorului

Exista doua tipuri de expresii:

Expresii de insumare valori din balanta sau registru

Expresii algebrice de calcul pe baza expresiilor de insumare

Expresiile de insumare

Sunt adunari sau scaderi de valori din coloanele balantei sau din coloana "suma" din registru. Referirea la coloane se face prin cuvinte-cheie reprezentand numele coloanei dorite si prin specificarea domeniului de insumare (pentru care conturi se face insumarea sau care este conditia de selectie a inregistrarilor din registru).

Sintaxa:

<Coloana> [ <conditia de selectie> ] +/- <Coloana> [ <conditia de selectie> ]

Cuvinte Cheie de determinare a unei coloane:

Exemple:

RulCr[40*]+SfDb[5*]

Interpretare: suma rulajelor rulajelor creditoare ale tuturor conturilor ale caror cod incepe cu "40" plus suma soldurilor finale debitoare ale tuturor conturilor ale caror simbol incepe cu "5"

Suma[ConCr = '5311']

Interpretare: suma valorii tuturor inregistrarilor din registru al caror cont creditor este "5311"

Expresiile algebrice

Sunt expresii SQL de camp calculat in care apar ca campuri formule de insumare. Expresia SQL este o expresie algebrica in care variabilele sunt campuri (formulele de insumare) si in care se pot folosi functii SQL.

Functii SQL uzuale:

Exemple:

PARAMETRIZAREA INDICATORILOR

In expresia formulei unui indicator se pot integra parametri pt. utilizarea , de ex, a unui indicator pt. diferite seturi de analitice fara a scrie explicit cate un set de indicatori pt. fiecare set de analitice. Parametrii sunt cuvinte din expresia formulei incadrate de simbolul "%". Aceste cuvinte sunt substituite la calculul indicatorului cu valoarea introdusa pt. parametrul respectiv. De exemplu, pt. calculul expresiei RulDb[371.%Analitic%] se va cere valoarea parametrului "Analitic" dupa care se va substitui cuvantul "Analitic" cu valoarea introdusa si se va evalua indicatorul. De ex. Daca Analitic="Magazin" se va calcula indicatorul folosind formula RulDb[371.Magazin]

7.3. Plan de Conturi Sintetice

Meniu: Configurare > Conturi sintetice

Aici aveti lista de conturi care vor apare in Balanta Sintetica.

Pentru obtinerea Balantei Sintetice se genereaza Balanta Analitica si apoi pentru fiecare cont sintetic se calculeaza totalul sumelor din balanta analitica pentru toate conturile ale caror simbol incepe cu simbolul contului sintetic.

Exemple:

7.4. Setari functionare

7.5. Rapoarte

7.5.1. Mecanism raportare -Report Manager

Atat in ContEXPERT cat si in StocEXPERT rapoartele se fac cu ajutorul unui motor de raportare (Report Manager) cu ajutorul caruia se poate elabora orice tip de raport.

Lansarea unui raport se face prin apasarea butonului "Raport". Motorul de raportare executa urmatoarele operatii in scopul afisarii ferestrei de Print-Preview:

Executarea procedurii PL/EXPERT (SQL de executat) : aceasta are ca rezultat construirea sursei de date pt. raport (construirea / umplerea unei tabele in 'reports.mdb' , pe care tabela este bazat fisierul macheta (rpt).

Procedura poate sa contina orice elemente PL/EXPERT , inclusiv variabile.

Daca un SQL de executat (INSERT INTO sau SELECT INTO ) se termina cu cuvantul "WHERE" , interpretorul PL/EXPERT va inlocui acest cuvant cu clauza de selectie prezenta pe fereastra din care se lanseaza raportul. In acest fel, daca operatorul face o selectie pe gridul de consultare de date si apoi lanseaza un raport care contine in PL/EXPERT un astfel de SQL, raportul va fi facut pe informatiile filtrate cu clauza de selectie.

2. Lansarea in executie a fisierului macheta (rpt), care va formata in pagina valorile generate ca sursa de date pt. raport. Designul fisierului macheta se face cu ajutorul utilitarului Crystal Reports for Windows (CRW.EXE).

7.5.2. Setari listare

Meniu: Fisiere > Setari Listare

In acesta fereastra se vor configura preferintele de listare. Exista doua optiuni: Listarea se face direct la imprimanta la generarea documentelor ceea ce are ca efect listarea imediata a documentuli odata cu terminarea lui si Listarea se face in mod TEXT la imprimanta matriciala ceea ce are ca efect intrarea in actiune a motorului de imprimare in mod text pentru cersterea vitezei de printare la imprimantele matriciale.