Organizarea contabilitatii analitice si sintetice a stocurilor de materii prime, materiale consumabile si obiecte de inventar

ORGANIZAREA CONTABILITATII ANALITICE SI SINTETICE A STOCURILOR DE MATERII PRIME, MATERIALE CONSUMABILE SI OBIECTE DE INVENTAR

1 Organizarea contabilitatii analitice

Organizarea contabilitatii analitice a stocurilor, se realizeaza la întreprinderile mari si mijlocii, care folosesc metoda inventarului permanent pentru contabilitatea sintetica a stocurilor. Contabilitatea analitica a stocurilor trebuie astfel organizata încât sa permita cunoasterea acestora cantitativ si valoric pe fiecare loc de depozitare în parte si pe feluri de materiale, produse marfuri etc.

Contabilitatea analitica este o evidenta completa, întrucât se foloseste atât etalonul valoric cât si etalonul cantitativ, spre deosebire de evidenta operativa a depozitelor, care utilizeaza numai etalonul cantitativ.

Contabilitatea analitica se poate tine în functie de specificul activitatii si necesitatile proprii ale întreprinderii, dupa una din urmatoarele metode:

Cantitativ-valorica;

Operativ-cantitativa;

Global valorica.

Indiferent de metoda de lucru adoptata, contabilitatea analitica trebuie sa asigure o concordanta deplina cu contabilitatea sintetica.

1) Metoda cantitativ valorica (pe fise de conturi analitice)

În cazul utilizarii acestei metode la locul de depozitare se tine evidenta cantitativa pe categorii de bunuri, iar în contabilitatea generala se tine o evidenta cantitativ valorica, care prezinta urmatoarele caracteristici:

Documentele de intrare si iesire se înregistreaza mai întâi cantitativ în fisele de magazie, care se tin la locurile de depozitare;

Aceleasi documente, grupate pe operatii de intrare si iesire, se imbordereaza separat si împreuna cu acesta se predau la biroul contabilitatii stocurilor si materialelor;

La biroul contabilitatii materialelor aceste documente se prelucreaza conform necesitatilor, sunt evaluate cantitatile la pretul de înregistrare si se stabilesc conturile în care urmeaza sa se înscrie operatiile respective;

Dupa prelucrarea datelor din documente, materialele se înregistreaza cantitativ si valoric în fisele de conturi analitice, deschise pe feluri de materiale si pe locuri de depozitare;

O data cu consemnarea în fisele contabile a intrarilor si iesirilor se obtine si centralizatorul de materiale, zilnic pentru intrari si lunar pentru iesiri.

Verificarea concordantei dintre datele înregistrate în conturile sintetice si cele analitice de materii si materiale se realizeaza la sfârsitul lunii prin compararea datelor înregistrate în fisele de magazie cu cele din fisele de cont analitic din contabilitate si întocmirea balantelor de verificare a conturilor analitice.

2) Metoda operativ-cantitativa (pe solduri)

În cazul utilizarii acestei metode, la locul de depozitare se, tine evidenta cantitativa a bunurilor materiale pe categorii, în contabilitatea generala se tine evidenta valorica pe gestiuni, iar în cadrul gestiunilor pe grupe si subgrupe de bunuri. Verificarea exactitatii si concordantei înregistrarilor din evidenta depozitelor cu cele din contabilitatea generala se face lunar prin evaluarea stocurilor cantitative transcrise din fisele de magazie în registrul stocurilor.

Tehnica de lucru este urmatoarea:

Documentele justificative sunt înregistrate de gestionar în fisele de magazie, stabilind stocul dupa fiecare operatie;

Serviciul contabil, verifica periodic înregistrarile facute în fisele de magazie si preia documentele respective, împreuna cu borderourile întocmite de gestionar, care sunt centralizate pe grupe de materiale si pe conturi corespondente

Totalurile stabilite se înscriu în „Situatia de miscari”, întocmita separat pentru intrari si pentru iesiri.

La sfârsitul fiecarei luni se totalizeaza situatiile si se stabilesc doua categorii de totaluri, pe gestionari si pe grupe de materiale, atât la intrari cât si la iesiri, iar stocurile din fisele de magazie se înscriu în Registrul stocurilor si se înmultesc cu pretul lor. Existentele fizice înscrise în acest registru trebuie sa concorde cu stocul stabilit prin fisele de magazie, iar soldurile pe grupe si gestiuni cu valorile din Situatia de miscari lunara, care trebuie sa concorde cu contabilitatea sintetica.

3) Metoda global-valorica

În cazul utilizarii acestei metode, evidenta se tine numai valoric, atât la nivelul gestiunii, cât si în contabilitate, iar periodic se face controlul concordantei înregistrarilor din evidenta lor.

Potrivit acestei metode, fisele de magazie sunt înlocuite cu Registru de gestiune, în care zilnic sunt înregistrate valoric intrarile si iesirile, pe baza documentelor justificative si se stabileste soldul la sfârsitul zilei. Raportul de gestiune se întocmeste zilnic, iar, împreuna cu documentele justificative, sunt transmise la compartimentul de contabilitate.

La serviciul de contabilitate se verifica legalitatea si realitatea documentelor înscris în raportul de gestiune, preturile, precum si evaluarea împreuna cu celelalte calcule, astfel ca dupa ce se constata corecta si legala lor alcatuire le vizeaza si le înregistreaza în fisa contabila analitica  tinuta pentru fiecare gestiune în parte.

Controlul concordantei înregistrarilor  din evidenta gestiunii, cu cea din contabilitate se face periodic, prin confruntarea soldurilor din raportul de gestiune cu soldurile din fisa contabila analitica.

2 Organizarea contabilitatii sintetice

Evidenta constituirii si miscarii stocurilor si productiei în curs de executie se realizeaza prin conturile ce formeaza continutul clasei a-3-a din Planul de conturi general, denumita „Conturi de stocuri si productie în curs de executie”.

	Clasa    a-3-a Conturi de stocuri si productie în curs de executie

Grupa 30 Stocuri de materii prime si materiale   301 “Materii prime”

302“Materiale   consumabile”

303 “Materiale de natura obiectelor de inventar”

308 “Diferente de pret”

Acestea sunt conturi de bilant sau de inventar, care furnizeaza informatia de reflectare si control gestionar privind situatia si miscarea stocurilor si productiei în curs de executie. Soldul lor debitor se preia în activul bilantului. Aceste conturi asigura:

Conditii pentru organizarea contabilitatii activelor circulante de natura materiala, pe structura, categorii de stocuri prevazute de regulamentul pentru aplicarea legii contabilitatii.

Realizarea normelor specifice de gestiune a stocurilor pentru:

Stocurile din depozitele proprii;

Stocurile aflate la terti;

Decalajele între aprovizionarea si receptia bunurilor;

Decalajele între vânzarea si livrarea bunurilor;

Bunurile aprovizionate sau vândute cu clauze de rezerve de proprietate

Aplicarea regulilor contabile la evaluarea si înregistrarea stocurilor;

Promovarea principiului prudentei la inventarierea si evaluarea prin bilant a activelor

circulante.

În afara conturilor din clasa a-3-a, care au ca obiect de înregistrare stocurile, contabilitatea formarii si utilizarii acestora necesita stabilirea unor corespondente cu conturi din alte clase:

Clasa a-4-a, „Conturi de terti”

Contul 401 Furnizori

Contul 456 Decontari cu asociatii privind capitalul

Clasa a-6-a, “Conturi de cheltuieli”

Contul 600 Cheltuieli cu materii prime

Contul 601 Cheltuieli cu materiale consumabile

Contul 602 Cheltuieli privind obiectele de inventar

Contul 6814 Cheltuieli de exploatare privind provizioanele pentru deprecierea activelor circulante

Clasa a-7-a, „Conturi de venituri”

Contul 711 Venituri din productia stocata

Contul 7814 Venituri din provizioane pentru deprecierea activelor circulante

Legaturile conturilor de stocuri cu cele din clasa a-6-a, „Conturi de cheltuieli” si clasa a-7-a, „Conturi de venituri”, sunt redate în tabelul  de mai jos:

Stocurile detinut de întreprindere, dar care sunt proprietatea altor unitati, se urmaresc prin conturile organice în clasa 8 „Conturi speciale”, din grupa 80 „Conturi în afara bilantului”, astfel:

Contul 8032 „Valori materiale primite spre prelucrare sau reparare”

Contul 8033 „Valori materiale primite în pastrare sau custodie”

La organizarea contabilitatii sintetice a stocurilor poate fi adoptata una din cele doua metode recomandate de normele de aplicare a Legii contabilitatii:

1.     Metoda inventarului permanent

2.     Metoda inventarului intermitent

1) Metoda inventarului permanent

În cazul utilizarii inventarului permanent în contabilitate, în conturile de stocuri se înregistreaza toate operatiile de intrare si iesire a stocurilor cantitativ si valoric, ceea ce permite stabilirea si cunoasterea în orice moment a stocurilor, atât cantitativ cât si valoric.

Conform normelor contabile din tara noastra, în conditiile utilizarii inventarului permanent, unitatile patrimoniale îsi pot organiza contabilitatea analitica a stocurilor în functie de specificul activitatii si de necesitatile proprii.

În cazul utilizarii inventarului permanent, conturile de stocuri se debiteaza cu intrarile de bunuri si se crediteaza cu iesirile din stoc aferente perioadei de gestiune. La sfârsitul exercitiului financiar soldurile conturilor de stocuri sunt comparate cu stocurile faptice stabilite prin inventariere. Daca exista diferente în plus sau minus la inventar, acestea se vor regulariza aducându-se stocurile la nivelul lor real.

În principiu, evaluarea intrarilor în stoc trebuie sa se faca la costul istoric dat de costul efectiv de productie, în cazul stocurilor provenite din productie proprie, iar iesirile din stoc la costurile la care au fost evaluate la intrare elementele destocate. Evaluarea iesirilor din stoc se poate face dupa multiple metode dintre care cele mai uzuale sunt: CMP, FIFO, LIFO.

Reglementarile contabile românesti dau posibilitatea unitatilor patrimoniale, de a continua practica contabila anterioara de a evalua atât intrarile cât si iesirile din stoc la preturi standard sau prestabilite, denumite si preturi de înregistrare. Acceptarea continuarii acestei practici a impus instituirea în contabilitatea generala a conturilor de diferente de pret care sa reflecte distinct:

La intrarea elementelor în stoc, diferentele dintre costul istoric si preturile de înregistrare;

La iesirea elementelor din stoc, repartizarea diferentelor de pret asupra valorii de înregistrare a elementelor iesite, cu ajutorul coeficientului:

_{K =} (Si+Rd) cont de diferente de pret

(Si+Rd) cont de stoc la pret de înregistrare

Coeficientul K se aplica asupra valorii elementelor iesite din stoc, la pret de înregistrare

Metoda inventarului permanent este utilizat de unitatile mari si mijlocii, si consta în utilizarea conturilor de stocuri pentru a determina si urmari în permanenta stocul scriptic al acestora dupa fiecare operatie de intrare si de iesire, astfel, contabilitatea sintetica a stocurilor va reflecta:

stocul initial, de la începutul lunii, care va fi cel final din luna precedenta si care nu poate fi decât debitor,

intrarile în cursul lunii, pe baza documentelor de intrare, care se vor înregistra în debitul contului,

iesirile din cursul lunii, pe baza documentelor de iesire, vor forma rulajul creditor al contului,

în baza elementelor mentionate: stoc initial, intrari, iesiri – se va stabili în permanenta stocul scriptic al bunurilor, care vor putea în perioadele de inventariere cu stocurile faptice, din a caror comparare se pot stabili plusuri sau minusuri la inventar.

Folosirea acestei metode presupune:

utilizarea fiecaruia dintre preturile de înregistrare a stocurilor,

folosirea conturilor de diferente de pret aferente stocurilor,

conducerea unei contabilitati analitice a stocurilor prin adoptarea uneia dintre metodele de contabilitate analitica.

Metoda inventarului permanent, presupune un volum mai mare de munca, dar asigura o mai riguroasa cunoastere, în orice moment a marimii stocurilor si un mai bun control al integritatii lor.

2) Metoda inventarului intermitent

Unitatile patrimoniale pot opta si pentru inventarul permanent al stocurilor, cu conditia ca inventarul permanent al acestora sa fie condus în contabilitatea de gestiune, în cazul întreprinderilor mari, sau extracontabil în cazul întreprinderilor mici si mijlocii.

Aceasta metoda presupune stabilirea iesirilor si înregistrarea lor în contabilitate pe baza inventarierii lor la finele fiecarei luni. În acest caz, iesirile se determina ca diferenta între valoarea stocurilor initiale plus valoarea intrarilor, pe deoparte si valoarea stocurilor finale stabilite prin inventariere, pe de alta parte. Relatia de calcul a iesirilor ar putea fi urmatoarea:

În cazul utilizarii acestei metode, se renunta la utilizarea în cursul lunii a conturilor de stocuri pentru evidentierea intrarilor si , respectiv, a recalcularii stocurilor scriptice dupa fiecare intrare. Prin urmare conturile de stocuri se utilizeaza numai la începutul si sfârsitul lunii, iar intrarile de stocuri, din timpul lunii sunt contabilizate direct în conturile de cheltuieli corespunzatoare, la cost de achizitie, pret de factura sau pret prestabilit, dupa caz. La sfârsitul fiecarei luni se stabilesc stocurile finale prin inventariere si se înregistreaza în conturile de stocuri initiale ale lunii urmatoare si ele se vor anula prin includerea lor pe cheltuieli la începutul lunii urmatoare.

Metoda inventarului intermitent consta în:

înregistrarea tuturor intrarilor de stocuri, din cursul unui exercitiu financiar, direct în conturile de cheltuieli privind consumul acestor stocuri,

regularizarea stocurilor la finele exercitiului financiar pe baza de inventare faptice prin:

destocarea stocului initial reprezentat de soldul al contului de stocuri, sub premiza ca acesta s-a consumat în cursul exercitiului financiar,

restocarea stocului faptic determinat pe baza inventarului de la finele exercitiului financiar, prin corectarea cheltuielilor privind consumurile de stocuri.

În urma acestei tehnici de înregistrare, conturile de stocuri reflecta marimea reala a acestora, iar conturile de cheltuieli privind consumurile de stocuri reflecta cheltuielile efective cu aceste consumuri.

Metoda inventarului intermitent poate fi utilizat de unitatile mici si mijlocii, si consta în neurmarirea prin contabilitatea sintetica a intrarilor si iesirilor de stocuri în cursul perioadelor. Conturile de stocuri se utilizeaza numai la finele perioadelor de gestiune când se debiteaza cu soldurile finale existente la locurile de depozitare stabilite prin inventariere. Miscarile de stocuri din cursul perioadei nu afecteaza conturile de stocuri, ci direct conturile de cheltuieli.

Tehnica aplicarii inventarului intermitent difera la stocurile procurate din afara unitatii fata de cele provenite din productia proprie si anume:

a)     pentru stocurile aprovizionate din afara unitatii se parcurg urmatoarele etape:

se storneaza stocurile initiale ale perioadei din conturile de stocuri pentru a reveni asupra conturilor de cheltuieli, unde au fost înregistrate la început;

achizitiile de bunuri efectuate de la furnizori se înregistreaza direct asupra conturilor de cheltuieli;

la finele perioadei se inventariaza bunurile aprovizionate sau provenite din perioada precedenta, neconsumate, cu care se degreveaza cheltuielile prin trecerea lor asupra conturilor de stocuri.

Prin parcurgerea acestor etape, soldurile conturilor de cheltuieli reflecta bunurile consumate în timpul perioadei, calculate dupa relatia:

În perioada urmatoare operatiile descrise mai sus se repeta.

b)     pentru stocurile provenite din productie proprie se parcurg urmatoarele etape:

se storneaza stocurile initiale ale perioadei  din conturile de stocuri pentru a anula veniturile constituite cu acestea la finele perioadei precedente;

bunurile obtinute din productie proprie nu se înregistreaza în contabilitatea sintetica, ci numai în evidenta operativa de la locurile de depozitare;

pe masura vânzarii stocurile se vor înregistra asupra conturilor de venituri, fara sa fie nevoie destocarea lor;

la finele perioadei se inventariaza bunurile obtinute din productie proprie, inclusiv cele provenite din perioada precedenta, dar nevânduta, si se înregistreaza asupra conturilor de venituri din productia stocata.

Prin parcurgerea acestor etape, soldurile conturilor de venituri reflecta bunurile produse în unitate, calculate dupa relatia:

În perioada urmatoare operatiile descrise mai sus se repeta.

c)      pentru productia în curs de executie, determinarea ei se face numai la sfârsitul perioadei prin metode diferite si se înregistreaza în contabilitate ca stocuri la costurile corespunzatoare, dar la începutul perioadei urmatoare operatia respectiva se storneaza în „rosu”.

Folosirea acestei metode presupune:

utilizarea ca preturi de înregistrare în contabilitate a stocurilor, a costului de achizitie pentru bunurile achizitionate din afara unitatii si respectiv a preturilor de productie pentru bunurile obtinute din productie proprie;

nu trebuie utilizate conturi de diferente de pret aferente stocurilor;

nu este necesara organizarea unei contabilitati analitice a stocurilor.

Metoda inventarului intermitent ar aduce simplificari în munca de contabilitate, daca inventarierile faptice ar fi efectuate anual si nu lunar. Ea nu permite, însa, un control riguros al gestionarii si al asigurarii integritatii lor.