ORGANIZAREA CONTABILITATII IN INSTITUTIILE PUBLICE

Organizarea contabilitatii in institutiile publice

Normele contabile in vigoare atribuie raspunderea pentru organizarea si conducerea contabilitatii la institutiile publice ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii organizatiei respective.

Institutiile publice organizeaza si conduc contabilitatea de regula, in compartimente distincte, conduse de catre directorul economic, contabilul sef sau alta persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie. Aceste persoane trebuie sa aiba studii economice superioare si raspund impreuna cu personalul din subordine de organizarea si conducerea contabilitatii, in conditiile legii.

In sensul prevederilor Legii finantelor publice nr. 500/2002, compartimentul financiar-contabil reprezinta o structura organizatorica in cadrul institutiei publice, in care este organizata executia bugetara (serviciu, birou, compartiment). Seful compartimentului financiar-contabil este persoana care ocupa functia de conducere a compartimentului financiar - contabil si care raspunde de activitatea de incasare a veniturilor si de plata a cheltuielilor.

Daca organizatia nu are compartiment financiar- contabil distinct, atunci persoana care indeplineste atributii pe linia executiei bugetare este si responsabila pentru organizarea si conducerea contabilitatii. In conditiile legii competentele si raspunderea pe domeniul contabilitatii bugetare pot fi indeplinite, pe baza de contract de catre o persoana specializata.

Persoana aleasa sa ocupe functia de director economic, contabil sef sau cea imputernicita sa o indeplineasca in cadrul ministerelor, celorlalte organe de specialitate ale administratiei publice centrale si alte autoritati publice ai caror conducatori au calitatea de ordonatori de credite principali este numita numai cu avizul MFP.

Directori economici, contabilii sefi sau alte persoane imputernicite sa indeplineasca aceasta functie in cadrul institutiilor subordonate ministerelor si celorlalte organe de specialitate ale administratiei publice centrale se numesc cu avizul conducatorului compartimentului financiar-contabil din cadrul ministerului sau organismului central respectiv, pe baza propunerii ordonatorului de credite al institutiei respective.

Pe plan local competentele de numire a persoanelor raspunzatoare de organizarea si conducerea contabilitatii bugetare se impart intre:

directiile generale ale finantelor publice judetene si a municipiului Bucuresti, care isi dau avizul pentru conducatorii compartimentelor financiar-contabile din cadrul consiliilor locale, municipale, ale sectoarelor Bucuresti, orasenesti si comunale;

conducatorul compartimentului financiar-contabil al consiliului local, care isi da avizul pentru conducatorii compartimentelor financiar-contabile din cadrul institutiilor publice finantate din bugetele consiliilor locale municipale, ale sectoarelor municipiului Bucuresti, orasenesti si comunale.

Asa cum am mai precizat, contabilitatea poate fi organizata si condusa pe baza de contract si de catre alte persoane juridice autorizate sau persoane fizice care au calitatea de expert contabil sau contabil autorizat, profesionisti liberi, membri ai Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania(CECCAR). Incheierea contractelor cu aceste persoane juridice sau fizice autorizate se face conform legii si cu respectarea reglementarilor privind achizitiile publice de bunuri si servicii. Plata serviciilor respective se face din fonduri publice cu aceasta destinatie. In aceste conditii, sumele reprezentand contravaloarea acestor servicii, desi reprezinta contravaloarea fortei de munca nu sunt incluse in sumele alocate pentru titlul I "Cheltuieli de personal", deoarece nu este vorba despre angajatii institutiei publice., ci se solicita si afecteaza creditele bugetare alocate pentru titlul II "Cheltuieli materiale si servicii", deoarece este vorba despre servicii prestate de catre o terta persoana fizica sau juridica autorizata si cu care institutia are un contract.

Persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii bugetare trebuie sa asigure, in conditiile legii:

conditiile necesare intocmirii documentelor justificative privind tranzactiile si evenimentele economice;

organizarea si conducerea corecta si la zi a contabilitatii;

organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de activ si de pasiv, inclusiv valorificarea rezultatelor acesteia;

respectarea regulilor de intocmire a situatiilor financiare si depunerea lor in termen la organele in drept;

pastrarea documentelor justificative, a registrelor contabile si situatiilor financiare. Potrivit legi contabilitatii documentele justificative si registrele se pastreaza in arhiva timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului bugetar in cursul caruia au fost intocmite, exceptie fac doar statele de salarii care se pastreaza timp de 50 de ani. Situatiile financiare se pastreaza, tot 50 de ani.;

organizarea contabilitatii de gestiune in functie de specificul activitatii organizatiei.

Conform legii contabilitatii, contabilitatea se tine in limba romana si in moneda nationala. Pentru tranzactiile in valuta este obligatorie reflectarea contabila in ambele monede, potrivit reglementarilor expres elaborate. Pentru evenimentele privind primirea si utilizarea contributiei financiare nerambursabile a Comunitatii Economice Europene se folosesc Leul si Euro. Conversia monedei europene in lei se face la un curs calculat pe baza celui valabil in penultima zi a lunii precedente celei pentru care se stabileste cursul valutar de conversie. Tranzactiile in valuta se inregistreaza in contabilitate la cursul BNR comunicat pentru ziua precedenta celei in care a avut loc incasarea sau plata in valuta.

Pentru elementele de activ si de pasiv exprimate in valuta, cum ar fi: disponibilitati, creante, datorii, este necesara retratarea contabila la data intocmirii situatiilor financiare. In acest scop se foloseste cursul comunicat de BNR si valabil pentru ultima zi a perioadei de raportare.

Finalizarea exercitiului bugetar si a trimestrelor se concretizeaza contabil in situatii financiare care prezinta situatia patrimoniului aflat in administrarea statului si a unitatii administrativ-teritoriale. Acestea se intocmesc conform normelor elaborate de Ministerul Finantelor Publice.

Intocmirea situatiilor financiare anuale trebuie sa fie precedata obligatoriu de inventarierea generala a elementelor de activ si de pasiv si a celorlalte bunuri si valori aflate in gestiune si administrare, potrivit normelor emise in acest scop de Ministerul Finantelor Publice.

Institutiile publice au obligatia sa prezinte la unitatile de trezorerie si contabilitate publica la care au deschise conturile, bilantul contabil si contul de executie bugetara pentru obtinerea vizei privind exactitatea platilor de casa, a soldurilor conturilor de disponibilitati, dupa caz, care trebuie sa coincida cu cele din conturile corespunzatoare deschise la unitatile de trezorerie si contabilitate publica.

Bilanturile contabile care nu corespund cu datele din evidenta trezoreriilor statului se vor restitui institutiilor publice respective pentru a introduce corecturile corespunzatoare.

Este interzis institutiilor publice sa centralizeze bilanturile si conturile de executie ale institutiilor din subordine fara viza trezoreriilor statului.

Componenta situatiilor financiare potrivit Standardelor Internationale de Contabilitate pentru Sectorul Public nr. 1 si 2 si Regulamentului Financiar al Uniunii Europene nr. 1605/2002 este urmatoarea:

Bilantul este documentul contabil de sinteza prin care se prezinta elementele de activ si de pasiv la incheierea exercitiului financiar precum si in celelalte situatii prevazute de lege.

Contul de executie bugetara(flux de trezorerie) care prezinta pe capitolele si subcapitolele din bugetul aprobat platile nete efectuate pe surse de finantare;

Situatia veniturilor si cheltuielilor exprima performanta financiara a institutiei publice, determinand rezultatul patrimonial pe fiecare sursa de finantare si pe total;

Situatia modificarilor in structura activelor/capitalurilor reuneste informatii referitoare la influentele rezultate din schimbarea politicilor contabile in urma reevaluarii activelor sau din corectarea erorilor contabile;

anexe la situatiile financiare reprezentate de:

principii si politici contabile au in vedere explicitarea principiilor care au stat la baza intocmirii situatiilor financiare si a procedurilor contabile;

- note explicative contin informatii referitoare la metodele de evaluare a activelor precum si orice alte informatii care sunt relevante in aprecierea de catre utilizatori a pozitiei si performantelor financiare;

evenimente ulterioare datei bilantului care au influente favorabile sau nefavorabile asupra pozitiei sau performantei si care se petrec intre data bilantului si data la care situatiile financiare sunt aprobate.

Tratamente contabile

Pentru evaluarea elementelor din bilant, se stabilesc urmatoarele reguli:

a) la data intrarii in unitate, bunurile se evalueaza si se inregistreaza in contabilitate la valoarea de intrare, denumita valoare contabila, care se stabileste astfel:

la cost de achizitie pentru bunurile procurate cu titlu oneros;

la cost de productie pentru bunurile produse in institutie;

la valoarea justa pentru bunurile intrate pe alte cai decat achizitie sau productie.

Costul de achizitie al unui bun este egal cu pretul de cumparare, taxele nerecuperabile, cheltuielile de transport-aprovizionare si alte cheltuieli accesorii necesare pentru punerea in stare de utilizare sau intrarea in gestiune a bunului respectiv. Reducerile comerciale si alte elemente similare acordate de furnizor nu fac parte din costul de achizitie.

Prin valoarea justa se intelege suma pentru care un activ ar putea fi schimbat de buna voie intre doua parti aflate in cunostinta de cauza, in cadrul unei tranzactii, cu pretul determinat obiectiv.

b)           evaluarea elementelor de activ si de pasiv cu ocazia inventarierii se face la valoarea actuala a fiecarui element, denumita valoare de inventar, stabilita in functie de utilitatea bunului, starea acestuia si pretul pietei.

c)            la incheierea exercitiului, elementele de activ si de pasiv de natura datoriilor se evalueaza si se reflecta in situatiile financiare anuale la valoarea de intrare respectiv valoarea contabila, pusa de acord cu rezultatele inventarierii.

In contextul prezentelor reglementari, prin elementele monetare se intelege disponibilitatile banesti, precum si activele/ datoriile de primit/de platit in sume fixe sau determinabile.

d) la data iesirii din unitate sau la darea in consum, bunurile se evalueaza si se scad din gestiune la valoarea lor contabila sau la costul mediu ponderat in cazul in care se utilizeaza aceasta metoda.

Note explicative

Notele explicative la situatiile financiare contin informatii referitoare la metodele de evaluare a activelor, precum si orice informatii suplimentare care sunt relevante pentru necesitatile utilizatorilor in ceea ce priveste pozitia financiara si rezultatele obtinute.

Notele explicative se prezinta sistematic.

Pentru fiecare element semnificativ din bilant trebuie sa existe informatii in notele explicative.

Notele explicative la situatiile financiare trebuie sa includa cel putin informatiile cerute de aceasta sectiune, precum si alte informatii cerute de prezentele reglementari.

Comparabilitatea informatiilor

Pentru elementele prezentate in notele explicative, se va prezenta de regula suma corespunzatoare anului curent si celui precedent.

Urmatoarele informatii trebuie prezentate cu claritate si repetate ori de cate ori este necesar, pentru buna lor intelegere:

a)          numele persoanei juridice care face raportarea;

b)         faptul ca situatiile financiare sunt proprii acesteia;

c)          data la care s-au incheiat sau perioada la care se refera situatiile financiare;

d)         moneda in care sunt intocmite situatiile financiare;

e)          exprimarea cifrelor incluse in raportare (mii lei).

Corectarea erorilor contabile

Eventualele erori constatate in contabilitate, dupa aprobarea si depunerea situatiilor financiare, vor fi corectate in anul in care acestea se constata, potrivit reglementarilor contabile date in aplicarea legii.

Erorile contabile pot sa apara ca urmare a unui calcul gresit, al aplicarii gresite a metodelor contabile, al interpretarii gresite a evenimentelor, a fraudelor sau omisiunilor.

Corectarea unei asemenea erori aferente perioadei anterioare poate fi efectuata pe seama rezultatului perioadei curente.

Evenimente ulterioare datei bilantului

Evenimentele ulterioare datei bilantului sunt acele evenimente, atat favorabile cat si nefavorabile, care au loc intre data bilantului si data la care situatiile financiare sunt aprobate in vederea depunerii.

Pot fi identificate doua situatii:

a)            persoanele juridice pot obtine informatii suplimentare fata de cele existente la data bilantului, pentru evenimente care avusesera deja loc la data bilantului, daca informatiile suplimentare conduc la necesitatea inregistrarii in contabilitate a unor venituri si cheltuieli, pentru prezentarea unei imagini fidele se vor efectua aceste inregistrari;

b)           persoanele juridice pot obtine informatii pentru evenimente petrecute ulterior datei situatiilor financiare, dar a caror prezentare este necesara pentru utilizatorii de informatii. In aceasta situatie, informatiile respective se prezinta in note explicative, fara efectuarea unor inregistrari in contabilitate.

Atunci cand evenimentele au o asemenea importanta incat neprezentarea lor ar afecta capacitatea utilizatorilor situatiilor financiare de a face evaluari si de a lua decizii corecte, o institutie publica trebuie sa prezinte urmatoarele informatii pentru fiecare categorie semnificativa de evenimente:

a) natura evenimentului; si,

b)o estimare a efectului financiar sau o prezentare conform careia o astfel de estimare nu poate fi facuta.

Relatia dintre diferite elemente

In cazul in care un element de activ sau o datorie este in relatie cu cel putin doua elemente bilantiere, relatia sa cu aceste elemente trebuie prezentata in notele explicative, daca prezentarea este necesara pentru intelegerea situatiilor financiare.

Bilanturile contabile sunt supuse verificarii si certificarii de catre trezoreriile unde institutiile publice isi au deschise conturile, precum si de organele de audit intern din cadrul institutiilor publice in cauza.

Este interzis institutiilor publice sa centralizeze bilanturile si conturile de executie ale institutiilor din subordine fara viza trezoreriilor statului.

Institutiile publice ai caror conducatori au calitatea de ordonatori de credite, depun un exemplar al situatiilor financiare la organul ierarhic superior, la termenele stabilite de acesta. Ministerele, celelalte organe de specialitate ale administratiei publice centrale, autoritatile publice si unitatile administrativ-teritoriale, ai caror conducatori au calitatea de ordonatori principali de credite, depun un exemplar al situatiilor financiare trimestriale si anuale la MFP, la termenele stabilite de acesta.

In vederea unei bune organizari a contabilitatii, fiecare ordonator de credite trebuie sa asigure:

1. incadrarea compartimentului financiar-contabil cu personal corespunzator, pe baza de concurs;
2. intocmirea si circuitul documentelor justificative privind operatiile patrimoniale;
3. organizarea si tinerea corecta si la zi a contabilitatii in mod cronologic si sistematic;
4. organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului si valorificarea rezultatelor acestuia;
5. respectarea regulilor de intocmire a situatiilor financiare trimestriale si anuale si depunerea acestora la organele in drept;
6. controlul operatiunilor patrimoniale efectuate si a procedeelor de prelucrare utilizate, precum si exactitatea datelor contabile furnizate;
7. furnizarea de informatii necesare stabilirii patrimoniului national, executiei bugetului public national, precum si intocmirea balantelor contabile si a bilantului pe ansamblul national;
8. pastrarea si arhivarea documentelor justificative, a registrelor si bilanturilor contabile.