Contabilitatea stocurilor

Contabilitatea stocurilor

1 Tipologia stocurilor

Stocurile sunt active circulante:

a) detinute pentru a fi vandute pe parcursul desfasurarii normale a activitatii;

b) in curs de productie in vederea vanzarii in procesul desfasurarii normale a activitatii, sau

c) sub forma de materii prime, materiale si alte consumabile ce urmeaza sa fie folosite in desfasurarea activitatii curente a institutiei, in procesul de productie sau pentru prestarea de servicii.

Evidenta stocurilor se tine pe urmatoarele structuri:

a) materii prime - participa direct la fabricarea produselor si se regasesc in produsul finit, integral sau partial, fie in starea initiala, fie transformata;

b) materiale consumabile - participa sau ajuta la procesul de fabricatie fara a se regasi, de regula, in produsul finit sau asigura desfasurarea activitatii curente a institutiei. Se cuprind in categoria materialelor consumabile: materialele auxiliare, combustibilii, materialele pentru ambalat, piesele de schimb, semintele si materialele de plantat, furajele, alimentele, medicamentele si materialele sanitare, s.a.);

c) materiale de natura obiectelor de inventar - cuprind bunurile cu valoare mai mica decat limita prevazuta de lege pentru a fi considerate active fixe corporale, indiferent de durata lor de folosinta, sau cu o durata mai mica de un an, indiferent de valoarea lor, precum si bunurile asimilate acestora (echipamente de protectie, echipamente de lucru, uniforme de serviciu, mecanisme, scule, dispozitive, verificatoare, aparate de masura si control, documente aflate in colectia bibliotecilor, s.a.);

d) materialele rezerva de stat si de mobilizare:

-materialele rezerva de stat - bunurile proprietate publica a statului constituite cu scopul de a interveni pentru protectia populatiei, a economiei si pentru apararea tarii in situatii exceptionale determinate de calamitati naturale, epidemii, accidente industriale sau nucleare, fenomene sociale sau economice, conjuncturi externe sau in caz de razboi;

-materiale rezerva de mobilizare - bunuri proprietate publica a statului ce includ:

• In industrie: materii prime, materiale, semifabricate, subansambluri, utilaje strict specializate, SDV-uri.
• In comunicatii si transporturi: materiale destinate restabilirii si mentinerii in stare de functionare a capacitatilor de transport si telecomunicatii, necesare asigurarii nevoilor    fortelor sistemului national de aparare.
• In sanatate: materiale sanitar-farmaceutice, materii prime si materiale necesare fabricarii produselor farmaceutice, aparatura, instrumentar medical.
• In comert: produse alimentare si industriale necesare asigurarii cererilor unitatilor militare, solicitate pe plan local la mobilizare.

e) materiale date in prelucrare in institutie;

f) alte stocuri - munitiile si furniturile pentru aparare nationala, ordine publica si siguranta nationala, precum si alte stocuri specifice anumitor institutii publice.

g) productia in curs de executie - productia care nu a parcurs toate fazele procesului tehnologic precum si produsele nesupuse probelor si receptiei tehnice;

h) produse: semifabricate, produse finite, produse reziduale, bunuri confiscate sau intrate, potrivit legii, in proprietatea privata a statului sau a unitatilor administrativ-teritoriale;

i) stocuri aflate la terti, evidenta lor tinandu-se pe categorii de stocuri;

j) animale si pasari;

k) marfuri;

l) ambalaje;

Bunurile de natura stocurilor sunt considerate ca fiind achizitionate de catre institutii din momentul in care acestea devin proprietare ale bunurilor sau atunci cand furnizarea acestor bunuri este terminata.

Costurile bunurilor de natura stocurilor se recunosc in momentul consumului acestora. Exceptie fac materialele de natura obiectelor de inventar, al caror cost se recunoaste in momentul scoaterii din folosinta.

2 Evaluarea stocurilor

In functie de momentul la care se refera, evaluarea stocurilor poate fi: initiala, la data bilantului, la iesirea din gestiune.

Evaluarea initiala a stocurilor

Stocurile se inregistreaza in contabilitate la costul de achizitie, costul de productie sau valoarea justa, dupa caz. Costul stocurilor trebuie sa cuprinda toate costurile aferente achizitiei si prelucrarii, precum si alte costuri suportate pentru a aduce stocurile in forma si in locul in care se gasesc.

Evaluarea stocurilor la data bilantului

Stocurile nu trebuie reflectate in bilant la o valoare mai mare decat valoarea ce se poate obtine prin utilizarea sau vanzarea lor. In acest scop, valoarea stocurilor se diminueaza pana la valoarea realizabila neta, prin inregistrarea ajustarilor pentru depreciere. Valoarea realizabila neta reprezinta pretul de vanzare estimat care ar putea fi obtinut pe parcursul desfasurarii normale a activitatii, mai putin costurile estimate pentru finalizarea bunului (atunci cand este cazul) si costurile ocazionate de vanzare.

Exemplu: Costul bunurilor aflate in stoc = 2.800 lei

Pret vanzare = 3.000 lei

Cost pregatire vanzare = 200 lei

Cost vanzare efectiva = 100 lei

Valoare realizabila neta = 2.700 lei

Valoarea ce trebuie recunoscuta in bilant = 2.700 lei

Evaluarea stocurilor la iesirea din gestiune

La iesirea din gestiune stocurile se evalueaza si se inregistreaza in contabilitate prin aplicarea uneia din metodele:

a) metoda primul intrat-primul iesit (FIFO);

b) metoda costului mediu ponderat (CMP), calculat lunar sau dupa fiecare intrare;

c) metoda ultimul intrat-primul iesit (LIFO)

Odata aleasa metoda, aceasta trebuie aplicata cu consecventa pentru elemente similare de natura stocurilor, de la un exercitiu la altul. Eventuala schimbare de metoda, bine justificata si aprobata de ordonatorul de credite, trebuie mentionata in notele explicative la situatiile financiare.

3 Suporturi informationale privind stocurile

Principalele suporturi informationale utilizate pentru evidenta stocurilor sunt:

Factura - document care atesta transferul proprietatii stocurilor de la furnizor la client.

Aviz de insotire a marfii - serveste ca document justificativ, daca factura de livrare e intocmita ulterior.

Nota de receptie si constatare de diferente - serveste pentru receptia bunurilor aprovizionate, incarcarea in gestiune, ca act de proba in litigiile cu furnizorii si carausii, dar si ca document justificativ in contabilitate.

Bonul de predare, transfer, restituire - document pentru predarea la magazie a produselor finite, document justificativ pentru incarcarea in gestiune, de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate, ca sursa de date pentru urmarirea productiei.

Bonul de consum - poate fi individual sau colectiv si evidentiaza eliberarea din magazie, pentru consum, a bunurilor de natura stocurilor.

Fisa limita de consum - document de stabilire a cantitatii limita dintr-un material, necesara fabricarii unui produs.

Lista zilnica de alimente - se utilizeaza la stabilirea meniurilor zilnice, la calculul alocatiei de hrana, pentru eliberarea din magazie a alimentelor necesare pregatirii hranei.

Dispozitia de livrare - consemneaza eliberarea stocurilor din magazie si totodata este document de baza pentru intocmirea avizului de insotire sau a facturii.

Fisa de magazie - document de evidenta, la locul de depozitare, a intrarilor, iesirilor si stocurilor de valori materiale si de control operativ si contabil al stocurilor.

Fisa de evidenta a materialelor de natura obiectelor de inventar in folosinta - document de evidenta a materialelor de natura obiectelor de inventar, de mica valoare sau de scurta durata, a echipamentului si materialelor de protectie date in folosinta personalului.

Fisa de evidenta a stocurilor si materialelor de natura obiectelor de inventar pe locuri de folosinta - document de evidenta a materialelor ce se elibereaza unor compartimente, a intrarilor, iesirilor si stocurilor de obiecte de inventar pe locul de folosinta, precum si de control operativ curent si contabil.

Registrul stocurilor - document utilizat cu ocazia evaluarii stocurilor de valori materiale si de verificare a concordantei inregistrarilor efectuate in fisele de magazie si in contabilitate.

Lista de inventariere - document utilizat pentru inventarierea valorilor materiale, pentru evidenta plusurilor si a minusurilor de stocuri, a ajustarilor pentru depreciere, precum si pentru intocmirea registrului inventar.

4 Evidenta contabila a stocurilor

Pentru evidenta contabila a stocurilor se folosesc conturi din clasa 3 "Conturi de stocuri si productie in curs de executie", conturi de activ care se debiteaza cu valoarea stocurilor intrate in gestiune si se crediteaza cu valoarea stocurilor iesite din gestiune. Soldul debitor al acestor conturi reflecta valoarea stocurilor existente la un moment dat.

Contabilitatea analitica a stocurilor se efectueaza pe baza uneia dintre urmatoarele metode:

Metoda operativ-contabila - in cadrul fiecarei gestiuni evidenta se tine cantitativ, pe feluri, cu ajutorul fiselor de magazie, iar in contabilitate se tine evidenta valorica pe conturi de materiale, desfasurate valoric pe gestiuni si in cadrul acestora pe grupe sau subgrupe de stocuri, dupa caz.

Metoda cantitativ-valorica - se tine o evidenta cantitativa, pe feluri de stocuri, in cadrul fiecarei gestiuni iar in contabilitate evidenta se tine atat cantitativ cat si valoric.

Metoda global-valorica - presupune o evidenta global-valorica atat la nivelul gestiunilor cat si in contabilitate. Verificarea concordantei intre stocul scriptic si cel faptic se efectueaza doar valoric.

Functionarea conturilor de stocuri difera in functie de metoda de organizare a contabilitatii stocurilor:

1) Metoda inventarului permanent - presupune inregistrarea tuturor operatiunilor de intrare si iesire de stocuri, in conturile de stocuri din clasa 3, astfel incat stocurile pot fi determinate valoric in orice moment (eventual si cantitativ, daca se tine evidenta cantitativ-valorica). Stocul final se determina cu ajutorul relatiei:

Sf = Si + I - E

2) Metoda inventarului intermitent - pe baza inventarului periodic al stocurilor se determina valoarea iesirilor conform relatiei:

E = Si + I - Sf

Conturile de stocuri din clasa 3 intervin doar la sfarsitul perioadei curente, pentru a prelua in debit stocurile stabilite pe baza inventarierii si la inceputul perioadei urmatoare cand se crediteaza cu valoarea stocurilor preluate la cheltuieli.

Exemplu Cantina unei scoli prezinta urmatoarea situatie a stocurilor de alimente pe luna februarie N:

Stoc initial = 3.000 lei

Achizitii de alimente = 5.000 lei

Consum de alimente = 3.500 lei

Stoc final, stabilit prin inventariere = 4.500 lei

a) Metoda inventarului permanent:

-inregistrarea facturii de achizitie a alimentelor:

-inregistrarea consumului de alimente:

D 3027 C

Sfd 4.500

Valoarea stocului final este:

Sf = Si + I - E = 3.000 + 5.000 - 3.500 = 4.500 lei

b) Metoda inventarului intermitent:

-trecerea pe cheltuieli a stocurilor stabilite prin inventariere la sfarsitul perioadei anterioare:

-inregistrarea facturii de achizitie:

-la sfarsitul lunii, pe baza inventarierii se inregistreaza stocul existent:

D 6027 C

Sfd=3.500

Valoarea iesirilor (soldul final debitor al contului de cheltuieli, care se va credita pentru inchidere prin debitul contului 121 "Rezultat patrimonial") este:

E = Si + I - Sf = 3.000 + 5.000 - 4.500 = 3.500 lei

5 Inregistrarea in contabilitate a principalelor operatiuni privind stocurile

5.1 Cazul stocurilor de materii prime si materiale

A) Inregistrarea operatiunilor privind intrarea in gestiune a materiilor prime si materialelor:

a) Achizitionate de la terti:

(In situatia in care furnizorul nu a intocmit factura pana la data receptiei bunurilor, in locul contului 401 "Furnizori" se va folosi contul 408 "Furnizori-facturi nesosite").

b) Primite prin transfer de la institutia superioara:

c) Plusuri la inventar:

d) Primite cu titlu gratuit:

e) Rezultate din dezmembrarea activelor fixe corporale:

B) Inregistrarea operatiunilor privind iesirea din gestiune a materiilor prime si materialelor:

a) Prin consum:

b) Lipsuri la inventar:

Daca lipsa la inventar se imputa persoanei vinovate, la inregistrarea de mai sus se adauga inregistrarea imputatiei.

c) Pierderi din calamitati:

d) Transfer catre alte institutii publice:

5.2 Cazul materialelor de natura obiectelor de inventar

Materialele de natura obiectelor de inventar se reflecta in contabilitate pe doua categorii:

Obiecte de inventar in magazie

Obiecte de inventar in folosinta

Recunoasterea consumului acestora drept cheltuiala are loc in momentul scoaterii din folosinta.

Exemplu: O institutie publica finantata de la buget achizitioneaza halate in valoare de 500 lei, in vederea distribuirii ca echipament de lucru ( jumatate din valoare urmand a fi suportata de catre salariati) si cizme de protectie in valoare de 200 lei. Ulterior, se achita factura si se dau in folosinta materialele de natura obiectelor de inventar.

-achizitia materialelor:

-achitarea facturii:

-distribuirea halatelor:

-distribuirea cizmelor:

-retinerea din salarii a partii suportate de salariati:

-scoaterea din folosinta a echipamentelor:

5.3 Cazul materialelor date spre prelucrare

Materialele pot fi prelucrate in sectoarele proprii ale institutiei sau de catre terti. In primul caz, pentru evidenta materialelor se foloseste contul 307" Materiale date in prelucrare in institutie", iar in al doilea caz contul 351 " Materii si materiale aflate la terti".

Ambele conturi au functie de activ, inregistrand in debit materialele trimise spre prelucrare, iar in credit materialele primite de la prelucrari.

In cazul prelucrarii in sectoarele proprii, cheltuielile cu prelucrarea se inregistreaza pe baza documentelor justificative care consemneaza consumul de stocuri, manopera si alte elemente necesare prelucrarii, iar in cazul prelucrarii la terti cheltuielile se inregistreaza pe baza facturii primite de la acestia.

Exemplu: O institutie prelucreaza panza in valoare de 200 lei pentru confectionarea de lenjerii. Cheltuielile cu prelucrarea sunt 40 lei, contributiile unitatii la CAS, CASS, somaj sunt de 12,80 lei, materiale accesorii 10 lei.

-trimiterea panzei la prelucrare:

-consumul de panza:

-manopera:

-contributii:

-materiale accesorii:

Operatiile de la b) la e) reprezinta valoarea lenjeriei de 262,80 lei

-inregistrarea produselor finite:

-inregistrarea lenjeriei in categoria materialelor de natura obiectelor de inventar, conform scopului in care sunt folosite:

Exemplu: Daca prelucrarea se face de catre terti- Se trimite panza in valoare de 500 lei, cheltuieli de prelucrare conform facturii 20lei, se primesc inapoi fete de masa, valoare 520 lei.

-trimiterea panzei spre prelucrare la terti:

-inregistrarea facturii de prelucrare si receptia fetelor de masa:

5.4 Cazul stocurilor de produse finite, semifabricate, produse reziduale

Evidenta curenta a produselor obtinute din productia proprie se tine de regula la costul standard sau prestabilit, utilizand unul din conturile 345 "Produse finite", 346 "Produse reziduale", 341 "Semifabricate". Costul standard este un cost antecalculat pe baza nivelurilor normale ale materialelor si consumabilelor, manoperei, eficientei si capacitatii de productie. Aceste niveluri trebuie revizuite periodic si ajustate, daca este necesar, in functie de conditiile existente la un moment dat.

Diferentele de pret intre costul de productie si costul standard se evidentiaza in contul 348 "Diferente de pret la produse", care este un cont rectificativ.

Daca se adopta tehnica inregistrarii numai in negru in debitul contului 348 se inregistreaza diferentele nefavorabile aferente stocurilor intrate si diferentele favorabile aferente stocurilor iesite. In creditul contului se inregistreaza diferentele favorabile aferente stocurilor intrate si diferentele nefavorabile aferente stocurilor iesite. Soldul contului 348 reflecta diferentele de pret aferente stocurilor existente.

Daca se adopta tehnica negru-rosu contul 348 functioneaza ca un cont de activ. In debitul contului se inregistreaza in negru diferentele nefavorabile si in rosu diferentele favorabile.

Repartizarea diferentelor de pret asupra produselor iesite se face pe baza coeficientului de repartizare, dupa relatia:

Sold initial al dif.de pret + Dif.de pret aferente intrarilor in cursul perioadei

Coef. = -------- ----- ------ -------- ----- ------ ----- ----- ----- ----- ---- x 100

de repart. Sold initial al stocurilor + Valoarea intrarilor in cursul perioadei

la cost de inregistrare la cost de inregistrare

sau

Sold cont 348 inainte de repartizare

Coef de repart.=-------- ----- ------ -------- ----- ------ ----- ----- ---- x 100

Sold cont stoc, la cost de inregistrare, inainte de descarcarea gestiunii

Diferentele de pret aferente stocurilor iesite se calculeza inmultind coeficientul de repartizare cu valoarea bunurilor iesite din gestiune, la cost de inregistrare.

Exemplu: O institutie publica finantata de la buget obtine produse finite in valoare de 300 lei pe care le vinde la acelasi pret.

Institutiile publice finantate integral de la buget sunt obligate sa vireze toate veniturile pe care le obtin la bugetul din care sunt finantate. Astfel, vanzarile produselor finite se reflecta ca o datorie fata de buget, contabilizata in contul 4481 "Alte datorii fata de buget".

-obtinerea produselor finite:

-vanzarea, pe baza de factura, a produselor finite:

-descarcarea gestiunii de produse finite:

-incasarea contravalorii produselor finite vandute, prin contul de la Trezorerie:

-achitarea datoriei la buget:

5.5 Inregistrarea ajustarilor privind deprecierea stocurilor

Ajustarile pentru deprecierea stocurilor se constituie la sfarsitul exercitiului financiar ca diferenta intre valoarea contabila si valoarea de inventar. Pentru reflectarea lor in contabilitate se utilizeaza doua metode:

a) Metoda reluarii ajustarilor - presupune constituirea si majorarea ajustarilor pe seama cheltuielilor, respectiv diminuarea sau anularea ajustarilor pe seama veniturilor.

b) Metoda anularii globale a ajustarilor - presupune constituirea ajustarilor la sfarsitul exercitiului pe seama cheltuielilor si anularea lor la inceputul exercitiului urmator prin reluarea la venituri.

Exemplu: Pe data de 01.03.N se achizitioneaza materii prime in valoare de 300 lei. La data de 31.12.N valoarea de inventar a materiilor prime este de 270 lei. La data de 31.12.N+1 valoarea de inventar este de 200 lei. La data de 31.12.N+2 valoarea de inventar este de 280 lei. Pe data de 3.02.N+3 se dau in consum materiile prime.

Metoda reluarii ajustarilor:

-achizitia materiilor prime:

-constituirea ajustarii pentru depreciere pe data de 31.12.N (valoare contabila = 300 lei, valoare de inventar = 270 lei, depreciere = 30 lei):

-majorarea ajustarii pe data de 31.12.N+1 (valoare contabila = 300 lei, valoare de inventar = 200 lei, depreciere = 100 lei):

-diminuarea ajustarii pe data de 31.12.N+2 (valoare contabila = 300 lei, valoare de inventar = 280 lei, depreciere= 20 lei):

-inregistrarea consumului de materii prime pe data de 03.02.N+3 si anularea ajustarii pentru depreciere, ramasa fara obiect:

Metoda anularii globale a ajustarilor

-01.03.N, achizitia materiilor prime:

-31.12.N, inregistrarea ajustarii pentru depreciere (valoare contabila = 300, valoare de inventar = 270 lei, depreciere = 30 lei):

-01.01.N+1, anularea ajustarii inregistrate la sfarsitul exercitiului anterior:

-31.12.N+1, inregistrarea ajustarii pentru depreciere (valoare contabila = 300 lei, valoare de inventar = 200 lei, depreciere = 100 lei):

-01.01.N+2, anularea ajustarii inregistrate la sfarsitul exercitiului anterior:

-31.12.N+2, inregistrarea ajustarii pentru depreciere (valoare contabila = 300 lei, valoare de inventar = 280 lei, depreciere = 20 lei):

-01.01.N+3, anularea ajustarii inregistrate la sfarsitul exercitiului anterior:

-03.02.N+3, consumul materiilor prime: