ORGANIZAREA SI CONDUCEREA CONTABILITATII FINANCIARE

Organizarea si conducerea contabilitatii financiare

Contabilitatea financiara, numita si generala, are ca obiect inregistrarea tuturor operatiilor care afecteaza patrimoniul intreprinderii, spre a determina rezultatul financiar al acesteia. Faptul ca obiectul ei este omogen, fara diferente apreciabile de la o unitate la alta, face ca, in practica, contabilitatea financiara sa fie unitara si ip obligatorie. Ea prezint un interes major pentru stat, care vrea sa controleze aplicarea metodelor de evaluare a diferitelor elemente ale patrimoniului si stabilirea rezultatelor ce formeaza baza de determinare a impozitelor pretinse de fisc.

Contabilitatea financiara prezinta urmatoarele caracteristici:

- se realizeaza dupa o schema normalizata, respectiv unificata, impusa de catre autoritatile fiscale si de cerintele de control ale statului;

- este organizata in vederea prezentarii patrimoniului organismelor si persoanelor externe;

- prezinta patrimoniul unitatilor intr-o viziune globala, nepropunandu-si furnizarea unor informatii de detaliu;

- din ratiuni juridice si fiscale, rezultatele financiare au in vedere, de regula, un ciclu de un an, numit si exercitiu financiar.

In Romania, exercitiul financiar corespunde cu anul calendaristic si se poate nota cu "N". El incepe la 1 ianuarie si se incheie la 31 decembrie, cu exceptia primului an de activitate, cand acesta incepe la data infiintarii. Exercitiul financiar precedent se noteaza cu "N-1" iar cel viitor cu "N+1".

Contabilitatea financiara are si anumite limite si anume:

- nu permite comparari in timp si spatiu (intre intreprinderi) ale rezultatului global si ale situatiilor financiare;

- rezultatul global, calculat provizoriu lunar si definitivat anual, nu este suficient pentru a conduce bine gestiunea unitatii. Nu permite cunoasterea contributiei fiecarui produs sau sector de activitate, la rezultatele financiare ale unitatii.

Contabilitatea de gestiune mai poate fi denumita si contabilitate manageriala sau contabilitate interna. Conducerea ei este obligatorie si pentru unitatile mici si mijlocii care desfasoara activitati de productie sau prestari de servicii. Caracteristicile contabilitatii de gestiune pot fi formulate astfel:

- are ca obiect gestiunea interna a patrimoniului si ofera un evantai de solutii pentru gestionarea corecta a unitatii;

- este o contabilitate supla, adica adaptata la toate unitatile, oricare ar fi marimea, activitatea si structura lor;

- este condusa cu periodicitate variabila, adesea legata de ciclul de exploatare;

- acopera insuficientele contabilitatii financiare in materie de gestiune interna a unitatii.

Forta probatoare a contabilitatii in raporturile juridice se infaptuieste prin respectarea urmatoarelor reguli: inregistrarea completa si continua; uniformitatea inregistrarii contabile; fundamentarea documentara a inregistrarii contabile si tinerea contabilitatii.

Inregistrarea completa si continua. Consta in reprezentarea in scris a tuturor operatiilor economice si financiare care modifica masa patrimoniului intreprinderii. Continuitatea in timp a inregistrarii contabile se asigura prin aceea ca, in toate cazurile, evidenta incepe cu starea initiala si se termina cu starea finala, care la randul sau devine o componenta a lucrarilor contabile de deschidere pentru perioada urmatoare.

Pentru a se realiza inregistrarea completa si continua, entitatea este obligata sa conduca urmatoarele registre: registrul-jurnal; registrul-inventar si cartea mare. Primele doua au regim de inregistrare la administratia fiscala. Prin inregistrare ele pot fi admise ca proba in cadrul litigiilor, in caz de faliment, precum si in orice situatii.

Din cadrul registrelor de contabilitate, enumerate mai sus, registrul-jurnal este documentul oficial care atesta inregistrarea tuturor operatiilor economice, financiare si juridice pe care le efectueaza o entitate. De aceea, in mai multe tari, se considera ca intocmirea zilnica a jurnalului reprezinta controlul documentar de fond asupra reprezentarii contabile.

Uniformitatea inregistrarii contabile impune respectarea unui formalism care sa garanteze ireversibilitatea inregistrarilor contabile. Astfel, asa cum se degaja din art.2 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, registrele de contabilitate se utilizeaza in stricta concordanta cu destinatia acestora si se prezinta in mod ordonat si completate, astfel incat sa permita, in orice moment, identificarea si controlul operatiunilor patrimoniale efectuate. De asemenea, registrele de contabilitate se numeroteaza inainte sau pe masura intocmirii lor, iar la inchiderea conturilor acestea se bareaza, nefiind admisa inregistrarea unor operatii ulterioare. Pentru verificarea inregistrarii corecte in contabilitate a operatiilor patrimoniale se intocmeste lunar balanta de verificare.

In cazul sistemelor informatice, trebuie respectate normele contabile privind culegerea, prelucrarea si stocarea datelor inregistrate in contabilitate. Ireversibilitatea vizeaza si modul de reconstruire a documentelor contabile de corectare a erorilor contabile in mod curent in procesul de prelucrare si stocare a datelor si ulterior dupa inchiderea exercitiului financiar.

Fundamentarea documentara a inregistrarii contabile impune consemnarea operatiilor patrimoniale in momentul efectuarii lor intr-un inscris care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ. Asa cum prevede Legea contabilitatii nr.82/1991, documentele justificative angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat ori inregistrat in contabilitate, dupa caz.

Tinerea contabilitatii. Agentii economici sub forma regiilor autonome sau nationale, societatilor agricole, organizatilor cooperatiei mestesugaresti, organizatiilor cooperatiei de consum si de credit si alte persoane juridice asimilate organizeaza si tin contabilitatea, de regula, in compartimente distincte, conduse de directorul financiar-contabil, contabilul-sef sau alta persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie. Aceste persoane trebuie sa posede studii economice superioare.

Modalitatile de tinere a contabilitatii unitatilor sunt prevazute prin lege si ele pot fi urmatoarele:

a) prin compartimente distincte conduse de catre directorul financiar-contabil, contabilul-sef sau alta persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie. Aceste persoane trebuie sa posede studii economice superioare.

Compartimentele financiar-contabile se intalnesc la intreprinderile mijlocii. Ele sunt constituite dintr-un grup stabil de persoane subordonate unui conducator unic, ce au atributii cu caracter permanent in domeniul financiar-contabil.

b) prin persoane juridice autorizate reprezentate de societati comerciale infiintate in baza legislatiei romanesti, care au ca obiect tinerea contabilitatii pentru terti si care sunt autorizate in acest scop de Corpul Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania. Aceste unitati sunt inscrise in tabloul expertilor contabili si contabililor autorizati, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei. Raspunderea pentru tinerea corecta si la zi a contabilitatii revine persoanei juridice autorizate.

c) prin persoane fizice, dupa cum urmeaza:

- persoane fizice autorizate, adica cele care au calitatea de contabil autorizat sau expert contabil. O asemenea calitate se atribuie de catre comisiile stabilite prin Ordin comun al Ministerului Finantelor Publice si al Ministerului Educatiei si Cercetarii, pe baza examenelor organizate de Corpul Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania (CECCAR). Aceste persoane pot sa execute lucrari in domeniul contabilitatii, in baza unui contract de munca (deci in regim de angajare) sau pot incheia contracte de prestari de servicii unitatii beneficiare. Ele tin contabilitatea potrivit legii, intocmesc situatiile financiare si raspunde de lucrarile executate.

- persoane fizice calificate, adica cele cu pregatire economica superioara sau medie, dar care nu au dobandit calitatea de expert contabil sau contabil autorizat. In aceasta categorie intra economistii, indiferent de specialitatea dobandita in facultate, contabilii sau alte calificari asimilate care au urmat scoli medii economice sau scoli postliceeale economice, recunoscute de Ministerul Educatiei si Cercetarii, in care au avut ca disciplina de studiu contabilitatea. Aceste persoane pot tine contabilitatea si intocmi situatiile financiare, numai daca sunt angajate ale unitatilor economice, potrivit legii. Raspunderea pentru conducerea corecta a contabilitatii si intocmirea bilantului contabil, revine in toate cazurile persoanelor fizice calificate la care ne-am referit, precum si patronului.

- persoane fizice care nu au calificarea necesara in domeniul contabilitatii, adica au alte calificari decat cele specifice economistilor, contabililor sau celor asimilati acestora.

Din cel aratate se desprinde cateva concluzii de care trebuie sa tina seama conducatorii unitatilor, si anume:

raspunderea pentru organizarea contabilitatii, potrivit legii, revine administratorului sau altei persoane care are obligatia gestionarii patrimoniului;

raspunderea pentru tinerea contabilitatii revine acestora numai cand unitatea nu are compartiment financiar-contabil si nu foloseste persoane fizice si juridice autorizate.

Forma de inregistrare contabila poate fi definita ca ansamblul mijloacelor de lucru existente si a modalitatilor de utilizare a acestora folosite in contabilitatea curenta a agentilor economici.

Ea asigura inregistrarea documentelor justificative in ordine cronologica (in ordinea documentelor sau a numarului de ordine al acestora) si sistematica (dupa natura si felul lor) privitoare la toate operatiile economice ale unitatilor.

O forma de inregistrare contabila presupune imbinarea urmatoarelor elemente:

formularistica de lucru utilizata;

modul de completare a formularisticii de lucru;

tehnica de calcul utilizata;

In decursul timpului, formele de inregistrare contabila au evoluat, s-au perfectionat continuu.

Formele de inregistrare contabila cu cea mai mare raspandire la agentii economici din Romania sunt:

forma de inregistrare contabila "maestru-sah";

forma de inregistrare contabila "pe jurnale";

forme de inregistrare contabila adaptate la echipamentele moderne de prelucrare a datelor;

Forma de inregistrare "maestru-sah" se aplica intr-un numar mare de unitati, fiind apreciata ca o forma de inregistrare simpla, usor accesibila lucratorilor contabili. Are o productivitate a muncii redusa, deoarece se bazeaza pe inregistrarea bilaterala in conturi a operatiilor economice respective, atat in debitul cat si in creditul conturilor, fiecare avand si conturi corespondente. Formularistica de lucru utilizata este formata din note de contabilitate, jurnal de inregistrare, registrul jurnal, fise sintetice sah, fise de cont analitic, balanta de verificare, bilantul contabil, registrul inventar.

Forma de inregistrare contabila "pe jurnale" asigura inregistrarea operatiilor economice si financiare in mod cronologic si sitematic, direct din documentele primare si centralizatoare in jurnal, care constituie instrumentul de lucru de baza in aceasta forma de inregistrare contabila.

Prezinta avantajul ca inregistrarea operatiilor economice se face unilateral, adica o singura data in creditul conturilor, in corespondenta cu conturile debitoare. Formularistica de lucru utilizata este formata din: jurnale, registrul-jurnal, situatii auxiliare, fise de cont analitice, balante de verificare, bilantul contabil, registrul inventar.

Forme de inregistrare contabila adaptate la echipamentele moderne de prelucrare a datelor. Ca urmare a cresterii gradului de dotare a economiei nationale cu echipamente moderne de prelucrare a datelor, tot mai multi agenti economici trec de la formele clasice de inregistrare contabila la forme moderne, adaptate calculatoarelor electronice. Acestea au in vedere in general, aceleasi formulare de lucru specifice formelor de inregistrare clasice, pe care le adapteaza posibilitatilor de lucru ale calculatoarelor electronice.

Prin Regulamentul de aplicare a Legii contabilitatii, persoanele fizice si juridice care utilizeaza sisteme de prelucrare automata a datelor, au obligatia sa asigure:

efectuarea controlului legal intern si extern;

respectarea normelor contabile, stocarea, pastrarea sub forma suportilor tehnici si controlul datelor inregistrate in contabilitate.

Elaboratorii de programe informatice au obligatia de a prevedea, prin contractele de livrare a programelor informatice, clauze privind intretinerea si adaptarea produselor livrate, precum si clauze privind eliminarea probabilitatilor de modificare a procedurilor de prelucrare a datelor de catre utilizatori.