PRACTICA - CONTRACTAREA, LIVRAREA PRODUSELOR SI INCASAREA SUMELOR FACTURATE

CONTABILITATE SI INFORMATICA DE GESTIUNE

PRACTICA DE SPECIALITATE

CONTRACTAREA, LIVRAREA PRODUSELOR SI INCASAREA SUMELOR FACTURATE

APLICAREA METODEI MERISE DE PROIECTARE A SISTEMELOR INFORMATICE IN CAZUL APLICATIEI PENTRU CONTRACTAREA, LIVRAREA PRODUSELOR SI INCASAREA SUMELOR FACTURATE

1.1. Modelarea globala

1.1.1. Modul de operare in regim manual si cerinte impuse aplicatiei de beneficiar

Aplicatia informatica de contractare, livrare a produselor si incasare a sumelor facturate a fost conceputa pe modelul societatii comerciale INTERMAR S.R.L. din Constanta care produce detergenti si produse cosmetice, unele dupa licenta straina.

Societatea isi desface marfa pe baza de contracte, dar primeste si comenzi cu livrare imediata.

Bineinteles ca si clientii care incheie contracte, incep prin a trimite o comanda, dar aceasta vizeaza de regula o colaborare mai luga, deci livrari ritmice pe o perioada mai indelungata. Astfel de comenzi constituie inceputul unei etape care se termina cu incheierea contractelor de livrare a produselor comandate de catre beneficiari. Activitatea ce face obiectul prelucrarii automate a datelor incepe cu evidenta contractelor, care sunt preluate si de biroul planificare productie, dar si de cel de desfacere. Aceasta aplicatie se refera la activitatea de desfacere. In cadrul ei, fiecarui contract i se asociaza niste produse contractate fiecare cu termen de livrare. Cand se pregateste o transa de produse, se extrage din produse contractate produsele ce trebuie livrate pana la o data specificata si se constituie intr-o comanda interna pe care prin program incercam s-o onoram. Produsele extrase din gestiune, trec in tabelul produse livrate, in factura si eventual in avizul de expeditie. Situatiile statistice asociate aplicatiei se refera la ce trebuia livrat (produse contractate), ce s-a livrat (produse livrate), facturi achitate (extrase de cont), eventuale diferente intre produse contractate si produse livrate, intarzieri in plata facturilor, dar si la facturi refuzate si corectii la produse livrate care pot sa apara ca urmare a unor diferente intre factura si real primit de beneficiar (client) constatate la receptia marfii sau ca urmare a unor obiectii la facturi refuzate.

Produsele prin care se face corectia se introduc in tabelul produse contractate si sunt tratate la fel cu celelalte produse de acest tip, cu observatia ca la nr. contractului se adauga informatia numita tip document aditional, nr. si data.

De remarcat ca unele marfuri ce se desfac de aceasta societate au termene de garantie, altele pot avea preturi diferite chiar in cadrul aceluiasi fel de marfa (in functie de valoarea facturii si de volumul de marfa preluat de client) si ca urmare, in aceasta aplicatie este necesar sa se tina gestiunea nu numai pe coduri de marfuri ci si pe loturi. In plus, pentru a face fata deselor schimbari de reguli privind adaosul comercial si TVA-ul beneficiarul a solicitat ca programul sa poata opera atat cu procent TVA si procent de adaos comercial constant, cat si cu procente specifice fiecarui cod de marfa. Atat necesitatea gestiunii marfurilor pe loturi cat si utilizarea unor procente de adaos comercial si TVA specifice fiecarui cod de marfa complica substantial algoritmii utilizati in aceasta aplicatie. Totusi acest efort suplimentar se lasa si cu niste consecinte care sunt de natura sa-l bucure pe utilizator. Printre acestea se numara si faptul ca aplicatia poate genera o lista cu marfurile a caror termen de expirare se apropie de un termen critic si permite luarea unor masuri de valorificare in timp util a acestor marfuri.

La implementare, aplicatia trebuie sa permita preluarea datelor de baza necesare cum ar fi cele din structura nomenclatorului de marfuri, a tabelului cu clienti, a stocurilor initiale, a datelor despre societate care trebuie specificate pe documentele ce se vor elabora automat, etc.

Aplicatia presupune ca in sistemul informatic al societatii mai exista o aplicatie care deserveste activitatea de receptie a marfurilor primite de la furnizor, de elaborare a NRCD-urilor - ocazie care rezolva si problema calcularii principalelor coloane din NRCD cum ar fi pretul de vanzare si valoarea TVA-ului aplicat pe pretul de vanzare, precum si operarea automata a NRCD-urilor in gestiune.

In ce priveste tranzactiile cu marfuri, se presupune ca exista o alta aplicatie care permite redactarea bonurilor de consum si a notelor de transfer simultan cu operarea automata a tranzactiilor in stocurile afectate.

Pentru managementul gestiunii marfurilor, aplicatia permite elaborarea fisei de magazie, a fisei contabile, a situatiei stocurilor de produse, a productiei contractate, a produselor livrate, a listei cu marfuri a caror durata de expirare se apropie de sfarsit, a celei cu marfuri a caror stoc a scazut sub limita admisibila ,etc.

In tabelul cu facturi vom introduce un camp suplimentar numit termen de achitare.

Incasarea sumelor facturate face obiectul capitolului III.

1.1.2. Documente de intrare-iesire

In cadrul acestei aplicatii se lucreaza cu comenzi primite de la clienti, contracte, facturi emise catre clienti siavize de insotire a marfii. Ocazional se mai pot folosi bonuri de consum si de transfer.

Intrucat documentele enumerate mai sus sunt documente tipizate si spatiul disponibil pentru aceasta lucrare este limitat, nu mai prezint machetele lor.

1.2. Modelarea conceptuala.

1.2.1. Modelul conceptual al datelor (MCD) pentru contractarea, livrarea si incasarea produselor

1.3. Modelarea logica

1.3.1 Dictionarul atributelor

Mai sunt si alte campuri decat cele specificate in tabelul de mai sus dar din lipsa de spatiu prezint doar o parte din ele , suficient cat sa se vada structura bazei de date si a unui tabel de tip dictionar atribute.

1.3.2 Modelul logic de date

Modelul logic de date (MLD) este prezentat pe pagina urmatoare.

Modelul logic de date (MLD)

1.3.3 Modelul logic de prelucrare (MLP) se refera la principalele activitati ce au loc in procesul de desfacere si anume:

- stocarea in calculator a comenzilor primite si a contractelor;

- preluarea in calculator a cererilor de produse prevazute in comenzile sau contractele clientilor;

- studiul manual sau automat a disponibilului de marfa pentru cererile clientilor;

- compunerea (prin tastare manuala) a antetului facturii ce se va elibera clientului si completarea prin tastare manuala sau prin program a randurilor din aceasta factura;

- compunerea automata a avizului de insotire care se refera la factura ce se va elibera clientului;

- printarea facturii si a avizului de expeditie ce se refera la marfa expediata la cererea clientului.

- inregistrarea produselor livrate si a eventualelor restante fata de c-da.

Deoarece activitatile enumerate mai sus nu presupun corelari in timp real intre diferite birouri sau operatori de calculator, nu este necesara o reprezentare grafica a fluxului acestor activitati, in schimb dificultatea algoritmului de rezolvare a unora dintre aceste operatii cum ar fi verificarea automata a disponibilitatii de marfa mergand pana la formarea intreg necesarului de marfa din mai multe loturi sau magazii (daca este cazul), precum si scaderea corespunzatoare din gestiune a marfurilor selectate pentru distribuire, face necesara o prezentare mai riguroasa a schemei logice de procedura a fiecareia dintre aceste activitati. Aceasta prezentare se poate vedea in sectiunea referitoare la modelarea fizica a prelucrarilor.

1.4. Modelarea fizica

1.4.1. Modelul fizic al datelor se poate vedea din machetele principalelor tabele folosite in aceasta aplicatie si anume

Macheta tabelului marfa (nomenclatorul de marfa)

Macheta tabelului stoc1 (stoc2, stoc3)

Macheta tabelului Clienti

Macheta tabelului Comanda (antet)

Macheta tabelului linii c-da

Macheta tabelului Contracte

Macheta tabelului factura clienti

Macheta tabelului Linii_factura

Macheta tabelului Loturi

Macheta tabelului produse contractate

Macheta tabelului produse livrate

Macheta fiselor de cont analitice sau fise contabile (tranzactii)

1.4.2. Interfata cu utilizatorul

Un punct de plecare pentru interfata cu utilizatorii il constituie meniul aplicatiei.

Meniul aplicatiei reflecta principalele faze din activitatea de gestiune a stocurilor de marfuri: implementare, activitatea agentilor care desfac marfurile, primirea (receptia) marfurilor, predarea (vanzarea) marfurilor, cu accent pe automatizarea procesului de repartizare a marfurilor pe comenzi si pe operarea automata a modificarii soldurilor ca urmare a acestor repartizari, stocarea de informatii pentru salarizarea in acord a agentilor pe baza volumului de vanzari realizat de fiecare agent, elaborarea bonurilor de consum (daca este cazul) si a notelor de transfer, a fiselor de magazie si a altor liste ce contin date de interes pentru managementul contabilitatii de gestiune.

Principalele submeniuri ale meniului acestei aplicatii sunt urmatoarele:

- implementare;

- clienti

- predare marfa;

- liste cu situatii;

- stocuri si fise contabile

Optiunile celor mai importante submeniuri vor fi urmatoarele:

Aproape toate optiunile de meniu au asociat cate un videoformat de preluare date sau comenzi.

Cel mai complex videoformat este cel al preluarii si onorarii comenzilor, adica videoformatul Comanda pentru contract. Macheta sa este prezentata pe pagina urmatoare.

De pe aceasta macheta se poate vedea ca ea contine toate butoanele necesare pentru a procesa o comanda, de la preluare, cautare marfa ceruta de client prin comanda, pana la elaborare automata a facturii, vizualzarea si tiparirea ei. Aceasta inseamna ca fiecare din aceste butoane va trebui sa execute cate o procedura materializata printr-un program. Un exemplu de astfel de procedura este prezentat in sectiunea 1.4.3.

1.4.3. Modelul fizic al prelucrarilor

Gestiunea are in vedere posibilitatea existentei mai multor gestiuni in cadrul unei societati, precum si a gestiunii de marfuri care necesita evidenta pe loturi determinate fie de termene de garantie diferite fie de preturi unitare diferite.

Schema procedurii de satisfacere automata a cererilor incluse intr-o comanda corelata cu operarea automata in sold a marfurilor repartizate pe o comanda este data mai jos, dupa macheta comenzii .

Scheme asemanatoare au fost intocmite si pentru celelalte butoane, dar pentru spatiul de care se dispune intr-o lucrare de licenta este suficient un exemplu de schema mai reprezentativ ca cel de mai jos.

Pe baza acestui proiect s-a trecut la elaborarea programelor pentru aplicatia informatica de desfacere a marfurilor pe baza de comanda aplicatie ce constituie tema prezentului proiect de licenta.

Posibilitatile oferite utilizatorului de acest program se pot vedea in sectiunea 1.5. unde este prezentat manualul de utilizare.

BIBLIOGRAFIE

1. Nicolae Dumitru Davidescu, 'Sisteme informatice financiar - bancare' vol. I si II, Editura All Beck, Bucuresti, 1998.

2. Dumitru Oprea, 'Analiza si proiectarea sistemelor informationale economice' Ed. Polirom, Iasi, 1999.

3. Iatan Elena, "Contabilitate aprofundata", Editura Muntenia, Constanta, 2004.

4. Iatan Elena, "Contabilitate de gestiune, Editura Muntenia & Leda, Constanta, 2002.

5. Gheorghe Dumitru, 'Contabilitate financiara', Editura Muntenia, Constanta, 2005

6. Stefan Florea, 'Bazele contabilitatii', Editura Ex Ponto, Constanta, 2003.

7. Stefan Florea, 'Contabilitate financiara. Sinteze teoretice, aplicatii practice, teste grila', Editura Ex Ponto, Constanta, 2004.

8. Gheorghe Popescu si Elena Popescu, ' Sisteme informatice. Proiectare si programare in Aceess ', Ed. "Ovidius" University Press, Constanta, 2003.

9. Gheorghe Popescu, "Laborator si ghid interactiv pentru programarea sistemelor informatice de gestiune" , Ed. "Ovidius" University Press, Constanta, 2004.

10. Ioan Lungu, Gheorghe Sabau, s. a., "Sisteme informatice: analiza, proiectare si implementare", Ed. Economica, Bucuresti, 2003.

11. Ioan Rosca, Emilian Macovei, Nicolae Davidescu si Vasile Raileanu, "Proiectarea sistemelor informatice financiar-contabile", Ed. Didactica si Pedagogica, Bucuresti, 2003.

12. Dorin Zaharie si Ioan Rosca, 'Proiectarea obiectuala a sistemelor informatice', Ed.Dual Tech, Bucuresti, 2003.

13. Nicolae Feleaga, "Tratat de contabilitate financiara", Ed. economica, vol. I si II, Bucuresti, 2002.

14. Pavel Nastase si altii 'BAZE DE DATE Microsoft ACCESS 2000 ', Editura Teora , Bucuresti, 2000.