Verificarea, circulatia si pastrarea documentelor contabile

Verificarea, circulatia si pastrarea documentelor contabile

Inregistrarea in contabilitate a documentelor justificative este precedata de verificarea respectarii conditiilor de forma si de fond pentru depistarea eventualelor erori.

Verificarea d.p.d.v. al formei se refera la utilizarea modelului de document corespunzator operatiei consemnate, completarea tuturor datelor cerute de document, existenta semnaturilor persoanelor autorizate se aprobe operatiunile respective, existenta numarului de exemplare stabilit.

Verificarea de fond a documentelor vizeaza necesitatea, oportunitatea, legalitatea, realitatea si eficienta economica a operatiunii consemnate in aceste documente.

Aceasta verificare intra in atributia persoanei imputernicite sa exercite controlul financiar preventiv, iar in lipsa acestuia in atributia administratorului societatii.

Verificarea de fond are loc de regula inaintea efectuarii operatiei.

Din momentul intocmirii lor pana in momentul arhivarii, documentele contabile parcurg un traseu prestabilit. Pentru eliminarea pierderilor inutile de timp si chiar a pierderii fizice a documentelor este recomandat sa se intocmeasca un grafic de circulatie al documentelor in fiecare unitate pentru fiecare document. Acest grafic care poate fii prezentat sub forma unei scheme bloc orizontale sau verticale, prevede: cine intocmeste un document si in cate exemplare, cine avizeaza si aproba documentul respectiv, unde se trimite fiecare exemplar si in final unde se arhiveaza.

Pastrarea documentelor contabile este reglementata prin legea contabilitatii si legea arhivelor. Conform acestora documentele justificative si registrele contabile se pastreaza in arhiva unitatilor patrimoniale timp de 10 ani cu exceptia statelor de plata a salariilor si a bilanturilor contabile care se pastreaza timp de 50 de ani. In caz de pierdere sau de distrugere a unor documente contabile se vor lua masuri de reconstituire a acestora in termen de 30 de zile de la constatare. Ele vor purta mentiunea "reconstituit". Documentele contabile se pastreaza in arhive care pot fii:

arhive curente - in care se pastreaza documentele din anul precedent si din anul curent;

arhive generale - in    care se pastreaza toate documentele unei unitati patrimoniale pe perioade prevazuta de lege.