MODALITATEA DE AUDITARE

MODALITATEA DE AUDITARE

Efectuarea unui audit al sisitemului calitatii presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

Declansarea auditului

Pregatirea si realizarea auditului

Elaborarea documentelor acestuia

Incheierea auditului

Urmarirea implementarii actiunilor corective

a)     Declansarea auditului - presupune stabilirea obiectivului auditului, frecventei acestuia si examinarea peliminara (prin auditul de preevaluare).

Obiectivul auditului este stabilit de client. Se recomnada ca aceasta decizie sa fie luata impreuna cu responsabilul auditului, putand fi consultata si intreprinderea auditata. Clinetul stabileste, de asemenea, standardele sau documentele de referinta pentru efectuarea auditului sistemului calitatii.

Frecventa auditurilor este stabilita tot pentru client, in functie eventualele modificari importante intervenite in managementul intreprinderii, care ar putea afecta sistemul calitatii acestuia, de modificarile aduse in mod direct sistemului, etc. Pot fi luate in considerare si concluziile auditurilor anterioare.

Examinarea preliminara (auditul de preevaluare) consta in analiza documentatiei referitoare la metodele utilizate de cel auditat pentru satisfacerea cerintelor sistemului calitatii. Principalul document analizat este manualul calitatii, sau un document echivalent cu aceasta.

b)    Pregatirea auditului presupune elaborarea unui plan de audit, organizarea echipei de audit si stabilirea documentelor de lucru, care vor fi utilizate pe parcursul desfasurarii auditului.

Planul de audit trebuie aprobat de client si comunicat auditorilor si celui auditat. Se recomanda ca acest plan sa fie astfel conceput incat sa aiba flexibilitatea necesara pentru a putea fi adaptat unor situatii concrete, pe baza informatiilor obtinute in timpul efectuarii auditului.

Organizarea echipei de audit. Auditul sistemului calitatii poate fi efectuat de unul sau mai multi auditori. Responsabilitate generala a auditului revine responsabilului de audit. El trebuie sa aiba capacitatea, experienta si autoritatea necesara pentru a lua deciziile referitoare la conducerea auditului, in toate fazele desfasurarii acestuia. Responsabilul de audit stabileste atributiile fiecarui auditor din cadrul echipei de audit, pe elemente ale sistemului calitatii, sau pe compartimenele intreprinderii.

Stabilirea documentelor de lucru. Pentru facilitatea desfasurarii auditului si pentru consemnarea si raportarea concluziilor pot fi utilizate urmatoarele tipuri de documente: liste de verificare pentru evalurea fiecarui element al sistemului calitatii; formularea pentru raportarea observatiilor auditorului; formulare pentru documentarea dovezilor care vor servi la fundamentarea concluziilor finale ale auditorilor, etc.

Documentele de lucru trebuie astfel concepute incat sa nu limiteze activitatiile sau investigatiile suplimentare, care pot deveni necesare pe parcursul desfasurarii auditului.

c)     Efectuarea auditiului presupunerea parcurgerea a trei etape: reuniunea de deschidere, examinarea propiru-zisa a elementelor sistemului calitatii si reuniunea de inchidere a auditulu:

Reuniunea de deschidere are loc in urmatoarele scopuri: prezentarea membrilor echipei de audit conducerii intreprinderii auditate, discutarea obiectivelor si domeniul de aplicare al auditului, prezentare succinta a metodelor si procedurilor care vor fi utiliate pentru efectuarea auditului, determinarea sistemului oficial de comunicare intre echipa de audit si cel auditat, confirmarea asigurarii mijloacelor si facilitatilor necesare efectuarii auditului, confirmarea datei la care va avea loc reuniunea de incheiere, precum si reuniunile intermediare ale echipei de audit cu conducerea intreprinderii, clasificarea detaliilor planului de audit.

Examinarea sistemului calitatii sau a unor elemente ale acestuia, presupune culegerea dovezilor si formularea observatiilor auditorilor

culegerea dovezilor se realizeaza prin analiza documentelor, chestionarea personalului implicat in domeniul auditat si prin observarea directa a desfasurarii activitatilor in domeniul respectiv

observatiile auditorilor, formulate dupa auditarea tutror activitatilor, sunt analizate de echipa de audit, pentru a se stabili care din ele vor fi raportate ca neconformitati. Aceste neconformitati trebuie sa fie documentate clar si concis si demonstrate pe baza unor dovezi corespunzatoare. Identificarea neconformitatilor de analizeaza in raport cu cerintele specificate in standard sau in alte documente de referinta al auditului. Se recomnada ca observatiile sa fie analizate de responsabilul de audit impreuna cu reprezentantul conducerii intreprinderii auditate.

Reuniunea de incheiere cu conducerea intreprinderii are loc inainte de elaborarea raportului de audit. La aceatsa reuniune participa si responsabilii domeniilor auditate. Responsabilul auditului prezinta constatarile echipe de audit si concluziile acesteia privind eficacitatea sistemului calitatii in realizarea obiectivelor. Auditorii pot face recomandari, daca acast lucru este cerut de intreprinderea auditata, privind imbunatatirea sistemului calitatii.

d)    Elaborarea si gestionarea documentelor auditului. Principalul document cu care se finalizeaza auditul sistemului calitatii este raportul de audit

Elaborarea raportului de neconformitate si deaudit, care se realizeaza sub coordonarea responsabilului de audit

Difuzarea raportului de neconformitate si de audit. Rapoartele sunt predate clientului de catre responsabilul auditului. Clinetul este cel care pune la dispozitia conducerii intreprinderii auditate un exemplar al acestor rapoarte.

Pastrarea documentelor auditului se realizeaza potrivit celor stabilite de comun acord, de catre client, organismul auditor si cel auditat

e)     Incheierea auditului. Auditul se considera incheiat atunci cand rapoartele de audit si de neconformitate au fost predate clientului

f)      Urmarirea actiunilor corective. Responsabilitatea stabilirii actiunilor corective pentru eliminarea neconformitatilor identificate cu prilejul auditului, sau a cauzelor acestora, revine intreprinderii auditate. Responsabilitatea auditorului se limiteaza la identificarea neconformitatilor.

Clientul impreuna cu cel auditat poate stabili dupa consulatrea organismului auditor, data finalizarii actiunilor corective si a auditurilor de urmarire.