Pregatirea misiunii de audit intern

Pregatirea misiunii de audit intern

Pentru stabilirea misiunii de audit intern care urmeaza a se desfasura se analizeaza planul anual al compartimentului de audit intern, unde pentru fiecare misiune sunt prezentate urmatoarele elemente: domeniul de auditat, obiectivele, activitatile care urmeaza sa fie evaluate pentru identificarea riscurilor asociate, perioada supusa auditului, timpul afectat pentru realizarea misiunii si numarul de auditori.

In practica, in mod optional, se poate intocmi o informare - cadru privind misiunea de audit intern care urmeaza a se desfasura cu scopul de a informa propria conducere despre perioada in care se va derula misiunea, obiectivele si auditorii interni implicati si obtinerea aprobarii acesteia pentru inceperea misiunii.

Activitatea de desfasurare a unei misiuni de audit intern este deosebit de laborioasa si de aceea si in informare-cadru trebuie sa se mentioneze:

entitatea publica care va fi auditata;

cadrul legal in baza caruia se va efectua misiunea;

perioada supusa auditarii;

perioada alocata desfasurarii misiunii;

planificarea misiunii, avand ca scop alocarea timpului si a auditorilor care vor efectua activitatile preliminare si presupunand:

prelucrarea informatiilor;

analiza riscurilor asociate si interventia la fata locului;

intocmirea documentelor preliminare;

elaborarea documentelor finale;

activitatile care urmeaza a fi auditate;

instrumentele si tehnicile care vor fi utilizate;

concluzii - prin care fac recomandari in vederea indeplinirii misiunii, cum ar fi de exemplu, respectarea termenelor planificare.

Pe baza informarii - cadru aprobate se procedeaza la intocmirea si transmiterea, cu 15 zile inaintea inceperii misiunii de audit intern, a notificarii privind declansarea misiunii de audit intern. Scopul notificarii este acela ca entitatea publica care urmeaza a fi auditata sa fie instiintata asupra misiunii si principalelor obiective care urmeaza a fi auditate, duratei misiunii, interventiilor la fata locului si eventual sa furnizeze informatiile necesare, materialele care sa solicita prin acesta si, daca este cazul si exista motive intemeiate, sa obtina amanare.

In practica, pe langa misiunile de audit intern, planificate, pot, in mod exceptional, sa fie realizate si misiuni ad-hoc.

Misiunile ad-hoc se desfasoara conform procedurilor prevazute in norme, insa termenul de notificare poate fi redus, dat nu mai putin de trei zile calendaristice.

Specific realizarii misiunilor de audit intern este faptul ca, in etapa de pregatire, notificarea se inainteaza de catre structura de audit intern entitatii publice auditate, insotita de carta auditorului intern, comunicandu-se astfel drepturile si obligatiile auditorilor interni pe parcursul desfasurarii misiunii de audit.

Misiunile de audit intern se desfasoara conform normelor metodologice proprii activitatii de audit intern ale fiecarei entitati, asa cum rezulta din schema urmatoare:

Etapa I: Pregatirea misiunii de audit

Proceduri: 1. Initierea auditului

Documente:- ordinul de serviciu

- declaratia de independenta

- notificarea pv. declansarea misiunii

2. Colectarea si prelucrarea informatiilor

- lista centralizatoare a obiectelor auditabile

3. Analiza riscurilor

- tabelul "puncte tari si puncte slabe"

4. Elaborarea programului de AI

- programul de audit

- programul preliminar al interventiilor la fata

locului

5. Sedinta de deschidere

- minuta sedintei de deschidere

Etapa II: Interventia la fata locului

1. Colectarea dovezilor

- lista de verificare

- teste

- fisa de identificare si analiza a problemelor

2. Constatarea si raportarea iregularitatilor

- formular de constatare si raportare a

iregularitatilor

3.Revizuirea documentelor de lucru

- nota centralizatoare a documentelor de lucru

4. Sedinta de inchidere

- minuta sedintei de inchidere

Etapa III: Raportul de audit

1. Elaborarea proiectului de raport de AI

- proiect de raport

2. Transmiterea proiectului de raport de AI

3. Reuniune de conciliere

- minuta reuniunii de conciliere

4. Raportul final

- raportul final

5. Difuzarea Raportului de AI

Etapa IV: Urmarirea recomandarilor

1. Urmarirea recomandarilor

- fisa de urmarire a recomandarilor

2. Supervizarea

- lista de supervizare a documentelor

Autorizarea efectuarii misiunii de audit intern se realizeaza prin intocmirea si transmiterea ordinului de serviciu echipei de auditori interni. Rolul acestui document este de a repartiza sarcinile pe auditori pentru ca acestia sa poata demara misiunea de audit intern. Ordinul de serviciu reprezinta mandatul de interventie dat de structura de audit intern si se intocmeste de catre coordonatorul acesteia pe baza planului de audit intern si a informarii-cadru privind efectuarea misiunii de audit intern.

Asigurarea independentei auditorilor fata de entitatile publice auditate se realizeaza prin intocmirea declaratiei de independenta, al carei scop este verificare incompatibilitatilor personale ale auditorilor interni fata de conducere si personalul entitatii auditate. Astfel un auditor nu va fi desemnat acolo unde exista incompatibilitati personale, decat daca repartizarea lui este imperios necesara, fiind furnizata in acest sens o justificare din partea conducatorului structurii de audit intern.

Prezentam in continuare declaratia de independenta intocmita de auditorul care va coordona misiunea de audit "Inventarierea patrimoniului si valorificarea rezultatelor"

Ministerul Finantelor Publice

DGFP Judetul X

Serviciul de Audit Intern

Misiunea de audit: Inventarierea patrimoniului si valorificarea rezultatelor

Numele: Calinescu Petre

DECLARATIA DE INDEPENDENTA

Data: 01.05.2005

Auditor,    Seful structurii de audit,

Calinescu Petre    Marinescu Adrian

Observatie: Incompatibilitate personala: Cu aproximativ trei ani in urma am avizat controlul financiar preventiv pentru plata salariilor in contabilitate.

Procedura de colectare si prelucrare este de fapt pregatirea informatiilor in vederea efectuarii analizei de risc si pentru identificarea informatiilor necesare, fiabile, pertinente si utile in vederea atingerii obiectivelor misiunii de audit.

Cunoasterea domeniului auditabil ii ajuta pe auditori sa se familiarizeze cu entitatea (structura) auditata.

Colectarea informatiilor din etapa de pregatire a desfasurarii misiunii de audit intern faciliteaza realizarea procedurilor specifice si in mod deosebit procedura de analiza a riscurilor.

Concret, auditorii interni:

- poarta discutii cu conducerea pentru a li se prezenta cadrul general de functionare a entitatii cand se vor solicita principalele documente: organigrama, regulamentul de organizare si functionare, fisele posturilor, regulamentele interne;

- se deplaseaza la fiecare compartiment implicat in misiunea de audit, unde se desfasoara activitatile cuprinse in plan si se familiarizeaza cu activitatea ce va fi auditata si solicitata: posturi cuprinse in schema, circulatia documentelor si situatia de la fata locului, modul de derulare a activitatii cu caracter general, procedurile, normele interne, circulare, iar daca nu au proceduri formalizate retin aceasta problema pentru etapa urmatoare de analiza a riscurilor.

Realizarea procedurii de colectare si prelucrare a informatiilor presupune din partea auditorilor un dialog profesional cu cei auditati, carora trebuie sa le comunice ca sunt prezenti pentru a intelege specificul activitatii lor si a-i sprijini pentru imbunatatirea acesteia.

Identificarea si analiza riscurilor reprezinta poate cea mai importanta procedura de pregatire a misiunilor de audit intern si se realizeaza in vederea elaborarii programului de audit (vezi paragraful tratat anterior Planificarea Auditului Intern).

Sedinta de deschidere a interventiei la fata locului se deruleaza la unitatea auditata, cu participarea auditorilor interni, sefului compartimentului si a personalului entitatii (structurii) auditate.

Scopul sedintei de deschidere il reprezinta intalnirea cu reprezentantii entitatii (structurii) auditate pentru a discuta domeniul auditului, obiectivele urmarite si modalitatile de lucru privind misiunea de audit si aducerea la cunostinta a programului de interventie la fata locului.

Ordinea de zi a sedintei de deschidere trebuie sa cuprinda: prezentarea auditorilor interni; prezentarea obiectivelor misiunii de audit public intern; stabilirea termenelor de prezentare la conducerea structurii (entitatii) auditate a stadiului verificarilor; prezentarea tematicii in detaliu; acceptarea calendarului intalnirilor; comunicarea modului de realizare a interventiei la fata locului; asigurarea conditiilor materiale necesare derularii misiunii de audit public intern.

In faza de interventie la fata locului se vor avea in vedere, fara a se limita la acestea, urmatoarele:

a). cunoasterea activitatii (sistemului, procesului) supus verificarii si studierii procedurilor aferente;

b). intervievarea personalului auditat;

c). verificare inregistrarilor contabile;

d). evaluarea eficientei si eficacitatii controalelor interne;

e). analiza datelor si informatiilor;

f). realizarea de testari;

g). Verificarea modului de indeplinire a recomandarilor aprobate prin rapoarte de audit anterioare.

Pentru realizarea obiectivelor care ii stau in fata, auditorul , in etapa interventie pe teren va apela la tehnicile si instrumentele specifice muncii de audit (verificare, observarea directa, interviul, analiza, chestionare).

Pornind de la cele mentionate, vom efectua in cadrul procedurilor de colectare a probelor o testare, utilizata atunci cand se impune:

Ministerul Finantelor Publice

DGFP a Judetului X

Serviciul de Audit Intern

TESTUL NR. 1

In situatia descoperirii de iregularitati exista o procedura speciala de raportare a lor catre conducerea entitatii,din cauza gravitatii, dar si pentru stoparea rapida a efectelor negative pe care le pot produce pentru entitatea auditata. Astfel, cand auditorii ajung la concluzia ca s-a comis o iregularitate, ei sunt obligati sa raporteze cel mai tarziu a doua zi, conducatorului structurii de audit intern, prin transmiterea "Fisei de constatare si raportare a iregularitatilor".

Revizuirea documentelor de lucru se efectueaza de catre auditorii interni inainte de intocmirea proiectului raportului de audit intern, pentru a se asigura ca documentele de lucru sunt pregatite in mod corespunzator si ca acestea furnizeazai un sprijin adecvat pentru munca efectuata si pentru dovezile/probele adunate in timpul misiunii de audit intern. Procedura de revizuire se concretizeaza in elaborarea "Notei centralizatoare a documentelor de lucru" astfel:

Entitatea..

Entitatea auditata..

NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Misiune de audit: Inventarierea patrimoniului si valorificarea rezultatelor

Perioada auditata: 01.01.2004 - 30.04.2005

Intocmit: Calinescu Petre, Avramescu George Data: 10.06.2005

Avizat: Marinescu Adrian    Data: 11.06.2005

Dosarul de audit intern sunt proprietatea entitatii publice si sunt confidentiale. Ele trebuie pastrate pana la indeplinirea recomandarilor din raportul de audit intern, dupa care se arhiveaza in concordanta cu reglementarile legale privind arhivarea.

Sedinta de inchidere a interventiei la fata locului are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a constatarilor si a recomandarilor preliminare, precum si discutarea unui plan de actiune, insotit de un calendar de implementare a acestora, ocazie cu care se intocmeste minuta sedintei de inchidere.

In cadrul sedintei de inchidere auditorii urmaresc sa se asigure ca recomandarile si constatarile sunt clare, obiective, fundamentale, relevante, usor de inteles si nu vor permite interpretari. Constatarile trebuie sa fie fundamentale pe documente doveditoare si sa faca trimitere la reglementarile nerespectate. Aceasta sedinta de inchidere este planificata cu acordul entitatii auditate si a conducatorului entitatii auditoare.

Elaborarea proiectului raportului de audit intern, care mai poarta numele de raport intermediar, presupune respectarea urmatoarelor cerinte:

a). constatarile trebuie sa apartina domeniului (obiectivelor) misiunii de audit intern si sa fie sustinute prin documente justificative corespunzatoare;

b). recomandarile trebuie sa fie in concordanta cu constatarile si sa determine reducerea riscurilor potentiale;

c). raportul trebuie sa exprime o opinie bazata pe constatarile efectuate;

d). raportul se intocmeste pe baza fiselor de identificare si analiza a personalului si a celorlalte documente de lucru.

La redactarea proiectului raportului de audit intern trebuie sa fie respectate urmatoarele principii:

constatarile sa fie prezentate intr-o maniera pertinenta si incontestabila;

evitarea utilizarii expresiilor imprecise: "se pare", "in general", "uneori", "evident", a stilului eliptic de exprimare si a limbajului abstract;

promovarea unui stil de exprimare concret si a limbajului cat mai uzual;

evitarea tonului polemic, jignitor, tendentios;

ierarhizarea constatarilor, numai cele importante vor fi prezentate in sinteza sau la concluzii;

evidentierea aspectelor pozitive si a inbunatatirilor constatate de la ultima misiune de audit intern.

Scopul elaborarii proiectului raportului de audit intern este de a prezenta cadrul general, obiectivele, constatarile, concluziile si recomandarile auditorilor interni. Pentru elaborarea acestuia se au in vedere dovezile de audit prezentate anterior.

Procedura de realizare a proiectului raportului presupune parcurgerea urmatoarelor faze:

Auditorii:

o       redacteaza proiectul raportului de audit intern;

o       indica pentru fiecare constatare din proiect dovada corespunzatoare;

o       transmite sefului structurii de audit intern proiectul, impreuna cu dovezile constatarilor.

Supervizorul:

o       analizeaza proiectul raportului de audit intern si formuleaza propuneri de modificare, daca este cazul;

o       stabileste daca proiectul in intregime sau doar parti din el trebuie sa fie transmise la compartimentul juridic pentru revizuire.

Auditorii:

o       efectueaza schimbarile propuse de catre supervizor, pe care le-au acceptat;

o       indosariaza proiectul raportului de audit intern in dosarul permanent, sectiunea A.

Proiectul raportului de audit intern se transmite la structura auditata, iar aceasta poate trimite in maximum 15 zile de la primirea punctelor sale de vedere, care trebuie analizate apoi de catre auditorii interni.

Netransmiterea punctelor de vedere in termenul mentionat mai sus presupune acordul tacit al structurii auditate in legatura cu proiectul raportului de audit intern. In aceste conditii reuniunea de conciliere nu-si mai are obiectul. Scopul transmiterii proiectului raportului de audit intern entitatii (structurii) auditate este de a-i da posibilitatea acesteia de a analiza si a formula un punct de vedere la constatarile si recomandarile auditorilor.

In termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, auditorii interni organizeaza reuniunea de conciliere cu structura auditata, in cadrul careia se analizeaza constatarile si concluziile, in vederea acceptarii recomandarilor formulate, ocazie cu care se intocmeste minuta reuniunii de conciliere. Scopul reuniunii de conciliere il constituie acceptarea constatarilor si recomandarilor formulate de catre auditori in proiectul raportului de audit intern si prezentarea calendarului de implementare a recomandarilor.

Rolul pregatirii reuniunii de conciliere revine in totalitate auditorilor, care au in vedere urmatorii pasi:

pregatesc intalnirea in termen de 10 zile de la primirea punctului de vedere al entitatii (structurii) auditate;

informeaza entitatea (structura) auditata asupra locului si datei reuniunii, la care va participa si supervizorul;

analizeaza constatarile si concluziile din proiectul raportului de audit intern in vederea acceptarii recomandarilor formulate;

discuta situatia privind recomandarile ce urmeaza a fi implementate de serviciul contabilitate.

Auditorii intocmesc minuta reuniunii de conciliere si o indosariaza in dosarul permanent, sectiunea B.

Raportul de audit intern trebuie sa includa modificarile discutate si convenite din cadrul reuniunii de conciliere. Raportul de audit intern va fi insotit de o sinteza a acestuia.

Seful structurii de audit public intern trebuie sa informeze    Uniunea Centrala de Armonizare a Auditului Public Intern (UCAAPI) sau organul ierarhic imediat superior despre recomandarile care au fost vizate de conducatorul entitatii publice. Aceste recomandari vor fi insotite de documentatia de sustinere.

Scopul acestei proceduri este prelucrarea proiectului raportului de audit intern in vederea redactarii finale dupa discutiile din cadrul reuniunii de conciliere, cand el devine complet prin includerea punctului de vedere al entitatii (structurii) auditate.

Procedura de intocmire a raportului de audit intern este realizata de catre auditori, care:

constata introducerea in raport a tuturor modificarilor aprobate in proiectul raportului de audit intern;

finalizeaza raportul de audit intern;

constata existenta unei liste complete si corecte pentru difuzarea raportului de audit intern;

semneaza raportul de audit intern pe fiecare pagina.

Seful structurii de audit transmite raportul de audit intern impreuna cu rezultatele concilierii si punctul de vedere al entitatii (structurii) auditate conducatorului entitatii publice care a aporobat misiunea, pentru analiza si avizare. Dupa avizare, raportul de audit intern, in copie, va fi remis structurii auditate.

Curtea de Conturi are acces la raportul de audit intern in timpul verificarilor pe care le efectueaza.

Ministerul Finantelor Publice

DGFP a Judetului X

Serviciul de Audit Intern

RAPORT DE AUDIT INTERN

1. Date de identificare a misiunii de audit

Echipa de auditare - a fost formata din:

Calinescu Petre - auditor coordonator al misiunii

Avramescu George - auditor, face parte din cadrul DGFP a Judetului X, Serviciul Audit Intern.

Ordinul de efectuare a misiunii de audit - auditarea activitatilor cuprinse in planul de munca s-a efectuat in baza ordinului de serviciu nr. 78/25.04.2005.

Baza legala a actiunii de auditare - auditarea s-a efectuat in baza:

planului de munca aprobat de conducerea institutiei;

Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern;

OMFP nr. 38/15.01.2003 prin care se aproba normele metodologice de aplicare a Legii nr. 672/2002;

OMFP nr. 244/2004 prin care se aproba normele proprii de exercitare a auditului intern in cadrul institutiei.

Durata actiunii de auditare - activitatea de auditare a fost desfasurata in perioada 01.05 - 15.06.2005

Perioada supusa auditarii - s-a procedat la auditarea activitatii privind modul de efectuare a inventarierii patrimoniului, desfasurata in cadrul serviciului contabilitate si serviciului administrativ in perioada 01.01.2003 - 30.04.2004

Scopul actiunii de auditare:

a da asigurari ca bunurile patrimoniale sunt inregistrate corect si cuprinse in listele de inventariere;

a da asigurari ca exista controale instituite pentru fiecare activitate sau operatiune si ca acestea functioneaza.

Obiectivele actiunii de auditare au privit:

inregistrarea si evidenta tuturor bunurilor;

inventarierea patrimoniului;

valorificarea inventarierii;

completarea registrului-inventar.

Tipul de auditare - s-a efectuat un audit de conformitate.

Metode si tehnici utilizate - au fost utilizate urmatoarele tehnici si metode:

a). verificarea in vederea asigurarii validarii, confirmarii si acuratetei inregistrarilor in contabilitate.

Ca tehnici de verificare au fost utilizate:

comparatia privind bunurile aprovizionate si cele inregistrate;

examinarea pentru detectarea erorilor de inregistrare;

garantarea pentru verificarea realitatii existentei;

urmarirea pentru a se vedea daca toate operatiunile au fost efectuate.

b). interviul pentru lamurirea de aspecte legate de organizarea si desfasurarea activitatilor;

c). esantionare pentru verificarea faptica;

d). observarea fizica in vederea formarii unei pareri proprii privind modul de intocmire si emitere a documentelor.

Ca instrument de audit s-au utilizat chestionare-lista de verificare pentru a stabili conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca fiecare obiectiv auditabil.

Documente si materiale examinate in cadrul serviciului contabilitate - verificarea la fata locului a vizat urmatoarele materiale si documente intocmite pentru perioada 01.01.2003 - 31.03.2004:

documentele de achizitii de bunuri;

contractele de achizitie publica incheiate si documentatia aferenta care a stat la baza intocmirii lor;

listele de inventariere;

angajamentele bugetare legale (globale si individuale);

foi de varsamant, ordine de plata, ordonantari de plata;

note contabile, registrul-inventar;

jurnale de conturi, jurnale de casa, balante de verificare.

Materiale intocmite pe timpul auditarii - au fost intocmite urmatoarele materiale:

foi de lucru privind descrierea activitatilor auditate;

fise de identificare si analiza a problemelor;

liste de verificare pe ibiecte;

liste de identificare si analiza a riscurilor;

fise de constatare si raportare a iregularitatilor;

tabelele punctelor tari si slabe, tematica detaliata de audit;

programul de audit, programul interventiei la fata locului;

chestionare liste de verificare;

rapoarte preliminare si finale de audit, minutele sedintelor de deschidere, inchidere, conciliere.

Organizarea serviciului contabilitate - serviciul a functionat in perioada supusa auditarii cu un numar de 10 salariati, din care un post de conducere - sef serviciu. Organizarea si functionarea serviciului au fost conforme organigramei si regulamentului de organizare si functionare.

Pentru toti salariatii au fost intocmite fise ale posturilor prin care s-au stabilit relatiile ierarhice de subordonare si sarcinile de serviciu.

Organizarea serviciului administrativ - serviciul a functionat in perioada supusa auditarii cu un numar de 7 salariati, din care un post de conducere - sef de serviciu. Organizarea si functionarea serviciului au fost conforme organigramei si regulamentului de organizare si functionare.

Pentru toti salariatii au fost intocmite fise ale posturilor prin care s-au stabilit relatiile ierarhice de subordonare si sarcinile de serviciu.

Activitati desfasurate in cadrul serviciului contabilitate:

intocmirea proiectului de buget si urmarirea executiei;

intocmirea necesarului de credite si repartizarea acestora;

organizarea si exercitarea controlului financiar preventiv;

organizarea si conducerea evidentei contabile;

intocmirea raportarilor lunare, trimestriale, semestriale si anuale;

incasarea si evidenta veniturilor;

calculul si plata salariilor;

verificarea si decontarea cheltuielilor;

alte activitati financiare si contabile.

Activitati desfasurate in cadrul serviciului administrativ:

stabilirea necesarului de achizitii publice;

efectuarea achizitiilor;

incheierea contractelor de achizitie;

urmarirea executarii contractelor de achizitie.

2. Constatari

2.1. Inregistrarea si evidenta tuturor bunurilor

2.1.1. Inregistrarea in fisele de gestiune a bunurilor primite

Pentru materialele livrate de diversi furnizori in baza facturilor fiscale emise, au fost intocmite note de receptie si constatare de diferente, dupa ce bunurile au fost receptionate atat din punct de vedere cantitativ, cat si din punct de vedere calitativ. Acestea au fost numerotate si datate in ordine cronologica, continand semnaturile membrilor comisiei de receptie si gestionarului care a preluat materialele in gestiune. Notele de receptie au fost intocmite de persoana desemnata din cadrul serviciului administrativ, fiind completata rubricatia referitoare la cantitatea livrata sau primita, punctul de aprovizionare si valoarea totala.

Dupa intocmirea notelor de receptie, originalul acestora impreuna cu facturile s-a transmis serviciului contabilitate in vederea inregistrarii in evidenta. Persoana desemnata din cadrul serviciului contabilitate a procedat la intocmirea notelor contabile, unde a mentionat simbolul conturilor corespondente aferente aprovizionarilor de materiale si valoarea materialelor primite, si la prezentarea lor contabilului-sef in vederea verificarii si avizarii, dupa care au fost prelucrate si inregistrate in registrl-jurnal.

Evidenta cantitativa a materialelor consumabile a fost realizata pe baza fiselor de gestiune (magazie), unde au fost evidentiate operatiunile de intrare si iesire a acestora si stocul faptic existent. Intrarile de materiale s-au inregistrat pe baza cantitatilor evidentiate in notele de receptie iar iesirile de materiale sunt inregistrate pe baza avizelor de insotire a marfii sau pe baza bonurilor de consum.

2.1.2 Separarea sarcinilor privind receptionarea, gestionarea, inregistrarea in contabilitate

2.1.4 Eliberarea in consum a bunurilor

Pentru eliberarea din gestiune a materialelor consumabile, combustibilul si documentelor cu regim special, au fost intocmite bonuri de consum. Bonurile de consum au fost intocmite si semnate de gestionar pentru descarcarea din gestiune a materialelor si au fost semnate de primire de persoana desemnata sa preia materialele.

Eliberarea materialelor consumabile si a documentelor cu regim special se face in baza necesarelor de materiale aprobate, in functie de care se intocmesc bonuri de consum sau avize de insotire a marfii in care se trec cantitati de materiale distribuite.

Persoanele desemnate sa ridice de la magazie materiale consumabile sau documente cu regim special semneaza bonurile de consum sau avizele de insotire a marfii in calitate de primitor, fapt care confirma ca au fost eliberate din gestiune atat cantitatile cat si tipurile de materiale specifice si aprobate in necesare.

Evidenta operativa a stocurilor a fost condusa pe fise de gestiune pentru materialele consumabile si pe fise de magazie pentru documentele cu regim special. Fisele de gestiune au fost actualizate zilnic, bonurile de consum sau avizele de insotire a marfii fiind inregistrate in ordine cronologica, cu mentionarea cantitatii distribuite, a datei de livrare, iar stocul existent a fost evidentiat dupa fiecare operatiune. Eliberarea documentelor cu regim special din gestiune a fost efectuata nominal si pe baza de semnaturi persoanei care a ridicat documentele.

2.1.5. Operarea in contabilitate a consumurilor

Operarea in evidenta contabila a consumurilor de materiale, combustibil, documente cu regim special a fost realizata pe baza notelor contabile intocmite la nivelul serviciului contabilitate al unitatii. Notele contabile au fost intocmite in baza bonurilor de consum si a avizelor de insotire a marfii prin care este specificata valsoarea contabila a bunurilor distribuite in consum.

Problema nr. 1

Criteriu

Bonurile de consum sunt formulare tipizate care trebuie completate cu datele de identificare a serviciului (compartimentului) caruia i se repartizeaza materiale consumabile in functie de necesarul de materiale intocmit si aprobat.

Fapta

Bonurile de consum intocmite nu sunt complaetate cu denumirea serciciului (departamentului) aruia i se distribuie materialele, ci numai cu numele si prenumele persoanei care le ridica.

Cauza

S-a considerat ca fiind suficienta mentionarea persoanei care ridica materialele.

Efect

Nu exista o evidenta pe servicii a materialelor consumabile ridicate, pentru a se putea compara cu necesarul solicitat sau pentru ca livrarea materialelor sa se faca in limita solicitarilor.

Recomandare

Sa se urmeasca consumurile pe fiecare serviciu in parte in limita necesarului aprobat.

Problema nr. 2

Criteriu

Bonurile de consum, conform formularului tipizat se aproba de seful compartimentului care gestioneaza stocurile de materiale si de combustibil.

Fapta

Bonurile de consum nu au fost avizate si semnalate de seful compartimentului

Cauza

Avand in vedere numarul mare de bonuri intocmite lunar, s-a considerat ca este suficienta semnalarea bonurilor de consum doar de gestionarul stocurilor de materiale.

Efect

Unele aprovizionari in cadrul compartimentului s-au facut fara stiinta coordonatorului compartimentului. In cazul in care acestea sunt intocmite si semnate doar de gestionar, este posibil sa se intocmeasca bonuri pentru un anumit compartiment, iar bunurile sa ajunga in alta parte.

Recomandare

Se va proceda la intocmirea, vizarea si semnarea bonurilor de consum pentru distribuirea materialelor de catre seful compartimentului in cauza.

2.1.6. Intocmirea bonurilor de consum

2.1.7.Inregistrarea documentelor cu regim special

Documentele cu regim special sunt primite de la Compania Nationala "Imprimeria Nationala" SA, pe baza avizelor de insotire a marfii si a facturilor de aprovizionare. Receptionarea cantitativa si calitativa a documentelor cu regim special se face in prezenta unui reprezentant al furnizorului, fiind intocmit proces-verbal de receptie, dupa care se procedeaza la intocmirea notelor de receptie. Au fost intocmite note de receptie, care au fost numerotate in ordine cronologica, datele, semnate de membrii comisiei de receptie si de gestionarul care le are in gestiune si au fost completate corect la toate rubricile prevazute de formular, cantitatile receptionate fiind cele din documentele de aprovizionare.

Evidenta operativa a documentelor cu regim special a fost realizata pe fisele de gestiune a formularelor cu regim special, deschise pe fiecare fel de document cu regim special in parte, iar in cadrul acestuia pe serii, in care au fost evidentiate operatiunile de intrare sau iesire a documentelor, inclusiv cu specificarea stocului faptic rezultat in urma acestora.

Inregistrarea intrarilor in fisele de gestiune s-a efectuat prin preluarea cantitatilor specifice in notele de receptie, iar scaderile din gestiune au fost operate pe baza avizelor de insotire a marfii si a bonurilor de consum intocmite la data ridicarii formularelor cu regim special.

Evidenta fiselor de gestiune a formularelor cu regim special a fost condusa pe baza unei fise de gestiune centralizatoare, care a fost completata atat cu intrarile cat si cu iesirile din cursul anului.

2.1.8. Existenta procedurilor scrise

2.2 Inventarierea patrimoniului

2.2.2. Inventarierea patrimoniului

In baza deciziei nr. 355/29.07.2004 emise de conducerea DGFP Judetul X, subcomisiile de inventariere a mijloacelor fixe, a obiectelor de inventar, a stocurilor de materiale si a combustibililor si a lubrifiantilor au procedat la inventarierea faptica a acestora. Procesul de inventariere a inceput cu luarea declaratiei de inventar de la gestionarul mijloacelor fixe si obiectelor de inventar si de la gestionarul stocurilor de materiale si combustibil.

Din declaratiile scrise date de gestionari rezulta ca toate valorile materiale si banesti aflate in gestiune se gasesc in cadrul institutiei, ca ei nu poseda valori materiale si banesti apartinand tertilor, nu au cunostinta de existenta unor plusuri sau lipsuri in gestiune, nu au eliberat valori materiale fara documente legale, nu au valori materiale nereceptionate, nu au documente de primire-eliberare care nu au fost operate la zi sau nu au fost predate la contabilitate si nu detin numerar din vanzarea marfurilor aflate in gestiune.

Declaratiile de inventar au fost datate si semnate atat de gestionari, cat si de membrii comisiei de inventariere.

Dupa inventarierea faptica a stocurilor de materiale din magazia Directiei Generale, subcomisia cu atributiuni in acest domeniu a procedat la verificarea fiselor de magazie si la bararea si semnarea acestora la ultima operatiune. De asemenea a fost mentionata pe fisele de magazie data la care s-au inventariat valorile materiale.

2.2.3. Intocmirea si completarea listelor de inventar

Listele de inventar au fost intocmite pentru fiecare gestiune, iar in cadrul gestiunilor s-au intocmit liste de inventariere pe fiecare loc de depozitare sau de folosinta a bunurilor, pe categorii de bunuri respectiv mijloace fixe, obiecte de inventar, materiale, iar in cadrul materialelor pe rechizite, formulare MF, imprimate MF, materiale de curatenie etc.

In urma observarii fizice a fiecarui bun s-a procedat la inscrierea acestora in liste de inventariere, semnate de membrii subcomisiei care a efectuat inventarierea si de catre gestionar.

Problema nr. 3

Criteriu

Potrivit pct. 32, alin. 2, din OMF nr. 2388/15.12.1995 pentru aprobarea normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului si art. 5 din decizia nr. 2224/20.09.2003 emisa de conducerea institutiei, listele de inventariere se semneaza, pe fiecare fila de catre membrii comisiei de inventariere.

Fapta

Din analiza esantionului a rezultat:

in unele cazuri listele de inventariere sunt semnate pe fiecare fila de un singur membru din comisia de inventariere, in unele cazuri listele de inventariere sunt semnate de toti membrii comisiei de inventariere;

in unele cazuri listele de inventariere nu sunt semnate pe fiecare fila de gestionar sau persoanele care au in primire bunurile inventariate.

Cauza

S-a considerat ca fiind suficienta una sau doua semnaturi pe fiecare lista de inventariere sau s-a omis prezentarea listei de inventariere persoanei care are in primire bunurile pentru a fi semnate.

Efect

Nerespectarea deciziei nr. 2224/2004 si neasumarea responsabilitatii in cazul in care exista diferente la valorificarea inventarierii.

Recomandare

Sa se procedeze la semnarea listelor de inventariere pe fiecare fila de catre toti membrii comisiei.

Sa se procedeze la semnarea pe fiecare fila a listelor de inventariere de catre gestionar sau persoanele care au in primire bunurile inventariate.

2.2.4. Stabilirea comisiei de inventariere

2.2.5. Existenta procedurilor scrise

2.3. Valorificarea inventarierii

2.3.1. Stabilirea si definitivarea plusurilor sau minusurilor

2.3.2. Definitivarea stocului faptic

2.3.3. Concordanta intre inventar si datele mentionate in registrul-inventar

Incheiere

Prezentul raport de audit intern a fost intocmit in baza listei centralizatoare a obiectelor auditate, a programului de audit si a celui de interventie la fata locului, a constatarilor efectuate in faza de colectare si prelucrare a informatiilor si in timpul muncii pe teren. Toate constatarile efectuate au la baza documente de lucru intocmite pe care se bazeaza sustinerile.

Auditori,    Supervizat,