Sistemul informatic - instrument al managementului organizatiilor

Sistemul informatic - instrument al managementului organizatiilor ec.- sociale: definitia , si componentele sistemelor informatice, obiective.

Componentele unui sistem informatic sunt: harware-ul , software-ul, comunicatiile, baza stiintifica si metodologica, baza informationala, utilizatorii si cadrul organizatoric. Acestea se afla in sistem intercorelate functional.

1. Hardware-ul sistemului informatic: este constituit din totalitatea mijloacelor tehnice de culegere, transmitere, stocare si prelucrare automata a datelor.
2. Software-ul sistemului informatic: este constituit din totalitatea programelor pentru functionarea sist. informatic in concordanta cu functiunile si obiectivele ce i-au fost stabilite.
3. Comunicatiile se refera la totalitatea echipamentelor si tehnologiilor de comunicatie a datelor intre sisteme.
4. Baza stiintifico- metodologica : este constituita din modele matematice ale proceselor si fenomenelor ec. metodologii , metode si tehnici de realizare a sist.    informatice.
5. Baza informationala cuprinde datele supuse prelucrarii, fluxurile informationale, sist si nomenclatoarele de coduri.
6. Utilizatorii reprezinta personalul de specialitate necesar functionarii sistemului informatic. Personalul de specialitate include informaticienii ca studii superioare si pregatire medie, analistii, programatorii, inginerii de sistem, analisti-programatori, operatorii.
7. Cadrul organizatoric este cel specificat in regulamentul de organizare si functionare al unitatii in care functioneaza sistemul informatic.

Obiectivele sistemelor informatice pentru management

A.In functie de sfera de cuprindere:

1. Obiective principale(generale)- asigurarea selectiva si in timp a tuturor nivelurilor de management cu informatii necesare si reale pt fundamentarea si elaborarea operativa a deciziilor cu privire la desfasurarea cat mai eficienta a intregii activitati.
2. Obiective secundare(derivate) - reprezinta conditii de prim ordin pt realizarea obiectivului general.

B. Din punct de vedere al domeniului de activitati asupra carora se rasfrang efectele utilizarii calculatoarelor electronice:

1.Obiective ce afecteaza activitatile de baza din cadrul organizatiilor    economice:

- cresterea gradului de incarcare a capacitatii de productie si reducerea    ciclului de fabricatie.

- cresterea volumului de productie;

- reducerea consumurilor specifice;

- cresterea productivitatii muncii;

- reducerea personalului administrativ;

- cresterea profitului si rentabilitatii;

2. Obiective ce afecteaza functionalitatea sistemului informational:

- cresterea vitezei de raspuns a sistemului la solicitarile beneficiarului;

- cresterea exactitatii si preciziei in procesul de prelucrare a datelor si informare a conducerii;

- reducerea costului informatiei;

- rationalizarea circuitelor informationale;

- sporirea completitudinii situatiilor de informare- raportare.

C. Din punct de vedere al posibilitatilor de cuantificare a efectelor acestora;

1. Obiective cuantificabile:

- accelerarea vitezei de rotatie a mijloacelor fixe;

- reducerea cheltuielilor de transport;

- reducerea cheltuielilor indirecte;

- cresterea volumului productiei;

- rationalizarea formularisticii de evidenta;

2. Obiective necuantificabile:

- sporirea calitatii produselor finite sau a serviciilor;

- reducerea muncii in asalt;

- cresterea prestigiului unitatii economice;

2. Clasificarea sistemelor informatice

A. In functie de domeniul de utilizare:

a) Sisteme informatice pentru conducerea activitatilor organizatiilor economico- sociale - specific este faptul ca datele de intrare sunt de regula furnizate prin documente intocmite de om , iar datele de iesire sunt furnizate de catre sistem tot sub forma de documente pt perceperea acestora de catre om.

b) Sisteme informatice pt conducerea proceselor tehnologice - datele de intrare sunt asigurate prin intermediul unor dispozitive automate care transmit sub forma de semnale (impulsuri electronice), informatii despre diversi parametri ai procesului tehnologic(presiune, temperatura, umiditate, nivel), iar datele de iesire se transmit de ademenea sub forma de semnale unor organe de executie.

c) Sistemele informatice pt cercetare stiintifica si proiectare tehnologica - asigura automatizarea calculelor tehnico- ingineresti , proiectare asistata de calculator.

d) Sisteme informatice pt activitati speciale - sunt destinate unor domenii specifice de activitate, ca de exemplu informare si documentare tehnico- stiintifica, medicina.

B. Dupa aportul acestora in actul decizional:

1. Sisteme informatice (SI)- decidentul are prin sist. informatic un puternic suport pt fundamentarea deciziilor sale;

- acest suport implementeaza modele matematico - economice din domeniul specific de activitate sau cu caracter general;

- sistemul informatic este asistent al decidentului

- rolul sist. informatic este de culegere si prelucrare automata a datelor .

2. Sisteme suport de decizie(SSD)

- rolul sistemului informatic in raport cu decidentul creste, ajungand sa fie un colaborator al acestuia;

- sistemele informatice executa o parte insemnata din activitatea decidentului, evoluand spre sisteme suport de decizie;

- permit prelucrarea unui volum mai mare de date si o comunicatie mai rapida si mai eficienta.

3. Sisteme expert (SE)-

- bazele de date au evoluat spre rational si distribuit, iar retelele de calculatoare locale si generale au devenit curente;

- sistemele incep sa execute o mare parte din activitatea de rezolvare a problemelor de decizie, devenind experte in domeniu.

C. Din punct de vedere al organizarii datelor

1. Sistemele informatice care au colectii de date organizate in fisiere- fisierele pot fi cu organizare clasica sau cu organizare speciala. Acest tip de sistem este tot mai rar intalnit in zilele noastre.

2. Sisteme informatice care au colectii de date organizate in baze de date- pentru acest lucru se foloseste un model de date care poate fi arborescent, retea, relational sau orientat obiect si un SGBD adecvat; cel utilizat model este cel relational.

3. Sisteme informatice mixte care au colectii de date organizate in baza de date, dar si in fisiere; astfel de cazuri apar mai ales atunci cand sistemul informatic colaboreaza cu alte sisteme sau aplicarii informatice.

3. Metodologii de realizare a sistemelor informatice: concepte utilizate.

Desi exista standarde internationale de realizare a sistemelor informatice, acestea sunt folosite partial datorita deficientelor si in mare masura datorita lipsei de popularitate a lor.

In realizarea unui sistem informatic, etapele de realizare- analiza, proiectare si implementare- sunt unanim recunoscute de toti realizatorii de sist informatice.

Referitor la etapele de realizare a sistemelor informatice, conceptele utilizate in metodologiile existente sunt:

1. Proces/ etapa - un ansamblu de activitati intercorelate, care utilizeaza resurse in vederea atingerii unei functii obiectiv, bine stabilite

Conform standardului ISO 2207/2005, procesele pot fi primare, suport si organizatorice:

- procesele primare- procesul de achizitie, procesul de furnizare, procesul de dezvoltare, procesul de expoatare, procesul de intretinere;

- procesele suport- procesul de documentare, procesul de asigurare al calitatii, procesul de analiza, procesul de testare, procesul de auditare, procesul de rezolvare a problemelor.

- procese organizatorice- procesul de management, procesul de infrastructura, procesul de instruire, procesul de imbunatatire.

2. Fluxurile de lucru - in unele metodologii, echivalentul este calea , iar in altele se propune conceptul de flux de lucru.

3. Activitatea- cuprinde tipurile de actiuni intreprinse pt utilizarea eficienta a resurselor.

4. Faza- intervalul de timp cuprins intre doua puncte- cheie ale unui proces, pe durata caruia este atins un set bine definit de obiective.

5. Pasii- reprezinta o succesiune de activitatii desfasurate in cadrul etapei de lucru;

6. Sarcinile - sunt componente ale activitatilor si constituie un ansamblu de actiuni de realizarea carora sunt responsabile persoane sau grupuri de persoane.

7. Elemente livrabile- rezultatele la care se ajunge in urma realizarii sarcinilor.

8. Ciclul de viata al sistemului informatic- modul de ordonare in timp a sarcinilor, activitatilor, etapelor sau proceselor; este un sablon pt ordonarea activitatilor de realizare a sistemului informatic

9. Ciclul de dezvoltare a sistemului informatic- cuprinde intervalul de timp de la luarea deciziei de realizare a unui sistem informatic pana in momentul intrarii sistemului in exploare.

4. Etape de realizare a sistemelor informatice conform metodologiei SSADM

Metodologia SSADM a fost realizata in 1982 la cererea Guvernului Marii Britanii, cu scopul dezvoltarii sist informationale de catre departamentele guvernamentale.

Caracteristicile generale ale metodologiei SSADM:

1. Este o metodologie orientata pe structura datelor.
2. Pune in evidenta 2 tipuri de modele: modelul logic si modelul fizic al sistemului, deci separa proiectarea logica de cea fizica.
3. Face apel la reprezentarea fluxurilor de date si prelucrarilor cu ajutorul diagramelor.
4. Se bazeaza pe specificarea clara a cerintelor si a unor reguli detaliate pt construirea celor doua modele.

Contine 5 module, fiecare modul fiind divizat in etape de lucru, iar fiecare etapa este impartita intr-un numar de pasi care definesc intrarile, iesirile si sarcinile ce trebuie realizate.

Modulul 0 - cuprinde o singura etapa in care se determina posibilitatea realizarii proiectului cu incadrarea in timp si buget. Rezultatul etapei este documentul numit Studiu de Fezabilitate.

Modulul 1 - se identifica ce face si ce ar trebui sa faca sistemul; presupune analiza sist. existent si determinarea directiilor de perfectionare.

Modulul 2 - presupune detalierea cerintelor deja formulate pt optiunea aleasa in cadrul etapei anterioare. Se realizeaza in mai multi pasi. Initial se inlatura deficientele din sist. existent, apoi se construieste un model al sistemului prin modificarea DFD( diagrama de flux a datelor) logice si a structurii logice a datelor. Urmeaza construirea unui catalog al functiunilor si descrierea entitatilor. Etapa are ca rezultat catalogul cerintelor si noul model al sistemului, reprezentat prin diagrama de flux a datelor modificate si evolutia in timp a entitatilor identificate in sistem(modelul dinamic).

Modulul 3 - include 2 etape, care mai multe ori sunt realizate simultan. Rezultatul etapei 4 este optiunea tehnica selectata, detaliata. Toate informatiile vor include detalii tehnice referitoare la hardware si software, modul de lucru al sist., costurile implicate, trasaturile semnificative ale etapei de proiectare.

In etapa 5 se proiecteaza datele utilizand tehnica normalizarii entitatilor bazei informationale, elaborand mai multe schite detaliate ale proceselor.

Modulul 4 - proiectul logic de detaliu este convertit intr-un proiect tehnic pt a realiza compatibilitatea cu echipamentele si software-ul selectat.

Include specificatii in legatura cu fisierele, baza de date, programele integrate, functiile si procedurile utilizate.

5. Etape de realizare a sistemelor informatice conform metodologiei MERISE

Din punct de vedere a metodologiei MERISE, sist. informatice au 3 cicluri: ciclul de viata, ciclul de decizie, si ciclul de abstractizare.

1. Ciclul de viata se bazeaza pe dualitatea obiect natural- obiect artificial.

Obiectul natural consta din realitatea existenta intr-o organizatie, pe cand obiectul artificial este construit de om pt a reprezenta activitatile, fluxurile informationale existente in organizatie.

Ciclul de viata al unui sist. informatic este impartit in 2 perioade:

conceptia sist. informatic concretizata in specificatiile functionale si tehnice;

realizarea sist. concretizata in specificatiile de detaliu si implementarea sist.

2. Ciclul de decizie - cuprinde ansamblul de optiuni care trebuie sa existe in timpul ciclului de viata si defineste interfata intre sist. informatic si sist. informational. Aici sunt definite punctele de decizie privind scopurile sistemului informatic si punctele de decizie privind introducerea sistemului informatic ca obiect natural.

3. Ciclul de abstractizare este util pt a surprinde elementele semnificative in descrierea sistemului, ignorand detaliiile. El priveste in exclusivitate sist informaticca obiect artificial, functionarea lui fiind verificata prin stimularea unor parti din el.

Ciclul de abstractizare presupune utilizarea a 3 niveluri de abstractizare:

nivelul conceptual- descrie clasele de obiecte si regulile de comportament care par semnificative pt analist, in functie de obiectivele beneficiarului;

nivelul organizational pt prelucrari si nivelul logic pt date - descrie natura resurselor utilizate pt a realizare descrierea statica si descrierea dinamica.

nivelul operational pt prelucrari si nivelul fizic pt date- este rezultatul deciziilor tehnice care au fost luate in functie de obiectivele si rezursele tehnice.

Proiectarea sistemelor informatice conform metodei MERISE tb. sa se bazeze pe cele 3 cicluri mentionate. Aceasta presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

1. Elaborarea schemei directoare - stabilirea concordantei dintre obiectivele strategice ale organizatiei si cerintele informationale ale conducerii; se va folosi metoda scenariilor pt impartirea sist. informational in domenii. Dupa parcurgerea     Dupa parcurgerea acestei etape este necesar sa existe:

o definire a domeniilor sist. informatic cu arhitectura lor;

o planificare a dezvoltarii fiecarui domeniu;

un plan detaliat al aplicatilor care trebuie sa fie realizate;

stategia privind personalul necesar;

strategia mijloacelor logice

strategia punerii sist. in lucru .

2. Studiul prealabil - se realizeaza pe un subansamblu reprezentativ al domeniului ce urmeaza a fi informatizat. Pe acest subansamblu se deruleaza ciclul de abstractizare. Rezultatul studiului este un raport ce rezuma principalele optiuni privind informatizarea. Fiecare solutie trebuie sa fie bazata pe descrierea nivelului de abstarctizare care o sustine.
3. Studiul detaliat - presupune obtunerea specificatiilor functionale generale detaliate ale noului sistem. Specificatiile cuprind:

schema organizatorica

prez activitatilor, proceselor din cadrul unitatii economice

prez procedurilor utilizate pt realizarea proceselor.

lista resurselor umane si materiale implicate cu alocarea pe sarcini

4. Studiul tehnic - presupune priectarea logica si tehnica a fisierelor bazei de date, descrierea arhitecturii prelucrarii datelor, proiectarea arhitecturii produsului program.
5. Elaborarea programelor - consta in scrierea, testarea si punerea la punct a programelor in functie de specificatiile din etapa precedenta.
6. Introducerea sistemului - presupune pregatirea lansarii in executie si lansarea propriu-zisa a acestuia. Include etapele pregatitoare pt crearea fisierelor sau a bazei de date, informarea si pregatirea utilizatorilor, elaborarea planului de lansare.
7. Mentinerea in fuctiune - presupune asigurarea functionarii sist. la parametrii proiectati si eventual unei dezvoltari pe parcurs.

Spre deosebire de alte tehnologii existente, metodologia MERISE delimiteaza mai clar nivelurile de realizare, atat pt prelicrari, cat si pt. date in contextul celor 3 cicluri ale sistemului informatic.