Sistem informatic privind calculul amortizarii

Sistem informatic privind calculul amortizarii

Sistemul informatic reprezinta o parte a sistemului informational care permite realizarea operatiilor de culegere, transmitere, stocare, prelucrare a datelor si difuzare a informatiilor astfel obtinute prin utilizarea mijloacelor tehnologiei informatiei si a personalului specializat in prelucrarea automata a datelor.

Sistemul informatic cuprinde:

ansamblul informatiilor interne si externe, formale sau informale utilizate in cadrul firmei precum si datele care au stat la baza obtinerii lor;

software-ul necesar procesarii datelor si difuzarii informatiilor in cadrul organizatiei;

procedurile si tehnicile de obtinere (pe baza datelor primare) si de difuzare a informatiilor;

platforma hardware necesara prelucrarii datelor si disiparii informatiilor;

personalul specializat in culegerea, transmiterea, stocarea si prelucrarea datelor.

Sistemul informatic este structurat astfel incat sa corespunda cerintelor diferitelor grupuri de utilizatori:

factori de conducere la nivelul conducerii strategice, tactice si operative;

personalul implicat in procesul culegerii si prelucrarii datelor;

personalul implicat in procesul cercetarii stiintifice si proiectarii de noi produse si tehnologii de fabricatie.

Alaturi de definirea strategiei de afaceri este necesara definirea strategiei sistemului informatic si aceasta deoarece:

sistemul informatic sustine managerii, prin informatiile furnizate, in conducerea si controlul activitatii in vederea atingerii obiectivelor strategice ale organizatiei;

sistemele informatice sunt deschise si flexibile adaptandu-se permanent cerintelor impuse de mediul dinamic in care opereaza firma;

sistemul informatic ofera informatiile necesare controlului indeplinirii si adaptarii planurilor operationale si strategice ale organizatiei;

organizatia trebuie sa cunoasca si sa controleze riscurile legate de implementarea noilor tehnologii si adaptarea sistemului informatic la noile cerinte;

stabilirea unor standarde la nivelul sistemului informatic care au menirea de a preciza caracteristicile si performantele hard si soft ale componentelor ce urmeaza a se achizitiona si ce metodologii urmeaza sa se utilizeze in dezvoltarea sistemului.

Subsistemele informatice dupa aria de cuprindere, definite pe criterii functionale in cadrul organizatiei sunt:

subsistemul contabilitatii;

subsistemul productiei;

subsistemul cercetarii;

subsistemul comercial;

subsistemul resurselor umane;

firma mama" si subdiviziunile sale organizatorice

Sistemul informatic de gestiune asigura obtinerea si furnizarea informatiei solicitate de utilizator, folosind mijloacele tehnologiei informatiei, pentru fundamentarea deciziilor privind un anumit domeniu din cadrul firmei.

Sistemul informatic realizat este util in gestiunea mijloacelor fixe. Programul permite lucrul cu o singura firma. Sistemul informatic este realizat in Microsoft Access utilizand limbajul de programare VBA. Lucrarea de fata prezinta o abordare a sistemului informatic privind caluculul amortizarii,metoda de amortizare folosita fiind amortizarea lineara.

Pentru gestionarea imobilizarilor corporale a societatii si miscarea acestora, precum si pentru asigurarea unui management eficient, Consiliul de Administratie, de comun acord cu actionarii, a hotarat informatizarea prelucrarii informatiilor in toate compartimentele functionale ale societatii cu perspectiva coborarii informatizarii pana la nivelul gestiunilor, astfel incat fiecare factor de decizie sa aiba acces la informatiile de care are nevoie in timp real.

Pentru realizarea acestui obiectiv, au fost achizitionate minimum doua calculatoare pe compartiment si un server baza de date. Administrarea retelei si a softului instalat este realizata de doi administratori, care poarta responsabilitatea administrarii bazei de date in sensul securitatii acesteia privind functionarea, protejarea informatiilor si realizarea unor rapoarte care sa satisfaca nevoile de informare ale celor interesati.

Necesitatea informatizarii este determinata de dezvoltarea exponentiala a domeniului IT. Lipsa sau neconcordanta anumitor date referitoare la o situatie data, determina intarzierea sau nerespectarea indatoririlor asumate de firma. Aceste intarzieri au ca efect deteriorarea increderii clientilor in bunurile oferite de intreprindere. Evitarea unor astfel de neplaceri este realizata prin implementarea unui ACCESS.

Etapele realizarii unei aplicatii ACCESS

1. Analiza problemei de rezolvat, presupune:

a. studierea scopului si domeniului de interes (tema);

b. identificarea entitatilor sistemului si precizarea legaturilor dintre acestea;

c. precizarea datelor de intrare, a prelucrarilor necesare si a prezentarii

rezultatelor;

2. Proiectarea, presupune:

a. proiectarea obiectelor bazei de date;

b. proiectarea interfetei aplicatie - utilizator;

c. proiectarea interactiunilor dintre obiectele bazei de date;

3. Realizarea aplicatiei, presupune:

a. crearea fisierului bazei de date;

b. crearea obiectelor si testarea lor;

c. incarcarea bazei de date si testarea aplicatiei.

Pentru o cunoastere a modului de operare a programului este necesar sa prezentam relatiile intre tabele. Relatiile intre tabele se pot vizualiza (Fig.1) activand meniul Tools/ Relationships sau actionand butonul Relationship din Toolbar-ul Database.

In exemplul nostru se observa ca un furnizor emite mai multe facturi. De asemenea o factura poate contine mai multe mijloace fixe. Prin urmare daca am dori sa cream o relatie directa intre furnizorii si mijloace fixe ea ar putea fi de tipul mai multi la mai multi, adica mai multi furnizorii livreaza mai multe mijloace fixe. Introducerea tabelei Factura a transformat relatia "mai multi la mai multi" in doua relatii "unu la mai multi". Astfel, un furnizor emite mai multe facturi, dar o factura nu poate fi emisa de mai multi furnizori; o factura cuprinde mai multe mijloace fixe si un mijloc fix poate fi continut intr-o singura factura.

In ferestra relationships o relatie intre doua tabele se realizeaza prin opratia drag and drop de la cheia primara a tabelei principale la cheia externa a tabelei secundare.

Cu aceasta ocazie, ACCESS va deschide ferestra de dialog Edit Relatinships, in care se observa legatura stabilita intre cheia primara si cheia externa.

In cazul nostru, nu putem sa introducem datele unei facturi, daca codul fiscal (cheia externa din tabela secundara) nu exista in campul cod fiscal (cheia primara din tabela primara) din tabela Furnizor.

Fig.1 - Fereastra "Relationships"(relatii intre tabelele aplicatiei)

Principalele functii realizate de program sunt:

adaugarea unui nou element;-formular

stergerea unui element;-formular

modificarea unui element;

vizualizarea elementelor.

Sistemul informatic este realizat cu ajutorul programului Microsoft Access din cadrul pachetului Microsoft Office 2000. Pentru simplificarea navigarii in cadrul aplicatiei este realizata o interfata prietenoasa care ofera utilizatorului posibilitatea interactiunii cu sistemul informatic.

Interfata aplicatiei este prezentata in Figura 2, navigarea se realizeaza cu ajutorul butoanelor de comanda.

Fig.2 - Interfata aplicatiei Access

1. Tabele (Tables)

Tabela este obiectul din baza de date destinat pastrarii datelor privind un anumit subiect. Tabelele sunt identificate dupa nume, fiecare nume fiind unic in cadrul bazei de date si nu poate depasii 64 de caractere alfanumerice.

Tabela este bidimensionala, pe linii avand informatiile despre fiecare exemplar al subiectului respectiv, iar pe coloane atributele. O tabela ACCESS contine doua tipuri de informatii: structura si datele. Prin urmare a crea o tabela inseamna a-i defini structura si a o incarca cu date.

In cazul aplicatiei noastre tabelele sunt urmatoarele:

"Bon-miscare","Categorie","Facturi","Furnizor","Grupa","Loc-folosinta","Mijloacefixe-transferate","Mijloace fixe","PV-casare", "PV-receptie folosinta".

Aceste tabele au fost incarcate cu date privind mijloacele fixe, valoarea acestora furnizorii si alte date care pot duce la calcularea amortizarii si la o mai buna gestionare a imobilizarilor corporale.

Fig.3-Tabelul "Furnizor"

Fig.4-Formularul principal

2.Formulare (Forms)

Formularele sunt utilizate pentru:

. introducerea, editarea si afisarea datelor;

. raportari simple;

. pentru precizarea elementelor de dialog in cadrul aplicatiilor.

Navigarea in cadrul bazei de date se realizeaza cu ajutorul unui meniu (bazat pe butoane de comanda), asigurand accesul rapid la functiile acesteia.Formularul principal ajuta la parcurgerea rapida a programului, astfel se pot consulta formularele,interogarile si rapoartele.

Fig.5-Formularul "Facturi"

3.Cererea de interogare (Query)

O interogare este o definitie a datelor care se extrag: ce campuri, din care tabele, criterii de selectie, in ce ordine de sortare. Structura sa indica precis sistemului ACCESS ce date se extrag.

In exemplul nostru, interogarile sunt simple:"afisare furnizori cu facturi","calcul factura", "facturi", "fisa mijlocului fix", "mijloace fixe" si "calcul amortizare".

Fereastra de lucru este structurata in doua parti:

Cea de sus care afiseaza structura tabelului selectat mijloacefixe

( nr._fact.,serie, data, nr. Inventar, denumire, valoare, durata, cod categorie )

Cea de jos numita grila de proiectare, in care a fost construita cererea din punct de vedere structural si functional.

Pe langa atributele din tabelul mijloacefixe au mai fost definite urmatoarele campuri:

cota_am: 1/mijloacefixe!durata

am_anuala: Int([cota_am]*mijloacefixe!valoare)

am_primuan: [am_anuala]/12*(12-Month(CDate(mijloacefixe!data)))

ani_trecuti: Year(Date())-Year([data])

est_am: [valoare]-([am_anuala]*(Year(Date())-Year([data])-1)+[am_primuan]).

Astfel s-a creat o cerere de interogare pentru calculul amortizarii, metoda de amortizare folosita fiind amortizarea liniara. Rezultatele sunt prezentate in Fig.6.

Fig.6 - Cererea de interogare" Calculamortizare" in fereastra de proiectare

Fig.7-Rezultatele interogarii "Calculamortizare"

Rapoarte Raports)

In cadrul sistemului informatic privind gestiunea mijloacelor fixe s-au obtinut urmatoarele rapoarte:

plan amortizare

factura

Raportul privind planul de amortizare (Fig.8) a fost realizat pe baza interogarii "calculamortizare" (Fig.7 ). La nivelul planului de amortizare sunt evidentiate urmatoarele elemente: Nr.inventar, denumire, durata, valoare,cod-categorie,cota-amortizare, amortizare anuala si in final amortizarea in primul an. Raportul poate fi cel mai important rezultat al programului, aici sunt prezentate situatiile care ne intereseaza.

Fig.8-Raport privind situatia amortizarilor

Limbajul Visual Basic for Application este un limbaj arientat pe obiecte si pe evenimente.Obiectele Access 2000 se caracterizeaza prin metode si proprietati.Cu ajutorul metodelor se actioneaza asupra starii unui obiect, iar proprietatile indica starea acestuia.La realizarea acestui sistem informatic s-au luat in considerare calculul si evidenta amortizarii mijloacelor fixe.

Pentru a scrie o procedura se alege sectiunea Modules din fereastra bazei de date.In exemplul nostru este prezentat evenimentul OnClick, care se declanseaza in momentul in care se activeaza butonul mouse-ului ( Fig.8).Acest eveniment nu se poate abandona.

Fig.9-Evenimentul OnClick