CONSTRUIREA UNEI BAZE DE DATE

Vom prezenta in continuare informatii legate de crearea tabelelor, a relatiilor dintre acestea, a interogarilor si a formularelor de introducere interactiva a datelor

Se stie ca o tabela este un obiect din cadrul bazei de date care stocheaza informatii referitoare la un anumit subiect si ca datele in tabele sunt prezentate sub forma de coloane (campuri) si randuri (articole). Intr-o baza de date putem avea mai multe tabele, fiecare continand informatii despre subiecte diferite.

Crearea de Tabele

In Microsoft Access exista doua cai de a crea o tabela: folosind Table Wizard-ul si fara ajutorul lui. Daca se doreste crearea unei tabele care sa contina informatii referitoare la persoane sau informatii din domeniul afacerilor, cea mai usoara cale este crearea tabelelor cu ajutorul lui Table Wizard. Daca in baza de date suntem in fereastra tabelelor si se apasa pe butonul New, va aparea o fereastra din care se alege modul de creare al tabelei. Daca se alege Table Wizard , atunci acesta va oferi utilizatorului o lista cu sabloane de tabele, de unde se poate alege tipul tabelei dorite si apoi Table Wizard va propune o lista de campuri pentru aceasta tabela. Imediat dupa creare, tabela este goala. Dupa ce tabela nou creata a fost salvata, se pot introduce date.

Daca se doreste crearea unei tabele fara Table Wizard, se va deschide o fereastra de creare a tabelei de unde se specifica ce campuri contine tabela si care este tipul lor. Pentru a adauga un nou camp trebuie sa se atribuie acestui camp un nume care se va scrie in coloana Field Name. Apoi se va specifica tipul campului in coloana Data Type. Implicit, tipul unui camp nou este Text, dar se pot selecta si alte tipuri. Tipurile posibile sunt: Text (maximum 256 de caractere), Memo (pentru comentarii, maximum 64.000 de caractere), Number, Date/Time (pentru data si timp), Currency (valori monetare), Counter ( un tip numeric care se incrementeaza automat pentru fiecare articol si are dimensiunea unui Long Integer), Yes/No (valori booleene), OLE Object (obiecte OLE, grafice, imagini, etc.). In Microsoft Access 95, tipul Counter este inlocuit cu tipul AutoNumber, care este tot un tip numeric cu incrementare automata doar ca pentru acest tip se poate specifica lungimea campului si modul in care sa fie generate numerele: aleator sau secvential. O incrementare aleatoare este utila in cazul in care se doreste o amestecare a inregistrarilor din baza de date. In general pentru ca semnificatia fiecarui camp din tabela sa fie mai usor de inteles se pot scrie comentarii pentru fiecare camp in coloana Description. Pentru stergerea unui camp se va face clic pe sectorul de camp si apoi se va apasa tasta Del.

De multe ori in campurile tabelelor se pot introduce date eronate. Pentru a impiedica acest lucru Microsoft Access pune la dispozitia utilizatorilor o lista cu proprietati pentru fiecare camp cu ajutorul carora se poate specifica ce fel de date se pot introduce in acel camp si felul in care vor fi introduse. Aceasta lista se afla in partea de jos a ferestrei. In functie de tipul fiecarui camp vor fi afisate anumite proprietati.

Proprietatea FieldSize se foloseste pentru specificarea dimensiunii unui camp. Aceasta proprietate este disponibila doar pentru campurile de tip Text sau Numeric. Implicit lungimea unui camp Text este de 50 de caractere, dar lungimea maxima este de 256 de caractere. Pentru tipurile numerice, FieldSize creaza un interval de valori ce determina dimensiunea campului respectiv. Avem urmatoarele tipuri numerice: Byte cu valori intre 0 si 255, Integer cu valori intre 32.768 si 32.767, Long Integer cu valori intre -2.147.483.648 si 2.147.483.647.

Single cu valori intre -3,4x10³⁸ si 3,4x10³⁸ cu 7 zecimale si Double cu valori intre -1,797x10³⁰⁸ si 1,797x10³⁰⁸, implicit aceasta proprietate este setata pe valoarea Double.

Microsoft Access afiseaza valorile unui camp in mai multe formate. De exemplu, numerele de tip Double sau Single pot fi afisate cu un anumit numar de zecimale, in campurile Currency poate sa apara sau nu simbolul monedei curente, valorile de tip Date/Time pot fi afisate in diferite formate de date. Astfel, cu ajutorul proprietatilor Format si Decimal Places se poate specifica formatul in care sa apara valorile in campuri si cate zecimale sa fie afisate (daca este cazul).

Daca proprietatile Format si Decimal Places controleaza modul de afisare al datelor pe ecran, proprietatea Imput Mask controleaza modul de introducere al datelor in tabela. Masca de intrare determina daca fiecare caracter al campului este necesar sau nu, precum si tipul de caracter acceptat: numeric, alfabetic, alfanumeric sau orice caracter. In plus, se poate specifica daca caracterul este scris cu litere mici sau majuscule si daca introducerea acestora sa fie de la stanga la dreapta sau invers. In Microsoft Access 95 a mai aparut un tip de masca, numit Password, care determina afisarea tuturor caracterelor dintr-un camp ca asteriscuri.

Proprietatea Caption determina eticheta implicita care va aparea in dreapta fiecarui camp cand acesta va fi afisat intr-un form sau raport, sau in modul de afisare Datasheet. In cazul in care aceasta proprietate nu este completata, se va folosi ca eticheta chiar numele campului.

De multe ori se stie ce valoare va lua un anumit camp cand va fi introdus un articol nou. Aceasta valoare se poate defini cu ajutorul proprietatii Default Value. Pentru campurile numerice implicit aceasta valoare va fi setata pe 0.

Pentru a sublinia faptul ca un camp trebuie completat neaparat se seteaza proprietatea Required pe valoarea Yes.

Daca se doreste ca intr-un camp sa nu fie valori de lungime zero atunci se va seta proprietatea Allow Zero Lengtb pe valoarea No. O valoare nula nu reprezinta acelasi lucru ca o valoare de lungime zero. Un camp ce contine o valoare nula indica faptul ca nu se stie nimic despre continutul campului respectiv.

Deseori se doreste cautarea unei informatii intr-un anumit camp. Se poate mari considerabil viteza de cautare daca se creeaza indexuri pentru campurile respective, indecsii asigurand mecanismul de regasire rapida a datelor. Crearea unui index pentru un anumit camp consta in pozitionarea proprietatii Indexed a campului respectiv, pe una din valorile "Yes (Duplicates OK)" sau "Yes (No Duplicates)".

Microsoft Access lucreaza mult mai eficient daca se defineste o cheie primara pentru fiecare tabela. Cheia primara a unei tabele consta intr-un camp sau mai multe ce reprezinta in mod unic fiecare articol din tabela. Cel mai des, cheia primara este un identificator sau un cod si are valori diferite pentru fiecare articol. Se recomanda ca fiecare tabela sa contina o cheie primara, deoarece tabelele cu chei primare au urmatoarele avantaje: Microsoft Access creeaza automat un index pentru cheia primara, folosirea indecsilor ajutand la cresterea vitezei interogarilor si a altor operatii pe tabele; cand se introduce un articol intr-un form sau intr-un datasheet, Microsoft Access afiseaza articolele indexate dupa cheia primara, cand se introduc informatii in tabela nu se permite introducerea de valori existente deja, deoarece in acest mod nu este fiecare articol reprezentat in mod unic de catre cheia primara. In cazul in care se creeaza o tabela noua si dac se doreste salvarea acestei tabele si inca nu s-a definit o cheie primara Microsoft Access va propune crearea automata a unui nou camp Counter (AutoNumber) care va fi cheie primara pentru aceasta tabela. Pentru a desemna un camp sa fie cheie primara trebuie sa se selecteze campul dorit si apoi din meniu de la optiunea Edit se alege Set Primary Key sau se face click pe butonul SetPrimary Key, si in dreptul campului selectat va aparea o cheita care va marca campul respectiv ca fiind cheie primara. In cele mai multe cazuri cheia primara a unei tabele este formata doar dintr-un singur camp, dar exista posibilitatea ca un singur camp sa nu identifice in mod unic un articol.

De exemplu, daca avem o tabela care contine rezervarea camerelor intr-un hotel, tabela are un camp care contine data rezervarii si un camp care contine numarul camerei. In acest caz cele doua campuri identifica in mod unic un articol din aceasta tabela. Astfel, daca se doreste crearea unei chei primare formata din mai multe campuri selectarea acestora se face tinand tasta CTRL apasata, si apoi se apasa butonul Set Primary Key.

In modul Design (de proiectare a tabelei) nu se pot introduce date in tabela; pentru a putea introduce date, tabela nou creata trebuie salvata. Daca se salveaza pentru prima data tabela, atunci trebuie dat un nume pentru tabela respectiva, din maxim 64 de caractere, incluzand si spatii.

Atasarea la o tabela exterioara. Importarea datelor. Exportarea datelor.

In unele situatii, probabil ca ati intampinat serioase dificultati in organizarea unor date aflate in mai multe fisiere, de tipuri diferite - fisiere text, fisiere document, sau alte formate de baze de date. Aceasta problema apare in mod special in cazul in care informatiile sunt stocate pe calculatoare, retele si mainfram-uri diferite. Microsoft Access va ofera doua metode usor de folosit pentru utilizarea datelor stocate in afara unui MDB.

Atasarea la o tabela exterioara: prin intermediul Microsoft Access-ului puteti sa vizualizati si sa modificati datele aflate in alt MDB, sau in alt format de baza de date - dBASE, Paradox, Btrieve sau SQL. Server - fara sa copiati sau sa mutati informatiile din sursa. Totul se poate rezolva prin atasarea tabelei exterioare din baza d-voastra de date. Microsoft Access, tabela ce va avea o icoana speciala in fereastra bazei de date.

Importarea datelor: se pot importa date dintr-o multime de formate de fisiere intr-o tabela Microsoft Access. Operatia de importare a datelor realizeaza de fapt copierea lor din fisierul sursa intr-o noua tabela Microsoft Access.

Exportarea datelor din tabelele si interogarile unui MDB in mai multe formate de baze de date este operatia inversa importarii datelor, datele fiind convertite in formatul specificat.

Relatii intre tabele

Pentru ca Microsoft Access este o baza de date relationala, se pot folosi datele din mai multe tabele sau interogari la un moment dat. Daca baza de date contine informatii ce se pot asocia intre ele dupa anumite criterii, atunci ele pot fi legate in cadrul MDB-ului prin intermediul relatiilor. Microsoft Access utilizeaza relatiile pentru:

Crearea de asocieri in interogari in momentul in care se creaza o noua interogare si se adauga tabele sau interogari intre care exista o relatie, Microsoft Access realizeaza in mod automat asocieri pentru a lega intre ele datele din interogare.

Afisarea articolelor asociate dintr-un subformular sau subraport: o utilizare comuna a subformularelor sau a subrapoartelor este pentru a include articole dintr-o tabela asociata.

Fortarea integritatii referentiale pentru a proteja relatiile dintre tabele in momentul adaugarii, modificarii sau stergerii articolelor.

O relatie se formeaza prin precizarea unei legaturi intre campuri identice din mai multe tabele. Relatiile pot fi de mai multe tipuri:

Relatia one-to-many (de la unu la mai multi): aceasta relatie este cea mai cunoscuta si mai utila. Tabelul din partea "unu" a relatiei trebuie sa aiba o cheie primara, iar tabelul din partea "mai multi" trebuie sa contina un camp similar. Cheia straina trebuie sa fie de acelasi tip si sa aiba aceeasi dimensiune cu cheia primara.

Relatia many-to-many (de la mai multi la mai multi): in unele cazuri, o relatie simpla de la unu la mai multi nu poate rezolva situatia. Sa consideram cazul administratorului unui colegiu universitar ce trebuie sa tina evidenta studentilor inscriai si evidenta tuturor cursurilor oferite de colegiu.

Relatia dintre studenti si cursuri, in situatia de fata, este un exemplu de relatie de la mai multi la mai multi, pentru ca un student este inscris la mai multe cursuri, dar un curs este tinut de asemenea pentru mai multi studenti. Solutia consta in crearea unui tabel intermediar ce "sparge" relatia de la mai multi la mai multi, intr-o pereche de relatii de la unu la mai multi.

Relatia unu la unu (one-to-one). Doua tabele unite printr-o relatie de unu la unu sunt similare, in practica, cu un tabel care cuprinde campurile din ambele tabele. Atunci de ce sa nu folosim un singur tabel? Aceasta relatie este utila pentru structurile foarte largi, ce au nevoie de mai mult de 255 de campuri (limita Microsoft Access pentru un tabel), pentru cresterea eficientei, sau pentru asigurarea securitatii datelor, in cazul in care campurile celui de-al doilea tabel vor fi facute disponibile numai pentru persoanele supervizoare.

In cursul definirii unei relatii, Microsoft Access pune la dispozitie un buton pentru definirea tipului de asociere prestabilit:

Asocierea interna ce va lega doar acele inregistrari care corespund in ambele tabele;

Asocierea externa stanga si asocierea externa dreapta vor returna toate inregistrarile dintr-un tabel impreuna cu datele care corespund din celalalt tabel.

Crearea de formulare

Formularul este obiectul Microsoft Access folosit pentru introducerea si afisarea datelor. Pentru a crea un formular, trebuie aleasa din bara de selectie a ferestrei bazei de date optiunea Form, apoi se executa clic pe butonul New. Imediat dupa aceasta operatie, pe ecran apare o fereastra in care Microsoft Access va ofera posibilitatea sa optati pentru crearea formularului cu ajutorul Form Wizard-ului sau pentru un formular simplu. Daca se alege Form Wizard-ul (creare supervizata de "vrajitor"), atunci va trebui selectata ,mai intai tabela sau interogarea pe care se va baza noul formular, iar apoi din fereastra care va aparea va trebui ales "sablonul dorit". Daca se opteaza pentru Blank Form (creare manuala), atunci Microsoft Access creeaza direct un formular simplu care va fi sau nu bazat pe o tabela sau pe o interogare, in functie de selectarea sau neselectarea unei tabele sau a unei interogari din lista.

Un formular poate fi afisat in fereastra bazei de date in trei moduri diferite:

Modul Design (proiectare) - este folosit pentru a modifica prezentarea si proprietatile unui formular.

Modul Datasheet (foaie de date) - se afiseaza direct datele din tabela sau interogarea pe care se bazeaza formularul;

Modul Form (formular) - reprezinta modul de vizualizare al unui formular in timpul utilizarii.

Din aceste trei moduri doar in modul Design se pot efectua modificari asupra unui formular. Pentru a modifica un formular, din fereastra Database se alege formularul dorit apoi se apasa butonul Design. Dupa deschiderea formularului in mod Design se pot efectua diverse operatii: adaugarea de noi controale (fiecare obiect dintr-un formular este denumit control), setarea proprietatilor formularului sau ale controalelor, aranjarea controalelor in interiorul formularului, etc. Controalele care afiseaza date sunt, de cele mai multe ori, legate de un camp din sursa de date (tabela sau interogare) si permit afisarea si introducerea datelor in acelasi fel in care introduceti date in modul Datasheet. Unele controale pot fi legate de o expresie in Access Basic, dar aceste controale nu pot fi editate. Pentru a adauga noi controale trebuie sa deschideti fereastra Toolbox (cutia cu unelte) selectand din meniu optiunea View/Toolbox. Alegeti obiectul dorit executand clic pe el, Iar apoi trageti-l cu mouse-ul in fereastra formularului. Pentru a va folosi de un program wizard care sa va ajute sa creati controalele trebuie sa apasati mai intai butonul Control Wizard din ToolBox. Controalele, la fel ca formularele, au diverse proprietati care pot fi accesate selectand din meniu View/Properties sau pur si simplu executand dublu clic pe obiect. Fereastra Properties afiseaza caracteristicile obiectului sau obiectelor (in cazul unei selectii multiple). Din punctul de vedere al datelor, cea mai importanta proprietate a unui formular este RecordSource (sursa de date a formularului). Aceasta proprietate se poate stabili specificandu-se numele tabelei sau interogarii care furnizeaza datele sau printr-o secventa SQL valabila.

Dupa ce au fost create controalele pot fi selectate, repozitionate, aliniate si redimensionate.

Formularele sunt impartite in mai multe sectiuni. Ce mai importanta sectiune, in care se afla majoritatea controalelor este sectiunea Detail, dar mai exista si alte sectiuni: Form Header (antetul formularului), Form Footer (subsolul formularului), Page Header (antetul paginii) si Page Footer (subsolul paginii). Fiecare sectiune are proprietatile sale caracteristice, selectarea unei sectiuni facandu-se prin executarea unui clic intr-o zona fara controale sau prin selectarea bazei care contine numele sectiunii.

Subformulare. In Microsoft Access, un formular poate fi afisat in intregime in interiorul altui formular. Aceasta facilitate este utila pentru afisarea datelor din mai multe tabele, intre care exista relatii, in cadrul aceluiasi formular. De exemplu, daca intre doua tabele exista o relatie one-to-many (unu la mai multi), in formularul principal se afiseaza o inregistrare din tabela principala, iar in subformular se afiseaza mai multe articole din tabela asociata.

Un subformular poate fi creat prin mai multe metode:

Se construieste un nou formular bazat pe o interogare, folosindu-se Form Wizard-ul, si se alege din lista cu sabloane Main/Subform;

Deschizand un formular deja creat in modul Design, se apasa butonul Subform/Subreport din Toolbox si se creeaza un nou obiect de acest tip cu ajutorul Wizard-ului;

Se creeaza un formular principal si un subformular, se salveaza amandoua, apoi se deschide formularul principal in modul Design si se trage numele subformularului din fereastra Database in cadrul formularului principal.

Ca orice obiect din cadrul unui formular si controlul de tip subformular are o serie de proprietati. Este aproape evident faptul ca un subformular poate sa contina la randul sau unul sau mai multe subformulare, construindu-se astfel o structura de formulare imbricate.

Utilizarea obiectelor OLE

Cu Microsoft Access, puteti crea formulare si rapoarte atractive care include imagini, grafice si alte obiecte din alte aplicatii. Acest lucru este posibil datorita facilitatilor OLE (Object Linking and Embedding) de care dispune Microsoft Access, cu ajutorul carora putem sa includem in formulare si rapoarte diverse obiecte din alte aplicatii. Un obiect este o unitate de informatie creata cu o aplicatie bazata pe Windows care suporta sau lucreaza cu OLE. Putem sa includem intr-un formular sau intr-un raport obiecte OLE utilizand butoanele din Toolbox sau apeland din meniu Edit/Insert Object. Dupa ce am deschis formularul in modul Design , se selecteaza din Toolbox butonul Object Frame sau Bound Object Frame executand clic, apoi se trage cu mouse-ul in interiorul formularului. Cu Object Frame se construieste un obiect OLE care nu este stocat in interiorul vreunei tabele, ci se salveaza direct in formular. Bound Object Frame se utilizeaza atunci cand se doreste afisarea de obiecte OLE care sunt stocate intr-un camp al unei tabele. Toate aceste obiecte au, la fel ca celelalte controale, proprietati specifice ce pot fi editate. In multe cazuri, executarea unui dublu clic pe un obiect OLE din interiorul unui formular sau raport, in modul Design , deschide aplicatia in care a fost creat obiectul si face posibila modificarea acestuia.

Pentru a crea grafice, Microsoft Access pune la dispozitie un control special - Graph. Obiectul Graph este creat in Microsoft Graph, o aplicatie OLE care se livreaza impreuna cu Microsoft Access. La fel ca celelalte obiecte OLE, un obiect Graph poate fi editat direct in formular sau raport. Pentru a crea rapid si usor un grafic care afiseaza date din tabele, puteti folosi Graph Form Wizard.