Fiind un sistem relational de
gestiune a bazelor de date, primul lucru pe care il putem face cu Microsoft
Access este binenteles sa cream o noua baza de date. O
baza de date Microsoft Access este un fisier cu extensia ".mdb", ce contine mai multe obiecte : tabela (table) - pentru introducerea
si stocarea datelor, interogarea
(query) - pentru interogarea bazei de date, formularul
(form)- macheta-ecran de introducere a datelor, raportul - pentru operatii de
iesire(datele fiind dirijate de obicei catre o imprimanta), comenzile macro - o secventa
de actiuni care trebuie repetata la cererea utilizatorului, module -
recipiente pentru subrutine si functii,. La deschiderea
fisierului toate obiectele care formeaza baza de date sunt
afisate intr-o fereastra numita Database. Pentru a usura munca celui care construieste
baza de date, Microsoft Access pune la dispozitia dezvoltatorilor programe
"vrajitor" (Wizard), care creaza tabele, interogari, formulare,
rapoarte in functie de raspunsurile la anumite intrebari. Cu
toate acestea, efortul initial pentru crearea bazei de date este mai mare
decat acela pentru realizarea unei foi de calcul tabelar, dar la extragerea
informatiilor din baza de date se va vedea ca acest efort
merita. Baza de date va permite gasirea rapida a unei
informatii, interogari asupra unor anumite categorii din date si
tiparirea cu usurinta a datelor dorite.
Lucrand
cu o baza de date, adaugand si stergand date, creand
si distrugand obiecte, aceasta incepe sa se fragmenteze fiind nevoie
de o compactare. Microsoft Access are o functie de compactare a bazei de
date, dar pentru a putea compacta o baza de date trebuie inchisa
fereastra Database lasand
sistemul Access deschis. Din cand in cand s-ar putea ca baza de date sa se
defecteze, iar pentru repararea ei Microsoft Access pune la dispozitie un
utilitar - Repair
Database, care in timpul
repararii bazei de date creaza obiecte temporare, fiind indicata
o compactare dupa terminarea operatiei de reparare.
Microsoft Access ofera si
posibilitatea de protectie a bazei de date prin folosirea grupurilor
si a utilizatorilor, baza de date putand fi accesata doar de anumite
grupuri (de utilizatori) si/sau de catre anumiti utilizatori, in
functie de drepturile fiecaruia.
Ca orice SGBD serios, Microsoft Access are inclus un limbaj de programare: Visual Basic Access (VBA). Datorita
faptului ca Microsoft Access are inclus un limbaj
de programare putem sa cream aplicatii. O aplicatie
Microsoft Access este alcatuita ca si baza de date din mai multe
obiecte : tabele, interogari, formulare, rapoarte
si doua obiecte mai importante pentru scrierea de aplicatii :
comenzi macro si module. Aceste obiecte sunt stocate in unul sau mai multe
fisiere, .mdb.
Ceea ce face diferita o baza de date de o aplicatie este modul
in care cel care dezvolta aplicatia leaga obiectele intre ele
alcatuind un sistem coerent, astfel ca utilizatorul sa se concentreze
asupra aplicatiei in sine si nu asupra programului folosit pentru
construirea ei.
ATENTIE !!!
Prezentul suport de curs trateaza
versiunea '2000 a programului Microsoft Access (corespunzatoare versiunii '2000 a pachetului Microsoft Office)
si numai tangential vechea versiune : Microsoft Access pentru
Office '97. Microsoft Access versiunea '2000 este compatibila versiunilor
sistemului de operare Windows 'X.P., N.T. si evi-
