Microsoft Access

Concepte de baza

O baza de date (BD) reprezinta o colectie de date ce sunt adunate cu un anumit scop si sunt organizate intr-o structura specifica. O colectie de timbre intr-un album, datele angajatilor dintr-un fiset, numerele de telefon dintr-o agenda telefonica - fiecare dintre aceste exemple reprezinta o baza de date.

Un sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD) are doua functii principale: de pastrare a informatiilor intr-o baza de date si de furnizare a lor, la cerere; este, daca vreti, albumul, fisetul sau agenda telefonica mai-sus mentionate. Un SGBD computerizat este un program ce prelucreaza datele stocate pe calculator.

Un sistem relational de prelucrare a bazelor de date (SRGBD) este un sistem care lucreaza cu informatiile dintr-o baza de date prin intermediul unor relatii bine definite; baza de date gestionata de un astfel de sistem se va numi deci, implicit, baza de date relationala (BDR).

Microsoft Access este un SRGBD; prin intermediul produsului Microsoft Access, metodele de introducere, de organizare si de prelucrare a datelor sunt foarte flexibile si usor de implementat, putandu-se stabili relatii intre categorii diferite de informatii.

Pentru exemplificare, vom analiza modul de organizare a unei baze de date relationale teoretice. Sa presupunem ca tineti informatiile necesare companiei dumneavoastra in mai multe locuri in birou : lista cu adresele clientilor se afla intr-un document pe calculator, lista cu facturile companiei intr-un tabel, informatiile despre produse intr-un fiset si numerele de telefon ale furnizorilor intr-o agenda, langa telefon.

Impreuna, toate aceste informatii formeaza o baza de date relationala. Fiecare grup de informatii deserveste un scop diferit, insa se pot combina informatiile din doua sau mai multe grupuri pentru a rezolva anumite probleme. Elementul cheie, care face sistemul sa functioneze, este felul in care d-voastra cunoasteti relatiile dintre categorii.

Sa presupunem ca decideti sa utilizati un calculator pentru a va gestiona datele. In cazul in care nu utilizati un SRGBD, veti putea crea o singura tabela, incapsulata in baza de date, ce va contine toate informatiile necesare - numere de telefon, facturi, informatii despre produse, etc. Cu timpul, baza dumneavoastra de date va contine o multime de informatii redundante, pentru ca, de exemplu, de fiecare data cand introduceti un nou produs, introduceti si numarul de telefon al furnizorului, insa daca ati cumparat zece produse de la acelasi furnizor, adaugati de zece ori acelasi numar de telefon, ceea ce va necesita mai mult spatiu de stocare. In cazul in care o informatie trebuie actualizata, ea va fi modificata peste tot in tabela, poate in sute de locuri, ceea ce va necesita o multime de timp pentru a efectua actualizarea; cu cit trebuie actualizate mai multe date, cu atat pot aparea mai multe erori in procesul de modificare. Daca se doreste modificarea structurii - adaugarea numerelor de fax, sau gruparea produselor pe categorii - veti fi nevoit sa munciti mult si ineficient pentru a reface structura tabelei bazei de date.

Spre deosebire de o baza de date non-relationala, o baza de date Microsoft Access poate avea mai multe tabele ce contin informatii diferite, asemenea locurilor din birou unde se afla datele necesare companiei, din exemplul mai-sus mentionat. Intr-o astfel de baza de date se pot implementa relatii intre tabele, astfel incat fiecare informatie va fi stocata intr-un singur loc. Astfel, se reduce spatiul de inmagazinare a informatiilor prin eliminarea copiilor. Reactualizarea unei informatii este mai rapida si mai sigura pentru ca se face doar intr-un singur loc. Restructurarea unei tabele dintr-o baza de date relationale se face mult mai usor, si se pot adauga noi tabele fara a le modifica pe cele existente.

In cele ce urmeaza vom analiza structura unei baze de date Microsoft Access, formata din urmatoarele tipuri de obiecte : tabele(table), interogari(query), formulare(form), rapoarte(report), comenzi macro(macro) si module(module).

Ce putem face cu Microsoft Access ?

Fiind un sistem relational de gestiune a bazelor de date, primul lucru pe care il putem face cu Microsoft Access este binenteles sa cream o noua baza de date. O baza de date Microsoft Access este un fisier cu extensia MDB, ce contine mai multe obiecte : tabela - pentru introducerea si stocarea datelor, interogarea - pentru interogarea bazei de date, formularul - destinat introducerii datelor pe ecran, afisarii si editarii datelor, raportul - pentru operatii de iesire(datele fiind dirijate de obicei catre o imprimanta), comenzile macro - o secventa de actiuni care trebuie repetata la cererea utilizatorului, module - recipiente pentru subrutine si functii,. La deschiderea fisierului toate obiectele care formeaza baza de date sunt afisate intr-o fereastra numita Database. Pentru a usura munca celui care construieste baza de date, Microsoft Access pune la dispozitia dezvoltatorilor programe " vrajitor "(Wizard), care creaza tabele, interogari, formulare, rapoarte in functie de raspunsurile la anumite intrebari. Cu toate acestea, efortul initial pentru crearea bazei de date este mai mare decat acela pentru realizarea unei foi de calcul tabelar, dar la extragerea informatiilor din baza de date se va vedea ca acest efort merita. Baza de date va permite gasirea rapida a unei informatii, interogari asupra unor anumite categorii din date si tiparirea cu usurinta a datelor dorite.

Lucrand cu o baza de date, adaugand si stergand date, creand si distrugand obiecte, aceasta incepe sa se fragmenteze fiind nevoie de o compactare. Microsoft Access are o functie de compactare a bazei de date, dar pentru a putea compacta o baza de date trebuie inchisa fereastra Database lasand sistemul Access deschis. Din cand in cand s-ar putea ca baza de date sa se defecteze, iar pentru repararea ei Microsoft Access pune la dispozitie un unitar - Repair Database, care in timpul repararii bazei de date creaza obiecte temporare, fiind indicata o compactare dupa terminarea operatiei de reparare.

Microsoft Access ofera si posibilitatea de protectie a bazei de date prin folosirea grupurilor si a utilizatorilor, baza de date putand fi accesata doar de anumite grupuri (de utilizatori) si/sau de catre anumiti utilizatori, in functie de drepturile fiecarora.

Ca orice SGBD serios, Microsoft Access are inclus un limbaj de programare-Access Basic. Derivat din limbajul folosit in Microsoft Visual Basic, Access Basic face parte din categoria limbajelor structurate, iar cei care au mai folosit alte limbaje pentru baze de date probabil vor gasi Access Basic-ul foarte familiar. (In versiunea 7.0 de Microsoft Access pentru Windows'95, este inglobat chiar limbajul Visual Basic).

Datorita faptului ca Microsoft Access are inclus un limbaj de programare putem sa cream aplicatii. O aplicatie Microsoft Access este alcatuita ca si baza de date din mai multe obiecte : tabele, interogari, formulare, rapoarte si doua obiecte mai importante pentru scrierea de aplicatii : comenzi macro si module. Aceste obiecte sunt stocate in unul sau mai multe fisiere, MDB. Ceea ce face diferita o baza de date de o aplicatie este modul in care cel care dezvolta aplicatia leaga obiectele intre ele alcatuind un sistem coerent, astfel ca utilizatorul sa se concentreze asupra aplicatiei in sine si nu asupra programului folosit pentru construirea ei.

Obiecte si colectii

Dupa cum am vazut, o baza de date Access este formata din obiecte. Aceste obiecte pot fi manipulate cu proceduri scrise in Access Basic (pentru versiunea 2.0), sau in Visual Basic (pentru versiunea 7.0). Ceea ce incercam in aceasta parte a materialului este sa prezentam cum am putea sa manipulam aceste obiecte. Inainte de a intra in detalii, trebuie precizat urmatorul lucru : intr-adevar, Microsoft Access ne permite sa lucram cu obiecte (putem instantia obiectele, le putem sterge, seta proprietatile), dar numai cu obiectele definite de Access. In Microsoft Access, unele obiecte contin alte obiecte. De exemplu, un formular contine controale. Obiectele au colectii, seturi de obiecte de acelasi tip (colectiile sunt de asemenea obiecte). De exemplu colectia Forms este formata din toate formularele deschise in baza de date; fiecare formular contine o colectie a tuturor controalelor. Cand ne referim din Access Basic, respectiv Visual Basic, la un obiect care apartine unei colectii, atunci ne referim la el ca fiind un obiect al acelei colectii.