Utilizarea facilitatilor de tip baza de date

Utilizarea facilitatilor de tip baza de date

Bazele de date sunt in general organizate in inregistrari iar inregistrarile sunt impartite in campuri. In Excel bazele de date sunt tabele in care randurile orizontale sunt inregistrari iar coloanele sunt campuri.

Fig. 11. 6. Meniul Date

A Crearea unei baze de date

Operatiile necesare pentru a crea o baza de date sunt:

- se introduc numele campurilor pe prima linie a bazei de date

- se introduc inregistrarile pe randuri consecutive, fara randuri goale

Observatii: - inregistrarile unei baze de date se afla pe o singura foaie de calcul

- pentru ca o lista sa fie tratata ca o baza de date este suficient sa se aleaga meniul Date (Data).

Datele dintr-o baza de date pot fi introduse, modificate sau sterse la fel ca orice fel de date sau se pot folosi pentru aceste operatii formularele. In acest caz se procedeaza astfel:

Se selecteaza Date-Macheta (Data-Form). Cutia de dialog Data Form permite deplasarea printre inregistrari (Anteriorul gasit - Find Prev, Urmatorul gasit - Find Next), adaugarea de inregistrari (Nou-New) sau stergerea unei inregistrari (Stergere - Delete).

B Cautarea datelor si sortarea bazelor de date

Cautarea

datele pot fi cautate intr-o baza de date conform unui criteriu de cautare legat de un camp al inregistrarilor

se pot folosi operatori de comparatie (relationali), si se pot utiliza caracterele speciale ? si *

Pentru a gasi inregistrari intr-o baza de date:

se deschide Date - Macheta (Data - Form) in cutia Data Form se face clic pe Criterii (Criteria).

se deschide o cutie de dialog de tip formular in care se specifica criteriile de cautare; se apasa Enter si daca se doreste gasirea tuturor inregistrarilor ce se potrivesc cu criteriile formulate se selecteaza Find Next (sau Find Prev).

Sortarea

Inregistrarile dintr-o baza de date pot fi sortate ascendent sau descendent dupa trei chei astfel:

-se selecteaza aria care va fi sortata

- se deschide Date - Sortare (Data - Sort); se selecteaza, folosind listele derulante, campurile dupa care se va face sortarea (cheile)

Observatie: o operatie de sortare poate fi anulata selectand: Edit-Undo Sort (sau Ctrl+z)

Optiunea Filtrare automata (AutoFilter) - este o modalitate rapida de a introduce criteriul de sortare:

se selecteaza baza de date, inclusiv linia capetelor de coloana cu denumirea campurilor

se deschide Data-Filter (Auto Filter)

se afiseaza o lista derulanta cu butoane sageata, in interiorul fiecarei celule din prima linie a listei

pentru campul care se doreste a fi folosit pentru filtrare se desfasoara lista si se selecteaza continutul care va fi folosit pentru restrangerea listei.