Crearea si salvarea documentelor

Crearea si salvarea documentelor

Crearea unui nou document

Noul document se deschide automat la intrarea in Word sau cu comanda Fisier - Nou. Noul fisier poate sa fie cu sablon Normal, predefinit de Microsoft Word sau un Sablon definit de utilizator.

Informatiile referitoare la document cerute prin butonul de comanda Fisier - Proprietati se introduc intr-o caseta de dialog. Ele reprezinta orice text pana la 255 caractere si se utilizeaza pentru usurarea gasirii unui fisier atunci cand nu cunoastem denumirea acestuia. Cautarea se face cu comanda Find File.

In fereastra Proprietati se afla si campul Statistica, ce ofera informati cu privire la momentul cand a fost creat fisierul, cand a fost salvat ultima data, numarul de pagini, cuvinte si caractere ale documentului.

Salvarea unui document

- Salvarea pentru prima oara - se acorda fisierului un nume;

- Salvarea curenta - pentru a proteja ceea ce am lucrat la opririle voluntare;

- Salvarea sub un nume nou - Fisier - Salvare ca;

- Salvarea fisierelor in alte formate:

Comanda Fisier - Salvare ca, in zona Nume fisier, se tasteaza numele fisierului;

In zona Tip fisier se selecteaza tipul fisierului in care se face salvarea.

Protejarea fisierelor comune

- Se alege comanda Instrumente - Optiuni

- Se selecteaza Salvare;

- In zona Optiuni de partajare fisiere se introduce parola asociata fisierului: parola pentru deschidere si parola pentru modificare;

- Un fisier se poate bloca, astfel incat sa nu mai poata fi modificat. Pentru aceasta se selecteaza Acces recomandat doar in deschidere;

- Se apasa OK.

O alta posibilitate este aceea de a alege comanda Optiuni generale din Fisier - Salvare ca

Stabilirea optiunilor de salvare

Atunci cand se face salvarea fisierului cu Fisier - Salvare ca se pot stabili urmatoarele optiuni:

- Salvari automate;

- Crearea unor copii auxiliare (backup);

- Salvari rapide etc.

Pentru stabilirea acestor optiuni care devin implicite, se procedeaza astfel:

Comanda Fisier - Salvare ca, Optiuni generale si se selecteaza una din cele 4 posibilitati:

a) Crearea de copii de rezerva - la fiecare salvare se creeaza si un fisier cu extensia '.BAK' care contine ultima versiune salvata;

b) Salvare rapida. Cu aceasta optiune, WORD salveaza rapid, deoarece opereaza pe disc doar schimbarile efectuate asupra documentului, ci nu intregul document;

c) Solicitarea afisarii unor informatii sumare despre fisierul salvat (se solicita proprietatile documentului).

d) Salvare periodica (Salvare informatii pentru recuperare automata la n minute), permite ca salvarea sa se faca periodic, in mod implicit, la un numar n de minute stabilit de utilizator.

Salvarea unui document fara schimbarea numelui Fisier - Salvare

Deschiderea unui document

Cu comanda Fisier - Deschidere, se selecteaza perifericul Drive, se selecteaza directorul Director, sau se afiseaza toate fisierele indiferent de extensie cu comanda Fisiere de tip: Toate fisierele, se selecteaza Read Only pentru a preveni orice modificare a documentului, se tasteaza numele in zona File Name apoi OK. Pentru deschiderea fisierelor NonWord acestea trebuie convertite.

Cautarea fisierelor

Se face cu comanda Find File. La urmatoarele apeluri Word afiseaza lista precedenta, iar pentru schimbarea listei se utilizeaza comanda Search.

Fisierul se poate cauta dupa:

- director, nume, tip, data creerii sau a ultimei salvari;

- datele introduse in Proprietati.

Dupa gasirea fisierului se pot efectua urmatoarele operatii:

- Deschiderea fisierului gasit;

- Tiparirea fisierului gasit;

- Stergerea fisierului gasit;

- Copierea fisierului gasit.

Sortarea fisierelor

In caseta de dialog Find File apasati butonul Options. Ca urmare, apare o mica caseta de dialog, in zona Find Files By se alege criteriul de sortare, care poate fi:

- dupa autor;

- dupa data de creare;

- dupa data ultimei salvari;

- dupa nume;

- dupa dimensiune.

Se poate selecta si modul de listare (zona Lista File Name With): titlu, continut, informatii sumare, statistica.

Cautarea fisierelor se poate face:

- dupa nume si tip;

- pe discuri si directoare;

- dupa informatiile Summary sau dupa text continut;

- dupa data.

Editarea documentelor

Regula :  Orice operatiune care se efectueaza asupra unei portiuni de text trebuie precedata de selectarea textului asupra caruia urmeaza sa se actioneze.

Controlul afisarii documentului pe ecran

a) Modul Normal. Se utilizeaza comanda Vizualizare Normal - este preferat atunci cand se introduce text; este modul implicit de editare; zona din afara textului (antet, recapitulatii, numere de pagina) nu se vede.

b) Modul Ciorna (Schita) - pentru introducere rapida. Acest mod devine activ cu comanda View Draft; documentul apare in ciorna, literele cu aceleasi caractere, desenele apar doar in contur.

c) Modul Panoramare este folosit pentru a realiza mariri sau micsorari.

d) Aspect pagina imprimata - pozitionarea pe pagina pentru a vedea paginile intregi, asa cum vor fi tiparite, inclusiv antetele, recapitulatii, numere de pagina. Intrarea in acest mod de lucru se face cu comanda Vizualizare - Aspect pagina imprimata

Pentru a schimba scala de afisare a unui document, se procedeaza astfel:

- Se alege comanda Panoramare si se alege modul dorit din caseta de dialog.

Exista urmatoarele posibilitati: Pagina intreaga, Latime text, Latime pagina (pagina va fi afisata pe toata latimea ei), 75%, 100%, 200%.

e) Modificarea modului de afisare a ecranului

Modalitatile de afisare a ecranului se stabilesc cu comanda Instrumente - Optiuni, care deschide o caseta de dialog Optiuni, grupate in patru categorii:

Afisare:

- Evidentiere

- Marcaje in document;

- Bara defilare pe orizontala - permite afisarea barei de defilare orizontala;

- Bara defilare pe verticala - permite afisarea barei de defilare verticala;

- Bara de stare - afisarea liniei de stare;

- Text animat

- Substitute de imagine;

- Coduri de camp

- Umbrire camp: - La Selectare;

- Niciodata;

- Intotdeauna.

Marcaje de formatare:

- Tabulatori - afiseaza tabulatorii

- Spatii - afiseaza spatiile prin puncte;

- Marcaj paragraf - afiseaza indicatorii de paragraf;

- Text ascuns - afiseaza textul ascuns;

- Cratime optionale

- Toate - afiseaza toti indicatorii.

Optiuni aspect pagina Web si imprimare:

- Desene;

- Ancorele obiectelor;

- Limite text;

- Rigla verticala (doar in vizualizarea la imprimare).

Optiuni schita si normale:

- Latime zona stil;

- Incadrare in fereastra;

- Font schitat.

Pozitionarea in cadrul documentelor

A. Pozitionarea si defilarea cu mouse-ul se face astfel:

- o linie - cu sageata de defilare (jos sau sus);

- un ecran - cu butoanele de defilare si bara verticala;

- o pagina - folosind tastele Page Up sau Page Dn, Home, End;

- deplasari verticale mari - prin tragerea butonului de defilare verticala de sus sau jos.

B. Pozitionarea la o anumita pagina se poate face folosind comanda Editare - Salt la. Aceasta lucreaza cu numere de pagina numai daca documentul a fost paginat, fie automat, fie manual .

C. Pozitionarea pe un semn de carte (Bookmark)

Semnele de carte sunt locatii in document carora li se poate asocia un nume. Saltul de document la un anumit semn de carte se face cu comanda Editare - Salt la. In caz ca exista semne de carte in document, ele sunt afisate in caseta de dialog.

D. Pozitionarea cursorului la o anumita distanta relativa

- Se alege comanda Editare - Salt la

- Se tasteaza unul din urmatoarele coduri:

- Pn - la pagina n;

- p+n - inainte cu n pagini;

- p-n - inapoi cu n pagini;

- l - la pagina urmatoare;

- ln - la linia n;

- l+n - n linii inainte;

- l-n - n linii inapoi etc.

E. Selectarea textului intr-un document

Selectarea textului cu mouse-ul reprezinta modul cel mai simplu si de aceea cel mai utilizat. Exista mai multe modalitati de selectare:

- cuvantul - se selecteaza prin dubla apasare a butonului de mouse pe cuvant;

- propozitia - CTRL+clic;

- linia - clic pe mouse in bara de selectie (marginea stanga);

- mai multe linii - pozitionarea mouse-lui la inceput si tragerea acestuia;

- paragraful - dublu clic in bara de selectie

Selectarea cu tastatura:

- cuvantul - Shift + Ctrl +Sageata;

- la inceputul liniei - Shift + End;

-o singura linie - Shift + o singura apasare pe sageata (sus, jos);

- la inceputul documentului - Shift + Ctrl + Home;

- la sfarsitul documentului - Shift + Ctrl + End.

F. Crearea marcajelor in document (Bookmarks)

Un marcaj in document reprezinta un semn special care poarta un nume si care serveste la pozitionarea rapida in document sau se pot marca zone de text sau grafica pentru efectuarea de operatiuni.

Pentru crearea unui marcaj in document se procedeaza astfel:

- Se pozitioneaza cursorul in locul pe care dorin sa-l identificam, apoi se alege comanda Inserare marcaj in document, in urma careia se afiseaza o caseta de dialog Marcaj in document, unde se tasteaza numele marcajului in document care poate avea maximum 20 de caractere.

G. Stergerea unor zone de text

Se selecteaza textul pe care dorim sa-l stergem, apoi se apasa Del sau Backspace. Pentru a sterge o unitate de text se procedeaza astfel:

- Del - caracterul din dreapta cursorului;

- Backspace - caracterul din stanga cursorului;

- Ctrl + Del - cuvantul urmator;

- Ctrl + Backspace - cuvantul precedent.

H. Anularea unei editari (Anulare)

Comanda Editare - Anulare anuleaza efectul ultimei actiuni de editare (stergere, inserare etc.).

I. Mutarea si copierea unor zone de text si a graficelor

Documentele WORD permit legarea impreuna, intr-un document, a textului si graficelor, existand posibilitatea incorporarii de obiecte OLE (Object Linking and Embedding). Prin dubla apasare pe un obiect din document se deschide o fereastra ce permite editarea acestuia.

Clipboard -ul reprezinta o zona temporara de memorie cu care se pot muta portiuni de text si grafice in cadrul aceluiasi document sau documente distincte.

Se marcheaza portiunea ce urmeaza sa fie preluata in Clipboard si se transfera prin decupare (Editare - Decupare (Ctrl+V)) sau copiere (Editare + Copiere (Ctrl + C)).

Vizualizarea continutului Clipboard-ului se realizeaza astfel:

- se selecteaza Application Control prin icoana din stanga sus a liniei titlu, se alege Run sau OK sau Enter.

Mutarea textului sau graficelor se face pozitionand cursorul in locul unde se doreste lipirea, apoi se da comanda Edit + Lipire.

Pentru mutarea mai multor portiuni de text se utilizeaza comanda spike, care permite taierea sau copierea mai multor zone si lipirea in ordinea extractiei.

J. Legarea textelor

Se pot lega doua fisiere, sursa si destinatie, la copiere de text sau obiecte intr-un document sau intre documente. Prin aceasta legatura se pot efectua modificari automate la destinatie cand se modifica sursa.

Pentru copierea si legarea textului se procedeaza astfel:

Se selecteaza si se copiaza obiectul (text, grafic, imagine etc.) in documentul sursa, se pozitioneaza cursorul acolo unde vrem sa legam textul (obiectul) in documentul destinatie, apoi cu comanda Editare - Lipire speciala + Lipire ca hyperlink se insereaza in documentul destinatie continutul zonei copiate din documentul sursa.

K. Lucrul cu mai multe ferestre simultan

Se poate lucra cu maximum 9  documente deschise simultan, fiecare document avand propria sa fereastra. Pentru ca fiecare fereastra sa aiba o portiune vizibila pe ecran, se utilizeaza comanda Fereastra - Aranjare totala, putandu-se astfel face cu usurinta transferuri intre documente.

Vizualizarea unor parti diferite din acelasi document, operatiune necesara in cazul documentelor mari; se realizeaza deschizand o fereastra Fereastra - Fereastra noua.

Trecerea de la o fereastra la alta se face cu mouse-ul sau cu comenzile Ctrl+F6 (la fereastra urmatoare) sau Ctrl+Shift+F6 (la fereastra precedenta) sau utilizand comanda Fereastra din meniu, care afiseaza lista documentelor deschise.

L. Lucrul cu pagini

Pentru pozitionarea corecta a titlurilor, tabelelor, figurilor etc. in afara de paginarea implicita vizualizata prin marcheri 'soft' vizualizati prin linii punctate in modul de afisare normal, se pot insera Intreruperi de pagina care au o pozitie controlata.

Pentru a schimba paginatia implicita (Background Repagination) se procedeaza astfel: Instrumente Optiuni + General + Repaginare transparenta (pentru a face paginarea in timpul lucrului si a afisa numarul de pagini in linia de stare) + Enter sau OK.

Daca este inhibata functia Repaginare transparenta se lucreaza mai rapid, iar pentru a face repaginarea se da comanda Instrumente - Repaginare. Se pot insera si manual indicatori de pagina, numiti marcatori 'hard' atunci cand dorim ca o pagina noua  sa inceapa cu anumite portiuni grafice; acest lucru se realizeaza cu comanda Insert Break + Break + OK sau Enter.