EDITAREA TEXTELOR: Utilizarea aplicatiei Word

_{EDITAREA TEXTELOR}

Utilizarea aplicatiei Word

Lansarea in executie si inchiderea programului Word

Pentru lansarea in executie a programului Word, prima data se va actiona butonul de comanda Start, se va indica comanda AII Programs, si in continuare se va aplica un clic pe linia de comanda Microsoft Word.

in urma acestor actiuni se afiseaza desktop-ul ('masa de lucru') a programului Word.

Pentru a inchide programul Word, din meniul File se va da comanda Exit

sau se va aplica un clic pe butonul de comanda .. ..J (Close) situat in coltul dreapta sus al feresterei Microsoft Word.

Deschiderea unui document sau a mai multor documente

Pentru deschiderea unui document, salvat anterior, din meniul File se va da comanda Open. in fereastra de dialog afisata se va specifica:

unitatea si dosarul in care a fost salvat documentul (prin deschiderea listei combinate Look in);

My Documents

numele documentului care se deschide (prin cutia text File name); File narne: |ic:'t. doc tipul (formatul) documentului care se deschide (prin lista combinata Files oftype);

Files of type:

|aII Word Document? (*,docj *.dotj *.htm; *.htmlj *,url; * j

Pentru deschiderea documentului specificat se va actiona butonul de comanda Open.

La un moment dat se pot deschide mai multe documente, prin lansarea multipla a comenzii Open sau New.

Crearea unui document nou

in momentul lansarii in executie, editorul Word creeaza automat un nou document. Numele implicit al documentului este Document 1. Noul document se bazeaza pe un model predefinit avand numele Blank Document (document necompletat). Panoul de activitate (task bar), afisat langa marginea din dreapta a ferestrei de editare contine fereastra etichetata cu New Document, specializat in crearea unui document nou sau in deschiderea unui document care a fost

salvat anterior.

Fiind deja deschis un document, pentru crearea unui document nou din meniul File, se va da comanda New. ^New Se afiseaza bara de activitate, in care se va efectua un clic pe comanda Blank Document.

Salvarea unui document

Pentru salvarea unui document, din meniul File se va da, fie comanda Save As (la prima salvare a documentului), fie comanda Save (la salvarile ulterioare ale documentului). Daca se da comanda Save As, in fereastra de dialog afisata se va putea stabili urmatoarele:

unitatea si dosarul in care se salveaza documentul (prin deschiderea

listei combinate Save in);

Save in: j MyDocu

numele documentului (prin cutia text File name);

File name: Iworddoc

tipul de salvare (prin lista combinata Save as type).

Save as ty pe: | Word Document (*. doc)

Tipul (formatul) implicit de salvare este Word Document, extensie DOC, insa se poate opta si pentru alte tipuri (formate) de salvare, de exemplu Template (model de document, de extensie DOT), text (extensie TXT), Rich Text Format (extensie RTF), pagina Web (extensie HTM sau HTML).

Salvarea in formatul paginilor Web poate fi realizata si cu ajutorul comenzii Save as Web Page (meniul File).

Pentru salvarea documentului se va actiona butonul de comanda Save.

Comutare intre documente deschise

Programul Word permite deschiderea simultana a mai multor documente.

in acest caz, in memorie sunt incarcate informatiile corespunzatoare mai multor documente, iar pe bara de task-uri vor apare mai multe simboluri grafice aferente documentelor respective. Simbolul grafic al documentului activ este in stare apasata. Trecerea de la un document la un alt document se realizeaza prin efectuarea unui clic pe simbolul grafic al documentului dorit.

j Sl .' HJ

Utilizarea sistemului de ajutor

Editorul Word este prevazut cu un sistem de ajutor interactiv foarte detaliat. Acest ajutor poate fi activat din meniul Help (ajutor), cu ajutorul comenzilor Microsoft Word Help (tasta de comenzi rapide FI) sau Show the Office Assistant (afisare asistent Office).

Daca se da prima comanda, atunci se afiseaza

imaginea asistentului (de exemplu o agrafa animata) si o cutie text in care se formuleaza o intrebare. Cautarea informatiilor referitoare la intrebarea formulata se realizeaza prin actionarea butonului Search.

Daca se da comanda a doua, atunci se afiseaza imaginea asistentului. Daca se efectueaza un clic pe asistent, atunci apare si cutia text corespunzatoare asistentului in care se va tasta intrebarea si se va lansa in executie procesul de cautare. Ascunderea asistentului se realizeaza prin comanda Hide the Office Assistant a meniului Help.

inchiderea unui document

Pentru inchiderea unui document, din meniul File se va da comanda Close (inchidere). Varianta: in fereastra de editare se efectueaza un clic pe butonul

J, care este situat in coltul dreapta sus al ferestrei.

Comutare intre modurile de vizualizare a documentului

Editorul permite utilizarea a sase moduri de vizualizare a documentelor pe ecran:

vizualizare normala (Normal);

vizualizare cu aspect pagina imprimata (imprimata, Print Layout); ' vizualizare cu aspect pagina Web (Web Layout); ' vizualizare schitata (Outline);

' modul de vizualizare in fereastra programului de navigare in Internet (Web Page Preview, examinare pagina Web); modul de vizualizare inaintea imprimarii (Print Preview, examinare inaintea imprimarii).

in momentul in care se trece dintr-un mod de vizualizare intr-un alt mod de vizualizare, cursorul de text va ramane in locatia similara a documentului. in afara de aceste sase moduri de vizualizare, mai exista si posibilitatea de a vizualiza documentul in diferite dimensiuni (focalizarea documentului), este posibila atribuirea ecranului intreg pentru documentul propriu-zis. Tabelul urmator centralizeaza descrierea modurilor de vizualizare.

Exista posibilitatea vizualizarii documentului pe ecranul complet (intreg) n acest caz nu se afiseaza rigla, barele de defilare, barele de instrumente' neniunle st alte elemente de ecran, astfel, intregul spatiu al ecranului se va atribui documentului activ. Pentru selectarea acestui tip de vizualizare se va selecta comanda Full Screen (meniul View). Pe ecran va apare si o mica fereastra de dialog, care este prevazuta cu un singur buton de comanda, etichetata cu textul Close Full Screen.

Qiose FuB Screen

in acest mod de afisare daca se indica cu ajutorul cursorului de mouse marginea superioara a ecranului, atunci reapare linia meniului principal, deci exista posibilitatea da a lansa diferite comenzi. Comenzile editorului pot fi selectate si cu ajutorul tastelor de comenzi rapide. Meniurile locale pot fi afisate prin apasarea butonului din dreapta mouse-ului (clic dreapta). Daca se doreste dezactivarea modului de vizualizare pe ecranul intreg si reintoarcerea la modul de vizualizare care a fost utilizat anterior, atunci:

fie se efectueaza un clic pe butonul de comanda Close Full Screen;

fie se actioneaza tasta ESC.

Modificarea dimensiunii de vizualizare a documentului pe ecran

Pentru a modifica dimensiunea de vizualizare a documentului pe ecran, din meniul View se da comanda Zoom (panoramare). Se afiseaza o fereastra de dialog. Cu ajutorul butoanelor de optiune se selecteaza o dimensiune standard exprimata in procente (100% dimensiunea normala de vizualizare) sau in cutia etichetata cu Percent se introduce dimensiunea de vizualizare dorita. Daca se alege butonul de optiune Page width, atunci editorul determina automat procentajul de afisare necesar, in care latimea unei pagini incape pe ecran. ^f jsarea/ascunderea caracterelor care nu se imprima

Unele caractere de formatare utilizate in document nu se imprima cu toate ca ele pot apare in fereastra de editare. Afisarea/ascunderea acestor caractere poate fi ceruta prin casetele de selectare existente in fila View a ferestrei de dialog ^Fomatti'9 ^ma<^ Options (meniul Tools, comanda Options).

Daca este selectata caseta de selectare Tab characters, atunci caracterele de tabulare se vor reprezenta prin -> (sageata orizontala dreapta). Daca este selectata caseta de selectare Spaces, atunci caracterele spatiu se vor reprezenta prin . (punct). Daca este selectata caseta de selectare Paragraph mark, atunci simbolul generat la actionarea tastei Enter (marca de sfarsit de paragraf) se va reprezenta cu ajutorul caracterului f. Marcile de sfarsit de paragraf se pot

afisa/ascunde si cu ajutorul butonului de comanda bara de instrumente standard.

Modificarea unor optiuni implicite ale editorului Word

Editorul Word permite modificarea sau stabilirea unor optiuni utilizate

implicit in program. in acest scop din meniul Tools se va da comanda Options. Fereastra de dialog afisata contine mai multe file. Dintre care, fila User

Information contine cutia text etichetata cu Name, in care se poate tasta numele

utilizatorului:

User information Narrie:

Afisarea/ascunderea barelor de instrumente

standard Barele de instrumente ale editorului

Word se pot afisa/ascunde, in functie de

!^IOQlbols co^oi Tcoitox preferintele utilizatorului. in acest scop

din meniul View se indica submeniul Toolbars; in urma acestei actiuni se afiseaza un meniu cu numele barelor de instrumente accesibile editorului.

Numele barelor afisate pe ecran sunt precedate de caractere de 'bifare'. Pentru a afisa o bara de instrumente, neafisata inca, se va efectua un clic pe numele barei dorite. Pentru a ascunde o bara deja afisata, de asemenea, se va aplica un clic pe numele barei respective. in exemplul alaturat sunt afisate barele de instrumente standard si bara de instrumente de formatare.

jKovacs Sandor

in fila File Locations se gaseste o lista prin care se poate stabili unitatea si dosarul in care se salveaza implicit documentele create sau se cauta implicit documentele care se deschid (de obicei dosarul My Documents).

in fila Save se gasesc controale referitoare la modul de salvare a documentelor, de exemplu formatul implicit de salvare (de obicei, Word Document, *.doc).

Unitatea de masura preferata se poate selecta din lista compusa Measurement units a filei General (inch, centimetru, milimetru).

2 Operatiile principale in procesul de editare

Inserarea textului

Prin cursor de text (sau 'linie de insertie') se intelege o liniuta clipitoare pe ecran, care marcheaza locatia curenta de prelucrare in cadrul documentului. In momentul in care se deschide un nou document, cursorul de text se afla in partea superioara a documentului, si anunta posibilitatea demararii procesului de introducere a textului. Textul este inserat prin actionarea tastaturii. Evident, in cursul tastarii vor apare si greseli, dar acestea ulterior pot fi corectate (de exemplu prin actionarea tastelor BackSpace si Delete).

Cursorul de text poate fi deplasat numai la locatiile documentului, unde exista deja text. Daca s-a ajuns la un punct unde nu mai exista text, deplasarea cursorului este suspendata.

Cursorul de text poate fi deplasat fie cu ajutorul mouse-ului, fie cu ajutorul tastaturii. Pentru deplasarea cursorului de text utilizand mouse-ul, se defileaza in document pana la locatia dorita, dupa care se efectueaza un clic in punctul unde se doreste pozitionarea cursorului de text. Tastele utilizate cel mai frecvent pentru deplasarea cursorului de text sunt cele patru taste cu sageti: Q, Itzl Iii S' lll- iⁿ tabelul urmator sunt listate locatiile de destinatie ale cursorului de text, precum si tastele necesare realizarii acestei deplasari.

Locatia de destinatie

cu un caracter la stanga

- cu un caracter la dreapta

. cu o linie mai sus

(simboluri) speciale. Astfel, de exemplu, fontul Times New Roman comporta, printre altele, si cele zece caractere romanesti. Aceste simboluri speciale pot fi inserate cu ajutorul comenzii Symbol (meniul Insert). Pentru inserarea simbolurilor speciale:

Se pozitioneaza cursorul de text la locatia la care se doreste inserarea unui simbol (caracter) special.

Din meniul Insert se da comanda Symbol. Aceasta comanda afiseaza o fereastra de dialog etichetata cu Symbol.

SymbcJs Special Characts

■ la inceputul pa

inceputul paginii urmatoar

la sfarsitul documentului

la inceputul documentului

in procesul de introducere a unui text, utilizatorul nu trebuie sa se ocupe de divizarea textului pe linii. Aceasta divizare este realizata automat de editor. Cand se ajunge la sfarsitul unei linii, editorul va intrerupe textul si va transfera noul text la inceputul liniei urmatoare. Daca se modifica textul prin inserari si stergeri, sfarsiturile de linii vor fi actualizate automat. Daca se doreste trecerea intr-o noua linie, adica cand se doreste inceperea unui nou paragraf, trebuie actionata tasta ENTER. in acel moment editorul insereaza in text o marca de paragraf.

Inserarea caracterelor speciale

in afara literelor, cifrelor si semnelor de punctuatie, vizibile pe tastatura, fonturile (corpurile de litere) utilizate de Word mai comporta si alte caractere

IATIN CAPITAL IETTER 5 Vil Charader code: [CU5E from: |Unicode (hex)

AutoCorrect  ShortcutKey Shortcut key: Ctll+5

Se alege fila Symbols, care afiseaza lista tuturor simbolurilor care sunt accesibile intr-un anumit font. Din lista combinata Font se selecteaza fontul dorit. Daca se selecteaza varianta (normal text), atunci se vor afisa toate caracterele fontului implicit. Prin efectuarea unui clic pe un simbol se selecteaza simbolul respectiv. Daca simbolului ii corespunde o combinatie de taste (o prescurtare), atunci combinatia respectiva este afisata in campul Shortcut key (tasta de comenzi rapide). Se efectueaza un dublu clic pe simbolul dorit sau se actioneaza butonul de comanda Insert. Editorul insereaza caracterul respectiv la locatia cursorului de text. Dimensiunea caracterului inserat va fi egala cu dimensiunea textului care precede cursorul de text. Daca se doreste inserarea si a altor simboluri, atunci se pozitioneaza cursorul de text la o noua locatie si se repeta pasul anterior (fereastra de dialog ramane deschisa pana cand se va da una din comenzile Close sau Cancel).

Dupa ce se termina cu inserarea simbolurilor dorite, se va actiona butonul de comanda Close. Codurile hexazecimale UNICODE ale unor caractere speciale romanesti (in functie de fontul utilizat) sunt date de tabelul urmator:

Aceste caractere se pot introduce in document si in felul urmator: se tasteaza codul caracterului dorit, dupa care se apasa combinatia de taste ALT + X. Tastarea cifrei zero din fata codului este obligatorie.

Selectare de caracter, cuvant, linie, propozitie, paragraf, document intreg

inainte de a efectua o operatie de deplasare, formatare, stergere sau orice alta activitate de modificare a unui text sau a unei imagini grafice, articolele implicate in operatia respectiva trebuie sa fie selectate. Selectarea poate fi realizata, fie cu ajutorul mouse-ului, fie cu ajutorul tastaturii. Textul selectat sau imaginea grafica selectata vor fi afisate in video invers. O selectie deja realizata poate fi anulata. In acest scop fie ca se efectueaza un clic in afara zonei selectate (intr-un loc arbitrar al ferestrei de editare), fie se actioneaza o tasta cu sageata. Selectarea textelor si a imaginilor grafice cu ajutorul mouse-ului poate fi realizata astfel:

Prin bara de selectie se intelege zona situata in stanga textului. Este posibila selectia unor portiuni de texte (sau celule de tabel) care nu sunt adiacente. in acest scop, dupa selectia primei portiuni, tinand tasta CTRL in stare apasata, se selecteaza celelalte portiuni.

Selectarea textelor si a imaginilor grafice cu ajutorul tastaturii poate fi realizata astfel:

Pentru extinderea unei selectii

Cu un caracter la dreapta

Cu un caracter la stanga

Pana la sfarsitul unei linii Pana la inceputul unei linii

_u o linie in jos

Cu o linie in sus

Cu un ecran mai jos

Cu un ecran mai sus

include intregul document

Editarea textului

in mod obisnuit editorul Word lucreaza in modul inserare: caracterele tastate sunt inserate in locul unde se afla cursorul de text. Caracterele existente in dreapta cursorului de text sunt deplasate spre dreapta pentru a face loc caracterelor nou introduse, iar textul va fi reactualizat pe ecran. Astfel, prima activitate in editarea unui text introdus anterior este mutarea cursorului de text la locul unde se vor efectua modificari.

in procesul de editare, uneori este mai usor sa se suprascrie peste caracterele existente, deoarece stergerea caracterelor nedorite si introducerea caracterelor noi necesita mai mult timp. Din acest motiv se va utiliza, in loc de modul de inserare, modul de suprascriere. Modul de suprascriere poate fi declansat in doua moduri:

fie se actioneaza tasta Insert;

fie se efectueaza un dublu clic pe inscriptia OVR din linia de stare.

Atata timp cat se utilizeaza acest mod, inscriptia OVR va fi afisata cu intensitate mare. Dupa ce se introduce noul text, se va actiona din nou tasta Insert sau se va face un clic dublu pe inscriptia OVR, moment in care inscriptia va fi afisata cu intensitate redusa.

Utilizarea comenzilor Undo si Redo

in cazul in care s-a efectuat o operatie eronata (de exemplu s-a introdus un text eronat sau s-a sters accidental un text), operatia respectiva poate fi anulata Prin meniul Edit, comanda Undo (tasta de comenzi rapide Ctrl+Z). Varianta: in

bara de instrumente standard se efectueaza un clic pe butonul de comanda (Undo). Daca se constata totusi ca nu este necesara restabilirea comandata cu. Undo, atunci din meniul Edit se va da comanda Redo (tasta de comenzi rapide Ctrl+Y). Varianta: in bara cu instrumente standard se efectueaza un clic pe

butonul de comanda '' ^A (Redo).

Este posibila lansarea in executie a acestor comenzi de mai multe ori.

Mutarea sau copierea textului in interiorul documentului sau intre documente deschise

Indiferent ca este vorba de un text sau de o imagine grafica, obiectul respectiv poate fi mutat sau copiat dintr-o locatie intr-o alta locatie a documentului actual (sau chiar intr-un alt document).

Prin mutare se intelege indepartarea (stergerea) unui text selectat sau a unei imagini grafice selectate dintr-o locatie si inserarea obiectului respectiv

intr-o alta locatie.

Prin copiere se intelege realizarea unei copii a unui text selectat sau a unei imagini grafice selectate si inserarea obiectului respectiv intr-o alta locatie, elementul original fiind nemodificat. Deci elementul original va exista atat in locatia originala, cat si in noua locatie.

Operatiile precedente pot fi realizate si cu ajutorul zonei de memorie Clipboard.

Pentru efectuarea operatiei de mutare:

Se selecteaza textul (sau imaginea grafica) care trebuie mutat(mutata).

Se da comanda Cut (decupare, meniul Edit).

Variante: se actioneaza combinatia de taste CTRL+X, sau se alege

comanda *. (Cut) din bara de instrumente standard. Articolul selectat este indepartat din document si este mutat pe Clipboard.

Daca este cazul, se activeaza documentul destinatie.

Se deplaseaza cursorul de text la locatia destinatie.
Se da comanda Paste (lipire, meniul Edit).

Variante: se actioneaza combinatia de taste CTRL+V, sau se alege

comanda Uil (p_aste) din bara de instrumente standard. Articolul va fi inserat la locatia destinatie.

■ Se deplaseaza cursorul de text la locatia destinatie.

Se da comanda Paste (meniul Edit).

Variante: se actioneaza combinatia de taste CTRL+V, sau se alege

comanda '-^ (Paste) din bara de instrumente standard. Articolul va fi inserat la locatia de destinatie.

Stergerea textului

in Word exista mai multe metode prin care se poate sterge o parte din document. in tabelul urmator sunt prezentate tipurile de stergeri si tastele necesare efectuarii operatiilor respective.

Cautarea unui cuvant sau a unei fraze intr-un document

in procesul de editare a documentelor, de multe ori este necesara mutarea cursorului de text la o anumita locatie din document, de exemplu la un cuvant (fraza) sau la un caracter special. Pentru cautarea unui cuvant (fraze) se va proceda astfel:

' Din meniul Edit se da comanda Find (gasire), care afiseaza o fereastra de dialog care are aspectul de mai jos:

Fini Reface ] Go To
Findwhat: iMicroinformaMca

Highlight al items found in:

More

Pentru efectuarea operatiei de copiere:

Se selecteaza textul (sau imaginea

copiat(copiata).

■ Se da comanda Copy (copiere, meniul Edit).

Variante: se actioneaza combinatia de taste CTRL+C, sau se alege comanda ^ (Copy) din bara de instrumente standard. Articolul selectat este copiat pe Clipboard.

Daca este cazul, se activeaza documentul destinatie.

in cutia text Find what se introduce textul care se cauta.

Daca se selecteaza caseta de selectare Highlight aii items found in, atunci simultan se vor supralumina toate aparitiile informatiei cautate. Domeniul de cautare se specifica prin lista compusa aferenta acestei casete de selectare (document intreg sau selectie). Eventual, se selecteaza optiuni de cautare speciale (ele sunt accesibile prin butonul de comanda More).

Pentru lansarea in executie a procesului de cautare se actioneaza butonul de comanda Find Next. Daca editorul gaseste textul respectiv, defiland documentul, se afiseaza pagina unde a fost descoperita prima data informatia cautata. Informatia identificata se va selecta. in acest moment se poate edita documentul, cu toate ca fereastra de dialog specializata in cautare ramane deschisa. Dupa ce editarea a fost terminata, procesul de cautare poate fi continuat. in acest scop se va actiona butonul de comanda Find Next. Daca textul cautat a fost localizat, se afiseaza urmatoarea lui aparitie. Daca textul nu poate fi detectat, se afiseaza o fereastra de informare, la care se va raspunde cu OK:

inlocuirea textului sau a formatarii si cautarea unei instante noi prin
actionarea butonului de comanda Replace;

inlocuirea tuturor instantelor fara confirmare prin actionarea butonului
de comanda Replace AH;

se lasa textul sau formatarea nemodificata si se trece la cautarea unei
instante noi, folosind comanda Find Next.

Pentru anularea unei cautari - inlocuiri in progres sau pentru a inchide fereastra de dialog se va da comanda Cancel.

1 ) Word has finished searching the document. The search item was not found.
|j  OK

■ Pentru inchiderea ferestrei de dialog specializata in cautare sau pentru a anula un proces de cautare in progres se va actiona butonul de comanda Cancel.

inlocuirea unui cuvant sau a unei fraze intr-un document

De multe ori intervine problema schimbarii, intr-un document a unui cuvant sau a unei fraze cu un alt cuvant sau cu alta fraza. De exemplu, in documentul initial, in locul cuvantului 'London', sistematic s-a scris cuvantul 'Paris'. Pentru efectuarea cautarilor si inlocuirilor se va folosi comanda Replace (meniul Edit). Aceasta comanda va afisa o fereastra de dialog care are aspectul asemanator ferestrei de cautare.

Cutia text Find what se completeaza cu informatia care se cauta, iar in cutia text Replace with se inscrie informatia inlocuitoare. Eventual se selecteaza optiuni de cautare speciale (ele sunt accesibile prin butonul de comanda More). in continuare se va actiona butonul de comanda Find Next.

3 Formatarea

Formatarea caracterelor

Prin caractere desemnam literele, cifrele, semnele de punctuatie, spatiul si caracterele speciale (de exemplu caracterele romanesti). Termenul de formatare se refera la atributele pe care le au diferite caractere (de exemplu pentru font: corp de litera, dimensiune, aspect exterior). Formatarea poate fi aplicata unui singur caracter, unui grup de caractere sau chiar unui document intreg.

Atributele de formatare pot fi aplicate unui text deja introdus (existent), insa se poate cere aplicarea atributelor de formatare si unui text care urmeaza sa fie introdus. in primul caz, textul care urmeaza sa fie formatat trebuie selectat, in al doilea caz se muta cursorul la locatia de unde va incepe noul text si in continuare se aplica comenzile necesare efectuarii formatarilor de caractere.

Corpul de litera, stilul corpului de litera, dimensiune, culoare, subliniere si efecte speciale

Comenzile necesare aplicarii diferitelor tipuri de formatari pot fi date in mai multe feluri, metoda cea mai generala fiind utilizarea comenzii Font din meniul Format.

Fila Font a ferestrei de dialog Font stabileste sau modifica fontul, aspectul exterior, dimensiunea fontului, tipul de subliniere, culoarea, precum si anumite efecte speciale.

Lista derulanta Font afiseaza numele tuturor fonturilor instalate la calculatorul utilizat. Utilizatorilor din Romania li se recomanda selectarea fonturilor Times New Roman, Arial, Tahoma sau Courier New, care permit inserarea a unor caractere speciale, printre care si a caracterelor romanesti.

Daca editorul gaseste textul specificat sau formatarea specificata, atunci se afiseaza pagina in care a fost gasita informatia. in continuare, pot fi luate urmatoarele decizii:

Text Eff ects

Font st^le;

Underline style:

(none)

Automatic .

Effects

Strikethrough Doufaie strikethrough Sueerscript Subscript

Engrave

Times New Roman

This is a TmeType font. This font will be used ori bo(h printer and scretn,

Default OK Cancel

Lista Font Style stabileste stilul (aspectul exterior) al fontului utilizat. Pot fi selectate din variantele Regular (stilul implicit), Italic (inclinat), Bold (ingrosat) si Bold Italic (ingrosat si inclinat).

Lista derulanta Size permite introducerea sau selectarea dimensiunii caracterelor. Dimensiunea caracterelor se defineste in puncte (1 inch = 72 puncte = 2,54 cm, adica un punct este aproximativ 0,352mm). Aceasta dimensiune se refera la inaltimea caracterelor. Dimensiunea foarte frecvent utilizata este cea de 12 puncte.

Lista combinata Font color permite selectarea unei culori de font. Daca se selecteaza varianta Automatic, atunci textul va fi afisat in culoarea care a fost selectata pentru afisarea textelor de catre componenta Control Panel a mediului Windows. De regula, pentru imprimare se foloseste culoarea neagra, in afara culorilor prezentate in paleta se poate actiona butonul de comanda More Colors, prin intermediul caruia avem acces la o mare varietate de nuante.

Lista combinata Underline style selecteaza tipul de subliniere utilizat. Lista combinata Underline color stabileste culoarea utilizata la subliniere.

Casetele de selectare din subfereastra Effects contine diverse optiuni referitoare la efecte speciale.

Daca se activeaza caseta de selectare Subscript, textul selectat va fi micsorat si coborat sub linia de baza, astfel se pot construi indici, de exemplu H₂SO₄. Micsorarea indicilor depinde de fontul utilizat.

Daca se activeaza caseta de selectare Superscript, atunci textul selectat va fi micsorat si urcat deasupra liniei de baza, astfel se pot construi exponenti, de exemplu 2¹⁰. Micsorarea exponentilor depinde de fontul utilizat.

Subfereastra Preview arata efectele formatarii specificate, inainte de a trece la formatarea efectiva a documentului.

Majuscule si minuscule

Crearea unei majuscule este simpla: se actioneaza tasta SHIFT, dupa care se tasteaza caracterul dorit. Pentru a obtine un sir de majuscule, se recomanda urmatoarea metoda:

Se actioneaza tasta CAPS LOCK.

Se introduce textul.

Se actioneaza din nou tasta CAPS LOCK, care termina inserarea
majusculelor.

Sa presupunem ca se doreste ca un text existent sa fie transformat in raport cu utilizarea majusculelor sau minusculelor. in acest scop:

Se selecteaza textul care urmeaza sa fie modificat.

Din meniul Format se da comandaChange Case, care va afisa o fereastra de dialog de acelasi nume, prevazuta cu cinci butoane de optiune.

Se selecteaza butonul de optiune dorit, dupa care se actioneaza butonul de comanda OK. Semnificatia acestor butoane de optiune este urmatoarea:

Sentence case: prima litera a primului cuvant al propozitiilor selectate se transforma in majuscula.

lowercase: textul selectat este convertit in minuscule; UPPERCASE: textul selectat este convertit in majuscule;

Title Case: prima litera din fiecare cuvant al selectiei este convertit in majuscula;

tOGGLE cASE: fiecare minuscula a selectiei este convertita in majuscula si reciproc.

Copierea formatarii caracterelor

Sa presupunem, ca pentru o portiune oarecare de text s-a reusit aplicarea unei formatari care 'merita' sa fie aplicata si altor portiuni de text. Pentru copierea formatarii de caractere:

' Se selecteaza textul care contine formatarea care urmeaza sa fie copiata.

■ in bara de instrumente standard se efectueaza un clic pe butonul ^ {Format Painter). Cursorul de mouse se transforma intr-o pensula urmata de o linie verticala.■ Se selecteaza textul care urmeaza sa fie formatat. in momentul eliberarii cursorului de mouse formatarea este aplicata selectiei.

Copierea formatarii unui paragraf se realizeaza similar copierii formatarii caracterelor, cu deosebirea ca in primul pas se va selecta intregul paragraf sursa, inclusiv caracterul de sfarsit de paragraf.

Aplicarea unui stil existent unui cuvant, unui rand sau unui paragraf

in cadrul aceluiasi document pot sa se repete anumite parti care au aspect exterior identic. in loc de a introduce de fiecare data un sir identic de comenzi de formatare, editorul pune la dispozitia utilizatorului un mijloc care memoreaza aceste formatari in 'stiluri'. Prin stil se intelege o multime de formatari care este prevazuta cu un nume si care a fost salvata anterior. Formatarile memorate in stil pot fi aplicate ulterior intr-un singur pas unui paragraf intreg sau unei portiuni arbitrare de text. Pentru aplicarea formatarilor aferente unui stil se selecteaza textul pentru care se vor aplica formatarile respective, dupa care din meniul Format se da comanda Styles and Formatting. in panoul de activitate (task pane, afisat langa marginea din dreapta a ferestrei de editare) va apare o lista de stiluri. Din lista de stiluri, printr-un clic, se selecteaza stilul care se

va aplica textului Selectat. Show: Available formatting ■

Utilizarea despartirii automate in silabe

In mod obisnuit, daca un cuvant ar depasi marginea din dreapta paginii, cuvantul respectiv va fi transferat automat in urmatoarea linie. Editorul, insa, pune la dispozitia utilizatorului si functia de despartire de cuvinte, care contribuie la imbunatatirea calitatii aspectului exterior al documentului. Pentru despartirea automata a cuvintelor (deja in procesul de introducere a textului):

Din meniul Tools se indica submeniul Language si se da comanda Hyphenation. Editorul va afisa fereastra de dialog etichetata cu Hyphenation. in continuare se selecteaza caseta de selectare Automatically hyphenate document. Daca se doreste despartirea si a cuvintelor care sunt scrise numai cu majuscule, atunci se va selecta caseta de selectare Hyphenate words in CAPS. in cutia text Hyphenation zone se poate introduce latimea unei zone (masurata de la marginea din dreapta spre interior) in care nu vor fi despartite cuvintele care ar incepe aici. Daca se doreste ca numarul cuvintelor care se despart sa fie mic, latimea acestei zone trebuie sa fie mare. in cutia text cu inscriptia Limit consecutive hyphens to se poate stabili numarul maxim de linii consecutive care pot fi despartite (adica care se termina cu semnul '-').

2 Formatarea paragrafelor

Inserarea si indepartarea marcilor de paragraf

Aspectul exterior al unui document depinde, in mare masura, de formatarea aplicata diferitelor paragrafe. in viziunea editorului Word, prin paragraf se intelege o cantitate de text, imagini grafice, obiecte (de exemplu ecuatii) sau alte articole, care sunt urmate de o marca de paragraf. Inserarea unei marci de paragraf se realizeaza atunci cand se actioneaza tasta ENTER. Daca pe ecran nu sunt vizibile marcile de paragraf, pentru vizualizarea lor se va actiona butonul de comanda 1T {Show/Hide f), care se gaseste pe bara de instrumente standard. Pentru ascunderea marcilor de paragraf se va actiona din nou butonul 1T . Caracterul de marca de paragraf se sterge similar stergerii altor caractere: deplasare in fata marcii de paragraf (sau dupa marca de paragraf) si actionarea tastei Delete (sau BackSpace).

Marcile de paragraf nu numai ca semnaleaza sfarsitul unui paragraf, ele contin informatii si despre formatarea paragrafului aferent. Astfel, cand se muta sau se copiaza un paragraf, utilizatorul trebuie sa aiba grija sa includa in selectie si marca de paragraf. in caz contrar formatarea paragrafului mutat sau copiat se pierde, textul paragrafului respectiv devine o parte a paragrafului destinatie.

Inserarea si indepartarea intreruperilor de linie

in unele cazuri, de exemplu cand se introduce o lista, se doreste inceperea unei linii noi, dar in interiorul aceluiasi paragraf. Pentru acest scop se va actiona combinatia de taste SHIFT+ENTER, care va introduce un caracter de intrerupere de linie (*-j) si va deplasa cursorul de text la inceputul liniei urmatoare. Cu toate ca nu s-a ajuns pana la marginea din dreapta si s-a inceput o linie noua, inca suntem in interiorul aceluiasi paragraf, deci aceste linii necomplete pot fi selectate, adica si formatate simultan. Caracterul de intrerupere de linie se sterge similar stergerii altor caractere: deplasare in fata sau dupa caracter si actionarea tastei Delete sau BackSpace.

Alinierea paragrafelor

Editorul aliniaza implicit liniile paragrafului la marginea din stanga a paginii, iar marginea din dreapta este neuniforma. Pot fi utilizate insa si urmatoarele tipuri de alinieri: la dreapta, centrat si aliniere in ambele sensuri. Pentru a alinia un text:

Se selecteaza paragraful sau paragrafele care urmeaza sa fie centrate sau aliniate.

Din meniul Format se da comanda Paragraph si in fereastra de dialog afisata se alege fila Indents and Spacing.

Din lista combinata etichetata cu Alignment se alege tipul de aliniere:

Left: aliniere la stanga;

Center. centrare;

Right: aliniere la dreapta;

Justifica: aliniere in ambele sensuri; in acest caz, daca este necesar, spatiile dintre cuvinte vor fi comprimate sau dilatate. Ultima linie necompleta a paragrafului se alineaza la stanga.

Varianta: in bara de instrumente de formatare se actioneaza butoanele de

comanda: =' (Align Left), ⁼ (Center), '⁼ {Align Right), = (Justify).

Retragerea paragrafelor

Functia de retragere permite deplasarea tuturor liniilor unui paragraf sau a mai multor paragrafe, in raport cu marginile din stanga si din dreapta a paginii, fara sa fie necesara modificarea marginilor laterale actuale. Prin aplicarea acestei functii textul paragrafului (si nu numai al unei linii) va fi deplasat pana la urmatorul sau pana la precedentul caracter de tabulare.

Subliniem faptul ca prin actionarea tastei TAB numai linia curenta este retrasa, deci nu intregul paragraf. Operatia de retragere de paragrafe se realizeaza astfel:

■ Se selecteaza paragraful sau paragrafele pentru care se doreste modificarea retragerii liniilor.

Din meniul Format se da comanda Paragraph si se alege fila Indents and Spacing. in subfereastra Indentation:

- in cutia text Left se introduce distanta cu care se doreste retragerea liniilor fata de marginea din stanga. Daca se specifica o valoare

negativa, atunci textul va apare in zona rezervata marginii din stanga.

in cutia text Right se introduce distanta cu care se doreste retragerea liniilor fata de marginea din dreapta. Daca se specifica o valoare negativa, atunci textul va apare in zona rezervata marginii din dreapta.

■ Din lista combinata Special se va introduce tipul de retragere speciala care va fi utilizata in primele linii ale paragrafelor selectate. Aceasta retragere este masurata fata de retragerea actuala din stanga. Valorile posibile sunt None, First Line si Hanging.

Daca se alege varianta None, atunci primele linii ale paragrafelor selectate se vor alinia cu retragerea actuala din stanga. in cutia By se introduce valoarea 0.

Daca se alege varianta First Line, atunci primele linii ale paragrafelor selectate vor fi retrase cu cantitatea specificata de cutia By.

Daca se alege varianta Hanging, liniile situate dupa primele linii ale paragrafelor selectate vor fi deplasate spre dreapta cu cantitatea specificata de cutia By.

Retragerea liniilor unui paragraf sau unor paragrafe se poate realiza si cu ajutorul riglei (daca rigla nu este vizibila, atunci din meniul View se va da comanda Ruler).

'entru a realiza:

Retragerea din stanga liniilor

tragerea din dreapta a liniilor

Retragere speciala care se refera la textul situat in

prima linie a paragrafului (First Line)

Retrage speciala care se refera la textul nesituat in prima linie a paragrafului (Hanging)

(triunghiul infe:

Spatierea intre linii in interiorul paragrafelor

Aceasta functie permite majorarea si micsorarea cantitatii de spatiu dintre doua linii ale unui paragraf. Valoarea implicita este spatierea simpla. in acest ^caz inaltimea depinde de dimensiunea caracterelor fontului utilizat. De exemplu, daca se folosesc caractere de dimensiune 10 puncte, spatierea dintre fiecare linie va fi cu ceva mai mare decat 10 puncte: la dimensiunea reala a caracterelor se mai adauga un spatiu care depinde de tipul fontului utilizat.

daca se foloseste spatiere dubla la linii care au caracterele de dimensiune 10 puncte, spatierea va fi aproximativ 20 puncte. Daca o linie din paragraf contine un caracter de dimensiune mare sau o imagine grafica, atunci in cazul folosirii spatierii simple, editorul va majora automat spatierea pentru linia respectiva. Pentru modificarea spatierii liniilor:

Se selecteaza paragraful sau paragrafele pentru care se doreste modificarea spatierii dintre linii.

Din meniul Format se da comanda Paragraph si se alege fila Indents and Spacing.

Din lista combinata Line Spacing se alege tipul spatierii de linii:

Single (simpla). Valoare implicita. inaltimea liniei se adapteaza la inaltimea celui mai inalt font al liniei respective plus o mica cantitate de spatiu excedentar. Cantitatea de spatiu excedentar adaugat depinde de fontul utilizat.

7.5 lines (la o linie si jumatate). inaltimea corespunzatoare spatierii simple se inmulteste cu 1,5.

- Double (dubla). inaltimea corespunzatoare spatierii simple se inmulteste cu 2.

Spatierea inainte si dupa paragrafe

inainte sau dupa paragrafe se pot insera linii vide (goale), prin simpla actionare a tastei ENTER. O alta metoda de adaugare a spatiului inainte si/sau dupa paragrafe este folosirea comenzii Paragraph. Avantajul folosirii acestei comenzi consta in urmatoarele: pot fi definite masuratori numerice precise; daca se muta sau se copiaza un paragraf, spatierile insotesc paragraful respectiv.

Se selecteaza paragraful sau paragrafele pentru care se doreste modificarea spatiului liber intre paragrafe.

Din meniul Format se da comanda Paragraph si se alege fila Indents And Spacing.

in subfereastra cu titlul Spacing se completeaza sau se selecteaza
masuratorile in cutiile Before (spatiul liber inainte de paragraf) si After
(spatiul liber dupa paragraf). Aceste masuratori trebuie sa fie
specificate in puncte (1' = 72 puncte = 2,54cm).

Tabulatori

Tabulatorii ofera un mod convenabil si precis de aliniere a textului. Exista doua categorii de tabulatori: cei creati implicit de editor si cei creati de utilizator.

Caracterele de tabulare create implicit sunt folosite pentru retragerea la dreapta a primei linii a unui paragraf. Distanta intre ele este 0,25 ' (0.63cm). insa aceasta distanta poate fi modificata ulterior. Pentru a muta cursorul de text la urmatorul tabulator al paragrafului, se va apasa tasta TAB. Pentru a indica locatia tabulatorilor, editorul insereaza in document un caracter sub forma unei sageti. Cu toate ca acest caracter este vizibil pe ecran, el nu este si imprimat. Pentru afisarea sau ascunderea caracterelor de tabelare se va actiona butonul de comanda Show/Hide % (bara de instrumente standard).

Tabulatorii creati de utilizator servesc la realizarea alinierii verticale a datelor situate in paragrafe consecutive, de exemplu generarea coloanelor de numere care se aliniaza la semnul zecimal.

Tabulatorii creati de utilizator pot fi definiti sau modificati fie cu ajutorul riglei, fie cu ajutorul comenzii Tabs (meniul Format). Daca rigla nu este vizibila, din meniul View se va da comanda Ruler.

Definirea sau modificarea, de catre utilizator, a tabulatorilor, cu ajutorul riglei, se poate realiza astfel:

Se selecteaza paragraful sau paragrafele in care se doreste definirea sau modificarea tabulatorilor.

Pentru a defini sau a modifica tipul stopului tabelar se vor efectua un sir de clicuri pe butonul de comanda - situat in partea din stanga a riglei, pana cand se obtine tipul dorit. Exista cinci tipuri de tabulatori:

Se face un clic pe rigla orizontala, la locatia in care se doreste pozitionarea tabulatorului.

Pentru mutarea sau stergerea unui tabulator creat de utilizator, folosind rigla:

Se selecteaza paragrafele in care se doreste mutarea sau stergerea unui tabulator.

Folosind mouse-ul se trage tabulatorul intr-o noua pozitie a riglei. Daca tabulatorul este tras in exteriorul riglei, atunci tabulatorul respectiv va fi sters.

Comanda Tabs (Tabulatori) din meniul Format controleaza numeric pozitia si alinierea tabulatorilor si determina tipul caracterului care va fi afisat in fata tabulatorului. Comanda afiseaza o fereastra de dialog intitulata Tabs.

Lista Tab stop position afiseaza pozitia tabulatorilor creati de utilizator care au fost definiti anterior in paragrafele selectate.

Daca se doreste crearea unui nou tabulator, atunci in cutia text a listei se introduce o noua masuratoare, iar dupa stabilirea tipului de aliniere si a caracterului de umplere a spatiului liber in fata stopului tabelar se va actiona butonul de comanda Set (stabilire). Tabulatorul astfel introdus va apare in lista Tab stop position (pozitionare tabulator).

Daca se doreste modificarea unui tabulator, din lista Tab stop position se selecteaza tabulatorul respectiv, dupa care se tasteaza o noua masuratoare sau se selecteaza un nou tip de aliniere, respectiv caracter de umplere.

Daca se doreste stergerea unui tabulator, din lista Tab stop position se selecteaza tabulatorul respectiv, dupa care se actioneaza butonul de comanda Clear (golire). Tabulatorul respectiv dispare din lista Tab stop position. Daca se doreste stergerea tuturor tabulatorilor, atunci se va da comanda Clear AH (golire totala).

Butoanele de optiune din subfereastra Alignment indica alinierea textului fata de tabulator.

Butoanele de optiune din subfereastra Leader permit selectarea tipului caracterului cu care se va umple spatiul liber din stanga unui tabulator (caracter indicator in fata tabulatorului). Pot fi alese linii punctate, intrerupte sau continue. Pentru indepartarea caracterelor de umplere se va alege varianta None.

Cutia text Default tab stops indica distanta intre tabulatorii impliciti. in momentul initial ei sunt situati (incepand cu marginea din stanga) la fiecare sfert de inch (0.63cm).

Liste marcate si numerotate

Editorul permite crearea a trei tipuri de liste: liste marcate, liste numerotate si liste ierarhizate. In cele ce urmeaza ne vom ocupa cu liste marcate si cu liste numerotate.

Listele numerotate sunt utilizate
pentru informatii care trebuie sa fie
parcurse intr-o anumita ordine
jjrestabilita.

Pentru a crea o lista marcata sau o lista numerotata dintr-un numar de paragrafe introduse anterior:

Se selecteaza paragrafele care vor apare in lista.

in bara de instrumente de formatare se face un clic. fie pe butonul de comanda i- (Bullets, pentru a obtine o lista marcata), fie pe butonul de comanda *- (Numbering, pentru a obtine o lista numerotata).

Listele marcate sau numerotate pot fi create si din textul care urmeaza sa fie introdus:

Se muta cursorul de text la locatia din document unde va fi generata lista.

Se face un clic fie pe butonul de comanda .⁼, fie pe butonul de

comanda *-.

Se introduce primul element al listei (paragraf) si se actioneaza tasta ENTER.

Se repeta pasul anterior pentru fiecare element al listei.

Dupa introducerea tuturor elementelor se efectueaza un nou clic fie pe

butonul de comanda - ⁼, fie pe butonul de comanda'-. Editorul permite convertirea listelor marcate in liste numerotate si invers:

Se selecteaza lista care se converteste.

Pentru a converti o lista marcata intr-o lista numerotata se va actiona

butonul de comanda *-. Pentru a converti o lista numerotata intr-o lista marcata se va actiona butonul de comanda

Daca se renunta la formatarea de tip lista, atunci se selecteaza paragrafele la care se doreste stergerea marcajului sau a numerotarii, dupa care se

actioneaza din nou butonul de comanda .- sau >-.

Modificarea stilului listelor

Listele create pana acum s-au bazat pe anumite valori implicite ale editorului. Daca se doreste crearea unor liste care au alt aspect exterior decat cel implicit, atunci se va da comanda Bullets and Numbering (meniul Format). Comanda afiseaza o fereastra de dialog, in care fiecarui tip de lista ii corespunde o fila. Pentru fiecare tip de lista sunt prevazute opt stiluri.

Bulleted Numbered Online Numbered Jst Stytes

Continue previous list Customize

OK Cancel

Prin aplicarea unui clic pe unul dintre cele opt modele prezentate se poate selecta stilul dorit. Daca- se alege modelul None, marcile sau numerele de lista selectate sunt indepartate. Daca se actioneaza butonul de comanda Customize, atunci se afiseaza o fereastra de dialog prin care se pot modifica optiunile implicite de stil folosite de liste marcate si de liste numerotate (de exemplu caracterul de marcaj implicit, retragerea caracterului de marcaj, retragerea textului si altele). Pentru a reveni la stilul implicit se va actiona butonul de comanda Reset. Acest buton este accesibil numai atunci, cand utilizatorul a modificat stilul implicit de marcare sau numerotare.

Fila corespunzatoare listelor numerotate este asemanatoare filei listelor marcate, in plus apare un grup de doua butoane de optiune referitoare la numerotare:

' Restart numbering: de la pozitia actuala a cursorul de text se reia

numerotarea de la 1 (sau de la A); ■ Continue previous list: continuarea numerotarii de la lista precedenta.

Linii de bordura si hasurare

Editorul permite aplicarea de linii de bordura si hasurari paragrafului actual, paragrafelor selectate, celulelor unui tabel, imaginilor, textelor selectate, paginilor si diferitelor obiecte. Comanda Borders And Shading (meniul Format) permite un mai mare control asupra liniilor de bordura si hasurarilor. Aceasta comanda afiseaza o fereastra de dialog, care are trei file: Borders (linii de bordura), Page Border (bordura de pagina) si Shading (hasurare).

Fila Borders este specializata in formatarea liniilor de bordura.

in subfereastra Setting editorul ofera cinci tipuri predefinite de bordura: fara bordura (None), bordura tip cutie (Box), bordura cu marginea umbrita la marginile din dreapta si de jos (Shadow), bordura tridimensionala (3-D) si bordura tip utilizator (Custom). Din lista Style se poate alege stilul liniei de bordura. Lista combinata Color stabileste culoarea liniei de bordura, iar lista combinata Width grosimea liniei de bordura. Prin lista combinata Apply to se poate comunica editorului elementul pentru care se va aplica formatarea de linie de bordura si de hasurare (de exemplu paragraf, text selectat). Butonul de comanda Options afiseaza o fereastra de dialog prin care se poate specifica distanta dintre text si linia de bordura.

Fila Shading este specializata in formatarea hasurarii utilizate in interiorul liniilor de bordura. Cu butoanele subfereastrei Fiii se poate selecta culoarea de hasurare. Pentru indepartarea culorii actuale de hasurare se va actiona butonul de comanda No FUL Lista combinata Style stabileste stilul de hasurare, aplicat 'deasupra' culorii de hasurare. Daca se alege varianta Clear, atunci se va aplica doar culoarea de hasurare (nu si culoarea modelului). Daca se alege varianta Solid, atunci se va aplica numai culoarea modelului (nu si culoarea de hasurare). Cu ajutorul listei combinate Color se poate stabili culoarea liniilor si a punctelor in modelul de hasurare selectat.

3 Formatarea documentelor

Dimensiunea hartiei si orientarea paginii

Editorul dispune de o lista de tipuri de hartie de dimensiuni predefinite pentru fiecare tip de imprimanta. Astfel, de obicei, utilizatorul nu trebuie sa aiba grija de selectarea hartiei adecvate. Utilizatorului ii revine sarcina sa selecteze o dimensiune adecvata de hartie, in majoritatea cazurilor formatul A4 (210 mm x 297 mm). Exista si posibilitatea introducerii unei dimensiuni de hartie definita de utilizator. Pentru selectarea dimensiunii de hartie:

Se selecteaza textul pentru care se va folosi o dimensiune noua, sau se
pozitioneaza cursorul de text intr-o locatie a documentului.

. Din meniul File se da comanda Page Setup, dupa care s
fila Paper. Din lista , -_, ^ , WttL

combinata Paper size se alege ' < r.e.>j

o dimensiune predefinita (de j '^-'

exemplu A4), sau se alege varianta Custom size. in acest caz dimensiunile hartiei utilizate vor fi specificate de catre utilizator, in cutiile text Width (latime) si Height (inaltime).

Din lista combinata Apply to se alege cantitatea de text care urmeaza sa fie formatata cu noile dimensiuni de hartie:

Whole document (documentul intreg); Selected text (selectia actuala de text) sau This point forward (de la pozitia actuala a cursorului de text incolo).

Se da comanda OK.

Paginile pot fi orientate in doua moduri:

portrait (portret, caz in care se scrie paralel cu marginea mai ingusta a hartiei); . landscape (peisaj, caz in care se scrie paralel cu marginea mai lata a hartiei).

Selectarea orientarii hartiei se realizeaza cu cele doua butoane de optiune situate in subfereastra Orientation (fila Margins a comenzii Page Setup, meniul File).

Marginile

Se selecteaza textul pentru care se schimba marginile sau se pozitioneaza cursorul de text intr-o locatie arbitrara a documentului.

Din meniul File se da comanda Page Setup, fila Margins.

in cutiile text Top, Bottom, Left, Right se introduc distantele suprafetei de editare a textului, relative la marginea de sus, de jos, din stanga si din dreapta a paginii alese.

Din lista combinata Apply To se alege cantitatea de text care urmeaza sa fie formatata cu noile margini: Whole document (documentul intreg); Selected text (selectia actuala de text) si This point forward (de la pozitia actuala a cursorului de text incolo).

Se da comanda OK.

Inserarea si stergerea intreruperilor de pagina intr-un document

La introducerea unui text utilizatorul nu trebuie sa aiba grija de impartirea textului in pagini. Cand se ajunge la sfarsitul unei pagini, editorul va trece automat textul care urmeaza pe pagina urmatoare si insereaza un cod de trecere in pagina urmatoare, numit pagina soft. Uneori se doreste trecerea la o pagina noua, de exemplu atunci cand se trece la un capitol nou; in felul acesta se va genera o pagina hard. Pentru a trece la o pagina noua se va proceda astfel:

Se efectueaza un clic la locatia din document in care se doreste trecerea la o noua pagina.

Din meniul Insert se da comanda Break. in fereastra de dialog afisata se alege butonul de optiune Page break.

Se actioneaza butonul de comanda OK.

Daca se doreste folosirea tastaturii, atunci pentru a insera o intrerupere de pagina se va actiona combinatia de taste Ctrl + Enter.

Pentru a sterge o intrerupere de pagina se selecteaza intreruperea de pagina si se apasa una din tastele Delete sau Backspace.

Antete si subsoluri

Deseori se doreste ca pe fiecare pagina a documentului sau pe pagini pare si/sau impare sa fie imprimate informatii identice, la inceputul si/sau la sfarsitul paginii. Aceste informatii sunt denumite antete (situate la inceputul paginii), respectiv subsoluri (situate la sfarsitul paginii). Antetul este plasat intotdeauna in zona dintre marginea superioara a hartiei si marginea de sus; subsolul este plasat intre marginea de jos si marginea inferioara a hartiei.

Un antet (sau subsol) poate fi creat prin comanda Header And Footer (meniul View). in urma acestei comenzi editorul va trece automat in modul de vizualizare cu aspect pagina imprimata (antetele si subsolurile nu sunt vizibile in modul normal de vizualizare), dupa care va afisa urmatoarele elemente:

' regiunea rezervata introducerii informatiilor, care se vor depune in antet. Regiunea este delimitata de un dreptunghi, care insa nu va fi imprimat.

cursorul de text, pozitionat in regiunea de introducere a informatiilor.

' bara de instrumente, etichetata cu Header and Footer, aferenta comenzii de editare a antetului si subsolului.de^: Insert AutoText .

Glose

Textul documentului este vizibil, insa va fi afisat cu litere estompate. Exista posibilitatea ascunderii textului documentului.

Semnificatia principalelor butoane din bara de instrumente este centralizata in tabelul urmator:

Dupa ce se comuta in regimul de editare a antetelor si a subsolurilor, se va introduce sau se va modifica textul sau imaginea grafica. Textul introdus poate fi formatat cu metodele obisnuite ale editorului. Pentru a se reintoarce la documentul actual se va actiona butonul de comanda Close.

Pentru stergerea unui antet sau a unui subsol creat anterior, din meniul View se va da comanda Header and Footer, se selecteaza toata informatia din antet sau nota de subsol, dupa care se actioneaza tasta Delete. Pentru a sterge un element al antetului sau notei de subsol (de exemplu numarul de pagina) se va selecta instructiunea aferenta de camp si se va actiona tasta Delete.

O instructiune de camp este un procedeu utilizat de Word pentru a introduce in document date care ar putea sa sufere modificari in timp. De exemplu, inserarea numarului total de pagini la o locatie specificata este de preferat sa se faca cu o instructiune de camp deoarece documentul poate evolua in timp ca numar de pagini.

Numerotarea paginilor

Aceasta functie permite numerotarea paginilor unui document. Pentru numerotare se pot alege numere arabe (1, 2, 3, ), doua variante de numere romane (i, ii, iii, sau I, II, III, ), minuscule (a, b, c, ) sau majuscule (A, B, C, ). Numerele de pagina se pot plasa in diferitele pozitii din pagina (in zona rezervata antetului sau in zona rezervata notei de subsol) si se pot folosi diferite moduri de aliniere.

in modul normal de vizualizare, numerotarea paginilor nu este afisata. Ea este vizibila in modul de vizualizare Print Layout si in modul de vizualizare Print Preview. in timpul editarii documentului numerele de pagina sunt actualizate automat de editor. Functia de numerotare de pagina poate fi declansata fie prin comanda Header and Footer (meniul View, vezi paragraful precedent), fie prin comanda Page Numbers (meniul Insert).

Din meniul Insert se da comanda Page Numbers. Se afiseaza o fereastra de dialog cu acelasi nume.

Din lista combinata Position se alege locul de plasare a numerelor de pagina:

Bottom of page (Footer): in partea inferioara a paginii, in zona rezervata subsolului;

Top of page (Header): in partea superioara a paginii, in zona rezervata antetului.

Din lista combinata Alignment se alege tipul de aliniere a numerelor de pagina:

Right (aliniere la marginea din dreapta); Left (aliniere la marginea din stanga);

Center (aliniere centrata);

Inside (in interior, numerele de pagina se vor plasa in apropierea marginilor interioare ale paginilor);

Outside (in exterior, numerele de pagina se vor plasa in apropierea marginilor exterioare ale paginilor).

Daca se doreste afisarea numarului de pagina pe prima pagina a documentului, atunci se va selecta caseta de selectare Show number on first page.

Se da comanda OK, prin care numarul de pagina se va adauga zonei de antet sau de subsol.

Daca se doreste modificarea aspectului exterior al numerelor de pagina, atunci in fereastra anterioara de dialog se va da comanda Format, care afiseaza o fereastra de dialog specializata in formatarea numerelor de pagina.

Din lista combinata etichetata cu Number format se alege formatul numerelor utilizate la numerotare (cifre arabe sau romane).

Daca se alege butonul de optiune Start at, in cutia text aferenta optiunii se poate stabili numarul care va apare pe prima pagina a documentului.

Pentru a anula numerotarea paginilor se va folosi comanda Header And Footer (meniul View).

4 Obiecte

4.1 Tabele

Functia de gestiune a tabelelor permite crearea si editarea datelor organizate pe linii (randuri, pe orizontala) si pe coloane (pe verticala), care pot fi despartite prin linii de bordura. Liniile de bordura formeaza dreptunghiuri, numite celule. Continutul celulelor poate fi un numar, un text, o imagine grafica, un obiect oarecare sau chiar un alt tabel.

Crearea unui tabel

Se pozitioneaza cursorul de text la locatia din document in care se
doreste crearea tabelului.

Din meniul Table se da comanda Insert Table. in urma acestei
comenzi se afiseaza o fereastra de dialog etichetata cu Insert Table.

in cutiile text Number of columns si Number of rows se vor introduce numarul de coloane si numarul de randuri (linii) ale tabelului. ' Cu ajutorul grupului de butoane de optiune se specifica optiunile referitoare la latimea coloanelor. Valorile posibile sunt: - Fixed column width: Coloanele vor avea o latime stabilita de utilizator in cutia text aferenta butonului. in aceasta cutie se va insera latimea comuna a coloanelor. Daca se selecteaza valoarea

Auto, atunci coloanele vor avea dimensiuni egale, care vor ocupa intregul spatiu intre marginea din stanga si marginea din dreapta a paginii.

AutoFit to contents: Latimea coloanelor va fi stabilita automat de editor, in functie de cantitatea de text introdusa in celulele coloanei.

- AutoFit to window: Tabelul va fi redimensionat automat in asa fel, incat sa incapa in fereastra unui program de navigare. Daca se modifica dimensiunea ferestrei programului de navigare, tabelul va fi redimensionat automat in asa fel, incat sa incapa in interiorul ferestrei.

Tabelul creat nu este formatat. Daca se doreste formatarea automata a tabelului, atunci se va actiona butonul de comanda AutoFormat.

Daca se selecteaza caseta de selectare Remember dimensions for new tables, atunci caracteristicile tabelului actual vor fi salvate, iar tabelele care se vor crea in viitor vor mosteni proprietatile tabelului actual.

Inserarea si editarea datelor intr-un tabel

Dupa ce tabelul a fost creat, in document se va insera un tabel necompletat. Se va efectua un clic pe o celula, prin care se pozitioneaza cursorul de text. In continuare se insereaza textul sau imaginea in celula selectata. Daca imaginea inserata nu incape intr-o celula, atunci se va modifica automat inaltimea liniei sau latimea coloanei.

Tastele des utilizate in gestiunea tabelelor sunt centralizate in tabelul urmator:

Selectarea elementelor unui tabel

Pentru efectuarea diferitelor operatii cu elementele unui tabel, componentele tabelului respectiv trebuie selectate. Selectarea intr-un tabel cu ajutorul mouse-ului poate fi realizata in felul urmator:

Pentru a selecta Se face un clic pe bara de selectie a celulei (pozitie apropiata de marginea din stanga a celulei, in interiorul ei).

Inserare de linii sau coloane noi

Se selecteaza un numar de coloane sau de linii. Numarul coloanelor sau cel al liniilor care se vor insera coincide cu numarul coloanelor sau al liniilor selectate.

In meniul Table se indica submeniul Insert si se da comanda.'

- Columns to the Left, pentru a insera coloane noi in stanga coloanelor selectate;

Colums to the Right, pentru a insera coloane noi in dreapta coloanelor selectate;

Rows Above, pentru a insera linii noi deasupra liniilor selectate; Rows Below, pentru a insera linii noi dedesubtul liniilor selectate.

Stergere de linii sau coloane

Se selecteaza un numar de coloane sau de linii. Numarul coloanelor sau cel al liniilor care se vor sterge coincide cu numarul coloanelor sau al liniilor selectate.

in meniul Table se indica submeniul Delete si se da comanda Rows (stergere de linii) sau Columns (stergere de coloane).

Modificarea latimii de coloana

Se aseaza cursorul mouse-ului pe linia de despartire verticala a unei coloane. Cursorul se transforma in * * .

Se trage linia de despartire verticala pana cand se obtine latimea dorita.

Daca se doreste modificarea latimii unei coloane la o valoare numerica specificata, se va efectua un clic pe o celula a coloanei si din meniul Table se va da comanda Table Properties. in fereastra de dialog care se afiseaza se selecteaza fila Column si in cutia text Preferred Width se introduce latimea dorita:

Measure in: Centimeter *■

Modificarea inaltimii de linie

Se aseaza cursorul mouse-ului pe linia de despartire orizontala a unei linii. Cursorul se transforma in +■.

Se trage linia de despartire orizontala pana cand se obtine inaltimea dorita.

Daca se doreste modificarea inaltimii unei linii la o valoare numerica specificata, se va efectua un clic pe o celula a liniei si din meniul Table se va da comanda Table Properties. in fereastra de dialog care se afiseaza se selecteaza fila Row si se introduce inaltimea dorita.

Modificarea bordurii unui element de tabel

Se selecteaza elementul de tabel pentru care se modifica bordura (celula, linie, coloana, tabel intreg), dupa care se trece la modificarea bordurii asemanator textului sau paragrafului selectat: in meniul Format se da comanda Borders and Shading, si din fereastra de dialog afisata se selecteaza fila Borders.

Modificarea hasurarii

Se selecteaza elementul de tabel pentru care se modifica hasurarea (celula, linie, coloana, portiune de tabel, tabel intreg), dupa care se trece la modificarea hasurarii asemanator textului sau paragrafului selectat: in meniul Format se da comanda Borders and Shading si din fereastra de dialog afisata se selecteaza fila Shading.

4.2 Ilustratii (Clip Art), imagini grafice si diagrame

Inserarea intr-un document a unei ilustratii, a unei imagini grafice sau a unei diagrame

Pentru a insera intr-un document o ilustratie, se pozitioneaza cursorul de text la locatia din document unde va apare ilustratia, dupa care se va urma scenariul:

' In meniul Insert se indica submeniul Picture si se da comanda Clip Art. in urma acestei comenzi panoul de activitate (task bar, afisat langa marginea din dreapta a ferestrei de editare) este incarcat cu o fereastra etichetata cu Inseri Clip Art, specializata in localizarea ilustratiilor.

Se efectueaza un clic pe comanda Clip Organizer. Se afiseaza o fereastra de dialog impartita in doua panouri, avand titlul Microsoft Clip Organizer.

File Ed

.. earch jjCoHectionList Collection List

11 items

In panoul din stanga (Collection List) se efectueaza un clic pe numele colectiei dorite. in urma acestei comenzi panoul drept se va incarca cu miniaturile ilustratiilor din colectia selectata.

Printr-un clic se selecteaza ilustratia dorita.

Din meniul Edit al ferestrei Microsoft Clip Organizer se da comanda Copy.

Se inchide fereastra Microsoft Clip Organizer. Se afiseaza o fereastra in care se intreaba daca se doreste pastrarea continutului zonei Clipboard pentru alte aplicatii, la care se va raspunde cu Yes.

In fereastra programului Word se da comanda Paste, prin care ilustratia selectata se insereaza in document.

Pentru a insera intr-un document o imagine grafica, se pozitioneaza cursorul de text la locatia din document unde va apare imaginea ; in meniul Insert se indica submeniul Picture, dupa care se da comanda From File. Se afiseaza o fereastra de dialog etichetata cu Insert Picture (asemanator cu fereastra de mai jos). ,

Se localizeaza imaginea care se insereaza in document. in acest scop se stabilileste unitatea si calea spre fisierul grafic, folosind lista derulata Look in.

in cutia File nome se tasteaza numele fisierului dorit. Din lista combinata Files of type se selecteaza tipul fisierului grafic. in continuare se actioneaza butonul de comanda Insert, prin care ilustratia selectata se insereaza in document.

Varianta: in fereastra Insert Picture se efectueaza un dublu clic pe imaginea dorita.

X

Look in: j _J My Pictures

File name:

My Wetwork

Places Files of type: |_fl|| Pictures (*.emf;.ri-if;*.)P9;,ipe9;'.ifif;*.jpe;.piig;^: ♦

Pentru a insera intr-un document o diagrama, se pozitioneaza cursorul de text la locatia din document unde va apare diagrama, si in meniul Insert se indica submeniul Picture, dupa care se da comanda Chart. Se afiseaza o foaie de date, pe care se bazeaza o diagrama initiala. Bara meniului principal este modificata si adaptata pentru gestiunea diagramelor. Se modifica datele existente in foaia de date, folosind metodele utilizate in Excel (se sterg si se introduc randuri si coloane si se actualizeaza continutul celulelor).

Trim2

Maqazini Magazin2

Dupa stabilirea datelor pe care se va baza noua diagrama, din meniul Chart se da comanda Chart Type si se selecteaza tipul diagramei (de exemplu coloana, bara, linie, sector de cerc). in urma acestor actiuni in document se genereaza diagrama de tip selectat, bazata pe datele existente in foaia de date. Diagrama este prevazuta cu 8 butoane de redimensionare (atunci cand este selectata).

Modificarea datelor pe care se bazeaza o diagrama se poate realiza astfel: se efectueaza un dublu clic pe diagrama, dupa care din meniul View se da comanda Datasheet. Se reafiseaza reteaua de tip Excel cu datele pe care se bazeaza diagrama, care poate fi modificata.

Selectarea unei ilustratii, a unei imagini grafice sau a unei diagrame

Selectarea acestor obiecte se realizeaza prin ^

efectuarea unui clic pe obiectul respectiv. in urma acestei > operatii in jurul obiectului vor apare opt manere de redimensionare. Un obiect selectat poate fi deselectat prin efectuarea unui clic in exteriorul obiectului.

Copierea sau mutarea unei ilustratii, a unei imagini grafice sau a unei diagrame in interiorul documentului sau intre documente deschise

Se selecteaza obiectul care se copiaza sau care se muta, dupa care din meniul Edit se da. fie comanda Copy (la copiere), fie comanda Cut (la mutare). Daca este cazul, se activeaza un alt document. in continuare se muta cursorul de text la locatia destinatie si din meniul Edit se da comanda Paste, prin care obiectul analizat este inserat la noua locatie.

Redimensionarea unei ilustratii, a unei imagini grafice sau a unei diagrame

Printr-un clic se selecteaza obiectul care se redimensioneaza. in urma acestei actiuni obiectul apare intr-un dreptunghi prevazut cu opt manere de redimensionare. Se indica cu ajutorul mouse-ului unul dintre cele opt puncte de redimensionare, moment in care cursorul mouse-ului se transforma intr-o sageata dubla. Forma sagetii duble depinde de manerul indicat:

in continuare, tinand apasat butonul din stanga, se deplaseaza mouse-ul intr-o directie corespunzatoare directiei sagetii. in momentul eliberarii butonului obiectul va avea o noua dimensiune.

Prin aceasta operatie obiectul analizat poate fi mutat intr-o locatie arbitrara a documentului.

Stergerea unei ilustratii, a unei imagini grafice sau a unei diagrame

Se selecteaza obiectul care se sterge, dupa care se apasa una din tastele Delete sau BackSpace.

5 imbinarea corespondentei (Mail Merge)

Conceptul de imbinare a corespondentei

Functia de imbinare a corespondentei de catre editorul Word genereaza un sir de scrisori personalizate din doua documente distincte: dintr-un document principal si dintr-o lista de adrese. Lista de adrese, de obicei, este reprezentata sub forma unui tabel al unui document Word, al unei foi de calcul Excel sau al unei baze de date Access². Aceasta functie poate fi utilizata, de exemplu, pentru crearea circularelor, invitatiilor, plicurilor sau etichetelor.

Documentul principal este format din texte si comenzi (campuri). in timp ce textul respectiv este absolut arbitrar, introducerea comenzilor necesita o tehnologie speciala. Un exemplu de macheta pentru documentul principal poate fi urmatoarea circulara:

Catre (Nume Prenume) (Cod Localitate) (Adresa)

Stimate D-le (Nume)

Ne face placere ca v-ati inscris la cursul nostru de initiere in informatica. Prima zi de curs va fi in data de 15 martie 2003, la ora 16, in sala nr. 6. Va asteptam cu drag si Va dorim mult succes!

Cluj, 1 martie 2003

Centrul de scolarizare de la murolnformatica

Dupa ce se creeaza documentul principal, forma lui va fi urmatoarea (comenzile sunt delimitate cu '' si ''):

Catre Nume Prenume Cod Localitate Adresa

Stimate D-le Nume !

Ne face placere ca v-ati inscris la cursul nostru de initiere in informatica. Prima zi de curs va fi in data de 15 martie 2003, la ora 16, in sala nr. 6. Va asteptam cu drag si Va dorim mult succes!

Cluj, 1 martie 2003

Centrul de scolarizare de la ?racrolnformatica

in exemplul nostru lista de adrese este un tabel creat cu editorul Word. Tabelul - salvat sub nume de Baza.doc - este format din linia de antet si trei in aceast caz numele predefinit al tabelului este Office_Address_List

articole. in linia de antet sunt definite urmatoarele nume de campuri: Nume, Prenume, Cod, Localitate si Adresa.

Rezultatul imbinarii (interclasarii) va fi un document, format din trei scrisori personalizate. Prima scrisoare are aspectul urmator:

Nu este obligatorie reprezentarea unei liste de adrese sub forma unui tabel, in cazul in care lista de adrese nu este reprezentata sub forma unui tabel, campurile unui articol pot fi separate de exemplu prin caracterul punct si virgula sau prin Tab, iar articolele pot fi separate prin marci de paragraf, adica prin actionarea tastei ENTER. Acest mod de reprezentare se foloseste de obicei atunci, cand in tabel sunt mai mult de 31 de nume de campuri (intr-un tabel al editorului pot fi folosite cel mult 31 de coloane). Acest mod de reprezentare din punctul de vedere al editorului este izomorf cu modul de reprezentare tabelara. tabelul Baza.doc din sectiunea anterioara poate fi reprezentat sub forma unui tabel Excel astfel:

Catre Pop loan 3400 Cluj str. Mica nr.30

Stimate D-le Pop!

Ne face placere ca v-ati inscris la cursul nostru de initiere in informatica. Prima zi de curs va fi in data de 15. martie 2003, la ora 16, in sala nr. 6. Va asteptam cu drag si Va dorim mult succes!

Cluj, 1 martie 2003

Centrul de scolarizare de la microINFORMATICA.

Rezumand, functia de imbinare corespondenta presupune efectuarea a trei

Primul pas este crearea unei liste de adrese.

Al doilea pas este crearea unui document principal, care contine texte

arbitrare si comenzi (campuri).

Al treilea pas este imbinarea documentului principal cu lista de

adrese.

Crearea listei de adrese

O lista de adrese este un tabel, care este format din mai multe linii (randuri) si din mai multe coloane. Liniile 2, 3, 4, ale acestui tabel sunt denumite articole ale listei de adrese. Fiecare articol este format din mai multe campuri. Prima linie are un rol special; ea este denumita cap de tabel. Fiecare celula din capul de tabel contine cate un nume de camp. Un nume de camp nu poate contine caractere spatiu si are cel mult 32 de caractere.

Nume_camp_2

. A B C D _ E

Nume Prenume Cod Localitate Adresa

Pop loan 3400 Cluj str. Mica nr.3

Ionescu Maria 4650 Dej str. Mare nr.7

Cnsan Andrei 3350 Turda str. Carpati nr.1

Tabelul Baza.doc reprezentat sub forma de paragrafe (Word, Notepad) are aspectul alaturat:

Nume;Prenume;Cod Pop,Ioan,3400,Cluj,str. Mica nr.3 Ionescu,Maria,4650,Dej,str. Mare nr.7 Crisan,Andrei,3350,Turda,str. Carpati nr.l

Crarea documentului principal si executarea imbinarii

Pentru executarea acestor operatii in meniul Tools se va indica submeniul Letters and Mailings si se va da comanda Mail Merge Wizard. Acest expert (asistent) va crea in sase pasi documentul principal si va imbina lista de adrese cu documentul principal. Comenzile referitoare la aceste operatii se vor introduce in bara de activitate (taskbar), care se afiseaza langa marginea din dreapta a ferestrei de editare.

In primul pas al expertului se va selecta tipul documentului, in cazul nostru Letters (scrisori).

Pentru a trece la pasul urmator se va executa un clic pe inscriptia Next.

In pasul doi al expertului se va selecta documentul initial al imbinarii (in documentul curent, pornind de la un model sau un document existent). in cazul nostru se va alege optiunea Use the current document (utilizarea documentului curent). Pentru a trece la pasul urmator se va executa un clic pe inscriptia Next.

in pasul trei al expertului se selecteaza locatia listei de adrese (adica destinatarii scrisorilor). in cazul nostru se va selecta optiunea Use an existing list (utilizarea unei liste existente). Pentru localizarea listei de adrese se va executa un clic pe inscriptia Browse. Se afiseaza o fereastra de dialog etichetata cu Select Data Source. Cu lista derulanta Look in se stabileste unitatea si dosarul in care a fost memorata lista de adrese, iar in cutia text File nome se specifica numele listei de adrese (document Word, agenda Excel, baza de date Access, fisier text creat cu Notepad). Pentru deschiderea listei de adrese se va actiona butonul de comanda Open.

in cazul utilizarii unei liste de adrese, creata sub forma unui tabel Word se va afisa o fereastra care contine toate informatiile referitoare la tabelul utilizat.

'ji! j'.,j ' '> -' '

To sort the list, click the appropriate caiumn heading, To narrow down trie recipients displayed by a specific criteria, such as by city, dtck the arrow next to Lhe column headtng. Use the check boxes or buttons to add or remove recipients from the mail merge. List of recipients:

^T Prenume * Nume Cod ^T Localitate *' Adresa

Maria lonescu Dej str. Mare nr.7

Andrei Crisan Turda str. Carpatinr.l

Select AII Clear AII Refresh

Find.., Edit Validate

Dupa inchiderea acestei ferestre cu OK se reactiveaza fereastra utilizata in pasul trei. Pentru a trece la pasul urmator se va executa un clic pe inscriptia Next.

in pasul patru al expertului se creeaza documentul principal. Bara de activitate are aspectul alaturat.

Se incepe tastarea textului. In momentul in care intervine o comanda (un nume de camp al listei de adrese) se efectueaza un clic pe * inscriptia More items. Se afiseaza o fereastra etichetata cu Insert Merge Field.

Din lista Fields printr-un clic se selecteaza numele campului dorit si se da comanda Insert, dupa care se inchide fereastra. in document se va insera numele campului dorit, de exemplu Nume. Se repeta procedura anterioara (inserari de texte si nume de campuri) pana cand se pregateste in intregime documentul principal.

Pentru a trece la pasul urmator se va executa un clic pe inscriptia Next.

In pasul cinci al expertului se pot vizualiza scrisorile create. De asemenea se pot efectua transformari globale in textul comun al scrisorilor. Trecerea de la o scrisoare la alta scrisoare se realizeaza cu ajutorul

butoanelor de comanda I si I ^>y I.

Scrisorile individuale sunt afisate in zona de editare a programului Word. Pentru a trece la pasul urmator se va executa un clic pe inscriptia Next.

in pasul sase al expertului se lanseaza in executie procesul de imbinare al listei de adrese cu documentul principal. in acest scop se va executa un clic pe inscriptia Edit individual letters, prin care se va deschide un document nou. Acest document, avand numele implicit Lettersl, va contine scisorile personalizate. Fiecare scrisoare personalizata incepe pe o pagina noua.

Se afiseaza o ultima fereastra de dialog prin care se pot stabili articolele listei de adrese care vor participa efectiv in procesul de imbinare.

Variantele posibile sunt:

AU: in procesul de imbinare vor participa toate articolele din lista de adrese.

Current record: in procesul de imbinare va participa doar articolul actual al listei de adrese.

From To: in procesul de imbinare vor participa doar articolele al caror numar de ordine incepe cu numarul specificat in cutia text From (de la) si se termina cu numarul specificat in cutia text To (pana la). Lansarea in executie a imbinarii se declanseaza in momentul actionarii tastei OK.

6 Pregatirea rezultatelor

Importanta verificarii documentului

Documentele, de obicei, nu sunt strict personale, asa ca inainte de publicarea lor se recomanda efectuarea urmatoarelor operatii:

verificarea estetica a documentului (nu se recomanda ca in acelasi document sa fie utilizate prea multe tipuri de fonturi sau ca in aceeasi portiune de text sa fie prea multe cuvinte ingrosate, inclinate sau subliniate);

se recomanda ca in corpul textului dimensiunea caracterelor sa fie egala cu 12 puncte;

se recomanda utilizarea corpurilor de litere Times New Roman, Arial, Courier New sau Tahoma (ele permit afisarea corecta a caracterelor romanesti, numite diacritice:s, t, i, etc);

verificarea amanuntita a anteturilor si a subsolurilor;

verificarea locatiilor de inserare a imaginilor grafice;

verificarea tabelelor (liniile de antet ale tabelelor sa fie prezente si la noile pagini in cazul in care tabelele se intind pe mai multe pagini);

verificarea aspectului exterior al documentului (dimensiunea si orietarea paginilor, modul si stilul de numerotare a lor precum si marginile utilizate);

daca in timpul editarii s-a utilizat o imprimanta de tip X, atunci in procesul de imprimare sa nu fie utilizata o imprimanta de tip Y (in caz de neconcordanta s-ar putea sa avem un titlu plasat in ultima linie a unei pagini);

verificarea ortografica a documentului;

vizualizarea documentului inainte de imprimare.

Verificarea ortografica a documentului

Functia de verificare ortografica a textului tastat se bazeaza pe dictionarul unei limbi. Limba utilizata pentru realizarea verificarii ortografice se stabileste prin meniul Tools, submeniul Language, comanda Set Language. Evident, dictionarul limbii selectate trebuie instalat pe calculator utilizat (in exemplul urmator se foloseste dictionarul limbii engleze).

in programul Word functia de verificare ortografica a textului tastat este activata implicit. Daca se tasteaza un cuvant ortografic gresit, atunci cuvantul respectiv va fi subliniat cu rosu.

Activarea sau dezactivarea functiei de verificare

ortografica poate fi realizata prin meniul Tools, comanda Options. in urma acestei comenzi se afiseaza o fereastra de dialog formata din mai multe file, din care se va alege fila Spelling & Grammar. Prin selectarea sau deselectarea casetei de selectare Check spelling as you type se poate activa sau dezactiva functia de verificare ortografica in timpul tastarii textului.

Pentru a lansa in executie procesul de corectare automata a erorilor ortografice din meniul Tools se va da comanda Spelling (sau cu tasta de comenzi rapide F7).

Cuvantul eronat, respectiv negasit in dictionar, este evidentiat (scris cu rosu) in cutia text Not in Dictionary.

Daca se actioneaza butonul de comanda Ignore Once (ignorare o data), atunci cuvantul evidentiat nu se modifica si se trece la cautarea urmatoarei erori ortografice. Daca se efectueaza un clic pe document in vederea editarii cuvantului, atunci acest buton de comanda va avea eticheta Resume. Pentru continuarea verificarii ortografice se va efectua un clic pe acest buton.

flny'*O ciot

Daca se butonul de Ignore AH

totala), atunci

aparitie a

evidentiat nu se va face

nici o modificare. Editorul

va ignora aceasta greseala

ortografica pana la sfarsitul

sesiunii.

Butonul de comanda Change (modificare) este utilizat in doua contexte. in

Options

prima varianta, din lista Suggestions (sugestii) se selecteaza varianta propusa de editor, dupa care se va da comanda Change. in urma acestei comenzi cuvantul evidentiat este inlocuit prin cuvantul propus. in a doua varianta se editeaza cuvantul evidentiat in interiorul cutiei text, dupa care se va da comanda Change. Daca eroarea selectata se refera la o repetitie de cuvant, butonul Change se transforma in butonul Delete, prin care se poate sterge repetitia respectiva.

Butonul de comanda Change AII (modificare peste tot) este utilizat in doua contexte. in prima varianta din lista Suggestions se selecteaza varianta propusa de editor, dupa care prin comanda Change AH se va inlocui fiecare aparitie a cuvantului evidentiat prin cuvantul propus. in a doua varianta se corecteaza cuvantul evidentiat. Prin comanda Change AH fiecare aparitie a cuvantului eronat este inlocuit prin cuvantul corectat.

Procesul de corectare ortografica poate fi abandonata prin butonul de comanda Cancel.

Adaugare de cuvinte Tntr-un dictionar tip utilizator

Daca un cuvant este evidentiat (subliniat cu rosu), atunci cuvantul respectiv este fie incorect, fie nu se gaseste in dictionarul limbii utilizate, de exemplu este un cuvant nou sau este un cuvant care a fost omis de catre constructorii

dictionarului. in procesul de verificare ortografica editorul Word foloseste un dictionar standard, precum si unul sau mai multe dictionare tip utilizator. Daca se doreste ca unele cuvinte evidentiate in fereastra Not in Dictionary sa fie considerate ca fiind cuvinte corecte, ele se vor introduce intr-un dictionar tip utilizator. in acest scop in fereastra Spelling and Grammar se va actiona butonul de comanda Add to Dictionary (adaugare in dictionar). Numele implicit al dictionarului tip utilizator este CUSTOM.DIC. Continutul actual al acestui dictionar poate fi vizualizat astfel: in meniul Tools se da comanda Options, dupa care se alege fila Spelling & Grammar. in aceasta fila se va efectua un clic pe butonul de comanda Custom Dictionaries (dictionare tip utilizator). in fereastra de dialog care se afiseaza se va da comanda Modify.

Vizualizarea documentului inainte de imprimare

inainte de a da comanda propriu-zisa de imprimare se recomanda in prealabil vizualizarea documentului. in acest scop din meniul File se va da comanda Print Preview. in acest mod de vizualizare documentul poate fi si editat, deci se pot efectua ultimele retusari in document. in partea superioara a ecranului se afiseaza o bara de instrumente speciala cu ajutorul careia se poate controla modul de vizualizare a documentului si se poate cere majorarea sau micsorarea imaginii afisate.

pose

Butoanele de comanda ale ferestrei de vizualizare inainte de imprimare sunt urmatoarele:

Functie

paginile urmatoare celor afisate.

Micsorarea sau marirea afisarii documentului activ (intre 10 si 500 de procente; 100 procente = dimensiunea normala de afisare).

Zoom

Afisarea/ascunderea riglei orizontale. Cu ajutorul riglei utilizatorul poate sa modifice dimensiunea marginilor, retragerea paragrafelor precum si a altor marimi referitoare la spatiere.

Contractarea documentului. Daca in ultima pagina a documentului apare o cantitate mica de text, dimensiunea fontului va fi micsorat in asa fel incat documentul va incape intr-un numar de pagini utilizate complet.

Afisarea documentului pe ecranul intreg. Ramane afisata actuala bara de instrumente. Daca se deplaseaza cursorul mouse-ului catre marginea superioara a ecranului, atunci se afiseaza linia meniului principal. Pentru revenire in modul anterior de vizualizare se va

sau se va actiona tasta Esc.

Parasirea modului de vizualizare inainte de imprimare, inchiderea barei actuale de instrumente si revenirea la modul de vizualizare utilizat anterior.

Ajutor dependent de context.

j I. I Comext
I Sensitive Help

Stabilirea optiunilor de imprimare si imprimarea efectiva a documentului

Pentru realizarea acestor operatii din meniul File se da comanda Print.

Daca se doreste imprimarea unei zone selectate a documentului, prima data se selecteaza zona respectiva. Comanda de imprimare afiseaza o fereastra de dialog etichetata cu Print.

Enter page numbers and/or psge ranges separated by commas. For example, 1,3,5-12

Pnntwhat: [Document ^T

Print; |AII page? in range ^T

Options..

Properties FindPrinter

Print to file Manual duplex

Copies Nunlbet of copies:

v Ccillate

Zoom

Pages per sheet:

j 1 page

Scale to paper sfee: n_{0 5c}alng

Subfereastra Printer se refera la selectarea imprimantei si afisarea anumitor informatii despre imprimanta. Lista combinata Nome permite selectarea imprimantei care va fi utilizata in procesul de imprimare.

Daca este selectata caseta de selectare Print to file, atunci documentul nu va fi imprimat fizic, ci intr-un fisier memorat pe disc, care va avea extensia implicita PRN. Acest fisier salveaza toate informatiile necesare imprimarii documentului. Fisierul respectiv poate fi imprimat ulterior, chiar in absenta editorului Word . Cutia fiind selectata, in momentul in care se inchide fereastra de dialog actuala (cu comanda OK), se va afisa o alta fereastra de dialog (intitulata Print to file), prin care se poate specifica unitatea, calea, tipul si numele fisierului disc care contine rezultatul imprimarii logice.

Subfereastra Page range contine un numar de butoane de optiune prin care se poate specifica regiunea de pagini care va fi imprimata. Daca se selecteaza varianta AU, atunci vor fi imprimate toate paginile documentului. in cazul in care se alege varianta Current page, atunci se va imprima doar pagina curenta. in cazul in care se alege varianta Pages, atunci se va imprima un interval de pagini specificat in cutia text aferenta butonului de optiune. De exemplu, pentru imprimarea paginilor 3, 6, 7, 8 si 12 se va introduce 3,6-8,12. Butonul de optiune Selection este activat atunci, cand inaintea lansarii comenzii de imprimare s-a selectat o portiune de text.

Lista combinata Print what permite selectarea tipului de informatie care urmeaza sa fie imprimata. Daca se alege valoarea Document, atunci se va imprima documentul intreg.

Lista combinata Print selecteaza ordinea in care vor fi imprimate paginile. Daca se alege varianta AU pages in range, atunci se vor imprima toate paginile specificate in campul Pages, incepand cu prima pagina. In cazul alegerii variantei Odd Pages vor fi imprimate toate paginile impare specificate in campul Range. Varianta Even Pages permite imprimarea paginilor pare specificate in campul Range.

Cutia text Number of copies permite stabilirea numarului de copii care urmeaza sa fie imprimate.

Dupa stabilirea tuturor optiunilor de imprimare se va da comanda OK, prin care se lanseaza in executie operatia propriu-zisa de imprimare.