CONDUCEREA ORGANIZATIEI

Conducerea organizatiei

1. Definire, caracterizare generala

Organizatia este un sistem social, axiologic (obiectivele organizatiei se incadreaza intr-o zona de interes, de necesitate sociala) si teleologic (orientata spre scop). Pentru finalizarea obiectivelor specifice ale organizatiei este nevoie de conducere.

Conducerea este un ansamblu de relatii sociale implicind comunicare, influenta si control, prin care se asigura indeplinirea obiectivele si intereselor organizatiei, in conditii de eficienta maxima. Notiunea de conducere poate fi privita tehnic, ca aparat specific prin care se realizeaza coordonarea actiunilor, si ca activitate prin care se exercita actul conducerii.

Din punct de vedere psihosocial, prin conducere se intelege ansamblul de actiuni, procese si functii prin care se realizeaza organizarea, planificarea si controlul diferitelor activitati desfasurate in cadrul organizatiei, pe baza componentei fundamentale a deciziei, prin care are loc adecvarea si eficientizarea respectivelor activitati.

Procesele fundamentale implicate in conducere sunt: informarea, comunicarea, influenta, motivatia.

2. Structura conducerii

In analiza structurii conducerii se urmaresc: persoanele implicate, pozitiile ocupate de acestea si relatiile dintre ele. Exista un nivel ierarhic superior (I) si nivele ierarhice inferioare, mergind pina la nivelul executiv (V).

I

II

III

IV

V

3. Functiile conducerii (nu sunt disjuncte, ci se intrepatrund)

a)      Organizarea: o actiune prin care se asigura o coerenta de ansamblu a activitatii;

b)      Planificarea: articularea, in timp, a diverselor segmente ale activitatii, prin repartizarea resurselor umane, financiare si materiale astfel, incit in conditii optime de timp si eficienta, sa se realizeze obiectivul (strategia).

c)      Coordonarea: implicarea in aspectele atomizate ale activitatilor (tactica); sincronizarea pe care o preconizeaza planificarea, o adecvare la secvente in curs de desfasurare;

d)      Controlul: esential pentru a asigura eficienta; conteaza controlul direct, functional, nu cel indirect, tardiv. Un conducator care nu-si asigura feedback-ul lucreaza "in orb".

Functiile secundare: sunt colaterale, ele influenteaza starea de spirit si realizarea sarcinii.

a)      Motivarea: fara ea nu se poate obtine rezultatul dorit, fiindca apare o rezistenta, o fuga de responsabilitate absolut fireasca.

b)      Reprezentarea: intre diferitele tipuri de organizatii exista relatii, iar acestea impun existenta unei interfete; de cele mai multe ori, ea este reprezentata de conducerea superioara a organizatiei; chiar daca exista purtatori de cuvint si un intreg departament care se ocupa de imagine, tot conducatorul este cel mai reprezentativ. Reprezentarea are si un rol operational, care vizeaza comunicarea dintre organizatii.

c)      Dezvoltare: pentru a-si indeplini obiectivul, organizatia trebuie sa aiba coerenta interioara si sa dezvolte (cresterea calitatii produselor, marimea numerica, asumarea de noi responsabilitati). Aici apare paradoxul organizatiilor: cu cit o organizatie este mai mare, cu atit are tendinta naturala de a se extinde.

In toate functiile conducerii este implicata decizia. Conducerea inseamna raportarea la o situatie problematica in care se cere evaluare, comparare si decizie.

Organizarea este functia principala a conducerii; este o activitate complexa, care implica:

analiza structurii sarcinii;

stabilirea cadrului normativ pentru organizatie si pentru diferitele sectoare ale acesteia;

defalcarea activitatilor in functie de specificul lor si de modul cum se orienteaza;

repartizarea atributiilor si resurselor (umane, financiare, informationale, materiale) pentru fiecare compartiment si in raport cu responsabilitatile atribuite compartimentelor;

stabilirea si asigurarea conditiilor generale in care se vor desfasura activitatile;

stabilirea sistemului de relatii functionale si informationale dintre compartimente;

articularea logica, coerenta a activitatilor diferitelor sectoare si a ansamblului, astfel incit sa se obtina indici de performanta maximi.

Foarte rar, toate aceste functii pot fi indeplinite de o singura persoana; de obicei, un colectiv (interdisciplinar) asigura conducerea unei organizatii.

Principiile generale ale organizarii

Principiul orientarii prioritare pe sarcina: scopul fundamental al organizatiei este de a indeplini un obiectiv. Orientare prioritara pe sarcina nu inseamna a ignora componenta umana, cea care da nastere obiectivelor colaterase; ignorarea acestora determina consecinte pe termen lung.

Principiul coerentei si completitudinii normative: compatibilitatea intre compartimente; cadrul normativ pentru fiecare sector.

Principiul complementaritatii activitatilor sectoriale: toate activitatile sunt repartizate pe sectoare; pot sa apara si fenomene de suprapunere (ceea ce duce la conflicte, competitii, redundanta) sau hiatusuri (activitati ramase nerepartizate)

Principiul feed-back-ului: trebuie sa se asigure canalele prin care sa circule informatiile de la un sector la altul, la nivelul conducerii, fara ca informatiile sa fie distorsionate la nivelurile intermediare, in functie de interesele acestora.

Procesele psihosociale si functionale implicate in activitatea de organizare:

Autoritatea: capacitatea recunoscuta de ceilalti de a lua decizii; deriva din legitimitatea puterii.

Puterea: dreptul unei persoane de a lua decizii, de a le aplica, de a urmari indeplinirea lor si de a lua masuri pentru indeplinirea lor. Deriva din pozitia ocupata si implica posedarea unor instrumente. Este o legitimitate formala, care poate sau nu sa derive din competenta. In general, este bine ca, pentru functiile de conducere, autoritatea si puterea persoanei respective sa fie in echilibru.

Delegarea autoritatii. De multe ori, sefii incearca sa evite acest lucru, din teama de a nu pierde un sector al puterii sale (si, astfel, de a i se reduce controlul).

Tipuri de autoritate: directa; auxiliara; functionala.