Structura organizationala a societatii

Structura organizationala a societatii

1. Conceptul de structura organizationala

Ansamblul coerent de reguli de actiune colectiva, care confera protectie normativa cooperarii eficiente a indivizilor specializati (ca urmare a diviziunii muncii), constituie o structura organizationala.

De obicei, aceste reguli sunt codificate in statute, regulamente sau instructiuni, care orienteaza disponibilitatile functional-sistemice ale domeniului de activitate considerat. Disponibilitatile functionale particularizeaza scopuri specifice si obiectiv resimtite la nivel grupai sau individual. in acest sens, in literatura de specialitate, structurarea organizatiilor este raportata fie la realizarea scopurilor anticipate programatic (T. Parsons), fie la formalizarea progresiva a relatiilor interne in vederea cresterii gradului de eficienta (tipul ideal; Max Weber), fie la asigurarea solidaritatii fata de un sistem de valori comune.

Diversitatea conceptiilor polarizeaza, in prezent, in raport cu doua tipuri de demersuri referitoare la structurile organizationale :

a) metodologia sistemica de cercetare, potrivit careia toate nivelurile structurale ale sistemului social se conditioneaza reciproc atat cauzal, cat si functional. Un posibil risc al acestei abordari il constituie exagerarea rolului dependentelor functionale, in detrimentul explicatiilor cauzale ;

b) cercetarile actionaliste contemporane considera structurile organizationale ca fiind instrumente ale actiunii sociale si conditii de eficienta a activitatii oamenilor.

Identificandu-se in scop o componenta structurala a tuturor organizatiilor, se atrage atentia asupra faptului ca, uneori, alegerea scopurilor se face in raport cu o "schema', menita sa orienteze deciziile si activitatea membrilor, dar care aproximeaza, prin simplificare, situatia reala. "Schema' fiind o constructie rationala a celor ce aleg, elaborarea ei face din scop un act de cunoastere prin care devine posibila corectarea sau chiar schimbarea scopurilor, in situatii de criza.

Scopurile organizatiilor pot fi:

a) temporare: sunt generate de dinamica universului profesional; de exemplu, echipele operative, comisiile de expertiza;

b) permanente: integreaza structural activitatea mai multor generatii, obiectivand incarcatura valorica a mentalului colectiv ; de exemplu, scoala, biserica, armata. Formuland obiective strategice, aceasta categorie de scopuri este reesalonata, de obicei, in scopuri secundare, tactice, pe termen scurt.

Analiza sociologica' a organizatiilor a relevat tendinta de multiplicare in extensiune a scopurilor prin scopuri aditionale. Armata, de exemplu, isi propune, in orice conditii,

sa desfasoare activitati de aparare, dar, aditional, indeplineste si obiective moral-educative cu optiunile valorice etnico-sociale concret determinate.

Caracteristica esentiala a organizatiilor moderne o constituie faptul ca au scopuri multiple. Scoala, de exemplu, cumuleaza, la obiectivele educative care-i confera ratiunea existentei sale, si obiective de cercetare stiintifica, de editare de cursuri, tratate, carti s.a.

Realizarea scopurilor in timp util si la cotele preliminate este conditionata de adecvarea mijloacelor, metodelor si tehnicilor disponibile. Concizia cu care au fost formulate influenteaza benefic participarea performanta a membrilor.

Cand organizatiile functioneaza intr-un spatiu social caracterizat de schimbari rapide si cu arie mare de cuprindere, frecventa acestor schimbari trebuie anticipata in structura scopului pentru a-i creste gradul de implinire. Aceste variabile constituie factorii exogeni ai existentei si functionarii organizatiilor.

in concluzie, o organizatie se distinge de celelalte sisteme sociale prin urmatoarele caracteristici:

a) existenta unui numar mare de participanti, diferiti ca specializare, corespunzator fiecarei secvente pe care o necesita activitatea organizatiei (diviziunea interna a muncii);

b) diferentierea functionala a organizatiei, reflectata in pozitii clar formulate pentru fiecare participant;

c) o activitate orientata in mod explicit spre realizarea unui obiectiv comun;

d) existenta unui subsistem specializat in munca de proiectare si coordonare a intregii activitati.

Ca sa existe o organizatie, esentiala este diferentierea interna a activitatii. Cand toti membrii executa acelasi tip de munca, indiferent de numarul lor, ei nu alcatuiesc o organizatie.

Niveluri organizationale

Societatile moderne sunt reduse, de cele mai multe ori, la semnificatia unui complex institutional.

Din punct de vedere sociologic, societatea reprezinta un sistem de structuri organizationale dispuse pe trei mari niveluri, dupa gradul lor de maturitate functionala:

1) Institutiile isi bazeaza legitimitatea fie pe valorile traditiei, cumulate in mentalul colectiv, fie pe un sistem de valori deliberat elaborate de un grup sau o comunitate. Caracteristica de baza a institutiilor o constituie medierea dintre asteptarile membrilor, scopul propus si conditiile de mediu aferente actiunii umane. Ele asigura maximum de eficienta actiunii in conditiile date, fiind deservite de specialisti profesionalizati integrati intr-un aparat tehnico-administrativ menit a asigura optimul functional.

Desi rezultate prin obiectivarea unor interese nemijlocite, de grup sau comunitare, institutiile se mai caracterizeaza si printr-o relativa autonomie.

in functie de natura actiunii sociale, pe care o mediaza, se cunosc urmatoarele tipuri de institutii: politico-administrative, economice, juridice, militare, de invatamant, de cultura, de cercetare stiintifica, medicale, de ocrotire a sanatatii, de cult, de publicitate, institutii bancare, financiare, de credit, comerciale, de cooperare economica

internationale. Acestea, la randul lor, pot fi: particulare, de stat, de competenta locala, zonala sau internationala. in contextul accentuarii independentelor la nivel planetar, integrarea institutionala la nivel zonal defineste o serie de preocupari aflate in curs.

Indiferent de importanta lor sau de aria de cuprindere a segmentelor de opinie dintr-un sistem social concret determinat, mecanismele functionale ale tuturor structurilor organizationale sunt coordonate de prevederile constitutionale. Sinteza acestor prevederi este reprezentata de statul de drept, in calitatea sa de complex institutional care asigura coerenta functionala tuturor corpurilor profesionale in spatiul social global.

intr-o viziune sistemica au fost stabilite urmatoarele niveluri organizationale:

subsistemul de productie ;

subsistemul de sustinere;

subsistemul adaptiv;

subsistemul de mentinere;

subsistemul managerial. -

O organizatie eficienta se caracterizeaza printr-o completitudine functionala a tuturor nivelurilor organizationale existente, precum si a noilor niveluri ce apar ca urmare a unor noi cerinte functionale in interiorul organizatiei sau in contextul social general.

Un exemplu concludent pentru raporturile posibile dintre individ si institutie il reprezinta intreprinderea. Ca institutie specializata in productia materiala, ea grupeaza calitatea calificata a unor membri aflati in raporturi de cooperare. Aderarea individului la intreprindere este nu numai o forma de exprimare a libertatii lui de optiune, ci si o forma de exprimare profesionala, care-i legitimeaza participarea la repartitia rezultatelor productiei. "Angajarea in sistemul organizational al muncii, specifica intreprinderii, devine o conditie actionala si existentiala pentru individul specializat.'

Cresterea progresiva a complexitatii productiei si serviciilor in societatea contemporana reclama tot mai mult desfasurarea activitatilor sub control social.

Organizatiile reprezinta forme concrete de rationalizare a actiunii colective. Ele cumuleaza competente comunitare, codificate in modele de comportament participativ. La nivelul membrilor, acestea se particularizeaza in raspunderi aferente fiecarui loc ocupat in reteaua de relatii de cooperare si confera legitimitate apartenentei la organizatie.

3) Asociatia reprezinta forma embrionara, incipienta a organizatiei. La acest nivel, calitatea de membri nu implica initiativa individuala, ci doar acceptarea valorilor care dau sens si identitate asociatiei: asociatii profesionale, sportive, de tineret etc.

in replica, organizatia presupune o structura mai fiabila si solicitari integrative mai riguroase in raport cu membrii recrutati, de obicei, in urma trecerii unor probe. in acest sens, societatea moderna, inalt profesionalizata, a dat un profesionist al domeniului : organizatorul. Un rol hotarator l-au avut W.Fr. Taylor (SUA) si H. Fayol (Franta), care constituie puncte de referinta in controversata istorie a organizarii si conducerii.

3. Clasificarea structurilor organizationale

Structurile organizationale reprezinta fundamentul pe care se inalta si se dezvolta organizatiile in calitatea lor de instante praxiologice ale spatiului social.

Diversitatea lor - ce reproduce diversitatea reala a tipurilor posibile de actiune -permite, totusi, din ratiuni didactice, o clasificare dupa urmatoarele criterii: natura

scopului urmarit, modul de recrutare a membrilor, restrictia participarii la alte organizatii, modul de conducere.

in literatura de profil, cea mai frecventa analiza a organizatiilor are in vedere scopul constituirii acestora. Pe baza acestui criteriu, organizatiile sunt grupate in urmatoarele categorii:

a) organizatii utilitare : produc bunuri materiale, realizeaza servicii catre populatie, asigura circulatia marfurilor. Aceste scopuri, explicite, se impun prin cointeresarea materiala a membrilor, motivarea acestora fiind preponderent financiara; de exemplu, intreprinderile industriale, unitatile comerciale, agentiile de prestari de servicii;

b) organizatii coercitive: au ca scop corectarea deficitelor de socializare sau recuperarea unor indivizi cu comportamente deviante ; recrutarea membrilor se face in conformitate cu prevederile legale si cu sprijinul unui personal specializat in a oferi asistenta educativa corespunzatoare, dar si in a utiliza mijloacele coercitive prevazute de regulamente (scoli speciale, penitenciare etc.);

c) organizatii normative: au ca scop socializarea anticipativa a indivizilor in raport cu valorile unanim acceptate la nivel social. Aceste valori sunt obiectivate in modele de comportament si prescriptii de conduita care orienteaza miscarea indivizilor in spatiul social; de exemplu, mediul scolar si universitatea isi intemeiaza ratiunea de a fi pe propagarea valorilor specifice unei comunitati sociale in randul membrilor acesteia. Unitatile de invatamant profesional adauga acestor valori social-umaniste si valorile reprezentative pentru fiecare profesie in parte. Ca urmare, membrii lor isi insusesc si un sistem de tehnici de actiune eficienta, compatibile cu viitoarele solicitari integrative. Organizatiile politice fac parte tot din aceasta categorie, intrucat au ca scop educarea lor, adica de pe pozitii partizane.

Dupa modul de recrutare, organizatiile sunt:

a) voluntare : presupun aderarea libera a indivizilor, care-si recunosc optiunile de viata si profesionale in scopul declarat al organizatiilor. Daca aderarea este libera, respectarea regulamentelor de ordine interioara nu e facultativa: abaterea de la regulile de functionare atrage sanctionarea individului sau chiar excluderea lui; de exemplu, cluburile, ONG-urile;

b) nonvoluntare : se constituie prin optiune individuala, dar implica obligativitatea efectuarii unei activitati impuse de codul administrativ al organizatiei; de exemplu, unitatile scolare, unitatile din domeniul sanatatii, armata.

Dat fiind specificul preponderent utilitar al intreprinderilor, acestea sunt considerate indirect nonvoluntare.

Selectivitatea reprezinta o alta caracteristica in diferentierea organizatiilor. Astfel, acele organizatii care se formeaza prin recrutarea membrilor pe baza promovarii unor examene de verificare a abilitatilor sunt considerate inalt selective; de exemplu, invatamantul superior, unitatile de profil artistic, medical etc. Cercetarile concrete, de teren, au demonstrat ca in functie de structura ierarhica selectivitatea cunoaste grade diferite si opereaza cu criterii diferentiate: la varful ierarhiei sunt mai selective, urmand ca spre baza organigramei sa scada, progresiv, selectivitatea. in general, pentru personalul angajat in sfera deciziilor se manifesta o selectivitate ridicata, ea scazand ca intensitate pentru personalul din sfera executiei.

in legatura cu acest aspect, cercetarile concrete furnizeaza banca de date in sustinerea a cel putin doua concluzii:

cu cat selectivitatea este mai riguroasa la toate nivelurile, cu atat este mai mare eficienta in atingerea scopului;

o selectivitate mai mare favorizeaza socializarea rapida de lunga durata si performanta prin raportare la scop.

Aceste aspecte sunt dependente si de tipurile formale de organizare manageriala. Dupa cum se stie, organizarea manageriala poate fi procesuala sau structurala, dupa cum accentul cade pe finalitatea activitatii sau pe obiectivul strategic al organizatiei.

in cazul organizarii procesuale, plecand de la gruparea activitatilor pe functii, pe criteriul identitatii, complementaritatii si convergentei, literatura de specialitate distinge urmatoarele secvente:

a) identificarea si clasificarea activitatilor;

b) diviziunea muncii de ansamblu in activitati in functie de obiectivul ce trebuie atins;

c) gruparea activitatilor in asa fel incat obiectivul sa se realizeze in conditii de eficienta maxima;

d) stabilirea de norme si reguli de actiune, in asa fel incat sa se mentina ordinea, iar eficienta sa fie maxima;

e) determinarea pentru fiecare colectiv de munca a managerului sau a celui delegat cu atributii de manager;

f) stabilirea comunicatiilor pe orizontala si verticala;

g) orientarea tuturor eforturilor catre obiectivul stabilit. Organizarea procesuala contribuie la relevarea dinamicii functiilor, activitatilor, atributiilor si sarcinilor existente in spatiul organizational considerat.

in cazul organizarii structurale, accentul cade pe gruparea functiilor, activitatilor si sarcinilor pe niveluri de generalitate si pe tipuri care capaciteaza toate categoriile de angajati. Daca, in primul caz, accentul cadea pe proces, acum are loc o deplasare pe rangul de semnificatie al structurilor in compatibilitate cu obiectivul general al structurii organizationale.

in functie de designul managerial, mecanismele de constrangere utilizate si modurile specifice de legitimare a autoritatii, organizatiile au mai fost clasificate in:

Organizatii liniare: sunt caracterizate prin relatii verticale care conecteaza pozitiile de pe fiecare nivel cu cele de nivel superior. Prin aceste relatii se transmite autoritatea de la sursa - conducerea - catre punctele de realizare efectiva a activitatilor; din aceasta cauza este considerata structura de baza a spatiului social. Relatiile liniare mai sunt cunoscute si sub numele de relatii directe sau executive si se exemplifica prin relatiile dintre superior si subordonati, instructiunile superiorului fiind indeplinite in virtutea autoritatii sale directe.

Organizatii bazate pe conducere {staff organization). Acest tip apare la un nivel asociativ superior, si anume in conditiile in care complexitatea activitatilor face imposibila controlarea acestora printr-o structura liniara. De obicei, in functie de diviziunea sociala a muncii din organizatie, la decizie sunt asociati si specialisti care actioneaza:

fie ca asistenti - lipsiti de autoritate formala;

fie ca titulari de departament, care "manageriaza' un departament specializat pe o anume secventa a activitatii pe care este profilata organizatia respectiva.

in acest context, exista manageri de linie si care se subordoneaza celui aflat la un nivel superior in structura organizationala in speta. Organizatii functionale: apar atunci cand anumite servicii sunt preluate de specialisti a caror responsabilitate consta in aplicarea competentelor lor "tehnice' cu ajutorul structurii organizationale si care cumuleaza si atributii in ceea ce priveste consilierea manageriala de linie. Fara sa fie propriu-zis o structura distincta, acest tip de organizatie s-a remarcat prin modalitatea de realizare a cooperarii intre nivelurile legal constituite ale institutiei in cauza. Problematica acestui tip de organizatie a fost pentru prima data explorata la nivel epistemic de catre H. Fayol in "teoria puntii', conform careia exista doua tipuri de relatii:

relatii colegiale - stabilite intre manageri din cadrul aceluiasi departament care conlucreaza sub indrumarea aceluiasi superior;

relatii colaterale - intre manageri ai unor departamente diferite, in scopul optimizarii activitatii comune la nivelul organizatiei.

Organizatii pe baza comitetelor - sunt un rezultat al complicarii fara precedent a tipurilor de activitati aferente societatii actuale in care nu exista nici organizatii liniare, nici functionale "pure'. Comitetele sunt alcatuite din indivizi reuniti de o sarcina comuna in raza unor responsabilitati asumate prin prescriptii de status-rol. Cornitele pot fi:

ad-hoc : atunci cand raspund unui scop temporar si se infiinteaza pentru a rezolva probleme pe termen scurt;

- formale : cand fac parte din structura organizationala, fiind asimilate proxi-.mitatii decizionale a organizatiei.

Acest tip de organizatii, potrivit analistilor⁴ de profil, prezinta:

a) avantaje:

permite articularea activitatilor diferite ale campaniei;

optimizeaza comunicarea;

polarizeaza talentele manageriale si contribuie la formarea expertilor;

da impresia unei impartiri a deciziei pe criterii de competenta.

b) dezavantaje:

pot conduce, uneori, la "temporizarea' deciziilor ca urmare a ezitarii unor membri de a se pronunta transant;

conducatorii se pot "ascunde' in spatele deciziei comitetului, etaland un declin de responsabilitate manageriala;

se pot genera confuzii ca urmare a aparitiei unor noi tipuri de autoritate in comitete, total sau partial diferite de intervalul de autoritate al comitetului.

Ca principale tipuri de comitete, amintim: comitetul/consiliul director, comitetul

de lucru, comitetul de reducere a costurilor, comitete consultative, comitete de

stabilire a bugetului s.a.

in prezent, ca efect al cresterii managementului de grup, s-a largit importanta

comitetelor.

4. Robert Applery, Business Administration, 1994.

Persista, in acest sens, controverse in ceea ce priveste dimensiunea comitetului: cand comitetul este prea mic, exista riscul luarii unor decizii unilaterale ca urmare a necuprinderii tuturor segmentelor de opinie; in schimb, cand este prea mare, redundanta punctelor de vedere face dificila luarea deciziilor in timp util. Cercetarile de teren recomanda ca optim numarul de cinci membri pentru un comitet, cu conditia:

sa fie reprezentativ ;

sa aiba un lider respectat de grup care sa favorizeze participarea membrilor, pe care sa-i conduca ferm, dar echitabil;

responsabilitatile sa fie clare si sa fie judicios repartizate calendaristic pe fiecare membru, cu termen precis ;

sa justifice costurile pentru toate operatiunile care ii sunt arondate.

Cercetarile de teren au demonstrat ca nu exista structuri organizationale standard pentru toate tipurile de activitati, ci doar structuri organizationale care se preteaza mai mult sau mai putin in practica efectiva in functie de genul de activitate si de solicitarile integrative corespunzatoare tipului de activitate. Si la acest capitol, unitatea in diversitate se impune ca un adevar apodictic.