ORGANIZAREA ACTIVITATII DE CONTROL INTERN IN CAMERA DEPUTATILOR

ORGANIZAREA ACTIVITATII DE CONTROL INTERN IN CAMERA DEPUTATILOR

Controlul in general are ca obiect modul de aplicare si indeplinire a obiectivelor stabilite, prevenirea si eliminarea aspectelor negative, consolidarea si ameliorarea celor pozitive astfel incat in conditii de libera initiativa economica si de legalitate sa se asigure realizarea scopului propus. Controlul releva, deci, erorile, lipsurile, deficientele, asigurand informatiile necesare pentru luarea deciziilor necesare pentru ca acestea sa fie eliminate sau prevenite in viitor. Prin control, conducerea isi asigura informarea dinamica, reala, preventiva care ridica valoarea concluziilor si calitatea deciziilor.

Controlul nu se rezuma la constatarea modului de manifestare a neajunsurilor ci, in primul rand, el este un instrument, un mijloc de cunoastere a realitatii, dar si a posibilitatilor de determinare si de prevenire a deficientelor si anomaliilor.

Controlul patrunde in esenta fenomenului si contribuie efectiv la conducerea stiintifica si eficienta, sesizeaza aspecte negative in momentul in care acestea se manifesta ca tendinta si intervine operativ pentru prevenirea si lichidarea cauzelor.

In toate laturile realitatii economico-sociale, controlul a fost si este prezent. Si, cum toate componentele vietii economico-sociale se realizeaza cu eforturi materiale si umane, natura controlului este specifica fiecareia din acestea.

Controlul, inteles ca o necesitate obiectiva si subiectiva, nu este un scop in sine, ci un mijloc de perfectionare a activitatii executive, inclusiv a procesului de conducere a acesteia. Ca urmare a exercitarii controlului rezulta:

. organizarea mai buna a muncii;

. intarirea ordinii si disciplinei in organizarea si desfasurarea activitatii economice, a disciplinei tehnologice;

. gospodarirea mai eficienta a mijloacelor de munca, materiale si financiare;

. descoperirea operatiunilor nereale, neeconomice si nelegale;

. preintampinarea aparitiei deficientelor, neregulilor si pagubelor;

. evaluarea eficientei rezultatelor obtinute;

. recuperarea abaterilor constatate si perfectionarea activitatii viitoare.

In Camera Deputatilor, potrivit prevederilor art. 36 din Regulamentul Camerei Deputatilor, chestorii exercita atributii de verificare si control asupra activitatii financiare si bugetare, precum si asupra gestionarii patrimoniului.

Potrivit prevederilor art. 31 alin. (1) lit. n) din Regulamentul Camerei Deputatilor, Biroul permanent al Camerei Deputatilor conduce si controleaza serviciile Camerei Deputatilor.

Vicepresedintii si secretarii Camerei Deputatilor coordoneaza unele domenii de activitate ale serviciilor Camerei Deputatilor, potrivit hotararii Biroului permanent.

Birourile si presedintii comisiilor Camerei Deputatilor exercita atributii de conducere si control a activitatii personalului prevazut la comisii.

Liderii grupurilor parlamentare conduc si controleaza activitatea personalului prevazut la grupul parlamentar respectiv.

Activitatea de control intern raportata la activitatea serviciilor Camerei Deputatilor se realizeaza prin urmatoarele compartimente:

a) Directia de control;

b) Serviciul juridic;

c) Serviciul audit;

d) consilierii - experti contabili de pe langa cabinetele chestorilor Camerei Deputatilor.

Controlul realizat de structurile din cadrul Directie de control, Serviciul juridic si Serviciul audit se exercita, in principal, asupra compartimentelor in care au loc operatiuni patrimoniale.

Directia de control

Directia de control executa verificarea si investigarea tuturor sesizarilor si reclamatiilor primite de catre secretarul general al Camerei Deputatilor. Prin actiunile executate, se vor identifica natura deficientelor, a incalcarilor prevederilor legale constatate, cauzele si imprejurarile producerii acestora, actele normative incalcate sau eludate, consecintele incalcarilor produse, precum si raspunderea persoanelor care se fac vinovate de cele de mai sus, permitand in acest mod luarea masurilor necesare in raport cu cele constatate, in conformitate cu legislatia in vigoare.

Directia de control are in componenta sa urmatoarele compartimente:

a) Serviciul control administrativ;

b) Serviciul control de gestiune;

c) Serviciul control financiar preventiv.

Serviciul control administrativ are urmatoarele atributii principale:

a) urmareste si controleaza indeplinirea de catre compartimentele din structura serviciilor Camerei Deputatilor a sarcinilor prevazute in ordine si dispozitii scrise ale secretarului general;

b) efectueaza controale interne, dispuse de conducatorul ierarhic superior sau de secretarul general;

c) gestioneaza activitatile de implementare a sistemelor de management financiar si de control la nivelul Camerei Deputatilor.

Serviciul control de gestiune raspunde de efectuarea inventarierii patrimoniului la gestiunile Camerei Deputatilor situate in cladirea Palatului Parlamentului si a spatiilor anexe, cat si a bunurilor din dotarea birourilor parlamentare si in indeplinirea acestui obiectiv are urmatoarele atributii principale:

a) verifica respectarea normelor legale cu privire la existenta si utilizarea mijloacelor materiale si banesti;

b) verifica respectarea normelor legale cu privire la gestionarea si apararea patrimoniului, precum si a celor referitoare la evidenta si controlul acestora;

c) verifica respectarea normelor legale cu privire la incasari si varsaminte, realitatea obligatiilor banesti in lei sau in valuta;

d) verifica realitatea datelor inscrise in bilanturile contabile si in conturile de executie;

e) efectueaza operatiunile de inventariere a patrimoniului Camerei Deputatilor;

f) efectueaza inventarieri inopinate la gestiunile din sediul Camerei Deputatilor si la cele din circumscriptiile electorale, cu respectarea prevederilor legale si in cadrul strict al ordinelor sau deciziilor primite;

g) face propuneri pentru stabilirea rezultatelor inventarierii anuale a patrimoniului, consemnate in procesele-verbale de inventariere, care se inregistreaza atat in evidenta tehnico-operativa, cat si in contabilitate;

h) indeplineste orice alta sarcina primita de la conducatorii ierarhici superiori, cu respectarea prevederilor legale in vigoare;

i) in cazuri speciale, conform ordinelor primite, colaboreaza direct cu secretarul general al Camerei Deputatilor.

Serviciul control financiar-preventiv are drept scop identificarea proiectelor de operatiuni care nu respecta conditiile de legalitate si regularitate sau de incadrare in limitele si destinatia creditelor bugetare si de angajament prin a caror efectuare s-ar prejudicia patrimoniul sau fondurile alocate Camerei Deputatilor.

Controlul financiar preventiv se executa asupra tuturor operatiunilor care afecteaza fondurile si/sau patrimoniul Camerei Deputatilor si care vizeaza in principal:

- angajamentele legale si angajamentele bugetare;

- ordonantarea cheltuielilor;

- alte categorii de operatiuni stabilite prin ordin al secretarului general al Camerei Deputatilor.

Nici o cheltuiala nu poate fi aprobata fara viza prealabila de control financiar preventiv.

Personalul desemnat sa exercite aceasta activitate nu poate fi implicat prin sarcinile de serviciu in aprobarea, efectuarea si inregistrarea acestora si trebuie sa indeplineasca cerintele unui cod deontologic si moral specific.

Activitatea de control financiar-preventiv se organizeaza si se desfasoara pe baza legilor si reglementarilor specifice.

Serviciul juridic

Serviciul juridic exercita atributii de avizare si control privind legalitatea si conformitatea ordinelor secretarului general al Camerei Deputatilor si a altor documente stabilite de prezentul regulament si de secretarul general; respinge in scris avizarea daca documentele respective nu indeplinesc conditiile normelor legale.

Serviciul juridic are urmatoarele atributii principale:

a) avizeaza contractele in care Camera Deputatilor este parte;

b) avizeaza contractele de munca incheiate pe perioada determinata in cadrul birourilor parlamentare;

c) avizeaza contractele civile incheiate intre deputati si persoane fizice;

d) avizeaza ordinele secretarului general, precum si deciziile secretarilor generali adjuncti;

e) avizeaza deciziile de sanctionare disciplinara emise de secretarul general;

f) avizeaza orice alte lucrari cu caracter juridic dispuse de secretarul general;

g) colaboreaza la intocmirea regulamentelor, ordinelor si instructiunilor care au ca obiect activitatea serviciilor Camerei Deputatilor;

h) reprezinta institutia in fata instantelor judecatoresti, putand pune concluzii la instantele de judecata de toate gradele, la organele de urmarire penala, precum si la toate autoritatile si organele administrative cu atributii jurisdictionale, pe baza de imputernicire;

i) tine evidenta litigiilor pe rol in care este parte Camera Deputatilor;

j) redacteaza actiunile in justitie, punerile in intarziere, intampinarile, concluziile scrise, precum si orice alte acte procedurale in cadrul derularii proceselor aflate pe rol;

k) propune exercitarea cailor de atac sau renuntarea motivata la exercitarea acestora;

l) exercita procedura concilierii directe in vederea solutionarii debitelor inregistrate in evidenta contabila si comunicate de Directia financiar-contabila;

m) face demersurile necesare obtinerii titlurilor executorii si urmareste impreuna cu Directia financiar-contabila punerea in executare a acestora, precum si lichidarea debitelor.

Serviciul audit

Activitatea Serviciului audit se organizeaza si se desfasoara pe baza legilor si reglementarilor specifice.

Serviciul audit isi desfasoara activitatea in baza planului anual si pe termen lung, aprobat de secretarul general al Camerei Deputatilor, utilizand metodologii specifice care cuprind standarde de audit si proceduri formalizate pe activitati.

Serviciul audit desfasoara o activitate functional independenta si obiectiva, menita sa dea asigurari si consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor si cheltuielilor publice; ajuta entitatea publica sa isi indeplineasca obiectivele printr-o abordare sistematica si metodica, care evalueaza si imbunatateste eficienta si eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului intern si a proceselor de administrare.

Serviciul audit efectueaza misiuni de audit intern si consiliere asupra tuturor activitatilor si compartimentelor Secretariatului general al Camerei Deputatilor, inclusiv asupra entitatilor sub autoritate, care, prin atributiile ce le revin, initiaza si executa operatiuni de utilizare a resurselor financiare, materiale si umane, precum si asupra evaluarii managementului si controlului intern al acestora.

Serviciul audit este un compartiment independent care nu poate fi implicat in activitatile si in compartimentele pe care le auditeaza sau le consiliaza.

Serviciul audit nu poate fi implicat in activitatea procedurala si efectiva de control intern din cadrul Secretariatului general al Camerei Deputatilor.

Serviciul audit este subordonat nemijlocit secretarului general al Camerei Deputatilor.

Serviciul audit are urmatoarele atributii principale:

a) evalueaza angajamentele bugetare si legale din care deriva direct sau indirect obligatii de plata, inclusiv din fondurile comunitare;

b) evalueaza platile asumate prin angajamente bugetare si legale, inclusiv din fondurile comunitare;

c) examineaza legalitatea, regularitatea si conformitatea operatiunilor, identificand erorile, risipa, gestiunea defectuoasa si frauduloasa, propune masuri si solutii secretarului general al Camerei Deputatilor;

d) examineaza modul de constituire a veniturilor proprii, din servicii, concesionarea, inchirierea de bunuri din domeniul public al statului, donatii si sponsorizari, urmarind evaluarea economicitatii, eficacitatii si eficientei utilizarii resurselor financiare, umane si materiale pentru indeplinirea obiectivelor si obtinerea rezultatelor stabilite;

e) examineaza alocarea creditelor bugetare;

f) examineaza sistemul contabil si fiabilitatea acestuia ca principal instrument de cunoastere, gestiune si control patrimonial, examineaza si evalueaza rezultatele;

g) examineaza regularitatea sistemelor de fundamentare a deciziilor, planificarea, programarea, organizarea si coordonarea deciziilor, precum si urmarirea si controlul indeplinirii acestora;

h) identifica slabiciunile sistemelor de conducere si control, precum si riscurile asociate unor astfel de sisteme, ale unor proiecte sau ale unor operatiuni, propune masuri pentru corectarea acestora si eliminarea riscurilor, dupa caz;

i) evalueaza sistemele informatice;

j) efectueaza unele misiuni dispuse de secretarul general al Camerei Deputatilor, care nu au fost nominalizate in planul de audit pe anul respectiv;

k) elaboreaza norme metodologice specifice de audit intern;

l) elaboreaza proiectele planului anual si planului strategic pe termen lung;

m) elaboreaza raportul anual pentru activitatea auditului intern;

n) raporteaza Unitatii Centrale de Armonizare pentru Audit din cadrul Ministerului Finantelor Publice despre cazurile de neimplementare a recomandarilor rezultate din misiunile de audit;

o) auditorii interni au acces la toate datele si informatiile, inclusiv la cele existente in format electronic, pe care le considera relevante pentru scopul si obiectivele precizate in ordinul de serviciu;

p) auditorii interni pot solicita date, informatii, precum si copii ale documentelor certificate pentru conformitate de la persoanele aflate in legatura cu structura auditata, iar acestea au obligatia de a le pune la dispozitie;

r) auditorii interni pot efectua orice fel de reverificari financiare si contabile legate de activitatile de control intern la care acestea au fost supuse;

s) auditorii interni, in cazul identificarii unor iregularitati, neconformitati sau posibile prejudicii, raporteaza de indata secretarului general al Camerei Deputatilor si structurii de control abilitate.

Experti contabili de pe langa cabinetele chestorilor Camerei Deputatilor

Pe langa cabinetele chestorilor functioneaza 2 consilieri avand calitatea de experti contabili. Acestia sunt subordonati chestorilor Camerei Deputatilor si exercita atributii de control si asigura asistenta de specialitate pentru indeplinirea de catre chestori a atributiilor de control financiar, bugetar si patrimonial prevazute in Regulamentul Camerei Deputatilor.

Expertii contabili de pe langa cabinetele chestorilor Camerei Deputatilor au urmatoarele atributii principale:

a) verifica modul de gestionare a patrimoniului;

b) verifica functionarea si calitatea serviciilor Camerei Deputatilor, din insarcinarea si cu obiectivele stabilite de chestori;

c) exercita control financiar asupra cheltuielilor efectuate;

d) verifica proiectul de buget si contul de incheiere a exercitiului bugetar anual ale Camerei Deputatilor care se prezinta Biroului permanent de catre chestori;

e) indeplinesc si alte atributii stabilite de chestorii Camerei Deputatilor prin fisa postului.

Obiectivele de control si verificare se stabilesc in Planul anual de control aprobat de chestorii Camerei Deputatilor.

Concluziile verificarilor efectuate se consemneaza in acte de control, procese-verbale, note de prezentare, note confidentiale, informari si referate.

Evaluarea activitatii expertilor contabili se face de catre chestori cel putin o data pe an.