Codul European al Bunelor Practici Administrative

Draga cititorule,

Tratatul de la Maastricht a stabilit rolul Reprezentantului poporului (Ombudsman) la nivel european de a lupta impotriva administratiei incorecte/gresite in activitatile institutiilor si ale corpurilor Comunitatii. Prin promovarea unei bune administratii, Reprezentantul poporului ar trebui sa ajute la intarirea relatiilor intre Uniunea Europeana si cetatenii sai.

Inca de la inceputul functiei acestui Reprezentant european (septembrie 1995), am lucrat la definirea administratiei incorecte, bazate pe jurisprudenta Curtii de Justitie si pe principiile legii administrative europene. Legile nationale in materie au constituit de asemenea o sursa de inspiratie valoroasa. Aceasta sarcina a fost continuata prin trasarea unui Cod al Bunelor Practici Administrative, adoptat in prezent de Parlamentul European.

Codul se adreseaza cetatenilor europeni si functionarilor publici. El da cetatenilor dreptul de a pretinde administratiei publice si functionarilor publici urmarirea anumitor principii in activitatea lor. Cred ca implementarea deplina a Codului va intari increderea cetatenilor in Uniunea Europeana si in institutiile sale.

In timpul deliberarii Codului de catre Parlamentul European, unul din membri a spus :  Exista doua aspecte importante puse aici in joc. In primul rand promovarea regulii legii si in al doilea rand respectul pentru cetatenii europeni. 

Sper ca aceasta brosura sa fie un instrument util in promovarea acestor teluri importante.

Codul European al Bunelor Pactici Administrative

La 6 septembrie 2001, Parlamentul European a adoptat o hotarare care aproba Codul European al Bunelor Practici Administrative, pe care institutiile si corpurile europene, administratiile si oficialitatile lor ar trebui sa-l respecte in relatiile cu publicul.

Ideea unui Cod a fost mai intai a lui Roy Perry Mep in 1998. Reprezentantul poporului la nivel european a redactat textul, urmand o initiativa proprie si l-a prezentat Parlamentului European ca raport special. Hotararea Parlamentului se bazeaza pe propunerea acestuia, cu mici modificari introduse de D-l Perry in calitate de raportor al Comitetului in Petitii ale Parlamentului European.

Statutul Codului

Carta Drepturilor Fundamentale a Uniunii Europene a fost proclamata la Summit-ul de la Nisa in decembrie 2000. Include ca drepturi fundamentale ale cetatenilor  dreptul la o buna administratie si dreptul de a face plangere catre Reprezentatul poporului impotriva administratiei incorecte .

Codul intentioneaza sa explice mai in detaliu ce ar trebui sa insemne in practica dreptul la o administratie corecta prevazut de Carta.

Dreptul la o Administratie corecta

Fiecare persoana are dreptul de a-si rezolva problemele impartial, corect si intr-un timp rezonabil prin institutiile si corpurile Uniunii.

Acest drept include :

dreptul fiecarei persoane de a fi ascultata, inainte sa fie luata vreo masura individuala care ar afecta-o in mod negativ ;

dreptul fiecarei persoane de a avea acces la dosarul sau, cu respectarea intereselor legitime de confidentialitate si secret profesional si de afaceri;

obligatia administratiei de a-si argumenta/motiva deciziile.

Fiecare persoana are dreptul la schimbarea in bine a raului cauzat de institutiile Comunitatii sau de catre angajatii lor in indeplinirea sarcinilor lor, in acord cu principiile generale comune legilor Statelor Membre.

Fiecare persoana poate scrie institutiilor Uniunii in una din limbile internationale ale Tratatelor si trebuie sa i se raspunda in aceeasi limba.

(Articolul 41 al Cartei Drepturilor Fundamentale)

Reprezentantul european investigheaza cazuri posibile de administratie incorecta in activitatile institutiilor si corpurilor Uniunii, in acord cu Articolul 195 al Tratatului Comunitatii Europene si Statutul Reprezentantului poporului.

Definitia administratiei incorecte data de Ombudsman in Raportul sau anual din 1997 este ca  administratia incorecta apare cand un corp administrativ actioneaza gresit in acord cu o regula sau un principiu de care depinde . Aceasta definitie a fost aprobata de Parlamentul European.

Ombudsman

Orice cetatean al Uniunii si orice persoana fizica si juridica ce rezida sau este inregistrata intr-un Stat Membru are dreptul de a semnala Reprezentantului Uniunii cazuri de administratie incorecta in activitatile institutiilor si corpurilor Comunitatii, cu exceptia Curtii de Justitie si a Curtii Primei Instante care actioneaza in rolul lor juridic.

(Articolul 43 al Cartei Drepturilor Fundamentale)

In acelasi timp cu aprobarea Codului, Parlametul European a mai adoptat o rezolutie cerandu-i Reprezentantului poporului sa o aplice, examinand daca exista administratie incorecta, in scopul de a eficientiza dreptul cetatenilor la o buna administratie prin Articolul 41 al Cartei.

Reprezentantul poporului va aplica definitia administratiei incorecte pentru a avea in vedere regulile si principiile continute in Cod.

Articolul 192 al Tratatului Comunitatii Europene da Parlamentului European dreptul de a chema Comisia pentru a propune o noua lege. Dupa o sugestie originala a lui Jean-Maurice Dehousse, raportor pentru Comitetul Afacerilor Legale si Piata Interna, Hotararea Parlamentului European din 6 septembrie 2001 asupra Codului convoaca de asemenea Comisia Europeana pentru a supune o propunere de regulament cuprinzand Codul Bunelor Practici Administrative, bazat pe Articolul 308 al Tratatului ce stabileste Comunitatea Europeana.

Incorporarea Codului intr-un Regulament ar sublinia natura obligatorie a regulilor si principiilor pe care le contine atat pentru cetateni cat si pentru oficialitati.

Textul Codului

Codul aprobat de Parlamentul European contine urmatoarele prevederi esentiale :

Art.1 Prevederi generale

In relatia lor cu publicul, Institutiile si oficialitatile lor trebuie sa respecte principiile fundamentate in acest Cod al Bunelor Practici Administrative, de aici inainte numite  COD .

Art.2 Libertatea personala de aplicare

1. Codul se va aplica tuturor oficialitatilor si altor functionari care se supun Regulilor de Echipa si Conditiilor de angajare a altor functionari, in relatiile cu publicul. De aici inainte termenul 'functionar' se refera atat la oficialitati cat si la alti functionari.

2. Institutiile si administratiile lor vor lua masurile necesare pentru a se asigura ca prevederile stabilite in acest Cod se mai aplica si altor persoane care lucreaza pentru ele, cum ar fi persoane angajate cu contracte private, experti in servicii civile nationale si recruti.

3. Publicul se refera la persoanele fizice si juridice, fie ca isi au resedinta sau sunt inregistrate intr-un Stat Membru sau nu.

4. In scopul acestui Cod :

a)      termenul  Institutie  va insemna o institutie sau un corp al Comunitatii ;

b)       Functionar  va insemna o oficialitate sau un alt functionar al Comunitatilor Europene.

Art.3 Libertatea Materiala de aplicare

1. Acest Cod contine principiile generale ale Bunelor Practici Administrative care se aplica tuturor relatiilor Institutiilor si administratiilor lor cu publicul, cu exceptia cand sunt guvernate de prevederi specifice.

2. Principiile stabilite in acest Cod nu se aplica relatiilor dintre Institutii si oficialitatile lor. Aceste relatii sunt guvernate de Regulametele de Personal/Interne.

Art.4 Legalitate

Functionarul va actiona conform legii si va aplica regulile si procedurile fundamentate in legislatia Comunitatii. Functionarul va avea grija in mod deosebit ca deciziile care afecteaza drepturile sau interesele indivizilor sa se bazeze pe lege si continutul lor sa respecte legea.

Art.5 Absenta discriminarii

1. In rezolvarea cererilor publicului si in luarea deciziilor, Functionarul va asigura respectarea principiului egalitatii de tratament. Persoanele publice care se afla in aceeasi situatie vor fi tratate in mod similar.

2. Daca exista diferenta de tratament, functionarul se va asigura ca acest lucru se justifica prin trasaturi relevante obiective ale cazului respectiv.

3. Functionarul va evita indeosebi orice discriminare nejustificata intre persoane publice bazate pe nationalitate, sex, rasa, culoare, origine etnica sau sociala, trasaturi genetice, limba, religie sau credinta, politica sau orice alte pareri, apartenenta la o minoritate nationala, proprietate, nastere, nevoi speciale, varsta, sau orientare sexuala.

Art.6 Proportionalitate

1. In luarea deciziilor, Functionarul se va asigura ca masurile luate sunt direct proportionale cu scopul urmarit. Functionarul va evita indeosebi restrangerea drepturilor cetatenilor sau impunerea de sarcini, cand acele restrictii sau sarcini nu se afla in relatii convenabile cu scopul actiunii urmarite.

2. In luarea deciziilor, functionarul va respecta balanta corecta intre interesele persoanelor private si interesul public general.

Art.7 Absenta abuzului de putere   

Exercitarea puterii se va face doar in scopul pentru care a fost creata prin prevederile respective. Functionarul va evita mai ales folosirea puterii in scopuri care nu au nici o baza legala sau care nu sunt motivate de vreun interes public.

Art.8 Impartialitate si Independenta

1. Functionarul va fi impartial si independent. Functionarul se va abtine de la orice actiune arbitrara afectand persoanele publice, ca si de la orice tratament preferential pe orice motive, oricare ar fi acestea.

2. Conduita functionarului nu va fi ghidata de interese personale, familiale sau nationale sau de presiuni politice. Functionarul nu va lua parte la o decizie in care el, sau un alt membru apropiat sau din familie, are un interes financiar.

Art.9 Obiectivitate

In luarea deciziilor, functionarul va lua in considerare factorii relevanti si va cantari cu atentie fiecare decizie, excluzand orice element irelevant din analiza.

Art.10 Asteptari legitime, consistenta si sfat

1. Functionarul va fi consecvent in practicile sale administrative ca si in actiunile administrative ale Institutiei. Functionarul va urma practicile administrative obisnuite ale Institutiei, exceptand cazul cand exista motive legitime pentru modificarea acelor practici intr-un caz deosebit ; aceste motive vor fi inregistrate in scris.

2. Functionarul va respecta asteptarile legitime si rezonabile pe care persoanele publice le au in lumina modului in care Institutia a actionat in trecut.

3. Functionarul va sfatui publicul, acolo unde e necesar, asupra modului in care o problema care ii este inaintata trebuie urmarita si asupra modului in care trebuie actionat in rezolvarea problemei.

Art.11 Corectitudine

Functionarul va actiona impartial, corect si echitabil.

Art.12 Politete

1. Functionarul va fi dedicat functiei sale, corect, politicos si accesibil in relatiile cu publicul. Pentru a raspunde la corespondenta, telefoane si e-mail-uri, functionarul va incerca sa fie foarte util, si va raspunde pe cat de corect si complet posibil la intrebarile puse.

2. Daca functionarul nu se ocupa de problema respectiva, va indruma cetateanul catre functionarul potrivit.

3. Daca apare o eroare care afecteaza in mod negativ drepturile sau interesele unei persoane publice, functionarul isi va cere scuze si se va stradui sa corecteze efectele negative ca urmare a erorii sale in cel mai rapid mod si sa informeze persoana publica in legatura cu orice drept de apel in concordanta cu Articolul 19 al Codului.

Art.13 Raspuns la scrisori in limba cetateanului

Functionarul se va asigura ca fiecare cetatean al Uniunii sau alta persoana publica ce scrie Institutiei in una din limbile Tratatului primeste raspuns in aceeasi limba. La fel se va aplica si persoanelor juridice cum ar fi asociatii de tip ONG-uri si companii.

Art.14 Confirmare de primire si desemnarea functionarului competent

1. Orice scrisoare sau plangere catre Institutie va primi o confirmare de primire in doua saptamani, numai daca un raspuns pozitiv poate fi trimis in acea perioada.

2. Raspunsul sau confirmarea de primire va indica numele si numarul de telefon al functionarului care se ocupa de problema, ca si biroul in care acesta lucreaza.

3. Nu sunt necesare confirmari de primire sau raspunsuri in cazurile in care scrisorile sau plangerile sunt abuzive din cauza numarului lor extrem de mare sau din cauza subiectului lor care se repeta sau nu are sens.

Art.15 Obligatia transferului catre serviciul competent al Institutiei

1. Daca o scrisoare sau o plangere catre Institutie este adresata sau transmisa Directorului General sau Biroului care nu are competenta in rezolvarea lor, dosarul va fi transferat fara intarziere catre biroul competent al Institutiei.

2. Biroul care a primit initial scrisoarea sau plangerea va notifica autorul transferului si va indica numele si numarul de telefon ale functionarului caruia i s-a inmanat dosarul.

3. Functionarul va alerta persoana publica sau organizatia in legatura cu orice erori sau omisiuni in documente si va oferi ocazia de a fi corectate.

Art.16 Dreptul de a fi ascultat si de a da depozitii

1. In cazul in care drepturile sau interesele indivizilor sunt implicate, functionarul se va asigura ca, la fiecare etapa in procedura de decizie, sunt respectate drepturile de aparare.

2. Fiecare persoana publica trebuie sa aiba dreptul, in cazurile in care s-a luat o decizie care-i afecteaza drepturile sau interesele, sa depuna comentarii scrise si, la nevoie, sa prezinte observatii orale inaintea luarii decizii.

Art.17 Limita de timp rezonabila pentru luarea deciziilor

1. Functionarul se va asigura ca decizia privind o cerere sau o plangere adresata Institutiei va fi luata intr-o perioada de timp rezonabila, fara intarziere, si in nici un caz mai tarziu de 2 luni de la data primirii. Aceeasi regula se aplica raspunsurilor la scrisorile persoanelor publice si ale notelor administrative pe care functionarul le-a trimis superiorilor sai cerand instructiuni privind luarea deciziilor.

2. Daca o cerere sau o plangere catre Institutie nu poate fi solutionata in perioada de timp respectiva, din cauza complexitatii problemei, functionarul il va informa pe petent de acest lucru. In acest caz, o decizie definitiva trebuie adusa la cunostinta petentului in cel mai scurt timp posibil.

Art.18 Responsabilitatea de a motiva deciziile

1. Fiecare decizie a Institutiei care poate afecta drepturile sau interesele unei persoane private va fi motivata prin indicarea clara a faptelor relevante si a bazei legale a deciziei.

2. Functionarul va evita luarea deciziilor care au la baza motive neclare, vagi sau care nu cuprind motivatia personala.

3. Daca nu este posibila, din cauza numarului mare de persoane implicate in astfel de decizii, comunicarea in detaliu a motivelor deciziilor, functionarul va garanta ca va furniza cetateanului care a cerut in mod special o motivare, acest lucru.

Art. 19 Indicarea posibilitatilor de apel

1. O decizie a Institutiei care poate afecta in mod negativ drepturile sau interesele unei persoane private va contine o indicatie a posibilitatilor de apel aflate la indemana pentru atacarea deciziei. Va indica in special natura solutiilor, corpurile inainte carora pot fi exercitate, ca si timpul-limita pentru aplicarea lor.

2. Deciziile se vor referi mai ales la posibilitatea procedurilor judiciare si a plangerilor catre Ombudsman, in conditiile mentionate in articolele 230 si 195 ale Tratatului care stabileste Comunitatea Europeana.

Art.20 Notificarea Deciziei

1. Functionarul se va asigura ca deciziile care afecteaza drepturile sau interesele indivizilor sunt notificate in scris, imediat ce s-au luat deciziile, catre persoana sau persoanele implicate.

2. Functionarul se va abtine de la comunicarea deciziei catre alte surse pana ce persoana sau persoanele implicate au fost informate.

Art. 21 Protectia datelor

1. Functionarul care se ocupa cu date personale referitoare la un cetatean va respecta confidentialitatea si integritatea datelor in acord cu prevederile Regulamentului 45 /2001 al Parlamentului European si al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protectia indivizilor si a datelor personale ale acestora de catre institutiile Comunitatii.

2. Functionarul va evita procesarea de date personale pentru motive nelegitime sau transmiterea unor astfel de date catre persoane neautorizate.

Art. 22 Cereri de informatii

1. Cand este responsabil de problema respectiva, functionarul ofera persoanele publice informatii la cererea lor. La nevoie, functionarul va da sfaturi in legatura cu initierea unei proceduri administrative in domeniul sau de competenta. El va avea grija ca informatiile comunicate sa fie clare si inteligibile.

2. Daca o cerere orala de informatii este prea complicata sau prea cuprinzatoare pentru a fi solutionata, functionarul va sfatui persoana implicata sa formuleze cererea in scris.

3. Daca, din cauza confidentialitatii lor, un functionar nu poate dezvalui informatiile cerute, acesta va indica persoanei respective motivele refuzului sau in acord cu Articolul 18 al acestui Cod.

4. In ceea ce priveste informatiile fata de care nu are nici o responsabilitate, functionarul va indruma petentul catre persoana competenta indicand numele si numarul de telefon ale acestuia. In privinta informatiilor despre o alta Institutie a Comunitatii, functionarul va indruma petentul catre Institutia respectiva.

Art.23 Cerere privind accesul public la documente

1. Functionarul se va ocupa de cererile privind accesul la documente in acord cu regulile adoptate de Institutie si cu principiile generale si limitele impuse de Regulamentul 1049/2001.

2. Daca functionarul nu poate satisface o cerere orala privind accesul la documente publice, cetateanul va fi sfatuit sa formuleze cererea in scris.

Art.24 Pastrarea inregistrarilor corecte

Birourile Institutiei vor tine inregistrari corecte ale veniturilor si ale scrisorilor trimise, a documetelor primite si a masurilor intreprinse.

Art. 25 Publicitate pentru Cod

1. Institutia va lua masuri eficiente pentru informarea publicului asupra drepturilor de care se bucura prin acest Cod. Daca este posibil, va putea pune textul la dispozitie in format electronic pe pagina de web.

2. Comisia va publica si distribui Codul catre cateteni sub forma de brosura, in numele tuturor institutiilor.

Art.26 Dreptul de a formula plangere catre Ombudsman

Orice esec al unei Institutii sau al unui functionar de a respecta principiile stabilite in acest Cod poate fi subiectul unei plangeri catre Ombudsman in acord cu articolul 195 al Tratatului care stabileste Comunitatea Europeana si Statutul Reprezentantului poporului la nivel european.

Art. 27 Revizuirea operatiunii

Fiecare Institutie va revizui implementarea Codului dupa doi ani de operare si va informa pe Reprezentantul poporului de rezultatele revizuirii sale.