Documente de evidenta

Partea I : Documente de evidenta

Definitie.Structura.Importanta

Definitie

Documentele sunt acte scrise intocmite pentru operatii economice sau financiare, la locul si in momentul efectuarii lor, cu scopul de a dovedi existenta acestor operatii precum si pentru alte evenimente care au loc in unitate.

Importanta:

Documentele servesc pentru consemnarea unor date si informatii proprii circuitului economic al patrimoniului unei intreprinderi.

1.Documentele au ca baza efectuarea inregistrarii in contabilitate.

2.Se utilizeaza pentru intocmirea altor documente ce se inregistreaza in contabilitate (documente comulative).

3.Servesc la efectuarea controlului economic si financiar pentru apararea patrimoniului.

4.Constituie mijloace pentru depistarea unor nereguli in gestiune (ex lipsuri, sustrageri de bunuri, efectuarea de cheltuieli si plati fara baza legala)

5.Asigura respectarea disciplinei financiare si contractuale

6.Reprezinta mijloace de proba in justitie pentru descoperirea adevarului

7.Sunt folosite pentru nevoi organizatorice si administrative pentru situatii care nu au legatura cu contabilitatea.

Structura

Reprezinta diferite elemente sau informatii pe care le consemneaza fiecare document. Documentele de evidenta cuprind doua categorii de elemente structurale: 1.Elemente commune si 2.Elemente specific

1.Elemente commune

Au un character reprezentativ si general fiind de regula tipizate si cuprind:

- denumire documentului.

- antet

- data intocmirii documentului si efectuarii operatiilor

- partile participante

- continutul operatiei

- baza legala

- semnatura persoanelor responsabile de intocmire

- stampila

2.Elemente specific

Acestea sunt in general netipizate, specific conducerii concrete in care au loc operatiile economice sau financiare. Difera de la o unitate la alta si se completeaza in functie de natura operatiilor economice sau financiare.

Clasificarea documentelor de evidenta

1. Dupa trasaturile caracteristice ale operatiilor    economice si financiare

Documentele de evidenta se clasifica dupa urmatoarele criterii:

a) documente privind imobilizarile:

- imobilizari corporale

- imobilizari necorporale

- imobilizari financiare

b) active circulante:

- materiale: stocurile (nota de receptie si constatare de diferente, bon de consum)

c) disponibilitati banesti: chitanta, dispozitie de plata-incasare

d) salarii si alte drepturi cuvente personalului : lista de avans chenzial, stat de plata, ordin de deplasare, etc .

e) vanzari: factura fiscala, aviz de insotire a marfii

f) corespondenta: registru pentru secretariat

g) arhiva: registru de arhiva

2. Dupa functia si caracterulpe care il indeplinesc

a) documente de dispozitie:

- sunt documentele prin care se transmite ordinul de a efectua o anumita operatie.

ex: ordin de plata-comanda, etc.

b) documente justificative sau de executie:

- cuprind date cu privire la executia unei operatii economice.

ex: factura fiscala, chitanta, bonul de consum.

c) documente mixte:

- cuprind insusirile documentelor de dispozitie si executie.

ex: aviz de insotire a marfii.

3. Dupa numarul operatiilor economice pe care le contin documentele

a) documente singulare:

- cuprind o singura operate (chitanta).

b) documente comulative:

- consemneaza mai multe operatii asemanatoare (jurnal de vanzari-cumparari)

Dupa momentul intocmirii si rolul lor

a) documente primare:

- se intocmesc in momentul si la locul efectuarii operatiilor economice si financiare.

b) documente singulare

- se intocmesc pe baza documentelor primare.

5. Dupa locul unde se intocmesc si circula

a) documente interne:

- se intocmesc in cadrul unitatii si raman in interiorul ei, altele se intocmesc in interior si circula in exterior.

b) documente externe:

- se intocmesc in alte unitati si circula si in interior si in exteriorul acesteia (ex: factura fiscala).

6. Dupa sfera de aplicare

a) documente generale:

- sunt documentele folosite de toate unitatile (ex: chitanta).

b) documente specifice:

- se uitilizeaza numai de anumite unitati patrimoniale in functie de ramura de activitate

7. Dupa forma de prezentare

a) documente tipizate:

- se gasesc pe formulare tip fiind obligatorii

b) documente netipizate:

- se intocmesc pe formulare specifice fiecarei unitati patrimoniale (ex: cererea).

8. Dupa regimul de tiparire si utilizare

a) documente cu regim special:

- sunt documentele care sunt intocmite pe baya unor dispozitii legale si pentru care exista reguli de utilizare si evidenta, acestea se prezinta sub forma de carnete care sunt numerotate si parafate. Pentru acestea unitatea tine o evidenta operativa (ex: factura fiscala, cecurile de numerar, chitanta).

b) documente fara regim special:

- sunt cele uzale si se folosesc cu respectarea normelor de intocmire, circulatie si respectare (ex: ordin de plata).

c) documente cu reglementari expresii:

- sunt documentele utilizate pentru anumite operatii economico-financiare (ex: timbre, carnete de munca).

9. Dupa modul de intocmire si rolul lor

a) documente justificative:

- se intocmesc la locul si in momentul efectuarii operatiilor economice si financiare, sunt semnate de persoanele care le+au intocmit, verificat si inregistrat. Documentele dovedesc efectuarea unor operatii si angajeaza obligatii, raspunsuri si drepturi privind existenta si miscarea elementelor patrimoniale.

b) documente de evidenta contabila:

- sunt registre contabile care stocheaza si pastreaza anumite informatii proprii ale unitatii (ex: registru jurnal, registru carte mare).

c) documente de sinteza si raportare contabila:

- cumuleaza si transmit informatii spre exteriorul unitatii.

Intocmirea. Verificarea. Circuitul. Pastrarea si Arhivarea documentelor de evidenta

Intocmirea

Se poate face manual sau cu mijloace moderne, astfel incat acestea sa fie lizibile, fara stersaturi, razaturi, modificari fara lasare de spatii libere etc. De regula se intocmesc la locul unde se produce operatia respectiva. Se recomanda tipizarea documentelor, deoarece reduc cheltuielile, volumul de ,unca si elimina paralelismul in intocmire si circulatie.

Intocmirea manuala se poate face cu cerneala, pasta sau creion chimic. Intocmirea cu mijloace moderne poate fi facuta cu masina de scris, calculator etc. Dupa intocmire documentele sunt verificate in vederea prelucrarii lor.

Verificarea documentelor

Reprezinta operatia premergatoare inregistrarii operatiilor in contabilitate si consta in a controla respectarea conditiilor de forma si font care trebuie indeplinite.

Are ca scop inlaturarea unor greseli, astfel incat sa fie reflectata realitatea in contabilitate. Verificarea poate fi de trei feluri: a) din punct de vedere a formei

b) verificarea aritmetica

c) verificarea de font

a) Verificarea formei:

- documentul sa corespunda naturii operatiilor insemnate.

- sa fie completate toate rublicile din formular.

- sa existe corespondenta cu datele din anexe.

- sa fie semnate de persoanele care au intocmit documentul si au efectuat calculele.

- sa fie intocmite intr-un numar de exemplare prevazut de lege si sa cuprinda acelasi numar de ordine toate exemplarele.

b) Verificarea aritmetica:

- exactitatea datelor cifrice inscrise.

- preturile si cantitatile sa fie preluat exact

- calculele aritmetice sa fie efectuate corect

c) Verificarea de font:

- urmarirea

- legalitatea presupune raportarea la actele normative care reglementeaza operatiile respective

- necesitatea se aprecieaza prin raportarea acesteia la cerintele activitatii unitatii patrimoniale

- oportunitatea si economicitatea presupune ca operatiile respective trebuie sa se realizeze cu cheltuieli minime si la momentul oportun

- realitatea datelor inscrise se aprecieaza prin controlul reciproc al acestora pentru a confirma executarea operatiilor.

Verificarea documentelor se face de obicei de alte persoane decat de cele care le-au intocmit. Daca sunt corect intocmite documentele vor fi prelucrate si inregistrate in contabilitate cronologic in functie de data intocmirii sau intrarii in unitate si sistematic in registre.

Daca se constata ca nu au fost corect intocmite vor fi returnate celor care leau intocmit pentru a fi recorectate.

Corectarea documentelor.

Presupune respectarea urmatoarelor reguli:

- se determina momentul cand s-a produs greseala pentru a fi recunoscuta (intocmire sau prelucrare).

- se instiinteaza cei care au intocmit documentele.

- corectarea se face prin taierea cu o linie a textului sau a sumei gresite astfel incat sa se poata citi ce s-a gresit, apoi se scrie deasupra textul sau suma corecta mentionandu-se pe document corectura.

- datele corectate trebuie certificate prin semnaturile persoanei care a completat initial documentul sau a corectorului daca eroarea s-a constatat la prelucrare.

- documentele cu privire la bani (registru de casa, chitanta, cec) nu se corecteaza, ele se anuleaza si se pastreaza in carnetul respectiv cu mentiunea anulat.

Circuitul documentelor.

Intelegem miscarea succesiva a acestora prin diferitele compartimente ale

intreprinderii, din momentul intocmirii sau primirii in unitate si pana la predarea la arhiva.

Conditii de circulatie a documentelor:

- sa circule pe caile cele mai scurte.

- sa parcurga un traseu bine stabilit.

- miscarea documentelor sa fie continua pentru a nu crea cheltuieli inutile.

- sa ofere posibilitatea prelucrarii datelor cupreinse in document.

- Organizarea circulatiei documentelor se face pe baza unui grafic de circulatie care cuprinde:

a)document care trebuie intocmit in cadrul unui compartiment.

b)persoane care in intocmesc.

c)termenele de executare (durata).

d)compartimentul caruia ii sunt destinate.

Clasarea si pastrarea documentelor de evidenta

Clasarea este operatia de aranjare a documentelor intr-o anumita ordine determinata in scopul pastrarii si gasirii lor cu usurinta atunci cand sunt cautate.

Criterii de clasare:

1)Criteriu cronologic- dupa data intocmirii si inregistrarii.

2)Criteriu alfabetic- dupa denumirea unitatilor la care se refera.

3)Dupa natura operatiilor economice si anume pentru active imobilizate, circulante, materiale etc.

4)Criteriu geografic- documentele se aranjeaza dupa localitati.

Arhivarea documentelor.

Documentele de evidenta se pastreaza in conditii bune in asa fel sa se asigure integritatea lor o perioada de timp.Firmele trebuie sa aiba un compartiment denumit Arhiva , unde sa pastreze documentele originale, copii, fotocopii, planse, planuri, schite si corespondente.

Arhivarea documentelor poate fi realizata in 2 locuri

a)In arhiva curenta unde se pastreaza documentele in cursul anului financiar, la fiecare compartiment.

b)In arhiva generala unde se predau documentele spre pastrare dupa inchiderea anului financiar.

Reguli de arhivare

- Documentele se indosariaza, se numeroteaza.

- Se grupeaza cronologic si sistematic.

- Evidenta se tine cu ajutorul registrului de evidenta.

- Documentele de casa.

- Bilantul contabil.

- Balanta de verificare.

- Fisele de cont se pastreaza in fisete metalice astfel incat sa nu se deterioreze, distruga sau sustraga pe raspunderea contabilului sef.

Daca utilizam calculatorul, arhiva se realizeaza cu ajutorul dischetelor, CD-urilor care poarta denumirea de arhiva electronica.

Partea II : Completarea documentelor

Documente completate:

- aviz de insotire a marfii

- factura fiscala

- chitanta

- bon de comanda - chitanta

- bon de comanda - chitanta cu TVA

- fisa de magazie a formularelor cu regim special

- registru numar de inventar

- fisa mijlocului fix

- proces verbal de receptie

- nota de receptie si constatare de diferente

- bon de consum

- bon de consum colectiv

- bon de predare, transfer, restituire

- fisa de magazie

- raport de gestiune zilnic

- registrul stocurilor

- lista de avans chenzinar

- ordin de deplasare - delegatie

- dispozitie de (plata, incasare) pentru casierie

- bon de vanzare si monetarul

- registru de casa

- ordin de plata

- bilet la ordin

Aviz de insotire a marfii

Se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, in trei exemplare, la livrarea produselor, de catre compartimentul de desfacere, atunci cand, din motive obiective, nu se poate intocmi Factura, cu mentiunea "Urmeaza factura

In cazul transtransferului de bunuri intre gestiunile aceleiati unitati, disaersate teritorial, Avizul de insotire a marfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terti sau pentru vanzare in regim de consignatie se face mentiunea "Pentruprelucrare terti respectiv "Pentru vanzare in regim de consignatie".

In alte situatii decit cele prezentate mai sus se face mentiunea cauzei pentru care s-a intocmit avizul.

Serveste ca:

- document de insotire a marfii pe timpul transportului;

- document care sta la baza intocmirii facturii;

- document de transfer al bunurilor materiale de la o gestiune la alta, in cadrul aceleiasi unitati.

Factura si factura fiscala

Se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, in trei exemplare, la livrarea produselor, prestarii lucrarilor sau serviciilor, de catre compartimentul de desfacere, pe baya dispozitiei de livrare, a avizului de insotire a marfii, sau a altor documente similare. Factura fiscala se intocmeste de catre unitatile platitoare de TVA, iar Factura, de catre unitatile neplatitoare de TVA.

Factura fiscala sau/si Factura sevesc ca:

- document pe baza caruia se deconteaza produsele, lucrarile si serviciile prestate;

- document de insotire a marfii pe timpul transportului;

- document de incarcare an gestiunea deneficiarului;

- document justificativ de contabilitate.

Chitanta

Se intocmeste in doua exemplare de catre casier, care semneaza de primirea sumei respective.

Serveste ca:

- document justificativ privind incasarea unei sume in numerar de catre casieria unitatii;

- chitanta se inregisteraza im Registrul de casa si contabilitate;

- circula la platitor (exemplarul 1, cu stampila unitatii), iar exemplarul 2 ramane in carnet, drept document de verificare a operatiunilor efectuare in registrul de casa;

- se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Bonul de comanda-Chitanta

Se intocmeste in trei exemplare de catre unitatile care presteaza lucrari si servicii. Bonul de comanda-Chitanta se intocmeste de catre unitatile neplatitoare de TVA.

Servesc ca:

- document pentru confirmarea si evaluarea lucrarii de executat sau a bunului de reparat;

- documentul justificativ privind incasarea sumei de la cliet;

- document pentru determinarea volumului lucrarilor prestate si a materialelor consumate.

Bonul de comanda-Chitanta cu TVA

Se intocmeste in trei exemplare de catre unitatile care presteaza lucrari si servicii. Bonul de comanda-Chitanta cu TVA se intocmeste de catre platitorii de TVA.

Servesc ca:

- document pentru confirmarea si evaluarea lucrarii de executat sau a bunului de reparat;

- documentul justificativ privind incasarea sumei de la cliet;

- document pentru determinarea volumului lucrarilor prestate si a materialelor consumate.

Fisa de magazie a formularelor cu regim special

- se utilizeaza in evidenta operativa a documentelor cu regim special.

- se intocmeste de catre persoana desemnata, intr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de formular cu regim special.

- se pastreaza la locul de depozitare al formularelor.

- serveste ca document de evidenta a intrarilor, iesirilor si a stocurilor de formulare cu regim special ca si document de evidenta a formularelor cu regim special anulate.

- se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Registrul numerelor de inventar

Se intocmeste intr-un singur exemplar de catre compartimentul financiar-contabil pentru atribuirea de numere de inventar imobilizarilor corporale intrate in patrimoniu prin achizitionare, realizate in regie proprie, transfer, donatie (cu exceptia celor inchiriate).

In registru, numerotarea imobilizarilor se face pe grupe de mijloace fixe, in ordinea succesiva a numerelor. In acest scop, fiecarei grupe i se rezerva o anumita serie de numere, astfel incat prima cifra din serie sa reprezinte grupa din care face parte mijlocul fix respectiv. Serveste ca document de atribuire a numarului de inventar mijloacelor fixe existente in unitate, in vederea identificarii acestora.

Fisa mijlocului fix

Se intocmeste intr-un exemplar de catre compartimentul financiar contabil pentru fiecare mijloc fix sau pentru mai multe mijloace fixe de acelasi fel si de aceeasi valoare, fiind puse in functiune in aceeasi luna si care au aceleasi cote de amortizare.

Se completeaza pe baza documentelor privind miscarea, modernizarea sau reevaluarea mijloacelor fixe, precum: Proces-verbal de receptie, Bon de miscare, Proces verbal de scoatere din functiune etc.

Cand formularul se foloseste ca fisa colectiva, mijloacele fixe se inscriu in tabelul de pe verso, fiecare pe cate un rand, nefiind sortate pe locuri de folosinta. In coloana "Bucati", intrarile se inscriu in negru, iar iesirile, in rosu.

Procesul-verbal de receptie

Se intocmeste in trei exemplare si sta la baza inregistrarii in contabilitatea intrarilor de imobilizari corporale (mijloace fixe).

Procesul-verbal de receptie este folosit in patru variante.

- Procesul-verbal de receptie se intocmeste pentru mijloacele fixe independente, care nu necesita montaj si nici probe tehnologice, care se considera puse in functiune la data achizitionarii lor. Exemple: utilaje pentru investitii, unelte, mijloace de transport, animale etc.

- Procesul-verbal de receptie provizorie se intocmeste pentru utilaje care necesita montaj, dar nu si probe tehnologice, precum si pentru constructiile care nu deservesc procese tehnologice. Aceste categorii de mijloace fixe se considera puse in functiune la data terminarii montajului, respectiv la data terminarii constructiei.

- Procesul-verbal de punere in functiune se intocmeste pentru utilajele si instalatiile care necesita montaj si probe tehnologice, precum si pentru constructiile care deservesc procese tehnologice. Aceste categorii de mijloace fixe se considera puse in functiune la data terminarii probelor tehnologice, respectiv la data terminarii constructiei.

- Procesul verbal de receptie finala se intocmeste pentru sondele folosite la extractia titeiului si gazelor, precum si pentru sondele provenite din lucrarile geologice care au dat rezultate. Aceste categorii de mijloace fixe se considera puse in functiune la intrarea lor in productie.

Nota de receptie si constatare de diferente

Se intocmeste in doua exemplare, la locul de depozitare sau in unitatea cu amanuntul, pe masura efectuarii receptiei.

Daca la receptie se constata diferente, Nota de receptie se intocmeste in trei exemplare de catre comisia de receptie legal constituita. Datele de pe veso-ul formularului nu se completeaza decat atunci cand se constata diferente la receptie.

In cazul cand bunurile materiale sosec in transe, se intocmeste un formular pentru fiecare transa, care se anexeaza apoi la Factura sau la Avizul de insotire a marfii.

Serveste ca:

- document pentru receptia bunurilor aprovizionate;

- document justificativ pentru intrare in gestiune si inregistrare in contabilitate;

- act de proba in litigiile cu furnizorii, pentru diferentele constatate la receptie.

Bonul de consum

Se intocmeste in doua exemplare, pe masura eliberarii materialelor din magazie pentru consum, pe baza programului de productie si a consumurilor normate, sau de alte compartimente ale unitatii care solicita materiale pentru a fi consumate. In conditiile utilizarii tehnicii de calcul, Bonul de consum se poate intocmi intr-un singur exemplar.

Serveste ca:

- document de eliberare din magazie pentru consum a unui singur material, respectiv a mai multor materiale;

- document de scadere din gestiune;

- document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate.

Bonul de consum colectiv

Se intocmeste in principiu pe formulare separate pentru materialele din cadrul aceluiasi cont de materiale, loc de depozitare si loc de consum.

Serveste ca:

- document de eliberare din magazie pentru consum a unui singur material, respectiv a mai multor materiale;

- document de scadere din gestiune;

- document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate.

Bonul de predare-transfer, restituire

1. In cazul utilizarii ca bon de predare a produselor la depozit

Se intocmeste in doua exemplare, pe masura predarii la magazie a produselor de catre sectie, atelier etc.

Serveste ca:

- document de predare la magazie a produselor;

- document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate;

- sursa de date pentru urmarirea realizarii productiei;

- sursa de date pentru stabilirea salariilor.

2. In cazul utilizarii ca bon de transfer intre doua gestiuni aflate in incinta aceleiasi unitati

Se intocmeste in doua exemplare, pe masura ce se efectueaza transferul intre gestiune din incinta aceleiasi unitati. In cazul gestiunilor dispersate teritorial, se intocmeste Aviz de insotire a marfii.

Serveste ca:

- dispozitie de transfer al bunurilor de la o gestiune la alta in incinta unitatii;

- document justificativ pentru scadere din gestiunea predatorului si de incarcare in gestiunea primitorului.

3. In cazul utilizarii ca bon de restituire

Se intocmeste in doua exemplare, pe masura restituirii bunurilor materiale, de catre organul care efectueaza restituirea (sectie, atelier etc.) si care se semneaza la rubrica corespunzatoare. Nu se completeaza rubrica "Unitatea

Serveste ca:

- dispozitie de restituire a bunurilor materiale nefolosite (materiale si semifabricate);

- document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate.

Fisa de magazie

Se intocmeste separat pentru fiecare fel de material, intr-un exemplar, de catre:

- compartimentul financiar-contabil la deschiderea fisei (datele din antet) si la verificarea inregistrarilor (data si semnatura de control), coloana care semneaza si ordinul de control financiar, cu ocazia controlului gestiunii.

- persoana desmnata, care completeaza coloanele privind intrari iesiri si stoc.

Fisele de magazie se tin la fiecare loc de depozitare a bunurilor materiale, pe feluri de materiale, ordonate pe conturi, grupe, subgrupe sau in ordine alfabetica. Inregistrarile in fise se fac document cu document. Stocul se poate stabili dupa fiecare operatie inregistrata si obligatoriu zilnic. Pentru bunuri materiale primite spre prelucrare de la terti sau in custodie se intocmesc fise distincte.

Persoanele desemnate de la compartimentul financiar-contabil verifica inopiat, cel putin o data pe luna, modul in care se fac inregistrarile in fisele de magazie.

Servesc ca:

- document de evidenta a intrarilor, iesirilor si stocurilor din cadrul depozitului;

- document de inregistrare in contabilitatea analitica in cazul metodei operativ-contabile (pe solduri);

- sursa de informatii pentru controlul operativ curent si contabil al stocurilor.

Raprotul de gestiune zilnic

Se intocmeste in doua exemplare de catre gestionar, pentru fiecare gestiune in parte. Dupa raportarea soldului din ziua precedenta, in coloanele de "Marfuri se inscriu, in ordinea intocmirii lor, documentele de intrari din ziua respectiva. La sfarsitul zilei se stabileste totalul intrarilor plus soldul, dupa care se inscriu datele privind vanzarile si alte iesiri de marfuri se totalizeaza. La sfarsitul zilei se determina soldul scriptic de marfuri. In raportul de gestiune se imscriu atat cumpararile si vanzarile de marfuri la pretul de vanzare cu amanuntul, cat si alte intrari sau iesiri de marfuri care au ca efect modificarea in plus sau in minus a soldului de marfuri cum ar fi: modificarile de pret, transferul intre gestiuni, distrugerea marfurilor degradate etc.

Documentele care stau la baza intocmirii Raportului de gestiune pot fi: Nota de receptie si de constatare de diferente, Monetarul, Inventarul privind modificarile de pret, Procesul verbal de scadere din gestiune etc.

Exemplarul 2 al Raportului de gestiune ramane in carnet, iar exemplarul 1 se trimite la compartimentul financiar-contabil, unde se verifica si se confrunta cu datele din evidenta analitica. Eventualele erori se comunica gestionarului pentru a le corecta si a pune de acord soldul scriptic din evidenta operativa cu cel din evidenta contabila.

Registrul stocurilor

Se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul de compartimentul financiar-contabil la sfarsitul fiecarei luni, pe feluri de materiale, obiecte de inventar si produse, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe sau in ordine alfabetica, prin inscrierea stocurilor din fisele de magazie si evaluarea lor cu preturile inregistrate.

Registrul stocurilor serveste ca document de evaluare a stocurilor si verificare a concordantei inregistrarilor din fisele de magazie cu celel din contabilitate.

- Nu circula, fiind document de inregistrare contabila.

- Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Ordin de deplasare

Se intocmeste intr-un singur exemplar pentru fiecare deplasare de catre persoana care urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale in numerar.

Serveste ca:

- dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea;

-document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate;

- document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;

- document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Circula:

- la persoana imputernicita sa dispuna deplasarea, pentru semnare;

- la persoana care efectueaza deplasarea;

- la persoanele autorizate de la unitatea unde s-a efectuat deplasarea sa confirme sosirea si plecarea persoanei delegate;

- la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baya actelor justificate anexate la aceasta de catre titular la intoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurarii materialelor, stabilind diferenta de primit sau restituit, avandu-se in vedere eventualele penalizari si semnand pentru verificare.

In cazul in care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul primit, pentru diferenta de primit de titularul de avans se intocmeste Dispozitie de plata incasare catre caserie.

In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pentru care se emite Chitanta.

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil

Dispozitia de plata-incasare catre casierie

Se intocmeste intr-un singur exemplar de catre compartimentul financiar-contabil in cazul:

- utilizarii ca dispozitie de plata, cand nu exista alte documente prin care se dispune palta (Stat de plata, Lista de avans chenzinal etc.);

- utilizarii ca dispozittie de plata a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare, procurere de materiale etc.

- utilizarii ca dispozitie de incasare, cand nu exista alte documente prin care se dispune incasarea (Avize de plata, Somatii de plata etc.); in acest caz, pentru sumele incasate, casierul trebuie sa emita Chitanta.

Serveste ca:

- dispozitie pentru casierie, in vederea achitarii unor sume, precum avansurile de cheltuieli si deplasare, pentru procurarea de materiale, pentru diferentele de cheltuieli de catre titularul de avans an cazul justificarii unor sume mai mari decat avansul;

- dispozitie catre casierie in vederea incasarii in numerar a unor sume;

- document justificativ de inregistrare in Registrul de casa si in contabilitate a platilor in numerar efectuate fara alt document justificativ.

Bonul de vanzare si monetarul

Bonul de vanzare se intocmeste in trei exemplare de catre vanzator. Casierul primeste bonul de vanzare si inscrie in Borderoul bonurilor de vanzare numarul si valoarea bonului, numara in prezneta cumparatorului suma primita de la acesta, aplica pe verso stampila "Achitat". Pe baza bonului de casier se elibereaza cumparatorului marfa, impreunp cu exemplarul 1 al bonului de vanzare. La sfarsitul zilei, fiecare vanzator isi centralizeaza bonurile emise si achitate, primita de la cumparatori, completand Borderoul intocmit de catre casier. In situatia in care au fost emise bonuri, dar nu au fost achitate, pe exemplarul ramas in carnet se va scrie "Anulat . Casierul totalizeaza Borderourile bonurilor de vanzare si intocmeste Monetarul in doua exemplare, precedand numeralul si Monetarul casierului central. Acesta semneaza de primire pe cele doua exemplare ale Monetarului, aplica stampila "Incasat pe exemplarul 1, pe care il restituie gestionarului si emite o Chitanta pentru suma inscrisa in Monetar, care se inregistreaza in Registrul de casa. Exemplarul 1 al Monetarului constituie document justificativ pentru descarcarea gestiunii de marfurile vandute. Monetarul este un document cu regim special.

Bonul de vanzare serveste ca:

- document de pentru incasarea numerarului;

- document pe baza caruia se elibereaza marfa clientului dupa ce acesta a achitat-o la casa;

- document care sta la baza completarii Borderoului bonurilor de vanzare.

Colegiul economic " Partenie Cosma ' Oradea

Monografie : Documente de evidenta

Profesor : Timar Viorel    Elev : Bitea Calin

Clasa : IX D

2009-2010

Ordin de plata

Ordinul de plata este un instrument emis de catre platitor pentru a-si achita o datorie fata de o alta persoana (beneficiar), dand dispozitie unei banci sa plateasca beneficiarului suma inscrisa pe formularul inrocmit in trei exemplare. Ordinul de plata va ajunge ulterior la banca beneficiarului, care va pune suma respectiva la dispozitia clientului sau.

Pe circuitul parcurs de Ordinul de plata de la platitor la beneficiar se pot interpune mai multe societati bancare, acestea ecetuand succesiv operatiuni de receptie, autentificare, acceptare ti executare a Ordinului de plata.

Biletul la ordin

Biletul la ordin este o promisiune crisa prin care o persoana fizica sau juridica, in calitate de debitor (sau subscriptor), se obliga fata de alta persoana (beneficiar) sa plateasca la un anumit termen o suma de bani.

Utilizarea unui bilet la ordin implica efectuarea urmatoarelor operatii:

- subscriptorul emite biletul la ordin pe care-l remite beneficiarului;

- beneficiarul are urmatoarele posibilitati de a utiliza efectul primit:

a) sa-l prezinte bancii (trasului) la scadenta pentru incasarea sumei;

b) sa-l gireze in favoarea unei alte persoane;

c) sa-l remita bancii pentru incasarea sumei inainte de scadenta.