Eticheta in corespondenta si comportament in spatiul diplomatic

Eticheta in corespondenta si comportament in spatiul diplomatic

1. Suportul material si modul de intocmire a comunicarilor oficiale scrise

Corespondenta, alaturi de comunicarea orala, este principala forma de manifestare a relatiilor interumane si, la intocmirea ei, este necesar sa se tina seama de unele reguli conventionale de politete, de o anumita eticheta specifica raporturilor intretinute pe calea scrisului.

Corespondenta trebuie tratata cu deosebita grija, atat in ceea ce priveste continutul, cat si aspectul ei exterior, intrucat aceste elemente sunt considerate expresia atentiei fata de destinatar si concura la formarea, in ochii acestuia, a imaginii despre autor, fie el persoana privata sau institutie.

Stilul corespondentei oficiale este supus unor reguli generale, determinate de uzantele in materie si de conventiile la care s-a ajuns pentru a conferi raporturilor scrise demnitatea si corectitudinea corespunzatoare. Acest stil are ca scop sa asigure destinatarii de faptul ca aceia care li se adreseaza le respecta rangul, pozitia oficiala, deferenta ce li se cuvine in raport cu expeditorii si, in cazul corespondentei diplomatice, sa situeze comunicarea in cadrul principiilor de egalitate, respect reciproc si consideratie mutuala intre statele, institutiile sau organizatiile in cauza.

Oricare ar fi caracterul corespondentei, hartia intrebuintata este de dorit sa fie de buna calitate, in cazul celei oficiale trebuind sa se aiba in vedere necesitatea ca aceasta sa raspunda cerintelor de arhivare. Formatul hartiei destinata corespondentei este, de regula, cel cunoscut sub denumirea de format A4. Pentru corespondenta oficiala, culoarea hartiei este preferabil sa fie alba. Daca, totusi, se doreste folosirea unui suport colorat, se poate utiliza o hartie de culoare gri sau bleu, in ambele cazuri in nuante foarte deschise.

Se intelege prin corespondenta oficiala comunicarea scrisa intre institutii si organizatii recunoscute ca atare, precum si cea adresata de catre cetateni unei autoritati sau trimisa acestora de catre o autoritate.

Corespondenta oficiala este un domeniu in care se poate spune ca forma are aceeasi importanta ca si fondul, ca si ceea ce se comunica. Tot ceea ce este scris ramane! Si acest gen de scriere, spre deosebire de corespondenta privata, nu-i implica doar pe autori, ci si organismele pe care acestia le reprezinta; in orice caz, corespondenta oficiala angajeaza relatii publice, raporturi internationale.

Forma scrisa a comunicarii in cadrul oficial are o larga circulatie si se bucura de mare longevitate: mai multe persoane, din anturajul destinatarului sau din afara acestui anturaj vor lua cunostinta de "opera" noastra devenita document; acesta va prilejui deschiderea unui dosar, va putea suscita intalniri, discutii, va solicita raspuns si, intrand in arhiva, va putea fi readus in dezbatere oricand.

In cazul institutiilor, foaia de hartie destinata corespondentei oficiale are, de regula, un antet, plasat fie in partea de sus-centru a foii, fie in cea de sus-stanga si contine denumirea completa a institutiei in cauza sau numele si functia oficialitatii respective.

Cea mai raspandita forma de corespondenta oficiala este scrisoarea, care poate fi o cerere catre institutie, un raspuns al unei autoritati catre un solicitant, o comunicare scrisa intre doua sau mai multe institutii. Ea trebuie sa aiba o redactare clara, un limbaj precis, fara echivocuri, sa fie logica, adica lipsita de contradictii si, mai ales, concisa. De regula, textul unei comunicari oficiale nu trebuie sa depaseasca lungimea a doua pagini la masina de scris sau pe computer.

Raspunsul prompt la corespondenta primita este o dovada de atentie fata de expeditor; e de preferat sa explicam imediat cauza intarzierii raspunsului, decat sa lasam sa pluteasca totul intr-o atmosfera de nesiguranta.

Structura unei scrisori oficiale, pe langa antetul amintit, trebuie sa cuprinda:

data intocmirii, care se scrie, de obicei, in partea dreapta-sus a primei pagini;

o forma introductiva de adresare: "Domnule Presedinte", "Domnule Ministru", "Stimate Domnule ", formula care se scrie in partea superioara a foii, la cca. 10 cm. de marginea acesteia;

cuprinsul scrisorii e bine sa aiba inceputul fiecarui alineat cu 1-2 cm spre interior, fata de distanta stabilita pentru scrierea intregului text; de obicei aceasta distanta este de 3-4 cm, in partea stanga si cea de jos a foii si de 2-3 cm in partea dreapta si cea de sus;

o formula de incheiere, pentru care se utilizeaza, in functie de destinatar, diferite expresii de politete: "Cu stima", "Cu deosebita stima", "Cu respect", "Cu deosebita consideratie" etc.;

semnatura emitatorului corespondentei, element de autentificare al acesteia, se aplica cu cerneala albastra sau neagra in partea dreapta a paginii, sub formula finala de politete, la o distanta putin mai mare decat cea dintre randurile textului scrisorii. Daca numele si functia semnatarului sunt scrise in antet, ele nu vor mai fi dactilografiate. In cazul in care corespondenta are mai multi semnatari, numele si functiile acestora se vor scrie, incepand din partea stanga a paginii, in ordine ierarhica;

adresarea completa catre destinatar, care trebuie sa cuprinda numele, prenumele si functia acestuia, cu mentionarea titlului stiintific, didactic, militar, daca este cazul: "Domnului X, ministru Afacerilor Interne", "Domnului ing. Y, Directorul General al Companiei Z" etc., se poate face fie in partea de sus a scrisorii, inaintea formulei introductive de adresare, fie in cea de jos a acesteia, dupa semnatura expeditorului.

2. Formule de adresare catre inalte personalitati

In cazul adresarii corespondentei catre personalitati cu inalte functii in stat sau catre conducatori ai unor culte religioase, se va manifesta grija pentru cunoasterea si folosirea titulaturilor si a formulelor corecte de adresare, erorile in aceasta privinta fiind foarte prost primite.

Astfel, in cazul unor monarhi, formula introductiva de adresare va fi cea de "Sire", pentru imparat sau rege, si de "Doamna", pentru imparateasa si regina, iar cea de adresare completa: "Majestatii Sale Mohamed al VI-lea, Regele Marocului"; in cuprinsul scrisorii se va folosii "Majestatea Voastra". Pentru printi se va folosi, dupa caz, adresarea "Altetei Sale Serenissime", daca este printul suveran al unui stat si "Altetei Sale Imperiale" sau "Altetei Sale Regale", daca este fiul unui imparat sau rege; in cuprinsul scrisorii - "Alteta Voastra Serenissima"; "Alteta Voastra Imperiala"; "Alteta Voastra Regala".

Pentru straini, avand functii de presedinte de stat, sef de guvern, ministru, ambasador, se va folosii formula introductiva de "Excelenta", iar in cuprinsul scrisorii cea de "Excelenta Voastra" sau "Dumneavoastra".

In cazul demnitarilor autohtoni, in majoritatea tarilor, nu se foloseste formula de adresare "Excelenta", ci aceea de "Domnule", "Dumneavoastra".

In incheierea scrisorilor adresate unor inalte personalitati de stat, se pot folosii formule de politete ca: "Rog pe Majestatea Voastra/Alteta Voastra sa binevoiasca a accepta expresia profundului meu respect", "Va rog Domnule Presedinte, sa binevoiti a primii expresia consideratiei mele celei mai inalte", "Va rog sa acceptati, Domnule Ministru/Ambasador, expresia inaltei mele consideratii", "Va rog sa primiti, domnule Director, expresia distinsei mele consideratii".

3. Corespondenta diplomatica

O categorie distincta a corespondentei oficiale este corespondenta diplomatica, prin care se intelege "comunicarea oficiala, facuta in scris, intre sefii de stat si de guvern, intre Ministerul Afacerilor Externe si alte ministere ale statului acreditat si misiunile diplomatice straine, precum si intre misiunile diplomatice acreditate in capitala aceluiasi stat" (Dictionar Diplomatic, p. 309).

Corespondenta diplomatica are menirea sa completeze demersurile diplomatice verbale si sa fixeze, cu precizie, pozitiile exprimate de parti, in evolutia actuala a diplomatiei remarcandu-se, tot mai evident, tendinta de a se inlocui activitatea orala cu demersul scris.

In ceea ce priveste caracterul conventional al limbajului diplomatic, atunci cand corespondenta se poarta intre guverne, ministere de externe, misiuni diplomatice, exista coduri al caror mesaj este in general cunoscut. Astfel, intr-o scrisoare la acest nivel, expresia "nu putem ramane indiferenti" trebuie citita "vom intervenii in mod sigur", formularea "privim cu ingrijorare" inseamna "vom adopta o linie ferma", cuvintele "vom reconsidera cu atentie pozitia noastra" trebuie intelese in sensul "suntem pe cale de a adopta o pozitie ostila", declaratia "avem rezerve in ce priveste " semnifica "nu vom permite ", formula "vom fi obligati sa luam in considerare propriile noastre interese" are sensul "examinam posibilitatea ruperii relatiilor" s.a. (Mircea Malita, pp. 487-488).

4. Corespondenta de afaceri

Si in cazul corespondentei de afaceri, trebuie avute in vedere si respectate recomandarile de referire la corespondenta oficiala, in ce priveste aspectul acesteia, pentru a da o imagine cat mai favorabila asupra autorului si a intreprinderii ce o reprezinta. Greselile de ortografie, inclusiv banalele greseli de imprimare, chiar si a unei singure litere, fac o proasta impresie destinatarilor. O deosebita atentie trebuie acordata corespondentei intocmite in limbi straine, verificarea acesteia de catre buni cunoscatori ai limbii utilizate la redactarea textului destinat expedierii fiind indispensabila.

Scrisorile de afaceri trebuie sa fie redactate in termeni politicosi, sa fie clare, precise, pe cat posibil concise, evitandu-se formule ce pot crea confuzii.

Numele destinatarului trebuie scris fara nici o greseala, insotit de titulatura completa a acestuia. In cazul unor prenume straine, necunoscute, trebuie verificat atent sexul destinatarului, spre a evita situatia neplacuta de a ne adresa cu "Domnule" unei persoane de sex feminin sau invers. De asemenea, este bine sa luam in consideratie faptul ca, in ultimul timp, castiga teren renuntarea la feminizarea diferitelor functii. Astfel, se prefera adresarea cu "Doamna Director", "Doamna Notar", "Doamna Decan", "Doamna Secretar General", "Doamna Doctor", in locul celei de "Doamna Directoare" s.a.m.d.

Privitor la redactarea continutului scrisorilor de afaceri, este indicat ca, in fiecare paragraf al unei scrisori, sa fie tratata o singura idee, spre a facilita retinerea esentialului. Si in corespondenta de afaceri promptitudinea raspunsului este o regula de la care nu trebuie sa existe abateri.

Ca si in cazul corespondentei oficiale, si la intocmirea scrisorilor de afaceri este necesar sa se aleaga cu grija formuzlele de incheiere a corespondentei, in functie de rangul persoanei careia ne adresam si de caracterul relatiilor existente cu aceasta.

5. Elemente comune corespondentei de diferite categorii

In semn de curtoazie fata de o inalta personalitate sau cand este vorba de o corespondenta avand un caracter intim, pentru a marca respectul, in primul caz, si faptul ca nici un tert nu a avut cunostinta de continutul mesajului transmis, in al doilea caz, corespondentele in cauza se scriu de mana;

Atunci cand se doreste personalizarea unei scrisori dactilografiate, expresie a atentiei deosebite fata de destinatarul ei, expeditorul adauga cu stiloul, fireste tinandu-se seama de rangul fiecaruia dintre acestia, cateva cuvinte de amabilitate la formula de adresare ori la cea de incheiere, fie in ambele locuri, utilizand termeni adecvati rangului fiecaruia dintre destinatari;

Expedierea corespondentei oficiale si de afaceri trebuie facute in plicuri de aceeasi culoare cu hartia folosita la scrierea textului comunicarii, iar adresa se va scrie in acelasi mod in care a fost intocmita corespondenta: daca a fost scrisa de mana, atunci si adresarea de pe plic se va face tot de mana;

Expedierea se poate efectua fie prin posta, fie prin curier; in cazul unei corespondente la care se doreste inregistrarea, pe loc, a reactiei destinatarului, aceasta se transmite prin mesager special. In acest ultim caz, plicul nu va fi inchis, semn ca aducatorul cunoaste continutul acestuia si este un om de incredere.

Exemplu: Scrisoare personalizata

ROMANIA    Bucuresti .. martie .. 1994

MINISTERUL APARARII NATIONALE No. M 2065

MINISTRUL

Stimate dle ambasador!

Am fost deosebit de onorat de gandurile bune si felicitarile pe care mi le-ati adresat cu ocazia numirii in functia de ministru al apararii nationale.

Constient de raspunderea ce imi revine in aceasta functie, imi propun sa actionez cu fermitate pentru ca Armata Romaniei sa devina un instrument de disuasiune modern si credibil, un garant real al securitatii tarii. Din aceasta perspectiva, voi continua si dezvolta procesul de reforma in armata, precum si cel de deschidere si colaborare cu armatele tarilor cu o democratie avansata si cu cele ale tarilor vecine, astfel incat, in contextul extrem de fluid al situatiei geopolitice actuale, Romania sa se bucure de suportul necesar in pastrarea integritatii sale teritoriale, unitatii statale si in afirmarea suveranitatii nationale.

Asigurandu-va de sprijinul Ministerului Apararii Nationale in indeplinirea atributelor importantei dumneavoastra misiuni, multumindu-va pentru urarile transmise, va incredintez de deosebita mea consideratie.

Cu stima

GHEORGHE TINCA

MINISTRUL APARARII NATIONALE

AL ROMANIEI

Domnului

EMILIAN MANCIUR

AMBASADOR EXTRAORDINAR SI PLENIPOTENTIAR

AL ROMANIEI

ALGER

6. Corespondenta speciala, pentru evenimentele deosebite

Un alt gen de corespondenta il constituie felicitarile, condoleantele si exprimarea in scris a compasiunii, cu prilejul unor calamitati naturale sau accidente grave.

Felicitarile sunt un bun prilej de a exprima respectul, consideratia, prietenia fata de cineva si, in acelasi timp, o ocazie de a intarii relatiile cu destinatarul acestora.

Felicitarile se trimit cu diferite ocazii oferite de evenimente oficiale sau din viata privata, ori prilejuite de sarbatori legale.

Felicitarile se pot transmite sub forma de scrisori, carti de vizita sau imprimate anume facute pentru fiecare gen de eveniment in parte. Si in acest caz trebuie sa se aleaga cu grija suportul material pe care se intocmeste felicitarea, calitatea hartiei sau a cartonului reprezentand in buna masura pe expeditor.

Toate felicitarile trebuie semnate personal de catre expeditor, ca expresie a atentiei fata de destinatar. Dupa regulile curtoaziei, si adresarea de pe plic e bine sa fie scrisa de mana, de catre expeditor, fireste, nu in mod obligatoriu.

Condoleantele se exprima cu prilejul decesului unei oficialitati, al unui partener de afaceri sau al unei persoane cu care s-au intretinut relatii apropiate, ele fiind cel mai dificil gen de corespondenta. In textele folosite, este bine sa se aleaga cuvinte nu pentru a consola pe membrii familiei celui disparut, ci pentru a exprima cat mai bine stima si regretul fata de cel plecat dintre noi si afectiunea fata de familia acestuia.

Exemplu 1:

PROIECT

Bucuresti

Maiestate,

Imi face o deosebita placere sa Va transmit cele mai sincere felicitari si urari de sanatate si fericire cu ocazia Zilei de nastere a Maiestatii Voastre, impreuna cu cele mai bune ganduri de pace si prosperitate pentru poporul britanic.

Romania acorda o importanta deosebita dezvoltarii si diversificarii raporturilor romano-britanice, pe multiple planuri, pentru o mai buna valorificare a potentialului amplu de cooperare conferit de relatiile parteneriale, bazate pe comunitatea de valori si de aspiratii ale popoarelor noastre.

Imi exprim convingerea ca dezvoltarea accentuata a relatiilor dintre tarile noastre va contribui la crearea conditiilor pentru consolidarea securitatii si a cooperarii in Europa si in lume.

Va asigur, Maiestate, de sentimentele mele de inalta consideratie.

Presedintele Romaniei

Maiestatii Sale

Regina Elizabeta a II-a

Regatul Unit al Marii Britanii si Irlandei de Nord

Exemplu 2:

La aniversarea zilei dumneavoastra de nastere, va rog sa primiti calde felicitari, insotite de urari din inima de ani multi de viata, in deplina sanatate, cu zile mereu senine incarcate de bucuria reusitelor in tot ceea ce intreprindeti.

Exemplu: Mesaje de condoleante si de compasiune, oficiale si private, precum si unele raspunsuri la acestea

Imediat dupa atacul terorist din 11 septembrie 2001, Presedintele Romaniei a adresat Presedintelui Statelor Unite ale Americii, urmatoarea telegrama:

" Intr-un moment in care se petrec evenimente tragice pentru poporul american, permiteti-mi sa va exprim - in numele poporului si guvernului nostru - cele mai profunde ganduri de compasiune pentru familiile americanilor care au cazut victime ale atacurilor teroriste, criminale lansate impotriva tintelor americane, civile, oficiale si militare.

Este o perioada dificila si suntem alaturi de Statele Unite in condamnarea viguroasa a terorismului ca modalitate de solutionare a disputelor politice. Indiferent care ar fi motivul, uciderea unor oameni nevinovati nu va fi niciodata un raspuns. Romania si-a exprimat intotdeauna pozitia, iar in aceste momente socante ne reafirmam angajamentul de lupta impotriva terorismului si de sprijin al modalitatilor politice pentru solutionarea problemelor internationale.

Permiteti-mi sa-mi exprim dorinta de a va ajuta cu orice este nevoie pentru alinarea suferintelor. Suntem increzatori in faptul ca Statele Unite ale Americii, poporul american vor gasii taria necesara pentru a depasii aceasta tragedie fara precedent."

La mesajul de mai sus, Presedintele Romaniei a primit aceasta scrisoare de raspuns:

" Draga Domnule Presedinte,

In numele poporului american imi exprim recunostinta fata de Dumneavoastra si fata de poporul roman pentru sincerele condoleante si preocuparea exprimate imediat dupa atacurile teroriste din 11 septembrie 2001.

Aceste acte salbatice au fost atacuri indreptate impotriva libertatii si reprezinta un semnal de alarma pentru popoarele civilizate.

Americanii sunt recunoscatori pentru dovezile de prietenie si sprijin venite din partea tarii Dumneavoastra dupa aceste evenimente cumplite.

Personal, va sunt recunoscator pentru sincerele condoleante pe care ni le-ati transmis. Statele Unite ale Americii apreciaza oferta Excelentei Voastre de a ne acorda sprijin pentru actiunile de salvare. Am cerut Agentiei Federale pentru Situatiile de Criza sa ia in considerare - in momentul alocarii resurselor - generoasa Dumneavoastra oferta. Doresc, de asemenea, sa va transmit si eu, la randul meu, condoleante pentru romanii care au cazut victime ca urmare a cumplitelor atacuri.

Conform datelor furnizate de Departamentul de Stat, in prezent, printre romani, avem un mort si zece disparuti. Poporul america stie ca nu doar in tara noastra, ci pe intregul glob, exista familii si prieteni care isi plang mortii. La 11 septembrie a fost atacata libertatea, dar libertatea va fi aparata. Valorile si darzenia popoarelor noastre sunt esentiale pentru starpirea terorismului de pe intreg cuprinsul globului. Lupta ar putea fi de lunga durata, dar solidaritatea si sprijinul Dumneavoastra ne dau putere si incredere."

7. Actiuni protocolare

Tinute vestimentare cerute de uzantele protocolare

1. Categoriile de actiuni "intra muros"

Atat in relatiile oficiale, cat si in cele private, cu parteneri interni sau straini, diferitele modalitati de reunire cu acestia - cum ar fi receptiile, cocteilurile, dejunurile, dineurile, ceaiurile - sunt excelente prilejuri de apropiere intre parteneri, de mai buna cunoastere reciproca, ceea ce contribuie la crearea unui climat favorabil conlucrarii.

Referindu-se la receptii, un reputat specialist canadian in materie de eticheta si protocol apreciaza ca: " ele genereaza bunavointa si pun bazele unor fructuoase relatii de afaceri" (Marguerite du Coffre, p. 196).

Un dejun, un dineu, au semnificatii multiple; participand la ele, fiecare comesean isi demonstreaza interesul fata de motivele care au dat nastere evenimentului respectiv, isi exprima stima pentru gazda a carei invitatie o onoreaza; in general, participantii la o manifestare de acest gen sunt animati de interese comune, de scopuri comune si se recunosc reciproc drept parteneri valabili, de incredere.

Actiunile protocolare "intra muros" sunt cele organizate intr-un spatiu delimitat, inchis, care poate fi un salon sau o sufragerie, o terasa sau o gradina de la o resedinta oficiala ori privata, de la sediul unei societati sau o sala de restaurant.

Receptia, denumire care vine de la cuvantul frantuzesc "recevoir" (a primi), presupune o reuniune cu caracter festiv, care se desfasoara dupa un anumit ceremonial. Se organizeaza de catre autoritatile unui stat sau de catre ambasade, cu ocazia zilelor nationale, a vizitelor unor personalitati importante, a altor evenimente cu caracter national si international, sau de catre organisme ale vietii economice, social-culturale ori persoane private, cu prilejul inaugurarii unor obiective de interes deosebit, al semnarii unor contracte importante, al unor vernisaje, aniversari ale unor firme etc.

De regula, receptiile au loc in a doua parte a zilei, cu incepere de la ora 18.00 sau 19.00. In unele cazuri, durata receptiei este indicata pe cartonul de invitatie, pe care se mentioneaza ca actiunea se va desfasura intre orele 18.00 - 20.00 sau 19.00 - 20.30; in alte cazuri se precizeaza doar ora inceperii, ramanand ca incheierea manifestarii sa se faca "odata cu plecarea ultimului musafir", contandu-se pe faptul ca invitatii nu vor abuza de ospitalitate si se vor retrage, dupa un timp rezonabil, care se aproximeaza, in cazul unor astfel de actiuni protocolare, la cca. Doua ore.

Privitor la numarul participantilor la o receptie, nu exista o limita stabilita, totul depinzand de amploarea pe care gazda doreste sa o dea actiunii, de mijloacele financiare afectate acesteia si de spatiul de primire de care dispune. In cazul sarbatorilor nationale, unii sef de stat invita cateva mii de persoane, iar ambasadorii, cateva sute; cu prilejul altor evenimente, numarul invitatilor poate fi doar de cateva zeci.

Cocteilul este manifestarea protocolara cu nume asemanator denumirii anglo-americane a amestecului de bauturi care contin alcool si carora li se adauga sau nu, dupa gust, putin sirop, suc de fructe, sifon - coincidenta de nume explicandu-se prin faptul ca, la origine, era o reuniune la care se consumau respectivele amestecuri de bauturi.

In prezent, prin cocteil intelegem o intalnire de mai mica anvergura decat o receptie, ce poate avea loc atat in jurul amiezii, cat si dupa-amiaza sau la inceputul serii.

Prilejul cu care se organizeaza cocteilurile si durata de desfasurare a acestora sunt aceleasi ca si in cazul receptiilor.

Vin d'honneur este o actiune protocolara similara cocteilului, de origine franceza, insa mai restransa decat acesta in privinta varietatii si cantitatii produselor oferite invitatilor.

Toate aceste trei tipuri de actiuni ofera posibilitatea de a primi, in acelasi timp multa lume si, pe langa marcarea unor evenimente oficiale, de afaceri sau private, ele permit organizatorilor sa raspunda unor invitatii anterior onorate de ei.

In cazul unor receptii/cocteiluri oficiale importante, sunt tari unde se obisnuieste ca numele invitatilor sa fie anuntat, cu voce tare, de catre usier, in momentul intrarii lor in sala. La noi, de regula, seful protocolului sau un asistent pe probleme de protocol prezinta gazdei invitatii necunoscuti de catre aceasta.

Trebuie asigurata o permanenta din partea gazdelor, in apropierea usii, intrucat, atat la sosire, cat si la plecare, oaspetii saluta gazda, in ultimul caz spre a-i multumi pentru invitatie.

Dejunul - masa de pranz si dineul - masa de seara sunt alte genuri de reuniuni protocolare folosite de activitati de relatii oficiale, de afaceri sau private.

Invitatia la astfel de reuniuni este considerata expresie a unei atentii deosebite din partea gazdei, fata de cel caruia ii este adresata, precum si a dorintei de a intretine si dezvolta raporturi apropiate cu invitatul. Raspunsul favorabil dat unei invitatii reprezinta o dovada a disponibilitatii pentru relatii cu respectiva gazda.

Dejunurile se organizeaza, de regula, incepand cu orele 12.30/13.30 si, pe considerentul ca se desfasoara la mijlocul zilei, ceea ce presupune ca unii invitati mai pot avea si alte activitati, de obicei au o durata de doua ore, pe cand dineurile, care incep, de obicei, in jurul orei 20.00, se pot prelungi si peste trei ore. Dintre aceste doua actiuni protocolare, dineul este cel care are un caracter mai solemn, semnificand un grad superior de manifestare a consideratiei fata de cei invitati.

2. Etapele de organizare si modul de desfasurare a acestor actiuni protocolare

a)      Stabilirea listei de invitati: operatiunea se face consultandu-se neaparat persoana in numele careia se vor adresa invitatiile. Pentru receptii, cocteiluri, vin d'honneur, unul dintre criterii poate fi motivul organizarii reuniunii respective, ceea ce permite includerea pe lista in primul rand a categoriilor de oficiali si a altor persoane care lucreaza nemijlocit in domeniul vizat de actiune sau au afinitati cu evenimentul ce prilejuieste sus-amintita manifestare;

b)      Odata proiectul listei de invitati intocmit, cu exceptia receptiilor, cocteilurilor si a vin d'honneur, pentru celelalte actiuni protocolare se trece la consultarea telefonica a celor vizati, spre a vedea daca pot accepta invitatia - operatiune ce se face, de regula, prin secretariatele sau compartimentele de protocol ale gazdelor si cele ale invitatilor. Este politicos sa se raspunda in aceeasi zi sau a doua zi, pentru a permite organizatorului actiunii sa invite o alta persoana, in cazul primirii unui raspuns negativ din partea celui initial avut in vedere. Trebuie avut in vedere ca in cazul receptiilor, cocteilurilor si vin d'honneur-ului, se poate accepta, pe motive intemeiate, inlocuirea invitatului initial cu o alta persoana desemnata de el; la dejunuri/dineuri acest lucru este inacceptabil, deoarece lista invitatilor si planul de aranjare la masa a fost facut tinandu-se seama de rangul fiecarui invitat;

c)       Textul invitatiei este de dorit sa fie vazut si aprobat de gazda. Continutul unei invitatii trebuie sa fie intocmit in termeni curtenitori, cat mai concis, si sa cuprinda: cine invita si numele celui care este invitat; motivul si natura actiunii; locul, data si ora desfasurarii acesteia; tinuta vestimentara solicitata, precum si telefonul la care sa se comunice raspunsul (solicitat prin tiparirea pe invitatie a initialelor R.S.V.P. - va rugam sa raspundeti);

d)      Alegerea cartonului si a elementelor de grafica, in vederea tiparirii invitatiei, controlandu-se de catre un reprezentant al compartimentului de protocol corectitudinea executarii modelului de invitatie stabilit;

e)      Scrierea, preferabil de mana - ca expresie a curtoaziei fata de invitati -, a numelor acestora in spatiul liber, anume lasat pe cartonul invitatiei, precum si a plicurilor respective;

f)         Transcrierea invitatiilor prin posta sau prin curier trebuie facuta din timp, ca semn al atentiei fata de destinatarii lor.

Exemplu: Model de invitatie

Cu prilejul Zilei Nationale a Romaniei, 1 Decembrie

Presedintele Romaniei

invita pe ..

sa participe la receptia care va avea loc in ziua de marti 1 Decembrie 1992, ora 18.00, in Sala Unirii a Palatului Cotroceni, Bucuresti.

Netransmisibila

Tinuta: haine de culoare inchisa    Accesul pana la

Militarii, uniforma de gala

ora 17.45

g)      Stabilirea meniului se va face tinandu-se seama de evenimentul ce urmeaza a fi marcat, de caracterul actiunii organizate, de ora cand se va desfasura aceasta. In cazul participarii unor oaspeti straini - mai ales daca este vorba de dejun/dineu - se va tine seama de traditii culinare sau de rigori religioase pe care acestia trebuie sa le respecte;

h)       Aranjarea salii in care va avea loc actiunea presupune: amplasarea mesei sau a meselor si barurilor, dotarea acestora cu fete de masa, tacamuri si pahare corespunzatoare, stabilirea atenta a modului de decorare cu flori a salii si a meselor;

i)         Hotararea modului de desfasurare a servirii este o alta etapa a organizarii actiunilor in cauza. Astfel, la unele cocteiluri, atat preparatele culinare, cat si bauturile pot fi servite, toate, pe tavi purtate, printre invitati, de catre chelneri, dupa cum, la cocteiluri mai bogate si la receptii, preparatele culinare se aseaza pe mese, de unde fiecare oaspete, eventual ajutat de chelneri, se poate servii, iar bauturile se ofera de la baruri special amenajate, in aceeasi incapere;

j)         Pentru dejunuri/dineuri se va intocmi planul de plasare, la masa, in ordinea protocolara, a invitatilor - chestiune deosebit de importanta, daca tinem seama de sensibilitatea oamenilor in ce priveste locul ce li se ofera. Legat de aceasta, respectarea stricta a regulilor de precadere este singura modalitate de a raspunde eventualelor reprosuri ce pot aparea. In acelasi timp insa, este de avut in vedere faptul ca, la un dejun sau dineu mixt, trebuie asigurata, la plasarea invitatilor, alternanta barbati/femei, iar in cazul actiunilor cu oaspeti straini, intercalarea acestora cu participantii autohtoni la masa respectiva.

Pentru indicarea locurilor la masa, se va scrie, pe cartoane, asezate in dreptul fiecarui loc, numele oaspetelui si eventual functia acestuia, daca este vorba de o actiune oficiala importanta. Planul de asezare la mese se va pune, pe o masuta, la intrarea in sala in care se desfasoara dineul/dejunul, pentru a putea fi vazut de catre invitati, sau va fi tinut in mana si prezentat fiecarui invitat - mai ales la dineuri cu o participare nu prea numeroasa - de catre un functionar de protocol sau un maitre d'hotel, spre a facilita gasirea de catre invitati a locurilor ce le sunt destinate.

Exemplu: Model de meniu

Ficat de rata

Dineu Oficial cu struguri

Sarmalute din piept de pui

oferit in onoarea in stevie

Excelentei Sale Domnul Mohamed Hosni Mubarak,

Presedintele Republicii Arabe Egipt "Medalion" vitel

de catre Presedintele Romaniei cu sos alb

Domnul Ion Iliescu garnitura de ciuperci,

orez taranesc si muguri de porumb

Rulada "Diplomat"

Fructe

Cafea

Sucuri naturale din fructe

Apa minerala

Miercuri, 25 aprilie 2001 Vin alb sec "Riesling", 1999

Bucuresti, Palatul Cotroceni Vin rosu "Vox Dei", 1998

k)       Daca la actiune se va tine un discurs sau toast, este necesara pregatirea in acest scop a unui punctaj de idei sau a unui text complet, pentru gazda. La receptii, discursurile se pronunta la inceputul manifestarii, iar la dejun/dineu, de obicei, toastul se tine spre sfarsit, la servirea desertului.

Toastul se tine in onoarea unei persoane, de obicei a invitatului principal, si se incheie prin ridicarea paharului, cu formula: Ridic acest pahar in onoarea sau Sa ridicam paharul pentru

Intrucat plasamentul la masa este - asa cum am mai aratat - o chestiune foarte sensibila, sunt utile unele precizari. Astfel, locul de onoare, rezervat persoanei cele mai importante care participa la dejun/dineu este fie la mijlocul mesei, in fata gazdei, fie la dreapta gazdei, in functie de forma mesei si de modul de asezare la masa, urmatorul loc in ordinea impostantei fiind cel din stanga gazdei, alternandu-se, in continuare, dreapta-stanga. Locul de onoare trebuie stabilit, intotdeauna, pe latura care ofera privirii ocupantului, in functie de configuratia incaperii, fie usa de intrare, fie fereastra, daca usa este laterala, fie, in cazul in care si usa si fereastra sunt asezate lateral, perspectiva cea mai larga.

Plasamentul se face intotdeauna dupa ce a fost stabilita ordinea de precadere a participantilor, atat la barbati, cat si la femei, tinandu-se seama de functiile acestora. La nivel egal, vechimea in functie si apoi varsta sunt cele care se iau in consideratie; pentru ambasadori, data prezentarii de acreditare, iar pentru ceilalti diplomati gradul si vechimea la post sunt elementele pe baza carora se poate stabilii ordinea de precadere. Femeile vaduve sau divortate au precadere - in principiu - asupra celor necasatorite, atunci cand acestea din urma nu au functii.

3. Tinuta vestimentara ceruta de uzantele protocolare

In ce priveste tinuta vestimentara, pentru participarea la respectivele actiuni protocolare, ea trebuie sa fie cea indicata pe invitatie. Daca o asemenea precizare nu exista, se va imbraca, la aprecierea personala, un costum adecvat actiunii la care urmeaza sa se participe.

Conform uzantelor protocolare de la noi, pentru receptii, cocteiluri, dejunuri se foloseste, in general, "tinuta de oras", iar pentru dineu - "haina de culoare inchisa". In functie de nivelul si importanta ce se acorda manifestarii protocolare, haina de culoare inchisa poate fi folosita la toate actiunile sus-amintite.

Practica internationala prevede mentionarea pe invitatii, pentru acest gen de actiuni, a urmatoarelor formule: "tenue de ville" sau "informal dess", adica, la noi, costum de oras; "habit fonce" sau "dark suit", - la noi costum de culoare inchisa; "cravate noire" sau "black tie", - la noi smoking.

"Indreptarul" pe probleme de ceremonial si protocol, elaborat de M.A.E., pentru uzul personalului diplomatic, acorda cateva elemente cu aplicabilitate generala in materie de tinuta.

La barbati, accesoriile au mare importanta. Se cere: o camasa curata si bine calcata, o cravata discreta, asortata, ca si incaltamintea sau ciorapii, la culoarea costumului. La femei culorile si desenul materialului, ca si croiala rochiei, trebuie sa fie armonizate cu aspectul fizic. O femeie cu tenul palid nu va face decat sa-si evidentieze si mai mult paloarea daca se va imbraca in culori galbene sau verzi; o femeie corpolenta si de statura mica nu va purta o rochie plisata sau cu dungi dispuse orizontal ori cu o croiala scurta, dupa cum o femeie inalta nu va purta o rochie cu dungi dispuse vertical.