Exercitarea cu caracter temporar a unei functii publice de conducere in cadrul compartimentului de grefa al Parchetului de pe langa Curtea de Apel Brasov

Exercitarea cu caracter temporar a unei functii publice de conducere in cadrul compartimentului de grefa al Parchetului de pe langa Curtea de Apel Brasov

Pornind de la una din modalitatile de modificare a raportului de functie publica respectiv exercitarea cu caracter temporar a unei functii publice de conducere, voi prezenta un studiu de caz privind criteriile de selectare a personalului care sa ocupe temporar functia vacanta de prim grefier de la nivelul Parchetului de pe langa Curtea de Apel Brasov, prin numirea cu caracter temporar( promovare) a unui grefier de la nivelul Parchetului de pe langa Curtea de Apel Brasov, functie devenita vacanta incepand cu 01.01.2009 ca urmare a pensionarii prim grefierului din cadrul compartimentului de grefa.

Promovarea personalului reprezinta procesul de ascensiune a personalului pe posturi situate la niveluri ierarhice superioare. Ea se realizeaza pe baza evaluarii potentialului angajatilor; poate fi organizata, pornind de la planul carierei, sau poate fi ocazionala, in functie de anumite situatii concrete.Promovarea in munca presupune trei aspecte caracteristice: schimbarea functiei sau a nivelului de incadrare ; cresterea nivelului responsabilitatii respectiv dobandirea de noi raspunderi, prin marirea zonei de influenta sau prin cresterea nivelului de calificare; sporirea nivelului retributiei si a satisfactiilor morale.

Astfel, sunt intalnite trei tendinte de utilizare a acestor criterii: promovarea pe baza rezultatelor in munca care este cea mai utilizata, bazandu-se pe comensurarea performantelor, fiind astfel stimulativa pentru salariati si evitand conflictele; promovarea pe baza varstei si a vechimii in munca - tot mai putin folosita, deoarece absolutizeaza experienta si creeaza tensiuni in randul celor mai tineri; promovarea pe baza potentialului salariatilor - bazata pe evaluarea capacitatii, a aptitudinilor privite in perspectiva si corelata cu planul carierei angajatului.

Utilizarea corecta si echilibrata a acestor criterii reprezinta o conditie a indeplinirii rolului promovarii - acela de a imbina interesele institutiei cu cele ale salariatilor, prin cointeresarea si fidelizarea acestora fata de institutie.

Compartimentul grefa -    organizare, functionare si atributii

Grefierii fac parte din categoria personalului auxiliar de specialitate al instantelor judecatoresti, a carei munca in infaptuirea actului de justitie constituie "un sprijin pentru judecatori si procurori"^[1], revenindu-le un rol important in buna desfasurare a intregii activitati a instantelor judecatoresti si a parchetelor de pe langa acestea.

Mentionez ca prin OUG nr.223/ 2008 au fost blocate toate posturile vacante din cadrul institutiilor publice, astfel ca singura modalitate de ocupare a postului vacant a constituit-o numirea cu caracter temporar a unui grefier din cadrul compartimentului grefa care sa ocupe temporar aceasta functie pana la deblocarea lui, in contextul in care s-a modificat cadrul legislativ de ocupare a unei functii vacante si anume exista egalitate de sanse pentru toti grefierii de a fi candida pentru o functie de conducere, respectiv de a promova in functii vacante de conducere.

La intrarea in vigoare a art. 91 din Legea nr.567/2004 privind statutul personalului auxiliar de specialitate al instantelor judecatoresti si al parchetelor de pe langa acestea, toti grefierii dactilografi in functie au fost incadrati ca grefieri, prin transformarea corespunzatoare a posturilor existand pe viitor posibilitatea ca acestia sa fie numiti respectiv promovati in functii vacante de conducere.

Functia de prim-grefier fiind functie de conducere , conform legislatiei vechi puteau fi ocupate doar de catre grefieri, astfel ca un grefier dactilograf trebuia in functie de statul de functii aprobat si in limita posturilor vacante sa ocupe prin concurs un post de grefier si doar apoi daca exista un post vacant de conducere sa poata promova pe un astfel de post si tinand seama si de indeplinirea cumulativa si a altor conditii prevazute de lege: vechime in munca de minim 3 ani pentru studii medii si minim 6 lunii pentru studii superioare precum si o activitate profesionala deosebita, evaluata cu calificativul 'Foarte bine' in ultimii 3 ani, respectiv 6 luni.

Ce aduce nou aceasta modificare legislativa: egalitatea pe aceste functii de executie, din punct de vedere al promovarilor de pe functiile de executie pe cele de conducere .

Problema identificata :

Modificarea cadrului legislativ, care elimina ocuparea "sinedie" a unei functii de conducere, ofera posibilitatea, precum si sanse egale, fiecarui grefier care ocupa o functie de executie sa candideze pe o functie de conducere, respectiv de a promova in functii vacante de conducere.

Ideea realizarii unei analize privind problemele aparute in cadrul organizatiei si modul de solutionare al acestora a pornit de la aparitia unei situatii reale:

a)vacantarea unui post de conducere, prin pensionarea persoanei care ocupa acel post;

b)ezitarile personalului care ocupa functii de executie (grefier) cat si a personalului de conducere (grefier sef sectie), cu privire la promovarea pe acea functie de conducere (prim grefier);

c)anumite carente in pregatirea practica a grefierilor de pe functiile de executie (necunoasterea atributiilor de serviciu si a specificului muncii de statistica judiciara), acesti fiind implicatii mai mult in munca de dactilografiere si registratura.

Prezentare solutiei propuse

Aplicarea un chestionar(cel din anexa), a carui scopul final este acela de a oferi posibilitatea tuturor grefierilor sa participe la activitatea de conducere si coordonare a compartimentului de grefa, si care ma va ajuta sa identific, in principal : activitatile de baza pe care le desfasoara in acest moment si ponderea acestora in raport cu timpul alocat; programele de formare la care au participat; preferintele pentru programele de perfectionare care urmeaza sa se desfasoare.

Dupa interpretarea rezultatelor, in urma identificarii punctelor " slabe " si cele " tari " din activitatea compartimentului de grefa se va face recomandarea ca grefierii sa participe, cu prioritate la acele module de pregatire teoretica unde ponderea activitatii lor practice este mai scazuta, incercand astfel o " omogenizare " a cunostintelor astfel incat in momentul in care se schimba mandatele , orice grefier care indeplineste celelalte conditii prevazute de lege de ocupare a unei functii de conducere sa poata sa-si depuna candidatura, respectiv sa fie numit temporar intr-o functie de conducere vacanta.

3.5.Interpretare rezultate

In acest scop, s-a solicitat grefierilor completarea unui chestionar din care sa rezulte:

avechimea in munca;

a)      timpul alocat sarcinilor primite;

b)      nivelul studiilor;

c)      cursurile de perfectionare pe care ar dori sa le urmeze, in conformitate cu programa de perfectionare a Scolii Nationale a Grefierilor;

d)      perioada de desfasurare a cursurilor.

Datele identificate:

a) din totalul de 10 grefieri care ocupa functii de conducere, 40% dintre acestia au studii superioare - juridice;

b) raportat la functiile pe care le detin: 88% dintre angajatii compartimentului ocupa functia actuala de peste 5 ani si doar 12% dintre acestia au o vechime mai mica de 6 luni. Vis a vis de aceasta modificare , putem observa ca persoanele care ocupa de mai putin de sase luni actuala functie au toate aceeasi vechime in specialitate , respectiv intre 10-15 ani;

c) lucrarile executate de catre grefierii care ocupa functii de conducere se desfasoara in principal (media 90,5%) manual, in timp ce grefierii care ocupa functii de executie lucreaza aproximativ 95% din lucrari utilizand calculatorul.

d) in urma analizei referitoare la participarea la cursurile de pregatire profesionala a rezultat ca nici un grefier care ocupa in prezent o functie de executie nu a participat la programe de formare in ultimii 3 ani, iar dintre cei care ocupa functii de conducere, doar 60% din ei au participat la astfel de programe;

e) se remarca o separare a atributiilor (sarcinilor de serviciu), prin faptul ca grefierii care ocupa functii de conducere de - prim grefier si grefier sef desfasoara indeosebi activitati de registratura 60% , expediere corespondenta 10,5%, statistica 11% in timp de grefierii care ocupa functii de executie nu desfasoara astfel de sarcini.

f) partea de registratura, relatii cu publicul, arhiva si statistica - revine in principal ca atributii functiilor de conducere, iar partea de dactilografiere si ancheta in principal functiilor de executie;

g) se remarca stabilitatea pe posturi a personalului: 88% dintre angajati au o vechime mai mare de 5 ani in functia pe care o ocupa momentan;

g) preferinta personalului privind pregatirea profesionala cu prioritate catre modulele care au legatura cu activitatea curenta pe care o desfasoara;

h) faptul ca pana acum doar grefierii care ocupa functii de conducere au participat la module de perfectionare (in special atunci cand s-a schimbat legislatia - respectiv Codul penal);

i) deschiderea, atat a personalului de conducere cat si a celui de executie catre modulul de comunicare si relatii cu publicul, acesta fiind in proportie de peste 50% in prioritatile declarate;

j) modalitatea de desfasurare a pregatirii sa fie in principal axata pe studii de caz (activitati practice) 68%;

Personal consider ca aceasta analiza a surprins in general punctele tari si cele slabe din activitatea curenta a compartimentului de grefa al institutiei si sunt convinsa ca politica cu privire la managementul resurselor umane va tine cont de rezultatele acesteia in scopul realizarii unei omogenizari din punct de vedere al cunostintelor, atat practice cat si teoretice, a membrilor compartimentului de grefa, in vederea alegerii persoanei potrivite care sa exercite cu caracter temporar o functie de conducere.

Aceasta analiza poate fi folosita si pe viitor cand la expirarea mandatelor pentru functiile de conducere, orice grefier care ocupa actualmente o functie de executie si care indeplineste toate celelalte conditii impuse de cadrul legislativ sa profite de posibilitatea ocuparii unui post de conducere.