AUDITAREA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII SI/ SAU MEDIULUI

AUDITAREA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII SI/ SAU MEDIULUI

Consideratii terminologice

examinare sistematica si independenta in scopul de a determina daca activitatile referitoare la calitate si rezultatele aferente satisfac dispozitiile prestabilite precum si daca aceste dispozitii sunt implementate efectiv si sunt corespunzatoare pentru realizarea obiectivelor (SR ISO 8402: 1995. Managementul calitatii si asigurarea calitatii. Vocabular);

proces sistematic, independent si documentat in scopul obtinerii de dovezi de audit si evaluarea lor obiectiva pentru a determina masura in care sunt indeplinite criteriile de audit (SR EN ISO 9000: 2001. Sisteme de management al calitatii. Principii fundamentale si vocabular). Acest standard inlocuieste SR ISO 8402: 1995.

clientul auditului - organizatie  sau persoana care solicita un audit;

auditat - organizatie care este auditata;

auditor - persoana care are competenta de a efectua un audit;

echipa de audit - mai multi auditori care efectueaza un audit.

expert tehnic - persoana care furnizeaza cunostinte sau experienta profesionala specifice in legatura cu subiectul de audit.

program de audit - ansamblu de mai multe audituri planificate pe un anumit interval de timp si orientate spre un scop anume

criterii de audit - ansamblu de politici, proceduri sau cerinte utilizate ca o referinta;

constatari ale auditului - rezultate ale evaluarii dovezilor de audit, colectate in raport cu criteriile de audit;

dovezi de audit - inregistrari, enuntarea faptelor sau alte informatii care sunt relevante in raport cu criteriile de audit si verificabile;

concluzii ale auditului - rezultatele unui audit furnizate de echipa de audit dupa luarea in considerare a obiectivelor de audit si a tuturor constatarilor de audit.

In literatura de specialitate exista urmatoarea clasificare a auditurilor desfasurate in domeniul calitatii, si anume:

auditul de sistem - orientat spre sistem, presupune o evaluare a tuturor elementelor sistemului de management al calitatii si/sau al mediului;

auditul de proces - orientat spre proces, presupune verificarea anumitor procese si succesiuni de activitati din punct de vedere al conformitatii si utilitatii acestora;

auditul de produs/serviciu - orientat spre produs/serviciu, presupune examinarea unui produs/serviciu din punct de vedere al conformitatii acestuia cu caracteristicile de calitate prescrise;

auditul de mediu - presupune o evaluare a sistemului de management al mediului unei organizatii; referentialul pentru acest tip de audit este standardul ISO 14001.

Ca in orice activitate si in auditul calitatii se folosesc o serie de documente cunoscute sub denumirea de documentele auditului. Din aceasta categorie fac parte:

programul de audit;

chestionare

liste de verificari;

protocoale de audit;

plan de audit;

raport de actiuni corective;

fisa de neconformitati si actiuni corective;

fisa de sinteza a neconformitatilor;

fisa de confirmare efectuare audit;

raport de audit;

registrul de evidenta a rapoartelor de audit.

Managementul unui program de audit

Programul de audit se poate realiza pentru

audituri interne referitoare la gradul de implementare a unui SMC si/sau SMM, identificarea posibilitatilor de imbunatatire a SMC-ului si/sau SMM-ului din organizatia auditata;

audituri de certificare (inregistrare) si supraveghere efectuate de un organism de certificare (inregistrare) de terta parte pentru un SMC si/sau SMM al organizatiei auditate;

audituri de secunda parte efectuate de parti (clienti) ce au anumite interese in organizatia auditata sau de catre reprezentanta ai acestor parti.

Programul de audit trebuie sa contina informatii referitoare la

obiectivele si aria de acoperire;

stabilirea responsabilitatilor si a resurselor necesare derularii acestuia;

stabilirea procedurilor de lucru;

etapele implementarii;

dovezi ale auditului;

monitorizarea si evaluarea acestuia

Obiectivele si aria de acoperire

Obiectivele unui program de audit pot avea legatura cu

cerintele sistemului de management;

cerintele societatii;

cerintele contractuale referitoare la calitate;

evaluarea furnizorilor organizatiei;

nevoile altor parti interesate etc.

Aria de acoperire a unui program de audit depinde de urmatorii factori

marimea, natura si complexitatea organizatiei auditate;

frecventa auditurilor planificate;

domeniul, obiectivele si durata fiecarui audit planificat

numarul, importanta, complexitatea activitatilor auditate;

standardele de referinta;

cerintele contractuale;

cerintele organismului de certificare;

rezultatele auditurilor anterioare etc.

Etapele implementarii programului de audit

comunicarea programului de audit partilor interesate;

coordonarea si programarea auditurilor, precum si a altor activitati complementare acestora;

mentinerea procesului de evaluare continua a auditorilor si a nevoilor lor de instruire;

modalitatea desemnarii echipelor de audit;

asigurarea resurselor necesare echipelor de audit;

monitorizarea inregistrarilor activitatilor de auditare;

analizarea si aprobarea rapoartelor de audit;

difuzarea rapoartelor de audit catre clientul auditului si alte parti specificate.

Monitorizarea si evaluarea programului de audit

Activitatea de monitorizare trebuie efectuata prin intermediul unor indicatori de performanta prin care sa se obtina informatii referitoare la:

capacitatea echipelor de audit de a implementa planul de audit;

gradul de conformitate al programului de audit cu caracteristicile activitatilor auditate;

modalitatea de realizare a feedback-ului intre cele trei parti implicate (clienti audit, auditati si auditori);

timpul necesar realizarii actiunilor corective ale programului de audit.