Fenomene si procese psihosociale la nivelul organizatiilor

In cadrul organizatiilor, pe langa procesele de management, de motivatie a oamenilor in munca, au loc o serie de alte fenomene si procese psihosociale de o importanta deosebita pentru activitatea si rezultatele organizatiilor, fenomene pe care vom incerca sa le descriem pe scurt, in cele ce urmeaza (cele mai importante din aceste fenomene).

CULTURA ORGANIZATIONALA constituie un domeniu foarte la moda din management si cu o istorie relativ recenta.

Potrivit specialistilor, se pot delimita patru categorii de culturi, in functie de natura si sfera lor de cuprindere:

a)     Cultura nationala

b)    Cultura economica

c)     Cultura pe ramuri de activitate economica

d)    Cultura organizationala

Cultura organizationala reprezinta un ansamblu de valori, credinte, aspiratii si comportamente, conturate in decursul timpului in fiecare organizatie, in mare masura impartasite de catre membrii organizatiei si care conditioneaza, direct sau indirect, functionalitatea si performantele organizatiei.

Vis-à-vis de cultura organizationala, cercetatorii au desprins sase dimensiuni pereche ale acesteia. Este vorba despre:

(a)    orientarea spre proces (spre activitatile de realizat si mijloacele utilizate) in raport cu orientarea spre rezultate (spre anumite obiective);

(b)   orientarea spre salariati (preocuparea pentru problemele personale) in raport cu orientarea spre munca (preocuparea exclusiva pentru activitatea profesionala a salariatilor);

(c)    orientarea intraorganizationala (identificarea salariatilor, ca interese, asteptari si comportamente, cu firma in care lucreaza) in raport cu orientarea profesionala si extraorganizationala (competentele pe care salariatii le au, precum si datoria acestora de a-si pregati viitorul);

(d)   orientarea de tip sistem deschis (deschiderea organizatiei catre nou venitii) in raport cu cea de sistem inchis (atitudini distante fata de nou angajati);

(e)    orientarea spre un control redus (atmosfera destinsa, glume fata de organizatie si munca lor etc.) in raport cu cea spre un control intens (cultiva un anumit respect fata de organizatie si modul de a munci);

(f)     orientarea pragmatica (subordonarea intregului comportament organizational pentru obtinerea performantelor bune) in raport cu cea normativa, prescriptiva (pune in prim - plan respectarea procedurilor de munca).

Factorii care determina cultura organizationala:

a)     varsta, structura si marimea organizatiei;

b)    profilul / natura activitatii si a muncii;

c)     caracteristicile factorului uman;

d)    stilul de management;

e)     situatia economico - financiara si eficienta organizatiei;

f)      mediul tehnic, juridic, informatic si comunicational etc.

Functiile si importanta culturii organizationale:

a)     integrarea salariatilor in cadrul firmei;

b)    directionarea rolurilor si comportamentelor organizationale in vederea realizarii obiectivelor organizatiei;

c)     protectia salariatilor fata de "amenintarile" potentiale din mediul ambiant (financiar, politic, social, juridic, stiintific);

d)    pastrarea si transmiterea valorilor si traditiilor organizatiei;

e)     potentarea performantelor organizatiei.

CLIMATUL ORGANIZATIONAL desemneaza totalitatea caracteristicilor sociale ale interactiunii diferitelor colective de munca in cadrul organizatiei, mediul social in care fiecare colectiv isi desfasoara activitatea.

Dimensiunile climatului psihosocial:

(a)  dimensiunea socio - afectiva (relatiile afective ce se stabilesc in cadrul grupurilor de munca);

(b) dimensiunea motivational - atitudinala (atitudinea fata de grup, de munca, satisfactia sau insatisfactia etc.);

(c)  dimensiunea instrumental - executiva (factorii care se refera la conditiile si mijloacele de realizare a sarcinilor);

(d) dimensiunea structurala (varsta, pregatirea profesionala, mediul de provenienta, proportia barbati - femei etc.);

(e)  dimensiunea proiectiv - anticipativa (perspectivele sociale si profesionale, starile de incertitudine etc.).

Factorii care determina climatul organizational:

a)     varsta, structura si marimea organizatiei;

b)    profilul activitatii si a muncii;

c)     caracteristicile factorului uman;

d)    valoarea managerilor si stilul lor de conducere;

e)     situatia economico - financiara si eficienta organizatiei.

Cultura organizationala si climatul organizational sunt doua concepte cu continuturi distincte, dar care graviteaza in jurul celui de comportament. Organizatia are o anumita cultura marcata de comportamentul oamenilor, calauzit de norme, principii si valori pe care aceasta le-a acceptat si recunoscut, iar climatul este expresia dinamicii comportamentului membrilor organizatiei, in virtutea scopurilor individuale, colective sau generale.

COMUNICAREA ORGANIZATIONALA, ca functie a managementului si aflata la baza coordonarii, ea este un proces de transmitere a informatiilor, sub forma mesajelor simbolice, intre doua sau mai multe persoane (unele cu statut de emitator, altele cu statut de receptor), prin intermediul unor canale specifice.

Deci, procesul de comunicare se deruleaza prin intermediul urmatoarelor componente:

a)     emitatorul (persoana care initiaza comunicarea);

b)    receptorul (beneficiarul informatiei);

c)     mesajul (informatia);

d)    canalul de comunicare (calea de transmitere a informatiei).

Tipologia comunicatiilor este variata si este functie de existenta mai multor criterii de clasificare, cum ar fi:

A.   canalul de comunicare

(a)    comunicarea formala (precizata riguros, prin intermediul unor reglementari sau acte normative);

(b)   comunicarea informala (stabilita spontan, neoficial).

B.   modul de transmitere

(a)  comunicarea verbala - orala (cea mai frecventa);

(b) comunicarea non - verbala (prin limbajul corpului, gesturi, mimica, gestica etc.);

(c)  comunicarea scrisa (pe baza cuvantului scris).

C.   emitatorul si receptorul (natura lor):

(a)  comunicarea interpersonala (intre indivizi);

(b) comunicare organizationala (intre diferite subdiviziuni si grupuri ale organizatiei).

D.   sensul / directia comunicarii

(a)  comunicarea verticala descendenta (intre manageri si subordonati);

(b) comunicarea verticala ascendenta;

(c)  comunicarea orizontala (intre posturi sau compartimente plasate pe acelasi nivel ierarhic);

(d) comunicarea oblica (intre posturi plasate pe nivele ierarhice diferite, intre care nu exista relatii de autoritate).

Tipologia comunicatiilor determina si o varietate a retelelor de comunicatii, care sunt de doua tipuri:

A.   retele descentralizate

a)       in cerc (corespunzatoare unui stil participativ)

b)      in lant (se diminueaza posibilitatile de comunicare manager - subordonat)

B.   retele centralizate (corespunzatoare stilului autoritar)

a)     in Y (corespunzatoare stilului autoritar)

b)    in stea (sau X)

Bariere comunicationale:

a)    bariere de limbaj, de exprimare (la nivelul emitatorului);

b)    bariere de receptie;

c)     bariere contextuale, de mediu (ex.: zgomot, climat etc.);

d)    bariere mixte (discernerea insuficienta a mesajelor relevante de cele mai putin semnificative).

Luand in considerare acesti factori care pot distorsiona comunicarea, managerii pot promova diferite tehnici de ameliorare a procesului de comunicare:

a)    la nivelul emitatorului (incurajarea feed - back -ului, acordarea unei atentii deosebite limbajului si intelesului cuvintelor etc.);

b)    la nivelul receptorului (dezvoltarea aptitudinii de bun ascultator);

c)     tehnici comune (verificarea corectitudinii mesajelor etc.).

INTEGRAREA PROFESIONALA reprezinta principiul activ si o dimensiune esentiala a socializarii, prin care se realizeaza asimilarea si transmiterea reciproca a unor valori culturale, norme de conduita, modele de viata, cu scopul de a creste gradul de eficienta si de coeziune sociala a grupurilor.

Procesul de integrare profesionala cunoaste mai multe etape in derularea sa:

a)    acomodarea (are loc cunoasterea si informarea reciproca, invatarea de catre subiect a rolurilor care ii sunt atribuite in cadrul mediului integrator);

b)    adaptarea (familiarizarea cu normele si comportamentele cerute de mediul integrator si conformarea la acesta);

c)     asimilarea (interiorizarea normelor si valorilor grupului integrator de catre subiectul integrarii);

d)    participarea (subiectul ajunge sa-si formeze anumite convingeri, idealuri profesionale si strategii de actiune);

e)     initiativa (integrarea propriu - zisa).

COLABORAREA sau COOPERAREA definita ca fiind "un lant de interactiune sau retea de interactiuni pentru atingerea unui scop comun, de a carui reusita beneficiaza toti participantii".

Tipuri de cooperare

a)    primara, secundara si tertiara (in functie de repartizarea beneficiului si a rezultatelor obtinute de participanti);

b)    spontana sau organizata;

c)     formala sau informala;

d)    pe termen lung sau pe termen scurt etc.

Factori care favorizeaza comportamentul de cooperare:

a)    resursele acumulate de grup (informatie, memorie colectiva);

b)    existenta unui climat psihosocial deschis, in care predomina relatiile interpersonale de natura informala;

c)     motivatia actiunii, a participarii si performantei partenerilor;

d)    manifestarea unor interactiuni reciproce multiple, care au la baza acelasi sistem de norme, valori, interese;

e)     increderea si receptivitatea fata de sugestiile sau cerintele grupului;

f)      necesitatea recunoasterii valorii celuilalt;

g)    constientizarea existentei si importantei ierarhiei, a statusurilor si rolurilor fiecarui individ din grup;

h)    gradul de acceptare si internalizare a obiectivului propus etc.

Analizandu-se modul de desfasurare a procesului de cooperare in cadrul grupului, s-au desprins o serie de elemente specifice (indicatori ai cooperarii) si anume:

a)    comunicarea informatiilor ce privesc colectivitatea;

b)    comportamentul prosocial (efortul de a sprijini pe ceilalti, fara a astepta obtinerea de recompense);

c)     increderea reciproca a partenerilor;

d)    cunoasterea reciproca a partenerilor;

e)     gradul de respectare a normelor comportamentale;

f)      disponibilitatea pentru schimbare si capacitatea de a reactiona pozitiv la schimbari impuse de mediu.

CONCURENTA sau COMPETITIA este definita ca o forma de interactiune intre indivizi sau grupuri, care are drept rezultat obtinerea din partea uneia din parti de beneficii, fara a se lua in considerare cea de-a doua parte a relatiei, a interactiunii.

Tipuri de competitie

a)    directa sau indirecta;

b)    formala sau informala;

c)     spontana sau constienta;

d)    de scurta sau de lunga durata.

Factori care favorizeaza comportamentul competitiv:

a)    un climat in care predomina relatii de tip formal, distante;

b)    interactiuni reciproce multiple, care au la baza opozitia de scopuri si interese;

c)     existenta unor dificultati de comunicare;

d)    atitudini de indiferenta fata de nevoile celorlalti etc.

Cercetarile au pus in evidenta o serie de aspecte ce apar si se manifesta in cadrul grupului, vis-à-vis de competitie:

a)    la nivelul comunicarii competitia poate duce la blocarea comunicarii, la comunicarea de informatii false etc.;

b)    in planul perceptiei sociale poate duce la diminuarea sensibilitatii fata de ceilalti membri ai grupului;

c)     la nivelul atitudinal competitia poate dezvolta atitudini ostile;

d)    in planul realizarii sarcinii si al motivatiei competitia poate duce la minimalizarea intereselor celorlalti, a intereselor grupului si promovarea intereselor proprii.

Cu toate aceste aspecte negative, procesul de competitie, in anumite limite poate avea efecte benefice, contrare celor expuse mai sus.

CONFLICTUL reprezinta un blocaj al mecanismelor normale de luare a deciziei, in sensul dificultatii de alegere a cailor de actiune.

Sursele conflictului si factorii de influenta:

a)    caracteristicile fortelor aflate in opozitie / conflict (aspiratii personale, convingeri, scopuri si obiective proprii urmarite etc.);

b)    natura conflictului, a scopului si semnificatia sa motivationala;

c)     intensitatea si gradul de implicare a partilor in conflict;

d)    atitudinea mediului social in care se manifesta conflictul;

e)     nivelul redus de acceptabilitate a cailor, solutiilor de rezolvare a unei situatii conflictuale etc.

Tipologia conflictului

A.   functie de natura obiectivelor si scopurilor urmarite:

a)    conflicte economice;

b)    conflicte politice;

c)     conflicte religioase;

d)    conflicte etnice si rasiale;

e)     conflicte culturale si interculturale.

B.   functie de sfera lor de cuprindere:

a)    conflicte intraindividuale (ex.: conflicte de rol);

b)    conflicte interindividuale (intre indivizii unui aceluiasi grup);

c)     conflicte intragrupale (in interiorul unui grup);

d)    conflicte intergrupale (intre grupuri, organizatii, asociatii);

e)     conflicte intre diferite colectivitati (clase sociale, state, natiuni).

C.   functie de perioada de timp in care se manifesta:

a)    conflicte de scurta durata;

b)    conflicte de lunga durata.

D.   functie de gradul de constientizare:

a)    conflicte latente (exista dar nu au fost percepute de catre membri);

b)    conflicte manifeste.

E.   functie de natura efectelor pe care le genereaza:

a)    conflicte productive, constructive, functionale;

b)    conflicte distructive, disfunctionale.

F.   functie de directia in care se manifesta:

a)    conflicte orizontale (persoane cu aceeasi pozitie ierarhica);

b)    conflicte verticale (intre sef - subaltern) etc.

Modalitati de atenuare si eliminare a conflictului:

a)    metode analitice (utile atunci cand conflictele au un caracter individual si interindividual): rezolvarea de probleme, convingerea, influenta, persuasiunea, autoritatea;

b)    metode de negociere (in cazul conflictelor intra si intergrupale, conflicte colective): negocierea, compromisul, consensul, concilierea, arbitrajul etc.;

c)     metode profilactice (prin care se tin sub control, prin analize permanente, sursele tensionale, cu scopul de a dezamorsa in timp util si a impiedica evolutia lor catre conflict).

SCHIMBAREA IN ORGANIZATII

Organizatia este un organism viu si, ca urmare, reactioneaza la multitudinea de forte si factori care actioneaza din interiorul sau din exteriorul acesteia. Reactia inseamna dinamism, inseamna schimbare.

Factori care determina schimbarea:

a)    externi (progresul tehnic si tehnologia, mediul politic, economic si social, concurenta etc.);

b)    interni (strategia organizatiei, stilul managerial, atitudinea salariatilor, cultura organizationala etc.).

Schimbarea in organizatie nu are loc de la sine. Ea trebuie initiata si condusa. Pentru manageri se pune problema invatarii pentru schimbare.

Infaptuirea schimbarii presupune un proces complex, care cunoaste mai multe etape:

a)    constientizarea nevoii de schimbare;

b)    diagnosticarea situatiei pe baza informatiilor culese si analizate;

c)     identificarea fortelor care sprijina si a celor care se opun schimbarii;

d)    elaborarea unor variante de schimbare si alegerea variantei optime;

e)     schimbarea propriu - zisa;

f)      depistarea eventualelor neajunsuri (evaluarea schimbarii);

g)    consolidarea noilor valori care sustin schimbarea.

Schimbarea a devenit un proces absolut necesar oricarei organizatii. Societatea romaneasca, prin problemele cu care se confrunta, provoaca toate organizatiile la schimbare iar managementul organizatiilor trebuie sa raspunda la aceasta provocare ce este premisa existentei si functionarii adecvate a organizatiilor.