FUNCTIILE MANAGEMENTULUI

Referat la managementul turismului

FUNCTIILE MANAGEMENTULUI

Procesul de management se desfasoara continuu si neintrerupt in cadrul organizatiilor, el debuteaza o data cu stabilirea obiectivelor de realizat, continua cu elaborarea deciziilor si trasarea sarcinilor si se incheie o data cu realizarea acestor sarcini si, prin ele, a obiectivelor. Procesul de management are un caracter ciclic cuprinzand un complex de activitati specifice desfasurate de catre manageri. Pentru a facilita actiunea de transpunere in practica a acestor activitati diversificate a fost necesara ordonarea acestora si gruparea lor in functii / atribute de management, acestea reprezentand esenta managementului.

FUNCTIA DE ORGANIZARE

Organizarea constituie un mijloc pentru realizarea obiectivelor, deci continutul si modul de manifestare sunt conditionate de caracteristicile sistemului de obiective al firmei. De aici rezulta necesitatea si importanta pentru organizator de a dispune de descrieri cat mai logice, clare ale obiectivelor, iar prin intermediul acestora ducand la realizarea lor. Daca pornim de la premisa ca obiectivul principal, fundamental al oricarei firme in economia de piata este obtinerea unui profit maxim, atunci intelegem necesitatea subordonarii orientarii tuturor resurselor umane, informationale, metodologice ale organizatiei pentru atingerea lui.

In acest context se doreste sublinierea ideii ca in economia romaneasca este necesara imprimarea unei noi optici in proiectarea sistemului de obiective in sensul situarii maximizarii profitului in centrul acestui sistem si plecand de aici intr-o abordare piramidala sa se asigure fundamentarea de obiective pentru toate componentele organizatorice ale unitatii.

Principalele mijloace de prezentare a structurii organizatorice sunt organigramele. Folosite pentru cunoasterea si analiza structurilor, sunt, de fapt, o reprezentare concentrata si ilustrata a structurilor prin intermediul casutelor dreptunghiulare (care vizualizeaza posturile de conducere si compartimentele) si al liniilor de diferite forme.

Un rol deosebit in procesul de organizare a activitatii intr-o intreprindere il are fisa postului. Ea cuprinde de regula conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca ocupantul postului respectiv, relatiile pe care le are ocupantul postului respectiv cu alte compartimente sau functii din cadrul intreprinderii mentionandu-se cui ii este subordonat si pe cine subordoneaza, cu ce compartimente sau posturi colaboreaza pentru indeplinirea principalelor lui sarcini, limitele de competenta ale ocupantului postului, mentionandu-se deciziile ce intra in sarcina angajatului, precum si raspunderea sa fata de gradul de indeplinire a atributiilor.

FUNCTIA DE COORDONARE

Functia de coordonare consta in ansamblul proceselor de munca prin care se armonizeaza deciziile si actiunile personalului organizatiei si ale subsistemelor sale, in cadrul previziunilor si sistemului organizatoric stabilite anterior. Cu alte cuvinte, coordonarea este o "organizare in dinamica', a carei necesitate rezulta, in principal, din:

- dinamismul organizatiei si al mediului ambiant, imposibil de reflectat in totalitate in previziuni si in sistemul organizatoric;

- complexitatea, diversitatea si, partial, ineditul reactiilor personalului si subsistemelor organizatiei, ce reclama un "feed-back' operativ, permanent, de natura sa asigure corelarea adecvata a deciziilor si a actiunilor acestora.

Pentru asigurarea unei coordonari eficace este esentiala existenta unei comunicari adecvate la toate nivelurile managementului, prin comunicare intelegand transmiterea de informatii si perceperea integrala a mesajelor continute.

In exercitarea functiei de coordonare, managerului i se cere sa respecte anumite cerinte cum ar fi: echilibrarea sarcinilor intre subordonati; asigurarea cresterii nivelului de competenta a subordonatilor; practicarea unor metode de management si procedee de lucru adaptate diferitelor categorii de personal; aplicarea delegarii de autoritate si responsabilitate.

Manifestarea in practica a acestei functii reclama parcurgerea urmatoarelor etape:

a) determinarea sarcinilor, atributiilor, competentelor si responsabilitatilor individuale;

b) stabilirea sistemului de comunicatii;

c) determinarea standardelor de performanta ale personalului;

d) proiectarea si realizarea sistemului de legaturi intre compartimentele de munca;

e) precizarea modalitatilor de motivare a personalului.

Exercitarea functiei de coordonare presupune existenta unor instrumente pe care managerul sa le utilizeze in activitatea sa. Trebuie totodata, sa cunoasca evolutia diferitelor procese si fenomene din unitate si modul de a actiona al persoanelor aflate la diferite niveluri ierarhice. Se degaja, de aici, necesitatea unui sistem informational cu o functionalitate ireprosabila, apt sa asigure furnizarea informatiei in timp optim.

Coordonarea este strans legata si de stilul de management aplicat, de o anumita libertate de actiune atribuita subordonatilor, astfel incat sa-si manifeste posibilitatile creative, marind operativitatea in desfasurarea actiunilor.

FUNCTIA DE PREVIZIUNE

Activitatea manageriala presupune perspectiva; ea vizeaza viitorul, ceea ce inseamna timp. Dorinta omului in general, a conducatorului in special, de a descifra tainele ascunse ale viitorului a devenit o necesitate de toate zilele. Fundament al procesului managerial, previziunea identifica, contureaza si stabileste ce urmeaza sa se faca.

Previziunea s-a nascut si s-a dezvoltat in timp din necesitatea sporirii capacitatii de adaptare a omului la mutatiile intervenite in mediul extern, in scopul asigurarii supravietuirii si/sau cresterii sale. Aceste mutatii aduc cu ele noi riscuri si/sau oportunitati care-1 pot plasa in zona cresterii, stagnarii sau chiar a incetarii existentei.

Prevederea sau previziunea - cum a definit-o H. Fayol - inseamna a sonda viitorul si a intocmi, pe aceasta baza, un program de actiuni. Previziunea este termenul cel mai corespunzator spiritului limbii romane; indiferent de orizontul de timp, sensul este cel de a privi inainte.

Finalul activitatii de previziune se concretizeaza in stabilirea prioritatilor. A sti ce trebuie sa faci mai intai, ce se cere acum, este esential in activitatea manageriala la orice nivel.

Managementul economiei a presupus intotdeauna spirit de prevedere. In actuala conjunctura fenomenele economice au devenit atat de complexe incat reclama nu numai un simplu simt al perspectivei ci o activitate de previziune ampla, perseverenta, stiintific organizata si desfasurata.

Prognoza

Prognoza reprezinta o evaluare stiintifica a evolutiei cantitative si calitative a organizatiei economice in ansamblul sau, a componentelor acesteia pentru o perioada delimitata prin orizontul de timp ales. Prognoza descopera posibilitatile de actiune in vederea realizarii obiectivelor ce pot fi infaptuite in organizatia economica si furnizeaza factorilor de decizie solutii alternative (variante) cu caracter strategic, reprezentand cai posibile de urmat, fara insa a avea un caracter imperativ.

Rolul prognozei se materializeaza prin abordarea fenomenelor prezentului in perspectiva transformarilor posibile dar si introducerea in procesele decizionale a unor concentrate elemente de fundamentare stiintifica, ca rezultat al cercetarii complexe.

Caracteristicile prognozei sunt considerate urmatoarele:

□ domeniul de activitate (instructie, tehnic, economic, resurse umane etc);

□ obiectul de referinta (consumuri, costuri etc);

□ aria de cuprindere (zonal, teritorial, national etc);

□ gradul de agregare (numarul componentelor, subdomeniilor analizate etc);

□ orizontul ales (perspectiva lunga = 10-30 ani; medie = 5-10 ani; scurta = 1-5 ani etc);

□ siguranta prognozei (orice prognoza prezinta un anumit grad de incertitudine).

Planificarea

Planificarea reprezinta stabilirea si fundamentarea, pe baza unor studii si analize efectuate, a obiectivelor si sarcinilor de realizare a acestora, precum si a resurselor necesare pe o perioada determinata, corespunzatoare caracterului planului stabilit (lunar, trimestrial, semestrial, anual) in vederea asigurarii premiselor indispensabile atingerii obiectivelor fixate.

Perioada de planificare difera in functie de mai multi factori: dimensiunea organizatiei, domeniul de referinta, scopurile urmarite sau chiar pozitia ierarhica pe care cadrul de conducere o ocupa

Produsul planificarii este planul. In activitatile economice, planul este un mijloc cu ajutorul caruia se face alocarea resurselor, se stabilesc termenele de infaptuire a obiectivelor si se asigura baza informationala de urmarire a rezultatelor.

Planul este destinat realizarii viitorului posibil si dezirabil si reflecta obiectivul urmarit de catre organizatia economica sau componentele acesteia, resursele necesare precum si termenele stabilite.

Orizontul de timp pentru un plan este de la o luna la 3 ani, detalierea acestuia fiind invers proportionala cu orizontul. Planul astfel stabilit are un caracter obligatoriu.

Succesul probabil al unui plan depinde de mai multi factori intre care:

o complexitatea: cu cat planul este mai complex, cu atat sansele ca sa fie indeplinit sunt mai mici. Simplitatea planificarii este o virtute in sine;

o orizontul de planificare: cu cat un plan se refera la un timp mai indepartat, cu atat este mai probabil sa intalneasca obstacole;

o numarul de indivizi implicati: cu cat planul priveste mai multi oameni, structuri, cu atat creste probabilitatea esecului;

o vulnerabilitatea fata de factorii necontrolati: oricum am planifica, vor exista intotdeauna factori de risc in afara controlului nostru. Cu cat un plan este afectat mai profund, cu atat este mai mare vulnerabilitatea sa fata de factorul respectiv.

Oricat de simplu ar fi, un plan trebuie sa contina urmatoarele elemente, fie si numai in mintea cadrului de conducere:

Scopul , Obiectivele, Activitatile, Orarele , Indicii de performanta ,Protectia

Programarea

Programarea constituie a treia modalitate de exprimare a previziunii.

Programarea reprezinta procesul de defalcare a obiectivelor actualizate ale structurilor organizatiei economice in timp (luni, decade, saptamani, zile) si in spatiu (compartimente) precum si coordonarea activitatilor ce concura la executarea programelor stabilite.

Programarea defineste astfel cadrul normativ al anticiparii pe termen scurt, respectiv nuanteaza obiectivele pana la nivelul tuturor esaloanelor executive. Ea implica detaliile privind alocarea resurselor, precizarea responsabilitatilor concrete si a termenelor de executie.

Obiectul programarii il poate constitui orice activitate desfasurata in structurile organizatiei economice ce presupune realizarea unor sarcini si lucrari ce trebuie parcurse intr-o ordine logica si coordonate corespunzator. Programarea, ca activitate de elaborare a programelor este o etapa in cadrul procesului managerial.

Programul - rezultat al programarii - exprima prevederi complexe, fundamentate stiintific, ale continutului, sensului si volumului posibilitatilor organizatieiEste mult mai detaliat decat planul si prezinta un nivel ridicat certitudine.

FUNCTIA DE MOTIVARE SI ANTRENARE

Motivarea

Procesele care constituie continutul atributului de antrenare sunt deosebit de complexe si de delicate, deoarece ele au in vedere descoperirea si valorificarea resurselor interne si externe ale omului care-l determina sa-si cheltuiasca energia. Sarcina managerului - in calitate de leader - este de a identifica si activa motivele salariatilor catre o munca performanta.

Studiindu-se comportamentul omului in munca s-a ajuns la concluzia ca motivarea este alcatuita din 2 mari categorii de factori:

- motivele resimtite ca expresie a nevoilor umane. Ele sunt personale, interne si creeaza anumite tensiuni;

- stimulentele sau factorii motivationali. Acestea sunt externe persoanelor si fac parte din mediul de munca creat de management in scopul orientarii si incurajarii salariatilor spre o munca performanta.

Proiectarea unui sistem eficient de motivare a personalului se face pornind, in primul rand, de la cunoasterea sistemului nevoilor. İn general, se admite ca desi omul este o fiinta extrem de complexa, iar nevoile care-l exprima sunt si ele foarte diferite ca mod de ordonare si intensitate a exprimarii, aceste nevoi pot fi cuprinse intr-un tablou general. Exista in literatura o multitudine de criterii de clasificare si caracterizare a nevoilor umane, cea mai uzuala fiind cea care le imparte in:

a) nevoi fizice, de baza sau primare,

b) nevoi secundare sau sociale

Antrenarea

Antrenarea incorporeaza ansamblul proceselor de munca prin care se determina personalul organizatiei sa contribuie la stabilirea si realizarea obiectivelor previzionate, pe baza luarii in considerare a factorilor care il motiveaza. Antrenarea raspunde la intrebarea: "De ce personalul societatii comerciale sau regiei autonome participa la stabilirea si realizarea obiectivelor circumscrise acesteia?".

Prin intermediul functiei de antrenare, personalul de executie, ca de altfel si managerii sunt implicati direct, in primul rand, la stabilirea obiectivelor unitatii economice, si, in al doilea rand, la realizarea acestora prin asimilarea lor la obiectivele proprii. In cadrul functiei de antrenare stabilim doua momente: comanda si motivarea.

Prin comanda managerii exercita influenta directa asupra subordonatilor, in virtutea autoritatii cu care au fost investiti, antrenandu-i, la realizarea sarcinilor si obligatiilor care le revin. In procesul de comanda intervin urmatorii factori: managerul cu autoritatea si personalitatea sa; cadrele de executie, respectiv subordonatii cu caracteristicile lor (profesie, nivel de pregatire, vechime in munca); sarcinile sau problemele ce trebuie rezolvate. Un rol deosebit in realizarea procesului de comanda il are stilul de munca al managerilor, promovarea de catre acestia a unui stil democratic de conducere.

FUNCTIA DE CONTROL

Definirea controlului. Specialistii considera functia de control ca fiind cea mai importanta functie a managementului. Procesul controlului este deosebit de complex si, adesea, se confrunta cu intregul management. Se obisnuieste sa se afirme despre o organizatie sau alta ca se afla "sub control', ceea ce inseamna ca este clar definita sau planificata, are o structura rationala si se deruleaza fara probleme insolubile.

Prin control se intelege monitorizarea activitatilor, proceselor, relatiilor cu scopul de a asigura ca ele sa se desfasoare in conformitate cu prevederile si de a corecta deviatiile negative de la prevederi. Acest proces se desfasoara de catre managerii de diferite nivele ierarhice dar si de catre fiecare individ la postul sau de lucru si are un caracter permanent.

Componentele procesului de control sunt: faza de planificare, stabilirea obiectivelor, elaborarea standardelor, compararea masuratorilor cu standardele, masurarea performantei actuale; in cazul in care masuratorile corespund standardelor se continua activitatea controlata iar in cazul cand acestea nu corespund standardelor se adopta masuri corective.

Reglarea are la baza mecanismul conexiunii inverse care reprezinta actiunea iesirilor asupra intrarilor prin intermediul caruia sistemul se autoregleaza, mentinandu-si stabilitatea.

Managerii de succes scot in evidenta toate domeniile importante din organizatie de la care se asteapta rezultate si stabilesc standarde corespunzatoare fiecarui domeniu in parte. Dupa ce au fost determinate rezultatele si au fost comparate cu standardele de performanta stabilite, urmatoarea etapa a procesului de control consta in intreprinderea unor actiuni corective, in cazul in care acestea se dovedesc necesare. Actiunea corectiva este o activitate de management care urmareste sa puna de acord rezultatele din organizatie cu standardele de performanta. Actiunea corectiva se focalizeaza asupra corectarii greselilor din organizatie care afecteaza rezultatele obtinute de aceasta.