Costurile calitatii

Corelatia stransa care exista intre calitatea unui produs si costurile realizarii acestuia, nu trebuie interpretata in sensul existentei unui raport proportional intre cele doua componente. Sintagma "calitatea costa" poate constituii un obstacol in hotararea firmelor de a fabrica produse cu un nivel de calitatea comparabil cu cel al produselor occidentale reducandu-si, astfel, competitivitatea atat pe piata interna cat si la export.

Prin sistematizarea costurilor pe capitole de cheltuieli si valorificarea informatiilor obtinute din analiza calitatii, s-a putut demonstra ca, in realitate o calitate superioara asigura reducerea costurilor datorita folosirii eficiente a resurselor. Astfel, prin cresterea productiei fara a intreprinde masuri de imbunatatirea calitatii se pot inregistra mai multe rebuturi si produse care necesita remedieri si ca urmare o crestere a costurilor de fabricatie, precum si riscul pierderii clientilor. Aceasta situatie o intalnim si in fazele de conceptie si de exploatare a produselor la beneficiar. Dimpotriva, orientarea managementului in domeniul calitatii spre controlul de prevenire, care este apreciat de catre producator ca fiind mai scump, poate sa genereze o eficienta mai mare decat in cazul controlului de constatare prin inspectie, deoarece declanseaza procese tinute sub control, ceea ce va permite diminuarea costurilor prin reducerea costurilor noncalitatii, precum si vanzarea unei cantitati mai mari de produse, eventual si la un pret mai ridicat.

In analiza costurilor calitatii trebuie sa se tina seama ca acestea se manifesta pe toata durata ciclului de viata a unui produs, incluzand atat costurile de achizitie si mentenanta, cat si

pe cele de dezafectare.

Se apreciaza ca pe durata de viata a produsului, costurile noncalitatii cresc astfel:

x 1 - depistarea si eliminarea deficientei pe planseta proiectantului;

x 10 - eliminarea deficientei la predarea documentatiei;

x 100 - corectarea deficientei in timpul fabricatiei;

x 1000 - corectarea deficientei la produsul finit;

x 10.000 - eliminarea defectului cand produsul a ajuns la utilizator;

x 100.000 - corectarea deficientei in timpul exploatarii, daca trebuie retrase si inlocuite componente;

x 1.000.000 - daca defectul conduce la anchete si procese de daune;

nelimitat - daca se ajunge la pierderea prestigiului organizatiei.[1]

Studiile efectuate in acest domeniu arata ca in prezent costurile cu noncalitatea si cele pentru prevenirea si evaluarea acesteia, reprezinta intre 5 si 15% din costul de productie, in cazul unei firme industriale, si creste pana la 40% in cazul firmelor specializate pe servicii.[2]

Numai intr-un an (1986), costul noncalitatii a fost in Franta de aproximativ 25-45 miliarde dolari, reprezentand circa 6% din PNN-ul acestei tari, iar la nivelul intreprinderilor de 20-30% din valoarea vanzarilor.

Definirea si structura costurilor referitoare la calitate

Prima intreprindere care a introdus un sistem de management bazat pe costurile calitatii a fost Compania General Electric (1946). In cadrul acestui sistem costurile calitatii au fost definite ca reprezentand "costurile datorate rebuturilor, remanierilor, inspectiilor, testelor, deficientelor constatate de cumparator, asigurarii calitatii, incluzand programele de instruire in domeniul calitatii, auditul calitatii produselor, controlul si analiza statistica.

Intr-o definire mai larga, costul referitor la calitate reprezinta cheltuielile efectuate de producator, utilizator si societate in legatura cu calitatea proceselor, produselor, serviciilor si protectia mediului.

Corespunzator standardelor ISO 9000, costurile referitoare la calitate reprezinta costurile care se fac pentru realizarea calitatii propuse, asigurarea increderii necesare, si pierderile suportate atunci cand nu se realizeaza calitatea propusa.

Costurile referitoare la calitate reprezinta totodata un instrument important de valorizare a calitatii, de optimizare a proceselor si activitatilor relevante pentru calitate, o sursa potentiala de crestere a profitului firmelor.

Abordand problematica costurilor calitatii, J.M. Juran le grupeaza in 11 categorii: costurile implicate de studiul pietei, costurile necesare activitatii de cercetare si dezvoltare, costurile activitatii de proiectare, costurile activitatilor de planificare a fabricatiei, costurile de mentinere a preciziei de lucru a proceselor si echipamentelor, costurile datorate resurselor umane si materiale necesare pentru controlul procesului tehnologic, costurile corespunzatoare activitatilor de promovare a desfacerii si serviciilor asociate, costurile pentru evaluarea procesului, costurile prevenirii defectelor, pierderile datorate defectelor de calitate, costurile

informarii permanente a personalului in legatura cu activitatile referitoare la calitate.

Dintre acestea, Juran apreciaza ca primele trei categorii se refera la definirea produsului corespunzator destinatiei stabilite. Celelalte se refera la asigurarea specificatiilor tehnice. Pentru a realiza produsul si a obtine venituri, firma   face cheltuieli sigure in categoriile de costuri 1-7, in timp ce celelalte categorii sunt relativ evitabile.

Un alt punct de vedere cu privire la clasificarea costurilor referitoare la calitate, il gasim in metodologia adoptata de General Electric Company, cu privire la gestiunea costurilor, pe care Masser a integrat-o intr-un sistem al costurilor denumit "Quality Cost Analysis". In aceste sistem Masser a delimitat trei categorii de costuri in legatura cu calitatea: costuri de prevenire; costuri de evaluare; costuri de defectare (neconformitate).

Intrucat conducerea calitatii prin costuri este specifica producatorului, vom retine clasificarea costurile referitoare la calitate specifica acestei etape din ciclul de viata al produsului:

A - costuri de prevenire, sunt legate de prevenirea aparitiei neconformitatilor - reprezinta costurilor eforturilor de preintampinare a aparitiei defectarilor. Din aceasta categorie fac parte costurile pe care le implica: definirea produselor si proceselor; programul de imbunatatire a calitatii; evaluarea furnizorilor; auditul calitatii; implementarea unui sistem al calitatii, etalonarea echipamentelor etc.

B - costuri de evaluare, care sunt concretizate in costuri cu verificari, inspectie, teste, audituri etc. O definitie sugestiva a acestor costuri este cea formulata de Vachette: " costurile de evaluare reprezinta toate costurile angajate pentru ca un produs neconform sa nu poata ajunge la clientul sau intern sau extern".  Din aceasta categorie fac parte costurile pe care le implica: inspectiile si incercarile pe fluxul de fabricatie; receptia produselor finite; testele de laborator; materialele si produsele distruse cu prilejul incercarilor; salariile personalului care efectueaza inspectiile si incercarile; materialele si produsele distruse cu prilejul incercarilor etc.;

C - costurile defectarilor interne, care se fac de producator pentru rebuturi remedieri si pentru rezolvarea altor probleme de neconformitate; reprezinta costurile pe care le implica corectarea tuturor neconformitatilor descoperite inainte de livrarea produsului catre beneficiar. Din aceasta categorie fac parte costurile determinate de: rebuturi; produse declasate; remedieri, reconditionari si reparatii; analiza defectarilor pentru stabilirea cauzelor acestora etc;

D - costul defectarilor externe care se fac de beneficiar in perioada de exploatare pentru remedierea unor necomformitati; reprezinta costurile pe care le implica corectarea neconformitatilor descoperite dupa livrarea produselor la beneficiari. Din aceasta categorie fac parte costurile determinate de: reclamatiile clientilor; primele de asigurare pentru a acoperi raspunderea juridica a intreprinderii fata de produs; despagubirile pentru daune; inlocuirea produselor in perioada de garantie etc.

Prin insumarea acestor costuri partiale se obtine costul total referitor la calitate.

Determinarea costurilor referitoare la calitate se realizeaza pe baza datelor existente in intreprindere, sau a celor provenite de la clienti. Aceste date pot fi colectate, in principal, din urmatoarele surse: contabilitatea generala si analitica, documente administrative, tehnice sau comerciale, sondaje efectuate la clienti, chestionare completate de persoanele din intreprindere.

Stabilirea si analiza costurilor referitoare la calitate

Desigur evidentierea costurilor si determinarea valorii totale a acestora este in practica o actiune dificila. Dificultatea stabilirii precise a acestor costuri este determinata atat de metodele de calcul folosite de firme in calculul, planificarea, si urmarirea costurilor, cat si de o serie de factori independenti de sistemele contabile cum sunt: unele costuri pentru calitate nu sunt cuantificabile sau estimarea lor este subiectiva, exista un decalaj intre momentul aparitiei si cel al identificarii deficientelor, intre momentul actiunilor preventive si cel al obtinerii efectelor acestora etc.

Determinarea costurilor referitoare la calitate se realizeaza pe baza datelor existente in intreprindere, sau a celor provenite de la clienti. Aceste date pot fi colectate, in principal, din urmatoarele surse: contabilitatea generala si analitica, documente administrative, tehnice sau comerciale, sondaje efectuate la clienti, chestionare completate de persoanele din intreprindere. Sistemul de raportare a costurilor referitoare la calitate trebuie sa intruneasca conditii cum sunt: identificarea zonelor in care se fac cheltuielile; compararea nivelului cheltuielilor realizate cu cel prevazut; indicarea surselor costurilor excesive pentru a se lua masurile corespunzatoare.

In practica romaneasca prezentarea si analiza costurilor referitoare la calitate, pe total si pe categorii, se face cu ajutorul unui document denumit impropriu "Bilantul costurilor calitatii," care este de fapt un tabel in care pe orizontala se face analiza comparativa a categoriilor de costuri ale calitatii, inclusiv a ponderii acestora in totalul costurilor referitoare la calitate, iar pe verticala se analizeaza evolutie fiecarei categorii si a costului total.

Fiecare proces de coordonare si tinere sub control a costurilor cuprinde patru etape importante:

• identificarea problemei - stabilirea abaterii fata de obiectivul stabilit;
• analiza problemei - stabilirea cauzelor abaterii constatate;
• identificarea solutiilor - stabilirea masurilor necesare pentru evitarea repetarii abaterii;
• aplicarea solutiilor - asigurarea implementarii masurilor preconizate.

2.1. Analiza elementelor si categoriilor de costuri referitoare la calitate

Principalii indicatori utilizati in prezent, in practica economica pentru analiza elementelor costurilor referitoare la calitate sunt:

a)      Analiza costurilor rebuturilor - se realizeaza, de regula, pe baza urmatorilor indicatori:

• costul total al rebuturilor C_tr))

C_tr = Q_r x c, unde:

Q_r - cantitatea de produse rebutate;

c - costul de productie pe unitatea de produs.

• ponderea rebuturilor in costurile de productie ( P_r)

P_r = C_tr / C_t % unde:

C_tr - costul total al rebuturilor;

C_t - costurile totale de productie.

• Pierderile totale efective, cauzate de rebuturi (P_tr)

P_tr = C_tr - rec, unde:

rec - costul materialelor recuperabile din produsele rebutate.

• Pondere pierderilor totale efective in costurile totale ( P_ptr)

P_ptr = P_tr / C_t %

b)      Analiza costurilor produselor declasate - se realizeaza pe baza urmatorilor indicatori:

• costul total al produselor declasate;
• ponderea produselor declasate in costurile de productie;
• pierderi totale efective cauzate de produsele declasate;
• ponderea pierderilor in costurile de productie.

Acesti indicatori se determina in mod asemanator cu cei utilizati pentru analiza costurilor rebuturilor.

c) Analiza costurilor reclamatiilor clientilor - se realizeaza utilizand mai multi indicatori:

costul total al reclamatiilor clientilor;

ponderea costurilor reclamatiilor in valoarea produselor reclamate;

ponderea costurilor reclamatiilor clientilor (in termenul de garantie)

P_R = C_R / V_t %, unde:

C_R - costurile pentru rezolvarea reclamatiilor;

V_t - valoarea totala a produselor reclamate (in perioada de garantie).

In mod asemanator pot fi analizate si alte elemente de costuri referitoare la calitate, tinand seama de specificul lor si de situatia concreta a intreprinderii. Fiecare din elementele de costuri poate fi analizat in dinamica, pentru o perioada determinata, pe produs sau pe grupe de produse, la nivelul unui compartiment sau a intreprinderii, utilizand, in acest scop, diferite tipuri de reprezentari grafice.

2.2. Analiza structurii costurilor referitoare la calitate

Pe baza datelor obtinute se determina ponderea diferitelor categorii de costuri in costurile totale referitoare la calitate utilizand relatiile:

P_cp = C_p / C_T %; P_ce = C_e / C_T %; P_cdi = C_di / C_T %; P_cde = C_de / C_T %, in care:

P_cp , P_ce , P_cdi , P_cde - ponderile costurilor de prevenire, evaluare si costurile defectarilor interne si externe;

C_p , C_e , C_d - costurile de prevenire, evaluare si costurile defectarilor interne si externe;

C_T - costurile totale referitoare la calitate.

Utilizand diferite reprezentari grafice, aceasta analiza se poate realiza pe produse sau grupe de produse.

Analiza structurii costurilor referitoare la calitate, la un moment dat si in dinamica, permite evidentierea interdependentelor dintre categoriile de costuri, respectiv dintre acestea si costurilor totale.

2.3. Analiza corelatiilor dintre costurile referitoare la calitate si indicatorii financiari ai intreprinderii

Evaluarea efectului costurilor referitoare la calitate asupra performantelor financiare ale intreprinderii este relativ dificila. O parte din aceste costuri (de prevenire si evaluare) sunt considerate costuri de investitii, celelalte intra in categoria costurilor de productie sau sunt suportate din profitul intreprinderii.

In cazul unor categorii de costuri referitoare la calitate, de exemplu costurile defectarilor interne, acest efect este mai usor de evidentiat. Scaderea lor va determina reducerea costurilor de productie, ceea ce se va reflecta in cresterea profitului, respectiv a vanzarilor, crestere care poate fi determinata cu precizie.

In cazul costurilor de prevenire, evaluarea efectului lor asupra performantelor intreprinderii este ingreunata de faptul ca acest efect poate fi pus in evidenta, de multe ori, in perioade ulterioare celei corespunzatoare exercitiului financiar al intreprinderii.

De asemenea, trebuie adaugat faptul ca multe din elementele costurilor referitoare la calitate nu sunt cuantificabile.

Totusi, in prezent, este larg recunoscuta utilitatea determinarii unor indicatori pentru evaluarea efectului acestor costuri asupra performantelor financiare ale intreprinderii.

Asemenea indicatori sunt utilizati pentru analiza corelatiilor dintre costurilor referitoare la calitate (pe total si in structura) si cifra de afaceri a intreprinderii, profitul acesteia etc.

I_Cp = C_P / V %; I_Ce = C_e / V %; I_Cdi = C_di / V %; I_Cde = C_de / V %; I_CT = C_T / V %, in care:

I_Cp , I_Ce , I_Cdi , I_Cde , I_CT - indicatorii costurilor de prevenire (p), evaluare (e), defectarilor interne (di), defectarilor externe (de) si costurilor totale (C_T).

V - valoarea vanzarilor