CONCEPTUL BUSINESS INTELLIGENCE (BI) - INTELIGENTA IN AFACERI

CONCEPTUL BUSINESS INTELLIGENCE (BI) - INTELIGENTA IN AFACERI

1. Consideratii asupra conceptului Business Intelligence

BI poate fi privit din doua sau mai multe perspective legate de folosirea termenului inteligenta. Prima, mai rar intalnita, se refera la BI ca fiind un nou domeniu de investigare a aplicabilitatii capacitatilor cognitive umane si tehnologiilor de inteligenta artificiala in management si asistarea deciziilor in diferite probleme de afaceri.

Cea de-a doua perspectiva, care face si obiectul acestui subcapitol, se refera la inteligenta ca informatie pretuita pentru raspandirea si relevanta sa. Reprezinta informatie de expert, cunostinte si tehnologii eficiente in managementul afacerilor organizationale si individuale. Prin urmare, in acest context, BI reprezinta o categorie larga de aplicatii si tehnologii pentru colectarea si analizarea datelor, furnizarea de acces  in scopul sprijinirii utilizatorilor intreprinzatori sa elaboreze decizii de afaceri cat mai bune. Termenul presupune existenta unor cunostinte despre toti factorii care pot afecta afacerea. Este imperativa existenta de cunostinte mai avansate despre factori cum ar fi clientii, concurentii, partenerii de afacere, mediul economic si operatiuni interne pentru a lua decizii de afaceri eficiente si de buna calitate. BI permite asumarea acestor decizii. Un subdomeniu specializat al BI, cunoscut sub numele de inteligenta competitiva, este orientat in exclusivitate spre analiza mediului competitiv extern. Informatia este colectata din actiunile competitorilor si deciziile sunt luate pe baza acestor informatii, cu precizarea ca foarte putina atentie (sau chiar deloc) este acordata colectarii de informatii din interior.

BI permite organizatiilor sa ia decizii de afaceri bine-informate si ca atare poate fi sursa unor avantaje competitionale. Aceasta se aplica in special in cazul in care informatia se poate extrapola din indicatori proveniti din mediul exterior si se pot face previziuni precise despre viitoarele tendinte sau conditii economice.

Obiectivul final al BI este acela de a imbunatati promptitudinea si calitatea informatiilor. O informatie prompta si de calitate poate fi asemanata cu un glob magic care ofera indicatii despre care este cea mai buna cale de urmat. BI descopera si ofera:

• pozitia firmei, comparativ cu cea a concurentei;
• schimbari in comportamentul clientilor;
• capabilitatile firmei;
• conditiile pietei, tendinte viitoare, informatii demografice si economice;
• mediul social, legislativ si politic;
• ce intreprind pe piata alte firme.

Din informatiile colectate se poate deduce ce schimbari si unde trebuie facute. Firmele realizeaza faptul ca in acest mediu competitional, rapid si in continua schimbare, singurul element care va duce la dobandirea unui avantaj in fata competitorilor este legat de cat de repede raspund si se adapteaza la schimbari. BI permite firmelor sa foloseasca informatia colectata pentru a fi capabile sa se ajusteze in timp util in fata schimbarilor.

BI ofera multiple beneficii companiilor care o utilizeaza. BI poate elimina o cantitate considerabila de presupuneri in cadrul unei firme poate imbunatati nivelurile de comunicare intre departamente in timpul coordonarii activitatilor, si permite firmelor sa raspunda rapid la schimbarile din cadrul conditiilor financiare, la preferintele clientilor si la ciclurile de aprovizionare. BI imbunatateste performantele globale ale companiei care o foloseste.

Informatia este privita ca una din cele mai importante resurse pe care le detine o companie, secondata doar de resursele sale umane, deoarece bunurile cele mai importante ale unei companii sunt oamenii angajati. Deci, in momentul in care o companie are posibilitatea de a lua o decizie bazata pe o informatie prompta si corecta, se imbunatatesc performantele acelei companii. BI grabeste, de asemenea, procesul de luare a deciziilor deoarece companiile realizeaza faptul ca informatia poate fi folosita pentru a obtine un avantaj in fata competitorilor, adica in momentul in care o firma obtine informatii-cheie se folosesc repede de ele inainte ca un competitor sa obtina la randul sau aceleasi informatii. De asemenea, BI maximizeaza satisfactia clientilor datorita faptului ca atunci cand o firma are posibilitatea de a se ocupa corespunzator de dorintele si cererile unui client, creste satisfactia clientilor sai.

Factori care influenteaza BI

Clientii reprezinta cel mai critic aspect pentru succesul unei companii. Fara ei o companie nu ar putea exista, deci este foarte important pentru companie sa detina informatii despre ce le place si ce nu le place clientilor. O companie trebuie sa se adapteze repede la cererile lor schimbatoare.

Competitorii pot fi un imens obstacol in calea spre succes a unei companii. Obiectivele lor sunt aceleasi ca si cele ale companiei proprii, de a maximiza profitul si satisfactia clientilor. Pentru a castiga, o companie trebuie sa fie mereu cu un pas inaintea competitorilor sai. In afaceri nu se permite competitorilor sa ajunga din urma compania proprie pentru ca aceasta din urma va fi pierdut in acest caz o parte pretioasa din piata.

Partenerii de afaceri trebuie sa posede aceleasi informatii strategice pe care le are si compania asociata pentru a evita neintelegerile in comunicare care pot duce la ineficiente. De exemplu, in zilele noastre, companiile obisnuiesc sa permita aprovizionatorilor sai accesul la stocuri, statistici de performanta si alte informatii legate de ciclul de aprovizionare pentru a colabora in imbunatatirea gestionarii acestui ciclu.

Mediul economic, ca si starea economica si alti indicatori economici-cheie sunt considerente importante in momentul luarii de decizii. Nu e de dorit, de exemplu, scoaterea pe piata a unei noi linii de produse in timpul unei perioade de criza economica.

Operatiunile interne reprezinta activitatile zilnice care au loc intr-o companie. Este nevoie de cunostinte aprofundate despre circuitul intr-o companie de la cap la coada. Daca se ia la intamplare o decizie, fara a avea cunostinta despre functionalitatea intregii organizatii, ar putea avea efecte negative asupra afacerii.

BI trebuie sa raspunda acestor factori, prin urmare va asigura colectarea de informatii despre tendintele pietei si crearea de noi produse sau servicii in anticiparea necesitatilor in continua schimbare ale clientilor, va oferi informatii despre starea economica astfel incat o companie poate sa ia decizii prudente despre cand este momentul potrivit pentru o posibila expansiune sau retragere de operatiuni de afaceri si nu in ultimul rand va oferi informatii complete despre cum functioneaza o organizatie. In ceea ce priveste concurenta, BI poate dezvalui ce mutari executa competitorii, pentru a lua decizii mai bune.

BI ofera date organizationale intr-o astfel de modalitate incat filtrele cunostintelor organizationale pot fi usor asociate cu aceste date si preschimbate in informatii pentru companie. Persoanele implicate in procesele BI pot folosi aplicatii software pentru a colecta, stoca, analiza si oferi acces la date, si pentru a prezenta aceste date intr-o maniera simpla si folositoare. Aplicatiile software ajuta la gestionarea performantei afacerilor si urmaresc sa ajute oamenii in luarea de decizii "mai bune" prin dispunerea de informatii corecte, de actualitate si relevante cand sunt necesare. Unele companii folosesc depozite de date fiindca ele reprezinta o colectie logica de informatie obtinuta din diferite baze de date operationale cu scopul de a crea BI.

Pentru ca sistemul BI sa functioneze efectiv trebuie sa existe unele constrangeri tehnice. Cerintele tehnice ale unei BI trebuie sa atinga urmatoarele puncte:

• Securizare si acces specific per utilizator la depozitul de date;
• Volum de date (capacitate de stocare);
• Durata de stocare a datelor;
• Platforma de testare si performante.

3. Tipuri de aplicatii de BI

Oamenii implicati in BI au dezvoltat instrumente care usureaza munca in domeniu, in special in cazurile in care sarcinile presupun colectarea si analiza unor cantitati mari de date nestructurate. Fiecare furnizor defineste de obicei BI in modul propriu si produce instrumente care sa faca BI in felul in care el il vede.

Directiile de dezvoltare a Business Intelligence sunt influentate de evolutia pietei si evolutia organizatiei, iar in cele ce urmeaza sunt punctate aceste directii, ce indica segmentele pe care trebuie insistat.

v     Managementul performantei (Performance Management)

Prin Business Performance Management (BPM) se poate intelege "o serie de procese si aplicatii proiectate pentru a optimiza aplicarea unei strategii de afaceri" (Wayne Eckerson). Rolul BPM ar fi de a furniza informatii necesare acelor indivizi care sunt responsabili de anumite activitati. In urma combinarii intre procesul de afaceri, sistemele tranzactionale, data warehousing, Business Intelligence si Business Performance Management se formeaza intregul proces decizional. In cadrul procesului BPM, se incepe cu definirea scopurilor si obiectivelor strategice de management, apoi se planifica activitatile de executie tactica, activitati ce sunt monitorizate, rezultatele fiind centralizate urmand a se face modificarile pentru a imbunatati strategia, planurile si executia acestora pentru a face totul ca organizatia sa se indrepte in directia dorita.

v     Platforme integrate intre modulele unui produs

Organizatiile de dimensiune mare achizitioneaza de regula mai multe produse de tip BI, pe care sunt tentate sa le utilizeze ca o suita de aplicatii ale aceluiasi produs. Sigur ca acest lucru este o provocare, avand in vedere ca fiecare produs serveste unui anumit scop. Considerand spre exemplu un distribuitor mare de anumite produse, care foloseste produse software BI de la sapte furnizori diferiti. Fiecare serveste unui scop bine-definit. Chiar daca exista tendinta spre standardizare, problema este greu de atins fara a crea mare disconfort. Ca si rezultat, aceste organizatii tind sa aleaga cel mai bun produs dintr-o categorie fiindca nici un singur furnizor nu ofera cea mai potrivita combinatie de produse care sa contina particularitatile fiecarui produs in parte. Din pacate aceasta problema nu e rezolvabila decat prin aparitia unui furnizor dominant.

v     Date structurate si nestructurate

Cele mai multe produse BI prelucreaza doar date obtinute de la o alta aplicatie sau sistem tranzactional, ca si comenzile efectuate de clienti, plasate si prelucrate de o aplicatie ERP (Enterprise Resource Planning). Totusi, cateva produse BI sunt capabile, de asemenea, de a integra date nestructurate ca documentele si imaginile. Firmelor le survine o cantitate incomensurabila de date nestructurate, cum ar fi email - urile si corespondenta prin posta in fiecare zi. Valoarea datelor nestructurate a fost limitata din cauza formatului datelor si a dificultatilor de a la integra la un loc cu datele structurate.

v     Calitatea datelor

Datele de o calitate scazuta afecteaza in mod fatal solutiile BI. Acestea conduc la neplaceri in randul consumatorilor de informatie si in cele din urma la o folosire limitata sau discontinua a BI. Furnizorii de software BI au pozitia necesara pentru a oferi asistenta la nivelul capacitatilor de masurare a datelor, validare si notificare. Prin incorporarea acestor capabilitati, solutiile BI pot contura mai bine problemele legate de date sau pot valida exactitatea datelor. e pot aplica niste etape de corectare a datelor de calitate scazuta, dobandind incredere mai mare in solutia BI. In plus, aceste capabilitati ar reduce disconfortul creat in cadrul consumatorilor de informatie prin indrumarea atentiei lor catre datele cu o calitate scazuta. De aceasta beneficiaza in egala masura si consumatorii de informatie si furnizorii de BI.

v     Analize predictive

Utilizatorii avansati de BI au nevoie de analize predictive pentru a modela scenarii despre efectele diverselor actiuni. Daca capabilitatile de interogare si raportare confera date despre evenimente si tranzactii din trecut, aptitudinea de a efectua modelari, analize sau analize predictive este limitata; o functionalitate mult mai dezvoltata este in mod curent oferita de catre aplicatiile de calcul tabelar gen Microsoft Office Excel. Deoarece aplicatiile BI au capacitatea de a accesa si prezenta informatia, analizele predictive reprezinta o extensie naturala. Totusi, unele statistici afirma faptul ca analiticele predictive sunt tot mai des incluse in aplicatiile intreprinzatorilor (gestionarea relatiilor cu clientii, a ciclului de aprovizionare etc.), in loc sa fie cumparate ca si solutii individuale de Data Mining.

v     Functionalitate si capabilitati rafinate

Aplicatiile de calcul tabelar sunt des folosite de catre organizatii de toate dimensiunile datorita faptului ca sunt intuitive si usor de folosit. Exista opinii ca majoritatea utilizatorilor BI sunt "consumatori ocazionali de informatie" si au nevoie doar de facilitati de baza ale rapoartelor si functionalitatii aplicatiilor de calcul tabelar. Din nefericire, potentialul si functionalitatea multor aplicatii BI depasesc cu mult abilitatile si nivelul de intelegere al celor care le folosesc in mod uzual. Ca atare este necesara o modalitate de a corela clase de consumatori de informatie cu nivele bine-definite de functionalitate ale aplicatiilor. Prin aceasta abordare se prezinta fiecarui utilizator capabilitatile corespunzatoare ale aplicatiei, astfel ajutand la dezvoltarea competentei sale. Un rezultat al acestei metode este, de asemenea, progresul natural si obtinerea de utilizatori cu cunostinte de o inalta valoare.

v     Modelul comun de date

Un model comun de date da o singura definitie clientilor, partenerilor, angajatilor si evenimentelor de afaceri. Aceasta sursa singulara raspandita in cadrul organizatiilor, accentueaza faptul ca informatia pe care clientii o folosesc pentru a lua decizii este precisa si venita la momentul oportun. BI trimite exact informatia de care clientii au nevoie, cand au nevoie de ea, in mod continuu prin diverse portale. Aceste portale se pot prezenta in forme diverse, in cea mai potrivita maniera depinzand de utilizatorul individual.