Crearea si conducerea echipelor

Majoritatea echipelor nu sunt decat grupuri in care fiecare are o relatie individuala cu seful si lupta cu ceilalti pentru putere, prestigiu si pozitie. - Douglas McGregor, De la grup la echipa

Liderii nu trebuie sa se imagineze ca manageri sau supervizori, ci ca "lideri de echipa". Daca va imaginati ca sunteti mangeri sau supervizori, va veti gasi in pozitia de autoritate traditionala bazata doar pe respectul pentru pozitie, adica veti fi intr-o pozitie de putere. Daca insa veti intelege preferintele si motivatiile personale ale membrilor echipei, atunci veti castiga respectul si increderea acestora pentru voi ca indivizi si nu pentru pozitia pe care o ocupati. Instrumentele prezentate in acest ghid, de exemplu consilierea si planificarea, va ofera structura de baza necesara pentru conducerea unui grup. Dar pentru a trece de la grup la echipa mai este nevoie de cativa pasi.

O echipa este un grup de oameni care s-au adunat pentru a colabora in sensul atingerii unui tel comun sau al indeplinirii unei sarcini de care sunt toti raspunzatori. Un grup de oameni nu este o echipa. O echip este un grup de oameni cu un grad inalt de interdependenta, grup angajat in procesul de atingere a unui tel sau de indeplinire a unei sarcini.. nu doar un grup care respecta regulile administrative. Prin definitie, un grup este format dintr-un numar de indivizi pe care ii uneste ceva.

Membrii unei echipe sunt profund dedicati dezvoltarii si succesului personal al fiecaruia. In general, aceasta dedicare depaseste limitele echipei. O echipa depaseste performantele unui grup si performantele individuale ale membrilor sai luati separat. Pentru ca o echipa are un efect de sinergie. unu plus unu inseamna mult mai mult decat doi.

Membrii unei echipe nu coopereaza doar in tot ceea ce priveste sarcinile si telurile comune, ei impart intre ei ceea ce in mod traditional se numeste "functii de management", adica planificarea, organizarea, stabilirea telurilor, evaluarea performantelor echipei, dezvoltarea propriilor strategii de management al schimbarii, assigurarea resurselor.

O echipa aduce organizatiei trei beneficii majore:

Maximizeaza resursa umana a organizatiei. Fiecare membru al echipei este instruit, ajutat si condus de ceilalti membri ai echipei. Un succes sau un esec sunt resimtite de toti membrii, nu doar de un individ. Esecurile nu cad in seama unui individ, motiv pentru care oamenii gasesc curajul de a-si asuma riscuri. Succesele sunt imparatsite de toti membrii echipei, fapt care ii ajuta sa isi doreasca si sa obtina succese mai mari si mai importante.

Are rezultate net superioare, oricare ar fi situatia, si asta se datoreaza efectului de sinergie al echipei - o echipa depaseste intotdeauna in performante un grup de indivizi.

Exista o imbunatatire continua. Nimeni nu cunoaste mai bine decat echipa treaba ce trebuie facuta, sarcinile si telurile ce trebuie atinse. Pentru a schimba cu adevarat ceva, trebuie sa aveti pregatirea, deprinderile, abilitatile lor. Cand se strang in echipa, nu se tem sa arate ce pot face. Motivele personale sunt uitate si lasa loc motivului echipei sa iasa la iveala.

^{Crearea echipelor}

Fiti entuziast - este o stare contagioasa

O modalitate de pornire a unei echipe este sa va entuziasmati in legatura cu ceva anume. La inceput, cautati o problema ce poate fi rezolvata rapid. Majoritatea echipelor se formeaza in situatii ce necesita rezolvare. O posibila echipa poate pune in miscare astfel de situatii prin stabilirea rapida a unor teluri inalte dar realizabile, care vor fi atinse in scurta vreme.

Pentru inceput, gasiti o problema si incepeti sa vorbiti despre ea cu echipa; nu delegati rezolvarea ei unei persoane su unui grup mai mic. faceti din ea proiectul tuturor. Alegeti o problema simpla dar interesanta, legata de munca, si cereti parerea si sugestiile tuturor.

Apoi, cereti ca problema sa fie rezolvata, solicitand ca un anumit obiectiv bine determinat sa fie atins rapid. Nu trebuie sa alocati mult timp sau multe resurse acestei probleme, ridicati problema si creati agitatie in jurul rezolvarii ei.

In a treia faza, cand apare o solutie, laudati-o prin recompensarea intregii echipe. De asemenea, aveti grjia sa mentionati aspectele legate de eficienta crescuta, productivitate si/sau calm, caci acestea vor fi criteriile de evaluare a succesului.

In cele din urma, gasiti o alta problema (este de preferat una mai mare) si repetati cele de mai sus.

Creati simtul urgentei

Membrii echipei trebuie sa fie convinsi ca echipa are o sarcina urgenta si care merita toata atentia - creati, deci, un simt al urgentei si al directiei si ii veti ajuta sa stie care le sunt asteptarile. Cu cat nevoia de a atinge scopul este mai urgenta si mai semnificativa, cu atat sansele de a crea o echipa adevarata sunt mai mari. Echipele cele mai bune isi definesc nivelul de performanta la care vor sa ajunga, dar sunt destul de flexibile in fata schimbarilor care le pot modifica scopul, telurile, abordarea.

Stabiliti reguli clare de comportament

Toate echipele adevarate isi stabilesc reguli de conduita care le ajuta sa isi atinga scopurile si nivelul de performanta. De exemplu:

Participarea la sedintele de echipa - fara intreruperi pentru telefoane.

Discutii - fara subiecte tabu.

Confidentialitate - informatiile personale trebuie sa ramana intre noi.

Abordare analitica - realitatea este prietenoasa.

Confruntare constructiva - nu arata nimeni cu degetul.

Cel mai important lucru - toti muncim la fel de mult.

Informati-i

Provocati-va echipa cu informatii si lucruri noi. Informatiile noi aduc o posibila echipa in starea de redefinire si imbogatire a modului in care isi intelege obiectivele si o ajuta sa-si stabilelasca teluri mai clare.

Dezvoltati-va impreuna

Echipele trebuie sa petreaca mult timp impreuna, mai ales la inceput. Dar echipele potentiale uita de multe ori sa faca acest lucru. Timpul petrecut impreuna trebuie sa fie planificat, dar trebuie sa existe si momente neplanificate. Momentele de creativitate si crearea unor legaturi personale necesita interactiuni libere si intamplatoare.

Aprecierea face minuni

Exploatati puterea feedback-ului pozitiv, a recunoasterii si a recompensei. Aprecierea pozitiva functioneaza atat in contextul echipei cat si in alte situatii. Daca membrii unei echipe sunt atenti la eforturile pe care le face o persoana mai timida pentru a vorbi in public si a-si spune parerea, ei vor aprecia pozitiv aceste eforturi si o vor incuraja astfel sa continue.

Alte metode:

Concentrati-va atat asupra dezvoltarii cat si asupra actiunii propriu-zise. Faceti din munca in echipa o conditie pentru toate actiunile pe care le intreprindeti. Introduceti munca in echipa in modul in care conduceti afacerile si in modul de interactiune cu colegii.

Folositi toate instrumentele de leadership: coaching, consiliere, indrumare, supraveghere si concentrati-va asupra imbunatatarii performantelor.

Folositi procesele informale, cum ar modul de comunicare, aratand respect si apreciind si laudand realizarile echipei.

Sentimentele voastre trebuie sa arate implicare, loialitate, mandrie si incredere in echipa voastra.

Impartiti meritele cu ceilalti.

Creati subcomitete pentru domeniile cheie si dati-le putere de decizie.

Permiteti-le tuturor membrilor echipei, pe rand, sa fie facilitatorul sau presedintele sedintelor.

Fiti ultimul care vorbeste, dupa ce i-ati ascultat pe toti spunandu-si parerea.

Explicati clar cand va exprimati opinia personala, cand este vorba despre opinia organizatia si cand despre opinia intregii echipe.

^{Elementele unei echipe}

Ca lider, aveti datoria de a introduce in echipa cateva elemente. Echipele invata si demonstreaza comportamente care nu le apartin grupurilor si care sunt elementele esentiale ale unei echipe eficiente. O echipa nu se formeaza singura, exista intotdeauna o persoana care actioneaza ca un catalizator si aduce oamenii laolalta. Voi trebuie sa fiti acesti catalizatori. Este bine sa fiti punctul focal la inceput, dar la un moment dat "sefia" grupului trebuie transferata intregii echipe.

Elementele echipei

Un scop comun al echipei - Desi echipa poate avea mai multe teluri, un scop trebuie sa iasa in fata. De exemplu, "Sa producem cu 10% mai multe nu stiu ce-uri decat anul trecut, fara sa angajam alti oameni". Un scop aditional ar putea fi "Sa oferim 40 de ore de training pe an pentru fiecare membru al echipei." Toata lumea va cunoaste scopul echipei, va fi de acord ei el si se va implica in atingerea acestuia.

Invatarea - Membrii echipei invata, ii dezvolta pe ceilalti si transfera cunostinte in cadrul organizatiei.

Participarea productiva a tuturor membrilor - Are patru nivele:

Contributia in informatii si cunostinte.

Difuzarea acestora in procesul de luare a deciziilor si de atingere a consensului.

Luarea deciziei.

Transformarea unei decizii impuse in fapte.

Comunicare - Schimb de informatii deschis, cinstit si eficient intre membri.

Incredere - Atitudine deschisa fata de criticarea si aprecierea celorlalti

Simtul apartenentei - Coeziunea creata prin angajarea pentru o cauza si o identitate de echipa intelese si acceptate.

Diversitate - Diversitatea trebuie apreciata ca o valoare, fiind un ingredient vital care aduce efectul de sinergie al echipei.

Creativitate si asumarea riscului - Daca esecul nu cade in seama unei singure persoane, atunci asumarea riscului este mult mai usoara.

Evaluare - Capacitatea de a-ti corecta propriile greseli.

Compatibilitate cu schimbarea - Flexibilitate si asimilarea schimbarii.

Leadership de participativ - Toata lumea trebuie sa ajute la procesul de leadership intr-un fel sau altul.

^{Sase pasi catre rezolvarea problemelor unei echipe}

Definiti scopul si obiectivul. Echipa are nevoie sa stie pe ce anume sa se concentreze. Puteti defini telul primar, de pilda reducerea accidentelor la locul de munca, dar este important sa lasati echipa sa defineasca si ssa dezvolte telul.

Nu trebuie rezolvat numai "ce"-ul, ci si "de ce"-ul. Echipa trebuie sa identifice de ce anume trebuie organizatia si membrii echipei sa atinga acest obiectiv. Cel mai simplu mod de a afla este intrebarea "Care sunt beneficiile?" Ajutati-i, de asemenea, sa creeze un tel clar care sa provoace entuziasm. Faceti ca atingerea obiectivului sa sune atragator.

Definiti obstacolele care pot opri echipa pe drumul catre atingerea obiectivului. Concentrati-va asupra obstacolelor interne, si nu asupra mediului extern (competitie, sistem legislativ), la care reactia este foarte la indemana - "Nu avem ce face". Factorii interni sunt mai usor de manevrat.

Echipa isi planifica acum actiunile. Gasiti patru sau cinci pasi concreti si scrieti-i pe hartie. Nu actiuni de genul "vom incerca" - "Vom incerca sa servim mai bine clientii" - ci actiuni ce pot fi urmarite si monitorizate. O actiune "in care se incearca" nu poate fi masurata. Aveti nevoie de comportamente usor de observat, cum ar fi "Intampinati toti clientii cu un zambet si un salut", sau "Clientii vor fi serviti in cel mult un minut dupa ce au intrat in magazin."

Puneti in discutie obstacolele definite la punctul trei. Echipa trebuie sa gaseasca actiunile necesare pentru a schimba sau elimina orice impediment care ar putea bloca indeplinirea obiectivelor.

Intrati in actiune! Acesta este cel mai dificil pas, cel care face diferenta intre o echipa eficienta si un grup. grupurile se intalnesc de nenumarate ori inainte de a trece la fapte - echipele intra direct in actiune! Obtineti din partea fiecarui membru al echipei angajamentul ca va actiona intr-o anumita directie.

^{Stiluri de coechipieri}

Ca lideri, doriti sa aveti o varietate de stiluri de membri in echipa - Contribuitori, Colaboratori, Comunicatori, Provocatori

Contribuitorii sunt orientati catre sarcina de indeplinit si le place sa aduca in echipa informatii si date tehnice. Ei imping echipa sa-si stabilleasca standarde cat mai inalte. Desi sunt persoane de incredere, uneori intra prea mult in detalii si pierd din vedere imaginea completa. Sunt persoane responsabile, influente, eficiente, organizate, pe care te poti baza.

Colaboratorii sunt orientati catre tinta ce trebuie atinsa, ei vad viziunea, misiunea si telul echipei. Sunt persoane flexibile, deschise la idei noi, dornici sa se apuce serios de treaba si sa faca mai mult decat scrie in fisa postului. De asemenea, sunt bucurosi sa imparta cu ceilalti membri ai echipei laurii succesului. Vad intotdeauna imaginea completa a unei situatii si uneori nu dau destula atentie sarcinilor de baza ale echipei sau nevoilor individuale. Privesc intotdeauna inainte, merg spre tel, sunt grijulii, flexibili si plini de imaginatie.

Comunicatorii sunt orientati catre procesul in sine, stiu sa asculte si sa faciliteze implicarea, rezolvarea conflictelor, atingerea consensului, feedback-ul, crearea unui climat informal, relaxat.

Provocatorii sunt aventurierii care pun mereu sub semnul intrebarii telurile, metodele, etica echipei. Au impulsul de a nu fi de acord cu liderul si cu superiorii si incurajeaza echipa sa-si asume riscuri bine gandite. Multe persoane apreciaza valoarea candorii si deschiderii acestui tip de co-echipieri, dar uneori nu-si dau seama ca trebuie sa se opreasca, sau devin incapatanati si incearca sa impinga echipa prea departe. Sunt cinstiti, sinceri, principiali si morali.

Poate ca primul impuls este sa va alegeti in echipa oameni care sa va semene, sau sa excludeti unul sau mai multe din tipurile de co-echipieri de mai sus, dar de fapt nu asta vreti sa faceti. De exemplu, un grup fara provocatori este doar un grup si nu o echipa, in care sunteti inconjurati de "yesmen"-i, oameni care nu pun niciodata intrebari, nu au indoieli, ci merg orbeste unde li se spune. Pe de alta parte, un grup compus numai din provocatori nu va reusi niciodata sa indeplineasca un obiectiv. O echipa functionala are nevoie de toate stilurile.

Mary Ellen Brantley (2001) a identificat alte modele de co-echipieri, si anume cinci tipuri majore:

Icebreakers (Spargatorii de gheata) - Cei care distrug barierele si creeaza oportunitati pentru companie

Sherlocks (de la Sherlock Holmes): - Ganditorii cu simt critic, care rezolva problemele

Guru - Expertii (din cadrul organizatiei) intr-o anumita tehnologie, un anumit proces sau concept.

Straw bosses (Sefii de paie) - Liderii unor proiecte sau programe.

Serpasii - Albinele lucratoare. Odata ce au capatat deprinderi noi, incearca sa isi faca drum in sus ("hranesc" alte pozitii).

^{Conducerea echipei}

Mentineti scopul, telurile si abordarea relevante si cu sens.

Orice echipa trebuie sa isi defineasca un scop, cateva teluri si o abordare comune. Liderul trebuie sa actioneze ca un membru al echipei, care isi aduce partea de contributie, dar in acelasi timp el are un loc aparte, in virtutea pozitiei pe care o ocupa. Echipa asteapta de la lider sa foloseasca acest loc si distanta pe care i-o confera pentru a-i ajuta sa-si clarifice misiunea, sa se implice in atingerea ei si a telurilor, sa se identifice cu abordarea aleasa. Nu va temeti sa va implicati in treaba propriu-zisa (conduceti prin puterea exemplului), dar tineti intotdeauna minte pentru ce anume sunteti platiti (sa aveti grjia ca treaba sa fie facuta si sa dezvoltati echipa).

Creati implicare si incredere.

Trebuie sa actionati pentru a creea un nivel inalt de implicare si incredere pentru fiecare individ in parte si pentru intreaga echipa. Liderii eficienti sunt foarte atenti la deprinderile membrilor echipei. Telul lor este sa aiba membri cu deprinderi technice, functionale, de rezolvare a problemelor, de luare a deciziilor, cu deprinderi de relationare interpersonala si de lucru in echipa. Pentru a atinge acest tel, incurajati-va echipa sa-si asume riscurile necesare cresterii si dezvoltarii. Puteti provoca membrii echipei schimbandu-le sarcinile si rolurile pe care le indeplinesc. Scoateti-i din zona de confort, aduceti-i in zona de invatare, dar fara a-i duce prea departe, in zona fricii:

Zona de comfort

Zona de teama

Zona de invatare

Atata timp cat ne aflam in zona de confort, ne este greu sa ne schimbam sau sa invatam, deoarece nu ne impinge nimic de la spate (nu ne motiveaza). Daca ne departam prea tare de zona de confort, ajungem in zona de teama, unde iar nu putem invata, de aceasta data din cauza discomfortului. Cand intram in zona de invatare, ne simtim putin stanjeniti, nu prea in largul nostru. Prin urmare, ne schimbam (invatam) pentru a ne integra.

Coordonati relatiile cu cei din afara.

Oamenii din interiorul si cei din afara echipei asteapta de la lideri sa coordoneze contactele si relatiile echipei cu restul organizatiei. Este sarcina voastra sa comunicati eficient oricui ar putea sa ajute sau sa stanjeneasca munca echipei scopul acesteia, telurile si abordarea aleasa. De asemenea, trebuie sa aveti curajul de a interveniti in apararea echipei cand apar obstacole care o pot paraliza sau demoraliza.

Creati oportunitati pentru altii.

Una din provocarile carora trebuie sa le faceti fata este sa le oferiti membrilor echipei si intregii echipe in general sansa sa se afirme, sa le dati sarcini importante si sa ii apreciati pentru ceea ce fac.Nu pastrati pentrur voi toate oportunitatile, trebuie sa le impartiti cu echipa, indeplinind astfel una din cele mai importante responsabilitati ca lider - dezvoltarea si cresterea echipei.

Creati o viziune.

Viziunea este cel mai important aspect al procesului de conducere a echipei catre succes. Echipele se destrama cand nu percep clar viziunea - de ce fac ceea ce fac si incotro se duc. Trebuie sa motivati echipa in sensul atingerii telurilor. Oamenii care muncesc vor sa aiba succes si stiu ca singurul mod de a-l atinge este urmarirea si atingerea telurilor importante.

^{Sunteti gata sa fiti lideri de echipa?}

Da/ Nu

^{Problemele cu care se confrunta o echipa}

Liderii aleg prea multi membri care seamana cu ei. Prin urmare, echipele sunt dezechilibrate, cu multe persoane in acelasi domeniu si cu lipsuri in alte zone.

Liderii nu-si inteleg punctele tari, abilitatile si preferintele.

Indivizii din echipe dezechilibrate simt ca nu-si folosesc talentele si abilitatile.

Liderii simt ca nu stiu sa motiveze oamenii. Cauza este ca nu cunosc oamenii si stiu care sunt nevoile individuale ale acestora.

Membrii echipei simt ca echipa nu functioneaza ca unsa. Ei cred ca munca individuala duce mai degraba la conflict decat la complementare.

^{Cand trebuie create echipele}

Este momentul sa creati echipa daca aveti urmatoarele probleme:

Scaderea productivitatii sau a randamentului.

Plangeri.

Conflicte intre angajati.

Lipsa unor teluri clare.

Confuzie in legatura cu sarcinile.

Lipsa inovatiei sau a asumarii riscurilor.

Sedinte ineficiente.

Lipsa de initiativa.

Comunicare slaba.

Lipsa de incredere.

Angajatii simt ca munca lor nu este recunoscuta.

Se iau decizii pe care oamenii nu le inteleg sau cu care nu sunt de acord.

Uneori este util sa implicati echipa in procesul de creare a propriei forme. Pentru inceput, tineti o sedinta de stabilire a diagnosticului, care sa aiba loc inafara sediului, pentru a nu fi intrerupti si pentru a le arata oamenilor ca sunteti intr-adevar interesat sa construiti o echipa. In aceasta prima parte a procesului nu se doreste rezolvarea problemelor, ci identificarea partilor bune si rele ale echipei asa cum este ea acum, pentru a putea formula planuri de viitor. Trebuie sa aflati ce functioneaza si ce nu, care este situatia relatiilor profesionale dintre membri, dintre membri si alte echipe si dintre membri si voi. Daca echipa este mare, puteti sa o desfaceti in grupuri de discutie mai mici, pentru a avea dezbateri mai aprinse, sau in perechi, care mai apoi sa prezinte concluziile in fata echipei. Considerati aceasta prima parte a sedintei de diagnostic ca pe o sesiune de brainstorming. Nu respingeti ideile si problemele care vi se par irelevante. Dupa ce toata lume a auzit toate informatiile, puneti echipa sa hotarasca ce este corect si relevant.

Urmeaza etapa de sortare a problemelor pe categorii: planificare, programare, resurse, politici, sarcini, activitatile pe care grupul trebuie sa le indeplineasca, conflicte interpersonale etc. Odata ce toate informatiile au fost incluse in categoriile corespunzatoare, elaborati planurile de actiune necesare pentru rezolvarea problemelor.

Si in cele din urma, cel mai important lucru - urmariti desfasurarea planurilor, pentru a fi siguri ca sunt indeplinite corespunzator.