Document Management in regim Software as a Service pentru Primarii

Document Management in regim Software as a Service pentru Primarii

CUPRINS:

Probleme tipice in Administratia Publica

Avantajele unui sistem de Document Management

Solutia ELO

ELO Enterprise - solutia scalabila ideala

Document Management in regim Software as a Service

Arhitectura propusa pentru primariile care fac parte din Knowledge Base Society

Probleme tipice in Administratia Publica

Implementarea noilor tehnologii IT in furnizarea serviciului public genereaza o crestere a performantelor acestuia, respectiv un nivel de interactiune crescut, cu eficienta ridicata, avand la baza o fluidizare a fluxului informational. Dezideratul unei administratii publice mai putin birocratizate, mai transparente, cu o interactiune eficienta la nivelul cetateanului (materializata prin eliminarea cozilor la ghisee, vizualizarea permanenta a circuitului actelor etc.), poate fi facilitat, intr-o masura mai mare sau mai mica (care depinde atat de capacitatea furnizorului, cat si de cea a clientului), prin implementarea unei solutii de Document Management (DM), respectiv de gestiune electronica a documentelor.

Pierderea unor documente, dificultatea accederii la informatii veridice si actuale, imposibilitatea urmarii traseului urmat de anumite documente, existenta a numerosi timpi morti si intarzieri, cresterea costurilor impuse de stocarea documentelor sunt doar cateva dintre cele mai frecvente motive care impun implementarea unei solutii de Document Management. Solutiile de DM fluidizeaza comunicarea in interiorul propriei institutii, dar si in exterior, si ofera posibilitatea de a raspunde mai rapid si eficace la cereri, ceea ce implica o crestere exponentiala a gradului de transparenta si a nivelului de satisfactie a clientului, respectiv cetateanul. (Prin intermediul XML si al serviciilor Web se poate asigura un nivel optim de interoperabilitate pentru solutiile de management de documente.)

Avantajele unui sistem de Document Management

Tehnologia document managementului incepe sa se dezvolte intr-o societate in care mai mult de 90% din informatia inregistrata in cadrul unei companii sau institutii publice se afla in format fizic. Managementul eficient al acestor informatii este crucial pentru a garanta succesul. Orice greseala in acest proces are rezultate dezastruoase.

Studiile au demonstrat ca in schimbul de documente in format fizic, angajatii pierd aproximativ 20% - 40% din timpul lor la serviciu pentru a cauta documentele manual. Hartiile pierdute sau cele care nu sunt la locul lor reprezinta o problema la ordinea zilei. Astfel este explicabila tendinta mondiala de transformare in format electronic a documentelor.

Iata cateva dintre avantajele oferite de solutiile de Document Management:

cresterea productivitatii prin: eliminarea timpilor morti, reducerea timpului de cautare, reutilizarea informatiilor, viteza crescuta de accesare a datelor, posibilitatea procesarii automate a informatiilor

reducerea riscului de pierdere a documentelor

crearea unui mediu standardizat pentru introducerea de continut

disponibilitate ridicata a informatiei, la nivelurile la care este nevoie de aceasta

eficienta mai mare in manipularea informatiilor

acces securizat la informatie pe baza unor reguli stricte

reducerea spatiului, respectiv, a costului impus de arhivarea documentelor

cresterea nivelului de interactiune cu cetateanul prin oferirea de informatii actuale, raspuns rapid la solicitarile acestuia (de exemplu, posibilitatea indicarii stadiului in care se afla o solicitare depusa) etc.

nivel de transparenta sporit

Pentru atingerea acestui optim functional se impune un efort sustinut din partea potentialului client, care trebuie sa realizeze, inainte de a se lansa in "dematerializarea" efectiva a documentelor, o analiza atenta a necesitatilor sale informationale. Este necesara o evaluare obiectiva a fluxurilor de documente existente la nivelul institutiei, modul in care acestea pot fi modelate in cadrul aplicatiei, schitandu-se astfel un referential care are scopul de a organiza si clasa informatiile, de a le asocia metadate ("etichete" care faciliteaza gasirea lor mai rapida si posibilitatea de a fi utilizate de alte solutii informatice) si de a descrie ciclul lor de viata. Un al doilea element esential in definirea unui sistem de Document Management este stabilirea unui mecanism aplicativ de workflow, care formalizeaza circulatia si fluxul informatiilor in cadrul unei institutii, integrand diferitele etape necesare manipularii lor. Totodata, trebuie stabilite politici de acces la documentele in format electronic, instrumente de autentificare si drept de acces la acestea, precum si securizarea solutiilor de management al documentelor. Nu trebuie pierdut din vedere nici aspectul facilitarii accesului la informatie, respectiv, cresterea gradului de interactiune prin intermediul portalurilor Web, respectiv integrarea instrumentului DM cu alte solutii informatice. In paralel, trebuie acordata o atentie deosebita pregatirii personalului.

Solutia ELO

ELO Digital Office GmbH s-a impus pe piata ca unul dintre liderii europeni in materie de sisteme de depozitare si arhivare si de furnizare de produse de birou. Fiind o companie independenta, ELO Digital Office GmbH dezvolta produse si solutii in domeniul managementului electronic de documente si arhivare digitala, care sunt distribuite printr-o retea bine dezvoltata de distribuitori, dealeri si specialisti. Sub numele de productie ELO solutiile de document management si arhivare digitala se adreseaza autoritatilor publice, consiliilor locale, consultantilor de impozit, avocatilor, sectorului comercial, industriei, furnizorilor de servicii, administratiei, bancilor, companiilor de asigurari si editurilor. Fiind o solutie flexibila, produsele ELO se adreseaza atat companiilor mici si mijlocii (ELOoffice), cat si corporatiilor din diferite domenii prin solutii bazate pe sisteme modulare client/server. (ELOprofessional si ELOentreprise).

Beneficiile solutiei ELO Professional:

Performanta tehnica prin oferirea unei solutii de eliminare a problemelor de organizare a arhivei de date si documente, reducerea timpului de accesare a documentelor si introducerea unor metode mai simple de cautare a informatiilor din documente

Securitate - prin securitate tehnica in domeniul IT, precum si securitate in domeniul legal (comercial si investitional)

Workflow - prin punerea la dispozitie a unei tehnologii ce ofera transparenta asupra proceselor de afaceri, face disponibila vizualizarea fluxului ce se desfasoara intre angajati si departamente si descopera procesele de creare, revedere si redistribuire a documentelor.

Confidentialitatea datelor si securizarea confidentialitatii prin implementarea unor functii de securitate ce permit incriptarea unor colectii de documente, cu alte cuvinte permit restrictionarea accesului unor persoane neautorizate la documente confidentiale. Protectia documentelor se extinde pana la sistemul operational, astfel incat datele nu pot fi vazute intr-un mod neautorizat.

Mobilitatea: este caracteristica ELOprofessional pentru managementul informatiilor in mod descentralizat, precum si pentru domeniul vanzarilor in teren. Prezenta unui modul de replicare integrat asigura sincronizarea securizata a informatiilor si documentelor arhivate intre userii mobili si arhiva de date centrala, indiferent de locatie.

Disponibilitate crescuta de accesare de pe Internet - INTERNET GATEWAY, prin utilizarea unui browser standard (Internet Explorer, Netscape for Windows, Unix/Linux, Mac).

Organizarea sistemului DMS in module permite integrarea si adaptarea la un sistem IT deja existent, integrarea cu solutii de e-mail si asigurarea schimbului de informatii intr-un sistem complex de baze de date.

ELOprofessional este disponibil cu module ce permit optimizarea sistemului de document management in functie de cerintele beneficiarului.

ELOprofessional Client - Software pentru userul individual la locul de munca.

ELOprofessional Server base - Platforma arhivei si bazei de date pentru administrarea unei mari cantitati de documente pe RAID si jukebox-uri.

ELOprofessional COLD - Import automat al datelor din spoolurile de imprimanta ale aplicatiilor de facturare (de exemplu)

ELOprofessional BARCODE - Modulul pentru introducerea automata a costurilor inregistrate pe chitante, inventar sau a costurilor de stocare

ELOprofessional FULLTEXT - Modul de cautare in intreaga arhiva dupa continutul unui text

ELOprofessional MOBIL - Versiunea mobila pentru notebooks si laptop-uri

ELOscript - Automatizarea proceselor si a integrarii aplicatiilor si datelor din surse externe

ELOprofessional INTERNET Gateway - Acces direct la arhiva din orice punct de pe glob printr-un browser de Internet

ELOprofessional CAPTURE - Modul pentru scanare de inalta calitate a unui volum mare de documente

ELOprofessional ArchiveLINK SAP R/3 - unul din modulele care asigura legatura eficienta cu sistemele ERP disponibile

ELOprofessional Lotus Notes R5 - Integrarea cu sistemul de comunicarea Lotus Notes

ELOprofessional SignCubes - Modul pentru semnatura digitala - implementarea completa a cerintelor Actului de Semnatura, ca o semnatura autorizata integrata in clientul ELO

ELOprofessional Doc-Ixtractor - Modul pentru clasificare logica

ELO-QM - Managementul calitatii si al documentelor - combinatia ideala

ELO Enterprise - solutia scalabila ideala

Entreprise Content Management (ECM) permite organizarea si controlul tuturor informatiilor nestructurate din cadrul unei companii. Informatia nestructurata include documente, imagini, grafice, fisiere audio si video, emailuri, faxuri in toate tipurile si formatele disponibile. ECM gestioneaza inclusiv informatia concentrata de alte tipuri de aplicatii cum sunt ERP, CRM, SAP, portaluri, etc. si este considerat rezultatul integrarii aplicatiilor de document management, web content management, workflow, document capture, content integration.

Independenta de platforma
Din punctul de vedere al sistemelor de operare utilizate in prezent, nimeni nu poate spune cu certitudine ce platforme vor fi adoptate in viitorul apropiat. Acest fapt este dependent de evolutiile tehnologice ale sistemului, ale hardware-ului si ale cerintelor acestuia. Informatia insasi - documentul individual - nu are o durata de viata comparabila cu cea a sistemului utilizat. Perioadele de cate 30 de ani de pastrare a anumitor documente nu sunt iesite din comun. Astfel, este foarte important ca utilizarea unui sistem de arhivare independent de platforma sa fie asigurata si aceasta fara necesitatea unui efort financiar considerabil, prin migrarea de la un sistem de operare la altul. Cererea este serios luata in considerare de suita ELOEntreprise, de la ELO Digital Office GmbH. Aceasta ruleaza pe servere Windows, Linux si Unix (Sun - Solarix, AIX si altele).

Solutii ELOEntreprise - Arhitectura ce creeaza performanta
Componentele serverului implementate in Java permit o integrare simpla si independenta de platforma in portalele web existente. Aplicatiile proprii clientului pot fi foarte usor conectate utilizandu-se http/Soap. Serverul de arhiva stocheaza toate formatele de documente, iar in cazul unor cantitati mai mari de informatii, acesta poate fi echipat cu sisteme HSM, NAS sau SAN, precum si cu module de stocare pe termen lung - jukeboxuri sau EMC Centera.
O selectie larga de posibilitati de integrare permite conexiunea aplicatiilor de business existente (Doc-Importer pe XML Bases), precum si linkuri si module de server (Content Server pentru Soap, Archive Link pentru Lotus Notes).

Managementul eficient al informatiei stocate
Mai ales in cazul unor cantitati mari de date, de ordinul terabytes-ilor, administrarea si stocarea documentelor este un factor important. Serverul ELOEntreprise fiind punctul central de stocare al tuturor documentelor companiei, este echipat cu mecanisme ce asigura stocarea eficienta a documentelor si informatilor.
- copiile fizice multiple sunt evitate prin formarea copiilor logice;
- amprenta electronica a documentelor permite verificarea statutului de arhivare a unui obiect;
- este asigurata compresia eficienta a unor volume mari de documente scanate;
- se realizeaza reorganizarea informatiilor utilizandu-se criteriul de varsta si date de expirare.

Comunicare inteligenta
In momentul in care mai multi utilizatori acceseaza o solutie de sistem, folosirea eficienta a resurselor si a tipului de comunicare folosit este un factor decisiv. Pentru acest motiv, comunicarea modulelor ELO intre ele si in cadrul familiei de sisteme ELOEntreprise este realizata printr-o conexiune de tip http, aceasta fiind eliberata imediat dupa efectuarea tranzactiei. Un protocol simplu asigura faptul ca reteaua, chiar si in cazul unui numar mare de utilizatori, nu este incarcata. Aplicatiile proprii clientului pot fi conectate via http/Soap. Astfel sunt posibile integrari complete de sistem, transferul datelor putand fi realizat via o interfata standard XML.

Administrarea si integrarea sistemului
Pentru a asigura administrarea si monitorizarea convenabila a sistemului, serverul ELOEntreprise ofera o multitudine de mecanisme performante pentru administrarea sistemului central.
- statistici privitoare la taskuri, capacitatea de utilizare, frecventa erorilor;
- diagnosticul conditiilor de sistem, ajustarea customizarilor, protocol de transfer;
- interfata LDAP pentru integrarea administrarii centralizate a userilor;
- integrarea conceptelor de user si drepturi Outlook/Exchange si Lotus Notes;
- reorganizarea simpla a informatiei, utilizandu-se data de expirare, suprafata de stocare, etc;
- loguri pentru sistemul central;
- definirea sub-administratorilor pentru intretinerea drepturilor acordate.

Nivel ridicat de siguranta la accesarea datelor
Din ce in ce mai multe documente confidentiale sunt stocate in format electronic, in sistemele de document management si workflow. Din acest motiv, protectia accesului si integritatea informatiilor confidentiale sunt o parte importanta a DMS si a softwareului de arhivare. ELOEntreprise Server monitorizeaza accesul la documentele din arhiva.
Caracteristicile principale ale tehnologiei ELOEntreprise sunt:
- conexiune sigura pentru useri externi;
- semnatura documentelor si generarea unor certificate ce asigura integritatea datelor si protectia impotriva update-ului neautorizat;
- liste de acces;
- suprimarea accesului la informatie in functie de acces.
- securitatea si integritatea datelor;
- protectie impotriva colapsului;
- disponibilitate constanta;
- independenta fata de platforma.

Document Management in regim Software as a Service

Implementarile traditionale de ECM (Enterprise Content Management) presupun selectia si achizitia de software, configurarea, customizarea, instalarea, integrarea, instruirea utilizatorilor si in unele cazuri optimizari aditionale ale bazei de date.

O alternativa eficienta la achizitionarea de software clasica este livrarea de software "la cerere" (On-Demand), cunoscuta si ca Software-as-a-Service (SaaS). Modelul de business SaaS creste cu aproximativ 25% pe an in comparatie cu software-ul instalat, care ramane relativ stagnant la o crestere de 6% pe an. In timp ce multe din noile tehnologii promitatoare nu atrag atentia liderilor IT, numai cateva din aceste inovatii ajung sa creasca vizibil performantele si productivitatea. Un studiu recent arata ca numai doua noi tehnologii erau percepute ca fiind extrem de promitatoare pentru obtinerea de beneficii reale - una dintre acestea fiind Software-as-a-Service.

Ce este de fapt SaaS? La nivelul cel mai de baza, se refera la o aplicatie compusa dintr-o singura baza de cod integrata, livrata ca serviciu mai multor clienti simultan si in conditii de securitate ridicata, prin intermediul internetului. Modelul permite ca la cererea clientului sa se poata adauga capacitate aditionala, utilizatori, componente sau functionalitati fara barierele tehnice sau de licentiere obisnuite pentru software-ul instalat.

Configurarile sau customizarile sunt aplicate bazei de cod partajate, ceea ce inseamna ca se pot realiza update-uri frecvente ale software-ului fara a afecta optiunile si configurarile clientului.

Solutiile de Document Management se potrivesc in mod special modelului SaaS datorita dificultatii deployment-ului unui astfel de sistem, ce necesita hardware dedicat, aplicatii multiple si, de obicei, inegrari cu alte solutii. Prin pre-integrarea componentelor, service provider-ul poate distribui costurile proiectarii si integrarii solutiei intre toti clientii.

Asadar, care este diferenta pentru client? Imaginati-va ca ati decis ca aveti nevoie de un sistem de Document Management si ca in ziua in care luati decizia de achizitie aveti deja solutia pregatita pentru echipa dumneavoastra, fara sa va mai faceti griji privitor la hardware, software sau servicii de implementare. Pe masura ce cresteti, pur si simplu adaugati utilizatori, spatiu de stocare, sau capacitate de transmisie in concordanta cu nevoile specifice. Aceasta este puterea modelului SaaS.

Arhitectura propusa pentru primariile care fac parte din Knowledge Based Economy

Avantajele subliniate anterior propun solutia ELO Enterprise pentru rezolvarea problemelor tipice din cadrul primariilor care fac parte din Knowledge Base Society .

Arhitectura propusa are la baza modelul Software-as-a-Service, implementat prin instalarea aplicatiei ELO Enterprise intr-un Data Center centralizat si configurarea de arhive individualizate pentru fiecare primarie in parte.

Accesul utilizatorilor din primarii la aplicatia ELO se va realiza prin intermediul unei conexiuni securizate VPN. Primariile vor dispune de independenta totala, securitatea si integritatea datelor fiind asigurata de modelul multi-arhiva oferit de aplicatie, conform diagramei de mai jos.