COMUNICAREA - CONTINUT, OBIECTIVE, STRUCTURA, FUNCTII

COMUNICAREA - CONTINUT, OBIECTIVE, STRUCTURA, FUNCTII

Notiunea si semnificatia termenului "comunicare"

Toate definitiile date comunicarii, indiferent de scolile de gandire carora le apartin sau de orientarile in care se inscriu, au cel putin urmatoarele elemente comune:

Ø      Comunicarea ester proconsul de transmitere de informatii, idei, opinii, pareri, fie de la un individ la altul, fie de la un grup la altul;

Ø      Communicate ester un attribute al specie umane; nice un fel de activitate nu poate fi conceputa in afara procesului de comunicare.

Comunicarea a fost perceputa ca element fundamental al existentei umane inca din Antichitate. In fapt, insasi etimologia termenului sugereaza acest lucru. Termenul de "comunicare" vine din limba latina, "communis" care inseamna "a pune de acord", "a fi in legatura cu", "a fi in relatie" desi termenul circula in vocabularul anticilor cu sensul de "a transmite si celorlalti", "a impartasi ceva celorlalti".

Desi termenul ester de origine latina, primele preocupari pentru comunicare le-au avut grecii. Pentru acestia arta cuvantului, maiestria de a-ti construi discursul si de a-l exprima era o conditie indispensabila statului de cetatean (in Grecia Antica accesul la functiile publice ale cetatii era liber oricarui cetatean grec doar prin tragere la sorti). Mai mult, legile din Grecia Antica stipulau dreptul cetatenilor de a se reprezenta singuri in fata instantelor de judecata (exemplu concludent al acestui fapt ester textul lui Platon "Apararea lui Socrate").

Elemente concrete de teoria comunicarii apar prima data in lucrarea lui Corax din Siracuza, "Arta retoricii", in secolul al VI-lea i.C. Platon si Aristotel vor continua aceste preocupari, institutionalizand comunicarea ca disciplina de studiu alaturi de filozofie si matematica, in Lyceeum sau in Academia Greaca.

Romanii vor prelua de la greci aceste preocupari dezvoltandu-le si elaborand in jurul anului 100 i.C. primul model al sistemului de comunicare.

Evul Mediu, odata cu dezvoltarea bisericii si a cresterii rolului sau in viata oamenilor, odata cu dezvolatea drumurilor comerciale si cu cristalizarea primelor formatiuni statale, va conferi noi dimensiuni comunicarii. Se poate vorbi chiar de o institutionalizare a acestei activitati, in sensul ca in toate statele existau, pe langa liderul autohton, indivizi instruiti care aveau tocmai menirea de a se ocupa de redactarea actelor oficiale, de consemnare a faptelor, de elaborare a legilor. Mai mult, este vorba chiar de un sistem comun de semne si simboluri pentru anumite zone ale lumii. Spre exemplu, in Europa rasariteana se folosea cu preponderenta limba slava, ca limba de circulatie, ca sistem comun de semne si simboluri, iar pentru partea apuseana a continentului, limba latina.

Dezvoltarea drumurilor comerciale a avut o importanta deosebita in dezvolatarea comunicarii; acestea au facilitat crearea postei ca principal sistem de comunicare, incepand cu secolul al XIV-lea.

Epoca moderna a reprezentat dezvoltarea masiva a comunicarii sub toate aspectele ei. Progresul tehnico-stiintific a favorizat aparitia telefonului, a trenului, a automobilului, intensificand comunicarea nu atat intre indivizi cat mai cu seama intre comunitati.

DEFINITII DATE COMUNICARII

Dictionarele franceze dau explicatii diferite termenului "comunicare" dar sensul lor ester convergent in a da termenului semnificatia de "punere in comun".

Exista trei semnificatii, trei explicatii date de Dictionarul Explicativ al Limbii Romane pentru termenul "comunicare":

Instiintare, aducere la cunostinta;

Contacte verbale in interiorul unui grup sau colectivitati;

Prezentare sau ocazie care favorizeaza schimbul de idei sau relatii spirituale.

Dictionarul enciclopedic ofera termenului "comunicare" o definitie deosebit de complexa, acoperind aproape toate domeniile in care acest termen ester folosit:

Instiintare, stire, veste. (DR) aducere la cunpstinta partilor dintr-un proces a unor acte de procedura (actiune, intampinare, hotarare) in vederea exercitarii drepturilor si obligatiilor ce decurg pentru ele din aceste acte, in limita unor termene care curg obisnuit de la data comunicarii.

Prezentare intr-un cerc de specialisti a unei lucrari stiintifice.

(SOCIOL) mod fundamental de interactiune psiho-sociala a persoanelor, realizata in limbaj articulat sau prin alte coduri, in vederea transmiterii unei informatii, a obtinerii stabilitatii sau a unor modificari de comportament individual sau de grup.

Definitiile comunicarii sunt numeroase si diferite. Toti autorii de specialitate au incercat sa dea astfel de definitii. Concluzionand putem reduce aceste definitii la urmatoarea: "exista comunicare cand un sistem, o sursa influenteaza starile sau actiunile altui sistem, tinta sau receptorul alegand dintre semnalele care se exclud pe acelea care, transmise prin canal, leaga sursa cu receptorul".

1.2.Elementele procesului de comunicare

Pornim analiza de la urmatoarea definitie data comunicarii:"comunicarea ester un proces prin care un emitator transmite informatii receptorului prin intermediul unui canal, cu scopul de a produce asupra receptorului anumite efecte".

Altfel spus, fiecare proces de comunicare are o structura specifica reprezentata de un anumit tip de relatie dezvoltata de trinomul emitator - mesaj - receptor.

Cea mai simpla schema a structurii procesului de comunicare a fost propusa inca din anul 1934 de Karl Bhler:

mesaj

			receptor

	Feed-back

Ulterior, Roman Jakobson dezvolta structura procesului de comunicare, adaugandu-i trei componente: cod, canal, referent:

Relatia de comunicare se realizeaza astfel: emitatorul transmite un mesaj intr-un anumit cod (limbaj) catre un receptor, care va initia o actiune de decodare a masajului ce I-a fost transmis. Acest mesaj ester constituit intr-un anumit cod care trebuie sa fie comun celor doi parteneri aflati in contact. Intre emitator si receptor are loc astfel un transfer care realizeaza elementul comun al informatiei. Informatia pleaca de la emitator si devine informatie pentru receptor. Atat emitatorul cat si receptorul sunt entitati orientate catre un scop. Emitatorul are scopul de a oferi, receptorul are scopul de a primi.

Transmiterea mesajului se realizeaza intr-un anumit cod. Intre mesaj si cod exista o anumita discrepanta. Astfel, in vreme ce mesajul se caracterizeaza prin coerenta, cursivitate, claritate, fiind determinat de loc, de timp, de starea psihica a emitatorului, codul ester fix, invariabil, abstract, redus la un numar destul de mic de semne.

Indiferent de forma pe care o imbraca, orice proces de comunicare are cateva elemente structurale caracteristice:

Ø      Existenta a cel putin doi parteneri - Emitator si Receptor - intre care se stabileste o anumita relatie;

Ø      Capacitatea partenerilor de a emite si recepta semanle intr-in anumit cod cunoscut de ambii parteneri;

Ø      Existenta unui canal de transmitere a mesajului. Canalele de comunicare reprezinta "drumurile", "caile" urmate de mesaje. Exista doua tipuri de canale de comunicare:

Canale formale, prestabilite, cum ar fi sistemul canalelor ierarhice dintr-o organizatie;

Canale neformale stabilite pe relatii de prietenie, preferinte, interes personal.

Canalele de comunicare au un suport tehnic reprezentat de toate mijloacele tehnice care pot veni in sprijinul procesului de comunicare.

Procesul de comunicare ia astfel nastere ca urmare a relatiei de interdependenta ce exista intre elementele structurale enumerate mai sus.

Altfel spus, aceasta relatie de interdependenta ce se stabileste intre elementele structurale face ca orice proces de comunicare sa se desfasoare astfel: exista cineva care initiaza comunicarea, EMITENTUL, si altcineva caruia ii ester destinat mesajul, DESTINATARUL. Acest mesaj ester o componenta complexa a procesului de comunicare datorita faptului ca presupune etape precum codarea si decodarea, presupune existenta unor canale de transmitere, ester influentat de modul de receptionare a mesajului, de deprinderile de comunicare ale Emitentului si Destinatarului, de contextul fizic si psihosocial in care are loc comunicarea.

Mesajul poate fi transmis prin intermediul limbajului verbal (realizat cu ajutorul cuvintelor), neverbal (gesturi, mimica etc.) sau paraverbal (tonalitatea si inflexiunile vocii, ritmul de vorbire, modul de accentuare a cuvintelor, pauzele dintre cuvinte, ticurile verbale). In cadrul procesului de comunicare ponderea cea mai importanta o detine limbajul neverbal 55%, datorita faptului ca acest tip de comunicare ester deosebit de subtil si de complex, avand un grad redus de constientizare. Limbajul neverbal ester urmat de limbajul paraverbal cu 38% si de limbajul verbal cu numai 7%.

Ø      Feed-back-ul ester un mesaj specific prin care Emitentul primeste de la destinatar un anumit raspuns cu privire la mesajul comunicat.

Ø      Mediul comunicarii ester influentat de modalitatile de comunicare; exista mediu oral si mediu scris.

Ø      Filtrele, zbomotele, barierele reprezinta perturbatiile ce pot interveni in procesul de comunicare. Perturbarea mesajului transmis poate avea o asemenea ]intensitate incat intre acesta si mesajul primit sa existe diferente vizibile. Perturbatiile pot fi de natura interna - factori fiziologici, perceptivi, semantici, factori interpersonali sau intrapersonali - si de natura externa - care apar in mediul fizic in care are loc comunicarea (poluare fonica puternica, intreruperi succesive ale procesului de comunicare).

In procesul de comunicare bariera reprezinta orice lucru care reduce fidelitatea sau eficienta transferului de mesaj.

In functie de caracteristicile pe care le au barierele pot fi clasificate in:

Bariere de limbaj

Aceleasi cuvinte au sensuri diferite pentru persoane diferite;

Cel ce vorbeste si cel ce asculta se pot deosebi ca pregatire si experienta;

Starea emotionala a receptorului poate deforma ceea ce aude;

Dificultati de exprimare;

Ideile preconcepute si rutina influenteaza receptivitatea;

Utilizarea unor cuvinte sau expresii confuze.

Barierele de mediu sunt reprezentate de:

Climat de munca necorespunzator (poluare fonica ridicata);

Folosirea de suporti informationali necorespunzatori;

Climatul locului de munca poate determina angajatii sa-si ascunda gandurile adevarate pentru ca le ester frica sa spuna ceea ce gandesc.

Pozitia emitatorului si receptorului in comunicare poate constitui o bariera datorita:

Imaginii pe care o are emitatorul sau receptorul despre sine si despre interlocutor;

Caracterizarii diferite de catre emitator si receptor a situatiei in care are loc comunicarea;

Sentimentelor si intentiilor cu care interlocutorii participa la comunicare.

Barierel de conceptie, reprezentate de:

Existenta presupunerilor;

Exprimarea cu stangacie a mesajului de catre emitator;

Lipsa de atentie in receptarea mesajului;

Concluzii grabite asupra mesajului; lipsa de interes a receptorului fata de masaj;

Rutina in procesul de comunicare.

Desi imbraca forme diferite, constituind reale probleme in realizarea procesului de comunicare, barierele nu sunt de neevitat, existand cateva specte ce trebuie luate in considerare pentru inlaturarea lor:

planificarea comunicarii;

determinarea precisa a scopului fiecarei comunicari;

alegerea momentului potrivit pentru efectuarea comunicarii;

clarificarea ideilor inaintea comunicarii;

folosirea unui limbaj adecvat.

1.3.Forme ale comunicarii

In functie de criteriul luat in considerare distingem mai multe forme ale comunicari.:

Un prim criteriu avut in vedere in clasificarea formelor comunicarii il constituie modalitatea sau tehnica de transmitere a mesajului. Identificam astfel:

a)      Comunicare directa - in situatia in care mesajul ester transmis utilizandu-se mijloace primare: cuvant, gest, mimica;

b)      Comunicare indirecta - in situatia in care se folosesc tehnici secundare: scriere, tiparitura, semnale transmise prin cablu, sisteme grafice etc. in cadrul comunicarii indirecte se disting:

Ø      Comunicare imprimata (presa, revista, carte, afis etc.)

Ø      Comunicare inregistrata (film, disc, banda magnetica etc)

Ø      Comunicare prin fir (tekefon, telegraf, cablu, fibre oprice etc)

Ø      Comunicare radiofonica (radio, TV etc.)

2. In functie de modul in care individul participa la procesul de comunicare identificam urmatoarele forme ale comunicarii:

a)      Comunicare intrapersonala sau comunicarea cu sinele; realizata de fiecare individ in forul sau interior

b)      Comunicare interpersonala sau comunicare in grup; realizata intre indivizi in cadrul grupului sau organizatiei din care fac parte;

c)      Comunicarea de masa - ester comunicarea realizata pentru publicul larg, de catre institutii specializate si cu mijloace specifice.

3. Un alt criteriu de clasificare il reprezinta modul de realizare a procesului de comunicare in functie de relatia existenta intre indivizi in cadrul unei organizatii:

a)      Comunicare ascendenta - realizata de la nivelele inferioare ale unei organizatii catre cele superioare;

b)      Comunicare descendenta - atunci cand fluxurile informationale se realizeaza de la nivelele superioare spre cele inferioare;

c)      Comunicarea orizontala - realizata intre indivizi aflati pe pozitii ierarhice similare sau intre compartimentele unei organizatii in cadrul relatiilor de colaborare ce se stabilesc intre acestea.

1.4. Particularitati ale comunicarii

Putem identifica cateva particularitati ale comunicarii:

Ø      Comunicarea are rolul de a-i pune pe oameni in legatura unii cu altii in mediul in care evolueaza;

Ø      In procesul de comunicare, prin continutul mesajului se urmareste realizarea anumitor scopuri si transmiterea anumitor semnificatii;

Ø      Orice proces de comunicare are o tripla dimensiune:

Comunicarea exteriorizata - actiunile verbale si neverbale observabile de catre interlocutori;

Metacomunicarea - ceea ce se intelege dincolo de cuvinte;

Intracomunicarea - comunicarea realizata de fiecare individ in forul sau interior, la nivelul sinelui

Ø      Orice proces de comunicare se desfasoara intr-un context adica are loc inre-un anume spatiu psihologic, social, cultural, fizic sau temporal, cu care se afla intr-o relatie de stransa interdependenta;

Ø      Procesul de comunicare are un caracter dinamic datorita faptului ca orice comunicare odata initiata are o anumita evolutie, se schimba si schimba persoanele implicate in proces;

Ø      Procesul de comunicare are un caracter ireversibil, in sensul ca, odata transmis un mesaj el nu mai poate fi oprit in drumul lui catre destinatar;

Ø      In situatii de criza procesul de comunicare are un ritm mai rapid si o sfera mai mare de cuprindere;

Ø      Semnificatia data unui mesaj poate fi diferita arat intre partenerii actului de comunicare cat si intre receptorii aceliuasi mesaj;

Ø      Orice mesaj are un continut manifest si unul latent, adeseori acesta din urma fiind mai semnificativ.

1.5. Obiectivele comunicarii

Comunicarea urmareste patru scopuri principale:

Sa fim receptati (auziti sau cititi)

Sa fim intelesi

Sa fim acceptati

Sa provocam o reactie (o schimbare de comportament sau atitudine).

Individualitatea noastra ester principala bariera in comunicare exista o multitudine de factori care pot cauza probleme si de care trebuie sa fim constienti pentru a le depasi.

Diferentele de perceptie. Modul in care privim lumea ester influentat de experientele personale, astfel ca persoane de diferite varste, nationalitati, culturi, educatii, ocupatii, sex, temperamente etc. vor avea lte perceptii si vor recepta situatiile in mod diferit. Diferentele de perceptie sunt deseori numai radacina multor alte bariere de comunicare.

Concluziile grabite. Deseori vedem ceea ce dorim sa vedem si auzim, evitand sa recunoastem realitatea in sine.

Stereotipii. Un foarte mare risc in procesul de comunicare ester stereotipia. Prin experienta si educatie invatam sa nu tratam persoane diferite ca si cand ar fi una singura: "Daca am cunoscut un avocat (profesor, inginer, student etc.) i-am cunoscut pe toti ".

Lipsa de cunoastere. Ester dificil sa comunicam cu cineva care are o educatie diferita dea noastra, ale carei cunostinte asupra unui anumit subiect sunt reduse. Cominicarea ester totusu posibila dar implicaabilitati din partea celui care comunica. El trebuie sa fie constient de discrepantele intre nivelurile de cunoastere si sa se adapteze in consecinta.

Lipsa de interes. Una dintre cele mai mari bariere ce trebuie depasita ester lipsa de interes a interlocutorului fata de mesajul nostru. Acolo unde lipsa de interes ester evidenta si de inteles trebuie sa actionam cu abilitate pentru a directiona mesajul nostru astfel incat sa corespunda intereselor si nevoilor celui ce primeste mesajul.

Dificultati de exprimare. Daca emitatorul are dificultati in a gasi cuvintele pentru a-si exprima ideile aceasta va fi in mod sigur o bariera in comunicare, si, inevitabil, trebuie sa lucreze la imbogatirea vocabularului. Lipsa de incredere, care de asemenea poate cauza dificultati in comunicare, poate fi invinsa prin pregatire si planificare atenta a mesajului.

Emotii. Emotivitatea emitatorilor si receptorilor de mesaje poate fi, de asemenea, o bariera. Emotia puternica ester raspunzatoare de blocarea aproape completa a comunicarii. O metoda de a impiedica acest blocaj consta in evitarea comunicarii atunci cand suntem afectati de emotii puternice. Aceste stari duc la incoerenta sau pot schimba complet sensul mesajelor transmise.

Personalitatea. Asa zisa "ciocnire a personalitatilor" ester una dintre cele mai frecvente cauze ale esecului in comunicare. Nu intotdeauna suntem capabili sa influentam sau sa schimbam personalitatea celuilalt dar trebuie sa ne putem studia propria persoana astfel incat sa intelegem daca o schimbare in comportamentul nostru poate genera reactii satisfacatoare.

Caile prin care se poate realiza o comunicare cat mai eficienta.

Prima regula ester anticiparea. Daca analizam unele probleme mai dificile inainte de a comunica putem sa le evitam. Cele 6 intrebari pe care trebuie sa le avem in vedere inainte de a comunica sunt: De ce? Cine? Unde? Cand? Ce? Cum?

De ce?

De ce comunic?

Care ester scopul meu real de a comunica?

Ce sper eu sa realizez? Schimbare de atitudine? Schimbare de opinie? Sa informez? Sa

influentez? Sa conving? Sa fac conversatie?

Cine? (interlocutorul)

Cine ester cu precizie receptorul mesajului meu?

Ce fel de persoana ester? Ce personalitate are? Educatie? Varsta? Staut social?

Cum va reactiona la continutul mesajului meu?

Ce stie el despre continutul mesajului meu? Mult? Putin? Nimic? Mai mult sau mai putin

decat mine?

Unde si cand? (locul si contextul)

Unde va fi interlocutorul (receptorul) cand va primi mesajul meu? Care elemente ale

mesajului meu nu sunt cunoscute, astfel incat va fi nevoie sa-i reamintesc faptele?

In ce moment soseste mesajul meu? Pot raspunde la o problema ridicata de interlocutor?

Sau mesajul meu va reprezenta prima informatie pe care interlocutorul o are despre

problema respectiva?

Care ester relatia mea cu ascultatorul? Este subiectul mesajului meu un motiv de

controversa intre noi? Atmosfera ester incarcata sau cordiala?

Ce? (subiectul)

Ce vreau exact sa spun?

Ce doreste el sa stie?

Ce informatii pot omite?

Ce informatii pot da pentru a fi: clar, concis, amabil, constructiv, corect, complet.

Cum? (tonul si stilul)

Cum voi comunica mesajul? In cuvinte? In imagini? Ce cuvinte? Ce imagini?

Ce mod de comunicare va fi mai apreciat? Scris sau vorbit? O scrisoare, o discutie personala, un interviu?

Cum voi organiza informatiile pe care vreau sa le transmit? Voi folosi o prezentare

deductiva (incep cu punctul meu de vedere si apoi continuu cu explicatii, exemple,

ilustrari)? Sau voi utiliza o prezentare inductiva, in care esenta mesajului va fi plasata la

sfarsit?

Cum voi realiza efectul dorit? Ce ton trebuie sa folosesc pentru a-mi realiza obiectivul? Ce

cuvinte trebuie sa folosesc sau sa evit pentru a crea o atmosfera potrivita?

Intotdeauna trebuie sa avem in vedere aceste probleme inainte de a comunica un lucru dificil sau de mare importanta. Este necesar sa tinem cont de ele chiar si atunci cand comunicam spontan. Aceste elemente vor actiona ca o buna disciplina in a ne impiedica sa vorbim fara sa gandim.

Planificarea mesajului

Treapta I - precizarea obiectivului

Este bine sa precizam in scris (de preferat intr-o fraza sau doua) exact ceea ce incercam sa obtinem prin mesajul nostru. Astfel vom avea o nota scrida pentru a ne ajuta sa organizam materialul si pentru a evita devierea de la dubiect.

Treapta a II-a - ansamblul de informatii

Utilizand notitele sau fisele in cazul unui mesaj mai lung, rapot sau discurs, vom inregistra toate ideile sau informatiile pe care consideram ca trebuie sa le exprimam. In acest stadiu va trebui sa selectam numai onformatiile esentiale, relevante si sa le indepartam pe cele irelevante.

Treapta a III-a - grupul de informatii

Rescriem notele de informatii in grupuri distincte. Este util sa dam fiecariu grup un titlu. Grupurile vor deveni probabil paragrafe sau sectiuni ale mesajului final iar titlurile vor ramane fie titluri fie vor contine esenta fiecarui paragraf, constituind fraza principala, denumita "fraza tipica". Fiecare paragraf trebuie sa contina o singura idee principala; toate celelalte idei din paragraf vor constitui material ajutator - exemple, detalii, ilustrari etc., ale ideii principale.

Treapta a IV-a - punem informatia intr-o fraza logica

Urmatoarea sarcina este de a pune grupurile de informatii (chiar sub forma de note) intr-o ordine logica pe care receptorul sa o poata urmari cu usurinta.

Treapta a V-a - scoaterea in evidenta a unui plan

Lucrand cu cele patru etape anterioare am realizat un plan sau un schelet al mesajului final. Pe baza lui va fi mult mai usor sa sciem sau sa prezentam mesajul final si mult mai simpla va fi misiunea receptorului de a-l intelege.

Treapta a VI-a - scriem o prima varianta a mesajului (ciorna)

Asternem pe hartie prima varianta. Nu luam in considerare in acest stadiu stilul sau cuvintele - le putem corecta mai tarziu.

Treapta a VII-a - editam varianta finala

Odata scrisa prima varianta trebuie sa ne punem in locul receptorului. Recitim ciorna cautand ambiguitati, erori, expresii nepotrivite, lipsa unor cuvinte indicatoare ("primul", "al doilea", "final", "pe de alta parte", "in consecinta" etc) care sunt esentiale in a ghida cititorul sau ascultatorul pe parcursul argumentarii noastre si, in plus, urmarim un stil concis, usor de inteles.

Cateva idei care ne pot ajuta:

Ø      Variem lungimea frazelor dar le pastram cat mai scurte: in medie 18-20 de cuvinte;

Ø      Paragrafele vor avea o singura idee principala;

Ø      Folosim cuvinte pe care receptorul le intelege;

Ø      Evitam exprimari comune care tin de limba vorbita;

Ø      Evitam cuvintele inutile;

Ø      Folosim fraze scurte si potrivite in context;

Ø      Evitam expresiile banale, cliseele ("va multumesc anticipat", "veti gasi alaturat" etc);

Ø      Evitam repetarile inutile de fraze sau cuvinte - cautam pe cat posibil alternative;

Ø      Folosim mai degraba expresii afirmative decat negative;

Ø      Folosim mai mult diateza activa decat diateza pasiva a verbului.